Chương 1: Tổng quan về tổ chức và hoạt động thông tin - tư liệu tại Viện Nghiên cứu Hải quan Chương 2: Thực trạng tổ chức và hoạt động thông tin - tư liệu tại Viện Nghiên cứu Hải quan Chương 3: Các giải pháp hoàn thiện công tác tổ chức và hoạt động thông tin - tư liệu của Viện Nghiên cứu Hải quan 13 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Luận văn thạc sĩ Trần Thu Hà CHƢƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG THÔNG TIN - TƢ LIỆU TẠI VIỆN NGHIÊN CỨU HẢI QUAN 1. Cơ sở lý luận về tổ chức và hoạt động thông tin - tƣ liệu 1. Khái niệm, nội dung tổ chức và hoạt động thông tin - tư liệu a. Khái niệm, nội dung tổ chức và tổ chức thông tin – tư liệu * Khái niệm: Tổ chức theo từ gốc Hy Lạp „Organon‟ nghĩa là „hài hòa‟, "đó là cái đem lại bản chất thích nghi với sự sống”.
Triết học định nghĩa “Tổ chức là cơ cấu tồn tại của sự vật. Sự vật không thể tồn tại mà không có một hình thức liên kết nhất định các yếu tố thuộc nội dung. Hay nói cách khác, tổ chức là thuộc tính của sự vật và luôn tồn tại dưới dạng tổ chức nhất định. Theo Chester Irving Barnard - học giả lừng danh về quản trị và thuyết quản lý tổ chức ở Mỹ cho rằng: "tổ chức là một hệ thống những hoạt động hay nỗ lực của hai hay nhiều người được kết hợp với nhau một cách có ý thức".
Trong đại từ điển Tiếng Việt xuất bản năm 1999, tổ chức có định nghĩa là: “Sắp xếp, bố trí thành các bộ phận để cùng thực hiện một nhiệm vụ hoặc cùng một chức năng chung” [tr. 1662] Theo từ điển Bách khoa Việt Nam, xuất bản năm 2005: “Tổ chức là hình thức tập hợp, liên kết các thành viên trong xã hội (cá nhân, tập thể) nhằm đáp ứng yêu cầu, nguyện vọng lợi ích của các thành viên,cùng nhau hành động vì mục tiêu chung…” [tr. Trong Luật học, cụ thể theo quy định tại Điều 84 - Bộ luật Dân sự năm 2005: một tổ chức được công nhận là pháp nhân khi có đủ các điều kiện sau: được thành lập hợp pháp; có cơ cấu tổ chức chặt chẽ; có tài sản độc lập với cá nhân, tổ chức khác và tự chịu trách nhiệm bằng tài sản đó; nhân danh 14 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Luận văn thạc sĩ Trần Thu Hà mình tham gia các quan hệ pháp luật một cách độc lập. Luật học nhấn mạnh đến các điều kiện thành lập tổ chức và các yêu cầu đảm bảo hoạt động của tổ chức.
Khoa học tổ chức và quản lý định nghĩa tổ chức là “tập thể của con người tập hợp nhau lại để thực hiện một nhiệm vụ chung hoặc nhằm đạt tới một mục tiêu xác định của tập thể đó”. Quan niệm về tổ chức theo Khoa học tổ chức và quản lý có nhiều điểm tương đồng với Luật học, đều xác định tổ chức thuộc về con người, là của con người trong xã hội; vì là tổ chức của con người, cùng nhau thực hiện một mục đích, hành động vì mục tiêu chung. Trong bài giảng "Tổ chức và quản lý các cơ quan Thông tin – Thư viện hiện đại" của PGS. Nguyễn Thị Lan Thanh có viết: "Tổ chức là sự sắp đặt, bố trí có bộ phận, có mối quan hệ chặt chẽ với nhau để cùng thực hiện một nhiệm vụ hoặc một chức năng chung".
Như vậy, tổ chức là sự sắp xếp các hoạt động một cách có hệ thống, khoa học nhằm thực hiện có hiệu quả một mục đích nào đó và được xây dựng theo một trật tự nhất định. Từ khái niệm trên, tổ chức trong lĩnh vực thông tin – thư viện cũng được hình thành theo nghĩa riêng của nó. Trước hết, theo nghĩa thông thường: Thông tin là tất cả các sự việc, sự kiện, ý tưởng, phán đoán làm tăng thêm sự hiểu biết của con người. Thông tin hình thành trong quá trình giao tiếp, một người có thể nhận thông tin trực tiếp từ người khác thông qua các phương tiện thông tin đại chúng, từ các ngân hàng dữ liệu, hoặc từ tất cả các hiện tượng quan sát được trong môi trường xung quanh.
Tư liệu nói chung là một khái niệm tương đối rộng. Tư liệu là những thông tin rút ra từ tài liệu viết tay, in ấn, từ các đồ vật như: công cụ sản xuất, công trình kiến trúc, đồ dùng cá nhân, phim ảnh, băng hình, internet… và là những thông tin sống động từ con người. 15 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Luận văn thạc sĩ Trần Thu Hà Trên cơ sở những tìm hiểu trên, thông tin –tư liệu trong phạm vi nghiên cứu ở đây được hiểu là các cơ sở dữ liệu (sách, báo, tạp chí, đề tài nghiên cứu khoa học, bài báo trích, bộ sưu tập chuyên đề.), các thành tựu khoa học – công nghệ mới nhằm làm tăng thêm sự hiểu biết của con người. Vậy tổ chức thông tin – tư liệu là tập hợp các yếu tố cấu thành gồm: cơ sở vật chất, trang thiết bị, nguồn lực thông tin, nhân viên thư viện nhằm cung cấp thông tin cho người dân để giải quyết các nhiệm vụ sản xuất, học tập, đời sống của họ.
