Tổng quan nghiên cứu

Công tác lưu trữ tài liệu tại các cơ quan hành chính nhà nước đóng vai trò thiết yếu trong việc bảo quản, khai thác và sử dụng thông tin phục vụ quản lý nhà nước, nghiên cứu khoa học và phát triển kinh tế - xã hội. Tại thành phố Đà Nẵng, một đô thị loại I với diện tích 1.255,53 km² và dân số khoảng 1,37 triệu người, công tác lưu trữ được triển khai từ năm 2017 đến 2019 với nhiều kết quả tích cực. Tổng sản phẩm xã hội địa phương đạt 56.000 tỷ đồng, tăng 6 lần so với giai đoạn trước, đồng thời thành phố cũng đứng đầu cả nước về chỉ số năng lực cạnh tranh cấp tỉnh (PCI) trong 6 năm liên tiếp, cho thấy sự phát triển nhanh và bền vững của địa phương.

Tuy nhiên, việc thực hiện chính sách lưu trữ tại các cơ quan hành chính vẫn còn tồn tại những hạn chế như chất lượng hồ sơ chưa đồng đều, việc áp dụng công nghệ thông tin chưa đồng bộ, và một số cơ quan chưa bố trí nhân sự chuyên trách. Mục tiêu nghiên cứu nhằm phân tích thực trạng thực hiện chính sách lưu trữ tại 21 sở, ban, ngành thuộc thành phố Đà Nẵng, từ đó đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ trong giai đoạn tiếp theo. Nghiên cứu có phạm vi từ năm 2017 đến 2019, tập trung vào các hoạt động thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, tiêu hủy, bảo quản và sử dụng tài liệu lưu trữ.

Việc nâng cao hiệu quả chính sách lưu trữ không chỉ góp phần bảo vệ chủ quyền, phát triển kinh tế mà còn thúc đẩy cải cách hành chính, nâng cao năng lực quản lý nhà nước, đồng thời bảo tồn di sản văn hóa và lịch sử của địa phương.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Luận văn dựa trên cơ sở lý luận về chính sách công và chính sách lưu trữ tài liệu, kết hợp các quan điểm của các nhà nghiên cứu như Thomas Dye, William Jenkins và James Anderson về bản chất và vai trò của chính sách công. Chính sách công được hiểu là tập hợp các quyết định của nhà nước nhằm giải quyết các vấn đề chung vì lợi ích cộng đồng, trong đó chính sách lưu trữ tài liệu là một lĩnh vực quản lý nhà nước quan trọng, bao gồm các hoạt động thu thập, chỉnh lý, bảo quản và sử dụng tài liệu lưu trữ.

Các khái niệm chuyên ngành được vận dụng gồm: tài liệu lưu trữ, hồ sơ, chỉnh lý tài liệu, xác định giá trị tài liệu, tiêu hủy tài liệu hết giá trị, lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử. Mô hình nghiên cứu tập trung vào quy trình thực hiện chính sách lưu trữ gồm các bước: xây dựng kế hoạch, phổ biến chính sách, phân công phối hợp, duy trì và điều chỉnh chính sách, theo dõi kiểm tra và đánh giá tổng kết.

Ngoài ra, luận văn còn vận dụng các lý thuyết về quản lý công, cải cách hành chính và ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý tài liệu để phân tích thực trạng và đề xuất giải pháp.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng phương pháp hỗn hợp kết hợp thu thập dữ liệu định lượng và định tính. Cỡ mẫu nghiên cứu bao gồm 21 sở, ban, ngành thuộc thành phố Đà Nẵng, với các số liệu thu thập từ năm 2017 đến 2019. Phương pháp chọn mẫu là chọn toàn bộ các cơ quan hành chính chủ chốt để đảm bảo tính đại diện và toàn diện.

