Luận văn tốt nghiệp: Lập hồ sơ và giao nộp tài liệu vào lưu trữ tại công ty cổ phần EcoIT

• Tác giả: Nguyễn Thị Huyền
• Người hướng dẫn: THS. Ngô Thị Kiều Oanh
• Trường học: Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội
• Chuyên ngành: Lưu Trữ Học
• Đề tài: Lập Hồ Sơ Và Giao Nộp Hồ Sơ, Tài Liệu Vào Lưu Trữ Tại Công Ty Cổ Phần EcoIT
• Loại tài liệu: khóa luận tốt nghiệp
• Năm xuất bản: 2022
• Địa điểm: Hà Nội

Mục lục chi tiết

• LỜI CẢM ƠN
• LỜI CAM ĐOAN
• DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT
• DANH MỤC HÌNH ẢNH
• DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU, BIỂU ĐỒ
• PHẦN MỞ ĐẦU
• 0.1. Lý do chọn đề tài
• 0.2. Lịch sử nghiên cứu
• 0.3. Đối tượng nghiên cứu
• 0.4. Phạm vi nghiên cứu
• 0.5. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
• 0.6. Phương pháp nghiên cứu
• 0.7. Đóng góp của đề tài
• 0.8. Cấu trúc của đề tài
• 1. CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN
• 1.1. Vị trí, ý nghĩa của việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan
• 1.2. Hồ sơ
• 1.3. Lập hồ sơ
• 1.4. Tác dụng
• 1.5. Các VBQPPL quy định về công tác lập và giao nộp hồ sơ, tài liệu
• 1.6. Văn bản quản lý công tác văn thư lưu trữ do doanh nghiệp ban hành
• 1.7. TIỂU KẾT CHƯƠNG 1
• 2. CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ECOIT
• 2.1. Khái quát về Công ty cổ phần EcoIT. Lịch sử hình thành, cơ cấu tổ chức
• 2.2. Chức năng, nhiệm vụ
• 2.3. Thực trạng công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ tại Công ty EcoIT. Hoạt động quản lý
• 2.4. Thực tế thực hiện công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ tại Công ty cổ phần EcoIT
• 2.5. TIỂU KẾT CHƯƠNG 2
• 3. CHƯƠNG 3: NHẬN XÉT VÀ ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ LẬP HỒ SƠ VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ECOIT
• 3.1. Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ Công ty Cổ phần EcoIT
• 3.2. Lãnh đạo cần quan tâm và nâng cao trình độ của nhân viên. Xây dựng và ban hành văn bản quy chế về công tác văn thư
• 3.3. Tăng cường tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ
• 3.4. Ban hành danh mục hồ sơ. Đầu tư cơ sở vật chất, đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư
• 3.5. Tăng cường kiểm tra, đánh giá về công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ
• 3.6. TIỂU KẾT CHƯƠNG 3
• TÀI LIỆU THAM KHẢO

Tóm tắt

I. Hồ sơ tài liệu

Hồ sơ tài liệu là một phần không thể thiếu trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Theo PGS Vương Đình Quyền, hồ sơ được định nghĩa là một tập văn bản có liên quan đến một vấn đề, sự việc hay một người trong quá trình giải quyết vấn đề đó. Hồ sơ không chỉ đơn thuần là tài liệu mà còn là chứng cứ cho các hoạt động của cơ quan. Việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ là một quy trình quan trọng, giúp đảm bảo thông tin được lưu giữ một cách có hệ thống và dễ dàng truy cập khi cần thiết. Hồ sơ tài liệu cần được phân loại rõ ràng để phục vụ cho việc quản lý và khai thác thông tin hiệu quả.

1.1. Định nghĩa và phân loại hồ sơ

Hồ sơ có thể được phân loại thành ba loại chính: hồ sơ công việc, hồ sơ nguyên tắc và hồ sơ nhân sự. Hồ sơ công việc là tập hợp các văn bản liên quan đến một vấn đề cụ thể, trong khi hồ sơ nguyên tắc bao gồm các văn bản quy phạm pháp luật. Hồ sơ nhân sự chứa đựng thông tin về cá nhân, như hồ sơ cán bộ hay hồ sơ học sinh. Việc phân loại hồ sơ giúp cho việc quản lý và tìm kiếm thông tin trở nên dễ dàng hơn.

II. Quy trình giao nộp hồ sơ

Quy trình giao nộp hồ sơ tại công ty EcoIT được thực hiện theo các bước cụ thể nhằm đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của tài liệu. Đầu tiên, hồ sơ cần được lập và sắp xếp theo đúng quy định. Sau đó, hồ sơ sẽ được nộp cho bộ phận lưu trữ để tiến hành kiểm tra và xác nhận. Việc giao nộp hồ sơ không chỉ đơn thuần là một thủ tục hành chính mà còn là một phần quan trọng trong việc quản lý thông tin của công ty. Điều này giúp đảm bảo rằng tất cả các tài liệu quan trọng đều được lưu giữ một cách an toàn và có thể truy cập khi cần thiết.

2.1. Các bước trong quy trình giao nộp

Quy trình giao nộp hồ sơ bao gồm các bước như lập hồ sơ, kiểm tra tính chính xác của hồ sơ, và cuối cùng là nộp hồ sơ cho bộ phận lưu trữ. Mỗi bước đều có vai trò quan trọng trong việc đảm bảo rằng hồ sơ được quản lý một cách hiệu quả. Việc thực hiện đúng quy trình này không chỉ giúp bảo vệ thông tin mà còn nâng cao hiệu quả làm việc của nhân viên trong công ty.

III. Tài liệu cần thiết

Tài liệu cần thiết cho việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ tại công ty EcoIT bao gồm các văn bản quy phạm pháp luật, hướng dẫn nghiệp vụ và các tài liệu liên quan đến hoạt động của công ty. Những tài liệu này không chỉ giúp cho việc lập hồ sơ trở nên dễ dàng hơn mà còn đảm bảo rằng các quy trình được thực hiện theo đúng quy định của pháp luật. Việc có đầy đủ tài liệu cần thiết sẽ giúp cho nhân viên có thể thực hiện công việc một cách hiệu quả và chính xác.

3.1. Các loại tài liệu cần thiết

Các loại tài liệu cần thiết bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, hướng dẫn nghiệp vụ và các tài liệu liên quan đến hoạt động của công ty. Những tài liệu này đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo rằng quy trình lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ được thực hiện một cách chính xác và hiệu quả. Việc có đầy đủ tài liệu sẽ giúp cho nhân viên có thể thực hiện công việc một cách thuận lợi hơn.