UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH ĐỒNG THÁP TRƢỜNG CAO ĐẲNG NGHỀ ĐỒNG THÁP GIÁO TRÌNH MÔN HỌC: TỔ CHỨC SỰ KIỆN NGÀNH, NGHỀ: NGHIỆP VỤ BÁN HÀNG TRÌNH ĐỘ: TRUNG CẤP (Ban hành kèm theo Quyết định Số: /QĐ-CĐCĐ-ĐT ngày tháng năm 2018 của Hiệu trƣởng Trƣờng Cao đẳng nghề Đồng Tháp) Đồng Tháp, năm 2018 TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN Tài liệu này thuộc loại sách giáo trình nên các nguồn thông tin có thể đƣợc phép dùng nguyên bản hoặc trích dùng cho các mục đích về đào tạo và tham khảo. Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc hoặc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu lành mạnh sẽ bị nghiêm cấm. LỜI NÓI ĐẦU Tổ chức sự kiện, nếu xem xét dƣới góc độ của doanh nghiệp đó là một hoạt động kinh doanh tƣơng đối mới mẻ ở Việt Nam. Cùng với sự phát triển của nền kinh tế, khoa học công nghệ, thông tin.
dịch vụ tổ chức sự kiện đã có những bƣớc phát triển đáng kể ở Việt Nam. Tuy nhiên các tài liệu hƣớng dẫn về tổ chức sự kiện còn rời rạc, chƣa đƣợc hệ thống, chƣa đƣợc tiếp cận với sự phát triển của tổ chức sự kiện của các nƣớc phát triển trên thế giới cũng nhƣ những đặc thù riêng về tổ chức sự kiện ở Việt Nam. Đáp ứng yêu cầu dạy và học các kỹ năng nghề nghiệp về tổ chức sự kiện trong giai đoạn hiện nay, biên soạn cuốn Bài giảng tổ chức sự kiện. Đây là cuốn bài giảng có sự tham khảo, kế thừa các tài liệu đi trƣớc cùng với sự bổ sung, cập nhật các kiến thức phục vụ ở trong và ngoài nƣớc.
Với nội dung tƣơng đối đầy đủ, cập nhật tập tài liệu này ngoài việc đáp ứng nhu cầu dạy và học còn có thể xem là tài liệu tham khảo tốt cho các cán bộ quản lý, nhân viên đang làm việc trong các doanh nghiệp tổ chức sự kiện nói riêng và các doanh nghiệp du lịch nói chung. Việc biên soạn cuốn bài giảng này đó là sự tâm huyết và cố gắng không nhỏ của tác giả nhằm mang tới một tài liệu tƣơng đối hệ thống về một nghề rất mới ở Việt Nam. Tuy nhiên do còn hạn chế về nhiều mặt trong quá trình biên soạn, chắc chắn cuốn bài giảng này sẽ không tránh khỏi những thiếu sót. Tác giả xin chân thành cảm ơn và rất mong nhận đƣợc những ý kiến góp ý của bạn đọc.
Cuối cùng, tôi xin chân thành cảm ơn các tác giả có tài liệu hoặc các ý kiến mà tôi đã tham khảo, cảm ơn sự hỗ trợ và đóng góp ý kiến của đồng nghiệp. BAN BIÊN SOẠN 1 MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU.2 CHƢƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN. KHÁI QUÁT VỀ HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN. Tổ chức sự kiện là gì?.
Các hoạt động tác nghiệp cơ bản của tổ chức sự kiện. Các thành phần tham gia trong sự kiện. Đặc điểm của tổ chức sự kiện. Sơ lƣợc về thị trƣờng tổ chức sự kiện ở Việt Nam.
CÁC LOẠI HÌNH SỰ KIỆN. Theo quy mô, lãnh thổ. Theo thời gian. Theo hình thức và mục đích.
NHỮNG YẾU TỐ ẢNH HƢỞNG TỚI TỔ CHỨC SỰ KIỆN. Các yếu tố vĩ mô. Các yếu tố vi mô. MỘT SỐ Ý NGHĨA VÀ TÁC ĐỘNG CỦA SỰ KIỆN.
Ý nghĩa của hoạt động tổ chức sự kiện với các thành phần tham gia sự kiện. Một số tác động cơ bản của sự kiện đến các lĩnh vực của đời sống xã hội. Mối quan hệ giữa sự kiện và du lịch. 39 CÂU HỎI ÔN TẬP CHƢƠNG 1.
41 CHƢƠNG 2: HÌNH THÀNH CHỦ ĐỀ, LẬP CHƢƠNG TRÌNH VÀ DỰ TOÁN NGÂN SÁCH SỰ KIỆN. NGHIÊN CỨU CÁC YẾU TỐ CÓ LIÊN QUAN ĐẾN SỰ KIỆN. Mục tiêu của sự kiện. Tiếp nhận các thông tin của nhà đầu tƣ sự kiện.
