Chương I: MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ KẾ HOẠCH KINH DOANH I. VAI TRÒ LẬP KẾ HOẠCH KINH DOANH 1. Khái niệm: Lập kế hoạch kinh doanh là quá trình xác định làm sao đạt được những mục tiêu dài hạn của tổ chức với các nguồn lực có thể huy động được. Như vậy, về mặt nội dung, lập kế hoạch là quá trình xây dựng chiến lược và không ngừng hoàn thiện, bổ sung chiến lược khi cần thiết.
Nói cách khác, lập kế hoạch xoay quanh việc xây dựng kế hoạch dưới các hình thức: chiến lược, chính sách, thủ tục, quy tắc, các chương trình, các ngân quỹ; và dưới các cấp độ của kế hoạch: 2. Vai trò của lập kế hoạch kinh doanh - Lập kế hoạch giúp doanh nghiệp theo sát tình hình thị trường và đối phó được với sự thay đổi của môi trường. Là một doanh nghiệp kinh doanh, các tình hình các đối thủ cạnh tranh, sự thay đổi của môi trường kinh tế, chính trị, xã hội, văn hoá là những yếu tố cực kỳ nhạy cảm có tác động trực tiếp đến sự sống còn của doanh nghiệp. Lập kế hoạch giúp doanh nghiệp có thể đối phó được những biến động này từ phía môi trường.
- Lập kế hoạch có ý nghĩa quyết định trong việc liên kết giữa hành động của các cá nhân trong một tập thể là doanh nghiệp để thực hiện mục tiêu. Có kế hoạch, sự liên kết và phối hợp giữa các cá nhân sẽ trở nên chặt chẽ hơn, từ đây tạo ra sức mạnh liên kết tiến tới mục tiêu. - Lập kế hoạch là căn cứ cho công tác kiểm tra, thanh tra. Lập kế hoạch kinh doanh là quá trình xác định các mục tiêu và lựa chọn các phương thức để đạt được những mục tiêu đó.
Không có kế hoạch, nhà quản lý và các 5 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp nhân viên của họ có rất ít cơ hội để đạt được mục tiêu của mình, không biết khi nào và ở đâu phải làm gì. Lúc này việc kiểm tra sẽ trở nên rất phức tạp. Ngoài ra trong thực tế, những kế hoạch tồi cũng ảnh hưởng xấu tới tương lai của toàn bộ tổ chức. Các loại hình kế hoạch Kế hoạch được phân theo cấp bao gồm hai cấp kế hoạch cơ bản là: kế hoạch chiến lược và kế hoạch tác nghiệp.
Các kế hoạch chiến lược do những nhà quản lý cấp cao cuả tổ chức thiết kế nhằm xác định những mục tiêu tổng thể thiết kế nhằm xác định những mục tiêu tổng thể cho tổ chức. Các kế hoạch tác nghiệp bao gồm những chi tiết cụ thể hoá của các kế hoạch chiến lược thành những hoạt động hàng năm, hàng quý, hàng tháng, hàng tuần thậm chí hàng ngày như là kế hoạch phân công, kế hoạch nhân công, kế hoạch tiến độ, kế hoạch nguyên liệu tồn kho. Giữa hai loại kế hoạch chiến lược và kế hoạch tác nghiệp, sự khác biệt chủ yếu trên 3 mặt: - Thời gian: kế hoạch chiến lược thường cho khoảng thời gian từ 2, 3 năm trở lên, trong một số trường hợp có thể lên tới 10 năm. Trong khi đó, kế hoạch tác nghiệp thường chỉ cho một năm trở xuống.
- Phạm vi hoạt động: kế hoạch chiến lược tác động tới các mảng hoạt động lớn, liên quan đến tương lai của toàn bộ tổ chức. Kế hoạch tác nghiệp chỉ có một phạm vi hạn hẹp ở trong một mảng hoạt động của tổ chức - Mức độ cụ thể: Các mục tiêu chiến lược thường cô đọng và tổng thể (thuê về tính định tính). Trong khi đó, các mục tiêu của kế hoạch tác nghiệp thường cụ thể, chi tiết (thiên về định lượng). Các nhân tố ảnh hưởng đến quá trình xây dựng và thực hiện kế hoạch 4.
