phần mở đầu, kết luận và phụ lục, đề tài đƣợc chia thành 3 chƣơng cụ thể nhƣ sau: Chƣơng 1. Tổ chức quản lý công tác lƣu trữ nói chung và tại các cơ sở đào tạo đại học nói riêng Nội dung chính của chƣơng 1 là trình bày các nội dung lý luận về tổ chức quản lý công tác lƣu trữ và nêu ra mô hình tổ chức quản lý công tác lƣu trữ ở một số trƣờng đại học, có sự so sánh, đánh giá về ƣu điểm, hạn chế trong việc tổ chức, quản lý lƣu trữ của mỗi trƣờng. Thực trạng tổ chức quản lý công tác lƣu trữ của Trƣờng Đại học Kỹ thuật – Hậu cần CAND Nội dung chƣơng trình bày cụ thể về lịch sử, cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ và nội dung, giá trị của khối tài liệu của Trƣờng Đại học Kỹ thuật – Hậu cần CAND. Với nhiệm vụ nghiên cứu đã đƣợc nêu, chƣơng 2 cũng nêu rõ thực trạng tổ chức quản lý công tác lƣu trữ tại Trƣờng kèm theo những đánh giá, nhận định của tác giả.) 11 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Chƣơng 3.
Đề xuất mô hình tổ chức quản lý công tác lƣu trữ tại Trƣờng Đại học Kỹ thuật – Hậu cần CAND Chƣơng 3 đƣa ra mô hình tổ chức quản lý công tác lƣu trữ mà tác giả lựa chọn đối với Trƣờng Đại học Kỹ thuật – Hậu cần CAND. Từ đó, tác giả cũng đề xuất một số biện pháp để thực hiện mô hình đã chọn một cách hiệu quả nhất) 12 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com CHƢƠNG 1 TỔ CHỨC QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƢU TRỮ NÓI CHUNG VÀ TẠI CÁC CƠ SỞ ĐÀO TẠO ĐẠI HỌC NÓI RIÊNG 1. Một số vấn đề về tổ chức quản lý công tác lƣu trữ nói chung 1. Các khái niệm đƣợc sử dụng trong luận văn * Mô hình: Theo Từ điển Tiếng Việt của Trung tâm Từ điển học Vietlex, Nhà xuất bản Đà Nẵng năm 2009, “mô hình là hình thức diễn đạt hết sức gọn các đặc trưng chủ yếu của một đối tượng theo một phương tiện nào đó để nghiên cứu đối tượng ấy” * Tổ chức: Cũng theo nguồn của Từ điển học Vietlex, khái niệm “Tổ chức” đƣợc nêu ra nhƣ sau: Tổ chức là sắp xếp, bố trí cho thành một chỉnh thể, có một cấu tạo, một cấu trúc hoặc một chức năng chung nhất định.
Chẳng hạn nhƣ: Tổ chức bộ máy, tổ chức cán bộ, tổ chức hoạt động lƣu trữ…Khái niệm này khá phù hợp với nội dung nghiên cứu của đề tài mà tác giả đã lựa chọn. * Quản lý: Hiện nay, trong các tài liệu nghiên cứu, có nhiều định nghĩa khác nhau về quản lý. Theo Từ điển “Thuật ngữ hành chính” năm 2002 của Học viện Hành chính Quốc gia: “Quản lý là hoạt động có ý thức của con ngƣời nhằm sắp xếp, tổ chức, chỉ huy, điều hành, hƣớng dẫn, kiểm tra các quá trình xã hội và hoạt động của con ngƣời để hƣớng chúng phù hợp với quy luật xã hội, đạt đƣợc mục tiêu xác định theo ý chí của nhà quản lý với chi phí thấp nhất”. Theo Giáo trình Quản lý Nhà nƣớc – tập 1 năm 2001: “Quản lý là sự tác động có ý thức để chỉ huy, điều hành, hƣớng dẫn các quá trình xã hội và hành vi, hoạt động của con ngƣời để hƣớng tới mục đích, đúng ý chí và phù hợp với quy luật khách quan.
