Tổng quan nghiên cứu

Trong bối cảnh hội nhập kinh tế quốc tế và cuộc cách mạng công nghiệp, ngành Hải quan Việt Nam đặt mục tiêu chiến lược đến năm 2020 là xây dựng lực lượng hải quan chính quy, hiện đại, đạt trình độ ngang tầm các nước tiên tiến trong khu vực Đông Nam Á. Để hiện thực hóa mục tiêu này, công tác nghiên cứu khoa học và cung cấp tư liệu chuyên ngành đóng vai trò nền tảng, định hướng cho việc hoạch định chính sách, hoàn thiện khung pháp lý và ứng dụng quy trình quản lý rủi ro hiện đại. Tuy nhiên, qua khảo sát thực tế tại Viện Nghiên cứu Hải quan năm 2015 trên 400 cán bộ với 330 phiếu thu hồi hợp lệ (tỷ lệ phản hồi đạt 82,5%), hệ thống thông tin - tư liệu vẫn bộc lộ nhiều điểm nghẽn nghiêm trọng về hạ tầng, nguồn lực và cơ chế vận hành.

Vấn đề nghiên cứu trọng tâm của luận văn là nhận diện toàn diện thực trạng tổ chức bộ máy và các hoạt động nghiệp vụ thông tin - tư liệu tại Viện Nghiên cứu Hải quan, từ đó xác định các nguyên nhân cốt lõi khiến nguồn lực thông tin chưa đáp ứng được nhu cầu tra cứu chuyên sâu của cán bộ toàn ngành. Mục tiêu cụ thể của đề tài bao gồm việc hệ thống hóa cơ sở lý luận về quản trị thông tin - thư viện chuyên ngành, đánh giá đa chiều thực trạng cơ sở vật chất, vốn tài liệu, nhân sự và ứng dụng công nghệ thông tin trong giai đoạn 2000 - 2015.

Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của công trình thể hiện ở việc xây dựng một hệ thống giải pháp đồng bộ nhằm nâng cao chỉ số thỏa mãn nhu cầu tin của cán bộ công chức hải quan từ mức trung bình lên trên 85%, đồng thời tối ưu hóa quy trình luân chuyển tri thức khoa học phục vụ trực tiếp cho tiến trình cải cách hiện đại hóa của Tổng cục Hải quan.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Luận văn vận dụng lý luận của chủ nghĩa duy vật biện chứng và duy vật lịch sử, kết hợp với các nguyên lý quản trị tổ chức hiện đại. Nền tảng lý thuyết cốt lõi dựa trên học thuyết hệ thống tổ chức của Chester Irving Barnard, định nghĩa tổ chức là một hệ thống các hoạt động hoặc nỗ lực có ý thức của hai hay nhiều người nhằm đạt được mục tiêu chung. Trong khoa học thông tin - thư viện, tổ chức thông tin - tư liệu được cấu thành từ 4 yếu tố thiết yếu: tổ chức bộ máy, đội ngũ cán bộ, cơ sở vật chất kỹ thuật và kinh phí hoạt động.

Khung phân tích chuyên ngành tích hợp các chuẩn nghiệp vụ quốc tế bao gồm Quy tắc biên mục Anh - Mỹ (AACR2), Khung phân loại thập phân Dewey (DDC) và Tiêu chuẩn biên mục đọc máy MARC 21. Ba khái niệm nền tảng được làm rõ trong nghiên cứu gồm:

  1. Thông tin - tư liệu chuyên ngành: Tập hợp các cơ sở dữ liệu sách, báo, tạp chí, đề tài nghiên cứu khoa học, báo cáo chuyên đề và văn bản quy phạm pháp luật phục vụ quản lý nhà nước về hải quan.
  2. Hoạt động thông tin - tư liệu: Chuỗi nghiệp vụ khép kín từ bổ sung, xử lý kỹ thuật, tổ chức bảo quản đến xây dựng sản phẩm và cung cấp dịch vụ thông tin cho người dùng.
  3. Nhu cầu tin: Đòi hỏi khách quan về tri thức chuyên sâu phục vụ hoạt động nhận thức, lãnh đạo chỉ đạo và tác nghiệp thực tiễn của cán bộ công chức hải quan.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu áp dụng phương pháp kết hợp định tính và định lượng với nguồn dữ liệu đa dạng. Cỡ mẫu khảo sát thực tế gồm 400 phiếu điều tra phát ra và thu về 330 phiếu hợp lệ (tỷ lệ 82,5%), được triển khai trong mốc thời gian tháng 6 và tháng 7 năm 2015. Phương pháp chọn mẫu phân tầng ngẫu nhiên được thực hiện trên 3 nhóm đối tượng cụ thể: cán bộ lãnh đạo quản lý (chiếm 20%), công chức nghiên cứu nghiệp vụ (chiếm 65%) và nhân viên hỗ trợ (chiếm 15%) tại các Vụ, Cục thuộc Tổng cục Hải quan và các Cục Hải quan địa phương.

