CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ HOẠT ĐỘNG LOGISTICS CỦA DOANH NGHIỆP BÁN LẺ 1. Tổng quan chung về hoạt động Logistics của doanh nghiệp 1. Khái niệm hoạt động Logistics của doanh nghiệp Hiện nay, trên thế giới có rất nhiều khái niệm về hoạt động Logistics của doanh nghiệp và vẫn chưa thể thống nhất được chúng. Sau đây là một vài định nghĩa tiêu biểu nhất: Theo Hội đồng Quản lý dịch vụ logistics quốc tế (The Council of Logistics Management): “Logistics là một phần của quá trình cung cấp dây chuyền bao gồm lập kế hoạch, tổ chức thực hiện, kiểm soát hiệu quả, lưu thông hiệu quả và lưu giữ các loại hàng hóa, dịch vụ và có liên quan đến thông tin từ điểm khởi đầu của quá trình sản xuất đến các điểm tiêu thụ cuối cùng để đáp ứng nhu cầu của khách hàng.” Trong cuốn An Integrated Approach to Logistics Management của viện: “Hoạt động Logistics là việc quản lý sự vận động và lưu giữ của nguyên vật liệu vào trong doanh nghiệp, của hàng hoá trong lúc sản xuất tại doanh nghiệp và hàng thành phẩm đi ra khỏi doanh nghiệp.” Theo tài liệu của Liên hợp quốc trong Khóa đào tạo quốc tế về vận tải đa phương thức và quản lý Logistics, Đại học Ngoại Thương, T10/2002: “Logistics là hoạt động quản lý quá trình lưu chuyển nguyên vật liệu qua các khâu lưu kho, sản xuất cho tới tay người tiêu dùng theo yêu cầu của khách hàng.” Theo Mashou tác giả cuốn Logistics and Supply Chain Management: “Logistics là quá trình tối ưu hóa về vị trí lưu trữ và chu chuyển các tài nguyên (các yếu tố đầu vào) từ điếm sản xuất đầu tiên là nhà cung cấp, qua nhà sản xuất, người bán buôn, bán lẻ đến tay người tiêu dùng cuối cùng, thông qua hàng loạt các hoạt động kinh tế.” Theo quan điểm 5 right: “Logistics là quá trình cung cấp sản phẩm đến đúng vị trí, đúng sản phẩm, đúng chất lượng vào đúng thời điểm với điều kiện và chi phí phù hợp cho khách hàng tiêu dùng sản phẩm.” Dựa vào một số khái niệm trên, ta có thể kết luận rằng hoạt động Logistics của doanh nghiệp chính là hoạt động quản lý dòng lưu chuyển của nguyên vật liệu trải qua rất nhiều khâu như mua sắm, lưu kho, sản xuất ra sản phẩm, đóng gói bao bì sản phẩm và phân phối tới tay người tiêu dùng cuối cùng.
Mục đích giảm tối đa chi phí phát sinh trong thời gian ngắn nhất trong quá trình vận động 3 Downloaded by Hoc Vu (vuchinhhp7@gmail.com) lOMoARcPSD|22494962 của nguyên vật liệu phục vụ sản xuất cũng như phân phối hàng hoá một cách kịp thời. Vai trò của hoạt động logistics đối với doanh nghiệp Đối với các doanh nghiệp hoạt động logistics có vai trò rất to lớn. Hoạt động Logistics là nguồn động lực để các doanh nghiệp đổi mới và tạo ra cơ hội để tăng cường năng lực hoạt động trong bối cảnh hội nhập toàn cầu. * Hoạt động logistics đóng vai trò giải quyết các yếu tố đầu vào lẫn đầu ra của doanh nghiệp một cách hiệu quả, góp phần giảm bớt chi phí hoạt động của doanh nghiệp, nâng cao năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp.
Theo thống kê của một số tổ chức nghiên cứu về Logistics, ở các nước phát triển chi phí cho hoạt động logistics chiếm tới khoảng 10-13% GDP, và ở các nước đang phát triển là khoảng 15-20%. Qua đó, có thể thấy chi phí hoạt động Logistics chiếm một phần không nhỏ trong nền kinh tế nói chung và là một phần quan trọng của các doanh nghiệp nói riêng. Nhờ có hoạt động logistics mà quá trình chu chuyển nguyên vật liệu, hàng hóa, dịch vụ của doanh nghiệp sẽ linh hoạt và tối ưu hơn, giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt chi phí và nâng cao năng lực cạnh tranh của mình. Doanh nghiệp cần chủ động trong việc lựa chọn nguồn cung cấp nguyên liệu, thiết kế mẫu mã, tìm hiểu công nghệ sản xuất, tìm kiếm thị trường tiêu thụ.