Khả năng cạnh tranh của tổ chức: Xem xét nhân tố này đựơc cân nhắc dựa trên mô hình phân tích “Năm lực lượng” của M. Mô hình này xem xé khả năng cạnh tranh 6 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp của tổ chức trong môi trường hoạt động của nó được xác định bởi các nguồn lực kỹ thuật và kinh tế của tổ chức và năm lực lượng môi trường: - Khả năng thương lượng với nhà cung cấp; - Khả năng thương lượng với khách hàng; - Mối đe doạ từ các đối thủ cạnh tranh; - Mối đe doạ từ những sản phẩm, dịch vụ thay thế; - Tính khốc liệt của cạnh tranh giữa các đối thủ trong ngành. Mức độ tăng trưởng và thị phần của tổ chức trên thị trường Với mục đích là để xác định một sự cân đối giữa các ngành của tổ chức và phân bổ các nguồn lực của tổ chức vào các ngành một cách hợp lý. Mức độ tăng trưởng và thị phần của tổ chức trên thị trường cũng có ảnh hưởng lớn tới quá trình xây dựng và thực hiện kế hoạch của tổ chức.
Nghiên cứu mức độ tăng trưởng và thị phần của tổ chức trên thị trường quyết định sản phẩm của tổ chức thuộc loại sản phẩm nào: sản phẩm Ngôi sao, sản phẩm Nghi vấn, sản phẩm Con bò sữa, hay chỉ là sản phẩm bỏ đi. Qua phân tích về mức độ tăng trưởng và thị phần của tổ chức trên thị trường đưa ra kế hoạch, chiến lược như: phân đoạn thị trường, chiến lược tiếp quản và sát nhập, chiến lược liên minh (hỗn hợp). Điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và đe doạ của tổ chức: Đánh giá điểm mạnh và điểm yếu hay còn gọi là phân tích bên trong trên các giác độ như: nhân sự, tài chính, công nghệ, uy tín, danh tiếng, mối quan hệ, văn hoá, truyền thống… của tổ chức. Việc đánh giá này chỉ mang tính tương đối, chủ yếu có sự so sánh với mặt bằng chung trong ngành.
Trong thực tế, mô hình SWOT được sử dụng khá rộng rãi trong việc đánh giá các điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và đe doạ của tổ chức, đây cũng là một công cụ hữu hiệu cho tổ chức trong việc xây dựng và thực thi các kế hoạch và chiến lược lớn của mình nhằm đạt được các mục tiêu đã đề ra. 7 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp II. NỘI DUNG CỦA XÂY DỰNG KẾ HOẠCH VÀ THỰC HIỆN KẾ HOẠCH 1. Nội dung của quá trình xây dựng kế hoạch Quá trình xây dựng kế hoạch kinh doanh trải qua các bước sau: 1.