Luận văn kết hợp phương pháp nghiên cứu tài liệu thứ cấp thông qua rà soát hệ thống văn bản pháp quy từ Nghị định 16/CP năm 1994, Quyết định 782/TTg năm 1996, Quyết định 1075/QĐ-TCCB năm 2001, đến Quyết định 1021/QĐ-BTC năm 2010 của Bộ Tài chính và Điều 9 Pháp lệnh Thư viện. Lý do lựa chọn phương pháp phân tích thống kê mô tả và so sánh đối chiếu nhằm lượng hóa chính xác mức độ tương thích giữa cơ sở vật chất, năng lực cán bộ thư viện với nhu cầu khai thác thông tin thực tế, bảo đảm tính khách quan và độ tin cậy khoa học cao cho các kết luận.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

Quá trình điều tra thực chứng và khảo sát dữ liệu hoạt động giai đoạn 2000 - 2015 tại Viện Nghiên cứu Hải quan đã đưa ra 4 phát hiện quan trọng:

  1. Cơ cấu nhân sự bất cập và thiếu hụt chuyên môn: Phòng Quản lý khoa học và Thông tin khoa học có 8 cán bộ nhưng chỉ bố trí 2 cán bộ phụ trách công tác thư viện. Trong đó, chỉ có 1 cán bộ duy nhất sở hữu bằng cử nhân đúng chuyên ngành Thông tin - Thư viện (chiếm tỷ lệ 50% nhân sự thư viện và 12,5% tổng biên chế phòng), dẫn đến việc 1 cán bộ phải kiêm nhiệm toàn bộ các khâu từ bổ sung, biên mục đến phục vụ bạn đọc.

  2. Nguồn kinh phí đầu tư thấp và bị gián đoạn: Tổng ngân sách mua tài liệu tích lũy từ năm 2000 đến 2014 chỉ đạt 205 triệu đồng. Giai đoạn triển khai đề án 2000 - 2005 được cấp 500 triệu đồng với mức chi năm 2003 là 37,5 triệu đồng, năm 2004 là 71 triệu đồng và năm 2005 là 96 triệu đồng. Tuy nhiên, từ năm 2009 đến năm 2015, kinh phí bổ sung tài liệu và mua sắm trang thiết bị bị dừng hoàn toàn do không có mặt bằng cố định.

  3. Vốn tài liệu đơn điệu và điều kiện lưu trữ phân tán: Năm 2003, thư viện bổ sung 250 tên sách với 906 bản; năm 2004 bổ sung 398 tên sách. Do Viện phải chuyển địa điểm 4 lần (từ 162 Nguyễn Văn Cừ sang 159 Bà Triệu diện tích 50m2, chuyển tiếp về 92 Võ Thị Sáu diện tích 60m2, rồi về 148 Nguyễn Trãi), phần lớn kho sách bị đóng gói lưu kho tại Trâu Quỳ (Gia Lâm), khiến tỷ lệ tài liệu chuyên ngành phục vụ trực tiếp bị sụt giảm hơn 70%.

  4. Sự phân hóa rõ nét về đặc điểm nhu cầu tin: Khảo sát 330 người dùng tin chỉ ra 65% công chức có nhu cầu tài liệu nghiệp vụ chuyên sâu (thủ tục, thuế, kiểm tra sau thông quan, công ước quốc tế dịch thuật); 20% lãnh đạo cần báo cáo tổng hợp, phân tích dự báo vĩ mô; trong khi 15% nhân viên văn phòng chỉ có nhu cầu đọc báo chí và tài liệu phổ thông giải trí.

Thảo luận kết quả

Các dữ liệu thực trạng phản ánh rõ nguyên nhân căn bản của việc hoạt động thông tin - tư liệu tại Viện Nghiên cứu Hải quan chưa phát huy được vai trò đầu mối thông tin khoa học của toàn ngành. Sự thiếu hụt diện tích chuyên dùng và việc di chuyển trụ sở nhiều lần đã làm đứt gãy tính liên tục của công tác bổ sung, bảo quản. Hạ tầng công nghệ thông tin còn dừng lại ở mức rất sơ khai với 01 máy vi tính Pentium III cấu hình 680 MHz, 01 máy photocopy Sharp AR-250 và phần mềm CDS/ISIS được phát triển từ năm 1985. Phần mềm này bộc lộ nhược điểm cố hữu là không hỗ trợ thống kê tự động, không kiểm tra trùng lặp và hoàn toàn không có khả năng liên thông trực tuyến.