Ở đề tài này, tác giả sử dụng khái niệm theo Giáo trình Quản lý Nhà nƣớc tập 1 năm 2001. * Tổ chức quản lý lưu trữ: là quy trình quản lý, thiết kế bộ máy, sắp 13 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com xếp, bố trí, sử dụng và phát triển các nguồn lực nhằm thực hiện các mục tiêu của công tác, hoạt động lƣu trữ * Mô hình tổ chức quản lý: Từ những khái niệm trên, có thể hiểu “mô hình tổ chức quản lý”: là phương thức dùng để diễn đạt những đặc trưng trong quy trình quy trình quản lý, thiết kế bộ máy, sắp xếp, bố trí, sử dụng và phát triển các nguồn lực nhằm thực hiện các mục tiêu của công tác, hoạt động lưu trữ. * Công tác lưu trữ: Công tác lƣu trữ là một lĩnh vực hoạt động của Nhà nƣớc bao gồm tất cả những vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học, bảo quản và tổ chức khai thác sử dụng có hiệu quả tài liệu lƣu trữ phục vụ công tác quản lý, công tác nghiên cứu khoa học, lịch sử và các nhu cầu chính đáng khác của các cơ quan, tổ chức, cá nhân (Nguồn: http://vanthuluutru. Nguyên tắc tổ chức công tác lƣu trữ Tài liệu lƣu trữ có vai trò rất quan trọng trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức.
Do vậy, việc tổ chức và quản lý công tác lƣu trữ để đảm bảo độ an toàn, phát huy đƣợc giá trị của tài liệu đều dựa theo những nguyên tắc chung của công tác tổ chức lƣu trữ. Theo Giáo trình “Lý luận và thực tiễn công tác lƣu trữ” [8], việc tổ chức công tác lƣu trữ theo hai nguyên tắc cơ bản: Một là, quản lý tập trung thống nhất hệ thống các cơ quan lƣu trữ từ Trung ƣơng đến địa phƣơng. Việc tổ chức theo hệ thống giúp cho bộ máy lƣu trữ đƣợc tổ chức một cách khoa học và theo trình tự. Hệ thống này đƣợc tổ chức để quản lý khối tài liệu thuộc Phông Lƣu trữ Quốc gia Việt Nam từ Trung ƣơng đến địa phƣơng.
Hai là, quản lý tập trung thống nhất về nghiệp vụ lƣu trữ. Để thực hiện tốt nguyên tắc này, cơ quan lƣu trữ Đảng và Nhà nƣớc đã ban hành nhiều văn 14 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com bản hƣớng dẫn nghiệp vụ, bao gồm: phân loại, xác định giá trị tài liệu, thu thập, bổ sung, chỉnh lý, bảo quản, tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu. Sự thống nhất về nghiệp vụ giúp cho công tác lƣu trữ đƣợc tô chức, quản lý một cách có hệ thống, đảm bảo sự thống nhất, toàn diện trong các cơ quan, tổ chức. Tiêu chí đánh giá mô hình tổ chức quản lý lƣu trữ Mô hình tổ chức quản lý công tác lƣu trữ đƣợc đánh giá thông qua những tiêu chí sau đây: Một là, mô hình tổ chức quản lý cần đƣợc tổ chức theo nguyên tắc tập trung, thống nhất.
Sự tập trung, thống nhất đƣợc thể hiện ở sự tập trung về cơ quan đóng vai trò quản lý cao nhất và thống nhất về các công tác, nội dung đƣợc triển khai trong vấn đề tổ chức quản lý công tác lƣu trữ. Để đánh giá đƣợc mô hình đó có hiệu quả hay không, có phù hợp với cơ quan hay không thì trƣớc tiên cần đảm bảo mô hình đó đã đƣợc triển khai, thực hiện theo nguyên tắc tập trung và thống nhất giữa các cơ quan. Hai là, mô hình đƣợc thực hiện cần phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của cơ quan. Mỗi cơ quan, tổ chức đều có quy định riêng về chức năng, nhiệm vụ của mình.
