Luận văn thạc sĩ quản trị kinh doanh nâng cao hiệu quả ứng dụng hệ thống kpi tại công ty cổ phần công nghệ viễn thông đông dương

Luận văn thạc sĩ kinh tế nghiên cứu kinh doanh cải thiện kết quả ứng dụng hệ thống kpi tại công ty cổ phần công nghệ viễn thông đông, khảo sát thực trạng, phân tích nguyên nhân,

• Tác giả: Lê Văn Nam
• Người hướng dẫn: Phạm Ngọc Thúy
• Trường học: Đại học Bách Khoa, Đại học Quốc Gia TP. Hồ Chí Minh
• Chuyên ngành: Quản trị kinh doanh
• Đề tài: Nâng cao hiệu quả ứng dụng hệ thống KPI tại Công ty Cổ phần Công nghệ Viễn thông Đông Dương
• Loại tài liệu: Khóa luận thạc sĩ
• Năm xuất bản: 2014
• Địa điểm: TP. Hồ Chí Minh

Tóm tắt

I. Giới thiệu đề tài

Luận văn thạc sĩ này tập trung vào việc nâng cao hiệu quả ứng dụng KPI tại Công ty Cổ phần Công nghệ Viễn thông Đông Dương. Đề tài được hình thành từ nhu cầu thực tế của công ty trong việc quản lý hiệu suất nhân viên thông qua hệ thống KPI. Mục tiêu chính là phân tích nguyên nhân khiến hệ thống KPI hiện tại chưa hiệu quả và đề xuất các giải pháp cải thiện. Phạm vi nghiên cứu tập trung vào phòng Kỹ thuật, bộ phận chiếm tỷ lệ nhân sự lớn nhất trong công ty.

1.1 Lý do hình thành đề tài

Trong bối cảnh cạnh tranh toàn cầu, việc quản lý hiệu suất nhân viên trở thành yếu tố then chốt để doanh nghiệp phát triển. Công ty Cổ phần Công nghệ Viễn thông Đông Dương đã triển khai hệ thống KPI từ năm 2010 nhưng không đạt hiệu quả như mong đợi. Đề tài này nhằm tìm hiểu nguyên nhân thất bại và đề xuất giải pháp để nâng cao hiệu quả ứng dụng KPI.

1.2 Mục tiêu đề tài

Mục tiêu chính của đề tài là phân tích tính phù hợp của nội dung và quy trình triển khai KPI tại công ty. Từ đó, đề xuất các biện pháp cải thiện để hệ thống KPI trở nên hiệu quả hơn trong việc quản lý hiệu suất nhân viên.

II. Cơ sở lý thuyết về KPI

Chương này trình bày các khái niệm và lý thuyết cơ bản về KPI (Key Performance Indicator). KPI là công cụ đo lường hiệu suất thông qua các chỉ số cụ thể, giúp doanh nghiệp đánh giá và cải thiện hiệu quả công việc. Các loại chỉ số đo lường hiệu suất bao gồm KRI (Key Results Indicators), PI (Performance Indicators), và KPI (Key Performance Indicators).

2.1 Khái niệm KPI

KPI là phương pháp đo lường hiệu suất thông qua các chỉ số cụ thể, giúp doanh nghiệp đánh giá kết quả công việc và đưa ra các quyết định cải tiến. Theo David Parmenter, KPI là chỉ số hiệu suất cốt yếu, tập trung vào các yếu tố quan trọng nhất ảnh hưởng đến hiệu quả của tổ chức.

2.2 Phân loại chỉ số đo lường hiệu suất

Có ba loại chỉ số đo lường hiệu suất chính: KRI (chỉ số kết quả cốt yếu), PI (chỉ số hiệu suất), và KPI (chỉ số hiệu suất cốt yếu). KRI cho biết kết quả đạt được, PI hướng dẫn hành động cần thực hiện, và KPI tập trung vào các yếu tố then chốt để cải thiện hiệu suất.

