CHƯƠNG 1 BỘ M Á Y Q U Ả N T R Ị D O A N H N G H IỆ P V À V A I TRÒ C Ủ A BỘ PH Ậ N THU T H Ậ P V À X Ử U Ý T H Ô N G T IN T R O N G Q U Ả N T R Ị D O A N H N G H IỆ P 1.1 Lý luận chung v ề tô chức bộ máy quản trị doanh nghiệp 1.1 Khái quát v ề tô chức bộ máy quản trị doanh nghiệp 1.1 Khái niệm v ề cơ câu tố chức bộ máy quản trị doanh nghiệp Cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị là tổng hợp các bộ phận khác nhau có mối liên hệ và quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên môn hóa, được giao những trách nhiệm và quyền hạn nhất định và được bô" trí theo từng cấp nhằm thực hiện các chức năng quản trị doanh nghiệp. Sự phân chia công việc thành những phần việc cụ thể nhằm xác định ai sẽ làm công việc gì và sự kết hợp nhiều công việc cụ thể nhằm chỉ rõ cho mọi người thây họ phải cùng nhau làm việc như thế nào. Cơ câu của tổ chức giúp cho nhân viên cùng làm việc với nhau một cách có hiệu quả bởi vì: Phân bổ nguồn nhân lực và các nguồn lực khác cho từng công việc cụ thể. - Xác định rõ trách nhiệm và cách thức thể hiện vai trò của mỗi thành viên theo quy chế của bản mô tả công việc, sơ đồ tổ chức và hệ thông phân cấp quyền hạn trong tổ chức.
- Làm cho nhân viên hiểu những kỳ vọng của tổ chức đôi với họ thông qua các quy tắc, quy trình làm việc và những tiêu chuẩn về thành tích của mỗi công việc. Xác định quy chế thu thập, xử lý thông tin để ra quyết định và giải quyết các vân đề của tổ chức.2 Các yếu tô" cơ sở của cơ cấu tổ chức Cơ câu tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp được xây dựng dựa trên các yếu tô" cơ sở sau đây: - Chuyên môn hóa các hoạt động: Chuyên môn hóa là quá trình nhận diện những công việc cụ thể và phân công các cá nhân hay nhóm làm việc đã dược huân luyện thích hợp đảm nhiệm chúng. - Tiêu chuẩn hóa các hoạt động: Tiêu chuẩn hóa là quá trình phát triển các thủ tục của tổ chức mà theo đó các nhân viên có thể hoàn thành công việc của họ theo một cách thức thông nhất và thích hợp. Đó là việc xác định rõ nhiệm vụ của từng bộ phận, cá nhân cũng như qui định các qui tắc, quy trình thực hiện, tiêu chuẩn chất lượng đôi với từng nhiệm vụ.
- Phôi hợp các hoạt động: Phôi hợp là một quá trình hợp nhâ"t các mục tiêu và hoạt động của nhiều đơn vị tổ chức (phòng ban hoặc khâu chức năng) trong bộ máy quản trị. Quá trình này đảm bảo sự phôi hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận, cá nhân. Trước hết phải xác định rõ quyền hạn, quyền lực và trách nhiệm của từng bộ phận, cá nhân từ cấp cao nhâ"t đến câ"p thâ"p nhât trong hệ thông quản trị. Tiếp đó phải xác định rõ các môi liên hệ về quản trị và thông tin trong bộ máy.
Tiến trình phôi hợp tùy thuộc trực tiếp vào tiến trình thu thập, truyền đạt và xử lý thông tin. Các hoạt động quản trị càng khó phôi hợp càng cần thông tin nhiều hơn. Vì lý do này, có thể nói rằng tiến trình phôi hợp cũng gắn liền mật thiết với tiến trình xử lý thông tin. Phân quyền và tập quyền trong việc ra quyết định: Trong cơ câu tập quyền, chỉ lãnh đạo câ"p cao chịu trách nhiệm làm quyết định.
