Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong bối cảnh hội nhập kinh tế quốc tế và toàn cầu hóa, hoạt động nhập khẩu đóng vai trò quan trọng trong việc cân đối cung cầu thị trường nội địa, đặc biệt đối với những mặt hàng mà sản xuất trong nước chưa đáp ứng đủ nhu cầu. Tại Việt Nam, ngành y dược và thiết bị y tế có đặc thù phụ thuộc lớn vào nguồn cung quốc tế; theo số liệu năm 2019 được tác giả dẫn chứng, gần 55% nhu cầu dược phẩm trong nước phải cung ứng thông qua nhập khẩu (trong đó có tỷ trọng lớn là biệt dược gốc/patent drug) và khoảng 90% trang thiết bị y tế phải nhập khẩu từ nước ngoài.

Công ty TNHH Dược phẩm Ngọc Quý được thành lập từ năm 2013, hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh, phân phối bán buôn, bán lẻ dược phẩm, thiết bị y tế và thực phẩm chức năng tại khu vực phía Bắc. Sau 7 năm hoạt động (tính đến thời điểm nghiên cứu năm 2020), công ty vẫn là doanh nghiệp tương đối trẻ trong ngành, đối mặt với sự cạnh tranh gay gắt từ hơn 57.000 nhà thuốc và các đơn vị cung ứng dược phẩm trên cả nước. Hoạt động nhập khẩu của công ty bộc lộ nhiều điểm nghẽn: thiếu hụt hiểu biết sâu về thủ tục quốc tế, thị trường nhập khẩu còn hẹp (chủ yếu tập trung tại Singapore), phương thức thanh toán đơn điệu, các điều khoản hợp đồng thiếu chặt chẽ, cùng các sai sót trong chứng từ dẫn đến tình trạng hàng hóa thường bị phân vào luồng vàng hoặc luồng đỏ tại cơ quan hải quan, làm kéo dài thời gian lưu kho và tăng chi phí. Do đó, việc hoàn thiện quy trình nhập khẩu là yêu cầu cấp thiết nhằm tối ưu hóa chi phí, rút ngắn thời gian giao hàng và nâng cao năng lực cạnh tranh.

Văn bản xác định rõ mục tiêu và các nhiệm vụ nghiên cứu:

  • Mục tiêu nghiên cứu: Giúp công ty hoàn thiện quy trình nhập khẩu hàng hóa.

  • Nhiệm vụ nghiên cứu:

    1. Thu thập, điều tra các thông tin liên quan tới hoạt động và quy trình nhập khẩu hiện tại của công ty.
    2. Đưa ra các ý kiến đánh giá về quy trình nhập khẩu của công ty (kết quả đạt được và hạn chế tồn tại).
    3. Đề xuất các giải pháp và kiến nghị cụ thể nhằm hoàn thiện quy trình nhập khẩu của doanh nghiệp.

  • Đối tượng nghiên cứu: Quy trình nhập khẩu hàng hóa và các vấn đề phát sinh trong quy trình nhập khẩu tại doanh nghiệp.

  • Phạm vi nghiên cứu:

    • Không gian: Công ty TNHH Dược phẩm Ngọc Quý.
    • Thời gian: Tập trung phân tích dữ liệu thực tế giai đoạn 2016 – 2019, định hướng giải pháp giai đoạn 2020 – 2025.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận vận dụng lý luận thương mại quốc tế và nghiệp vụ ngoại thương trong quản lý hoạt động nhập khẩu hàng hóa, liên hệ trực tiếp với các quy định pháp luật hiện hành của Nhà nước Việt Nam về quản lý dược phẩm và thủ tục hải quan:

  • Quy định cấp phép nhập khẩu dược phẩm chuyên ngành trực thuộc quản lý của Cục Quản lý Dược – Bộ Y tế.
  • Luật Hải quan và các quy định quản lý rủi ro thông quan điện tử (phân luồng xanh, vàng, đỏ).
  • Các điều kiện thương mại quốc tế (chủ yếu là điều kiện CIF và FOB) cùng phương thức thanh toán quốc tế (Điện chuyển tiền T/T, Thư tín dụng L/C).