Nguồn dữ liệu chính gồm các văn bản pháp luật (Luật Lưu trữ 2011, Nghị định, Thông tư của Bộ Nội vụ), các văn bản chỉ đạo của UBND thành phố Đà Nẵng, báo cáo thống kê công tác lưu trữ, kết quả kiểm tra, đánh giá và các tài liệu lưu trữ tại Kho Lưu trữ lịch sử thành phố. Dữ liệu thứ cấp được thu thập từ các báo cáo, tài liệu nghiên cứu liên quan đến chính sách lưu trữ trong nước.

Phương pháp phân tích bao gồm phân tích chính sách để đánh giá tính đồng bộ, hiệu quả và khả thi; phân tích thống kê mô tả các chỉ số về số lượng tài liệu chỉnh lý, số hóa, tỷ lệ hồ sơ giao nộp; khảo sát thực địa và phỏng vấn chuyên gia nhằm bổ sung thông tin thực tiễn và đánh giá chất lượng thực hiện. Timeline nghiên cứu kéo dài từ tháng 1/2017 đến tháng 12/2019, với các giai đoạn thu thập, xử lý và phân tích dữ liệu liên tục.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

  1. Tỷ lệ lập hồ sơ và giao nộp tài liệu tăng dần: Từ năm 2017 đến 2019, tỷ lệ hồ sơ được lập và giao nộp vào lưu trữ cơ quan tại các sở, ban, ngành tăng đều, đạt trên 90% vào năm 2019. Tuy nhiên, chất lượng hồ sơ chưa đồng đều, một số cơ quan lớn như Sở Kế hoạch và Đầu tư còn dừng lại ở mức sắp xếp tài liệu mà chưa biên mục đầy đủ.

  2. Công tác chỉnh lý và số hóa tài liệu đạt tiến độ: Tổng cộng 152,4 mét giá tài liệu đã được chỉnh lý tại Kho Lưu trữ lịch sử thành phố trong giai đoạn 2017-2019, vượt kế hoạch đề ra. Số hóa tài liệu đạt 908/1155 cặp hồ sơ, tương đương khoảng 79% khối lượng đề án. Tại các cơ quan hành chính, 20/21 sở, ban, ngành đã hoàn thành số hóa với 761/860 mét giá tài liệu.

  3. Ứng dụng công nghệ thông tin trong lưu trữ: Phần mềm lưu trữ dùng chung được triển khai tại 21 cơ quan, với dung lượng số hóa đạt hơn 424.000 tờ tài liệu. Hệ thống báo cáo và đánh giá công tác lưu trữ trực tuyến giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả quản lý.

  4. Bảo quản và khai thác tài liệu được chú trọng: Kho Lưu trữ lịch sử thành phố có diện tích bảo quản 550,8 m², trang bị đầy đủ thiết bị chuyên dụng và hệ thống phòng cháy chữa cháy hiện đại. Trung bình mỗi năm phục vụ trên 256 lượt người với hơn 673 hồ sơ, tài liệu, đáp ứng kịp thời nhu cầu tra cứu và nghiên cứu.

Thảo luận kết quả

Việc tăng tỷ lệ lập hồ sơ và giao nộp tài liệu phản ánh sự nâng cao nhận thức và trách nhiệm của cán bộ công chức trong công tác lưu trữ, phù hợp với các chính sách và chỉ đạo của UBND thành phố. Tuy nhiên, sự không đồng đều về chất lượng hồ sơ cho thấy cần tiếp tục tập trung đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ và kiểm tra giám sát chặt chẽ hơn.

Công tác chỉnh lý và số hóa tài liệu đạt kết quả tích cực nhờ sự đầu tư kinh phí và sự phối hợp chặt chẽ giữa các cơ quan, đồng thời áp dụng công nghệ thông tin hiệu quả. So với một số địa phương như thành phố Hồ Chí Minh và tỉnh Quảng Nam, Đà Nẵng đã học hỏi và áp dụng nhiều giải pháp tiên tiến, góp phần nâng cao chất lượng lưu trữ.

