Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Khóa luận tốt nghiệp "Hoạt động tổ chức sự kiện tại Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ và Truyền thông Trống Đồng" do sinh viên Nguyễn Khánh Huyền (Mã sinh viên: 1705QTVC023, lớp 1705QTVC, khóa 2017-2021) thực hiện dưới sự hướng dẫn của ThS. Trần Thị Phương Thúy tại Khoa Quản trị văn phòng, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, hoàn thành vào tháng 4 năm 2021.

Lý do chọn đề tài và bối cảnh thực tiễn

Theo trình bày của tác giả, tổ chức sự kiện là một ngành nghề đang phát triển mạnh mẽ tại Việt Nam, đóng vai trò là kênh kết nối trực tiếp khoảng cách giữa doanh nghiệp và khách hàng, đồng thời hỗ trợ quảng bá thương hiệu, thu hút đầu tư và gia tăng hiệu quả truyền thông, marketing. Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ và Truyền thông Trống Đồng (thương hiệu Trống Đồng show) là đơn vị hoạt động trong lĩnh vực tổ chức sự kiện và nghệ thuật biểu diễn âm nhạc, hướng tới mục tiêu xây dựng hệ sinh thái nghệ thuật khép kín.

Trong giai đoạn 2019-2021, nền kinh tế nói chung và ngành tổ chức sự kiện nói riêng chịu tác động tiêu cực sâu sắc từ đại dịch COVID-19 và các quy định giãn cách xã hội. Việc khảo sát hoạt động thực tế tại một doanh nghiệp cụ thể nhằm nhận diện điểm mạnh, hạn chế trong quy trình tổ chức, từ đó đề xuất giải pháp cải thiện hiệu quả vận hành và quản trị sự kiện là lý do tác giả lựa chọn đề tài này.

Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu

Văn bản xác định rõ ràng hệ thống mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu gồm:

  • Mục tiêu nghiên cứu:
    1. Phân tích, đánh giá thực trạng hoạt động tổ chức sự kiện tại Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ và Truyền thông Trống Đồng.
    2. Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác tổ chức sự kiện tại công ty.
  • Nhiệm vụ nghiên cứu:
    1. Khảo sát thực trạng hoạt động tổ chức sự kiện tại Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ và Truyền thông Trống Đồng.
    2. Đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả của hoạt động tổ chức sự kiện, đồng thời thúc đẩy sự phát triển của công ty.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

  • Đối tượng nghiên cứu: Hoạt động tổ chức sự kiện tại Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ và Truyền thông Trống Đồng.
  • Phạm vi không gian: Các cơ sở và hoạt động tổ chức sự kiện thực tế thuộc Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ và Truyền thông Trống Đồng.
  • Phạm vi thời gian: Số liệu và thực tiễn hoạt động được khảo sát trong giai đoạn từ năm 2015 đến năm 2021.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết và khái niệm sử dụng

Tác giả hệ thống hóa cơ sở lý luận từ các tài liệu học thuật chuyên ngành và văn bản quy phạm pháp luật:

