Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong bối cảnh nền kinh tế và ngành du lịch phát triển, kinh doanh khách sạn đã chuyển dịch từ việc cung cấp dịch vụ lưu trú và ăn uống thuần túy sang tích hợp các dịch vụ bổ sung đa dạng, trong đó hoạt động tổ chức sự kiện (TCSK) đóng vai trò then chốt nhằm gia tăng nguồn thu, khẳng định uy tín thương hiệu và thu hút khách hàng mục tiêu.

Khách sạn Thái Bình Dương là cơ sở lưu trú đạt tiêu chuẩn 3 sao tại thị xã Sầm Sơn, tỉnh Thanh Hóa, được thiết kế và đầu tư bởi các thương gia Việt kiều Canada. Mặc dù sở hữu lợi thế về vị trí địa lý, cơ sở vật chất đồng bộ và đội ngũ nhân sự được đào tạo bài bản, hoạt động tổ chức sự kiện tại đây vẫn bộc lộ nhiều điểm hạn chế: số lượng sự kiện tự tổ chức còn ít (chỉ từ 4 đến 6 sự kiện/năm), quy mô nhỏ lẻ, ngân sách phân bổ hạn hẹp (chiếm dưới 1% tổng doanh thu), chất lượng chương trình chưa cao và chưa huy động được nguồn tài trợ. Xuất phát từ thực tế đó, tác giả Lê Thị Hoa đã thực hiện khóa luận tốt nghiệp nhằm nghiên cứu thực trạng và đề xuất hệ thống giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động này.

Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu:

  • Mục tiêu tổng quát: Xây dựng hệ thống giải pháp có tính khả thi nhằm hoàn thiện hoạt động tổ chức sự kiện tại Khách sạn Thái Bình Dương, Thanh Hóa.
  • Nhiệm vụ nghiên cứu:
    1. Hệ thống hóa cơ sở lý luận cơ bản về hoạt động tổ chức sự kiện trong lĩnh vực kinh doanh khách sạn.
    2. Khảo sát, phân tích và đánh giá thực trạng hoạt động tổ chức sự kiện tại Khách sạn Thái Bình Dương.
    3. Đề xuất các nhóm giải pháp và kiến nghị cụ thể đối với khách sạn cùng cơ quan quản lý nhà nước nhằm hoàn thiện hoạt động tổ chức sự kiện trong giai đoạn tiếp theo.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Hoạt động tổ chức sự kiện trong kinh doanh khách sạn, tập trung vào quy trình lập kế hoạch tổ chức sự kiện.
  • Phạm vi nội dung: Các khâu tác nghiệp trong lập kế hoạch sự kiện (xác định mục tiêu, chủ đề, đối tượng đại biểu, xây dựng chương trình, bố trí thời gian - địa điểm, dự toán ngân sách và tài trợ).
  • Phạm vi không gian: Khách sạn Thái Bình Dương, Sầm Sơn, Thanh Hóa.
  • Phạm vi thời gian: Dữ liệu thứ cấp giai đoạn 2014–2015, định hướng đến năm 2020; dữ liệu điều tra sơ cấp được thu thập từ ngày 01/04/2016 đến 03/04/2016.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận sử dụng khung lý thuyết quản trị dịch vụ và tổ chức sự kiện được chuẩn hóa từ các văn bản pháp lý và công trình học thuật chuyên ngành:

  • Khái niệm cơ sở: Áp dụng định nghĩa về khách sạn và kinh doanh khách sạn theo Thông tư số 01/2002/TT-TCDL ngày 27/04/2001 của Tổng cục Du lịch; định nghĩa về tổ chức sự kiện theo văn bản hướng dẫn của Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch.
  • Tài liệu tham khảo chuyên ngành: Kế thừa các mô hình và quy trình quản trị sự kiện từ giáo trình trong nước (Bài giảng tổ chức sự kiện của Nguyễn Vũ Hà, 2009; Tổ chức sự kiện của Lưu Văn Nghiêm, 2012) và tài liệu quốc tế (Event planning của Judy Allen, 2009; Event management của Lym Van Der Wagen & Brenda R. Carlos, 2004; Quản trị Marketing của Philip Kotler, 2005).

