CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CƠ BẢN 1. Thao tác hóa khái niệm 1. Khái niệm sự kiện Theo công ty Sea Event (2019), sự kiện được định nghĩa như sau: “Theo từ điển tiếng việt: “sự kiện” là sự việc có ý nghĩa quan trọng đang xảy ra, có ý nghĩa với đời sống xã hội. Ngoài ra, trong lĩnh vực tổ chức sự kiện hiện nay ở Việt Nam, sự kiện còn là các hoạt động diễn ra trong các lĩnh vực như thể thao, thương mại, giải trí, lễ hội, hội thảo, hội nghị… Theo tiếng Anh, sự kiện (event) bao hàm các lĩnh vực khá rộng như: + Business event: các sự kiện liên quan đến kinh doanh + Corporate events: các sự kiện liên quan đến doanh nghiệp, ví dụ: lễ kỷ niệm ngày thành lập công ty, hội nghị khách hàng… + Fundraising events: sự kiện nhằm mục đích gây quỹ + Exhibitions: triển lãm + Trade fairs: hội chợ thương mại + Entertainment events: sự kiện mang tính chất giải trí + Concerts/live performances: hoà nhạc, biểu diễn trực tiếp + Festive events: lễ hội, liên hoan + Government events: sự kiện của các cơ quan nhà nước + Meetings: họp hành, gặp giao lưu + Seminars: hội thảo chuyên đề + Workshops: bán hàng 4 + Conferences: hội thảo + Conventions: hội nghị + Social and cultural events: sự kiện về văn hoá, xã hội + Sporting events: sự kiện trong lĩnh vực thể thao + Marketing events: sự kiện liên quan tới marketing + Promotional events: sự kiện kết hợp khuyến mãi, xúc tiến thương mại + Brand and product launches: sự kiện liên quan đến thương hiệu, sản phẩm…” Như vậy, tác giả định nghĩa về sự kiện (trong lĩnh vực tổ chức sự kiện) như sau: “sự kiện đó là các hoạt động xã hội trong lĩnh vực thương mại, kinh doanh, giải trí, thể thao, hội nghị, triễn lãm, các trò chơi cộng đồng, và các hoạt động khác liên quan đến lễ hội, văn hóa, phong tục tập quán,.
Sự kiện là những hoạt động quan trọng, tập trung và nổi trội trong đời sống của các cộng đồng. Sự kiện là những hoạt động mang tính chất tập trung, thu hút nhiều người tham dự và diễn ra trong những không gian, thời gian cụ thể. Khái niệm tổ chức sự kiện Tổ chức sự kiện là một lĩnh vực gồm nhiều hoạt động đa dạng như: tổ chức lễ khai trương, tổ chức lễ động thổ, tổ chức gala dinner…và rất nhiều hình thức tổ chức khác. “Theo quan điểm về hoạt động tổ chức sự kiện (event management) là các hoạt động liên quan đến việc thiết kế, tổ chức thực hiện sự kiện.
