UBND TỈNH LÀO CAI TRƢỜNG CAO ĐẲNG LÀO CAI GIÁO TRÌNH N HỌC T CH C S I N NGÀNH QUẢN TRỊ DỊCH VỤ DU LỊCH VÀ LỮ HÀNH TRÌNH ĐỘ CAO ĐẲNG Lào Cai, năm 2020 2 TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN Tài liệu này thuộc loại sách giáo trình nên các nguồn thông tin có thể đƣợc phép dùng nguyên bản hoặc trích dùng cho các mục đích về đào tạo và tham khảo. Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc hoặc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu lành mạnh sẽ bị nghiêm cấm. 3 LỜI NÓI ĐẦU Tổ chức sự kiện – một ngành còn khá mới với nƣớc ta, tuy nhiên tổ chức sự kiện đã có mặt ở Việt Nam từ rất sớm nhƣng nó không thành một nghề cụ thể trong xã hội, mà chỉ tổn tại tự phát, tản mạn trong dân gian và theo cách làm nhỏ lẻ, mang tính kinh nghiệm, thủ công. Những năm gần đây, hoạt động Tổ chức sự kiện ở nƣớc ta đã và đang có những bƣớc tiến đáng kể và ngày càng phát triển sôi động, đa dạng và dần bắt kịp với các xu thế phát triển của ngành.
Tổ chức sự kiện đang dần trở thành một ngành dịch vụ lớn, chuyên nghiệp và có tính đặc thù riêng biệt. Để có thể có thể phát triền toàn diện hơn nữa về ngành đòi hỏi cần có đội ngũ lao động có trình độ chuyên môn cao, năng động, sáng tạo và chủ động phục vụ trong lĩnh vực này. Việc phát triển chuyên nghiệp và có hệ thống ngành dịch vụ Tổ chức sự kiện đi kèm với quảng bá hình ảnh có ảnh hƣởng rất lớn đến sự phát triển của các ngành kinh tế mở nhƣ hiện nay. Đây là tài liệu phục vụ cho giảng dạy và học tập của giáo viên và học sinh, sinh viên ngành Quản trị dịch vụ du lịch và lữ hành.
Giáo trình Tổ chức sự kiện cung cấp kiến thức bổ trợ trong lĩnh vực quản lý tổ chức sự kiện ngành Du 4 lịch và các ngành có liên quan nhƣ xây dựng chƣơng trình tổ chức tiệc, tổ chức hội thảo – hội nghị và giới thiệu – quảng bá sản phẩm. Giáo trình “Tổ chức sự kiện” đƣợc biên soạn theo đề cƣơng chi tiết và chƣơng trình khung của Trƣờng Cao đẳng Lào Cai, gồm 5 bài: Bài 1: Tìm hiều về Tổ chức sự kiện Bài 2: Kỹ năng trong tổ chức tổ chức sự kiện Bài 3: Tổ chức sự kiện Bài 4: Tổ chức Hội thảo – Hội nghị Bài 5: Tổ chức Giới thiệu – Quảng bá sản phẩm Để biên soạn đƣợc cuốn giáo trình này, tác giả đã kết hợp nghiên cứu và kế thừa từ rất nhiều tài liệu khác nhau, đặc biệt là những kinh nghiệm thực tế của bản thân và đồng nghiệp trong quá trình công tác. Mặc dù đã cố gắng nhƣng không tránh khỏi những thiếu sót. Kính mong nhận đƣợc sự đóng góp ý kiến của các thầy cô và bạn đọc để giáo trình ngày càng hoàn thiện hơn.
Lào Cai, năm 2020 Ngƣời biên soạn Nguyễn Thị Lê Ngân 5 MỤC LỤC TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN. 3 BÀI 1: TÌM HIỂU VỀ HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN. Tổng quan về sự kiện. Khái niệm về Sự kiện.
Phân loại sự kiện. Tổng quan về tổ chức sự kiện. Khái niệm tổ chức sự kiện. Các hoa động tác nghiệp cơ bản và phân loại tổ chức sự kiện.
Tầm quan trọng. Quy trình tổ chức sự kiện. Các điều kiện ảnh hƣởng đến quá trình tổ chức sự kiện. Tài chính.
71 HƢỚNG DẪN THỰC HÀNH. 78 BÀI 2: KỸ NĂNG TRONG TỔ CHỨC TỔ CHỨC SỰ KIỆN. Kỹ năng làm việc nhóm và giải quyết vấn đề. Các nguyên tắc làm việc nhóm.