III. Giới thiệu công ty và hệ thống KPI

Chương này giới thiệu tổng quan về Công ty Cổ phần Công nghệ Viễn thông Đông Dương và hệ thống KPI đã được triển khai. Công ty hoạt động trong lĩnh vực viễn thông, với mục tiêu phát triển bền vững thông qua việc quản lý hiệu quả nguồn nhân lực. Hệ thống KPI được áp dụng từ năm 2010 nhưng không đạt được hiệu quả như mong đợi.

3.1 Tổng quan về công ty

Công ty Cổ phần Công nghệ Viễn thông Đông Dương là một trong những doanh nghiệp hàng đầu trong lĩnh vực viễn thông tại Việt Nam. Công ty tập trung vào việc cung cấp các giải pháp công nghệ tiên tiến và phát triển nguồn nhân lực chất lượng cao.

3.2 Hệ thống KPI tại công ty

Hệ thống KPI được triển khai từ năm 2010 với mục đích đánh giá hiệu suất nhân viên và xây dựng hệ thống lương thưởng phù hợp. Tuy nhiên, sau một thời gian áp dụng, hệ thống này không còn được sử dụng do thiếu hiệu quả và không phù hợp với quy mô của công ty.

IV. Phân tích hiện trạng ứng dụng KPI

Chương này phân tích hiện trạng ứng dụng hệ thống KPI tại Công ty Cổ phần Công nghệ Viễn thông Đông Dương. Các nguyên nhân chính khiến hệ thống KPI chưa hiệu quả bao gồm: thiếu sự chuẩn bị kỹ lưỡng, mục tiêu không rõ ràng, thiết kế không phù hợp, và quy trình triển khai thiếu sót.

4.1 Phân tích nội dung bộ chỉ số KPI

Nội dung bộ chỉ số KPI hiện tại không phù hợp với thực tế hoạt động của công ty. Các chỉ số đánh giá chưa được thiết kế một cách khoa học, dẫn đến việc đo lường hiệu suất không chính xác.

4.2 Phân tích quy trình triển khai KPI

Quy trình triển khai KPI tại công ty còn nhiều thiếu sót, bao gồm việc thiếu sự tham gia của nhân viên, thiếu đào tạo, và thiếu cơ chế phản hồi. Điều này dẫn đến việc hệ thống KPI không được áp dụng một cách hiệu quả.

V. Giải pháp nâng cao hiệu quả ứng dụng KPI

Chương này đề xuất các giải pháp để nâng cao hiệu quả ứng dụng KPI tại Công ty Cổ phần Công nghệ Viễn thông Đông Dương. Các giải pháp tập trung vào việc cải thiện quy trình triển khai, thiết kế lại bộ chỉ số KPI, và tăng cường sự tham gia của nhân viên.

5.1 Cải thiện quy trình triển khai

Cần xây dựng một quy trình triển khai KPI khoa học, bao gồm các bước chuẩn bị kỹ lưỡng, đào tạo nhân viên, và thiết lập cơ chế phản hồi. Điều này sẽ giúp hệ thống KPI được áp dụng một cách hiệu quả hơn.

5.2 Thiết kế lại bộ chỉ số KPI

Bộ chỉ số KPI cần được thiết kế lại để phù hợp với thực tế hoạt động của công ty. Các chỉ số cần tập trung vào các yếu tố then chốt ảnh hưởng đến hiệu suất của nhân viên và toàn bộ tổ chức.

VI. Kết luận và kiến nghị

Chương này tổng kết các kết quả chính của đề tài và đưa ra các kiến nghị cho Công ty Cổ phần Công nghệ Viễn thông Đông Dương. Đề tài đã phân tích được các nguyên nhân khiến hệ thống KPI chưa hiệu quả và đề xuất các giải pháp cải thiện. Công ty cần tập trung vào việc cải tiến quy trình triển khai và thiết kế lại bộ chỉ số KPI để nâng cao hiệu quả quản lý hiệu suất nhân viên.

6.1 Kết quả chính

Đề tài đã phân tích được các nguyên nhân chính khiến hệ thống KPI chưa hiệu quả, bao gồm thiếu sự chuẩn bị, mục tiêu không rõ ràng, thiết kế không phù hợp, và quy trình triển khai thiếu sót.

