BÀI 5 ĐẢM BẢO NĂNG LỰC NGƯỜI THỰC HIỆN XÉT NGHIỆM MỤC TIÊU BÀI HỌC 1. Trình bày được các tiêu chuẩn về năng lực đối với nhân viên phòng xét nghiệm. Mô tả được các hình thức đào tạo cho nhân viên phòng xét nghiệm. Nêu được các nội dung của đánh giá năng lực nhân viên phòng xét nghiệm.
Liệt kê được các loại hồ sơ quản lý nhân sự tại phòng xét nghiệm. NỘI DUNG BÀI HỌC 1. Tiêu chuẩn năng lực của nhân viên phòng xét nghiệm Nhân viên khi làm việc trong PXN phải có trình độ chuyên môn, được đào tạo, có kinh nghiệm và các kỹ năng cần thiết phù hợp với nhiệm vụ được phân công. Riêng những người có trách nhiệm phân tích, diễn giải và biện luận kết quả xét nghiệm phải có kiến thức và kinh nghiệm cả về lý thuyết và thực hành phù hợp.
Để đảm bảo năng lực của nhân viên PXN, cần thực hiện song song việc đào tạo, phát triển chuyên môn và đánh giá năng lực. Đào tạo cho nhân viên phòng xét nghiệm Tất cả nhân viên trong PXN phải được đào tạo các nội dung sau: - Hệ thống quản lý chất lượng; - Các quy trình, kỹ thuật liên quan đến công việc được phân công; - Hệ thống thông tin của PXN; - An toàn lao động và an toàn sinh học; - Y đức; - Bảo mật thông tin. Tuy nhiên với các đối tượng khác nhau thì nội dung đào tạo có thể khác nhau. Ví dụ: đối với nhân viên mới hoặc nhân viên được điều chuyển sang vị trí công việc mới thì cần được đào tạo về các nội dung trên.
Nhưng đối với nhân viên cũ thì có thể chỉ cần tập trung vào các nội dung liên quan đến các quy trình/kỹ thuật được phân công. Ngoài ra, hằng năm nhân viên có thể được đào tạo liên tục để phát triển chuyên môn thông qua các hình thức như tham dự hội thảo/seminar, viết báo/sách chuyên ngành, tham gia các khóa đào tạo ngắn hạn nâng cao năng lực chuyên môn, v. Hình thức đào tạo chủ yếu bao gồm: - Đào tạo nội bộ: do PXN tự tổ chức đào tạo - Đào tạo trong nước: do các cơ quan/tổ chức bên ngoài PXN tổ chức tại Việt nam. - Đào tạo tại nước ngoài: do các cơ quan/tổ chức bên ngoài PXN tổ chức tại nước ngoài.
77 Quy trình đào tạo nội bộ một PXN gồm các bước cơ bản sau: - Lãnh đạo PXN có trách nhiệm phân công người tổ chức đào tạo. - Người được phân công cần xây dựng và trình phê duyệt kế hoạch đào tạo chi tiết bao gồm thời gian, địa điểm, đối tượng học viên, nội dung, chương trình, tài liệu đào tạo và các nguồn lực cần thiết (tham khảo Mẫu 12: Biên bản đào tạo nội bộ). - Tổ chức đào tạo theo kế hoạch sử dụng các phương pháp khác nhau. Phương pháp đào tạo có thể bao gồm giảng lý thuyết, giảng lý thuyết kết hợp với thực hành, quan sát thực hành mẫu, thực hành có giám sát, tự học, v.
- Sau khi kết thúc đào tạo, PXN phải đánh giá kết quả đào tạo thông qua các hình thức như kiểm tra viết, kiểm tra vấn đáp, quan sát trực tiếp dùng bảng kiểm các bước thực hiện, dùng mẫu đã biết để kiểm tra v. Kết quả đào tạo phải được đánh giá bằng thang điểm cụ thể. Nếu kết quả đào tạo không đạt yêu cầu, phải đào tạo lại. Đối với đào tạo trong nước và nước ngoài: khi hoàn tất khóa đào tạo, người được đào tạo phải nộp bản sao chứng chỉ/ xác nhận tham gia khóa đào tạo hoặc tài liệu minh chứng cho PXN để lưu giữ và cập nhật vào hồ sơ nhân sự.