Phương pháp nghiên cứu được tác giả sử dụng bao gồm: phương pháp quan sát thực tế, thu thập thông tin và số liệu thứ cấp nội bộ doanh nghiệp, phương pháp thống kê mô tả, phân tích định tính, so sánh đối chiếu số liệu qua các năm và phương pháp tổng hợp, suy luận logic. Dữ liệu sử dụng trong bài nghiên cứu được trích xuất từ báo cáo thường niên, sổ sách của Phòng Tài chính - Kế toán, Phòng Kinh doanh – Xuất nhập khẩu và Phòng Hành chính – Nhân sự của Công ty TNHH Dược phẩm Ngọc Quý trong giai đoạn 2016 – 2019, kết hợp với các thông tin thương mại xuất nhập khẩu ngành dược năm 2019.

Nội dung chính theo từng chương

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY DƯỢC PHẨM NGỌC QUÝ

Chương này trình bày lịch sử hình thành, cơ cấu tổ chức bộ máy, năng lực hoạt động và các yếu tố ảnh hưởng đến quy trình nhập khẩu của công ty:

  • Thông tin doanh nghiệp: Công ty TNHH Dược phẩm Ngọc Quý thành lập ngày 10/06/2013 theo giấy phép của Sở Kế hoạch và Đầu tư TP. Hà Nội, trụ sở tại Hoàng Mai, Hà Nội; người đại diện pháp luật là Giám đốc Phạm Đình Quý. Ngành nghề kinh doanh chính là bán lẻ thuốc, dụng cụ, thiết bị y tế (mã G4772), bên cạnh bán buôn thực phẩm, máy móc y tế và đồ dùng gia đình.
  • Tình hình kinh doanh giai đoạn 2016 – 2019: Sau năm 2016 gặp khó khăn do biến động vĩ mô (100 đồng doanh thu chỉ thu về 0,04 đồng lợi nhuận sau thuế), công ty phục hồi trong giai đoạn 2017 – 2018 với tỷ suất lợi nhuận sau thuế đạt 1,43% (năm 2017) và 1,51% (năm 2018).
  • Cơ cấu nhân sự và tổ chức: Mô hình tổ chức gồm Ban Giám đốc (3 người), Phòng Kinh doanh – Xuất nhập khẩu (tăng từ 4 người năm 2017 lên 6 người năm 2019), Phòng Tài chính – Kế toán (4 người), Phòng Hành chính – Nhân sự (5 người năm 2019), Phòng Quản lý chất lượng (4 người), Phòng Kế hoạch tổng hợp (5 người) và Bộ phận bán hàng (31 người năm 2019). Tổng nhân sự tăng từ 51 người (2017) lên 58 người (2019). Lực lượng lao động có độ tuổi từ 18–30 tuổi chiếm ưu thế (57%–59%), nhân sự trình độ đại học đạt 24/58 người (năm 2019).
  • Quy mô vốn: Tổng nguồn vốn năm 2019 đạt 112.844 triệu đồng, trong đó nợ phải trả là 83.801 triệu đồng (nợ ngắn hạn chiếm 71.817 triệu đồng) và vốn chủ sở hữu đạt 29.843 triệu đồng (vốn đầu tư chủ sở hữu 27.000 triệu đồng).
  • Các yếu tố tác động: Văn bản phân tích các nhân tố bên trong (con người, năng lực tài chính với chi phí quản trị phát triển hệ thống trên 3.000 triệu đồng/năm) và các nhân tố bên ngoài (chính sách pháp luật chuyên ngành, cơ chế cấp phép trong vòng 20 ngày của Bộ Y tế, quy định hải quan và cơ sở hạ tầng logistics cảng biển).
Chỉ tiêu cơ cấu lao động Năm 2017 Năm 2018 Năm 2019
Tổng số nhân sự (Người) 51 54 58
Phân theo độ tuổi:
- Từ 18 đến 30 tuổi 29 (57%) 31 (57%) 34 (59%)
- Từ 31 đến 45 tuổi 18 (35%) 19 (35%) 19 (33%)
- Trên 45 tuổi 4 (8%) 4 (8%) 5 (8%)
Phân theo trình độ:
- Đại học 19 21 24
- Cao đẳng 15 16 18
- Trung cấp 7 5 6
- Lao động phổ thông 10 12 10