Phương pháp thu thập và xử lý dữ liệu:

  • Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp: Thực hiện khảo sát bằng bảng hỏi gồm 10 câu hỏi trắc nghiệm trực diện. Đối tượng khảo sát là trưởng các bộ phận (Lễ tân, Nhà hàng, Kinh doanh & Marketing, Nhân sự, Bếp), trưởng nhóm, trưởng ca và nhân viên tại khách sạn. Tổng số phiếu phát ra là 30 phiếu, thu về 29 phiếu, trong đó có 27 phiếu hợp lệ (đạt tỷ lệ 90%). Dữ liệu được xử lý bằng phương pháp thống kê mô tả, tính toán tỷ lệ phần trăm (%).
  • Phương pháp thu thập và phân tích dữ liệu thứ cấp: Thu thập báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh từ phòng kinh doanh của Khách sạn Thái Bình Dương, các công trình nghiên cứu liên quan, ấn phẩm báo chí và số liệu thống kê du lịch địa phương. Phương pháp xử lý gồm tổng hợp, so sánh và phân tích dữ liệu nhằm làm rõ thực trạng vận hành.

Nội dung chính theo từng chương

CHƯƠNG 1: Một số vấn đề lý luận cơ bản về hoạt động tổ chức sự kiện trong kinh doanh khách sạn

Chương này tập trung làm rõ bản chất học thuật của dịch vụ tổ chức sự kiện trong ngành lưu trú:

  • Bản chất và vai trò: Tổ chức sự kiện là một công cụ quan hệ công chúng (PR) và marketing trực tiếp, kết hợp giữa yếu tố hàng hóa và dịch vụ nhằm truyền tải thông điệp truyền thông, củng cố hình ảnh thương hiệu, thúc đẩy doanh số và xây dựng mối liên kết với các nhóm công chúng mục tiêu.
  • Đặc điểm hoạt động: Mang tính tổng hợp cao (liên kết nhiều dịch vụ như vận chuyển, lưu trú, ăn uống, âm thanh, ánh sáng); đòi hỏi lao động chuyên môn hóa cao, khó tự động hóa; cơ sở vật chất kỹ thuật đa dạng và quy trình phối hợp liên bộ phận nghiêm ngặt.
  • Phân loại sự kiện: Được chia theo quy mô (lớn, nhỏ); theo thời gian (ngắn ngày, dài ngày, thường niên, không thường niên); theo tính chất và mục đích (sự kiện kinh doanh, văn hóa, giáo dục - khoa học, nghệ thuật - giải trí, thể thao, truyền thông).
  • Quy trình lập kế hoạch tổ chức sự kiện: Gồm 7 nội dung chính:
    1. Xác định mục tiêu (tính rõ ràng, thứ bậc ưu tiên và tính khả thi).
    2. Xác định chủ đề (gắn liền với văn hóa, đối tượng tiếp nhận và nguồn lực).
    3. Xác định đối tượng và đại biểu (lập danh sách chính thức nhóm A, danh sách dự bị nhóm B; xử lý hồ sơ khách mời và gửi thiếp mời trước 6–7 tuần).
    4. Xây dựng chương trình, kế hoạch chi tiết và dự phòng rủi ro.
    5. Lập thời gian biểu và lựa chọn địa điểm (tuân thủ quy trình 6 bước từ phân tích yêu cầu, tìm kiếm, khảo sát, đàm phán, đặt chỗ đến kiểm tra thực địa dựa trên các tiêu chí: sức chứa, giao thông, tiện ích, an ninh, tiếng ồn, thời tiết, chi phí).
    6. Dự toán ngân sách (phương pháp loại trừ, lập danh mục hàng hóa - dịch vụ bắt buộc).
    7. Công tác tài trợ (hoạch định hình thức tài trợ thương mại hoặc bảo trợ, quy trình vận động nhà tài trợ).
  • Các nhân tố môi trường tác động: Môi trường vĩ mô (tự nhiên, kinh tế, văn hóa - xã hội, chính trị - pháp luật, khoa học - công nghệ); Môi trường ngành (đối thủ cạnh tranh, công chúng trực tiếp, nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ); Môi trường nội tại (chất lượng nguồn nhân lực, hệ thống cơ sở vật chất kỹ thuật).