Trong cơ câu phân quyền, việc làm quyết định được giao cho cả các quản trị viên cấp trung gian và câ"p cơ sở làm quyết định theo phần hành của mình. - Phạm vi và quy mô của các bộ phận: Phạm vi và quy mô của các bộ phận là sô" lượng nhân viên trong một nhóm công tác chuyên trách.2 Những nhân tố ảnh hưởng tới việc tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp.1 Các yếu tô thuộc môi trường kinh doanh Môi trường kinh doanh bao gồm mọi nhân tố bên ngoài và bên trong tác động đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Doanh nghiệp tồn tại và phát triển trong một môi trường xác định như là sự tồn tại của một hệ thống con trong hệ thông lớn. Môi trường kinh doanh ổn định, cơ cấu tổ chức bộ máy của doanh nghiệp cũng ổn định; môi trường thay đổi, cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị sẽ phải thay đổi cho phù hợp.
Nội dung của việc hình thành một cơ cấu tổ chức là nghiên cứu, tìm ra kiểu cơ cấu tổ chức thích ứng với sự thay đổi thường xuyên của môi trường; đồng thời, thường xuyên nghiên cứu và hoàn thiện cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp nhằm đáp ứng đòi hỏi tổ chức quản trị doanh nghiệp có hiệu quả.2 Chức năng và nhiệm vụ kinh doanh của doanh nghiệp Chức năng và nhiệm vụ kinh doanh của doanh nghiệp có ảnh hưởng trực tiếp đến cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp. Trước hêt, đó chính là chức năng của doanh nghiệp: doanh nghiệp kinh doanh hay doanh nghiệp công ích, doanh nghiệp sản xuất hay doanh nghiệp cung cấp dịch vụ. Một doanh nghiệp hoạt động công ích phải xây dựng cơ cấu hướng vào việc phục vụ tốt nhất khách hàng làm tăng lợi ích công cộng còn một doanh nghiệp kinh doanh phải hướng vào mục tiêu tối đa hoá lợi nhuận. Tiếp đến, là việc trả lời câu hỏi nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp là gì? Doanh nghiệp phát triển kinh doanh tổng hợp hay là doanh nghiệp sản xuất chuyên môn hoá? Tính chất tổng hợp của kinh doanh đến mức nào? Tính chất chuyên môn hoá đến đâu? Các nhân tô" kinh tế, kỹ thuật, công nghệ làm cho quá trình phát triển hiện nay của các doanh nghiệp đang diễn ra theo xu hướng ngày càng phát 7 triển tổng hợp.
Quá trình này vừa thúc đẩy tăng qui mô doanh nghiệp sản xuất kinh doanh tổng hợp, vừa thúc đẩy quá trình tổ chức lại các doanh nghiệp: hình thành trong các doanh nghiệp qui mô lớn, sản xuất kinh doanh tổng hợp nhiều doanh nghiệp độc lập thực hiện các nhiệm vụ sản xuất kinh doanh nhất định.3 Tác động của nhân tô' kỹ thuật - công nghệ Yếu tô' kỹ thuật công nghệ ở một doanh nghiệp bao hàm chủng loại và kết cấu sản phẩm (dịch vụ) chê' tạo, công nghệ sản xuất, trình độ tự động hóa,. Đây chính là cơ sở xây dựng cơ cấu sản xuâ't và từ đó ảnh hưởng đến lựa chọn cơ câu tổ chức bộ máy của doanh nghiệp. Trình độ kỹ thuật công nghệ càng hiện đại bao nhiêu, tính chất tự động hóa càng cao bao nhiêu thì hoạt động bên trong càng đòi hỏi ít lao động, kết quả hoạt động càng ít chịu ảnh hưởng của tính chủ quan của nhân tô' con người nên hoạt động quản trị càng tập trung vào giải quyết các vâ'n đề kỹ thuật và mốì quan hệ với môi trường kinh doanh. Sự phát triển mạnh mẽ của kỹ thuật - công nghệ ảnh hưởng trước hết đến cơ câu sản xuất và từ đó tác động đến cơ cấu tổ chức quản trị.
