Chương 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG VÀ KHÁI QUÁT VỀ VIỆN CÔNG NGHỆ MÔI TRƯỜNG – VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ VIỆT NAM 1.1 Lý luận chung về công tác văn phòng 1.1 Một số khái niệm 1) Khái niệm về văn phòng Bất kì cơ quan hay tổ chức nào khi hoạt động đều cần có văn phòng vì vậy bộ máy văn phòng có vai trò rất quan trọng trong cơ quan tổ chức đó. Văn phòng là bộ máy thực hiện chức năng tham mưu, giúp việc, phục vụ cho cơ quan và các thủ trưởng của cơ quan. Hoạt động của văn phòng được thực hiện nhằm đảm bảo cho công tác quản lí và lãnh đạo được thống nhất và tập trung hoạt động thường xuyên, liên tục và có hiệu quả. Văn phòng cũng được hiểu theo rất nhiều ý nghĩa khác nhau, có thể theo nghĩa rộng hay nghĩa hẹp.
Để có một khái niệm chính xác về văn phòng thì mỗi chúng ta phải xem xét đầy đủ toàn diện các hoạt động của văn phòng tại các cơ quan tổ chức. Để phục vụ cho công tác lãnh đạo quản lý ở các cơ quan, đơn vị cần phải có công tác văn phòng với những nội dung chủ yếu như: Tổ chức, thu thập xử lý, phân phối, truyền tải quản lý sử dụng các thông tin bên ngoài và nội bộ, trợ giúp lãnh đạo thực hiện các hoạt động điều hành quản lý cơ quan, đơn vị. Bộ phận chuyên đảm trách các hoạt động nói trên được gọi là văn phòng. Theo giáo trình Quản trị văn phòng của GS.TS Nguyễn Thành Độ, văn phòng có thể được hiểu theo nhiều góc độ khác nhau như sau: - Nghĩa rộng: Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp trợ giúp cho việc điều hành của ban lãnh đạo một cơ quan, đơn vị.
Theo quan niệm này thì ở các cơ quan thẩm quyền chung, cơ quan đơn vị có quy mô lớn thì thành lập văn phòng (ví dụ Văn phòng Quốc hội, Văn phòng Chính phủ, Văn phòng Tổng công 5 Luan van ty.) còn ở các cơ quan, đơn vị có quy mô nhỏ thì văn phòng là phòng hành chính tổng hợp. - Nghĩa hẹp: Văn phòng là trụ sở làm việc của một cơ quan, đơn vị, là địa điểm giao tiếp đối nội và đối ngoại của cơ quan đơn vị đó. - Ngoài ra vãn phòng còn được hiểu là phòng làm việc của thù trưởng có tầm cỡ cao như: Nghị sỹ, kiến trúc sư trưởng. Mặc dù văn phòng có thể hiểu theo những cách khác nhau nhưng đều có điểm chung đó là: + Văn phòng phải là bộ máy được tổ chức thích hợp với đặc điểm cụ thể của từng cơ quan, ở các cơ quan đơn vị có quy mô lớn thì bộ máy vãn phòng sẽ gồm nhiều bộ phận với số lượng cán bộ nhân viên cần thiết để thực hiện mọi hoạt động; còn các cơ quan đơn vị có quy mô nhỏ, tính chất công việc đơn giản thì văn phòna có thể gọn nhẹ ở mức độ tối thiểu.
+ Văn phòng phải có địa điểm hoạt động giao dịch với cơ sở vật chất nhất định. Quy mô của các yếu tố vật chất này sẽ phụ thuộc vào quy mô, đặc điểm hoạt động của công tác văn phòng. * Hiện nay ở Việt Nam có 3 loại hình văn phòng: - Văn phòng của các cơ quan nhà nước như: văn phòng các cơ quan bộ, cơ quan ngang bộ; văn phòng UBND các cấp …. - Văn phòng của các tổ chức chính trị xã hội: Văn phòng các cơ quan Đảng, văn phòng các tổ chức hội; Đoàn thanh niên, hội Phụ nữ, hội Nông dân, hội CCB….