Nghiên cứu các yếu tố khác có liên quan đến sự kiện. HÌNH THÀNH CHỦ ĐỀ SỰ KIỆN. Chủ đề sự kiện là gì?. Hình thành chủ đề cho sự kiện.
Các ý tƣởng cho sự kiện .L ẬPCHƢƠNGTRÌNHVÀKẾHOẠCHTỔNGTHỂTỔCHỨCSỰKIỆN. Chƣơng trình của sự kiện là gì?. Xây dựng chƣơng trình cho sự kiện. LẬP DỰ TOÁN NGÂN SÁCH TỔ CHỨC SỰ KIỆN.
Khái niệm dự toán ngân sách tổ chức sự kiện. Các nhóm chi phí cơ bản trong tổ chức sự kiện. Các hình thức lập dự toán ngân sách tổ chức sự kiện. Lập dự toán ngân sách tổ chức sự kiện theo hình thức chi phí cố định, chi phí biến đổi.
ĐÀM PHÁN VÀ TIẾN HÀNH KÝ KẾT HỢP ĐỒNG VỚI NHÀ ĐẦU TƢ SỰ KIỆN. 68 CÂU HỎI ÔN TẬP CHƢƠNG 2. 71 CHƢƠNG 3: LẬP KẾ HOẠCH TỔ CHỨC SỰ KIỆN. KHÁI QUÁT VỀ KẾ HOẠCH TỔ CHỨC SỰ KIỆN.
Kế hoạch tổ chức sự kiện là gì?. Phân loại kế hoạch trong tổ chức sự kiện. Vai trò của kế hoạch trong tổ chức sự kiện. NỘI DUNG LẬP KẾ HOẠCH TỔ CHỨC SỰ KIỆN.
Một số yêu cầu cơ bản và quy trình chung khi lập kế hoạch tổ chức sự kiện. Hệ thống hóa các hoạt động trong sự kiện. 78 CÂU HỎI ÔN TẬP CHƢƠNG 3. 86 CHƢƠNG 4: CHUẨN BỊ TỔ CHỨC SỰ KIỆN.
THÀNH LẬP BAN TỔ CHỨC SỰ KIỆN. LẬP TIẾN ĐỘ CHUẨN BỊ TỔ CHỨC SỰ KIỆN. Quy trình lập tiến độ cho công tác chuẩn bị tổ chức sự kiện. CHUẨN BỊ VỀ THỦ TỤC HÀNH CHÍNH.
CHUẨN BỊ CÁC CÔNG VIỆC CÓ LIÊN QUAN ĐẾN KHÁCH MỜI THAM GIA SỰ KIỆN. Khái niệm, phân loại khách mời tham gia sự kiện. Lập danh sách khách mời. Chuẩn bị và gửi thiếp mời/ giấy mời cho khách.
CHUẨN BỊ ĐỊA ĐIỂM TỔ CHỨC SỰ KIỆN. Tổng quan về địa điểm tổ chức sự kiện. Phân loại địa điểm tổ chức sự kiện. Các khu vực cơ bản của không gian và địa điểm tổ chức sự kiện.
Các yêu cầu khi lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện. Quy trình lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện. Quy trình chuẩn bị địa điểm tổ chức sự kiện. CHUẨN BỊ VỀ NHÂN LỰC CHO TỔ CHỨC SỰ KIỆN.
Xác định mô hình tổ chức lao động. Các chức danh trong tổ chức sự kiện. CHUẨN BỊ HẬU CẦN CHO SỰ KIỆN. DỰ TÍNH VÀ XỬ LÝ CÁC SỰ CỐ TRONG SỰ KIỆN.
Sự cố trong tổ chức sự kiện là gì?. Dự tính và xử lý các sự cố có liên quan đến chủ đề chính của sự kiện. CHUẨN BỊ CÁC YẾU TỐ KHÁC CHO SỰ KIỆN. Chuẩn bị về tài liệu.
Chuẩn bị các chƣơng trình bổ trợ, dự phòng. Chuẩn bị quà tặng. CHUẨN BỊ CÁC YẾU TỐ CƠ BẢN TRONG TRÌNH DIỄN SỰ KIỆN. Không gian thực hiện sự kiện.
Ngƣời dẫn chƣơng trình và diễn giả. Đạo diễn và dàn dựng sân khấu. 142 CÂU HỎI ÔN TẬP CHƢƠNG 4. 145 CHƢƠNG 5: QUẢN TRỊ HẬU CẦN TỔ CHỨC SỰ KIỆN.