Công nghệ kỹ thuật luôn đòi hỏi cơ câu sản xuất thích ứng. Quá trình đổi mới công nghệ kỹ thuật sản xuất đã kéo theo sự đổi mới về cơ câu tổ chức. Công cụ của công nghệ mới đang làm biến đổi các tổ chức một cách chưa từng thây. Những máy móc mới, những quy trình công nghệ mới và các robot đã làm một cuộc cách mạng trong phương thức sản xuất và phân phôi các sản phẩm.
Đặc biệt sự phát triển của Công nghệ thông tin đã ảnh hưởng đến kết câu nghề nghiệp đội ngũ cán bộ quản trị, đến mốì liên hệ giữa các bộ phận trong bộ máy quản trị, đến trang thiết bị, nơi làm việc của các cán bộ quản trị,.4 Qui mô và sự phân bô" không gian của doanh nghiệp Khi qui mô doanh nghiệp càng lớn, càng nhiều nơi làm việc nên cơ câu càng phức tạp: cơ cấu sẽ bao gồm nhiều cấp, nhiều bộ phận hơn và do đó quan hệ giữa các cấp, bộ phận phức tạp hơn, hệ thông thông tin cũng phức tạp hơn so với các doanh nghiệp có qui mô nhỏ. Các doanh nghiệp có qui mô rất nhỏ sẽ có cơ câu tổ chức bộ máy rất đơn giản theo kiểu trực tuyến. Nếu doanh nghiệp phân bô" ở một nơi cơ cẩu tổ chức sẽ gọn nhẹ; khi phải bô" trí trên địa bàn rộng cơ câu sẽ rất phức tạp, cồng kềnh.5 Hình thức pháp lý của doanh nghiệp Hình thức pháp lý đòi hỏi một sô" loại hình doanh nghiệp phải tuân thủ các qui định nhâ"t định trong cơ câu bộ máy quản trị. Quy định đối với doanh nghiệp nhà nước ở nước ta hiện nay như sau: ”1.
Tổng công ty nhà nước và các doanh nghiệp độc lập có qui mô lớn có cơ câu tổ chức quản lý như sau: a. Hội đồng quản trị, ban kiểm soát; b. Tổng giám đô"c hoặc giám đô"c và bộ máy giúp việc và 2. Các doanh nghiệp nhà nước không qui định tại khoản 1 điều này có giám đô"c và bộ máy giúp việc”.
Đôi với công ty trách nhiệm hữu hạn từ hai thành viên trở lên phải có: Hội đồng thành viên, Chủ tịch Hội đồng thành viên, Giám đốc (Tổng giám đô"c). Công ty trách nhiệm hữu hạn có trên mười một thành viên phải có Ban kiểm soát, trưởng ban kiểm soát do Điều lệ công ty qui định”. Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên “tùy thuộc qui mô và ngành, nghề kinh doanh, cơ câu tổ chức quản lý nội bộ của công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên bao gồm: Hội đồng quản trị và Giám đô"c (Tổng giám đô"c); hoặc Chủ tịch công ty và Giám đốc (Tổng giám đốc)”. Còn cơ câu tổ chức của công ty cổ phần được quy định :”Công ty cổ phần phải có đại hội đồng cổ đông, Hội 9 đồng quản trị và Giám đốc (Tổng giám đốc); đối với công ty cổ phần có trên mười một cổ đông phải có Ban kiểm soát”.
Với công ty hợp danh thì: “Cơ cấu tổ chức quản lý công ty hợp danh do các thành viên hợp danh thỏa thuận trong điều lệ công ty”, ở các doanh nghiệp tư nhân: “Chủ doanh nghiệp tư nhân có toàn quyền quyết định đối với tất cả các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp,.