Chương I: Bản chất của tổ chức hoạt động sự kiện 5 kinh doanh. Về cung ứng, hoạt động cung ứng tổ chức sự kiện hiện nay chưa thành một ngành dịch vụ độc lập. Số công ty chuyên nghiệp kinh doanh tổ chức sự kiện là rất ít. Các hoạt động tổ chức sự kiện thường được các doanh nghiệp ngành khác kết hợp thực hiện như khách sạn, các trung tâm hội nghị, các doanh nghiệp quảng cáo lớn.
Những sự kiện lớn có tầm quốc gia, quốc tế như lễ Quốc khánh, SEAGAMES, APEC, những ngày hội tôn giáo. Đó là những sự kiện dài ngày diễn ra trên phạm vi không gian rộng có cơ chế tổ chức riêng biệt là ban tổ chức. Ban tổ chức gồm nhiều thành phần khác nhau được hình thành để triển khai và tổ chức hoạt động một sự kiện thuộc loại trên. Khi sự kiện được tổ chức hoàn tất thì ban tổ chức cũng hoàn thành nhiệm vụ và tự giải thể.
Với tính không chuyên nghiệp như vậy nên việc tổ chức các hoạt động tổ chức sự kiện trở nên rất tốn kém và lãng phí. Nhìn chung, hoạt động cung ứng tổ chức sự kiện chưa sôi động, chất lượng dịch vụ còn thấp, chi phí cao và thiếu tính chuyên nghiệp. Cạnh tranh trong lĩnh vực này chưa gay gắt, các nhà kinh doanh nước ngoài chưa tham gia sâu vào thị trường này. Tuy nhiên trong tương lai gần kinh tế xã hội phát triển, thu nhập của cư dân cao cùng với sự hội nhập quốc tế sâu rộng trên nhiều lĩnh vực thì khả năng thanh toán của nhu cầu thị trường này là rất lớn, thu hút các nhà đầu tư và cạnh tranh trên thị trường này sẽ rất gay gắt, nó đòi hỏi những dịch vụ chất lượng cao của những công ty chuyên kinh doanh về tổ chức sự kiện.
Câu hỏi ôn tập Câu 1: Trình bày khái niệm tổ chức sự kiện? Câu 2: Trình bày ý nghĩa của hoạt động tổ chức sự kiện? Câu 3: Trình bày tổng quan về thị trường tổ chức sự kiện ở Việt Nam. Chương II: Dự toán ngân sách và lập kế hoạch tổ chức sự kiện 6 Chương II: DỰ TOÁN NGÂN SÁCH VÀ LẬP KẾ HOẠCH TỔ CHỨC SỰ KIỆN Chương này trình bày tầm quan trọng, mục đích của dự toán ngân sách, cách thức lập kế hoạch để tổ chức sự kiện. Xây dựng cách thức dự toán nguồn ngân sách cho sự kiện, lập được kế hoạch ở một số loại hình sự kiện. DỰ TOÁN NGÂN SÁCH TỔ CHỨC SỰ KIỆN 1.
Tầm quan trọng của ngân sách Vị trí của ngân sách: Ngân sách là vấn đề quan trọng hàng đầu của tổ chức sự kiện. Ngân sách quyết định việc tổ chức sự kiện có thể được thực hiện hay không cũng như mục tiêu sự kiện, quy mô tổ chức sự kiện. Yêu cầu của tiên lượng ngân sách + Nhà tổ chức sự kiện cần khẳng định được là có ngân sách hay không có. + Nhà tổ chức sự kiện cần thu xếp đủ ngân sách dù tổ chức sự kiện nhỏ hay lớn.
Không thể sử dụng ngân sách thiếu hụt để tổ chức sự kiện. Như vậy sẽ dẫn tới tác dụng ngược chiều và hậu quả không lường hết được. + Nhà tổ chức sự kiện cũng cần xác định rõ quy mô, vị trí, địa điểm tổ chức sự kiện chi phối ngân sách. + Cuối cùng, nhà tổ chức sự kiện cần xác định trước ngân sách cho tổ chức sự kiện và lập kế hoạch trong phạm vi ngân sách cho phép.
