chương 1 giúp sinh viên nhận thức rõ khái niệm, nhận dạng được môn tổ chức sự kiện, nội dung tổ chức sự kiện. Qua đó, nhận thức được ý nghĩa xã hội của hoạt động tổ chức sự kiện. Hơn nữa, phần này còn đề cập tới 8 thị trường tổ chức sự kiện ở Việt Nam, thực trạng hoạt động cung ứng và triển vọng của thị trường này. Mục tiêu: - Trình bày được khái niệm, đặc điểm tổ chức sự kiện, các loại hình sự kiện, những yếu tố ảnh hưởng tới tổ chức sự kiện; - Nêu được các yếu tố ảnh hưởng đến tổ chức sự kiện; - Xác định được các yếu tố tác động của sự kiện; - Phân tích được các loại hình tổ chức sự kiện; - Nghiêm túc, chủ động, tích cực trong quá trình nghiên cứu, học tập.
Nội dung chính: 1. KHÁI QUÁT VỀ HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN 1. Tổ chức sự kiện 1. Sự kiện là gì? Theo nghĩa phổ biến trong đời sống xã hội, thì sự kiện là một hiện tượng, hoặc một sự cố, biến cố mang tính chất bất thường xuất hiện.
Trong lĩnh vực tổ chức sự kiện người ta thường quan niệm: sự kiện đó là các hoạt động diễn ra trong các lĩnh vực như thể thao, thương mại, giải trí, lễ hội, hội thảo, hội nghị. Tuy nhiên, việc quan niệm hoạt động nào là “sự kiện” còn có nhiều cách hiểu khác nhau: - Có người hiểu sự kiện theo nghĩa chỉ có những hoạt động mang tính xã hội cao, với quy mô lớn, có những ý nghĩa nhất định trong đời sống kinh tế xã hội (cả tỉnh cả nước, được các phương tiện truyền thông quan tâm và đưa tin) mới được xem là sự kiện. Ví dụ các sự kiện như: hội nghị các nước nói tiếng Pháp, SEGAMES 23, cuộc thi hoa hậu toàn quốc… - Trong khi đó, có người lại hiểu “sự kiện” theo nghĩa gần với “sự việc” có nghĩa ngoài những sự kiện đương nhiên như cách hiểu nói trên, nó còn bao hàm cả những hoạt động thường mang ý nghĩa cá nhân, gia đình, hoặc cộng đồng hẹp trong đời sống xã hội thường ngày như: tang ma, đám cưới, sinh nhật, tiệc mời… Như vậy, khái quát có thể chỉ ra khái niệm về sự kiện (trong lĩnh vực tổ chức sự kiện) như sau: Sự kiện đó là các hoạt động xã hội trong lĩnh vực thương mại, kinh doanh, giải trí, thể thao, hội thảo, hội nghị, giao tiếp xã hội, các trò chơi cộng đồng, và các hoạt động khác liên quan đến lễ hội, văn hóa, phong tục- tập quán… 9 Như vậy sự kiện cần được hiểu: - Bao gồm tất cả các hoạt động như đã đề cập ở trên. - Không giới hạn về phạm vi không gian, thời gian cũng như lĩnh vực hoạt động.
- Nó có nghĩa tương đương với ý nghĩa của từ sự kiện (event) trong nghề tổ chức sự kiện (event management) của tiếng Anh. Việc nghiên cứu các nội dung tiếp theo trong tài liệu này dựa trên cách hiểu về sự kiện như đã đề cập ở trên. Khái niệm về tổ chức sự kiện Tổ chức sự kiện là một quá trình bao gồm một số hoặc toàn bộ các công việc: nghiên cứu các yếu tố ảnh hưởng; lập chương trình, kế hoạch; chuẩn bị các yếu tố cần thiết; và tổ chức tiến hành diễn biến của sự kiện trong một thời gian và không gian cụ thể để truyền đạt những thông điệp nhất định đến những người tham gia sự kiện và xã hội; nhằm đáp ứng các mục đích khác nhau của các chủ thể tham gia vào sự kiện. Các hoạt động tác nghiệp cơ bản của tổ chức sự kiện Các hoạt động tác nghiệp cơ bản, các công việc trong tổ chức sự kiện có thể đề cập một cách cụ thể hơn, bao gồm: 1.
