Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong nền kinh tế thị trường tại Việt Nam, hoạt động đấu thầu nói chung và đấu thầu mua sắm hàng hóa nói riêng diễn ra sôi nổi. Theo số liệu của Bộ Kế hoạch và Đầu tư, trong giai đoạn 2019–2021, các gói thầu mua sắm tăng trưởng đồng thời về cả số lượng lẫn quy mô ngân sách, kéo theo sự cải thiện về năng lực của các nhà thầu cung cấp hàng hóa trên thị trường. Đồng thời, giai đoạn 2019–2021 chịu tác động từ đại dịch Covid-19, dẫn đến sự đứt gãy cục bộ chuỗi cung ứng vật tư, thiết bị và thiết lập lại mặt bằng giá nguyên vật liệu tại Việt Nam cũng như trên toàn cầu. Điều này làm gia tăng mức độ cạnh tranh giữa các nhà cung ứng thiết bị điện, đòi hỏi các doanh nghiệp phải nâng cao năng lực lập hồ sơ và hoàn thiện chiến lược dự thầu.

Công ty Cổ phần EXTEX Việt Nam (thành lập năm 2013) là doanh nghiệp hoạt động đa ngành, trong đó lĩnh vực trọng tâm và thế mạnh cốt lõi là nhà thầu cung cấp vật tư thiết bị ngành điện. Dù đạt được sự tăng trưởng về doanh thu và quy mô trúng thầu qua các năm, doanh nghiệp vẫn bộc lộ những hạn chế trong công tác tham dự thầu mua sắm hàng hóa, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả kinh doanh và khả năng mở rộng thị trường dài hạn. Do đó, việc nghiên cứu và hoàn thiện công tác tham dự thầu mua sắm hàng hóa tại Công ty Cổ phần EXTEX Việt Nam là yêu cầu cấp thiết.

Khóa luận xác định mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu cụ thể như sau:

  1. Hệ thống hóa cơ sở lý luận và khung pháp lý về đấu thầu và công tác tham dự thầu mua sắm hàng hóa của doanh nghiệp.
  2. Phân tích, đánh giá thực trạng công tác tham dự thầu mua sắm hàng hóa tại Công ty Cổ phần EXTEX Việt Nam giai đoạn 2019–2021, nhận diện kết quả đạt được, các mặt hạn chế và nguyên nhân cốt lõi.
  3. Đề xuất hệ thống giải pháp và kiến nghị thực tiễn nhằm nâng cao khả năng thắng thầu mua sắm hàng hóa của Công ty Cổ phần EXTEX Việt Nam đến năm 2025.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài:

  • Đối tượng nghiên cứu: Công tác tham dự thầu mua sắm hàng hóa của doanh nghiệp.
  • Phạm vi không gian: Hoạt động tham dự thầu cung cấp vật tư thiết bị điện của Công ty Cổ phần EXTEX Việt Nam, tập trung tại thị trường Hà Nội và một số tỉnh lân cận (như Hưng Yên).
  • Phạm vi thời gian: Thu thập và phân tích dữ liệu thực tế giai đoạn 2019–2021; định hướng giải pháp ứng dụng đến năm 2025.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận xây dựng hệ thống cơ sở lý thuyết dựa trên các chuẩn mực pháp lý và quản trị mua sắm hiện hành:

  • Khái niệm và bản chất: Tiếp cận khái niệm đấu thầu và đấu thầu mua sắm hàng hóa theo Khoản 25 và Điều 4 Luật Đấu thầu số 43/2013/QH13, Luật Thương mại 2005, và Quy định mẫu về đấu thầu mua sắm hàng hóa của Ủy ban Liên Hợp Quốc về Luật Thương mại Quốc tế (UNCITRAL). Bản chất đấu thầu mua sắm hàng hóa được xác định là quan hệ mua bán hàng hóa đa chủ thể, cạnh tranh công khai, minh bạch nhằm tối ưu hóa chi phí và đảm bảo tiến độ, chất lượng.
  • Hình thức và phương thức lựa chọn nhà thầu: Hệ thống hóa 6 hình thức lựa chọn nhà thầu theo Luật Đấu thầu 2013 và Nghị định số 63/2014/NĐ-CP (Đấu thầu rộng rãi, Đấu thầu hạn chế, Chào hàng cạnh tranh, Chỉ định thầu, Mua sắm trực tiếp, Tự thực hiện) cùng 4 phương thức đấu thầu (Một giai đoạn một túi hồ sơ, Một giai đoạn hai túi hồ sơ, Hai giai đoạn một túi hồ sơ, Hai giai đoạn hai túi hồ sơ).
  • Quy định quản lý chi phí và dự toán: Căn cứ Thông tư số 09/2019/TT-BXD và Nghị định số 10/2021/NĐ-CP về quản lý chi phí đầu tư xây dựng để làm rõ các thành phần chi phí trong dự toán gói thầu mua sắm vật tư, thiết bị.
  • Hệ thống chỉ tiêu đánh giá công tác tham dự thầu: Tỷ lệ số lượng gói thầu trúng thầu, tỷ lệ giá trị trúng thầu hàng năm, chỉ tiêu lợi nhuận, thị phần và uy tín doanh nghiệp (theo định nghĩa của Tổ chức Sở hữu Trí tuệ Thế giới - WIPO), chất lượng hàng hóa, thời gian lập hồ sơ dự thầu và mức độ chính xác của thông tin thu thập.

Phương pháp nghiên cứu được tác giả triển khai trong khóa luận bao gồm:

  • Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp: Thu thập số liệu tài chính (Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh), hồ sơ pháp lý, các bộ Hồ sơ mời thầu (HSMT), Hồ sơ dự thầu (HSDT) và quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu lưu trữ tại Phòng Quản lý dự án, Phòng Hành chính - Nhân sự của EXTEX giai đoạn 2019–2021.
  • Phương pháp thống kê mô tả và so sánh: Tổng hợp, phân loại dữ liệu theo tiêu chí thời gian, hình thức đấu thầu, chủ đầu tư, giá trị trúng thầu nhằm đánh giá xu hướng biến động và hiệu quả tham dự thầu.
  • Phương pháp phân tích tình huống (Case study): Đi sâu mổ xẻ chi tiết 2 gói thầu điển hình đã tham gia năm 2020 gồm 1 gói trúng thầu (Gói thầu số 05) và 1 gói trượt thầu (Gói thầu số 03) để chỉ ra các yếu tố quyết định thành công hoặc thất bại trong thực tế.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Cơ sở lý luận về công tác tham dự thầu mua sắm hàng hóa

Chương 1 hệ thống hóa toàn diện các khái niệm, đặc điểm và vai trò của đấu thầu mua sắm hàng hóa đối với chủ đầu tư, nhà thầu và nền kinh tế. Tác giả phân tích các đặc trưng nổi bật hiện nay như xu hướng mua sắm tập trung và đấu thầu qua mạng thông qua Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia.

Chương này chuẩn hóa quy trình tham dự thầu mua sắm hàng hóa của nhà thầu qua 6 bước: (1) Tìm hiểu, thu thập thông tin và đánh giá chung về HSMT; (2) Mua và phân tích chi tiết HSMT; (3) Lập HSDT (bao gồm hồ sơ pháp lý, đề xuất kỹ thuật, đề xuất tài chính); (4) Phê duyệt nội bộ; (5) Nộp HSDT và tham dự mở thầu; (6) Thương thảo, hoàn thiện và ký kết hợp đồng. Về tiêu chí đánh giá HSDT, tác giả phân tích hai phương pháp đánh giá kỹ thuật chính là phương pháp chấm điểm (thang điểm 100 hoặc 1.000, điểm tối thiểu thường từ 70–80%) và phương pháp đánh giá đạt/không đạt. Đồng thời, chương 1 phân tích các nhóm nhân tố ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả dự thầu gồm nhân tố chủ quan (thương hiệu, năng lực tài chính, nguồn nhân lực, năng lực cạnh tranh của sản phẩm) và nhân tố khách quan (khung chính sách pháp luật, sự ủng hộ của chủ đầu tư, đối thủ cạnh tranh, diễn biến thị trường và thông tin đấu thầu).