Cũng cần chú ý đến việc lên kế hoạch sản xuất hợp lý, quản lý hàng tồn kho và giao hàng theo đúng thời gian với tổng chi phí thấp nhất. * Hoạt động logistics đóng vai trò hỗ trợ nhà quản lý doanh nghiệp ra quyết định chính xác trong kinh doanh. Trong quá trình sản xuất kinh doanh, nhà quản lý phải giải quyết nhiều vấn đề khó khăn như nguồn nguyên liệu cung ứng, thời điểm nào cần bổ sung nguồn nguyên liệu và bổ sung số lượng bao nhiêu, lựa chọn phương tiện và hành trình, kho bãi chứa hàng,. cho đến việc đảm bảo các yếu tố giao hàng đúng thời gian, địa điểm (Just in time).
Lúc này, vai trò của hoạt động logistics là rất cần thiết vì nó cho phép nhà quản lý kiểm soát và ra quyết định chính xác về các vấn đề nêu trên để giảm tối đa chi phí phát sinh đảm bảo hiệu quả trong hoạt động sản xuất kinh doanh. * Hoạt động logistics còn hỗ trợ cho hoạt động Marketing của doanh nghiệp, đặc biệt là chiến lược Marketing 4P. Hoạt động logistics giúp nâng cao giá trị sản phẩm/dịch vụ thỏa mãn khách hàng khi được giao đến đúng thời hạn, địa điểm. Điều này phản ánh ý nghĩa của chữ P trong Place trong mô hình Marketing hỗn hợp 4P.
4 Downloaded by Hoc Vu (vuchinhhp7@gmail. Nội dung và phân loại hoạt động logistics cơ bản của doanh nghiệp 1. Nội dung hoạt động Logistics cơ bản của doanh nghiệp a. Mua sắm nguyên vật liệu Mua sắm nguyên vật liệu là bước đầu tiên của hoạt động logistics trong doanh nghiệp.
Hoạt động này có vai trò rất quan trọng đối với hệ thống hoạt động Logistics của doanh nghiệp. Các hoạt động trong khâu mua sắm nguyên, vật liệu gồm có: tìm nguồn cung, xây dựng kế hoạch yêu cầu và thực hiện kế hoạch mua sắm vật tư, tổ chức vận chuyển, nhập kho, lưu kho, bảo quản và cung cấp cho người sử dụng, quản lý hệ thống thông tin có liên quan lập kế hoạch và kiểm soát hàng tồn kho, tận dụng phế liệu, phế phẩm. Hoạt động mua hàng (Purchasing) và hoạt động thu mua (Procurement) là hai thuật ngữ được dùng trong quá trình mua sắm nguyên vật liệu. Hoạt động mua hàng bao gồm việc mua nguyên vật liệu, máy móc, thiết bị… để phục vụ hoạt động.
Trong khí đó, hoạt động thu mua mở rộng hơn so với mua hàng, mang tính chiến lược cao hơn. Quản lý hoạt động dự trữ Quản lý dự trữ hàng (Kho hàng) là một phần của hoạt động Logisitcs nhằm quản lý việc dự trữ nguyên vật liệu, bán thành phẩm và hàng hóa trong hoạt động sản xuất và lưu thông trên thị trường. Mục đích của hoạt động quản lý vật tư, nguyên vật liệu là đảm bảo cho sản xuất, lưu thông được diễn ra liên tục, ổn định và hiệu quả, cân đối cung cầu thị trường và đề phòng rủi ro. Các nhiệm vụ, công việc liên quan đến quản lý kho hàng trong hoạt động logistics bao gồm: thiết lập mạng lưới kho và chọn vị trí đặt kho; bố trí, thiết kế cấu trúc kho bãi và lắp đặt các thiết bị, phương tiện cất trữ; định vị, phân loại hàng hóa , lập danh mục thanh lý hàng không đạt tiêu chuẩn chất lượng; tổ chức việc xuất, nhập, lưu kho, kiểm kê hàng hóa và điều chỉnh sự chênh lệch (nếu có); đảm bảo an toàn cho hàng hóa, người lao động, phòng ngừa trộm cắp, cháy nổ.