Theo quan điểm kinh doanh tổ chức sự kiện bao gồm một số hoặc toàn bộ các hoạt động từ việc thiết kế (design), triển khai (execusion) đến kiểm soát (control) các hoạt động của sự kiện nhằm đạt được các mục tiêu nhất định mà sự kiện đã đề ra. 5 Tổ chức sự kiện là một quá trình bao gồm một số hoặc toàn bộ các công việc: nghiên cứu các yếu tố ảnh hưởng; lập chương trình, kế hoạch; chuẩn bị các yếu tố cần thiết; và tổ chức tiến hành diễn biến của sự kiện trong một thời gian và không gian cụ thể để truyền đạt những thông điệp nhất định đến những người tham gia sự kiện và xã hội; nhằm đáp ứng các mục đích khác nhau của các chủ thể tham gia vào sự kiện. Tiếp cận dưới góc độ văn hóa: “tổ chức sự kiện thực chất là một hoạt động văn hóa, là những hoạt động quan trọng, tập trung và nổi trội trong đời sống của các cộng đồng và được tổ chức dưới các hình thức thuộc phạm trù văn hóa như: + Kỷ niệm, nhắc nhở và tôn vinh những giá trị có dấu mốc lịch sử + Pho diễn và tôn vinh những giá trị văn hóa, nghệ thuật, thể thao. + Truyền thông quảng bá, chính trị, thương mại.” Qua nghiên cứu hoạt động tổ chức sự kiện hiện nay ở Việt Nam, cũng thấy rằng tổ chức sự kiện cũng bao gồm các hoạt động như: “nghiên cứu sự kiện; lập kế hoạch, chương trình cho sự kiện; điều hành các diễn biến của sự kiện; kết thúc sự kiện…” Từ những cách tiếp cận đã đề cập trên, tác giả định nghĩa: “Tổ chức sự kiện là một quá trình bao gồm một số hoặc toàn bộ các công việc: nghiên cứu các yếu tố ảnh hưởng; lập chương trình, kế hoạch; chuẩn bị các yếu tố cần thiết; và tổ chức tiến hành diễn biến của sự kiện trong một thời gian và không gian cụ thể để truyền đạt những thông điệp nhất định đến những người tham gia sự kiện và xã hội; nhằm đáp ứng các mục đích khác nhau của các chủ thể tham gia vào sự kiện.
Có thể hiểu tổ chức sự kiện có nghĩa là tổ chức các hoạt động thông qua các hình thức như hội nghị, triển lãm, tiệc,… trong những lĩnh vực như kinh doanh, văn hóa, thương mại,… doanh nghiệp tổ chức sự kiện nhằm mục đích gửi gắm thông điệp đến khách hàng cũng như công chúng. Ngoài ra tổ chức sự kiện còn là một hình thức quảng bá hiệu quả. Khái niệm dịch vụ Dịch vụ trong tiếng Anh được gọi là services. Kotler và Armstrong định nghĩa “Dịch vụ là một hoạt động hoặc lợi ích mà một bên có thể cung cấp cho bên khác về cơ bản là vô hình và không dẫn đến quyền sở hữu bất kỳ thứ gì.
Sản xuất của nó có thể có hoặc có thể không gắn với một sản phẩm vật chất”. William Stanton, “Dịch vụ là những hoạt động vô hình có thể nhận dạng riêng biệt, về cơ bản mang lại sự thỏa mãn mong muốn và không nhất thiết phải gắn liền với việc bán một sản phẩm hoặc một dịch vụ khác”. Adrian Payne nhận định “Dịch vụ là một hoạt động có một yếu tố vô hình gắn liền với nó và liên quan đến sự tương tác của nhà cung cấp dịch vụ với khách hàng hoặc với tài sản thuộc về khách hàng. Dịch vụ không liên quan đến việc chuyển giao quyền sở hữu đầu ra”.
Theo Hiệp hội Tiếp thị Hoa Kỳ (1960): “Dịch vụ là là các hoạt động, lợi ích hoặc sự thỏa mãn được cung cấp để bán hoặc được cung cấp liên quan đến việc bán hàng hóa”. Theo Philip Kotler: “Dịch vụ là bất kỳ hoạt động hay lợi ích nào mà chủ thể này có thể cung cấp cho chủ thể kia. Trong đó đối tượng cung cấp nhất định phải mang tính vô hình và không dẫn đến bất kỳ quyền sở hữu một vật nào cả. Còn việc sản xuất dịch vụ có thể hoặc không cần gắn liền với một sản phẩm vật chất nào”.