Dự toán sơ bộ ngân sách Trước hết, nhà tổ chức sự kiện phải dự kiến được danh mục hàng hoá và dịch vụ cần thiết cho tổ chức sự kiện về số lượng, chất lượng và chi phí. Cần cố gắng dự liệu hàng hoá dịch vụ ban đầu chưa tính đến chi phí, sau đó dùng phương pháp loại trừ giữ lại danh mục hàng hóa bắt buộc phải có trong chương trình. Nếu ngân sách dự toán cho phép có thể lựa chọn bổ sung cho danh mục những hàng hóa dịch vụ đã loại trừ ban đầu. Ngược lại, nếu ngân sách dự toán thiếu hụt, nhà tổ chức phải rà soát lại danh mục hàng hóa dịch vụ đã lựa chọn, tiếp tục loại trừ những hàng hóa dịch vụ kém mức độ cần thiết đối với tổ chức sự kiện, bảo đảm tương ứng với ngân sách dự toán.
Dưới đây là danh mục những hàng hóa, dịch vụ cần thiết cho tổ chức sự kiện thường có trong dự toán: + Thư mời. + Thuê địa điểm tổ chức. Chương II: Dự toán ngân sách và lập kế hoạch tổ chức sự kiện 7 + Đồ uống. + Trang trí nội thất.
+ Trang trí khác. + Dẫn chương trình. + Chi phí nhân công. + Thực trạng thiết bị.
+ Vật liệu quảng cáo. + Thông tin liên lạc. + Các chi phí khác. Mục đích sự kiện Mục đích sự kiện không những chi phối dự toán ngân sách mà còn chi phối hiệu quả ngân sách.
Trước khi tổ chức bất kỳ một sự kiện nào, nhà tổ chức cũng phải trả lời câu hỏi tổ chức sự kiện đó nhằm đạt được mục tiêu gì? Nói cách khác, nhà tổ chức sự kiện cần làm rõ mục tiêu của việc tổ chức sự kiện trước khi bắt tay vào tổ chức nó. Mục tiêu của sự kiện gắn liền với quy mô thiết kế và tổ chức hoạt động sự kiện. Những vấn đề nêu trên, đến lượt chúng, lại tác động vào chi phí và ngược lại, chi phí cũng chi phối các yếu tố đó. Ý nghĩa của mục tiêu: Mục tiêu phải có ý nghĩa đích thực sẽ bảo đảm cho tổ chức sự kiện thành công cao và tăng uy tín cho đối tượng mục tiêu đề cập tới, giành được thiện cảm của những thành viên tham gia sự kiện và các đối tượng quan tâm (giới thiệu sản phẩm mới, trao giải cho mặt hàng chất lượng cao, v.
Tính rõ ràng của mục tiêu: Mục tiêu của việc tổ chức sự kiện phải rõ ràng, thể Chương II: Dự toán ngân sách và lập kế hoạch tổ chức sự kiện 8 hiện rõ bản chất của sự vật hiện tượng, phù hợp với xu thế vận động của sự vật hiện tượng, điều này cũng đúng với việc tổ chức sự kiện. Nếu làm ngược lại, nhà tổ chức sự kiện sẽ thất bại, lãng phí ngân sách và rất có thể gánh chịu những hậu quả không mong muốn. Một trong những điều tối kỵ đối với người tổ chức sự kiện là không dùng sự kiện để làm bình phong che dấu mưu đồ riêng của mình. Thứ bậc mục tiêu: Một sự kiện được tổ chức thường hướng tới một số mục tiêu.
Các nhà quản trị cần xác định được những mục tiêu chính, mục tiêu phụ để tập trung ưu tiên trong thực hiện. Hơn nữa cũng phải xem xét số lượng mục tiêu đưa ra có phù hợp không? Số lượng mục tiêu, mức độ phức tạp của mục tiêu (các yếu tố chi phối nó và nó tác động vào các yếu tố khác) gắn liền với quy mô và ngân sách tổ chức sự kiện. Tùy theo các loại sự kiện khác nhau mà nhà tổ chức sự kiện nhằm tới những mục tiêu khác nhau. Mục tiêu sự kiện ảnh hưởng tới phương thức lập kế hoạch và tổ chức thực hiện sự kiện.
