Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Khóa luận tốt nghiệp "Công tác tổ chức quản lý về Văn thư Lưu trữ tại Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam - Thực trạng và giải pháp" được tác giả Trịnh Văn Dương (sinh viên ngành Quản trị Văn phòng, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội) thực hiện dưới sự hướng dẫn của ThS. Nguyễn Hữu Danh vào năm 2017.

Trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước, công tác văn thư và lưu trữ đóng vai trò là huyết mạch thông tin, gắn liền với toàn bộ quy trình chỉ đạo, điều hành, ra quyết định và tổ chức thi hành công vụ. Đối với Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam – cơ quan nghiên cứu khoa học xã hội đầu ngành trực thuộc Chính phủ – số lượng văn bản, công văn, chỉ thị tiếp nhận và ban hành là rất lớn và có tính chất chuyên ngành đặc thù.

Thực tiễn giai đoạn trước năm 2017 cho thấy, bên cạnh những bước phát triển tích cực, công tác văn thư - lưu trữ (VTLT) tại Viện còn bộc lộ một số tồn tại:

  • Việc chấp hành các quy định về soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản vẫn còn những điểm bất cập, sai sót về thể thức và kỹ thuật trình bày.
  • Công tác lập hồ sơ công việc hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan chưa được thực hiện nghiêm túc.
  • Hoạt động tổ chức khai thác, sử dụng nguồn tài liệu lưu trữ chưa đạt hiệu quả tối ưu.

Mục tiêu nghiên cứu:

  1. Hệ thống hóa cơ sở lý luận và cơ sở pháp lý về công tác tổ chức, quản lý văn thư, lưu trữ trong cơ quan hành chính nhà nước và đơn vị sự nghiệp.
  2. Khảo sát, phân tích và đánh giá thực trạng công tác tổ chức, quản lý văn thư, lưu trữ tại Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam, chỉ rõ những kết quả đạt được, hạn chế và nguyên nhân.
  3. Đề xuất hệ thống giải pháp khả thi nhằm nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác tổ chức, quản lý văn thư, lưu trữ tại Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam trong giai đoạn tiếp theo.

Nhiệm vụ nghiên cứu:

  1. Trình bày cơ sở lý luận, cơ sở pháp lý về công tác văn thư - lưu trữ.
  2. Tìm hiểu thực trạng công tác văn thư - lưu trữ tại Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam, phân tích nguyên nhân của những ưu điểm và hạn chế.
  3. Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác tổ chức, quản lý văn thư, lưu trữ của Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam và áp dụng cho các cơ quan tương tự.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Những vấn đề lý luận và thực tiễn của công tác tổ chức, quản lý về văn thư, lưu trữ tại Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam.
  • Phạm vi không gian: Cơ quan Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam (trụ sở chính và các đơn vị trực thuộc).
  • Phạm vi thời gian: Tập trung nghiên cứu thực trạng công tác tổ chức, quản lý văn thư, lưu trữ từ năm 2012 đến năm 2017.
  • Phạm vi nội dung: Tiếp cận dưới góc độ tổ chức và quản lý hành chính dựa trên hệ thống văn bản quy phạm pháp luật, quy chế nội bộ; không đi sâu vào kỹ thuật nghiệp vụ chuyên biệt ngoài phạm vi quản lý.

Cơ sở lý thuyết, pháp lý và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết và khái niệm sử dụng

Khóa luận làm rõ các khái niệm cốt lõi theo quy định pháp luật và lý luận hành chính:

  • Công tác văn thư: Toàn bộ công việc liên quan đến soạn thảo, ban hành văn bản; tổ chức quản lý, giải quyết văn bản (đi, đến); lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu. Công tác văn thư phải đáp ứng 4 yêu cầu cơ bản: Nhanh chóng, Chính xác (nội dung, thể thức, nghiệp vụ), Bí mật và Hiện đại.
  • Công tác lưu trữ: Lĩnh vực hoạt động quản lý và nghiệp vụ bao gồm thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, bảo quản an toàn và tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ phục vụ quản lý và nghiên cứu khoa học (căn cứ theo Luật Lưu trữ năm 2011).
  • Tổ chức và Quản lý: Tiếp cận theo lý thuyết tổ chức của Chester I. Barnard và lý thuyết hệ thống trong khoa học quản lý. Nội dung quản lý nhà nước về VTLT gồm 8 nội dung chính: xây dựng văn bản quy phạm pháp luật; quản lý nghiệp vụ; nghiên cứu khoa học và ứng dụng công nghệ; đào tạo bồi dưỡng cán bộ; thi đua khen thưởng; thanh tra kiểm tra giải quyết khiếu nại; sơ kết tổng kết; hợp tác quốc tế.

