Tổng quan nghiên cứu

Trong kỷ nguyên kinh tế tri thức và đổi mới công nghệ, nguồn lực thông tin khoa học và công nghệ giữ vị trí then chốt, quyết định trực tiếp đến năng lực cạnh tranh và hiệu quả nghiên cứu của mỗi quốc gia. Tại Viện Khoa học và Công nghệ Việt Nam, trung tâm nghiên cứu đa ngành đầu ngành với quy mô hơn 2.400 cán bộ nhân viên, nhu cầu khai thác tri thức chuyên sâu phục vụ các đề tài cấp quốc gia là vô cùng cấp thiết. Đội ngũ người dùng tin tại đây sở hữu hàm lượng chất xám vượt trội với 89,1% đạt trình độ từ đại học trở lên, trong đó có 108 Tiến sĩ khoa học và 538 Tiến sĩ. Thực tế này đặt ra bài toán lớn cho Trung tâm Thông tin Tư liệu trong việc cung ứng kịp thời, chính xác các nguồn dữ liệu khoa học kỹ thuật mũi nhọn.

Mặc dù Trung tâm Thông tin Tư liệu đã xây dựng được nguồn vốn phong phú với hơn 220.000 đơn vị tài liệu các loại, công tác phát triển nguồn tin vẫn bộc lộ khoảng cách đáng kể so với xu thế hội nhập quốc tế. Vấn đề cốt lõi được đặt ra là sự mất cân đối giữa cơ cấu tài liệu lưu trữ truyền thống và nhu cầu tiếp cận nguồn tin điện tử hiện đại. Luận văn tập trung đánh giá toàn diện hiện trạng nguồn vốn tài liệu, cơ sở hạ tầng thông tin, năng lực phục vụ người dùng tin trong giai đoạn khảo sát 10 năm từ 1998 đến 2008, đồng thời xây dựng chiến lược phát triển đồng bộ đến năm 2015. Nghiên cứu mang ý nghĩa chiến lược nhằm tối ưu hóa nguồn ngân sách bổ sung hàng năm khoảng 1,5 tỷ đồng cùng hạn mức 100.000 USD ngoại tệ mạnh, hướng tới mục tiêu nâng cao tỷ lệ thỏa mãn nhu cầu tin của các nhà khoa học lên trên 85%, tạo đòn bẩy vững chắc cho sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Nghiên cứu được xây dựng dựa trên nền tảng lý thuyết quản trị nguồn lực thông tin và chu trình luân chuyển thông tin khoa học trong các tổ chức học thuật. Luận văn kết hợp mô hình hành vi tìm kiếm thông tin của người dùng tin nhằm phân tích tương tác giữa nhu cầu tin, nguồn cung thông tin và các rào cản tiếp cận. Khung lý thuyết của đề tài xoay quanh năm khái niệm cốt lõi:

Thứ nhất, nguồn lực thông tin khoa học và công nghệ là tập hợp có tổ chức các dữ liệu, tài liệu công bố và không công bố, cơ sở dữ liệu điện tử phản ánh tri thức khoa học được tích lũy phục vụ sản xuất và nghiên cứu. Thứ hai, người dùng tin là chủ thể tiếp nhận, khai thác và tái tạo thông tin trong hoạt động thực tiễn. Thứ ba, nhu cầu tin là trạng thái thiếu hụt thông tin phát sinh từ nhiệm vụ chuyên môn cần được bù đắp. Thứ tư, tài liệu xám hay tài liệu nội sinh là các báo cáo đề tài, luận án, kỷ yếu hội thảo không phân phối qua kênh thương mại nhưng chứa đựng hàm lượng thực tiễn cao. Thứ năm, dịch vụ phổ biến thông tin có chọn lọc là phương thức cung cấp dữ liệu định kỳ theo hồ sơ quan tâm chuyên biệt của từng nhà khoa học.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng kết hợp các phương pháp định tính và định lượng trên nguồn dữ liệu đa tầng thu thập trong suốt 12 tháng thực hiện đề tài. Nguồn dữ liệu thứ cấp được trích xuất từ báo cáo tổng kết giai đoạn 1998 - 2008, danh mục tài liệu lưu trữ và thống kê phân bổ kinh phí của 17 viện chuyên ngành trực thuộc.