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG QUY TRÌNH NHẬP KHẨU CỦA CÔNG TY TNHH DƯỢC PHẨM NGỌC QUÝ GIAI ĐOẠN 2017 — 2019

Chương 2 đi sâu vào thực trạng nghiệp vụ nhập khẩu của công ty qua 5 bước chính cùng các kết quả tài chính liên quan:

  • Danh mục và thị trường hàng nhập khẩu: Công ty tập trung nhập khẩu 3 nhóm: Thuốc viên (chiếm sản lượng lớn nhất như Glucosamin, Eganin, Panadol, Borinik, Antibio, Vitamin 3B; riêng năm 2018 tiêu thụ 45.780 hộp), Thuốc ống (Diclofenax, K-cort, Novocain 3%) và Dịch truyền (Gingerlattat, Alvesin, Vitaflex). Thị trường nhập khẩu chính là Singapore (chiếm gần 76% kim ngạch qua các nhà cung cấp JMS Singapore, Zuellig Pharma, Menicon), thị trường Đức và Pháp chiếm hơn 24% còn lại.
  • Kim ngạch và kết quả kinh doanh: Kim ngạch nhập khẩu năm 2017 đạt 213.378 triệu đồng, năm 2018 tăng 7,66% so với 2017 và năm 2019 tăng 8,69% so với 2018. Lợi nhuận trước thuế từ hàng nhập khẩu tăng trưởng lần lượt 38,60% (2018/2017) và 41,78% (2019/2018), tỷ suất lợi nhuận trên chi phí tăng từ 2,0% (2017) lên 2,6% (2018) và 3,4% (2019).
Chỉ tiêu tài chính nhập khẩu Năm 2017 Năm 2018 Năm 2019 So sánh 2018/2017 (%) So sánh 2019/2018 (%)
Kim ngạch nhập khẩu (Triệu đồng) 213.378 — — +7,66% +8,69%
Tăng trưởng lợi nhuận trước thuế — — — +38,60% +41,78%
Tăng trưởng tổng chi phí — — — +7,78% +8,29%
Tỷ suất lợi nhuận trên chi phí (%) 2,0% 2,6% 3,4% — —
  • Phân tích các bước trong quy trình nhập khẩu tại công ty:
    1. Nghiên cứu môi trường kinh doanh: Phòng Kinh doanh – Xuất nhập khẩu thu thập thông tin thứ cấp qua mạng internet, báo đài và phản hồi từ các đại lý; chưa có nguồn dữ liệu khảo sát chính thức.
    2. Đàm phán và ký kết hợp đồng: Chủ yếu thực hiện gián tiếp qua email, thư tín thương mại, điện thoại hoặc fax theo điều kiện CIF. Các điều khoản về bồi thường, khiếu nại, sự cố bất khả kháng thường được quy định chung chung, chưa cụ thể hóa mức phạt và trách nhiệm.
    3. Thực hiện hợp đồng: Xin giấy phép nhập khẩu tại Cục Quản lý Dược (Bộ Y tế); chuẩn bị bộ chứng từ gồm 16 loại giấy tờ (tờ khai hải quan, hợp đồng, hóa đơn thương mại, vận tải đơn B/L, bảng kê chi tiết packing list, C/O, chứng nhận lưu hành tự do CFS, chứng nhận GMP, tiêu chuẩn chất lượng, nhãn gốc và nhãn phụ tiếng Việt...). Hàng hóa thường bị xếp vào luồng Vàng hoặc luồng Đỏ do tính chất ngành dược và lịch sử từng khai báo sai sót, chậm nộp thuế quá 7 ngày dẫn đến phát sinh chi phí lưu kho cảng.
    4. Thực hiện thủ tục thanh toán: Phòng Kế toán thực hiện bằng phương thức Điện chuyển tiền trả sau (T/T after delivery) sau khi nhận hàng 1 tuần, thông qua bộ chứng từ gửi ngân hàng.
    5. Thanh lý hợp đồng: Nghiệm thu hàng hóa, thanh lý đúng hạn hoặc phát sinh đàm phán giải quyết thiếu hàng, hư hỏng.
  • Biện pháp đã áp dụng và tồn tại: Công ty đã bước đầu thuê ngoài một số khâu logistics thông qua Công ty Logistics Safway và Công ty vận chuyển Colombus Việt Nam khi phát sinh các lô hàng theo điều kiện FOB. Tuy nhiên, vẫn tồn tại tình trạng quá tải nhân sự tại phòng Xuất nhập khẩu lúc cao điểm, hợp đồng thiếu chặt chẽ, thanh toán đơn điệu và tiến độ thông quan nhận hàng chậm.

CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUY TRÌNH NHẬP KHẨU CỦA CÔNG TY TNHH DƯỢC PHẨM NGỌC QUÝ

Chương này đề ra mục tiêu phát triển và hệ thống giải pháp, kiến nghị cụ thể:

  • Mục tiêu giai đoạn 2020 – 2025: Duy trì nguồn hàng ổn định từ Singapore; mở rộng nhập khẩu trực tiếp từ thị trường Pháp và Đức; mở rộng danh mục sang thiết bị chăm sóc sức khỏe gia đình (máy đo huyết áp, thiết bị theo dõi người già) và thực phẩm chức năng; phấn đấu kim ngạch năm 2020 tăng 10% đạt mức 300 tỷ đồng; đến năm 2025 làm chủ hoàn toàn quy trình nhập khẩu không phụ thuộc thuê ngoài.
  • Bốn nhóm giải pháp đề xuất trực tiếp:
    1. Đầu tư nghiên cứu thị trường và chiến lược: Thành lập tổ chuyên trách nghiên cứu thị trường và dự báo nhu cầu độc lập, áp dụng kỹ thuật dự báo theo chu kỳ và lượng tồn kho để lập kế hoạch nhập khẩu định kỳ, giảm áp lực cho phòng Xuất nhập khẩu.
    2. Nâng cao tính chặt chẽ của hợp đồng thương mại: Xây dựng khung hợp đồng chuẩn tắc, quy định chi tiết các điều khoản bồi thường thiệt hại, mức phạt vi phạm, cơ quan trọng tài và thủ tục giải quyết khiếu nại, có sự tham vấn của luật sư thương mại trước khi ký kết văn bản.
    3. Đa dạng hóa phương thức thanh toán: Đào tạo nhân viên kế toán áp dụng linh hoạt phương thức chuyển tiền trả trước và Thư tín dụng (L/C), sử dụng hiệu quả nguồn vốn kinh doanh ngoại tệ.
    4. Đẩy nhanh tiến độ thông quan và nhận hàng: Nâng cao chuyên môn pháp luật hải quan cho nhân sự, kiểm soát kỹ tính chuẩn xác của 16 loại chứng từ y tế, theo dõi chặt chẽ tiến độ nộp thuế và thủ tục hoàn thuế, thiết lập hợp đồng nguyên tắc dài hạn với các đơn vị vận tải nội địa uy tín.
  • Hệ thống kiến nghị:
    • Kiến nghị với doanh nghiệp: Tăng cường cơ chế phối hợp liên phòng ban; cải thiện nguồn vốn lưu động (giữ lại lợi nhuận, khai thác vốn chiếm dụng hợp pháp từ thanh toán trả chậm của đối tác); đào tạo ngoại ngữ, tin học và kỹ năng đàm phán cho nhân viên.
    • Kiến nghị với Nhà nước: Phân loại quỹ tín dụng hỗ trợ xuất nhập khẩu phù hợp với quy mô doanh nghiệp vừa và nhỏ; thành lập trung tâm thông tin thị trường quốc tế theo chuyên ngành; đẩy mạnh số hóa, đơn giản hóa và minh bạch quy trình phân luồng hải quan điện tử.