Doanh nghiệp luôn phải giải quyết câu hỏi liệu nên dự trữ bao nhiêu hàng hóa cho vừa đủ, cần phải lên kế hoạch dự trữ sao cho phù hợp với từng thời điểm tránh tình trạng tồn kho quá lớn. Để quản trị hoạt động dự trữ tốt thì đòi hỏi phải có kiến thức nhất định về chi phí dự trữ cũng như hệ thống thiết bị dự trữ, các kênh phân phối, vận tải… c. Hoạt động vận tải Có thể nói logistics là tổng hợp của nhiều hoạt động, nhưng vận tải chính là khâu đóng vai trò chủ chốt của hoạt động logistics, thực hiện công tác vận 5 Downloaded by Hoc Vu (vuchinhhp7@gmail.com) lOMoARcPSD|22494962 chuyển và phân phát hàng hóa đúng hạn, an toàn, đảm bảo khối lượng và chất lượng. Một số công việc chính trong hoạt động vận tải gồm có: lựa chọn người vận chuyển; thuê phương tiện vận tải; kiểm soát quá trình vận chuyển; giao nhận và bốc xếp hàng hóa và xử lý trường hợp mà hàng hóa bị hư hỏng, mất mát trong quá trình vận chuyển.
Chi phí hoạt động vận tải thường chiếm hơn 1/3 tổng chi phí cho hoạt động logistics. Hầu như tất cả các doanh nghiệp đều mong muốn cung ứng sản phẩm đến tay người tiêu dùng đảm bảo yếu tố đúng thời gian, địa điểm và với chi phí tối ưu. Có như vậy, họ mới giảm được lượng hàng tồn kho, nâng cao hiệu quả sản xuất và từ đó giảm đáng kể chi phí cho hoạt động logistics. Hoạt động phân phối hàng hóa Hoạt động phân phối chính là sự đại diện cho dòng hàng hóa di chuyển của một doanh nghiệp.
Một kênh phân phối hiệu quả trong hệ thống logistics có thể giúp doanh nghiệp giảm thiểu những chi phí phát sinh không cần thiết. Phân phối là quá trình cung cấp hàng hóa cho người tiêu dùng hoặc giữa doanh nghiệp với doanh nghiệp, bao gồm các hoạt động vận chuyển, lưu kho, thực hiện đơn hàng, đóng gói hàng hóa. Hoạt động phân phối liên quan đến việc chuẩn bị hàng hóa từ vị trí lưu trữ và vận chuyển tới nhà sản xuất hoặc nhà cung cấp hoặc điểm bán hàng. Vì vậy, có thể coi phân phối là hoạt động quan trọng gắn liền với logistics.
Phân loại hoạt động Logistics Người ta thường phân loại hoạt động logistics theo các loại hình dịch vụ. Theo Nghị định 140/2007/NĐ-CP, có những loại hình dịch vụ logistics như sau: “1. Các dịch vụ logistics chủ yếu, bao gồm: (a) Dịch vụ bốc xếp hàng hóa, bao gồm cả hoạt động bốc xếp container; (b) Dịch vụ kho bãi và lưu giữ hàng hóa, bao gồm cả hoạt động kinh doanh kho bãi container và kho xử lý nguyên liệu, thiết bị; (c) Dịch vụ đại lý vận tải, bao gồm cả hoạt động đại lý làm thủ tục hải quan và lập kế hoạch bốc dỡ hàng hóa; (d) Dịch vụ bổ trợ khác, bao gồm cả hoạt động tiếp nhận, lưu kho và quản lý thông tin liên quan đến vận chuyển và lưu kho hàng hóa trong suốt cả chuỗi lô-gi-stíc; hoạt động xử lý lại hàng hóa bị khách hàng trả lại, hàng hóa tồn kho, hàng hóa quá hạn, lỗi mốt và tái phân phối hàng hóa đó; hoạt động cho thuê và thuê mua container. Các dịch vụ logistics liên quan đến vận tải, bao gồm: (a) Dịch vụ vận tải đường biển; 6 Downloaded by Hoc Vu (vuchinhhp7@gmail.com) lOMoARcPSD|22494962 (b) Dịch vụ vận tải thủy nội địa; (c) Dịch vụ vận tải hàng không; (d) Dịch vụ vận tải đường sắt; (e) Dịch vụ vận tải đường bộ.