Về nguồn dữ liệu sơ cấp, tác giả tiến hành khảo sát chọn mẫu phân tầng ngẫu nhiên với quy mô 350 người dùng tin đại diện cho ba nhóm đối tượng chính: cán bộ quản lý chiếm 15%, cán bộ nghiên cứu chuyên trách chiếm 65% và học viên sau đại học chiếm 20%. Cỡ mẫu này đảm bảo tính đại diện cao cho toàn bộ 2.400 cán bộ của Viện. Phương pháp phân tích thống kê mô tả, phân tích cơ cấu môn loại kết hợp phỏng vấn sâu trực tiếp 20 cán bộ thư viện và 30 nhà khoa học đầu ngành được lựa chọn. Phương pháp này giúp lượng hóa chính xác tỷ trọng từng loại hình tài liệu, đồng thời bóc tách các nguyên nhân sâu xa dẫn đến tình trạng tồn đọng tài liệu chưa được khai thác tối ưu.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

Quá trình khảo sát thực trạng nguồn lực thông tin tại Trung tâm Thông tin Tư liệu đã làm nổi bật bốn phát hiện then chốt với các số liệu minh chứng rõ ràng:

Thứ nhất, nguồn vốn tài liệu công bố có sự chênh lệch lớn về loại hình. Trong tổng số hơn 220.000 đơn vị tài liệu công bố, tạp chí và báo chiếm tỷ trọng áp đảo lên tới 91% với khoảng 200.000 số. Trong khi đó, sách khoa học chỉ chiếm 8,27% tương đương 18.200 quyển và tài liệu tra cứu chiếm 0,8% với 1.800 quyển. Sự áp đảo của tạp chí phản ánh đúng đặc thù nghiên cứu khoa học tự nhiên vốn đòi hỏi tính mới và tính thời sự cao.

Thứ hai, cơ cấu ngôn ngữ của nguồn sách khoa học bộc lộ sự bất cập nghiêm trọng. Sách tiếng Nga chiếm tỷ lệ cao nhất với 56% tương ứng 12.185 cuốn, tiếp theo là sách tiếng Anh chiếm 22% với 4.695 cuốn, các ngôn ngữ khác chiếm 10,5% với 2.256 cuốn, sách tiếng Việt chiếm 6,6% với 1.515 cuốn và sách tiếng Pháp chiếm 4,9% với 1.050 cuốn. Đáng chú ý, mặc dù khoảng 55% đến 60% cán bộ khoa học thế hệ trước thành thạo tiếng Nga, phần lớn sách tiếng Nga được xuất bản trước năm 1990 nên hàm lượng thông tin công nghệ mới bị suy giảm, dẫn đến tỷ lệ độc giả khai thác thực tế chỉ đạt dưới 30%.

Thứ ba, cơ cấu môn loại tài liệu công bố tập trung mạnh vào các ngành khoa học tự nhiên nền tảng và công nghệ mũi nhọn. Ngành sinh vật học chiếm tỷ trọng lớn nhất với 20%, tiếp đến là địa chất, địa lý, địa vật lý chiếm 14,7%, hóa học chiếm 14,6%, vật lý chiếm 12,8%, các ngành khoa học giáp ranh chiếm 13%, toán học chiếm 8,2%, công nghệ thông tin chiếm 4,4%, khoa học xã hội chiếm 4,7%, cơ học chiếm 3% và môi trường chiếm 2,6%.

Thứ tư, công tác bổ sung tạp chí ngoại văn chuyên ngành chịu áp lực rất lớn về kinh phí. Trong tổng số 1.343 tên tạp chí hiện có, trung tâm chỉ duy trì bổ sung thường xuyên được 152 tên, bao gồm 64 tên tạp chí Slavơ và 68 tên tạp chí La tinh. Giá đặt mua các tạp chí quốc tế hàng đầu tăng vọt, tiêu biểu như bộ ấn phẩm Physical Review có mức giá lên tới 11.885 USD mỗi năm, Chemical Review khoảng 893 USD mỗi năm, tạo rào cản ngân sách không nhỏ đối với một cơ quan tiếp nhận nguồn kinh phí khoảng 1,5 tỷ đồng mỗi năm.

Thảo luận kết quả

Thực trạng phân bố nguồn tin cho thấy những dấu ấn lịch sử rõ nét trong quá trình hình thành kho tư liệu từ năm 1975 đến nay. Trước năm 1990, nguồn tài liệu chủ yếu tiếp nhận qua con đường viện trợ và trao đổi với Liên Xô cùng các nước xã hội chủ nghĩa. Khi bối cảnh quốc tế thay đổi, việc chuyển dịch sang nguồn tài liệu tiếng Anh gặp khó khăn do rào cản chi phí bản quyền và nguồn ngoại tệ có hạn.