- Văn phòng của các doanh nghiệp: Văn phòng của các công ty, văn phòng các nhà máy, xí nghiệp…. Như trên đã trình bày thì phòng Quản lý tổng hợp Viện Công nghệ môi trường là văn phòng của cơ quan quản lý hành chính nhà nước. Qua tìm hiểu, nghiên cứu chức năng, nhiệm vụ của phòng, có thể khái quát như sau: Văn phòng Viện Công nghệ môi trường là bộ phận trực thuộc Viện có chức năng giúp Viện trưởng, phó Viện trưởng điều hành, phối hợp các hoạt động của Viện, đảm bảo sự chỉ đạo, điều hành của Viện trưởng, phó Viện trưởng được toàn diện, kịp thời 6 Luan van nhằm đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ khoa học, chính trị đối với các bộ phận khác trong phạm vi cấp Viện. 2) Khái niệm về công tác văn phòng Theo giáo trình “Quản trị văn phòng” của tác giả Nguyễn Hữu Tri có đưa ra khái niệm: Công tác văn phòng là một chỉnh thể gồm việc tổ chức, quản lí và sử dụng thông tin, dữ liệu để duy trì hoạt động của một cơ quan tổ chức nhằm đạt được kết quả mong muốn.
Theo bài viết “Công tác văn phòng ở cơ quan đơn vị’’ của tác giả Nguyễn Toàn Thắng chỉ ra rằng: “Trên thế giới, người ta gọi tất cả các hoạt động hỗ trợ cho lãnh đạo trong việc thu thập thông tin, xử lí thông tin đưa ra các quyết định nhanh chóng, kịp thời, đồng thời những lao động cung ứng, dịch vụ cho cơ quan đó là công tác hành chính văn phòng’’. Dựa trên quan điểm về công tác văn phòng của các tác giả đi trước cùng với các sách giáo trình đã được học cá nhân tôi tự rút ra được khái niệm công tác văn phòng như sau: Công tác văn phòng là một chỉnh thể gồm các hoạt động quản lí, điều hành, tổ chức và thực hiện các nhiệm vụ của văn phòng nhằm duy trì các chức năng của văn phòng để phục vụ cho hoạt động quản lí của các nhà lãnh đạo đạt được kết quả cao nhất. Vị trí và vai trò của công tác văn phòng 1. Vị trí của công tác văn phòng - Văn phòng trợ giúp nhà quản trị về các thông tin điều hành cho nên có mối quan hệ mật thiết và mang tính thường xuyên.
- Văn phòng là bộ phận trung gian thực hiện nối ghép các mối quan hệ trong quản lý, điều hành, đơn vị theo yêu cầu của người đứng đầu tổ chức. Như vậy, văn phòng có nhiệm vụ tiếp nhận, xếp đặt các mối quan hệ. - Văn phòng là bộ phận không chỉ đảm nhận việc thu thập, xử lý, và cung cấp thông tin cho các nhà lãnh đạo ra quyết định điều hành tổ chức mà còn cung 7 Luan van cấp các điều kiện vật chất, phương tiện kỹ thuật cho quản trị quản lý. Như vậy, hoạt động của Văn phòng cũng phải gắn liền với hoạt động quản trị tổ chức.
- Văn phòng được coi là vị trí trung tâm kết nối hoạt động quản lý, điều hành giữa các cấp, các phòng ban trong tổ chức. Vai trò của công tác văn phòng - Văn phòng là một bộ phận không thể thiếu trong mỗi cơ quan hay doanh nghiệp. Văn phòng hành chính là “bộ nhớ” của thủ trưởng, là “tai”, là “mắt” của doanh nghiệp. Nếu văn phòng hoạt động có nề nếp, kỷ cương và khoa học thì công việc của doanh nghiệp sẽ đem lại hiệu quả.