Theo khoản 3 điều 4 Luật giá năm 2012: “Dịch vụ là hàng hóa mang tính vô hình, trong quá trình sản xuất và tiêu dùng không hề tách rời nhau, bao gồm những loại dịch vụ trong hệ thống các ngành sản phẩm Việt Nam theo quy định của pháp luật.” Từ các khái niệm về dịch vụ như trên, tác giả định nghĩa: “Dịch vụ là một sản phẩm hàng hóa vô hình được cung cấp khi bên tiêu dùng có nhu cầu, dựa vào các sản 7 phẩm vật chất, các yếu tố liên quan (thời gian, địa điểm, thời tiết, con người, các trang thiết bị hổ trợ,.) để mang lại sự hài lòng cho khách hàng, nhằm thỏa mãn đầy đủ, kịp thời, thuận tiện, văn minh các nhu cầu của sản xuất và của đời sống xã hội. Đặc điểm của hoạt động tổ chức sự kiện 1. Đặc điểm về sản phẩm dịch vụ của tổ chức sự kiện Dựa vào tài liệu công ty cổ phần truyền thông và giải trí Nhật Thực (2021), sản phẩm dịch vụ tổ chức sự kiện có các đặc điểm như sau: tính vô hình, tính không tách rời được, tính không ổn định, tính không lưu giữ được. Cụ thể như sau: - Tính vô hình: khách hàng không cảm nhận được chất lượng sản phẩm dịch vụ thông qua các giác quan, nên rất khó để cảm nhận và đánh giá.
Do đó, cần vận dụng hiệu quả các yếu tố hữu hình để khách hàng dễ dàng cảm nhận về chất lượng của sản phẩm dịch vụ tổ chức sự kiện. Ví dụ: địa điểm, con người, trang thiết bị, biểu tượng, giá cả, cam kết. - Tính không tách rời được: cung ứng và sử dụng sản phẩm dịch vụ diễn ra đồng thời. Nên khách hàng quan tâm đến những người cung ứng đặc biệt (những người nổi tiếng hoặc có uy tín), để tăng hiệu quả kinh tế có thể để người cung ứng làm việc với nhiều khách hàng đồng thời.
- Tính không ổn định: chất lượng sản phẩm dịch vụ tổ chức sự kiện rất khó đánh giá vì phụ thuộc vào nhiều yếu tố: người cung ứng, khách hàng, thời gian, thời tiết, nhân sự, địa điểm cung ứng dịch vụ. Nên chuẩn bị chu đáo các bước để tiêu chuẩn hóa chất lượng dịch vụ: + Tuyển chọn và huấn luyện tốt nhân viên + Xây dựng quy trình thực hiện dịch vụ rõ ràng, chi tiết + Thường xuyên theo dõi mức độ hài lòng của khách hàng 8 - Tính không lưu giữ được: sản phẩm dịch vụ tổ chức sự kiện không thể cất giữ trong kho, làm phần đệm điều chỉnh sự thay đổi nhu cầu thị trường. Cần áp dụng các biện pháp cân đối cung cầu dịch vụ: + Từ phía cầu Định giá phân biệt Tổ chức dịch vụ bổ sung vào thời gian cao điểm Hệ thống đặt chỗ trước + Từ phía cung Thuê nhân viên làm việc bán thời gian Khuyến khích khách hàng tự phục vụ một số công đoạn Trang bị thêm máy móc thiết bị Từ các đặc điểm trên tác giả thấy rằng: “Tổ chức sự kiện hay các sản phẩm dịch vụ có liên quan đến tổ chức sự kiện luôn là những vấn đề thu hút được nhiều sự quan tâm của mọi người và đặc biệt là những công ty, doanh nghiệp đang cần làm một chương trình sự kiện nào đó hoặc là đơn vị tổ chức sự kiện. Những năm gần dây, dịch vụ tổ chức sự kiện được nhiều doanh nghiệp quan tâm và ưu ái, chúng không chỉ mang lại không khí tươi mới cho doanh nghiệp mà còn là cơ hội tốt để quảng bá thương hiệu, giới thiệu sản phẩm, vinh danh những người cống hiến mà còn thu hút các nhà đầu tư, kêu gọi tài trợ.
Đặc điểm về nhân lực Dựa vào tài liệu công ty tổ chức sự kiện Nuplans (2020), nhân sự tổ chức sự kiện có các đặc điểm Cụ thể như sau: “Hầu hết các ngành dịch vụ thì phụ thuộc hơn 90% vào yếu tố con người.