** Nội dung tổ chức thông tin – tư liệu Thứ nhất, tổ chức bộ máy, đó là việc bố trí, sắp xếp cán bộ nhằm mục đích hợp lý hoá các khâu kỹ thuật, phục vụ người có nhu cầu cung cấp thông tin. Thứ hai, đội ngũ cán bộ là những người thực hiện các kỹ thuật, nghiệp vụ trong hoạt động thông tin – tư liệu, thực hiện các khâu trong cung cấp thông tin cho người cần. Thứ ba, cơ sở vật chất kỹ thuật. Đây là công cụ, máy móc, thiết bị, hạ tầng công nghệ thông tin có vai trò là những phương tiện để đưa thông tin đến với người dùng tin.
Thứ tư, kinh phí hoạt động. Kinh phí hoạt động là thành phần không thể thiếu để bất kỳ một tổ chức nào thành công. Kinh phí hoạt động là khoản tiền được cấp nhằm duy trì, đổi mới, nâng cao chất lượng thông tin, đảm bảo các khâu kỹ thuật, nghiệp vụ được hoàn thành, đảm bảo việc đưa thông tin, tư liệu đến với người cần một cách tốt nhất. Khái niệm, nội dung hoạt động và hoạt động thông tin – tư liệu * Khái niệm hoạt động và hoạt động thông tin – tư liệu Theo đại từ điển tiếng Việt - năm 1999 định nghĩa hoạt động là: “Làm những việc khác nhau với mục đích nhất định trong đời sống xã hội” [tr.
16 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Luận văn thạc sĩ Trần Thu Hà Theo từ điển Bách khoa Việt Nam “Hoạt động là một phương pháp đặc thù của con người quan hệ với thế giới chung quanh nhằm cải tạo thế giới theo hướng phục vụ cuộc sống của mình” [tr. Có thể nói, hoạt động là tổng hợp các hành động con người , tác động vào một đối tượng nhất định , nhằm đạt mục đích nhất định và có ý nghĩa xã hội nhất định. Như vâ ̣y ta có thể hiể u hoạt động thông tin – tư liệu là tổ ng hợp các hoạt động nghiệp vụ (từ bổ sung vố n tài liê ̣u cho đế n phục vụ người dùng tin) nhằ m đạt được mục tiêu thỏa mãn nhu cầ u của người dùng tin. ** Nội dung hoạt động thông tin - tư liệu Hoạt động thông tin – tư liệu bao gồm các nội dung sau: Một là, xây dựng, phát triển nguồn lực thông tin.
Xây dựng, phát triển nguồn lực thông tin là công tác bổ sung nguồn lực thông tin. Đây là một trong những nội dung quan trọng nhất của cơ sở cung cấp thông tin – tư liệu. Hoạt động xây dựng, phát triển nguồn lực thông tin phải xác định được cơ cấu nguồn lực thông tin, tuỳ theo từng mục đích của mỗi cơ quan thông tin – tư liệu khác nhau thì có cơ cấu khác nhau. Hoạt động bổ sung này có nhiều phương thức khác nhau như phân phát, biếu tặng, mua, và đi xin.
Hoạt động tiếp theo là tổ chức vốn tài liệu, đó là hoạt động tổ chức phân chia thông tin, tư liệu thành các kho chuyên biệt. Xây dựng các sản phẩm thông tin, đó là các mục lục, hệ thống cơ sở dữ liệu, website, ấn phẩm thông tin, bảng tin điện tử,… Sản phẩm thông tin là đầu ra của mỗi quá trình thông tin ở mỗi cơ quan thông tin – tư liệu. Người dùng tin sẽ đánh giá hoạt động của các cơ quan này thông qua hệ thống sản phẩm mà họ được thụ hưởng. Hai là, công tác xử lý tư liệu.
Đây là hoạt động ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng thông tin và hiệu quả phục vụ cung cấp thông tin. Công tác này bao gồm đăng ký, mô tả, phân loại, tổ chức mục lục, sắp xếp tài liệu theo đúng quy trình nghiệp vụ. 17 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Luận văn thạc sĩ Trần Thu Hà Ba là, tổ chức, bảo quản tư liệu. Bảo quản tư liệu là công tác tổ chức và thực hiện các biện pháp, trong đó chủ yếu là các biện pháp khoa học kỹ thuật để bảo vệ an toàn và kéo dài tuổi thọ của tư liệu, nhằm phục vụ tốt nhất cho việc sử dụng chúng trong hiện tại và tương lai.
Bốn là, dịch vụ thông tin- tư liệu. Đó là các phương thức cung cấp sản phẩm, dịch vụ thông tin – tư liệu cho NDT. Có nhiều hình thức cung cấp, trực tiếp tại thư viện, ngoài thư viện, thông qua hệ thống mạng internet, cung cấp bản sao,. Năm là, ứng dụng công nghệ thông tin.
Với khối lượng thông tin – tư liệu ngày một nhiều, việc sử dụng thủ công trong các hoạt động không đáp ứng được nhu cầu đặt ra. Việc ứng dụng công nghệ thông tin để hỗ trợ con người nhằm nâng cao hiệu quả cung cấp thông tin – tư liệu đến với NDT. Đồng thời cũng tăng khả năng bảo quản, giữ gìn khai thác thông tin được tốt hơn. Các yếu tố ảnh hưởng đến tổ chức và hoạt động thông tin - tư liệu * Cơ chế chính sách liên quan đến thông tin – tư liệu Cơ chế chính sách là những chủ trương của Đảng và Nhà nước trong thích ứng với các đặc điểm và điều kiện kinh tế- xã hội của từng giai đoạn, nhằm bảo đảm cho sự vận hành đúng hướng và tích cực của cơ chế.