Chương 2: Thực trạng công tác tham dự thầu mua sắm hàng hóa tại Công ty Cổ phần EXTEX Việt Nam giai đoạn 2019-2021

Chương 2 trình bày tổng quan về Công ty Cổ phần EXTEX Việt Nam (vốn điều lệ 20 tỷ đồng; cơ cấu nhân sự gồm 64 người với 23 nhân sự quản lý, điều hành, hỗ trợ và 41 công nhân trực tiếp sản xuất). Danh mục sản phẩm chủ lực bao gồm: công tơ và đồng hồ Vol-Ampe Gelex Emic, máy cắt Recloser, cầu dao LBS, tủ RMU, cầu dao phụ tải, dao cách ly, cầu chì tự rơi, chống sét van, sứ cách điện, cáp điện nhập khẩu và hợp tác từ các thương hiệu Gelex, EMIC, Điện Quang, ABB, Schneider Electric, Mitsubishi.

Tác giả phân tích thực trạng hoạt động kinh doanh và năng lực tham dự thầu qua các dữ liệu tài chính, nhân sự và danh mục hợp đồng đã ký kết.

Tiêu chí Năm 2019 Năm 2020 Năm 2021
Số lượng gói thầu trúng 23 gói 37 gói 53 gói
Tổng giá trị trúng thầu 61,5 tỷ đồng 199,0 tỷ đồng > 489,0 tỷ đồng
Tổng tài sản 39,114 tỷ đồng ~ 57,114 tỷ đồng > 61,000 tỷ đồng
Doanh thu bán hàng và CCDV ~ 80,108 tỷ đồng Tăng trưởng mạnh Tăng gấp đôi so với 2019
Lợi nhuận sau thuế ~ 3,721 tỷ đồng Tăng 624 triệu đồng Tăng 360 triệu đồng

(Nguồn: Tổng hợp từ Báo cáo tài chính và Báo cáo Phòng Quản lý dự án EXTEX giai đoạn 2019–2021)

Chương 2 đi sâu phân tích cơ cấu khách hàng là các Công ty Điện lực trực thuộc Tổng công ty Điện lực TP. Hà Nội (như Điện lực Gia Lâm, Quốc Oai, Thanh Xuân, Phú Xuyên, Mỹ Đức, Sơn Tây, Thanh Oai, Đông Anh, Hoàng Mai, Hai Bà Trưng, Hoàn Kiếm, Hà Đông, Nam Từ Liêm) và Công ty Điện lực Hưng Yên.

Điểm nhấn của chương là việc phân tích thực tế 2 trường hợp cụ thể:

  1. Gói thầu trúng thầu (Gói thầu số 05): "Phụ kiện cách điện trung thế các loại. Mua sắm vật tư thiết bị điện các loại cho công tác sản xuất kinh doanh năm 2020". Tác giả trình bày chi tiết thông tin gói thầu, bảng phân công lập HSDT, danh mục hàng hóa chào thầu, nhân sự chủ chốt và thông báo trúng thầu.
  2. Gói thầu trượt thầu (Gói thầu số 03): "Mua sắm vật tư thiết bị phục vụ các công trình ĐTXD năm 2020". Phân tích chỉ rõ nguyên nhân thất bại xuất phát từ việc tính toán giá thầu chưa tối ưu so với đối thủ và hồ sơ đề xuất kỹ thuật chưa đáp ứng sát các yêu cầu chi tiết của bên mời thầu.

Đánh giá chung về thực trạng tham dự thầu của công ty:

  • Kết quả đạt được: Tỷ lệ trúng thầu tăng liên tục; doanh thu và quy mô gói thầu mở rộng; xây dựng được mạng lưới đối tác cung cấp thiết bị uy tín.
  • Hạn chế: Nguồn nhân lực chuyên trách đấu thầu còn mỏng, cán bộ kiêm nhiệm nhiều khâu; công tác thu thập, phân tích thông tin đối thủ cạnh tranh chưa có tính hệ thống; tiến độ lập HSDT đôi khi bị dồn ứ thời gian; chiến lược giá dự thầu chưa thực sự linh hoạt khi giá vật tư đầu vào biến động.
  • Nguyên nhân: Thiếu quy chế đào tạo nghiệp vụ đấu thầu định kỳ, quy trình phối hợp liên phòng ban (Dự án, Kỹ thuật, Mua hàng, Kế toán) chưa đồng bộ và hệ thống lưu trữ dữ liệu giá thị trường chưa hoàn thiện.