CHƯƠNG 2: Thực trạng hoạt động tổ chức sự kiện của Khách sạn Thái Bình Dương, Thanh Hóa

Chương 2 trình bày kết quả phân tích hoạt động kinh doanh thực tế tại đơn vị dựa trên số liệu thứ cấp và dữ liệu khảo sát 27 nhân sự của khách sạn:

                  CƠ CẤU ĐÁNH GIÁ CỦA NHÂN VIÊN VỀ HOẠT ĐỘNG TCSK

Phân tích chi tiết từng khâu trong quy trình tổ chức sự kiện:

  • Xác định mục tiêu: 81.5% số phiếu khảo sát đánh giá mục tiêu sự kiện được xác định rõ ràng. Các sự kiện thường niên (Đại hội cổ đông, Đại hội Đảng, Hội nghị tổng kết) tập trung vào đánh giá kinh doanh và định hướng hoạt động; sự kiện không thường niên (tri ân khách hàng, kỷ niệm ngày thành lập) hướng đến việc duy trì quan hệ đối tác và xây dựng văn hóa nội bộ.
  • Xác định chủ đề: 18.5% đánh giá ý tưởng chủ đề độc đáo, sáng tạo; 70.4% đánh giá ở mức bình thường và 11.1% đánh giá chưa nổi bật (tổng tỷ lệ chưa đạt yêu cầu sáng tạo chiếm 81.5%), cho thấy sự rập khuôn trong việc phát triển ý tưởng.
  • Xác định đối tượng đại biểu và truyền thông: Khách mời chủ yếu gồm chính quyền địa phương, khách hàng, cơ quan báo chí và cán bộ nhân viên. Kênh tiếp cận chính là gửi thư/thiệp mời và truyền thông đại chúng.
Phương tiện truyền thông tin trong sự kiện Số phiếu lựa chọn (n=27) Tỷ lệ (%)
Tài liệu 22 81.48
Thuyết diễn (diễn giả, video trình chiếu) 19 70.37
Sử dụng hình ảnh, âm thanh, trang trí 10 37.04
Hình thức khác 2 7.40
  • Xây dựng chương trình, kế hoạch: Khâu này bị đánh giá thấp nhất trong toàn bộ quy trình khảo sát:
Mức độ đánh giá công tác lập kế hoạch Số phiếu Tỷ lệ (%)
Rất tốt 0 0.00
Tốt 4 14.81
Trung bình 21 77.78
Kém 2 7.40
Rất kém 0 0.00

Tổng tỷ lệ đánh giá Trung bình và Kém là 85.19%. Nguyên nhân là do đơn vị tái sử dụng các mẫu kế hoạch cũ mà không có sự điều chỉnh thích ứng với bối cảnh mới; danh mục dịch vụ cung cấp chỉ giới hạn ở mức cơ bản (ăn uống, tiếp đón).

  • Bố trí thời gian biểu và lựa chọn địa điểm: Khách sạn tận dụng 2 phòng đa năng trong nhà (phòng tầng 1 có sức chứa 200 khách, phòng tầng 8 có sức chứa trên 300 khách, trang bị đầy đủ máy chiếu, âm thanh, ánh sáng) và không gian ngoài trời (khu vực bể bơi, nhà hàng) để bố trí linh hoạt cho từng loại hình sự kiện.
  • Ngân sách và công tác tài trợ: Ngân sách được trích từ doanh thu nhưng tỷ trọng rất thấp (dưới 1% tổng doanh thu: năm 2014 đạt gần 328 triệu đồng; năm 2015 đạt 367 triệu đồng). Do ngân sách hạn chế và khách sạn hoàn toàn không thực hiện vận động tài trợ bên ngoài, số lượng sự kiện tự tổ chức chỉ dừng lại ở mức 4 đến 6 sự kiện mỗi năm.

Đánh giá tổng hợp:

  • Ưu điểm: Cơ sở vật chất sẵn có đáp ứng tốt yêu cầu kỹ thuật; nhân lực phục vụ có nghiệp vụ; xác định mục tiêu sự kiện rõ ràng; phân bổ thời gian biểu chặt chẽ.
  • Nhược điểm: Ngân sách eo hẹp; thiếu hoạt động vận động tài trợ; chủ đề rập khuôn, thiếu sáng tạo; chương trình không được đổi mới; bộ phận Marketing & Sale thiếu nhân sự chuyên trách mảng sự kiện.