Đánh giá năng lực nhân viên phòng xét nghiệm Độ chính xác của kết quả xét nghiệm phụ thuộc vào năng lực của nhân viên khi thực hiện các quy trình trong toàn bộ quá trình xét nghiệm. Do đó, nhân viên PXN phải chứng minh được năng lực trong việc thực hiện các nhiệm vụ được giao bao gồm lấy mẫu, xét nghiệm, phân tích, diễn giải kết quả, tư vấn, vận hành thiết bị, khử nhiễm v. PXN cần phải xây dựng chính sách và quy trình đánh giá năng lực nhân viên nhằm xác định các vấn đề tồn tại trong quá trình thực hiện công việc và khắc phục các vấn đề đó trước khi chúng làm ảnh hưởng tới kết quả xét nghiệm. PXN phải đánh giá năng lực nhân viên để xác định và ngăn chặn các vấn đề/sai sót có thể xảy ra trong các trường hợp sau: - Trước khi cho phép nhân viên thực hiện các xét nghiệm để trả kết quả cho bệnh nhân/khách hàng.
Đợt đánh giá này có thể tích hợp cùng với đánh giá sau khi đào tạo cho nhân viên về phương pháp/kỹ thuật xét nghiệm. - Định kỳ trong quá trình làm việc (tần suất nên là 2 lần trong năm đầu tiên tính từ khi bắt đầu thực hiện xét nghiệm được phân công và 1 lần trong các năm tiếp theo). Có rất nhiều hình thức có thể sử dụng để đánh giá năng lực nhân viên. Trong tiêu chuẩn TCVN ISO 15189:2014 đã khuyến cáo sử dụng 6 hình thức sau: - Quan sát trực tiếp quá trình và quy trình làm việc thường ngày bao gồm cả thực hành an toàn: hình thức này có thể đánh giá được mức độ thành thạo cũng như tuân thủ của nhân viên đối với một quy trình xét nghiệm cụ thể.
Ưu điểm của hình thức này là kết quả đánh giá phản ánh chính xác năng lực của nhân viên và kiểm tra được các thực hành an toàn bên cạnh các thao tác kỹ thuật. Tuy nhiên nhược điểm là mất thời gian chuẩn bị bảng kiểm và khó xác định tiêu chí đánh giá. Để đánh giá bằng hình thức này, PXN cần xây dựng bảng kiểm bao gồm các bước từ khâu chuẩn bị đến thực hiện của một quy trình/kỹ thuật xét nghiệm cụ thể. Mẫu 13 giới thiệu một số mẫu bảng kiểm được sử dụng để đánh giá năng lực nhân viên về các loại kỹ thuật xét nghiệm khác nhau.
Khi xác định tiêu chí đánh giá PXN cần lưu ý không nên đánh giá là đạt hay không đạt dựa trên số bước thực hiện đúng trên tổng số bước vì nếu sai 01 bước nhưng là bước quan trọng thì không thể coi là đạt yêu cầu. Do đó PXN nên xây 78 dựng tiêu chí đánh giá là thực hiện đủ và đúng các bước quan trọng của quy trình và kết hợp với kết quả thu được. - Quan sát trực tiếp việc bảo dưỡng và kiểm tra chức năng của các thiết bị: Hình thức này tương tự với hình thức trên nhưng chỉ áp dụng để đánh giá các năng lực liên quan đến việc vận hành, sử dụng và bảo trì thiết bị. Hình thức này cũng có thể sử dụng bảng kiểm để đánh giá.
