CHƯƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN 1. Hồ sơ Trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức hình thành nên một khối lượng tài liệu khá phong phú, đa dạng, khối tài liệu đó được tập hợp theo vấn đề, sự việc, thời gian, địa điểm hoặc một số đặc trưng khác thành những hồ sơ phản ánh chức năng, nhiệm vụ của đơn vị, cơ quan. Theo PGS Vương Đình Quyền: “Hồ sơ là một tập văn bản ( hoặc một văn bản) có liên quan về một vấn đề, sự việc hay một người hình thành trong quá trình giải quyết vấn đề, sự việc đó hoặc được kết hợp lại do có những điểm giống nhau về hình thức, như cùng loại văn bản, cùng tác giả, cùng thời gian ban hành”. [11;309] Theo nghị định 30/2020/NĐ-CP ban hành ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính Phủ về công tác văn thư thì khái niệm hồ sơ được định nghĩa như sau: “Hồ sơ là tập hợp các văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi, chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân”[8;2] Theo Luật lưu trữ 2011: “Hồ sơ là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng , nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân”[7;2] Nhìn chung, các khái niệm đều có đặc điểm chung là đều là một tập các giấy tờ, văn bản tài liệu được hình thành trong quá trình giải quyết vấn đề, giải quyết công việc.
Theo khái niệm chung về hồ sơ ở trên thì ở các cơ quan, tổ chức trong quá trình hoạt động thường hình thành 3 loại hồ sơ: Hồ sơ công việc: Là tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề 6 Luan van một sự việc hoặc có cùng đặc trưng như: tên loại, tác giả, .hình thành trong quá trình giải quyết công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị. Hồ sơ nguyên tắc: là tập hợp các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hướng dẫn về từng mặt công tác nghiệp vụ nhất định dùng làm căn cứ pháp lý, tra cứu khi giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân. Hồ sơ nhân sự: là một tập văn bản, tài liệu có liên quan về một cá nhân( hồ sơ đảng viên, hồ sơ cán bộ, hồ sơ học sinh). Các loại hồ sơ công việc, nhân sự, nguyên tắc hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân, đóng vai trò cung cấp nguồn thông tin bằng văn bản, nâng cao hiệu suất, chất lượng công tác của cán bộ, giúp cơ quan, đơn vị quản lý mọi tài liệu được chặt chẽ.Lập hồ sơ Tại cuốn Lý luận và phương pháp công tác văn thư của PGS Vương Đình Quyền định nghĩa khái niệm lập hồ sơ: “ Là quá trình tập hợp, sắp xếp văn bản, tài liệu thành hồ sơ trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc theo nguyên tắc và phương pháp qui định”[11;309 ] Theo khoản 11, điều 2, Luật lưu trữ 2011 giải thích thuật ngữ lập hồ sơ như sau: “ Là việc tập hợp , sắp xếp tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định”[7;2] Theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ban hành ngày 05/03/2020 về công tác văn thư.
Tại khoản 15, Điều 3 có định nghĩa: “Lập hồ sơ là việc tập hợp, sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định” [8;2] Như vậy, lập hồ sơ có thể hiểu là việc tập hợp, sắp xếp các văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân theo những nguyên tắc như: theo trình tự giải quyết công việc hoặc theo số thứ tự của văn bản hoặc theo thời gian ban hành văn bản….để phục vụ cho việc quản lý, tra tìm khai thác thông tin trong hồ sơ, tài liệu một cách dễ dàng. Vị trí, ý nghĩa của việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan 1.Vị trí Lập hồ sơ là khâu cuối cùng của công tác văn thư. Công tác văn thư có nhiều khâu, nhiều việc. Trong quá trình giải quyết công việc, văn bản tài liệu hình thành ra bao gồm văn bản đi, văn bản đến, những giấy tờ hình thành trong quá trình giải quyết công việc phải được lưu giữ lại, sau đó tiến hành phân loại, sắp xếp để lập thành hồ sơ.
Lập hồ sơ là khâu quan trọng cuối cùng của công tác văn thư được thực hiện sau khi sự việc, vấn đề đề cập trong văn bản đã giải quyết xong. Đối với doanh nghiệp, lập hồ sơ cũng có vị trí quan trọng, là khâu quan trọng không chỉ đối với công tác văn thư mà còn quan trọng trong công tác thực hiện dịch vụ cho khách hàng và từ đó quản lý, cung cấp những tài liệu cần thiết cho Ban lãnh đạo và khách hàng khi cần. Trong đó, hồ sơ phản ánh trung thực, đầy đủ hoạt động của vụ việc, tạo căn cứ chính xác để giải quyết nhanh chóng, đúng đắn cho công ty và mỗi cá nhân trong công ty. Hồ sơ là minh chứng phục vụ cho công tác thanh tra, kiểm tra và phản ánh đầy đủ hoạt động điều hành quản lý của công ty.