  • Khái niệm sự kiện và tổ chức sự kiện: Tiếp cận định nghĩa từ Từ điển tiếng Việt, các tài liệu chuyên ngành của Lưu Văn Nghiêm (2008), Nguyễn Thị Mỹ Thanh (giáo trình Quản trị sự kiện và lễ hội), cùng các tác giả Nguyễn Mỹ Ngọc Chân, Hồ Thị Thanh Thủy.
  • Quy trình tổ chức sự kiện: Khóa luận đối chiếu hai mô hình lý thuyết:
    • Mô hình 5 giai đoạn của Nguyễn Thị Mỹ Thanh: (1) Lập kế hoạch cho sự kiện; (2) Xây dựng chiến lược marketing cho sự kiện; (3) Quản trị và triển khai thực hiện dự án sự kiện; (4) Triển khai thực hiện dự án sự kiện; (5) Kết thúc và đánh giá sự kiện.
    • Mô hình 4 bước của Cao Minh Hải: (1) Định hình sự kiện; (2) Lập kế hoạch tổ chức sự kiện; (3) Dàn dựng sự kiện; (4) Kết thúc sự kiện.
  • Phân loại sự kiện: Phân loại theo quy mô (lớn, nhỏ); theo lãnh thổ (địa phương, vùng, quốc gia, quốc tế); theo thời gian (dài ngày, ngắn ngày, thường niên, không quy luật); theo hình thức và mục đích (sự kiện kinh doanh, giáo dục khoa học, văn hóa truyền thống, âm nhạc nghệ thuật giải trí, thể thao, sự kiện chính thống của nhà nước, sự kiện truyền thông).
  • Cơ sở pháp lý về quản trị văn phòng và lưu trữ: Vận dụng các quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/03/2020 của Chính phủ về công tác văn thư và Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/04/2013 của Bộ Nội vụ hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ để chuẩn hóa quy trình lập hồ sơ, lưu trữ văn bản sau sự kiện.

Phương pháp nghiên cứu

Khóa luận sử dụng các phương pháp nghiên cứu thực tiễn và phân tích tài liệu:

  • Phương pháp thu thập và xử lý thông tin: Khai thác tư liệu từ sách, giáo trình, báo cáo, tạp chí chuyên ngành và tài liệu nội bộ doanh nghiệp.
  • Phương pháp phân tích, tổng hợp: Hệ thống hóa lý thuyết tổ chức sự kiện và phân tích tình hình kinh doanh, quy trình tổ chức thực tế.
  • Phương pháp phỏng vấn cán bộ và thu thập số liệu nội bộ: Trực tiếp thu nhận thông tin, số liệu thực tế từ cán bộ tại Văn phòng, Phòng Kinh doanh và Phòng Marketing của công ty.
  • Phương pháp quan sát và ghi chép thống kê: Theo dõi quá trình vận hành các sự kiện thực tế để rút ra nhận xét, đánh giá ưu điểm và hạn chế.

Nguồn dữ liệu

  • Dữ liệu thứ cấp: Các công trình nghiên cứu xuất bản, báo cáo điều tra của Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam (VCCI) phối hợp với Ngân hàng Thế giới (World Bank) công bố năm 2021 về tác động của đại dịch COVID-19 đối với doanh nghiệp Việt Nam.
  • Dữ liệu sơ cấp: Hồ sơ cấp phép đăng ký kinh doanh, báo cáo kết quả kinh doanh giai đoạn 2015-2020, kịch bản chương trình sự kiện và biên bản họp lưu trữ tại Văn phòng và các phòng ban chuyên môn của Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ và Truyền thông Trống Đồng.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Lý luận chung về hoạt động tổ chức sự kiện và khái quát về Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ và Truyền thông Trống Đồng

Chương 1 tập trung xây dựng nền tảng lý luận về sự kiện và giới thiệu bức tranh tổng thể về cơ cấu tổ chức, nguồn lực của doanh nghiệp được lựa chọn khảo sát.