Nghiên cứu các yếu tố ảnh hưởng, liên quan đến sự kiện; 2. Hình thành chủ đề, lập chương trình và kế hoạch tổng thể cho sự kiện; 3. Chuẩn bị tổ chức sự kiện; 4. Tổ chức đón tiếp và khai mạc sự kiện; 5.
Tổ chức điều hành các diễn biến chính của sự kiện; 6. Tổ chức phục vụ ăn uống trong sự kiện; 7. Tổ chức phục vụ lưu trú, vận chuyển trong sự kiện; 8. Tổ chức thực hiện các hoạt động phụ trợ trong sự kiện; 9.
Kết thúc sự kiện và giải quyết các công việc sau sự kiện; 10. Xúc tiến và quảng bá sự kiện; 11. Quan hệ với các nhà cung cấp dịch vụ bổ trợ sự kiện; 12. Quản trị tài chính trong tổ chức sự kiện; 13.
Dự phòng và giải quyết các sự cố trong tổ chức sự kiện; 14. Chăm sóc khách hàng; 15. Đảm bảo vệ sinh, an toàn, và an ninh trong quá trình tổ chức sự kiện… 10 1. Các thành phần tham gia trong sự kiện Một sự kiện diễn ra luôn có mặt của khách mời, nhà đầu tư sự kiện, nhà tổ chức sự kiện, giới truyền thông và cộng đồng dân cư nơi diễn ra sự kiện.
Tuy nhiên với các thành phần như trên chỉ mới xem xét ở phần diễn biến của sự kiện (phần nổi); để tiến hành một sự kiện còn có các thành phần khác như các nhà cung ứng về địa điểm tổ chức sự kiện, cung ứng các dịch vụ vận chuyển, lưu trú, ăn uống… Vì vậy trong quá trình nghiên cứu về tổ chức sự kiện cần thống nhất cách hiểu về các thành phần này. Các thành phần tham gia sự kiện: Là những tổ chức, doanh nghiệp hoặc cá nhân trực tiếp hoặc gián tiếp tham gia vào một hoặc nhiều công việc, hoạt động, diễn biến của sự kiện. Người tham gia sự kiện bao gồm các nhóm chính: - Nhà đầu tư sự kiện (bao gồm cả nhà tài trợ sự kiện); - Nhà tổ chức sự kiện (có nghĩa tương đương với doanh nghiệp tổ chức sự kiện); - Nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ tổ chức sự kiện: cung cấp dịch vụ, hàng hóa cho sự kiện do nhà tổ chức sự kiện thuê; - Khách mời (tham gia sự kiện); - Khách vãng lai tham dự sự kiện; - Chính quyền và cư dân nơi diễn ra sự kiện. Chú ý: Việc phân chia nói trên chỉ mang tính chất tương đối trong một số trường hợp nhà đầu tư sự kiện cũng có thể chính là nhà tổ chức sự kiện (tự tổ chức).
Một số sự kiện không có khách vãng lai tham dự sự kiện mà chỉ đơn thuần là khách mời, một số sự kiện ảnh hưởng và sự liên quan đến chính quyền và cư dân nơi diễn ra sự kiện không đáng kể. Đặc điểm của tổ chức sự kiện 1. Đặc điểm về sản phẩm của dịch vụ tổ chức sự kiện Có thể khẳng định rằng, đặc điểm cơ bản nhất về sản phẩm của dịch vụ tổ chức sự kiện là: Sản phẩm của tổ chức sự kiện mang tính tổng hợp cao, nó là sự kết hợp giữa hàng hoá và dịch vụ trong đó dịch vụ chiếm tỷ trọng đa số. Từ đặc điểm cơ bản nói trên, mà sản phẩm của các tổ chức sự kiện thường có các đặc điểm phổ biến của dịch vụ như: - Sản phẩm của dịch vụ tổ chức sự kiện không lưu kho - cất trữ, không vận chuyển được.