Chương 3: Một số giải pháp nhằm nâng cao khả năng thắng thầu mua sắm hàng hóa của Công ty Cổ phần EXTEX Việt Nam đến năm 2025

Dựa trên định hướng phát triển của EXTEX đến năm 2025, chương 3 đề xuất 6 nhóm giải pháp cụ thể:

  1. Nâng cao năng lực tài chính: Quản trị dòng tiền, tăng cường thu hồi công nợ từ các hợp đồng đã bàn giao, cơ cấu nguồn vốn hợp lý nhằm đáp ứng các tiêu chí bảo lãnh dự thầu và dòng tiền lưu động cho các gói thầu quy mô lớn.
  2. Nâng cao trình độ và năng lực cho nhân sự: Tách bạch chức năng chuyên môn của bộ phận lập thầu thuộc Phòng Quản lý dự án; tổ chức tập huấn chuyên sâu về Luật Đấu thầu và kỹ năng thao tác đấu thầu qua mạng.
  3. Đưa ra giá thầu hợp lý, linh hoạt: Hoàn thiện phương pháp lập dự toán gói thầu theo Thông tư 09/2019/TT-BXD và Nghị định 10/2021/NĐ-CP; thiết lập mạng lưới nhà cung ứng gốc để nhận mức chiết khấu tốt nhất, dự phòng rủi ro biến động giá nguyên vật liệu.
  4. Tăng cường đầu tư công nghệ mới, máy móc thiết bị phục vụ sản xuất: Nâng cấp dây chuyền gia công cơ khí và lắp ráp thiết bị trung/hạ thế tại nhà máy nhằm giảm chi phí sản xuất, nâng cao chất lượng sản phẩm đáp ứng tiêu chuẩn kỹ thuật khắt khe.
  5. Mở rộng liên danh, liên kết đấu thầu: Chủ động hợp tác liên danh với các doanh nghiệp sản xuất, chế tạo lớn trong và ngoài nước khi tham dự các gói thầu có yêu cầu kỹ thuật phức tạp hoặc quy mô tài chính vượt năng lực độc lập.
  6. Nâng cao danh tiếng và uy tín công ty thông qua bộ phận Marketing: Tăng cường hoạt động quảng bá thương hiệu, cập nhật năng lực kinh nghiệm trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia và duy trì chăm sóc khách hàng sau bán hàng.

Kết quả và đóng góp

Khóa luận đạt được các kết quả nghiên cứu cụ thể:

  • Dữ liệu định lượng thực tế: Phản ánh bức tranh tăng trưởng của EXTEX giai đoạn 2019–2021 khi số lượng gói thầu trúng thầu tăng từ 23 gói (năm 2019) lên 37 gói (năm 2020) và đạt 53 gói (năm 2021); giá trị trúng thầu tăng từ 61,5 tỷ đồng lên hơn 489 tỷ đồng; tổng tài sản tăng từ 39,114 tỷ đồng lên hơn 61 tỷ đồng.
  • Hệ thống hóa quy trình nghiệp vụ: Mô tả chi tiết quy trình dự thầu, lập đề xuất kỹ thuật - tài chính và ma trận phân công trách nhiệm lập HSDT tại một doanh nghiệp cung ứng vật tư thiết bị điện.
  • Đóng góp giải pháp ứng dụng: Khóa luận không dừng lại ở lý thuyết mà phân tích nguyên nhân thành công/thất bại qua 2 gói thầu thực tế (Gói 05 và Gói 03 năm 2020), từ đó đưa ra 6 nhóm giải pháp đồng bộ về tài chính, nhân lực, kỹ thuật và chiến lược giá dự thầu có giá trị thực tiễn đối với ban lãnh đạo CTCP EXTEX Việt Nam đến năm 2025.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế: Dữ liệu nghiên cứu thực tế giới hạn trong giai đoạn 2019–2021, tập trung chủ yếu vào các gói thầu mua sắm vật tư thiết bị điện trung và hạ thế của các đơn vị điện lực khu vực miền Bắc. Khóa luận chưa khảo sát sâu mảng dự án công nghiệp ngoài ngành điện lực và khu vực tư nhân.
  • Hướng nghiên cứu tiếp: Mở rộng nghiên cứu quy trình đấu thầu qua mạng theo các thông tư hướng dẫn mới; nghiên cứu chiến lược liên danh tham gia các gói thầu EPC quy mô lớn và các dự án năng lượng tái tạo, trạm biến áp cao thế trong giai đoạn tiếp theo.