So với các nghiên cứu trong cùng hệ thống viện hàn lâm, độ trễ thông tin của các ấn phẩm in truyền thống đang ngày càng tạo ra sự bất tương xứng với nhu cầu của 617 cán bộ có trình độ trên đại học tại 17 viện chuyên ngành. Các dữ liệu khảo sát có thể được hệ thống hóa trực quan thông qua biểu đồ tròn thể hiện tỷ lệ môn loại và bảng ma trận đối sánh giữa tần suất sử dụng thực tế với số lượng tài liệu hiện có. Việc thiếu hụt cơ sở dữ liệu điện tử trực tuyến và ngân hàng tài liệu xám nội sinh đã làm giảm đáng kể hiệu suất tìm tin của cán bộ nghiên cứu.

Đề xuất và khuyến nghị

Dựa trên kết quả phân tích thực trạng, luận văn đề xuất bốn nhóm giải pháp mang tính đột phá nhằm phát triển toàn diện nguồn lực thông tin:

Thứ nhất, tái cơ cấu nguồn vốn tài liệu và ưu tiên phát triển cơ sở dữ liệu điện tử. Ban Giám đốc Trung tâm cần chủ động chuyển dịch ít nhất 60% kinh phí bổ sung hàng năm sang việc mua quyền truy cập các cơ sở dữ liệu tạp chí điện tử toàn văn quốc tế như ScienceDirect, SpringerLink trong giai đoạn 2010 - 2013, bảo đảm cung cấp hơn 1.000 đầu tạp chí chuẩn quốc tế cho cán bộ nghiên cứu.

Thứ hai, số hóa và xây dựng ngân hàng dữ liệu tài liệu xám tập trung. Phòng Lưu trữ và Công nghệ thông tin cần thiết lập quy chế thu thập bắt buộc 100% báo cáo nghiệm thu đề tài cấp cơ sở, cấp Viện và cấp Nhà nước cùng các luận văn thạc sĩ, tiến sĩ bảo vệ tại Viện. Chỉ tiêu đặt ra là số hóa tối thiểu 10.000 trang tư liệu mỗi quý, hoàn thành cơ sở dữ liệu toàn văn nội sinh trước năm 2014.

Thứ ba, tiến hành thanh lọc tài liệu định kỳ và tối ưu hóa không gian lưu trữ. Hội đồng khoa học Trung tâm phối hợp cùng tổ chuyên môn tiến hành rà soát, thanh lý hoặc chuyển vào kho lưu trữ bảo quản đối với khoảng 10% đến 15% tài liệu in cũ, rách nát, lỗi thời, đặc biệt là các sách phổ thông xuất bản trước năm 1990, giải phóng ít nhất 30% diện tích giá sách trong vòng 18 tháng.

Thứ tư, mở rộng liên kết liên thư viện và đào tạo nâng cao kỹ năng cán bộ thông tin. Chủ động ký kết thỏa thuận chia sẻ tài nguyên với Thư viện Quốc gia và Trung tâm Thông tin Khoa học và Công nghệ Quốc gia, đồng thời tổ chức 4 khóa đào tạo chuyên sâu về kỹ năng tìm kiếm thông tin số cho 100% cán bộ nghiệp vụ trước năm 2015, nâng tỷ lệ giải quyết yêu cầu tìm tin phức tạp trong 24 giờ lên trên 90%.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

Nội dung và khung giải pháp của luận văn mang giá trị ứng dụng cao cho bốn nhóm đối tượng chuyên môn:

Thứ nhất, lãnh đạo và chuyên viên quản trị thư viện tại các viện nghiên cứu khoa học tự nhiên và công nghệ. Tài liệu cung cấp phương pháp luận thực chứng để rà soát danh mục bổ sung, xây dựng chính sách phát triển vốn tài liệu và hoạch định ngân sách chi tiêu hàng năm.

Thứ hai, giảng viên, nghiên cứu sinh và học viên cao học ngành Khoa học Thư viện, Quản trị Thông tin. Công trình là tài liệu tham khảo giá trị về thiết kế công cụ điều tra nhu cầu tin, phương pháp phân loại người dùng tin học thuật và phân tích cơ cấu tài liệu đa ngôn ngữ.

Thứ ba, cán bộ quản lý khoa học và hoạch định chính sách tại các bộ, ngành. Luận văn cung cấp số liệu thực tế về tác động của nguồn lực thông tin đối với năng suất nghiên cứu của hơn 2.400 nhà khoa học, hỗ trợ xây dựng chiến lược đầu tư hạ tầng tri thức quốc gia.