CHƯƠNG 3: Đề xuất giải pháp và kiến nghị nhằm hoàn thiện hoạt động tổ chức sự kiện của Khách sạn Thái Bình Dương, Thanh Hóa

Dựa trên việc nắm bắt cơ hội từ Năm Du lịch Quốc gia 2015 tại Thanh Hóa (chủ đề "Kết nối các di sản thế giới" với 44 sự kiện lớn) và định hướng nâng cấp hạ tầng du lịch Sầm Sơn năm 2016, chương này đưa ra các định hướng và giải pháp cụ thể:

1. Nhóm giải pháp hoàn thiện các khâu tổ chức sự kiện:

  • Đổi mới xác định chủ đề: Khảo sát kỹ nhu cầu khách hàng mục tiêu trước khi lên ý tưởng; tạo môi trường nội bộ khuyến khích nhân viên đề xuất sáng kiến; tổ chức các cuộc thi sáng tạo ý tưởng sự kiện định kỳ; học hỏi kinh nghiệm từ các công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp.
  • Hoàn thiện công tác xác định đối tượng đại biểu: Phân loại khách mời theo mục tiêu từng sự kiện; lập danh sách khách mời chính thức (nhóm A) và dự bị (nhóm B); kết hợp đa dạng các kênh truyền thông hiện đại (thư điện tử, mạng xã hội, internet) song song với thiệp mời truyền thống.
  • Nâng cao chất lượng xây dựng chương trình, kế hoạch: Xây dựng kế hoạch dựa trên hạn mức tài chính cụ thể; phân công nhiệm vụ chi tiết theo từng nhóm nhân viên; tuyệt đối không sử dụng lại nguyên bản kịch bản cũ mà phải cải tiến dựa trên dữ liệu đánh giá từ các sự kiện trước.
  • Mở rộng ngân sách và khai thác nguồn tài trợ: Tăng tỷ lệ trích lập ngân sách từ doanh thu cho hoạt động sự kiện; xây dựng hồ sơ mời tài trợ chuyên nghiệp để tiếp cận các nhà tài trợ thương mại, giảm bớt áp lực chi phí cho doanh nghiệp.

2. Nhóm kiến nghị đối với cơ quan quản lý:

  • Kiến nghị Tổng cục Du lịch: Ban hành các tiêu chuẩn quản lý thống nhất về dịch vụ tổ chức sự kiện trong khách sạn; tăng cường công tác xúc tiến du lịch quốc gia.
  • Kiến nghị UBND Tỉnh Thanh Hóa và Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch tỉnh Thanh Hóa: Đầu tư hoàn thiện cơ sở hạ tầng giao thông và dịch vụ công cộng tại Sầm Sơn; tổ chức các khóa đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ tổ chức sự kiện chuyên sâu cho nhân sự ngành du lịch tại địa phương.

Kết quả và đóng góp

  • Hệ thống hóa số liệu thực trạng: Khóa luận ghi nhận bức tranh định lượng rõ ràng về hoạt động tổ chức sự kiện tại Khách sạn Thái Bình Dương qua các chỉ số: ngân sách duy trì dưới 1% doanh thu (328 triệu đồng năm 2014 và 367 triệu đồng năm 2015), tần suất tổ chức từ 4–6 sự kiện/năm; 81.48% sự kiện dựa vào tài liệu phát tay làm phương tiện truyền tin; 85.19% nhân viên đánh giá công tác lập kế hoạch chỉ ở mức trung bình và kém.
  • Đóng góp về mặt quản trị ứng dụng: Tác giả đã chỉ ra lỗ hổng trong khâu vận động tài trợ và sự thiếu hụt nhân sự chuyên trách marketing sự kiện; từ đó thiết lập quy trình tác nghiệp cải tiến từ khâu hình thành ý tưởng, quản lý danh sách khách mời A/B đến đa dạng hóa kênh truyền thông và kêu gọi tài trợ.
  • Đóng góp về mặt lý luận: Khóa luận đã cụ thể hóa khung lý thuyết tổ chức sự kiện chung vào mô hình vận hành của một khách sạn 3 sao tại thị trường du lịch mang tính mùa vụ đặc thù (Sầm Sơn, Thanh Hóa).

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế của đề tài: Phạm vi khảo sát sơ cấp có dung lượng mẫu tương đối nhỏ ($n = 27$ phiếu hợp lệ), thời gian thu thập dữ liệu ngắn (3 ngày, từ 01/04/2016 đến 03/04/2016) và đối tượng khảo sát chỉ giới hạn ở nhân viên nội bộ khách sạn, chưa mở rộng thu thập ý kiến trực tiếp từ khách hàng tham dự sự kiện. Nghiên cứu chủ yếu tập trung vào giai đoạn lập kế hoạch, chưa đánh giá sâu giai đoạn thực thi và đo lường hiệu quả tài chính sau sự kiện.
  • Hướng nghiên cứu mở rộng: Tiếp tục nghiên cứu xây dựng bộ chỉ số đánh giá mức độ hài lòng của khách hàng đối với dịch vụ sự kiện tại khách sạn; mở rộng phạm vi nghiên cứu so sánh đối sánh (benchmarking) giữa các khách sạn cùng phân khúc 3–4 sao trên địa bàn tỉnh Thanh Hóa.