  • Hệ thống lý luận về tổ chức sự kiện: Làm rõ bản chất sự kiện là những hoạt động tập trung có mục đích trong các lĩnh vực kinh doanh, thương mại, văn hóa, giải trí; phân tích chi tiết vai trò của sự kiện như một công cụ tiếp thị, xúc tiến thương mại, xây dựng hình ảnh thương hiệu và văn hóa doanh nghiệp.
  • Thông tin pháp lý và quy mô Công ty Trống Đồng:
    • Tên giao dịch quốc tế: Trong dong Media service trading company limited.
    • Thời gian thành lập: Ngày 08/09/2015; Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh do Sở Kế hoạch và Đầu tư cấp mã số thuế 0106981930 ngày 09/09/2015.
    • Người đại diện theo pháp luật: Ông Lỗ Trung Kiên - Giám đốc Công ty. Ban Giám đốc gồm 05 người.
    • Quy mô cơ sở: Hoạt động tại 03 địa điểm trên địa bàn thành phố Hà Nội: (1) Số 1 đường Nhuệ Giang, phường Nguyễn Trãi, quận Hà Đông; (2) Số 6 ngõ 157 Pháo Đài Láng, phường Láng Thượng, quận Đống Đa; (3) Số 4 ngõ 24 Đào Tấn, phường Cống Vị, quận Ba Đình.
  • Lĩnh vực hoạt động và cơ cấu tổ chức: Doanh nghiệp vận hành 04 mảng nghiệp vụ: Trống Đồng Arts (đào tạo thanh nhạc), Trống Đồng Media (sản xuất TVC, MV ca nhạc, thu âm), Cafe ca nhạc Trống Đồng, và Trống Đồng show (tổ chức sự kiện). Cơ cấu bộ máy chia thành 05 đơn vị chức năng: Văn phòng, Phòng Kinh doanh, Phòng Marketing, Phòng Kế toán và Phòng Kỹ thuật. Mỗi năm công ty tổ chức từ 60 đến 100 sự kiện, chủ yếu ở phân khúc quy mô vừa và nhỏ.
Đơn vị phòng ban Chức năng và nhiệm vụ chính
Văn phòng Tham mưu - tổng hợp, giúp việc - hậu cần, quản lý nhân sự, tiếp nhận và truyền đạt thông tin, điều phối quy trình làm việc, kiểm tra giám sát và lưu trữ hồ sơ tài liệu.
Phòng Marketing Nghiên cứu, dự báo thị trường; định vị thương hiệu; xây dựng chủ đề và ý tưởng sự kiện; thiết lập quan hệ truyền thông, báo chí.
Phòng Kinh doanh Tham mưu chiến lược kinh doanh; đề xuất biện pháp phát triển dịch vụ; khai thác khách hàng và ký kết hợp đồng sự kiện.
Phòng Kế toán Hạch toán nghiệp vụ kinh tế phát sinh; lập kế hoạch tài chính; quản lý doanh thu, chi phí và quyết toán hợp đồng sự kiện.
Phòng Kỹ thuật Lắp đặt âm thanh, ánh sáng, màn hình LED, bảo quản cơ sở vật chất kỹ thuật; quản lý định mức kinh tế kỹ thuật và phụ trách hậu cần kỹ thuật.

Chương 2: Hoạt động tổ chức sự kiện tại Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ và Truyền thông Trống Đồng

Chương 2 phân tích thực trạng công tác tổ chức sự kiện tại doanh nghiệp thông qua 03 nhóm loại hình sự kiện cụ thể:

1. Sự kiện kinh doanh

Mỗi năm công ty thực hiện từ 30 đến 50 sự kiện kinh doanh, gồm khai trương, tiệc kỷ niệm thành lập, sinh nhật, và các chương trình giải trí - âm nhạc.

