mở đầu để thay đổi cơ cấu tổ chức, tinh giản biên chế, nâng cao định mức,v.v… b) Bảng câu hỏi Bảng câu hỏi được đánh giá là phương pháp hữu hiệu nhất để thu thập thông tin phân tích công việc. Bảng câu hỏi liệt kê những câu hỏi đã chuẩn bị kỹ lưỡng từ trước và phân phát cho nhân viên điền các câu hỏi trả lời. Tổng kết các câu trả lời của nhân viên, cán bộ phân tích sẽ có được những thông tin cơ bản, đặc trưng về các công việc thực hiện trong doanh nghiệp. Khi cảm thấy thông tin thu thập qua bảng câu hỏi không được đầy đủ, cán bộ phân tích nên thảo luận lại với các nhân viện thực hiện công việc.
c) Quan sát tại nơi làm việc Quan sát tại nơi làm việc cho phép các nhà phân tích chỉ ra đầy đủ và chi tiết thời gian, mức độ thường xuyên, tính phức tạp của các nhiệm vụ, trách nhiệm khi thực hiện các công việc khác nhau, các thông tin về điều kiện làm việc, các máy móc, LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com dụng cụ, nguyên vật liệu sử dụng trong quá trình làm việc và hiệu quả thực hiện công việc. Phương pháp quan sát được sử dụng hữu hiệu đối với công việc có thể đo lường, dễ quan sát thấy, những công việc không mang tính chất tình huống như công việc của người y tá trực hoặc không phải tính toán suốt ngày như công việc của các nhân viên phòng kế toán. Tuy nhiên, phương pháp quan sát có thể cung cấp các thông tin thiếu chính xác do hội chứng Hawthone (khi biết mình đang được quan sát, nhân viên có thể làm việc với phương pháp, tốc độ, cách thức, kết quả khác với khi thực hiện công việc trong những lức bình thường), điều này phản ánh rõ rệt khi cán bộ phân tích vừa quan sát vừa phỏng vấn nhân viên thực hiện công việc. d) Sử dụng nhật ký ngày làm việc Nhật ký ngày làm việc do người thực hiện công việc ghi chép về các nhiệm vụ được giao, và kết quả hoàn thành nhiệm vụ.
Phân tích nhật ký ngày làm việc theo các loại công việc thực hiện, hao phí thời gian thực hiện từng loại công việc, v. sẽ biết được mức độ thường xuyên của các loại nhiệm vụ, thời gian trung bình cần thiết để hoàn thành các nhiệm vụ, lãng phí thời gian do khâu tổ chức chưa tốt như thiếu nguyên vật liệu, thiếu dụng cụ làm việc, thời gian chờ đợi, v.v… Nhật ký ngày làm việc rất hữu dụng khi phân tích các công việc khó quan sát như các công việc do những kỹ sư, các nhà khoa học hay các nhà quản lý cấp cao thực hiện. Phương pháp này có thể thu hút nhiều người tham gia cung cấp thông tin nhanh chóng. Nhược điểm chủ yếu của phưng pháp này là người viết nhật ký ngày làm việc có thể ngại viết trung thực những lỗi sai do chủ quan cá nhân trong quá trình thực hiện công việc.
Do các phương pháp thu thập thông tin đều có những điểm mạnh, điểm yếu khác nhau nên thực tế thường sử dụng phối hợp nhiều phương pháp để thu thập thông tin phân tích công việc. Bước 3: Chọn kênh tuyển dụng Mỗi kênh tuyển dụng đều có những ưu điểm và nhược điểm riêng, có thể áp dụng một kênh hay kết hợp nhiều kênh để tuyển dụng hiệu quả. Lựa chọn kênh tuyển dụng phụ thuộc vào: Chính sách nhân sự của doanh nghiệp. Áp lực về thời gian.
LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Tính chất, vị trí công việc. Ngân sách Bước 4: Chuẩn bị tuyển dụng Gồm ba bước: a) Thành lập Hội đồng tuyển dụng, quy định rõ về số lượng, thành phần và quyền hạn của Hội đồng tuyển dụng. b) Nghiên cứu các loại văn bản, quy định của Nhà nước và tổ chức, doanh nghiệp liên quan đến tuyển dụng. c) Xác định tiêu chuẩn tuyển chọn ở ba khía cạnh: Tiêu chuẩn chung đối với tổ chức, doanh nghiệp Tiểu chuẩn của phòng ban hoặc bộ phận cơ sở Tiêu chuẩn đối với cá nhân thức hiện công việc là những tiêu chuẩn liệt kê trong bảng tiêu chuẩn công việc Bước 5: Thông báo tuyển dụng Áp dụng một hoặc kết hợp các hình thức thông bao tuyển dụng sau đây: Thông báo nội bộ.
Thông báo trước cổng cơ quan, doanh nghiệp. Quảng cáo trên báo đài. Thông qua trung tâm dịch vụ lao động. Thông qua trang web của công ty, hay các trang web về việc làm.
Bước 6: Thu nhận, nghiên cứu hồ sơ Mỗi doanh nghiệp nên có bộ mẫu hồ sơ riêng cho từng loại ứng viên vào các chức vụ, công việc khác nhau. Tất cả hồ sơ xin việc phải ghi vào sổ, có phân loại để tiện cho việc sử dụng sau này. Nghiên cứu hồ sơ nhằm sàng lọc và ghi lại các thông tin chủ yếu về ứng viên, bao gồm: Học vấn, kinh nhiệm, quá trình công tác Khả năng tri thức Sức khỏe Mức độ lành nghề, sự khéo léo về tay chân. Tính tình, đạo đức, tình cảm, nguyện vọng,v.v… LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Nghiên cứ hồ sơ có thể loại bớt một số ứng viên hoàn toàn không đáp ứng các tiêu chuẩn công việc, giảm bớt các chi phí tuyển dụng cho các bước sau tốn kém hơn Bước 7: Phỏng vấn sơ bộ Phỏng vấn sơ bộ buổi gặp gỡ đầu tiên giữa nhà tuyển dụng với các ứng viên, thường kéo dài từ 5-10 phút nhằm tìm ra những ứng viên không đạt chuẩn, hoặc yếu kém rõ rệt hơn những ứng viên khác mà khi nghiên cứu hồ sơ chưa phát hiện ra.
Bước 8: Kiểm tra, trắc nghiệm Kiểm tra, trắc nghiệm là kỹ năng tuyển chọn rất hữu hệu, có thể giúp cho các quản trị gia chọn được đúng người cho đứng việc và giúp cho mỗi người có cơ hội tìm hiểu rõ hơn về năng lực của mình, chọn được một nghề, một công việc phù hợp. Các bài kiểm tra, trắc nghiệm cho phép đánh giá định lượng nhiều vấn đề khác nhau như tri thức hiểu biết, sự khéo léo,v. do đó sẽ thuận lợi, dễ dàng cho việc so sánh một người với tiêu chuẩn mẫu hoặc so sánh với những người khác trong quá trình tuyển chọn. Các hình thức kiểm tra, trắc nghiệm: a) Trắc nghiệm trí thông minh Loại trắc nghiệm này được sử dụng để đánh giá ứng viên về các kiến thức hiểu biết chung, về khả năng làm việc lao động trí óc, về khả năng tiếp thu, học hỏi các vấn đề mới.