6.2 Kiến nghị

Công ty cần cải thiện quy trình triển khai KPI, thiết kế lại bộ chỉ số KPI, và tăng cường sự tham gia của nhân viên để nâng cao hiệu quả ứng dụng hệ thống này.

Trích đoạn nội dung tài liệu

Chương 1- Giới thiệu đề tàisẽ giới thiệu sơ lược về lý do hình thành đề tài khóa luận, mục tiêu hướng đến của đề tài, phạm vigiới hạn thực hiệncùng phương pháp để thực hiện đề tài. Chương 2 - Cơ sở lý thuyết sẽ trình bày về các khái niệm, cơ sở lý thuyết liên quan tới bộ chỉ số hiệu suất cốt yếu KPI để làm cơ sở cho các phân tích và nhận định ở các chương tiếp theo Chương 3 - Giới thiệu công tyCổ phần Công nghệ Viễn thông Đông Dương và hệ thống KPIsẽ giới thiệu tổng quan về công ty Công nghệ Viễn thông Đông Dương, về hệ thống KPI đã áp dụng tại công ty và khảo sát tình hình ứng dụng hệ thống KPI tại công ty. Chương 4 - Phân tích hiện trạng ứng dụng hệ thống KPIsẽphân tích hiện trạng trong việc ứng dụng hệ thống KPI về mặt nội dung và quy trình triển khai mục tiêu là tìm ra các nguyên nhân làm cho hệ thống đánh giá nhân viên KPI chưa hiệu quả. Chương 5 - Giải pháp nâng cao hiệu quả ứng dụng hệ thống KPI sẽ dựa các nguyên nhân đã phân tích đề ra các giải pháp cụ thể để nâng cao hiệu quả quản trị nguồn nhân lực với hệ thống đánh giá chỉ số KPI.

6 Chương 6 - Kết luận, kiến nghịsẽ tổng kết lại các các mục tiêu đã được thực hiện trong đề tài và đề xuất một số kiến nghị đến công ty Cổ phần Công nghệ Viễn thông Đông Dương. GIỚI THIỆU CHƯƠNG Chương một đã trình bày tổng quan về nội dung bao gồm sự cần thiết của đề tài, mục tiêu và phương pháp thực hiện. Chương hai sẽ trình bày lý thuyết về chỉ số hiệu quả cốt yếu KPI để làm cơ sở cho các phân tính so sánh về hiện trạng hệ thống KPI tại công ty, nội dung bao gồm hai phần: phần một trình bày về lý thuyết về chỉ số hiệu quả cốt yếu KPI và phần hai trình bày về một số chỉ số KPI thường được áp dụng cho bộ phận kỹ thuật. LÝ THUYẾT VỀ CHỈ SỐ HIỆU QUẢ CỐT YẾUKPI 2.

Khái niệm KPI (Key Performance Indicator) là phương pháp đo lường hiệu suất (kết quả thực hiện công việc) bằng cách thiết lập một hệ thống chỉ số hiệu suất (một tập hợp có tính hệ thống của các chỉ số đo lường hướng vào các phương diện hoạt động của tổ chức), được dùng trong quản trị để đo lường, báo cáo, và cải thiện hiệu suất thực hiện công việc [1] (David Parmenter, 2009). Theo David Parmenter, có ba loại chỉ số đo lường hiệu suất như sau: KRI (chỉ số kết quả cốt yếu), PI (chỉ số hiệu suất) và KPI (chỉ số hiệu suất cốt yếu): Hình 2-1 Ba loại chỉ số đo lường hiệu suất của David Parmenter 8 - Chỉ số kết quả chính yếu – Key Results Indicators (KRIs): Cho bạn biết đã làm được gì với một chỉ tiêu, là kết quả của nhiều hoạt động, cho thấy rằng bạn có đi đúng hướng hay không. Tuy nhiên, các chỉ số này lại không cho bạn biết cần phải làm gì để cải thiện những kết quả đạt được. - Chỉ số hiệu suất – Performance Indicators (PIs): Là chỉ số cho biết bạn cần phải là gì.