Việc bảo quản tài liệu tại kho chuyên dụng với hệ thống thiết bị hiện đại đảm bảo an toàn tài liệu, đồng thời việc khai thác tài liệu được tổ chức khoa học, thuận tiện cho người sử dụng. Tuy nhiên, một số cơ quan vẫn gặp khó khăn do kho lưu trữ không đủ diện tích hoặc phải để tài liệu ở nơi xa cơ quan, ảnh hưởng đến hiệu quả tra cứu.

Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý tài liệu là bước tiến quan trọng, giúp nâng cao hiệu quả quản lý và giảm thiểu rủi ro thất thoát tài liệu. Việc triển khai phần mềm lưu trữ dùng chung và hệ thống báo cáo trực tuyến là minh chứng cho sự đổi mới trong công tác lưu trữ của thành phố.

Dữ liệu có thể được trình bày qua biểu đồ tăng trưởng tỷ lệ lập hồ sơ, số liệu chỉnh lý và số hóa theo năm, bảng tổng hợp số lượng tài liệu được bảo quản và khai thác, giúp minh họa rõ nét tiến trình và hiệu quả thực hiện chính sách lưu trữ.

Đề xuất và khuyến nghị

  1. Tăng cường đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ: Tổ chức các lớp tập huấn chuyên sâu định kỳ cho cán bộ làm công tác lưu trữ và lãnh đạo phụ trách lưu trữ tại các cơ quan, nhằm nâng cao kỹ năng lập hồ sơ, chỉnh lý và quản lý tài liệu. Mục tiêu đạt 100% cán bộ lưu trữ được đào tạo trong vòng 2 năm tới. Chủ thể thực hiện: Sở Nội vụ phối hợp với Chi cục Văn thư - Lưu trữ.

  2. Đầu tư mở rộng và nâng cấp kho lưu trữ: Bố trí kinh phí xây dựng hoặc thuê thêm kho lưu trữ chuyên dụng tại các cơ quan có khối lượng tài liệu lớn, đảm bảo tiêu chuẩn bảo quản và thuận tiện cho việc tra cứu. Mục tiêu hoàn thành trong 3 năm tới. Chủ thể thực hiện: UBND thành phố và các sở, ban, ngành liên quan.

  3. Phát triển và hoàn thiện hệ thống công nghệ thông tin: Nâng cấp phần mềm lưu trữ dùng chung, tích hợp chức năng quản lý tài liệu điện tử và hồ sơ điện tử, đồng thời triển khai hệ thống sao lưu dữ liệu tập trung để đảm bảo an toàn thông tin. Mục tiêu hoàn thiện trong 2 năm. Chủ thể thực hiện: Sở Thông tin và Truyền thông phối hợp Sở Nội vụ.

  4. Tăng cường kiểm tra, giám sát và đánh giá: Thiết lập quy trình kiểm tra định kỳ và đột xuất về công tác lưu trữ tại các cơ quan, đồng thời xây dựng hệ thống đánh giá hiệu quả thực hiện chính sách lưu trữ làm cơ sở khen thưởng và xử lý vi phạm. Mục tiêu áp dụng từ năm 2024. Chủ thể thực hiện: Chi cục Văn thư - Lưu trữ và Sở Nội vụ.

  5. Nâng cao nhận thức và tuyên truyền: Mở rộng các hình thức tuyên truyền về tầm quan trọng của công tác lưu trữ đến toàn thể cán bộ, công chức và người dân, tạo sự đồng thuận và tham gia tích cực trong việc bảo vệ tài liệu lưu trữ. Chủ thể thực hiện: UBND các cấp, các cơ quan truyền thông địa phương.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  1. Cán bộ quản lý nhà nước và lãnh đạo các cơ quan hành chính: Giúp hiểu rõ về thực trạng và các giải pháp nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ, từ đó xây dựng kế hoạch và chính sách phù hợp với đặc thù địa phương.

  2. Những người làm công tác lưu trữ và văn thư: Cung cấp kiến thức chuyên sâu về nghiệp vụ lưu trữ, quy trình thực hiện chính sách, cũng như các kỹ năng ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý tài liệu.