Khi đối sánh dữ liệu qua biểu đồ cơ cấu bạn đọc và bảng phân tích vốn tài liệu, mức độ quan tâm của 65% công chức nghiệp vụ đối với tài liệu hải quan quốc tế (như Công ước Kyoto sửa đổi, Hiệp định Trị giá GATT/WTO, Hệ thống phân loại hàng hóa HS) đạt tỷ lệ rất cao nhưng tỷ lệ đáp ứng của thư viện chỉ đạt dưới 30%. Điều này lý giải tại sao chỉ số tần suất đến thư viện trực tiếp giảm sút nghiêm trọng trong giai đoạn 2009 - 2014, tạo ra khoảng cách lớn giữa nhu cầu hiện đại hóa nghiệp vụ hải quan với năng lực cung cấp tri thức của thư viện đơn vị.

Đề xuất và khuyến nghị

Nhằm nâng cao chất lượng hoạt động thông tin - tư liệu đáp ứng chiến lược cải cách ngành Hải quan giai đoạn 2016 - 2020, luận văn đề xuất 4 nhóm giải pháp chiến lược:

  1. Kiện toàn cơ cấu tổ chức và chuẩn hóa đội ngũ cán bộ:
  • Tách Bộ phận Thư viện thành một đơn vị độc lập trực thuộc Viện Nghiên cứu Hải quan hoặc phòng nghiệp vụ chuyên biệt với biên chế tối thiểu từ 3 đến 5 cán bộ chuyên trách.
  • Mục tiêu đến năm 2020 đạt 100% cán bộ thư viện có trình độ đại học chuyên ngành Thông tin - Thư viện, thành thạo ngoại ngữ tiếng Anh và ứng dụng công nghệ thông tin.
  • Chủ thể thực hiện: Tổng cục Hải quan phối hợp Vụ Tổ chức cán bộ và Viện Nghiên cứu Hải quan.
  1. Đầu tư hạ tầng cơ sở vật chất và phân bổ ngân sách bền vững:
  • Bố trí không gian thư viện tiêu chuẩn tại trụ sở Tòa nhà Tổng cục Hải quan (đường Dương Đình Nghệ) với diện tích tối thiểu 100 - 150m2, phân chia rõ ràng phòng đọc, kho tài liệu mở và phòng máy tính tra cứu.
  • Cấp ngân sách thường xuyên duy trì từ 150 đến 200 triệu đồng/năm chuyên dùng cho việc mua sách chuyên ngành, bổ sung tài liệu ngoại văn và duy trì cơ sở dữ liệu số.
  • Chủ thể thực hiện: Cục Tài vụ - Quản trị và Ban Quản lý Tòa nhà Tổng cục.
  1. Hiện đại hóa công nghệ và xây dựng thư viện điện tử:
  • Thay thế hoàn toàn phần mềm CDS/ISIS bằng hệ thống quản trị thư viện tích hợp hiện đại (ILS) tuân thủ tiêu chuẩn MARC 21, phân loại DDC và tích hợp cổng tra cứu trực tuyến OPAC.
  • Triển khai số hóa 80% đến 90% toàn bộ kỷ yếu hội thảo khoa học, báo cáo đề tài nghiên cứu cấp Bộ, cấp Tổng cục từ năm 1994 đến nay để tích hợp vào mạng NetOffice nội bộ.
  • Chủ thể thực hiện: Phòng Quản lý khoa học và Thông tin khoa học phối hợp Cục Tin học và Thống kê tài chính.
  1. Phát triển sản phẩm thông tin chuyên đề và mạng lưới người dùng tin:
  • Định kỳ xuất bản 01 số Bản tin Thông tin chuyên đề Hải quan mỗi tháng, xây dựng 4 thư mục tài liệu chuyên sâu phục vụ công tác chống buôn lậu, phân tích rủi ro và quản lý thuế.
  • Tổ chức các khóa tập huấn kỹ năng tra cứu, khai thác thông tin cho hơn 300 cán bộ công chức thuộc các Cục Hải quan địa phương mỗi năm.
  • Chủ thể thực hiện: Viện Nghiên cứu Hải quan phối hợp Trường Hải quan Việt Nam.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

Công trình nghiên cứu mang lại giá trị tham khảo chuyên môn sâu sắc cho 4 nhóm đối tượng chính:

  1. Lãnh đạo Tổng cục Hải quan và các nhà hoạch định chính sách ngành Tài chính: Cung cấp bức tranh toàn cảnh về hiện trạng hệ thống thông tin khoa học, làm căn cứ phê duyệt kinh phí và định hướng dự án xây dựng hệ thống thư viện điện tử đồng bộ toàn ngành.