Giá trị tham khảo

  • Đối tượng sử dụng: Sinh viên, học viên các ngành Quản lý dự án, Kinh tế đầu tư, Quản trị kinh doanh; cán bộ phụ trách công tác đấu thầu, phòng kinh doanh, phòng quản lý dự án tại các doanh nghiệp cung ứng thiết bị công nghiệp và thiết bị điện.
  • Phần nội dung giá trị: Bảng quy trình phân công lập HSDT; phương pháp lập đề xuất kỹ thuật và đề xuất tài chính; hồ sơ thực tế minh họa của gói thầu trúng thầu (Gói 05) và gói thầu trượt thầu (Gói 03) tại chương 2.

Câu hỏi thường gặp

1. Công ty Cổ phần EXTEX Việt Nam có quy mô vốn và cơ cấu tổ chức như thế nào trong giai đoạn nghiên cứu?
Theo dữ liệu khóa luận, EXTEX có vốn điều lệ 20 tỷ đồng do bà Đỗ Thị Minh Xuân làm Chủ tịch HĐQT kiêm Tổng Giám đốc. Tổng số cán bộ công nhân viên là 64 người, bao gồm 23 nhân sự thuộc khối quản lý, điều hành, hỗ trợ sản xuất và 41 công nhân trực tiếp tham gia sản xuất tại nhà máy.

2. Kết quả trúng thầu của EXTEX giai đoạn 2019–2021 có sự biến động như thế nào?
Kết quả tham dự thầu của công ty tăng trưởng qua từng năm: năm 2019 trúng 23 gói thầu với tổng giá trị 61,5 tỷ đồng; năm 2020 trúng 37 gói thầu đạt 199 tỷ đồng; năm 2021 trúng 53 gói thầu với tổng giá trị đạt trên 489 tỷ đồng.

3. EXTEX cung cấp các dòng sản phẩm chủ lực nào trong các gói thầu mua sắm thiết bị điện?
Các sản phẩm chính gồm: công tơ và đồng hồ Vol-Ampe Gelex Emic; biến dòng hạ thế, trung thế Gelex Emic; máy cắt Recloser; cầu dao LBS, SOG; tủ RMU; cầu dao phụ tải, dao cách ly, cầu chì tự rơi; chống sét van; đầu cáp; sứ cách điện và phụ kiện đường dây.

4. Hai gói thầu thực tế nào được tác giả sử dụng làm ví dụ phân tích sâu trong chương 2?
Tác giả phân tích Gói thầu số 05 (trúng thầu) về "Phụ kiện cách điện trung thế các loại phục vụ SXKD năm 2020" và Gói thầu số 03 (trượt thầu) về "Mua sắm vật tư thiết bị phục vụ các công trình ĐTXD năm 2020", qua đó làm rõ sự khác biệt về lập đề xuất kỹ thuật và phương án giá thầu.

5. Tác giả đề xuất bao nhiêu nhóm giải pháp để nâng cao khả năng thắng thầu của công ty đến năm 2025?
Khóa luận đề xuất 6 nhóm giải pháp: Nâng cao năng lực tài chính; Nâng cao trình độ nhân sự; Đưa ra giá thầu hợp lý, linh hoạt; Đầu tư công nghệ và máy móc sản xuất; Mở rộng liên danh, liên kết đấu thầu; Nâng cao uy tín qua hoạt động Marketing.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Dương Thị Hồng Chuyên đã hệ thống hóa cơ sở lý luận về đấu thầu mua sắm hàng hóa và phản ánh thực trạng tham dự thầu tại Công ty Cổ phần EXTEX Việt Nam giai đoạn 2019–2021. Bằng việc phân tích số liệu tài chính, danh mục gói thầu và các tình huống trúng - trượt thầu điển hình, tác giả đã chỉ rõ các điểm nghẽn trong khâu lập hồ sơ và năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp. Hệ thống 6 giải pháp được đề xuất mang tính thực tiễn cao, hỗ trợ đắc lực cho định hướng nâng cao tỷ lệ thắng thầu của EXTEX đến năm 2025.