Do vậy, khi đánh giá mô hình tổ chức quản lý lƣu trữ cũng cần xét đến sự phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của cơ quan. Ví dụ, cơ quan có chức năng, nhiệm vụ về giáo dục, đào tạo thì mô hình áp dụng phù hợp cũng cần có các nội dung về việc tổ chức lƣu trữ, nhận sự tuyển chọn hay ban hành các văn bản hƣớng dẫn nghiệp vụ thiên về mục tiêu đào tạo để công tác đào tạo của nhà trƣờng đạt hiệu quả cao nhất. Ba là, mô hình cần đƣợc đảm bảo bằng pháp luật, chịu sự chi phối của các văn bản Luật và các văn bản dƣới luật hƣớng dẫn về các công tác và nghiệp vụ lƣu trữ. Mô hình đƣợc áp dụng vào cơ quan, tổ chức cần phù hợp với quy định của pháp luật, đó là các văn bản quy định về nguyên tắc tổ chức 15 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com quản lý, nội dung tổ chức quản lý, các quy định về bộ phận quản lý và việc tiến hành, thực hiện các công tác nghiệp vụ để đảm bảo đạt hiệu quả cao.
Bốn là, mô hình cần đƣợc đảm bảo thực hiện bởi đội ngũ cán bộ có đủ phẩm chất chính trị, đƣợc đào tạo bài bản và có trình độ chuyên môn cao. Một mô hình đƣợc tổ chức áp dụng theo đúng các quy định và tiêu chuẩn nhƣng ngƣời thực hiện không có trình độ chuyên môn thì mô hình đó cũng không mang lại hiệu quả nhƣ mong muốn. Do vậy, để đánh giá chất lƣợng mô hình tổ chức quản lý lƣu trữ cũng cần lƣu ý tới công tác tuyển dụng, đào tạo, bồi dƣỡng cán bộ để những đối tƣợng có trách nhiệm thực hiện mô hình đó có đủ những năng lực, phẩm chất ƣu tú cần thiết khi đảm nhận vai trò của mình. Ngƣời thực hiện ở đây không chỉ là cán bộ làm lƣu trữ mà còn là các lãnh đạo, những ngƣời đóng vai trò tham mƣu, hoạch định những chính sách, kế hoạch để phù hợp với các tiêu chí đề ra của Nhà nƣớc và của cơ quan.
Nội dung tổ chức quản lý lƣu trữ 1. Tổ chức bộ phận quản lý công tác lưu trữ Trong quá trình hoạt động của bất kỳ cơ quan nào, bộ phận quản lý cũng đóng vai trò hết sức quan trọng trong việc điều hành, định hƣớng các hoạt động của bộ phận, cơ quan. Với vai trò đó, bộ phận quản lý công tác lƣu trữ có chức năng giúp lãnh đạo cơ quan quản lý hoạt động lƣu trữ trong cơ quan thông qua việc thực hiện các nhiệm vụ cụ thể nhƣ: Xây dựng những văn bản quy định về công tác lƣu trữ trong cơ quan, quản lý thực hiện các nghiệp vụ lƣu trữ đối với tài liệu lƣu trữ của cơ quan, đề xuất các phƣơng án đào tạo, bồi dƣỡng cán bộ lƣu trữ cho các cơ quan và hàng năm báo cáo tình hình thực hiện công tác lƣu trữ trong cơ quan, lập kế hoạch thực hiện công tác lƣu trữ của cơ quan trong thời gian tới. Tên gọi của bộ phận quản lý công tác lƣu trữ ở các cấp cũng tƣơng đối giống nhau.
Đối với các cơ quan lƣu trữ cấp Bộ, Điều 2, Thông tƣ số 16 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 06/2015/TT-BNV ngày 08/12/2015 về hƣớng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức văn thƣ, lƣu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ đã quy định: Tổ chức Văn thư, lưu trữ Bộ là Phòng Văn thư – Lưu trữ thuộc Văn Phòng Bộ; chức năng, nhiệm vụ của Phòng cũng đƣợc quy định cụ thể tại Điều 3 của Thông tƣ [36].