Cơ sở pháp lý

Tác giả hệ thống hóa các văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hướng dẫn nghiệp vụ làm căn cứ đánh giá:

Nhóm văn bản Các văn bản pháp lý tiêu biểu được áp dụng
Văn bản chung Quyết định 13/2005/QĐ-BNV và Quyết định 14/2005/QĐ-BNV về chế độ báo cáo thống kê; Quyết định 280/TTg về cải cách thủ tục hành chính; Công văn 608/LTNN-TTNC về ứng dụng CNTT.
Văn bản về văn thư Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật; Nghị định 110/2004/NĐ-CP và Nghị định 09/2010/NĐ-CP về công tác văn thư; Nghị định 99/2016/NĐ-CP về quản lý và sử dụng con dấu; Thông tư 01/2011/TT-BNV hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính; Thông tư liên tịch 55/2005/TTLT-BNV-VPCP.
Văn bản về lưu trữ Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13; Nghị định 111/2004/NĐ-CP; Thông tư 04/2006/TT-BNV (nguồn nộp lưu); Thông tư 12/2010/TT-BNV (đơn giá chỉnh lý tài liệu giấy); Thông tư 09/2011/TT-BNV (thời hạn bảo quản hồ sơ tài liệu); Thông tư 15/2011/TT-BNV (định mức kinh tế - kỹ thuật vệ sinh kho); Thông tư 09/2013/TT-BNV (chế độ báo cáo thống kê); Quyết định 128/QĐ-VTLTNN (quy trình chỉnh lý tài liệu theo ISO 9001:2000); Hướng dẫn 169/HD-VTLTNN (xây dựng cơ sở dữ liệu lưu trữ).

Phương pháp nghiên cứu và nguồn dữ liệu

  • Phương pháp luận duy vật biện chứng: Xem xét các hiện tượng quản lý hành chính trong mối quan hệ vận động, tương tác giữa quy định pháp lý và điều kiện thực tế của cơ quan nghiên cứu.
  • Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Rà soát hệ thống giáo trình (Lưu trữ học, Quản lý văn bản), các công trình nghiên cứu trước đó và hệ thống văn bản pháp luật, quy chế nội bộ.
  • Phương pháp thu thập, phân tích và tổng hợp số liệu: Tập hợp thông tin về cơ cấu tổ chức, nhân sự, số lượng văn bản đi/đến, hồ sơ lưu trữ tại Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam.
  • Phương pháp phỏng vấn chuyên sâu: Thu thập ý kiến trực tiếp từ lãnh đạo và chuyên viên Phòng Tổ chức - Hành chính, Phòng Lưu trữ thuộc Văn phòng Viện.
  • Nguồn dữ liệu: Hồ sơ lưu trữ nội bộ, các quyết định thành lập, quy chế làm việc, quy trình ISO, sổ đăng ký văn bản đi/đến, phần mềm Quản lý văn bản và điều hành tác nghiệp tại Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Cơ sở lý luận và cơ sở pháp lý về công tác văn thư lưu trữ

Chương 1 tập trung xây dựng nền tảng lý thuyết và khung pháp chế cho đề tài:

  • Phân tích bản chất của công tác văn thư gồm 3 khối nhiệm vụ: soạn thảo/ban hành văn bản; tổ chức giải quyết/quản lý văn bản (văn bản đến, văn bản đi, lập hồ sơ hiện hành); quản lý và sử dụng con dấu. Nêu rõ các yêu cầu về tính chính xác (nội dung, thẩm quyền, thể thức), tính bảo mật và tính hiện đại trong quản trị hành chính.
  • Xác định công tác lưu trữ là khâu kế tiếp của công tác văn thư, giữ vai trò cung cấp cứ liệu lịch sử, pháp lý phục vụ chỉ đạo điều hành và nghiên cứu khoa học. Khái quát các khâu nghiệp vụ lưu trữ: thu thập, phân loại, xác định giá trị, thống kê, bảo quản an toàn và tổ chức khai thác sử dụng.
  • Phân tích khái niệm tổ chức, quản lý nhà nước về VTLT theo hướng tiếp cận hệ thống, đồng thời liệt kê chi tiết các văn bản quy phạm pháp luật do Nhà nước ban hành làm căn cứ điều chỉnh các hoạt động VTLT trong khu vực công.