  2. Ban Giám đốc và cán bộ nghiên cứu tại Viện Nghiên cứu Hải quan: Nắm bắt chi tiết mô hình tái cấu trúc bộ máy, tối ưu hóa quy trình xuất bản Bản tin Nghiên cứu Hải quan và chuẩn hóa công tác quản lý đề tài khoa học theo các tiêu chuẩn quốc tế.

  3. Giảng viên, học viên cao học và sinh viên chuyên ngành Khoa học Thông tin - Thư viện: Sử dụng làm tài liệu tham khảo thực chứng với bộ dữ liệu khảo sát 330 mẫu về mô hình thư viện chuyên ngành trong cơ quan hành chính nhà nước.

  4. Chuyên viên quản trị thông tin và công nghệ tại các cơ quan quản lý nhà nước: Rút ra các bài học thực tiễn về việc chuyển đổi từ phần mềm quản lý tư liệu truyền thống sang phần mềm thư viện số tích hợp đa chức năng.

Câu hỏi thường gặp

  1. Điểm nghẽn lớn nhất trong công tác thông tin - tư liệu tại Viện Nghiên cứu Hải quan giai đoạn 2000 - 2015 là gì? Điểm nghẽn lớn nhất là sự gián đoạn về không gian làm việc qua 4 lần thay đổi trụ sở và việc thiếu hụt nhân lực chuyên môn, khi chỉ có 01 cử nhân thư viện phụ trách toàn bộ khối lượng tài liệu trong khi vốn sách phải đóng kho gửi tại Trâu Quỳ.

  2. Nhóm cán bộ công chức nghiệp vụ hải quan có nhu cầu tin đặc thù như thế nào? Chiếm 65% cơ cấu người dùng tin, nhóm công chức nghiệp vụ yêu cầu các tài liệu thực hành chuyên sâu cập nhật liên tục về thủ tục hải quan điện tử, kiểm tra chuyên ngành, phân loại mã HS và các quy định pháp luật song phương, đa phương bằng tiếng nước ngoài.

  3. Tại sao phần mềm CDS/ISIS không còn phù hợp với thư viện hiện đại? Phần mềm CDS/ISIS do UNESCO phát triển từ năm 1985 chỉ đáp ứng việc lưu trữ biểu ghi văn bản thô, thiếu khả năng kiểm soát dữ liệu trùng lặp, không có tính năng thống kê định lượng và hoàn toàn không kết nối được giao diện web phục vụ bạn đọc từ xa.

  4. Nguồn kinh phí nào được đề xuất để bảo đảm thư viện hoạt động ổn định? Luận văn đề xuất phân bổ ngân sách định kỳ ổn định từ 150 đến 200 triệu đồng mỗi năm từ nguồn kinh phí sự nghiệp khoa học của Tổng cục Hải quan, thay thế cho cơ chế cấp vốn phân tán theo từng đề án ngắn hạn trước đây.

  5. Luận văn đóng góp mô hình nào cho tiến trình hiện đại hóa ngành Hải quan? Tác phẩm đề xuất mô hình Trung tâm Thông tin - Thư viện số Hải quan tích hợp, đóng vai trò đầu mối lưu trữ tri thức nghiên cứu, kết nối dữ liệu liên thông với cổng thông tin Bộ Tài chính và phục vụ trực tuyến cho cán bộ hải quan tại 35 Cục Hải quan địa phương.

Kết luận

  • Hệ thống hóa hoàn chỉnh cơ sở lý luận về quản trị thông tin - tư liệu chuyên ngành trong bối cảnh cải cách hành chính và hiện đại hóa hải quan.
  • Đánh giá toàn diện thực trạng Viện Nghiên cứu Hải quan dựa trên nguồn dữ liệu khảo sát tin cậy từ 330 cán bộ công chức với tỷ lệ phản hồi 82,5%.
  • Chỉ rõ các nguyên nhân cốt lõi dẫn đến sự suy giảm hiệu quả hoạt động: cơ sở vật chất chật hẹp, kinh phí hạn chế (205 triệu đồng trong 14 năm) và nhân sự chuyên trách thiếu hụt.
  • Đề xuất lộ trình 4 giải pháp đột phá về bộ máy, ngân sách, công nghệ và dịch vụ người dùng tin giai đoạn 2016 - 2020.
  • Đặt nền móng khoa học vững chắc để Tổng cục Hải quan xây dựng mạng lưới thư viện điện tử đồng bộ, phục vụ hiệu quả mục tiêu hội nhập quốc tế.

Các đơn vị chức năng thuộc Tổng cục Hải quan và các viện nghiên cứu chuyên ngành cần sớm tham khảo, ứng dụng khung giải pháp của luận văn để nhanh chóng chuyển đổi mô hình quản lý thông tin - tư liệu, nâng cao năng lực nghiên cứu khoa học trong kỷ nguyên số.