Quy trình làm việc nhóm. Kỹ năng giải quyết vấn đề. Kỹ năng lãnh đạo và ra quyết định. Kỹ năng lãnh đạo.
Kỹ năng ra quyết định. Kỹ năng lập kế hoạch, quản lý thời gian và con ngƣời. Khái niệm và ý nghĩa của lập kế hoạch. Kỹ năng quản lý con ngƣời.
Kỹ năng thƣơng lƣợng, đàm phán, thuyết phục. Kỹ năng thƣơng lƣợng, đàm phán .2 Kỹ năng thuyết phục. Kỹ năng dự đoán và xử lý tình huống. Các mức độ đánh giá.
Kỹ năng thuyết trình và nói trƣớc đám đông. Các bƣớc thuyết trình. 128 PHẦN 2: HƢỚNG DẪN THỰC HÀNH. 131 CHƢƠNG 3: TỔ CHỨC TIỆC.
Yêu cầu tổ chức Tiệc. Quy trình tổ chức. Tiệc tự chọn - Buffet. Tiệc Set Menu.
171 HƢỚNG DẪN THỰC HÀNH. 177 CHƢƠNG 4: TỔ CHỨC HỘI THẢO – HỘI NGHỊ. Phân loại hội thảo. Phân loại hội nghị.
Yêu cầu tổ chức Hội thảo – Hội nghị. Xác định các vấn đề và mục đích tổ chức buổi hội thảo hội nghị. Các thông tin cần thiết cho tổ chức hội nghị, hội thảo thành công. Truyền thông, quà tặng vấn đề quan trọng trong tổ chức hội nghị, hội thảo.
Nội dung và diễn giả. Quy trình tổ chức. Quy trình tổ chức hội thảo. Quy trình tổ chức hội nghị.
Tài chính. Một số điều cần lƣu ý khi tổ chức Hội thảo – hội nghị. 214 HƢỚNG DẪN THỰC HÀNH. 218 BÀI 5: TỔ CHỨC GIỚI THIỆU – QUẢNG BÁ SẢN PHẨM.
PR – Quan hệ công chúng. Event – Sự kiện/ quan hệ công chúng. Sponsership – Tài trợ. Tiếp thị qua internet và di động - Internet and mobile marketing.
Gửi thƣ trực tiếp - Direct Mail. Quảng bá bán hàng - Sales Promotion. Bán hàng cá nhân - Personal Selling. Xác định chủ đề và nội dung chính của buổi giới thiệu – quảng bá sản phẩm.
Đội ngũ nhân lực phục vụ và thực hiện chƣơng trình. Kinh phí tổ chức. Nội dung, diễn giả. Các thiệt bị hỗ trợ và phiếu khảo sát.
Quy trình tổ chức. Thực hiện chƣơng trình. Kết thúc chƣơng trình Giới thiệu – quảng bá sản phẩm. Dự toán tài chính và một số điều cần lừu ý khi khi tổ chức quảng bá sản phẩm.
243 HƢỚNG DẪN THỰC HÀNH. 247 TÀI LIỆU THAM KHẢO. 251 10 GIÁO TRÌNH N HỌC Tên môn học: Tổ chức sự kiện ã môn học: MH15 I. Vị trí, tính chất của môn học - Vị trí: đƣợc thực hiện sau các môn cơ sở ngành: Văn hóa ẩm thực, chuẩn bị nhà hàng, Tâm lý khách du lịch - Tính chất: Là môn học lý thuyết cơ sở bắt buộc, II.
ục tiêu môn học - Về kiến thức + Phân biệt đƣợc các loại tổ chức sự kiện + Xác định đƣợc quy trình tổ chức một sự kiện: Lập kế hoạch tổ chức, triển khai thực hiện, kiểm tra giám sát, tổng kết đánh giá. + Mô tả đƣợc quy trình tổ chức các loại hình sự kiện + Nhận biết và đáp ứng đƣợc nhu cầu, thị hiếu của khách hàng. - Về kỹ năng + Xây dựng đƣợc các kế hoạch tổ chức sự kiện + Tổ chức đƣợc sự kiện với chi phí hợp lý. 11 + Thực hiện đúng quy trình tổ chức của các loại sự kiện + Giải quyết đƣợc các tình huống phức tạp phát sinh trong quá trình tổ chức sự kiện.