Thứ tư, các chuyên viên phân tích thông tin và chuyên gia phát triển dịch vụ thư viện số. Nghiên cứu gợi mở mô hình triển khai dịch vụ thông tin chọn lọc và giải pháp xây dựng ngân hàng tài liệu xám trong môi trường nghiên cứu ứng dụng.

Câu hỏi thường gặp

Nguyên nhân chính dẫn đến sự mất cân đối ngôn ngữ trong kho sách của Trung tâm là gì? Sự mất cân đối bắt nguồn từ lịch sử tiếp nhận nguồn tài liệu giai đoạn 1975 - 1990, khi Trung tâm chủ yếu nhận viện trợ từ Liên Xô khiến sách tiếng Nga chiếm tới 56% với 12.185 cuốn. Trong khi đó, sách tiếng Anh chỉ chiếm 22% do rào cản kinh phí ngoại tệ mua sách mới sau giai đoạn đổi mới.

Tại sao tạp chí chuyên ngành lại chiếm tới 91% tổng số lượng tài liệu công bố? Đặc thù của 2.400 cán bộ nghiên cứu khoa học tự nhiên tại Viện đòi hỏi các thông tin thực nghiệm mới nhất và kết quả công bố nhanh. Tạp chí khoa học với 200.000 số lưu trữ là phương tiện truyền tải tri thức có tính cập nhật cao nhất, vượt trội hoàn toàn so với sách chuyên khảo.

Tài liệu xám có đóng góp cụ thể như thế nào đối với hoạt động nghiên cứu của Viện? Tài liệu xám bao gồm các báo cáo đề tài nghiệm thu và luận văn sau đại học của 17 viện chuyên ngành. Nguồn tư liệu này chứa dữ liệu thực nghiệm nguyên bản chưa từng công bố thương mại, giúp các nhà khoa học tiết kiệm từ 20% đến 30% thời gian nghiên cứu và tránh trùng lặp đề tài.

Kinh phí dành cho thông tin của Trung tâm được dự báo biến động như thế nào đến năm 2015? Theo số liệu quy hoạch, kinh phí dành cho hoạt động thông tin tăng trưởng trung bình 15% mỗi năm, tăng từ 7,2 tỷ đồng năm 2006 lên 12,58 tỷ đồng năm 2010 và đạt mức 25,25 tỷ đồng vào năm 2015, song hành với quy mô ngân sách nghiên cứu triển khai 297 tỷ đồng của toàn Viện.

Giải pháp nào được xem là cấp thiết nhất để nâng cao hiệu quả phục vụ người dùng tin? Giải pháp đột phá là chuyển đổi mô hình từ sở hữu tài liệu in sang quyền truy cập cơ sở dữ liệu điện tử trực tuyến, kết hợp số hóa 100% tài liệu nội sinh. Việc này giúp đáp ứng tức thời nhu cầu của 89,1% cán bộ có trình độ đại học trở lên trên toàn mạng lưới.

Kết luận

Luận văn đã giải quyết trọn vẹn các mục tiêu nghiên cứu thông qua năm đóng góp trọng tâm:

  • Hệ thống hóa toàn diện cơ sở lý luận và thực tiễn về phát triển nguồn lực thông tin khoa học công nghệ trong bối cảnh đổi mới và hội nhập kinh tế quốc tế.
  • Khảo sát chi tiết thực trạng 220.000 đơn vị tài liệu, chỉ rõ điểm nghẽn về cơ cấu ngôn ngữ khi sách tiếng Nga chiếm 56% nhưng hiệu quả sử dụng thực tế chưa cao.
  • Phân tích sâu sắc đặc điểm nhu cầu tin của 2.400 cán bộ, phân loại thành ba nhóm đối tượng chuyên biệt phục vụ công tác quản trị và nghiên cứu.
  • Đề xuất mô hình phân bổ ngân sách 1,5 tỷ đồng và 100.000 USD ngoại tệ hàng năm theo hướng ưu tiên cơ sở dữ liệu số và phát triển tài liệu xám.
  • Xây dựng lộ trình bốn nhóm giải pháp đồng bộ về chính sách, công nghệ số hóa, thanh lọc kho bãi và liên kết thư viện đến năm 2015.

Công trình khẳng định việc đổi mới nguồn lực thông tin là điều kiện tiên quyết nâng cao tiềm lực khoa học công nghệ quốc gia. Để hiện thực hóa mục tiêu này, các đơn vị nghiên cứu và cơ quan quản lý thông tin cần khẩn trương đầu tư hạ tầng số, chuẩn hóa quy trình chia sẻ tài nguyên và đẩy mạnh chuyển đổi số ngành thư viện ngay từ hôm nay.