Kết quả và đóng góp

  • Kết quả nghiên cứu thực tiễn: Khóa luận đã hệ thống hóa toàn diện quy trình 5 bước nhập khẩu dược phẩm thực tế tại Công ty TNHH Dược phẩm Ngọc Quý, phản ánh chính xác các số liệu kinh doanh giai đoạn 2017 – 2019 với kim ngạch nhập khẩu tăng trưởng 7,66% (2018) và 8,69% (2019), tỷ suất lợi nhuận trên chi phí duy trì từ 2,0% đến 3,4%.
  • Đóng góp về giải pháp: Đưa ra giải pháp tổ chức nhân sự chuyên trách cho khâu nghiên cứu thị trường, chuẩn hóa 16 loại chứng từ khai báo hải quan y tế và đề xuất bổ sung phương thức thanh toán L/C bên cạnh phương thức chuyển tiền T/T truyền thống để chuẩn bị cho kế hoạch mở rộng thị trường sang Đức và Pháp.
  • Giá trị thực tiễn đối với đơn vị thực tập: Cung cấp cho Ban Giám đốc công ty bức tranh rõ nét về các điểm nghẽn trong khâu hải quan và hợp đồng thương mại, đưa ra định hướng cụ thể nhằm đạt mục tiêu kim ngạch 300 tỷ đồng và tự chủ nghiệp vụ vào năm 2025.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế của nghiên cứu: Do giới hạn thời gian thực tập và nguồn dữ liệu tiếp cận, các phân tích về đối tác tại thị trường châu Âu (Đức, Pháp) mới dừng ở mức định hướng tiềm năng, chưa có số liệu khảo sát chi phí và điều kiện giao nhận chi tiết từ các nhà cung cấp mới. Nguồn dữ liệu thị trường thu thập phần lớn là thông tin thứ cấp.
  • Hướng phát triển đề tài: Các nghiên cứu tiếp theo có thể mở rộng đánh giá hiệu quả chi phí khi áp dụng thực tế phương thức thanh toán L/C so với T/T trong nhập khẩu dược phẩm, hoặc xây dựng mô hình đánh giá rủi ro pháp lý trong hợp đồng thương mại quốc tế ngành y tế.

Giá trị tham khảo

Báo cáo chuyên đề này là tài liệu tham khảo hữu ích cho sinh viên chuyên ngành Quản trị Kinh doanh Quốc tế, Kinh tế Đối ngoại và Logistics khi nghiên cứu về nghiệp vụ xuất nhập khẩu ngành hàng có điều kiện (dược phẩm, thiết bị y tế). Các nội dung đáng chú ý gồm:

  • Danh mục chi tiết 16 loại chứng từ trong bộ hồ sơ hải quan nhập khẩu dược phẩm (Bảng 2.6).
  • Quy trình kiểm hóa, phân luồng hải quan và nghiệp vụ xử lý lệnh giao hàng (D/O) tại cảng biển.
  • Phương pháp phân tích cơ cấu nhân sự, tài chính và quy trình đàm phán hợp đồng ngoại thương tại một doanh nghiệp thương mại dược phẩm quy mô vừa và nhỏ.

Câu hỏi thường gặp

1. Công ty Dược phẩm Ngọc Quý chủ yếu nhập khẩu thuốc từ quốc gia nào trong giai đoạn 2017 – 2019?
Trong giai đoạn 2017 – 2019, công ty nhập khẩu gần 76% lượng hàng từ thị trường Singapore qua các đối tác quen thuộc là JMS Singapore, Zuellig Pharma và Menicon. Hơn 24% còn lại được nhập từ thị trường Đức và Pháp đối với các loại biệt dược hoặc đơn đặt hàng đặc thù.