Lập hồ sơ là mắt xích gắn liền công tác thực hiện dịch vụ cho khách hàng và có ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng hoàn thành công việc của nhân viên trong công ty, cũng như phục vụ cho việc lưu trữ hồ sơ được dễ dàng, tiện lợi.Tác dụng Không chỉ đối với mọi cơ quan, tổ chức, mà ở doanh nghiệp, công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ đều có tác dụng rất hữu ích và điển hình như: * Nâng cao hiệu suất và chất lượng công tác của nhân viên. Trong một công ty, nếu công văn, giấy tờ trong quá trình giải quyết được sắp xếp và phân loại một cách khoa học, cụ thể là được lập hồ sơ theo từng vấn đề, sự việc phản ánh chức năng nhiệm vụ của từng cơ quan, cá nhân liên quan đến vụ việc, vấn đề giải quyết, nó sẽ giúp cho các nhân viên và Ban Giám đốc 8 Luan van tìm kiếm tài liệu được nhanh chóng, đầy đủ, nghiên cứu vấn đề được hoàn chỉnh, đề xuất ý kiến và giải quyết công việc có căn cứ xác đáng và kịp thời. Do đó, góp phần nâng cao được hiệu suất và chất lượng công tác của từng nhân viên nói riêng, của công ty nói chung. * Giúp công ty quản lý tài liệu được chặt chẽ Mỗi khi văn bản được lập thành hồ sơ, sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho ban lãnh đạo và nhân viên công ty theo dõi và nắm chắc thành phần, nội dung và khối lượng văn bản của công ty mình, biết được những hồ sơ tài liệu nào cần phải bảo quản chu đáo, nắm bắt, phát hiện được những văn bản bị phân tán, thất lạc hoặc mất mát do cho mượn tuỳ tiện, giữ gìn được bí mật thông tin khách hàng.
* Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ Việc giao nộp tài liệu phải trên cơ sở hồ sơ chứ không phải là tài liệu riêng lẻ. Đó là một yêu cầu bắt buộc. Vì công tác lập hồ sơ ở công ty hiện hành nếu làm được tốt tức là đã bước đầu sắp xếp khoa học và xác định được thời hạn, giá trị của văn bản. Trên cơ sở đó, nhân viên đảm nhiệm nhiệm vụ văn thư dễ dàng lựa chọn những văn bản có giá trị pháp lý để giao nộp vào lưu trữ được hoàn chỉnh.
Đồng thời, sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho nhân viên lưu trữ làm tốt công tác, tránh được những khó khăn, phức tạp trong việc lập hồ sơ, phân loại, xác định giá trị pháp lý của tài liệu ., do đó mà nâng cao được hiệu suất và chất lượng công tác lưu trữ, có thể đáp ứng kịp thời và đầy đủ các yêu cầu về nghiên cứu, sử dụng tài liệu của ban lãnh đạo, nhân viên trong công ty. Ngoài 3 tác dụng điển hình trên, thì việc sử dụng nguồn thông tin chặt chẽ này góp phần để tra tìm khoa học, thực hiện, giải quyết các công việc của các cá nhân. Là minh chứng để Tổng giám đốc để đưa ra những phương pháp, cách thức, quyết định đúng đắn khi làm việc, bên cạnh đó tài liệu, văn bản được lập hồ sơ đầy đủ, hoàn chỉnh sẽ hỗ trợ cho công tác lưu trữ, là nguồn thông tin quan trọng để tra tìm, khai thác, cung cấp cho khách hàng.Yêu cầu của lập hồ sơ Hồ sơ lập ra phải đáp ứng được những yêu cầu sau: 1.Hồ sơ được lập phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị đúng công việc mà cá nhân chủ trì giải quyết Mục đích mỗi loại văn bản là khác nhau như: Loại để thi hành, giải quyết, có loại để chỉ đạo, hướng dẫn, có loại để báo cáo, hoặc để biết, để tham khảo. Vì vậy, cần phải lựa chọn những loại tài liệu phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của các doanh nghiệp, đơn vị để lập hồ sơ nhằm phục vụ cho công tác trước mắt và công tác nghiên cứu lâu dài về sau.
Cụ thể, hồ sơ cơ quan được lập ra phải phản ánh đúng chức năng và nhiệm vụ của từng doanh nghiệp và đơn vị công tác, vì đây là những giấy tờ được hình thành chủ yếu là trong quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Đây có thể là hồ sơ được doanh nghiệp lập thành hoặc những hồ sơ nhận từ bên ngoài. Những loại không phản ánh chức năng, nhiệm vụ của doanh nghiệp, đơn vị, phòng ban, loại gửi đến để biết thì không cần lập hồ sơ. Thông tin về hồ sơ phải được biên mục đầy đủ và chính xác.
Văn bản, tài liệu trong mỗi hồ sơ phải đầy đủ, hoàn chỉnh, có giá trị pháp lí, có mối liên hệ chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của vấn đề, sự việc hoặc trình tự giải quyết công việc Tài liệu hồ sơ trong doanh nghiệp phải thu thập đầy đủ, hoàn chỉnh và có giá trị pháp lý.