Dùng để đo lường, báo cáo, cải thiện hiệu suất thực hiện công việc. - Chỉ số hiệu suất cốt yếu – Key Performance Indicators (KPIs): Là một tập hợp các chỉ số đo lường hướng vào các phương diện hoạt động của tổ chức - đều đóng vai trò hết sức quan trọng đối với thành công hiện tại cũng như trong tương lai của tổ chức. Đây là chỉ số cho bạn biết cần phải làm gì để làm tăng hiệu suất lên một cách đáng kể. Đặc điểm nội dung của chỉ số đo lường hiệu suất KPI KPI là những chỉ số nhằm đo lường hiệu quả hay sự thành công của các hoạt động trong tổ chức, nhằm đạt được mục tiêu mà nhà quản trị đưa ra.

Mỗi một chức danh, phòng, ban, bộ phận sẽ có bản mô tả công việc hoặc kế hoạch làm việc hàng tháng. Các nhà quản trị sẽ áp dụng các chỉ số đánh giá hiệu quảcác hoạt động đó. Mỗi chức danh, phòng, ban lại có những chỉ số KPI riêng, tuy nhiên, các chỉ số KPI đều mang những đặc điểm như sau: 2. Các chỉ số KPI phải đạt tiêu chuẩn SMART Đáp ứng được năm tiêu chuẩn của một mục tiêu – được chỉ rõ trong phương pháp quản trị mục tiêu MBO – SMART, đó là: S = Specific - Cụ thể, rõ ràng: Các chỉ số đưa ra phải thật cụ thể, rõ ràng.

Các chỉ số khi đưa ra phải giải thích được, chỉ số này nói lên điều gì? M = Measureable - Có thể đo đếm được: Chỉ số KPI chỉ có giá trị khi được xác định và đo lường một cách chính xác. “Trở thành doanh nghiệp nổi tiếng nhất” không phải là chỉ số KPI do không có cách nào đo được sự nổi tiếng của doanh nghiệp hay so sánh nó với doanh nghiệp khác. 9 A = Achievable - Có thể đạt được: Có rất nhiều các chỉ số KPI đo lường được nhưng lại không phải là chìa khóa giúp các doanh nghiệp thành công. Khi chọn lựa các KPI nên lựa chọn những chỉ số thực sự cần thiết, giúp doanh nghiệp có thể đạt được mục tiêu.

Chỉ số này sẽ theo sát mục tiêu – là những mục tiêu mà doanh nghiệp nhận thấy họ có nhiều yếu tố nhằm đạt được mục tiêu một cách thực tế. Vậy các KPI đưa ra cũng phải là những chỉ số thực tế có thể đạt được. R = Realistic - Thực tế: Các chỉ số đưa ra cũng cần cân nhắc và theo sát mục tiêu và thực tế. Không nên đưa ra những chỉ số nằm ngoài khả năng đo lường thực tế, hoặc những KPI không đúng với thực tế công việc.

T = Timed - Có thời hạn: Các chỉ số này được áp dụng trong thời gia bao lâu, khi nào? 2. KPI là các chỉ số phi tài chính KPI không được biểu thị bằng đơn vị tiền tệ như đồng, đôla… Nó có thể là số nhân viên tuyển dụng thành công trong một đợt tuyển dụng hay có bao nhiêu cuộc gặp gỡ hàng ngày của nhân viên bán hàng với khách hàng… 2. KPI phải được theo dõi thường xuyên Không giống như các chỉ số đo lường khác, KPI là chỉ số thường xuyên được theo dõi và đánh giá, tùy theo thực trạng doanh nghiệp mà việc đánh giá được tiến hành theo ngày, tuần, tháng, quý hay năm. Thêm vào đó KPI chịu tác động bởi đội ngũ quản trị cấp cao nên việc theo dõi thường xuyên sự biến động, thay đổi của các KPI luôn thu hút đội ngũ quản trị bởi đây là cách làm tương đối đơn giản, làm căn cứ để cấp quản trị đưa ra những quyết định của mình.