- Theo dõi việc ghi chép và báo cáo kết quả xét nghiệm: Một hình thức khác PXN có thể sử dụng để đánh giá năng lực là theo dõi quá trình nhân viên ghi chép hồ sơ xét nghiệm và báo cáo kết quả xét nghiệm. Qua đó PXN có thể đánh giá được mức độ tuân thủ của nhân viên với các quy trình và năng lực thực hiện của họ. - Xem xét hồ sơ công việc: Lãnh đạo PXN có thể xem xét lại các hồ sơ thực hiện công việc của nhân viên để đánh giá quá trình thực hiện và năng lực của họ. Hình thức này có thể sử dụng để đánh giá năng lực nhân viên trong nhiều loại hình công việc khác nhau.
- Đánh giá kỹ năng giải quyết vấn đề: Hình thức này thường áp dụng để đánh giá năng lực tư vấn, phân tích và diễn giải kết quả xét nghiệm. Nhân viên sẽ phải vận dụng kiến thức để xử lý tình huống giả định đưa ra. Tùy từng nội dung đánh giá mà PXN có thể tổ chức đánh giá theo hình thức này ở dạng thi viết hoặc thực hành. - Xét nghiệm mẫu đặc biệt, như mẫu đã xét nghiệm, mẫu so sánh liên phòng hoặc một phần mẫu: Hình thức này chủ yếu tập trung đánh giá năng lực xét nghiệm của nhân viên.
PXN cần xây dựng bộ mẫu mù từ những mẫu đã xét nghiệm hoặc sử dụng mẫu so sánh liên phòng (mẫu Ngoại kiểm) để kiểm tra năng lực nhân viên. Trong cả 2 trường hợp này, nhân viên đều không biết về thông tin mẫu. Nguyên tắc tiến hành: nhân viên phải thực hiện xét nghiệm các mẫu này theo đúng thường quy xét nghiệm (quy trình, trang thiết bị, hóa chất sinh phẩm) mà không được có bất cứ sự phân biệt nào so với mẫu xét nghiệm thông thường. Các mẫu đánh giá năng lực cần bao gồm mẫu ở các giá trị lâm sàng khác nhau và giá trị gần ngưỡng để đảm bảo phản ánh chính xác các tình huống có thể xảy ra khi xét nghiệm mẫu bệnh phẩm thực tế.
+ Nếu 2 trường hợp trên không khả thi, người tổ chức đánh giá năng lực có thể thực hiện theo cách sau: sử dụng mẫu xét nghiệm thông thường, chia mẫu làm đôi. Mã hóa mẫu như 2 mẫu riêng biệt và độc lập rồi cho nhân viên xét nghiệm như thường quy (xem Hình 24). 79 Hình 24: Quy trình đánh giá năng lực nhân viên bằng cách chia mẫu Kết quả đánh giá bằng hình thức này phản ánh khá chính xác năng lực xét nghiệm của nhân viên tuy nhiên nhược điểm là tốn kém chi phí và công sức. Nếu kết quả đánh giá năng lực của nhân viên không đạt, tùy từng trường hợp cụ thể mà lãnh đạo PXN có thể cho đánh giá lại, đào tạo lại hoặc phân công công việc khác.
Trên thực tế PXN nên kết hợp nhiều hình thức để đánh giá năng lực nhân viên nhằm đảm bảo phản ánh chính xác và công bằng về năng lực của họ. Sau khi đánh giá PXN cần tổng kết kết quả đánh giá năng lực và lưu kết quả này vào hồ sơ nhân sự (tham khảo Mẫu 14). PXN cũng cần lưu toàn bộ hồ sơ liên quan đến quá trình đánh giá. Hồ sơ quản lý nhân sự PXN có trách nhiệm lập và quản lý hồ sơ nhân sự tối thiểu bao gồm: - Văn bằng, chứng chỉ liên quan đến trình độ học vấn và chuyên môn; - Lý lịch cá nhân gồm các thông tin cơ bản về nhân viên, quá trình công tác và liệt kê các khóa đào tạo, tập huấn đã tham gia (tham khảo Mẫu 15 ); - Bản mô tả công việc: nêu chi tiết các công việc được phân công, vai trò và tần suất thực hiện (tham khảo Mẫu 16); 80 - Phiếu hướng dẫn nhân viên mới: ghi lại nội dung của buổi hướng dẫn nhân viên mới.