Giá trị tham khảo

Khóa luận là tài liệu tham khảo hữu ích cho:

  • Sinh viên ngành Khách sạn - Du lịch, Quản trị dịch vụ: Tham khảo cấu trúc nghiên cứu thực trạng hoạt động tổ chức sự kiện tại doanh nghiệp lưu trú, phương pháp thiết kế bảng hỏi và kỹ thuật xử lý dữ liệu khảo sát mô tả.
  • Cán bộ quản lý và nhân sự kinh doanh khách sạn quy mô vừa và nhỏ: Ứng dụng quy trình 7 bước lập kế hoạch sự kiện, tiêu chí lựa chọn địa điểm và các giải pháp khắc phục tình trạng rập khuôn ý tưởng trong điều kiện ngân sách hạn hẹp.

Câu hỏi thường gặp

1. Khảo sát thực tế tại Khách sạn Thái Bình Dương được thực hiện với quy mô mẫu và tỷ lệ hợp lệ như thế nào?
Tác giả phát ra 30 phiếu điều tra tới trưởng các bộ phận và nhân viên khách sạn trong khoảng thời gian từ ngày 01/04/2016 đến 03/04/2016. Thu về 29 phiếu, trong đó có 27 phiếu hợp lệ, đạt tỷ lệ 90%.

2. Ngân sách dành cho hoạt động tổ chức sự kiện của Khách sạn Thái Bình Dương trong giai đoạn 2014–2015 là bao nhiêu?
Ngân sách cho hoạt động tổ chức sự kiện được trích từ doanh thu kinh doanh nhưng chiếm tỷ lệ dưới 1%. Cụ thể: năm 2014 đạt gần 328 triệu đồng và năm 2015 đạt 367 triệu đồng.

3. Khách sạn Thái Bình Dương có những không gian nào phục vụ cho việc tổ chức sự kiện?
Khách sạn có 2 phòng đa chức năng trong nhà (phòng tầng 1 có sức chứa 200 khách, phòng tầng 8 có sức chứa trên 300 khách được trang bị hệ thống nghe nhìn đồng bộ) cùng khu vực bể bơi ngoài trời và nhà hàng phục vụ tiệc cưới, sinh nhật.

4. Đánh giá của nhân viên về khâu xây dựng chương trình, kế hoạch sự kiện tại khách sạn ra sao?
Có 14.81% số phiếu đánh giá ở mức Tốt, 77.78% đánh giá ở mức Trung bình và 7.40% đánh giá Kém (tổng tỷ lệ Trung bình và Kém là 85.19%), không có phiếu nào đánh giá Rất tốt.

5. Tác giả đề xuất những kiến nghị gì đối với cơ quan quản lý nhà nước tại địa phương?
Kiến nghị UBND Tỉnh Thanh Hóa và Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch tỉnh Thanh Hóa tiếp tục đầu tư nâng cấp hạ tầng du lịch Sầm Sơn, đồng thời mở các lớp đào tạo, tập huấn nâng cao nghiệp vụ tổ chức sự kiện cho đội ngũ nhân sự du lịch trên địa bàn.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Lê Thị Hoa đã hệ thống hóa toàn diện cơ sở lý luận về dịch vụ tổ chức sự kiện trong kinh doanh khách sạn và phản ánh sát thực thực trạng tại Khách sạn Thái Bình Dương, Thanh Hóa. Thông qua các dữ liệu khảo sát định lượng, công trình đã chỉ rõ những hạn chế cốt lõi về sự rập khuôn trong ý tưởng, hạn mức ngân sách eo hẹp và sự thiếu vắng hoạt động tài trợ. Các giải pháp và kiến nghị được đề xuất mang tính đồng bộ, cung cấp cơ sở tham khảo có giá trị thực tiễn giúp doanh nghiệp nâng cao năng lực tổ chức sự kiện và năng lực cạnh tranh trên thị trường du lịch địa phương.