  3. Nhà nghiên cứu và sinh viên chuyên ngành chính sách công, quản lý nhà nước: Là tài liệu tham khảo quý giá để nghiên cứu về chính sách công trong lĩnh vực lưu trữ, đồng thời áp dụng phương pháp nghiên cứu chính sách công vào thực tiễn.

  4. Các tổ chức, doanh nghiệp và cá nhân quan tâm đến bảo tồn di sản văn hóa và lịch sử: Giúp nhận thức rõ vai trò của tài liệu lưu trữ trong việc bảo vệ di sản, phục vụ nghiên cứu và phát triển bền vững.

Câu hỏi thường gặp

  1. Chính sách lưu trữ tài liệu là gì và tại sao quan trọng?
    Chính sách lưu trữ tài liệu là tập hợp các quy định và biện pháp quản lý nhà nước nhằm tổ chức, bảo quản và sử dụng tài liệu lưu trữ hiệu quả. Nó quan trọng vì giúp bảo vệ tài sản thông tin quốc gia, phục vụ quản lý, nghiên cứu và phát triển kinh tế - xã hội.

  2. Các cơ quan hành chính Đà Nẵng đã thực hiện chính sách lưu trữ như thế nào?
    Từ 2017 đến 2019, 100% sở, ban, ngành đã ban hành quy chế lưu trữ, tổ chức tập huấn nghiệp vụ, triển khai số hóa tài liệu và xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng, góp phần nâng cao chất lượng công tác lưu trữ.

  3. Những khó khăn chính trong thực hiện chính sách lưu trữ tại Đà Nẵng là gì?
    Khó khăn gồm chất lượng hồ sơ chưa đồng đều, kho lưu trữ chưa đủ diện tích, nhân sự lưu trữ chưa đồng bộ về chuyên môn, và việc áp dụng công nghệ thông tin chưa hoàn chỉnh.

  4. Công nghệ thông tin được ứng dụng ra sao trong công tác lưu trữ?
    Phần mềm lưu trữ dùng chung được triển khai tại 21 cơ quan, tích hợp quản lý hồ sơ, số hóa tài liệu và báo cáo trực tuyến, giúp nâng cao hiệu quả quản lý và tra cứu tài liệu.

  5. Làm thế nào để nâng cao hiệu quả thực hiện chính sách lưu trữ trong tương lai?
    Cần tăng cường đào tạo, đầu tư kho lưu trữ, hoàn thiện hệ thống công nghệ thông tin, kiểm tra giám sát thường xuyên và đẩy mạnh tuyên truyền nâng cao nhận thức cán bộ và người dân.

Kết luận

  • Chính sách lưu trữ tài liệu tại các cơ quan hành chính thành phố Đà Nẵng đã được triển khai đồng bộ, đạt nhiều kết quả tích cực trong giai đoạn 2017-2019.
  • Tỷ lệ lập hồ sơ, chỉnh lý và số hóa tài liệu tăng đều, góp phần nâng cao chất lượng quản lý và bảo vệ tài liệu lưu trữ.
  • Ứng dụng công nghệ thông tin là bước tiến quan trọng giúp quản lý tài liệu hiệu quả và thuận tiện cho việc khai thác sử dụng.
  • Cần tiếp tục đầu tư về nhân lực, cơ sở vật chất và hoàn thiện hệ thống chính sách để khắc phục những tồn tại, hạn chế hiện nay.
  • Đề xuất các giải pháp cụ thể nhằm nâng cao hiệu quả thực hiện chính sách lưu trữ trong giai đoạn tiếp theo, góp phần phát triển kinh tế - xã hội và bảo tồn di sản văn hóa của thành phố.

Next steps: Triển khai các giải pháp đào tạo, đầu tư kho lưu trữ, nâng cấp công nghệ thông tin và tăng cường kiểm tra giám sát từ năm 2024.

Call to action: Các cơ quan, tổ chức và cán bộ liên quan cần phối hợp chặt chẽ, chủ động thực hiện các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ, góp phần xây dựng nền hành chính hiện đại, minh bạch và hiệu quả.