Chương 2: Thực trạng công tác tổ chức, quản lý văn thư lưu trữ tại Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam

Chương 2 mô tả chi tiết tổ chức bộ máy và các quy trình nghiệp vụ VTLT đang vận hành tại Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam:

  • Khái quát cơ quan: Tiền thân là Ban nghiên cứu Lịch sử - Địa lý - Văn học (thành lập ngày 02/12/1953), chính thức mang tên Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam từ ngày 22/12/2013. Viện là cơ quan thuộc Chính phủ (hoạt động theo Nghị định số 109/2012/NĐ-CP), quy mô trên 2.000 người (hơn 700 cán bộ có học hàm GS, PGS, học vị TSKH, TS, ThS), gồm 32 đơn vị nghiên cứu chuyên ngành, 04 đơn vị sự nghiệp và 05 đơn vị giúp việc Chủ tịch Viện. Văn phòng Viện thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp theo Quyết định số 517/QĐ-KHXH ngày 07/4/2014.
  • Tổ chức bộ máy và nhân sự:
    • Phòng Tổ chức - Hành chính (thuộc Văn phòng Viện): Gồm 01 Trưởng phòng (Chuyên viên chính), 01 Phó Trưởng phòng và 04 nhân viên (trong đó có 03 chuyên viên phụ trách con dấu, quản lý văn bản đi/đến, công tác chuyên trách khác và 01 nhân viên hậu cần/chuyển phát).
    • Phòng Lưu trữ (thuộc Văn phòng Viện): Được thành lập theo Quyết định số 103/QĐ-KHXH ngày 14/02/2001, tại thời điểm năm 2017 có 03 cán bộ chuyên trách.
    • Đơn vị trực thuộc: Chưa có biên chế lưu trữ chuyên trách; Phòng Hành chính bố trí 01 cán bộ kiêm nhiệm lưu trữ văn bản hành chính; Trung tâm Thư viện bố trí 01 cán bộ kiêm nhiệm lưu trữ báo cáo khoa học, luận văn, luận án.
  • Hệ thống văn bản quản lý nội bộ: Viện đã ban hành nhiều quy chế, quy trình nội bộ như: Quyết định 1710/QĐ-VP (quản lý văn bản, con dấu), Quyết định 634/QĐ-VP (quy trình ban hành văn bản), Quyết định 1001/QĐ-VP (quy trình quản lý văn bản đến), Quyết định 387/QĐ-KHXH (quy chế VTLT), Quyết định 1705/QĐ-VP (bảo quản, khai thác tài liệu), Quyết định 856, 857, 858/QĐ-VP (lập danh mục, lập hồ sơ việc, khai thác tài liệu), Quyết định 719/QĐ-VP (chỉnh lý tài liệu), Quyết định 539/QĐ-KHXH (bảo vệ bí mật nhà nước).
  • Công tác kiểm tra, báo cáo: Viện tham gia kiểm tra chéo theo kế hoạch của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước (các năm 2003, 2005, 2009); năm 2014 đã chủ động tổ chức kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ tại 10 đơn vị trực thuộc. Chế độ báo cáo thống kê định kỳ được thực hiện theo Thông tư số 09/2013/TT-BNV.
  • Thực trạng nghiệp vụ văn thư:
    • Thẩm quyền ban hành: Do không có chức năng quản lý nhà nước (theo Nghị định 58/2008/NĐ-CP), Viện không ban hành văn bản quy phạm pháp luật mà chỉ ban hành văn bản hành chính cá biệt (Quyết định nâng lương, bổ nhiệm, khen thưởng...), văn bản chuyên ngành và văn bản đoàn thể.
    • Thể thức và kỹ thuật trình bày: Tuân thủ Thông tư 01/2011/TT-BNV. Chuyển đổi từ phông chữ VnTime sang phông Unicode (TCVN 6909:2001).
    • Quản lý văn bản đi: Được kiểm tra thể thức chặt chẽ trước khi ghi số. Hệ thống số văn bản đi được phân chia thành 03 hệ thống độc lập: số Quyết định (gồm Quyết định và Hợp đồng lao động), số Công văn (gồm Công văn và các văn bản hành chính khác) và số Hợp đồng đề tài khoa học. Đăng ký trên phần mềm tại địa chỉ nội bộ http://vbdh.vn/. Bản lưu văn bản đi gồm 02 bản giấy tốt (01 bản tại Văn thư, 01 bản tại hồ sơ soạn thảo). Chuyển phát định kỳ lúc 16h hàng ngày.
    • Quản lý văn bản đến: Tập trung tại Văn thư Phòng Tổ chức - Hành chính, phân loại thành 3 nhóm (gửi riêng đơn vị, gửi chung cho Viện, văn bản mật). Đăng ký và scan đính kèm file trên hệ thống http://vbdh.vn/, trình Chánh Văn phòng phê duyệt phân xử lý, in sổ báo cáo cuối tháng.
Tiêu chí quản lý Thực trạng tại Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam (năm 2017)
Phần mềm quản lý Vận hành Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành tác nghiệp tại http://vbdh.vn/
Phân hệ số văn bản đi 03 nhóm riêng: Số Quyết định / Số Công văn / Số Hợp đồng đề tài khoa học
Nhân sự Văn thư 05 cán bộ chuyên trách thuộc Phòng Tổ chức - Hành chính
Nhân sự Lưu trữ 03 cán bộ chuyên trách tại Phòng Lưu trữ (thành lập năm 2001); cấp viện thành viên dùng cán bộ kiêm nhiệm
Kiểm tra nghiệp vụ Đã kiểm tra nội bộ 10 đơn vị trực thuộc (năm 2014); thực hiện kiểm tra chéo định kỳ theo chỉ đạo của Cục VTLTNN
  • Thực trạng nghiệp vụ lưu trữ: Triển khai các khâu thu thập, bổ sung tài liệu hành chính và tài liệu nghiên cứu khoa học, phân loại, bảo quản tại kho lưu trữ và phục vụ nhu cầu khai thác tư liệu nghiên cứu.

Chương 3: Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác tổ chức, quản lý về văn thư lưu trữ tại Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam

Chương 3 tổng kết các điểm mạnh, điểm yếu và đưa ra hệ thống kiến nghị:

  • Đánh giá chung: Công tác chỉ đạo điều hành đã có sự quan tâm; có bộ phận chuyên trách; ứng dụng CNTT vào đăng ký văn bản. Tuy nhiên, một số văn bản quản lý nội bộ đã ban hành lâu, chưa cập nhật kịp thời các thông tư mới của Bộ Nội vụ; việc nộp lưu hồ sơ từ các đơn vị nghiên cứu vào lưu trữ lịch sử cơ quan còn chậm; cơ sở vật chất kho lưu trữ chưa thực sự đồng bộ.
  • Các nhóm giải pháp đề xuất:
    1. Giải pháp phía Viện Hàn lâm: Tăng cường sự lãnh đạo, phân định rõ trách nhiệm của thủ trưởng các đơn vị trực thuộc đối với công tác lập hồ sơ và nộp lưu tài liệu.
    2. Hoàn thiện hệ thống văn bản chỉ đạo: Rà soát, sửa đổi, bổ sung Quy chế văn thư - lưu trữ, bảng thời hạn bảo quản tài liệu cho phù hợp với Luật Lưu trữ 2011 và Thông tư 09/2011/TT-BNV.
    3. Nâng cao năng lực đội ngũ cán bộ: Đẩy mạnh cử cán bộ tham gia các lớp đào tạo đại học, trung cấp chuyên ngành VTLT; tổ chức tập huấn chuyên sâu cho cán bộ kiêm nhiệm tại các viện thành viên.
    4. Tăng cường cơ sở vật chất: Đầu tư nâng cấp kho lưu trữ chuyên dụng, trang bị phương tiện bảo quản đạt chuẩn (giá kệ, máy hút ẩm, thiết bị phòng cháy chữa cháy).
    5. Thực hiện chế độ đãi ngộ: Đảm bảo đúng, đủ các chế độ phụ cấp độc hại, bồi dưỡng nghề nghiệp cho cán bộ làm công tác lưu trữ trực tiếp.
    6. Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin: Nâng cấp tính năng của phần mềm http://vbdh.vn/, tiến tới quản lý toàn diện văn bản điện tử và lập hồ sơ điện tử.
    7. Tăng cường công tác kiểm tra, giám sát: Định kỳ tổ chức kiểm tra nghiệp vụ VTLT tại 100% các đơn vị nghiên cứu và sự nghiệp trực thuộc.

Kết quả và đóng góp

Kết quả chính từ khảo sát thực tế

Khóa luận đã phản ánh chi tiết hiện trạng bộ máy và quy trình làm việc tại Viện:

  • Ghi nhận cơ cấu nhân sự gồm 05 cán bộ chuyên trách văn thư (Phòng Tổ chức - Hành chính) và 03 cán bộ chuyên trách lưu trữ (Phòng Lưu trữ thành lập năm 2001).
  • Thống kê quy trình xử lý văn bản đi/đến thông qua việc áp dụng phần mềm nội bộ http://vbdh.vn/, phân chia hệ thống quản lý văn bản đi thành 3 sổ số liệu riêng biệt (Quyết định, Công văn, Hợp đồng đề tài).
  • Ghi nhận lịch sử kiểm tra định kỳ VTLT do Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước chỉ đạo (2003, 2005, 2009) và đợt kiểm tra trực tiếp 10 đơn vị thành viên của Viện vào năm 2014.

Đóng góp của đề tài

  • Về mặt lý luận: Khóa luận hệ thống hóa cơ sở lý luận về quản lý nhà nước đối với công tác VTLT trong môi trường cơ quan nghiên cứu khoa học chuyên ngành có tính chất đặc thù.
  • Về mặt thực tiễn: Khóa luận cung cấp bức tranh toàn diện về việc vận hành các quy trình ISO, quy chế quản lý con dấu, văn bản đi, văn bản đến và lưu trữ tại Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam giai đoạn 2012–2017.
  • Đề xuất giải pháp đồng bộ: Đưa ra 7 nhóm giải pháp cụ thể, gắn liền với điều kiện thực tế của Viện nhằm khắc phục tình trạng nộp lưu hồ sơ chậm trễ và chuẩn hóa thể thức văn bản.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế:
    • Phạm vi khảo sát thực tế của khóa luận tập trung chủ yếu vào khối cơ quan Văn phòng Viện (Phòng Tổ chức - Hành chính và Phòng Lưu trữ), số liệu khảo sát sâu tại 32 đơn vị nghiên cứu chuyên ngành trực thuộc còn mang tính khái quát.
    • Đề tài được hoàn thành vào tháng 4 năm 2017 nên các đánh giá, số liệu chỉ phản ánh tình hình thực tế đến thời điểm đó, chưa cập nhật các quy định pháp luật mới về văn thư điện tử ban hành sau giai đoạn này.
  • Hướng phát triển:
    • Khảo sát chi tiết thực trạng quản lý hồ sơ tài liệu khoa học tại các viện nghiên cứu chuyên ngành ở các vùng miền khác nhau (Đà Nẵng, TP. Hồ Chí Minh, Buôn Ma Thuột).
    • Nghiên cứu xây dựng cơ sở dữ liệu số hóa tài liệu lưu trữ khoa học xã hội và mô hình lưu trữ điện tử đáp ứng yêu cầu Chính phủ điện tử.

Giá trị tham khảo

Tài liệu khóa luận có giá trị tham khảo hữu ích cho các đối tượng:

  • Sinh viên ngành Quản trị văn phòng, Văn thư - Lưu trữ, Quản lý nhà nước: Tham khảo cấu trúc nghiên cứu thực trạng, cách thức phân tích quy trình văn bản đi/đến và phương pháp khảo sát một cơ quan sự nghiệp công lập cấp trung ương.
  • Cán bộ văn phòng, văn thư, lưu trữ tại các viện nghiên cứu và trường đại học: Vận dụng kinh nghiệm xây dựng quy chế quản lý văn bản nội bộ, quy trình lập danh mục hồ sơ và mô hình quản lý số văn bản đặc thù (phân tách sổ hợp đồng khoa học).
  • Nội dung đáng chú ý nhất để tra cứu: Danh mục hệ thống văn bản pháp lý chuyên ngành VTLT (Chương 1) và quy trình quản lý văn bản đi/đến trên nền tảng phần mềm điều hành nội bộ (Chương 2).