  • Quy trình thực hiện: Gồm 03 giai đoạn:
    1. Công tác chuẩn bị: Ký hợp đồng; phân công nhiệm vụ cho Bộ phận nội dung (lên ý tưởng, kịch bản, xác định chủ đề), Bộ phận nhân sự (xác định số lượng khách mời, phân công nhân sự), Bộ phận cơ sở vật chất (địa điểm, âm thanh, ánh sáng, tiệc, phương tiện vận chuyển), Bộ phận kỹ thuật; Văn phòng lập kế hoạch chi tiết về timeline trình Giám đốc phê duyệt và làm đầu mối giám sát.
    2. Tiến hành sự kiện: Đón tiếp khách, điều hành chương trình theo kịch bản, phục vụ ăn uống, hoạt động phụ trợ (văn nghệ, bốc thăm), quản lý hậu cần và xử lý phát sinh.
    3. Kết thúc sự kiện: Tổ chức họp rút kinh nghiệm giữa ban lãnh đạo, các trưởng phòng ban, khách hàng và nhà tài trợ; thanh lý hợp đồng; thu dọn hiện trường; bàn giao và lưu trữ hồ sơ.
  • Minh họa thực tế: Kịch bản Lễ kỷ niệm "45 năm - Hành trình xây dựng niềm tin - Công ty CP Khóa Việt-Tiệp" tổ chức ngày 17/07/2019 với sự tham gia của Tổng Giám đốc Nguyễn Văn Tuấn, chương trình diễn ra từ 18h00 đến 11h30 (theo bảng phân công thời gian ghi nhận từ 6h00 đến 11h30 gồm đón khách, biểu diễn múa của Trống Đồng Arts, phát biểu khai mạc, trình chiếu video 5 phút, vinh danh khen thưởng, giao lưu đối tác và bế mạc).
  • Doanh thu sự kiện kinh doanh: Văn bản phản ánh số liệu doanh thu qua các giai đoạn:
Giai đoạn khảo sát Doanh thu ghi nhận trong văn bản Đặc điểm thực tế
2015 - 2016 85.000đ/năm Giai đoạn đầu thành lập, nguồn thu chủ yếu từ các gói sự kiện giải trí âm nhạc nhỏ, gala cuối năm.
2016 - 2019 Trên 600.000 đồng Mở rộng quy mô và loại hình sự kiện, đẩy mạnh marketing, truyền thông.
2019 - 2020 Sụt giảm đáng kể Chịu ảnh hưởng trực tiếp từ dịch bệnh COVID-19 và quy định giãn cách xã hội (dẫn chiếu khảo sát VCCI: 87,2% doanh nghiệp bị ảnh hưởng). Doanh nghiệp phải cắt giảm chi phí, giảm lương, thu hẹp số lượng sự kiện.

2. Sự kiện thường niên

Bao gồm các cuộc họp định kỳ của doanh nghiệp: họp tổng kết công tác năm, họp nội bộ từng phòng ban/bộ phận và họp chuyên môn.

  • Quy trình tổ chức hội họp:
    • Trước cuộc họp: Văn phòng xác định mục đích, gửi thông báo thành phần tham dự, chuẩn bị thời gian, địa điểm, tài liệu, dịch vụ đi kèm.
    • Trong cuộc họp: Giám đốc Lỗ Trung Kiên điều hành các cuộc họp lớn; trưởng phòng ban điều hành họp nội bộ; nhân viên thảo luận; thư ký ghi chép biên bản cuộc họp.
    • Sau cuộc họp: Đánh giá hiệu quả, thư ký tổng hợp kết luận, theo dõi triển khai công việc và lưu trữ văn bản.
  • Đặc điểm các hình thức họp:
Loại hình họp Địa điểm tổ chức Thành phần tham dự Quy mô
Họp tổng kết công tác năm Phòng họp công ty Ban lãnh đạo, trưởng các phòng ban, cá nhân liên quan, đối tác, khách mời Nhỏ (nội bộ công ty và khách mời, đối tác)
Họp nội bộ phòng ban Phòng họp hoặc phòng làm việc bộ phận Trưởng phòng ban/bộ phận và nhân sự trực thuộc Nhỏ (giới hạn trong từng phòng ban)
Họp chuyên môn Phòng họp công ty Ban lãnh đạo và đơn vị phụ trách công việc được giao, chuyên gia Nhỏ (bộ phận chuyên môn theo mục đích công việc)

3. Live show âm nhạc

Gắn liền với hoạt động đào tạo học viên của Trống Đồng Arts (học viên kết thúc khóa học biểu diễn báo cáo tốt nghiệp).