KPI đòi hỏi nhân viên các cấp phải hiểu rõ các chỉ số và có hành động điều chỉnh phù hợp 10 KPI có thể được gắn với từng nhân viên, để từ đó đo lường và đánh giá được nhân viên. Vì vậy chỉ có hiểu rõ KPI và có sự điều chỉnh hoạt động làm việc của bản thân nhằm hoàn thành tốt mục đích từ chính phía cá nhân từng nhân viên. Có tác động đáng kể và tích cực tới các chỉ tiêu được đặt ra trong doanh nghiệp. Việc theo dõi KPI sẽ cho doanh nghiệp biết họ phải làm gì, thay đổi như thế nào.

Cũng từ đó, sự cải thiện KPI sẽ có tác động tích cực đến các chỉ số khác. Triết lý theo KPI “Cái gì đo lường được thì mới thực hiện được” và “Hãy đo lường những gì quan trọng”. Mục tiêu và Thước đo mục tiêu là “Nam châm” và “Kim chỉ nam” cho hành động của mọi người hướng đến Sứ mệnh chung. Cần phải đo lường một cách “Liên tục, Tức thời, trong cả Quá khứ - Hiện tại - Tương lai”.

Hãy đo lường và phát triển phần tài sản vô hình đang có tỉ trọng ngày càng lớn được chiếm giữ bởi nhân viên, bộ máy quản lý và khách hàng của mình. Mỗi người, mỗi bộ phận đều có thể biết rõ mình phải làm gì, làm như thế nào để đóng góp tốt nhất cho Mục tiêu chung của công ty. “Hiệu suất cần được đo bởi chính những người tạo ra nó” thay vì chỉ được đo lường bởi người khác. Nguyên tắc áp dụng hệ thống Quan hệ hiệu quả với nhân viên, các đoàn thể, các nhà phân phối và những khách hàng chủ chốt (các bên liên quan).

Trao quyền cho nhân viên một cách thích hợp, gồm người phụ trách dự án, đội ngũ quản trị cấp cao, cho đội ngũ nhân viên “tuyến đầu” và các bộ phận, nhân viên. 11 Kết hợp với các biện pháp đo lường, báo cáo, thực thi cải tiến hiệu suất và nâng cao năng suất để luôn có được Hệ thống KPI phù hợp, khả thi và cải tiến liên tục. Hệ thống KPI cần phải nối kết được với Sứ mệnh, Tầm nhìn, Giá trị, Chiến lược và viễn cảnh của tổ chức. Hiệu quả của các chỉ số đo lường hiệu suất KPI Các chỉ số đo lượng hiệu suất cốt yếu KPIđã được chứng minh mang lại hiệu quả cho doanh nghiệp triển khai, thể hiện cụ thể trong việc đo lường sự tăng trưởng của doanh nghiệp như: Giúp các cấp độ trong công ty xác định rõ các mục tiêu, cách thức thực hiện và đo lường kết quả dựa vào các chỉ số hiệu suất.

Đo lường được kết quả thực hiện công việc trong quá khứ, hiện tại, tương lai của các cấp độ trong tổ chức, tạo điều kiện cho khắc phục tức thời và điều chỉnh từng bước đi thích hợp để thực hiện thành công chiến lược. Đo lường được các yếu tố trọng yếu của tổ chức để đảm bảo thành công trong hiện tại, tương lai và phát triển bền vững. Bản thân các thước đo đã là công cụ dẫn đường và tạo Sức hút lôi kéo mọi người thực hiện cải tiến liên tục. Nếu các thước đo này nhắm đến việc thực thi chiến lược, sứ mệnh thì chúng sẽ là công cụ đắc lực để quản lý chiến lược hữu hiệu.

Khắc phục được hạn chế của các phương pháp truyền thống như đo lường năng suất, quản lý theo phương pháp tài chính, đó là: chu kỳ còn đo dài (chậm chân trong việc cải tiến), chưa chỉ rõ được vấn đề (cái gì, ở đâu và do ai). Giải quyết được căn bản 4 rào cản lớn trong thực thi chiến lược - lý do chính của vấn nạn thất bại trong quản lý chiến lược là: rào cản tầm nhìn, rào cản con người, rào cản nguồn lực và rào cản quản lý.