Tổng quan nghiên cứu

Trong bối cảnh chuyển dịch mạnh mẽ sang nền kinh tế tri thức và cuộc cách mạng công nghệ thông tin, thư viện đại học đóng vai trò là giảng đường thứ hai, quyết định chất lượng đào tạo và nghiên cứu khoa học. Trường Đại học Đồng Nai được thành lập ngày 20 tháng 8 năm 2010 theo quyết định của Thủ tướng Chính phủ trên cơ sở nâng cấp từ Trường Cao đẳng Sư phạm Đồng Nai vốn có lịch sử hình thành từ năm 1976. Sự chuyển đổi từ mô hình trường cao đẳng đơn ngành sư phạm sang đại học công lập đa ngành đặt ra thách thức lớn đối với công tác thông tin tư liệu, phục vụ quy mô đào tạo trên 5.000 sinh viên mỗi năm cùng cộng đồng 7.220 người dùng tin thường xuyên.

Vấn đề cốt lõi của nghiên cứu là giải quyết khoảng cách giữa nhu cầu tiếp cận tri thức đa ngành ngày càng cao của giảng viên, sinh viên với nguồn tài liệu còn mang tính truyền thống, thiếu hụt tài liệu chuyên sâu và tài nguyên số. Mục tiêu cụ thể của luận văn là khảo sát toàn diện thực trạng phát triển nguồn lực thông tin tại Trung tâm Thông tin - Thư viện Trường Đại học Đồng Nai giai đoạn 2010 - 2013, nhận diện những điểm nghẽn về chính sách, kinh phí, cơ cấu tài liệu và hạ tầng kỹ thuật; từ đó xây dựng hệ thống giải pháp khả thi nhằm hiện đại hóa vốn tài liệu, tạo nền tảng vững chắc chuyển đổi sang mô hình thư viện điện tử.

Phạm vi nghiên cứu tập trung vào nguồn tài nguyên thông tin và chu trình phát triển tài liệu tại cơ sở chính của trường tại thành phố Biên Hòa, tỉnh Đồng Nai. Đề tài mang ý nghĩa thực tiễn cấp thiết khi nhà trường đang triển khai dự án xây dựng tòa nhà thư viện mới với diện tích sàn gần 9.000 m² và tổng mức vốn đầu tư hơn 82 tỷ đồng, trong đó 30 tỷ đồng dành riêng cho mua sắm trang thiết bị và tài liệu, hướng tới đáp ứng toàn diện phương thức đào tạo theo học chế tín chỉ.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Nghiên cứu được xây dựng dựa trên nền tảng lý thuyết phát triển nguồn lực thông tin hiện đại và các quy luật trắc lượng thư mục đặc thù của tài liệu khoa học kỹ thuật. Khái niệm nguồn lực thông tin được tiếp cận theo góc nhìn hệ thống: là tổ hợp các dạng tri thức, dữ liệu được ghi nhận dưới nhiều định dạng vật lý và kỹ thuật số, được xử lý, tổ chức khoa học nhằm thỏa mãn nhu cầu tin của xã hội. Như các chuyên gia đầu ngành từng khẳng định, thông tin là tất cả trong một xã hội tri thức và phát triển nguồn lực thông tin là khâu then chốt quyết định chất lượng hoạt động của mọi cơ quan thông tin thư viện.

Luận văn vận dụng ba quy luật chuyên ngành quan trọng:

  • Quy luật gia tăng tài liệu theo hàm số mũ: Số lượng tài liệu khoa học tăng gấp đôi sau mỗi chu kỳ từ 12 đến 15 năm, đòi hỏi thư viện phải có bộ lọc chất lượng nghiêm ngặt.
  • Quy luật tán xạ thông tin của Samuel Bradford: Trong một ngành khoa học, khoảng 10% đến 15% số tạp chí hạt nhân sẽ chứa đựng tới 90% lượng bài báo có giá trị cốt lõi, là căn cứ để tối ưu hóa ngân sách bổ sung.
  • Quy luật lỗi thời của thông tin và quy luật gia tăng giá thành: Xác định vòng đời hữu dụng của tài liệu theo từng ngành đào tạo để thực hiện thanh lọc và định mức kinh phí phù hợp.