  • Quy trình tổ chức 5 bước:
    1. Bước 1: Xây dựng nguồn thông tin ban đầu: Xác định mục đích, chủ đề, quy mô, thành phần khách mời, địa điểm, dự trù ngân sách.
    2. Bước 2: Lập kế hoạch tổ chức sự kiện live show: Văn phòng phối hợp các phòng ban lập kế hoạch chi tiết theo mẫu chuẩn.
    3. Bước 3: Lấy ý kiến và chỉnh sửa kế hoạch: Trình Ban Giám đốc phê duyệt.
    4. Bước 4: Thực hiện kế hoạch: Thi công sân khấu, banner, backdrop; thuê trang phục, PG; gửi thiệp mời; tổ chức chạy thử (tổng duyệt) từ 1 đến 2 lần trước khi diễn ra chính thức; điều phối chương trình theo timeline và checklist.
    5. Bước 5: Tổng kết, đánh giá, rút kinh nghiệm: Thu dọn hiện trường, trả đồ thuê, bàn giao chứng từ thanh quyết toán và nộp lưu hồ sơ vào văn thư.
  • Minh họa thực tế: Chương trình "Live show âm nhạc kết hợp tham quan và du lịch tại Hồ Ba Bể - Bắc Kạn" diễn ra trong 2 ngày (24-25/04), kinh phí tham gia 1.150.000 đồng/người (bao gồm xe đưa đón, 4 bữa chính, 1 bữa phụ, đêm diễn giao lưu với các câu lạc bộ địa phương, đốt lửa trại, tham quan thắng cảnh).

Chương 3: Các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả của hoạt động tổ chức sự kiện tại Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ và Truyền thông Trống Đồng

Chương 3 trình bày các đánh giá thực trạng và xác định các định hướng hoàn thiện:

  • Đánh giá ưu điểm: Kế hoạch được phân công rõ ràng, quy định trách nhiệm cụ thể; kiểm tra giám sát chặt chẽ từ Văn phòng; nhân sự năng động, đóng góp ý kiến tích cực; đầu tư cơ sở vật chất kỹ thuật (máy vi tính, bàn mixer, micro, đèn chiếu sáng, sân khấu); ứng dụng công nghệ thông tin và phần mềm hỗ trợ quản trị sự kiện; tuân thủ quy trình lưu trữ hồ sơ theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP và Thông tư 04/2013/TT-BNV.
  • Đánh giá hạn chế: Ý tưởng sự kiện bị giới hạn do ràng buộc ngân sách từ khách hàng; lịch trình dễ bị xáo trộn do yếu tố khách quan (dịch bệnh, quy định giãn cách); trong các cuộc họp thường niên còn tình trạng phát biểu lan man, thiếu tập trung vào chủ đề chính; các sự kiện quy mô lớn phải thuê địa điểm ngoài làm phát sinh chi phí; công ty chưa có MC chính thức mà phải thuê ngoài làm tăng chi phí và giảm tính chủ động chuyên môn.
  • Định hướng nhóm giải pháp: Mục lục đề tài xác định 3 nhóm giải pháp chính:
    1. Nhóm giải pháp nâng cao hiệu quả tổ chức sự kiện kinh doanh.
    2. Nhóm giải pháp nâng cao hiệu quả tổ chức sự kiện thường niên.
    3. Nhóm giải pháp nâng cao hiệu quả tổ chức live show âm nhạc.

Kết quả và đóng góp

Kết quả chính

  • Khảo sát và phản ánh toàn diện hoạt động thực tế của doanh nghiệp tổ chức sự kiện với số lượng từ 60-100 sự kiện/năm, trong đó sự kiện kinh doanh chiếm 30-50 sự kiện/năm.
  • Làm rõ chức năng đầu mối của Văn phòng trong toàn bộ các khâu: lập kế hoạch timeline, điều phối nhân sự giữa các phòng Marketing - Kỹ thuật - Kế toán, kiểm soát checklist, tổ chức hậu cần và lập hồ sơ nộp lưu sau sự kiện.
  • Trích xuất dữ liệu thực tế về doanh thu sự kiện kinh doanh (giai đoạn 2015-2016 ghi nhận 85.000đ/năm; giai đoạn 2016-2019 đạt trên 600.000 đồng) và phản ánh mức độ suy giảm trong giai đoạn dịch COVID-19 năm 2019-2020 gắn với số liệu khảo sát thực tế của VCCI (87,2% doanh nghiệp bị tác động tiêu cực).