- Thời gian sản xuất và thời gian tiêu dùng thường trùng nhau. Đánh giá chất lượng sự kiện chỉ có thể thực hiện một cách chính xác sau khi sự kiện đã được tiến hành. 11 - Khách thường mua sản phẩm của nhà tổ chức sự kiện trước khi nhìn thấy (hoặc tiêu dùng) nó. - Sản phẩm không bao giờ lặp đi, lặp lại; mỗi một sản phẩm (sự kiện) gắn liền với một không gian và thời gian; gắn liền với nhà tổ chức sự kiện nhà đầu tư sự kiện trong việc phối hợp tạo ra nó.
Đặc điểm về lao động Lao động trong tổ chức sự kiện có các đặc điểm cơ bản như: - Lao động trong tổ chức sự kiện đòi hỏi tính chuyên môn hóa cao và đa dạng về ngành nghề, công việc, máy móc khó có thể thay thế con người. Lao động trong tổ chức sự kiện là lao động dịch vụ đặc thù, rất khó tự động hoá và cơ giới hoá. - Tính tổ chức, khả năng phối hợp công việc của các bộ phận trong một sự kiện đòi hỏi phải đồng bộ, nhịp nhàng nhằm đảm bảo các mục tiêu của sự kiện. - Cường độ làm việc tương đối nặng (về mặt trí óc), mang tính sự vụ, phụ thuộc rất nhiều vào tiến độ, kế hoạch của sự kiện.
- Lao động trong tổ chức sự kiện phải chịu một sức ép tâm lý tương đối lớn. Đặc điểm về vị trí và cơ sở vật chất kỹ thuật trong tổ chức sự kiện Vị trí và cơ sở vật chất kỹ thuật trong tổ chức sự kiện rất đa dạng phong phú, chúng có những yêu cầu đặc thù cho từng loại hình và quy mô của các sự kiện cụ thể. Đặc điểm về hoạt động Tính tổ chức, khả năng phối hợp công việc của các bộ phận trong tổ chức sự kiện đòi hỏi phải đồng bộ, nhịp nhàng với mục tiêu phục vụ khách với chất lượng cao nhất nhằm đáp ứng những yêu cầu, đòi hỏi của khách. Sơ lược về thị trường tổ chức sự kiện ở Việt Nam Từ trước đến nay các hoạt động này đã thường xuyên diễn ra tuy nhiên, chủ yếu do chính nhà đầu tư sự kiện trực tiếp đứng ra tổ chức.
Một số sự kiện lớn có tầm quan trọng người ta thường lập ban tổ chức, tuy nhiên trong quá trình tổ chức do hạn chế về nhiều mặt nên hiệu quả còn những hạn chế nhất định. Với các sự kiện mang tính chất văn hóa, phong tục tập quán… hoặc các sự kiện đơn giản như đám cưới, hội họp, gặp mặt… việc tổ chức không quá phức tạp, người chủ trì chỉ cần có một số kinh nghiệm nhất định cũng có thể thực hiện được. Tuy nhiên, khi điều kiện kinh tế xã hội phát triển, cùng với sự hội nhập vào kinh tế và văn hóa của nhân loại, sự tác động của các phương tiện thông tin đại chúng (đặc biệt là Internet) nhu cầu, mục tiêu của chủ đầu tư sự kiện thường 12 cao hơn rất nhiều. Ngay cả những sự kiện mang tính phổ biến và đơn giản nói trên việc tổ chức theo kinh nghiệm sẽ không đáp ứng được các yêu cầu của chủ đầu tư sự kiện, điều này đòi hỏi cần có những nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp.