Chương 1 MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ CHỨNG THỰC 1. Khái niệm chứng thực Theo Từ điển Tiếng Việt có một số định nghĩa có liên quan đến chứng thực cụ thể Sao: “Chép lại hoặc tạo ra bản khác theo đúng bản gốc (thường nói về giấy tờ hành chính). Sao đúng nguyên văn một tài liệu. Sao y bản chính.
Bản sa”[65, tr. Định nghĩa về xác nhận: “Thừa nhận là đúng sự thật. Xác nhận lời khai. Tin tức đã được xác nhận”[65, tr.
Về chứng thực được định nghĩa “Nhận cho để làm bằng là đúng sự thật. Chứng thực lời khai. Xác nhận là đúng. Thực tiễn đã chứng thực điều đó” [65, tr.
Như vậy, chứng thực được bao hàm bao hàm một số khái niệm liên quan đến sao, xác nhận, chứng thực. Pháp luật của nước ngoài cũng có quy định chứng thực. Tại Thụy Sĩ có quy định về hoạt động công chứng và chứng thực. Luật công chứng và chứng thực ngày 30.2011 của bang Aargau, Thụy Sĩ điều chỉnh việc công chứng và chứng thực trong phạm vi của bang Aargau.Theo đó, việc chứng thực được áp dụng đối với chữ ký, bản sao chụp, trích lục, sao chép hoặc bản dịch.
Mặc dù, Luật của Thụy Sĩ chưa tách riêng thành Luật công chứng, Luật chứng thực nhưng cũng đã có quy định điều chỉnh về chứng thực. Bên cạnh đó, theo quy định Luật của cộng hoà liên bang Đức ngày 28/9/1969 về công chứng cũng có quy định về chứng thực bản sao cũng như quy định chứng thực đơn giản bao gồm chứng thực chữ ký, dấu vân tay, chứng thực thời điểm xuất trình giấy tờ cá nhân, chứng thực việc đã vào sổ đăng ký hoặc chứng thực các bản sao lục và các văn bản đơn giản khác. Trong đó, chứng thực chữ ký chỉ được chứng thực bởi công chứng viên biết chữ ký hoặc lấy được chữ ký đó; Công chứng viên chỉ cần kiểm tra lại văn bản xem có tồn tại lý do nào đó gây phương hại đến việc hành nghề của mình. 5 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Quy định của pháp luật Việt Nam: tại Điều 19 Nghị định số 31/CP có quy định về thẩm quyền chứng thực: “UBND quận, huyện, thị xã thuộc tỉnh chứng thực các việc do pháp luật quy định và chứng thực bản sao giấy tờ từ bản chính, trừ các việc được quy định tại khoản 1, 2 Điều 18 của Nghị định này.
UBND xã, phường, thị trấn chứng thực việc từ chối nhận di sản, chứng thực di chúc và các việc khác do pháp luật quy định” [26, tr. Đồng thời Nghị định này cũng có quy định thẩm quyền chứng nhận của Phòng công chứng Nhà nước về công chứng, tuy nhiên thẩm quyền về Phòng công chứng Nhà nước bao gồm cả chứng thực của UBND cấp huyện nên chưa có phân định rõ. Sau đó Chính phủ đã ban hành Nghị định số 75/2000/NĐ-CP ngày 08/12/2000 của Chính phủ (sau đây gọi là Nghị định số 75) tại Điều 2 quy định về công chứng, chứng thực: “Công chứng là việc Phòng Công chứng chứng nhận tính xác thực của hợp đồng được giao kết hoặc giao dịch khác được xác lập trong quan hệ dân sự, kinh tế, thương mại và quan hệ xã hội khác gọi là hợp đồng, giao dịch và thực hiện các việc khác theo quy định của Nghị định này. Chứng thực là việc UBND cấp huyện, cấp xã xác nhận sao y giấy tờ, hợp đồng, giao dịch và chữ ký của cá nhân trong các giấy tờ phục vụ cho việc thực hiện các giao dịch của họ theo quy định của Nghị định này ”[27, tr.
Nghị định số 75 có định nghĩa về công chứng và chứng thực. Tuy nhiên trên thực tế chưa có sự phân định rõ ràng, chưa chấm dứt thẩm quyền chứng thực của Phòng công chứng đối với việc chứng thực của UBND cấp huyện, cấp xã. Theo đó, Phòng công chứng được xác thực của các hợp đồng được giao kết giữa các bên tham gia các quan hệ dân sự, kinh tế, thương mại và của các giao dịch khác đồng thời, đồng thời cũng xác nhận bản sao, bản dịch giấy tờ và chữ ký của cá nhân trong các giấy tờ phục vụ cho việc thực hiện các giao dịch. 6 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Sau khi có sự ra đời của Luật công chứng năm 2006, Nghị định số 79 đã có sự phân định thẩm quyền công chứng, chứng thực.
Khác với chứng thực, công chứng là việc công chứng viên chứng nhận tính xác thực, tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch khác bằng văn bản mà theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng. Tại Nghị định số 79 thay thế các quy định về chứng thực bản sao, chữ ký trong Nghị định số 75 về công chứng, chứng thực thì chứng thực gồm chứng thực bản sao từ bản chính và chứng thực chữ ký được quy định tại Điều 2 khoản 5 và khoản 6 như sau: “Chứng thực bản sao từ bản chính” là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo quy định tại Điều 5 của Nghị định này căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính. "Chứng thực chữ ký" là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo quy định tại Điều 5 của Nghị định này chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người đã yêu cầu chứng thực” [30, tr. Qua đó có thể định nghĩa chứng thực là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính hoặc chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người đã yêu cầu chứng thực.