b) Kiểm tra, trắc nghiệm tìm hiểu về sự khéo léo và thể lực của ứng viên Đánh giá sự khéo léo của ứng viên được thể hiện qua các bài tập tìm hiểu về sự khéo léo của bàn tay, sự thuần thục và mềm mại của các chuyển động, sự phối hợp thực hiện các bộ phận trên cơ thể con người của ứng viên, v.v… Kiểm tra, trắc nghiệm đánh giá sự khéo léo của nhân viên thường được áp dụng để tuyển chọn nhân viên thực hiện các công việc ở dây chuyền lắp ráp thiết bị điện tử, thợ thủ công, v.v… Đánh giá thể lực của ứng viên được thực hiện qua các bài tập về khả năng chịu đựng, mức độ dẻo dai, trọng lượng tối đa có thể dịch chuyển,v.v… của ứng viên. Loại kiểm tra, trắc nghiệm này thường áp dụng để tuyển nhân viên vào làm các công việc có yêu cầu sức khỏe rất tốt như lái xe, phi công,v.v… c) Trắc nghiệm về tâm lý và sở thích LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Trắc nghiệm tâm lý: Ngoài trí thông minh, sự khéo léo và thể lực tốt còn có nhiều yếu tố khác tác động mạnh mẽ đến khả năng thành công của một nhân viên như ý chí, sở thích, nguyện vọng, động lực cá nhân, v.v… thường được đánh giá qua trắc nghiệm tâm lý. Tuy nhiên cũng cần lưu ý rằng kết quả của loại trắc nghiệm này có thể không liên hệ chặt chẽ với kết quả thực hiện công việc của ứng viên. Trắc nghiệm về sở thích: thường được dùng đẻ tìm hiểu các ngành nghề, nơi làm việc phù hợp nhất đối với ứng viên.
Khi công việc, điều kiện làm việc thích hợp với sở thích, ứng viên sẽ dễ ham mê công việc, có khả năng thực hiện công việc tốt hơn, ít bỏ việc hơn. d) Kiểm tra, trắc nghiệm thành tích Kiểm tra, trắc nghiệm thành tích dùng để đánh giá mức độ hiểu biết và kỹ năng thực hiện nghề nghiệp mà ứng viên đã nắm được. e) Kiểm tra thực hiện mẫu công việc Kiểm tra thực hiện mẫu công việc được áp dụng nhằm đánh giá kinh nghiệm, khả năng thực hành của ứng viên. Loại kiểm tra này có độ tin cậy và chính xác cao.
Mẫu công việc được rút ra từ những phần công việc thực tế ứng viên sẽ phải thực hiện, ví dụ kiểm tra về tay nghề đối với công nhân kỹ thuật, kiểm tra kỹ năng soạn thảo văn bản, tài liệu đối với công việc của thư ký văn phòng. Bước 9: Phỏng vấn lần hai Phỏng vấn được coi là khâu quan trọng nhất và được áp dụng rộng rãi để làm sáng tỏ về ứng viên quá trình tuyển chọn. Phỏng vấn cho phép tìm hiểu và đánh giá ứng viên về nhiều hương diện như tướng mạo, tác phong, tính tình, khả năng hòa đồng, mức độ đáng tin cậy, v.v… mà các chứng chỉ tốt nghiệp, các bài trắc nghiệm không thể đánh giá được hoặc không thể đánh giá một cách rõ ràng. Các hình thức phỏng vấn: phỏng vấn không chỉ dẫn, phỏng vấn theo mẫu, phỏng vấn tình huống, phỏng vấn liên tục, phỏng vấn nhóm, phỏng vấn căng thẳng.
Quá trình phỏng vấn Gồm có 4 bước Bước 1: Chuẩn bị phỏng vấn Để phỏng vấn có hiệu quả tốt, trong bước chuẩn bị phỏng vấn cần thực hiện các công việc sau đây: LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Xem xét lại công việc, nghiên cứu bảng mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc để hiểu rõ những yêu cầu, những đặc điểm của công việc và mẫu nhân viên lý tưởng để thực hiện công việc. Nghiên cứu hồ sơ của ứng viên, ghi lại những điểm mạnh, điểm yếu và những điểm cần làm sáng tỏ trong phỏng vấn. Xác định địa điểm và thời gian phỏng vấn thích hợp. Báo cho ứng viên biết trước ít nhất một tuần về cuộc phỏng vấn.
Bước 2: Chuẩn bị câu hỏi phỏng vấn Sau khi nghiên cứu kỹ về công việc phỏng vấn viên cần chuẩn bị các câu hỏi cho phỏng vấn. Câu hỏi phỏng vấn có thể phan thành ba loại: Câu hỏi chung: Những câu hỏi chung được sử dụng nhằm tìm hiểu động cơ, quan điểm, sở thích, khả năng hòa đồng, v.v… của ứng viên.