KHÁI QUÁT VỀ QUẢN TRỊ HẬU CẦN TỔ CHỨC SỰ KIỆN. Quản trị hậu cần tổ chức sự kiện là gì?. Vai trò của quản trị hậu cần trong tổ chức sự kiện. QUY TRÌNH CHUNG TRONG QUẢN TRỊ HẬU CẦN TRONG TỔ CHỨC SỰ KIỆN.
Lập kế hoạch về cung ứng dịch vụ. Lựa chọn các nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ. Thƣơng lƣợng và ký kết hợp đồng cung ứng dịch vụ. Kiểm soát và phối hợp cung ứng dịch vụ.
Dự tính và xử lý các sự cố có liên quan. CUNG ỨNG CÁC DỊCH VỤ VẬN CHUYỂN VÀ TỔ CHỨC ĐƢA ĐÓN KHÁCH. Các nhà cung ứng dịch vụ và phƣơng tiện vận chuyển. Tổ chức đón khách khi khách sử dụng các phƣơng tiện vận chuyển công cộng.
CUNG ỨNG DỊCH VỤ LƢU TRÚ. Quy trình cơ bản trong việc tổ chức nhận buồng. Quy trình chung trong việc tổ chức trả buồng. CUNG ỨNG DỊCH VỤ ĂN UỐNG.
TỔ CHỨC MẠNG LƢỚI THÔNG TIN, LIÊN LẠC TRONG SỰ KIỆN. Thông tin nội bộ. Các tài liệu và bảng chỉ dẫn cho các thành phần tham gia sự kiện. Cung ứng các dịch vụ thông tin liên lạc.
CUNG ỨNG CÁC DỊCH VỤ THEO YÊU CẦU CỦA KHÁCH VIP VÀ CÁC PHƢƠNG TIỆN TRUYỀN THÔNG. 167 CÂU HỎI ÔN TẬP CHƢƠNG 5. 168 CHƢƠNG 6: TỔ CHỨC ĐIỀU HÀNH CÁC HOẠT ĐỘNG CỦA SỰ KIỆN. TỔ CHỨC KHAI MẠC SỰ KIỆN.
Tổ chức đón tiếp khách tại nơi diễn ra sự kiện. Khai mạc sự kiện. ĐIỀU HÀNH DIỄN BIẾN CỦA SỰ KIỆN. Điều hành sân khấu/ khu vực trình diễn/ khu vực thi đấu.
Điều hành, quản lý khán giả và khách mời. Điều hành các hoạt động phụ trợ. KẾT THÖC SỰ KIỆN. Tổ chức bế mạc sự kiện.
Tiễn khách. Thanh quyết toán sự kiện. Phối hợp giải quyết các công việc còn lại sau sự kiện. Lập các báo cáo và tổng kết về công tác tổ chức sự kiện.
176 CÂU HỎI ÔN TẬP CHƢƠNG 6. 177 PHỤ LỤC 1: MỘT SỐ ĐIỂM CHÚ Ý TRONG TỔ CHỨC CÁC LOẠI HÌNH SỰ KIỆN. 178 PHỤ LỤC 2: CÁC MẪU GIẤY TỜ TRONG TỔ CHỨC SỰ KIỆN. 214 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO.
240 4 GIÁO TRÌNH MÔN HỌC Tên môn học: TỔ CHỨC SỰ KIỆN Mã môn học: CKT507 Vị trí, tính chất, ý nghĩa và vai trò của môn học: - Vị trí: Tổ chức sự kiện là môn học cơ sở ngành Quản trị bán hàng - Tính chất: Tổ chứ sự kiện là môn học bắt buộc cho ngành Quản trị bán hàng - Ý nghĩa: Trong thời kỳ nền kinh tế đang phát triển, hội nhập nhƣ hiện nay, tổ chức sự kiện là kênh tiếp cận, giao lƣu với khách hàng mục tiêu nhanh chóng, chính xác nhất. Việc tổ chức sự kiện doanh nghiệp giúp thúc đẩy, quảng bá đa chiều về thƣơng hiệu và sản phẩm, đồng thời tăng cƣờng hơn nữa các mối quan hệ có lợi cho doanh nghiệp. Ngoài ra còn quảng bá hình ảnh của doanh nghiệp đối với xã hội một cách trực tiếp, hiệu quả nhất. - Vai trò của tổ chức sự kiện: Giúp gia tăng sự chú ý của khách hàng mục tiêu đối với thƣơng hiệu, phát triển sản phẩm, dịch vụ, là phƣơng thức bày tỏ lòng biết ơn với khách hàng, đối tác, và là kênh thuyết phục khách hàng tiềm năng đến với doanh nghiệp của mình.
Chính những lợi ích không ngờ đó, mà hiện nay việc tài trợ sự kiện, thuê agency để tổ chức sự kiện, quảng bá thƣơng hiệu đang là xu hƣớng rất phổ biến, đƣợc áp dụng cho nhiều doanh nghiệp.