Vị trí, chức năng của quản lý nhà nước về chứng thực Quản lý có nhiều cách hiểu khác nhau, theo từ điển Tiếng Việt quản lý được định nghĩa: “Trông coi và giữ gìn theo những yêu cầu nhất định hoặc là việc tổ chức và điều khiển các hoạt động theo những yêu cầu nhất định”[65, tr. Theo tài liệu về quản lý hành chính nhà nước (phần II Hành chính nhà nước và công nghệ hành chính):“ Quản lý có thể hiểu là hoạt động nhằm tác động một cách có tổ chức và định hướng của chủ thể quản lý vào một đối tượng nhất định để điều chỉnh các quá trình xã hội và hành vi của con người, 7 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com nhằm duy trì tính ổn định và phát triển của đối tượng theo những mục tiêu đã định”[49, tr. Như vậy, nếu như quản lý là sự tác động có mục đích của chủ thể quản lý đối với các đối tượng quản lý thì QLNN là hoạt động của các chủ thể mang quyền lực, bằng pháp luật tác động tới các đối tượng quản lý nhằm thực hiện những chức năng nhất định. Trong đó quản lý hành pháp là hoạt động quản lý hành chính nhà nước.
Hoạt động này được thực hiện trước hết và chủ yếu bởi các cơ quan hành chính nhà nước.Theo giáo trình Luật hành chính Việt Nam: “Quản lý hành chính nhà nước là một hình thức hoạt động của Nhà nước được thực hiện trước hết và chủ yếu bởi các cơ quan hành chính nhà nước, có nội dung là bảo đảm sự chấp hành luật, pháp lệnh, nghị quyết của cơ quan quyền lực nhà nước nhằm tổ chức và chỉ đạo một cách trực tiếp và thường xuyên công cuộc xây dựng kinh tế, văn hoá- xã hội và hành chính- chính trị. Nói cách khác, quản lý hành chính nhà nước là hoạt động chấp hành - điều hành của nhà nước”[ 48, tr. Cũng theo tài liệu này về quản lý hành chính nhà nước này: “Quản lý hành chính nhà nước là hoạt động thực thi quyền hành pháp của Nhà nước, đó là sự tác động có tổ chức và điều chỉnh bằng quyền lực pháp luật nhà nước đối với các quá trình xã hội và hành vi hoạt động của con người do các cơ quan trong hệ thống Chính phủ từ Trung ương đến cơ sở tiến hành để thực hiện những chức năng và nhiệm vụ của Nhà nước, nhằm duy trì và phát triển cao các mối quan hệ xã hội và trật tự pháp luật thoả mãn các nhu cầu hợp pháp của con người trong công cuộc xây dựng và bảo vệ tổ quốc”[48, tr. Thực hiện chức năng quản lý hành chính nhà nước trên các lĩnh vực của đời sống xã hội.
Cơ quan thực hiện quản lý hành chính nhà nước là hệ thống các cơ quan hành chính nhà nước từ Trung ương đến địa phương. Mỗi cơ quan đều có những vai trò nhất định trong quản lý nhà nước. Để quản lý 8 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com cần đặt ra các quy tắc hành vi, ứng xử của con người. Trong đó, ban hành văn bản là một hình thức hoạt động cơ bản và chủ yếu của quản lý hành chính nhà nước.
Thông qua hoạt động này, các vấn đề liên quan đến quản lý hành chính nhà nước được xác định và đó chính là cơ sở pháp lý để chủ thể thực hiện các công việc của mình trong quản lý hành chính nhà nước. Nhìn chung, QLNN về chứng thực là sự tác động của các chủ thể mang quyền lực nhà nước chủ yếu bằng pháp luật tới hoạt động chứng thực nhằm thực hiện các chức năng của nhà nước. Đó là các hoạt động của các cơ quan nhà nước, cơ quan hành pháp khi thực hiện nhiệm vụ và quyền hạn được nhà nước giao trong việc quản lý chứng thực. Hoạt động quản lý mang tính chất quyền lực hành chính của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền do pháp luật quy định thực hiện.
Mục đích của quản lý nhằm tác động lên quá trình tổ chức và hoạt động chứng thực làm cho quá trình diễn ra trong khuôn khổ của pháp luật. Cơ quan có nhiệm vụ quản lý là hệ thống, từ Trung ương đến địa phương, đứng đầu hệ thống đó là Chính phủ. Đây là cơ quan chấp hành của Quốc hội, đồng thời là cơ quan hành chính nhà nước cao nhất có chức năng thống nhất quản lý trong phạm vi cả nước về hành pháp. Mỗi bộ, ban, ngành phụ trách các lĩnh vực mà Chính phủ giao trên cơ sở chức năng nhiệm vụ của mình.
BTP là cơ quan của Chính phủ thực hiện chức năng quản lý nhà nước về các lĩnh vực trong đó có hành chính tư pháp.Trong những năm qua, hoạt động chứng thực ở nước ta đã có những bước phát triển, đóng góp tích cực cho sự phát triển kinh tế - xã hội của đất nước. Hơn nữa, ngày càng được khẳng định vị trí, vai trò của mình trong đời sống xã hội, đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng của nhân dân trong nền kinh tế thị trường định hướng XHCN.