Những mục tiêu cụ thể đòi hỏi những phương pháp cụ thể. Nó yêu cầu phải có kế hoạch riêng cùng với chương trình hoạt động sát thực với chúng. Có như vậy, sự kiện mới mang lại thành công cao. Nếu mục tiêu là gây sự chú ý của giới truyền thông thì yêu cầu đặt ra và phương pháp thực hiện lại khác.
Nhà tổ chức sự kiện có thể gửi thư mời trực tiếp, thư điện tử tới từng địa chỉ, nhắc họ thời gian về ngày tổ chức sự kiện một cách tế nhị thông qua việc giới thiệu công tác chuẩn bị một cách kỹ càng chu đáo, v. Tóm lại, trong bước chuẩn bị tổ chức sự kiện, nhà tổ chức cần giải quyết năm nội dung sau: + Có nên tổ chức sự kiện không? + Có đủ ngân sách cho tổ chức sự kiện không? + Sử dụng ngân sách bao nhiêu cho tổ chức sự kiện? + Mục đích sự kiện? + Sự kiện có xứng đáng với ngân sách chi ra không? II. LẬP KẾ HOẠCH TỔ CHỨC SỰ KIỆN 1. Ban tổ chức sự kiện và loại sự kiện Ban tô chức sự kiện: Ban tổ chức phải được thành lập trước tiên để giúp nhà quản trị thực hiện các công việc chuẩn bị cho tổ chức sự kiện.
Ban tổ chức gồm những thành viên thuộc những thành phần khác nhau, có khả năng tổ chức và có kỹ năng chuyên môn nghề nghiệp để chủ động trong thực hiện. Mỗi thành viên trong ban tổ chức cần được giao những mảng công việc cụ thể chi tiết trên những lĩnh vực riêng biệt, không trùng lặp nhau. Nhà quản trị tổ chức sự kiện đảm nhận trưởng ban tổ chức, trực tiếp điều hành các thành viên trong ban ra quyết định trực tiếp, kịp thời về nội dung các công việc về việc Chương II: Dự toán ngân sách và lập kế hoạch tổ chức sự kiện 9 kết hợp các kỹ năng chuyên môn, thực hiện điều hòa tạo nên sự ăn khớp chương trình riêng biệt nhằm duy trì sự đồng bộ công việc giữa các thành viên trong ban. Loại hình sự kiện: Loại hình sự kiện cũng cần xác định rõ trước khi lập kế hoạch, khi lập kế hoạch, loại hình tổ chức sự kiện quyết định đối tượng khách mời.
+ Cần chú ý tới đúng đối tượng khách mời tham gia tổ chức sự kiện. + Cần chú ý tới những thành viên trong gia đình những đối tượng quan trọng tham dự tổ chức sự kiện. + Loại sự kiện còn chi phối việc chọn quyết định thời điểm diễn ra sự kiện. + Loại sự kiện cũng chi phối việc quyết định địa điểm diễn ra sự kiện, những loại sự kiện khác nhau sẽ phù hợp với địa điểm khác nhau.
+ Loại hình sự kiện còn chi phối phương thức thực hiện sự kiện. Hệ thống hóa các hoạt động sự kiện, lên kế hoạch thời gian Hệ thống hóa các hoạt động tổ chức sự kiện: Các hoạt động trong giai đoạn chuẩn bị phục vụ cho các hoạt động tổ chức sự kiện là rất nhiều, đòi hỏi ban tổ chức phải tính tới không được bỏ sót. Việc đầu tiên mà nhà làm tổ chức sự kiện cần làm là xác định các hoạt động trong tổ chức sự kiện. Đây là công việc rất quan trọng, căn cứ để xác định các hoạt động cụ thể này là những mục tiêu của sự kiện.
Từ mục tiêu cụ thể đòi hỏi phải thiết kê các hoạt động tổ chức sự kiện cụ thể nào. Những hoạt động sự kiện nào được xác định trong tổ chức sự kiện, thời gian thực hiện, các sự kiện này tạo nên khung chương trình tổ chức sự kiện.