Xác định sứ mệnh và mục tiêu của tổ chức Sứ mệnh và mục tiêu của tổ chức được xác định thông qua việc trả lời câu hỏi “chúng ta là ai ?”, “Mục tiêu định hướng cho chúng ta là gì?” Những mục tiêu chung này tạo ra những phương hướng rộng lớn cho việc ra quyết định và nó không thay đổi trong nhiều năm. Phân tích những đe dọa và cơ hội, những điểm mạnh và điểm yếu Chúng ta phải phân tích được các yếu tố của môi trường kinh doanh, đánh giá các cơ hội và đe dọa có thể có trong tương lai. Để phân tích cơ hội đe doạ thì chúng ta phải tiến hành phân tích các yếu tố sau: Phân tích các yếu tố bên ngoài: Phân tích các yếu tố bên ngoài bao gồm các yếu tố thuộc phạm vi vĩ mô như kinh tế (lạm phát, lãi suất, tỉ giá…), chính trị luật pháp (các văn bản pháp luật, chính sách nhà nước), điều kiện tự nhiên (thổ nhưỡng, khí hậu…), mức độ công nghệ và các yếu tố xã hội của thị trường mục tiêu lẫn các yếu tố vi mô (tác nghiệp) như là yếu tố người tiêu thụ, người cung ứng và các đối thủ cạnh tranh ở thị trường mục tiêu để giúp công ty nhận biết, đánh giá cơ hội và nguy cơ ở thị trường mục tiêu. Từ đó, công ty tổ chức phát triển chiến lược phù hợp với mục tiêu dài hạn và thiết kế kế hoạch, chính sách phù hợp với mục tiêu ngắn hạn bằng cách tận dụng những cơ hội từ môi trường và hạn chế những nguy cơ do môi trường mang lại.
Phân tích các yếu tố bên trong: Phân tích các yếu tố bên trong nhằm tìm ra điểm mạnh và yếu 8 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp của doanh nghiệp thông qua việc đánh giá các yếu tố chủ yếu của công ty như kinh doanh, tài chính, kế toán, nhân sự và sản xuất và cả mối quan hệ giữa các yếu tố này. Từ điểm mạnh và điểm yếu của mình, công ty sẽ thiết lập mục tiêu kết hợp cùng với các cơ hội và nguy cơ từ bên ngoài để tận dụng điểm mạnh và khắc phục điểm yếu. Tổng hợp các yếu tố ảnh hưởng: Phân tích mối quan tâm của công ty đối với các yếu tố ảnh hưởng bằng các ma trận có cấu trúc như sau: Các yếu tố Mức độ quan Mức độ quan Tính chất tác Điểm cộng ảnh hưởng trọng của trọng của yếu động dồn yếu tố đối tố đối với với ngành công ty (1) (2) (3) (4) (5) (1) Liệt kê lần lượt các yếu tố ảnh hưởng đến ngành nói chung và công ty nói riêng. (2) Mức độ quan trọng: được đo lường từ 1 (thấp nhất) đến 3 (cao nhất) cho mỗi yếu tố.
Đây là mức tương ứng với mức ảnh hưởng từng yếu tố đối với ngành. (3) Phân loại: điểm số chạy từ 1 (thấp nhất) đến 3 (cao nhất) thể hiện mức độ quan trọng hiện thời của mỗi yếu tố đối với công ty. (4) Tính chất tác động: có 2 biến cố :trừ (-) yếu tố gây nên nguy cơ hay là điểm yếu còn (+) tạo nên cơ hội hay điểm mạnh. (5) Số điểm quan trọng: con số này được tính bằng “mức độ quan trọng × phân loại”, với các yếu tố có điểm âm thì công ty có chính sách hạn chế, khắc phục, còn điểm dương thì cố gắng phát huy tuỳ theo độ 9 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp lớn của số điểm.
Cụ thể như sau: Ma trận các yếu tố bên ngoài: Để tổng hợp mức độ quan trọng của các yếu tố bên ngoài đối với ngành và mức quan trọng các yếu tố này đối với công ty, có thể sử dụng các ma trận tổng hợp các yếu tố bên ngoài. Từ các ma trận này cho phép công ty tóm tắt và đánh giá từng yếu tố để có cái nhìn tổng quát mức độ ảnh hưởng từng cơ hội và nguy cơ đối với ngành. Ma trận các yếu tố bên trong: Ma trận này sẽ xác định mức độ quan trọng từng yếu tố nội bộ trong tổng thể 1 công ty (xây dựng điển hình theo ngành) và đánh giá mức độ điều chỉnh cơ cấu nội bộ của công ty có phù hợp với yêu cầu của ngành trong tình hình hiện nay không?