Giải pháp và kiến nghị

Căn cứ trên các hạn chế được nhận diện, nghiên cứu định hướng hoàn thiện:

  • Chuẩn hóa kịch bản và kế hoạch dự phòng rủi ro để ứng phó với sự thay đổi thời gian, địa điểm do điều kiện khách quan.
  • Cải tiến phương pháp điều hành cuộc họp nội bộ nhằm khắc phục tình trạng phân tán ý kiến, kéo dài thời gian và lệch trọng tâm thảo luận.
  • Tối ưu hóa chi phí sản xuất thông qua việc chủ động nhân sự dẫn chương trình (đào tạo MC nội bộ thay vì thuê ngoài) và kiểm soát chi phí mặt bằng khi tổ chức sự kiện bên ngoài văn phòng.
  • Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý tiến độ, đồng thời áp dụng nghiêm ngặt các quy định về công tác văn thư, lưu trữ hồ sơ sự kiện theo quy chuẩn quản trị văn phòng hiện hành.

Đóng góp của đề tài

Khóa luận đã gắn kết lý thuyết quản trị sự kiện với thực tiễn nghiệp vụ văn phòng tại một doanh nghiệp dịch vụ truyền thông quy mô nhỏ và vừa. Đề tài cung cấp các kịch bản chương trình chi tiết (kịch bản lễ kỷ niệm doanh nghiệp, lịch trình tour kết hợp biểu diễn nghệ thuật) có giá trị thực tiễn đối với công tác điều hành và quản trị sự kiện tại cơ sở.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế của đề tài: Tác giả tự nhận thức trong lời cảm đoan và mở đầu: do năng lực và thời gian nghiên cứu có hạn nên một số nội dung giải quyết vấn đề chưa thực sự logic; dữ liệu doanh thu nội bộ trong văn bản gốc được ghi chép giản lược theo số liệu thô (85.000đ và 600.000 đồng) chưa thể hiện đầy đủ các chỉ số tài chính chuyên sâu; dữ liệu nghiên cứu dừng lại ở thời điểm tháng 04/2021 khi dịch bệnh COVID-19 đang diễn biến phức tạp.
  • Hướng nghiên cứu tiếp: Mở rộng nghiên cứu đánh giá sự phục hồi và chuyển đổi mô hình tổ chức sự kiện của doanh nghiệp trong giai đoạn bình thường mới sau đại dịch; khảo sát chuyên sâu hơn về các tiêu chuẩn đo lường chất lượng dịch vụ sự kiện từ góc độ đánh giá của khách hàng.

Giá trị tham khảo

  • Đối tượng tham khảo: Sinh viên chuyên ngành Quản trị văn phòng, Quản trị dịch vụ và sự kiện, Quản trị kinh doanh, Truyền thông; cán bộ phụ trách công tác hành chính - văn phòng tại các công ty truyền thông và giải trí.
  • Nội dung có giá trị ứng dụng cao:
    • Quy trình phối hợp liên phòng ban trong công tác tổ chức sự kiện do Văn phòng làm đầu mối điều phối.
    • Hệ thống biểu mẫu, quy trình 5 bước tổ chức sự kiện biểu diễn nghệ thuật và kịch bản timeline chi tiết cho các chương trình kỷ niệm doanh nghiệp, chương trình biểu diễn kết hợp du lịch.
    • Phương pháp vận dụng các quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ (Nghị định 30/2020/NĐ-CP) vào việc quản lý hồ sơ, tài liệu sự kiện tại doanh nghiệp ngoài nhà nước.

Câu hỏi thường gặp

1. Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ và Truyền thông Trống Đồng hoạt động trên những lĩnh vực kinh doanh cụ thể nào?
Doanh nghiệp vận hành 04 lĩnh vực kinh doanh chính gồm: Trống Đồng Arts (đào tạo thanh nhạc chuyên nghiệp), Trống Đồng Media (sản xuất TVC quảng cáo, MV ca nhạc, thu âm ca khúc), Cafe ca nhạc Trống Đồng (kinh doanh dịch vụ cà phê âm nhạc), và Trống Đồng show (sản xuất và kinh doanh tổ chức sự kiện).

2. Văn phòng công ty đóng vai trò gì trong quy trình tổ chức sự kiện tại doanh nghiệp?
Văn phòng đóng vai trò trung tâm điều phối và tham mưu: chịu trách nhiệm xây dựng kế hoạch tổng thể, ban hành timeline, giám sát tiến độ chuẩn bị của các bộ phận (Nội dung, Kỹ thuật, Nhân sự, Hậu cần), trình duyệt Giám đốc, trực tiếp điều phối sự kiện theo kịch bản và tiến hành thanh quyết toán, thu thập, lập hồ sơ nộp lưu trữ sau khi kết thúc sự kiện.

3. Doanh thu từ mảng sự kiện kinh doanh của công ty được ghi nhận như thế nào trong khóa luận?
Văn bản phản ánh: Giai đoạn 2015-2016 doanh thu đạt 85.000đ/năm; giai đoạn 2016-2019 đạt trên 600.000 đồng; giai đoạn 2019-2020 doanh thu sụt giảm mạnh do tác động của đại dịch COVID-19, buộc công ty phải thu hẹp quy mô hoạt động và cắt giảm chi phí.

4. Khóa luận sử dụng các kịch bản sự kiện thực tế nào để minh họa cho quy trình tổ chức?
Tác giả dẫn chứng 02 kịch bản thực tế do công ty thực hiện: (1) Kịch bản Lễ kỷ niệm "45 năm - Hành trình xây dựng niềm tin" của Công ty CP Khóa Việt-Tiệp tổ chức ngày 17/07/2019; (2) Kịch bản chương trình "Live show âm nhạc kết hợp tham quan và du lịch tại Hồ Ba Bể - Bắc Kạn" tổ chức ngày 24-25/04 với mức kinh phí trọn gói 1.150.000 đồng/người.

5. Đề tài đã căn cứ vào những văn bản quy phạm pháp luật nào để xây dựng quy chuẩn quản trị hồ sơ sự kiện?
Đề tài viện dẫn Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/03/2020 của Chính phủ về công tác văn thư và Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/04/2013 của Bộ Nội vụ hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức làm cơ sở pháp lý cho việc quản lý văn bản, tài liệu sự kiện.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Nguyễn Khánh Huyền đã hệ thống hóa lý luận cơ bản về tổ chức sự kiện và phân tích chi tiết thực trạng hoạt động tổ chức sự kiện tại Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ và Truyền thông Trống Đồng giai đoạn 2015-2021. Dưới lăng kính chuyên ngành Quản trị văn phòng, đề tài làm nổi bật vai trò điều phối, giám sát và lưu trữ hồ sơ sự kiện của bộ phận văn phòng trong các loại hình sự kiện kinh doanh, họp thường niên và live show ca nhạc. Mặc dù số liệu thống kê tài chính còn một số hạn chế do đặc thù tiếp cận dữ liệu nội bộ, công trình đã đề xuất được các định hướng giải pháp thiết thực, gắn liền với việc tối ưu hóa chi phí và chuẩn hóa quy trình điều hành sự kiện tại doanh nghiệp.