Bên cạnh đó, nghiên cứu cụ thể hóa năm khái niệm nền tảng: vốn tài liệu, người dùng tin, nhu cầu tin, chính sách phát triển nguồn tin và hệ thống thông tin thư viện tích hợp.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu ứng dụng phương pháp luận duy vật biện chứng và duy vật lịch sử, kết hợp phương pháp nghiên cứu định tính và định lượng nhằm đảm bảo tính khách quan và chiều sâu thực tiễn. Nguồn dữ liệu sơ cấp được thu thập qua phương pháp khảo sát bảng hỏi anket và phỏng vấn chuyên sâu.

Cỡ mẫu khảo sát gồm 350 phiếu phát ra ngẫu nhiên có phân tầng, phản ánh trung thực cơ cấu 3 nhóm người dùng tin của toàn trường:

  • Nhóm cán bộ lãnh đạo, quản lý gồm 45 người, chiếm 0,62% tổng số người dùng tin.
  • Nhóm cán bộ, giảng viên gồm 223 người, chiếm 3,09% tổng số người dùng tin.
  • Nhóm sinh viên, học viên các hệ đào tạo gồm 6.952 người, chiếm 96,29% tổng số người dùng tin.

Phương pháp chọn mẫu phân tầng được lựa chọn vì tính chất và hành vi tìm kiếm thông tin giữa các nhóm có sự phân hóa sâu sắc. Giảng viên yêu cầu tài liệu chuyên sâu, tài liệu nghiên cứu ngoại văn; trong khi sinh viên đào tạo theo học chế tín chỉ tập trung vào giáo trình đại cương, sách bài tập và tài liệu tham khảo nhanh. Dữ liệu thứ cấp được trích xuất từ báo cáo tài chính, nhật ký mượn trả phần mềm Libol 6.0, sổ kiểm kê vốn tài liệu hơn 130.000 bản sách và biên bản thanh lý tài liệu trong giai đoạn 2010 - 2013. Các công cụ thống kê mô tả, so sánh tỷ lệ phần trăm và tổng hợp phân tích được sử dụng để làm rõ bức tranh vận hành thực tế tại đơn vị.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

Khảo sát thực tế giai đoạn 2010 - 2013 tại Trung tâm Thông tin - Thư viện Trường Đại học Đồng Nai đã làm sáng tỏ 4 phát hiện quan trọng:

Thứ nhất, cơ cấu vốn tài liệu truyền thống chiếm ưu thế tuyệt đối nhưng chưa cân đối giữa các môn loại. Kho tài liệu lưu hành sở hữu hơn 130.000 bản sách, tuy nhiên phân bổ kinh phí mua sắm hàng năm dành tới 90% cho sách và chỉ 10% cho báo, tạp chí định kỳ với gần 100 đầu báo tiếng Việt. Trong cơ cấu sách mua, sách giáo trình chiếm tỷ trọng từ 30% đến 40%, còn sách tham khảo chiếm từ 60% đến 70% ngân sách.

Thứ hai, hạ tầng công nghệ thông tin và tài nguyên số bước đầu được triển khai nhưng chưa đáp ứng được quy mô đào tạo. Thư viện vận hành hệ thống phần mềm Libol 6.0, xây dựng kho tài nguyên nội sinh số hóa trên nền tảng DSpace và Greenstone với hơn 3.000 tài liệu toàn văn. Đồng thời, đơn vị liên kết nguồn tài liệu số trực tuyến với hơn 1.000.000 tài liệu tham khảo. Phòng máy tính phục vụ tra cứu gồm 61 máy nối mạng internet và phòng đọc dành cho giảng viên có 5 máy tính kết nối mạng nội bộ.

Thứ ba, nguồn bổ sung không phải trả tiền đóng vai trò tích cực trong việc làm phong phú vốn tài liệu. Kênh lưu chiểu theo Quyết định số 688/QĐ-GD-ĐT đã tiếp nhận hơn 500 tài liệu nội sinh có giá trị cao, gồm 7 luận án tiến sĩ, 25 luận văn thạc sĩ, 230 báo cáo khoa học, 146 đề tài nghiên cứu khoa học, 108 báo cáo tốt nghiệp, 84 báo cáo chuyên đề và 35 tên sách lưu chiểu. Nguồn biếu tặng và trao đổi đóng góp khoảng 5% tổng dung lượng tài liệu toàn viện từ các tổ chức quốc tế như UNDP, ILO, UNICEF, GTZ.

Thứ tư, công tác thanh lọc tài liệu được thực hiện có hệ thống theo tiêu chuẩn chuyên môn. Đợt thanh lý quy mô lớn vào tháng 5 năm 2012 đã xử lý 5.000 cuốn sách không còn giá trị sử dụng, cụ thể gồm: 1.360 cuốn sách lỗi thời về thông tin, 1.250 cuốn rách nát mất trang, 1.100 cuốn quà tặng không phù hợp chương trình đào tạo, 750 cuốn có lần xuất bản thay thế và 540 cuốn bản trùng dư thừa.

Thảo luận kết quả

Khi mô hình hóa dữ liệu thông qua biểu đồ cơ cấu ngân sách và biểu đồ phân nhóm người dùng tin, sự mất cân đối thể hiện rất rõ giữa tốc độ gia tăng sinh viên đại học và tỷ lệ tài liệu ngoại văn, tài liệu điện tử bản quyền. Biểu đồ hình tròn về phân bổ người dùng tin chỉ ra sinh viên chiếm tới 96,29%, tạo áp lực khổng lồ lên hệ thống phòng đọc 140 chỗ ngồi và bộ phận lưu thông. Bảng thống kê thanh lý 5.000 cuốn sách chứng minh rằng nếu không duy trì chu trình loại bỏ tài liệu lạc hậu định kỳ, không gian lưu trữ sẽ nhanh chóng bị quá tải bởi các ấn phẩm xuất bản từ giai đoạn trước năm 1998.

Nguyên nhân chính của các hạn chế bắt nguồn từ chính sách bổ sung chưa được văn bản hóa đầy đủ thành quy chuẩn chi tiết cho từng chuyên ngành đại học mới mở. Nguồn kinh phí định kỳ cho báo chí chỉ khoảng 10 triệu đồng mỗi tháng, thiếu tính ổn định dài hạn. Về nhân sự, toàn bộ trung tâm chỉ có 9 cán bộ, trong đó duy nhất 1 cán bộ có bằng cử nhân công nghệ thông tin, năng lực ngoại ngữ của đội ngũ còn hạn chế khiến việc xử lý và bổ sung tài liệu quốc tế gặp nhiều rào cản. So với các trường đại học lâu năm trong khu vực Đông Nam Bộ, thư viện Đại học Đồng Nai cần đẩy nhanh tiến độ số hóa để bắt kịp chuẩn kiểm định chất lượng giáo dục đại học.

Đề xuất và khuyến nghị

Nhằm nâng cao chất lượng nguồn lực thông tin, luận văn đưa ra 4 nhóm giải pháp chiến lược có tính khả thi cao:

Thứ nhất, hoàn thiện văn bản chính sách phát triển nguồn lực thông tin. Ban Giám đốc Trung tâm cần chủ trì ban hành văn bản quy định rõ tiêu chuẩn lựa chọn tài liệu cho từng khoa, định mức bản sách trên mỗi đầu sách từ 3 đến 5 bản đối với sách tham khảo và 10 đến 20 bản đối với giáo trình môn học. Quy định rõ quy trình thanh lọc định kỳ 2 năm một lần, thực hiện hoàn thành trong quý I năm 2014.

Thứ hai, đa dạng hóa và bảo đảm ngân sách bổ sung bền vững. Nhà trường cần trích tối thiểu từ 15% đến 20% tổng kinh phí hoạt động sự nghiệp hàng năm cho thư viện; đồng thời phân bổ giải ngân hiệu quả gói 30 tỷ đồng trang thiết bị và tài liệu thuộc dự án tòa nhà trung tâm thư viện mới. Kết hợp đẩy mạnh nguồn thu dịch vụ sao chụp in ấn hiện đạt 20 đến 30 lượt mỗi ngày và phí cấp thẻ thư viện 5.000 đồng một lượt để tái đầu tư nguồn tin.

Thứ ba, đẩy mạnh số hóa và liên thông chia sẻ tài nguyên. Nâng cấp hệ thống Libol 6.0, phát triển kho tài nguyên nội sinh DSpace đạt quy mô trên 10.000 tài liệu số giai đoạn 2014 - 2015. Gia nhập Liên hiệp Thư viện các trường đại học khu vực phía Nam để dùng chung cơ sở dữ liệu tạp chí khoa học quốc tế như ScienceDirect, Springer, giảm chi phí mua bản quyền đơn lẻ.

Thứ tư, chuẩn hóa và nâng cao năng lực đội ngũ cán bộ thư viện. Lãnh đạo trường cần tổ chức đào tạo lại kỹ năng tìm kiếm tin chuyên sâu, biên mục chuẩn Dublin Core, MARC21 và bồi dưỡng tiếng Anh học thuật cho 100% nhân sự thư viện hiện có (9 cán bộ) thông qua các khóa tập huấn ngắn hạn tại Thư viện Quốc gia Việt Nam.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

Nội dung và khung giải pháp của luận văn mang giá trị ứng dụng thiết thực cho 4 nhóm đối tượng trọng tâm:

  1. Ban Giám hiệu và các nhà hoạch định chiến lược giáo dục đại học: Cung cấp căn cứ khoa học và số liệu thực chứng để xây dựng đề án đầu tư cơ sở vật chất, phân bổ ngân sách thư viện hợp lý trong các dự án nâng cấp trường học quy mô từ 80 đến 100 tỷ đồng.
  2. Cán bộ quản lý Trung tâm Thông tin - Thư viện: Nắm bắt quy trình xây dựng chính sách bổ sung, kỹ thuật thanh lọc kho tài liệu hàng ngàn bản sách và phương pháp tổ chức kho lưu chiểu tài liệu nội sinh khoa học.
  3. Giảng viên và nhà nghiên cứu chuyên ngành Khoa học Thư viện - Thông tin: Sử dụng làm tài liệu tham khảo điển hình về mô hình chuyển đổi thư viện từ bậc cao đẳng sư phạm lên đại học đa ngành tại các tỉnh kinh tế trọng điểm phía Nam.
  4. Học viên cao học và sinh viên ngành Quản trị Thông tin, Thư viện học: Nắm vững phương pháp luận khảo sát nhu cầu tin, thiết kế bảng hỏi phân tầng trên quy mô hơn 7.000 người dùng tin và cách thức phân tích dữ liệu phục vụ đào tạo theo học chế tín chỉ.

Câu hỏi thường gặp

Thư viện Trường Đại học Đồng Nai đã ứng dụng công nghệ thông tin như thế nào trong quản trị nguồn tin? Trung tâm đã triển khai đồng bộ phần mềm quản trị thư viện tích hợp Libol 6.0 trên trang thông tin nội bộ, kết hợp phần mềm mã nguồn mở DSpace và Greenstone để quản lý hơn 3.000 tài liệu số hóa nội sinh. Hệ thống phòng máy gồm 61 máy tính kết nối mạng giúp phục vụ tra cứu trực tuyến thuận tiện.

Công tác thanh lọc tài liệu tại thư viện được triển khai theo những tiêu chí nào? Thư viện áp dụng nghiêm ngặt các tiêu chí thanh lý khoa học dựa trên khuyến nghị của H. McGraw. Điển hình trong đợt thanh lý 5.000 cuốn sách vào tháng 5 năm 2012, các nhóm tài liệu bị loại bỏ gồm: sách lỗi thời nội dung chiếm 1.360 cuốn, sách hư hỏng mất trang chiếm 1.250 cuốn, quà tặng không phù hợp chiếm 1.100 cuốn, ấn bản thay thế chiếm 750 cuốn và bản trùng dư thừa chiếm 540 cuốn.

Làm thế nào để giải quyết bài toán thiếu hụt tài liệu ngoại văn trong điều kiện ngân sách hạn chế? Luận văn đề xuất giải pháp cốt lõi là tham gia Liên hiệp Thư viện các trường đại học để chia sẻ cơ sở dữ liệu điện tử liên trường, kết hợp tăng cường khai thác nguồn tài liệu mở quốc tế và tiếp nhận viện trợ từ các tổ chức nước ngoài như UNDP, ILO hay Quỹ Nhi đồng Liên hợp quốc UNICEF.

Quy luật Bradford có vai trò gì trong việc tối ưu hóa mua sắm báo, tạp chí khoa học? Theo quy luật Bradford, chỉ 10% đến 15% số tạp chí hạt nhân phản ánh tới 90% các nghiên cứu cốt lõi của một chuyên ngành. Việc nhận diện chính xác nhóm tạp chí hạt nhân giúp thư viện phân bổ kinh phí khoảng 10 triệu đồng mỗi tháng một cách tập trung, tránh lãng phí vào các xuất bản phẩm ít người đọc.

Những căn cứ pháp lý nào quy định quyền thu nhận tài liệu lưu chiểu của thư viện đại học? Hoạt động này căn cứ trực tiếp vào Pháp lệnh Thư viện số 31/2000/PL-UBTVQH10 và Quyết định số 688/QĐ-GD-ĐT ngày 14 tháng 7 năm 1986, cho phép thư viện thu nhận bắt buộc các khóa luận, luận văn, luận án, đề tài nghiên cứu khoa học và ấn phẩm do cán bộ, sinh viên nhà trường công bố.

Kết luận

  • Luận văn hệ thống hóa toàn diện cơ sở lý luận về quản trị nguồn lực thông tin, chứng minh vai trò then chốt của thư viện như một giảng đường thứ hai trong trường đại học.
  • Phản ánh trung thực thực trạng nguồn lực thông tin tại Trường Đại học Đồng Nai giai đoạn 2010 - 2013 với quy mô hơn 130.000 bản sách, hơn 3.000 tài liệu số và hơn 500 tài liệu lưu chiểu quý giá.
  • Chỉ rõ những điểm nghẽn về cơ cấu tài liệu, sự thiếu hụt tài nguyên ngoại văn, hạn chế kinh phí định kỳ và khoảng trống trong văn bản chính sách bổ sung.
  • Đề xuất hệ thống 4 nhóm giải pháp mang tính đột phá về chính sách, tài chính, công nghệ và phát triển nhân lực thư viện giai đoạn 2014 - 2020.
  • Đóng góp luận cứ khoa học trực tiếp cho dự án vận hành tòa nhà thư viện mới quy mô gần 9.000 m² trị giá hơn 82 tỷ đồng, góp phần nâng cao chất lượng đào tạo và nghiên cứu khoa học của tỉnh Đồng Nai.

Quý độc giả, các nhà quản lý và nhà nghiên cứu quan tâm có thể khai thác toàn văn tài liệu này để phục vụ công tác quy hoạch hệ thống thông tin thư viện đại học trong kỷ nguyên số.