Câu hỏi thường gặp

1. Vì sao Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam không có thẩm quyền ban hành văn bản quy phạm pháp luật?
Theo quy định tại Nghị định số 58/2008/NĐ-CP và Nghị định số 109/2012/NĐ-CP, Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam là cơ quan sự nghiệp trực thuộc Chính phủ, thực hiện chức năng nghiên cứu khoa học xã hội và đào tạo sau đại học, không có chức năng quản lý nhà nước theo ngành/lĩnh vực nên không có thẩm quyền ban hành văn bản quy phạm pháp luật. Viện chủ yếu ban hành văn bản hành chính cá biệt, văn bản chuyên ngành và văn bản đoàn thể.

2. Bộ phận văn thư và lưu trữ tại Văn phòng Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam được phân công nhân sự như thế nào?
Tại Phòng Tổ chức - Hành chính, có 05 cán bộ chuyên trách công tác văn thư: 01 Trưởng phòng (Chuyên viên chính), 01 Phó Trưởng phòng (phụ trách thể thức văn bản), 03 chuyên viên (01 quản lý con dấu, 01 quản lý văn bản đi/đến - Chuyên viên Trần Hoa Sim, 01 chuyên trách khác) và 01 nhân viên phụ trách chuyển phát (Nguyễn Long Giang). Tại Phòng Lưu trữ (thành lập từ năm 2001), có 03 cán bộ chuyên trách thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ.

3. Hệ thống văn bản đi tại Viện Hàn lâm được phân loại và cấp số như thế nào?
Số văn bản đi của Viện được quản lý trên phần mềm điều hành tác nghiệp http://vbdh.vn/ và phân tách thành 03 hệ thống số độc lập:

  1. Số Quyết định (áp dụng cho Quyết định cá biệt và Hợp đồng lao động).
  2. Số Công văn (áp dụng cho Công văn và các văn bản hành chính thông thường khác).
  3. Số Hợp đồng đề tài khoa học.

4. Quy định lưu trữ văn bản đi chính thức tại Viện được thực hiện như thế nào?
Mỗi văn bản đi sau khi ban hành chính thức đều được lưu giữ 02 bản giấy tốt có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền: 01 bản lưu tập trung tại Văn thư cơ quan theo tập lưu văn bản đi (sắp xếp theo tháng, số nhỏ xếp trước, số lớn xếp sau) và 01 bản lưu trong hồ sơ công việc tại đơn vị chủ trì soạn thảo.

5. Hoạt động kiểm tra nghiệp vụ VTLT đối với các đơn vị trực thuộc Viện được triển khai ra sao?
Viện thực hiện theo kế hoạch kiểm tra chéo định kỳ 2 năm/lần do Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước chỉ đạo (đã ghi nhận các đợt kiểm tra năm 2003, 2005, 2009). Ngoài ra, vào năm 2014, Viện đã chủ động thành lập đoàn kiểm tra và hướng dẫn nghiệp vụ công tác lưu trữ trực tiếp tại 10 đơn vị trực thuộc.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Trịnh Văn Dương đã phản ánh có hệ thống cả về mặt lý luận pháp lý lẫn thực tiễn công tác tổ chức, quản lý văn thư - lưu trữ tại Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam. Thông qua việc phân tích cụ thể cơ cấu nhân sự, quy chế điều hành và quy trình xử lý văn bản đi/đến trên hệ thống phần mềm nội bộ, đề tài đã chỉ rõ những ưu điểm cũng như các khâu còn hạn chế trong việc lập hồ sơ và nộp lưu tài liệu. Các nhóm giải pháp do tác giả đề xuất mang tính đồng bộ, thiết thực, giúp nâng cao hiệu quả quản trị hành chính và phục vụ công tác nghiên cứu khoa học của Viện.