+ Thực hiện các công việc một cách an toàn, nhanh chóng và hiệu quả. - Về năng lực tự chủ và trách nhiệm: Tôn trọng ý kiến khách hàng, có trách nhiệm, linh hoạt, sáng tạo và tinh thần làm việc theo nhóm. NỘI DUNG CHI TIẾT GIÁO TRÌNH N HỌC 12 BÀI 1 TÌ HIỂU VỀ HOẠT ĐỘNG T CH C S I N Giới thiệu Trong nội dung chƣơng này, đề cập đến những kiến thức cơ bản về tổ chức sự kiện nhƣ khái niệm, phân loại, quy trình tổ chức sự kiện và các yếu tố ảnh hƣởng đến tổ chức sự kiện. ục tiêu: - Hiểu và trình bày đƣợc ý nghĩa của tổ chức sự kiện, các hoạt động tác nghiệp cơ bản của sự kiện, các thành phần tham gia trong sự kiện.
- Nêu đƣợc đặc điểm của hoạt động tổ chức sự kiên - Liệt kê và phân loại đƣợc các loại sự kiện - Trình bày đƣợc quy trình tổ chức sự kiện - Trình bày các yếu tố ảnh hƣởng đến quá trình tổ chức sự kiện I. Tổng quan về sự kiện 1. hái niệm về Sự kiện Tổ chức sự kiện là một khá thuật ngữ tƣơng đối mới mẻ ở Việt Nam, vì vâ có rât nhiều cách hiểu khác 13 nhau về thuật ngữ này. Trƣớc tiên, chúng ta sẽ tìm hiểu ý nghĩa của từ sự kiện theo cách tiếp cận liên quan đến dịch vụ tổ chức sự kiện.
Theo từ điển tiếng Việt: Sự kiện đó là sự việc có ý nghĩa quan trọng đang xảy ra, có ý nghĩa với đời sống cá nhân và xã hội. Theo nghĩa phổ biến trong đời sống xã hội, thì sự kiện là một hiện tƣợng, hoặc một sự cố, biến cố mang tính chất bất thƣờng xuất hiện. Ví dụ khi nói đến các sự kiện kinh tế tiêu biểu của Việt Nam trong năm ngƣời ta có thể đề cập đến: Việc tăng giá xăng dầu, khủng hoảng kinh tế, giảm giá chứng khoán, tình hình dịch bệnh Covid 19,… Trong một số lĩnh vực khác nhau thì sự kiện còn có nghĩa khác nhau, cũng có những sự kiện mang tính tích cực, có sự kiện mang tính tiêu cực và với quy mô, tầm ảnh hƣởng khác nhau. Trong lĩnh vực tổ chức sự kiện hiện nay ở Việt Nam ngƣời ta thƣờng quan niệm: sự kiện đó là các hoạt động diễn ra trong các lĩnh vực nhƣ Kinh tế, chính trị, thể thao, thƣơng mại, giải trí, lễ hội, hội thảo, hội nghị.
Tuy nhiên, 14 việc quan niệm hoạt động nào là “sự kiện” còn có nhiều cách hiểu khác nhau: - Có ngƣời hiểu sự kiện theo nghĩa chỉ có những hoạt động mang tính xã hội cao, với quy mô lớn, có những ý nghĩa nhất định trong đời sống kinh tế xã hội cả tỉnh cả nƣớc, đƣợc các phƣơng tiện truyền thông quan tâm và đƣa tin mới đƣợc xem là sự kiện. Ví dụ các sự kiện nhƣ: Bầu cử Đại hội đại biểu các cấp và Hội đồng nhân dân, Hội nghị thúc đẩy xuất nhập khẩu hàng hóa qua các cửa khẩu biên giới đƣờng bộ tỉnh Lào Cai, SEGAMES 32, cuộc thi hoa hậu hoàn vũ năm 2020,… - Tuy nhiên, “sự kiện” đƣợc hiểu theo nghĩa gần với “sự việc” có nghĩa ngoài những sự kiện đƣơng nhiên nhƣ cách hiểu nói trên, nó còn bao hàm cả những hoạt động thƣờng mang ý nghĩa cá nhân, gia đình, hoặc cộng đồng hẹp trong đời sống xã hội thƣờng ngày nhƣ: tang ma, đám cƣới, sinh nhật, tiệc mời… Dƣới đây, là đoạn trích của một bài về tổ chức sự kiện ở một diễn đàn kinh doanh trên Internet nói về nghề tổ chức sự kiện để biết thêm một cách hiểu khác về “sự kiện”.