2. Bộ chứng từ khai hải quan đối với mặt hàng dược phẩm của công ty gồm những loại giấy tờ gì?
Căn cứ Bảng 2.6 trong văn bản, bộ chứng từ bao gồm: 02 bản tờ khai hải quan, 02 bản phụ lục tờ khai, 01 bản hợp đồng mua bán, 01 bản giấy phép nhập khẩu (Cục Quản lý Dược cấp), 01 bản Packing list, 01 bản Invoice, 01 bản Vận tải đơn (B/L), 01 bản Giấy giới thiệu, 02 bản Tờ khai trị giá tính thuế, 01 bản Lệnh giao hàng (D/O), 01 bản C/O, 01 bản Công văn chứng từ gốc, 01 bộ Chứng nhận sản phẩm dược (GMP), 01 bộ Tiêu chuẩn và phương pháp kiểm tra chất lượng, 01 bộ Nhãn gốc kèm hướng dẫn sử dụng nước ngoài và 02 bộ Nhãn phụ kèm hướng dẫn sử dụng tiếng Việt.

3. Tại sao hàng hóa nhập khẩu của công ty thường bị phân vào luồng Vàng hoặc luồng Đỏ?
Nguyên nhân chủ yếu do dược phẩm là mặt hàng chịu sự quản lý chuyên ngành nghiêm ngặt của Nhà nước về chất lượng và cấp phép. Đồng thời, công ty từng có tiền lệ khai báo sai, thiếu chứng từ trong hồ sơ hải quan hoặc nộp thuế chậm quá thời hạn quy định (quá 7 ngày), dẫn đến việc bị ghi nhận lịch sử quản lý rủi ro chưa tốt trên hệ thống thông tin cảng.

4. Phương thức thanh toán quốc tế công ty đang sử dụng là gì và có hạn chế nào?
Công ty chủ yếu sử dụng phương thức Điện chuyển tiền trả sau (T/T after delivery) sau khi nhận hàng 1 tuần. Hạn chế của phương thức này là chỉ áp dụng thuận lợi với các đối tác truyền thống có độ tin cậy cao tại Singapore; khi mở rộng sang các đối tác mới tại Đức và Pháp, các nhà cung cấp nước ngoài khó chấp nhận rủi ro để người mua nắm toàn bộ quyền chủ động thanh toán.

5. Mục tiêu kinh doanh và kim ngạch nhập khẩu của công ty giai đoạn 2020 – 2025 được xác định như thế nào?
Công ty đặt mục tiêu nâng kim ngạch nhập khẩu năm 2020 tăng 10% đạt mức 300 tỷ đồng, mở rộng nhập khẩu sang thị trường Pháp, Đức và bổ sung các sản phẩm thiết bị y tế gia đình, thực phẩm chức năng. Tầm nhìn đến năm 2025 là tự chủ toàn bộ quy trình nhập khẩu và trở thành một trong những nhà cung cấp dược phẩm hàng đầu tại khu vực phía Bắc.

Kết luận

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp của tác giả Nguyễn Huy Đạt đã phản ánh chi tiết thực trạng quy trình nhập khẩu dược phẩm tại Công ty TNHH Dược phẩm Ngọc Quý giai đoạn 2017 – 2019. Bằng việc phân tích cụ thể 5 bước nghiệp vụ ngoại thương gắn liền với các số liệu tài chính, nhân sự và danh mục chứng từ chuyên ngành, tác giả đã chỉ rõ các điểm nghẽn về nghiên cứu thị trường, đàm phán hợp đồng, phân luồng hải quan và phương thức thanh toán. Hệ thống giải pháp và kiến nghị được xây dựng có tính ứng dụng thực tiễn cao, hỗ trợ doanh nghiệp từng bước hoàn thiện quy trình vận hành và hiện thực hóa mục tiêu tăng trưởng trong giai đoạn 2020 – 2025.