Hiện nay trong thời đại “bùng nổ thông tin”,”cách mạng 4.0” các cơ quan đều rất quan tâm đến việc thu thập, sử dụng thông tin để đưa ra các quyết định đúng đắn, kịp thời. Yếu tố quyết định đến sự thành bại của một cơ quan hay doanh nghiệp là do họ có những lợi thế về thông tin và coi thông tin là nguồn đặc biệt của đơn vị mình. - Văn phòng là bộ mặt của doanh nghiệp, đại diện cho doanh nghiệp tham gia công tác đối nội, đối ngoại. - Văn phòng là bộ máy giúp việc tham mưu cho lãnh đạo để giải quyết mọi công việc của cơ quan.
Văn phòng tham mưu cho lãnh đạo về chiến lược sản xuất kinh doanh, chiến lược cạnh tranh trên thị trường, tham mưu về các vấn đề thưởng phạt đối với nhân viên trong doanh nghiệp. - Văn phòng có trách nhiệm nghiên cứu, xem xét và đề xuất các vấn đề có liên quan đến doanh nghiệp, trách nhiệm giải quyết công việc của thủ trưởng giúp lãnh đạo cơ quan, chỉ đạo, điều hành công việc nhanh chóng kịp thời và đạt hiệu quả cao. Với những công việc mang tính chất không quan trọng như: giải quyết nghỉ phép cho nhân viên, giải quyết những thắc mắc của khách hàng… thì văn phòng có thể đứng ra giúp lãnh đạo giải quyết. - Ngoài ra, văn phòng cung ứng các điều kiện như: nhà cửa, vật tư, phương tiện, máy móc, công cụ, tài chính… đó là hoạt động hậu cần của văn phòng.
Dựa vào từng trường hợp cụ thể và khả năng cho phép mà văn phòng cung ứng đầy đủ, kịp thời trang thiết bị cho các cá nhân, đơn vị. Nội dung của công tác văn phòng 1. Thu thập và xử lý thông tin Thông tin được coi là yếu tố vật chất quan trọng trong quản trị nói chung và trong hoạt động của văn phòng nói riêng. Thông tin là những tin tức mới được thu nhận, đánh giá là có ích cho việc ra quyết định hoặc giải quyết nhiệm vụ nào đó.
Mục tiêu phục vụ thông tin cho hoạt động của cơ quan, tổ chức là đảm bảo cho hoạt động của từng cơ quan, tổ chức được cung cấp đầy đủ các thông tin cần thiết, từ đó tạo điều kiện cho hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp đó có hiệu quả cao nhất. Mục tiêu đó được thực hiện dựa vào các hệ thống văn bản quản lý, mệnh lệnh được truyền đạt từ cấp trên xuống cấp dưới. Việc thu thập và xử lý thông tin trong hoạt động của văn phòng nhằm thực hiện các mục đích sau: - Thông tin cần thiết cho việc thực hiện các chức năng quản lý của cơ quan, tổ chức đặc biệt là những thông tin cần thiết để: + Xây dựng và phổ biến các mục tiêu của cơ quan, tổ chức. + Lập kế hoạch, chỉ tiêu để đạt được kết quả đó.
+ Tổ chức các nguồn nhân lực và các nguồn khác theo cách có hiệu quả nhất. + Lựa chọn, đánh giá và phát triển cán bộ, nhân viên trong cơ quan, tổ chức. + Nhà quản lý hướng dẫn, thúc đẩy và tạo môi trường mà mọi người mong muốn đóng góp. Kiểm tra việc thực hiện công việc.
Công tác tham mưu, tổng hợp, hậu cần 1. Công tác tham mưu Tham mưu là hoạt động xuất hiện rất sớm kể từ khi xuất hiện hoạt động quản lý. Quản lý cần cho các hoạt động hợp tác và phân công lao động. Chủ thể quản lý phải điều hành một số lượng khách thể có quy mô lớn hơn mình nhiều lần và hoạt động phân tán theo các lĩnh vực, không gian, thời gian khác nhau.