Chứng Từ Giao Nhận Hàng Hóa: Tìm Hiểu Các Loại Chứng Từ Cần Thiết

Chuyên khảo phân tích Chương 2 các chứng vận tải, đánh giá các khía cạnh quan trọng, đề xuất hướng nghiên cứu tiếp theo., phục vụ nghiên cứu và ứng dụng thực tiễn

• Trường học: Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân
• Chuyên ngành: Quản Trị Kinh Doanh
• Đề tài: Chứng Từ Giao Nhận Hàng Hóa: Hướng Dẫn Chi Tiết
• Loại tài liệu: bài viết
• Năm xuất bản: 2023
• Địa điểm: Hà Nội

Mục lục chi tiết

• 2. CHƯƠNG 2: CHỨNG TỪ GIAO NHẬN
• 2.1. Các chứng từ hàng hóa
• 2.2. Chứng từ cảng và tàu
• 2.3. Vận đơn đường biển (B/L)

Tóm tắt

I. Tổng Quan Về Chứng Từ Giao Nhận Hàng Hóa Hướng Dẫn Chi Tiết

Chứng từ giao nhận hàng hóa là một phần quan trọng trong quy trình xuất nhập khẩu. Chúng không chỉ là bằng chứng về việc giao hàng mà còn là cơ sở pháp lý cho các giao dịch thương mại. Việc hiểu rõ về các loại chứng từ này giúp doanh nghiệp thực hiện giao dịch một cách hiệu quả và hợp pháp.

1.1. Chứng Từ Giao Nhận Là Gì

Chứng từ giao nhận là tài liệu xác nhận việc giao hàng giữa bên bán và bên mua. Chúng bao gồm nhiều loại chứng từ khác nhau như hóa đơn thương mại, vận đơn, và giấy chứng nhận xuất xứ.

1.2. Tầm Quan Trọng Của Chứng Từ Giao Nhận

Chứng từ giao nhận không chỉ giúp xác nhận quyền sở hữu hàng hóa mà còn là cơ sở để thực hiện các thủ tục hải quan và thanh toán quốc tế.

II. Các Vấn Đề Thường Gặp Trong Quy Trình Giao Nhận Hàng Hóa

Trong quy trình giao nhận hàng hóa, có nhiều vấn đề phát sinh có thể ảnh hưởng đến hiệu quả và tính hợp pháp của giao dịch. Những vấn đề này bao gồm thiếu sót trong chứng từ, sai lệch thông tin và các vấn đề liên quan đến hải quan.

2.1. Thiếu Sót Trong Chứng Từ

Thiếu sót trong chứng từ có thể dẫn đến việc hàng hóa không được thông quan hoặc bị giữ lại tại cảng. Điều này gây ra thiệt hại về thời gian và chi phí cho doanh nghiệp.

2.2. Sai Lệch Thông Tin

Sai lệch thông tin trên chứng từ có thể dẫn đến tranh chấp giữa các bên liên quan. Việc kiểm tra kỹ lưỡng thông tin trước khi gửi đi là rất cần thiết.

III. Phương Pháp Lập Chứng Từ Giao Nhận Hàng Hóa Đúng Cách

Để lập chứng từ giao nhận hàng hóa một cách chính xác, cần tuân thủ một số quy trình và hướng dẫn cụ thể. Việc này không chỉ giúp đảm bảo tính hợp pháp mà còn tăng cường hiệu quả trong giao dịch.

3.1. Cách Lập Hóa Đơn Thương Mại

Hóa đơn thương mại cần phải ghi rõ thông tin về hàng hóa, giá trị và điều khoản thanh toán. Đây là chứng từ quan trọng trong giao dịch thương mại.

3.2. Quy Trình Cấp Vận Đơn

Vận đơn cần được cấp sau khi hàng hóa đã được xếp lên tàu. Nó là bằng chứng cho việc giao hàng và cần được bảo quản cẩn thận.

IV. Các Loại Chứng Từ Giao Nhận Hàng Hóa Phổ Biến

Có nhiều loại chứng từ giao nhận hàng hóa khác nhau, mỗi loại có chức năng và vai trò riêng. Việc hiểu rõ các loại chứng từ này giúp doanh nghiệp thực hiện giao dịch một cách hiệu quả.

4.1. Vận Đơn Đường Biển B L

Vận đơn đường biển là chứng từ quan trọng xác nhận việc giao hàng. Nó có thể được phân loại thành nhiều loại khác nhau như vận đơn sạch và không sạch.

4.2. Giấy Chứng Nhận Xuất Xứ

Giấy chứng nhận xuất xứ là tài liệu xác nhận nguồn gốc hàng hóa, cần thiết để hưởng các ưu đãi thuế quan trong xuất nhập khẩu.

V. Ứng Dụng Thực Tiễn Của Chứng Từ Giao Nhận Hàng Hóa

Chứng từ giao nhận hàng hóa không chỉ có giá trị pháp lý mà còn có ứng dụng thực tiễn trong việc quản lý và theo dõi hàng hóa. Chúng giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt hơn quy trình xuất nhập khẩu.

5.1. Quản Lý Hàng Hóa

Chứng từ giúp doanh nghiệp theo dõi tình trạng hàng hóa trong suốt quá trình vận chuyển, từ khi xuất phát cho đến khi đến nơi.

5.2. Giải Quyết Tranh Chấp

Trong trường hợp xảy ra tranh chấp, chứng từ giao nhận là bằng chứng quan trọng để giải quyết các vấn đề phát sinh giữa các bên.

VI. Kết Luận Về Tương Lai Của Chứng Từ Giao Nhận Hàng Hóa

Chứng từ giao nhận hàng hóa sẽ tiếp tục đóng vai trò quan trọng trong thương mại quốc tế. Sự phát triển của công nghệ sẽ giúp cải thiện quy trình lập và quản lý chứng từ, từ đó nâng cao hiệu quả giao dịch.

6.1. Xu Hướng Số Hóa Chứng Từ

Số hóa chứng từ sẽ giúp giảm thiểu sai sót và tăng cường tính minh bạch trong giao dịch thương mại.

6.2. Tương Lai Của Giao Nhận Hàng Hóa

Với sự phát triển của công nghệ, quy trình giao nhận hàng hóa sẽ ngày càng trở nên nhanh chóng và hiệu quả hơn, đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của thị trường.

Nội dung chính

Tổng quan về giáo trình

Tài liệu học thuật Chứng Từ Giao Nhận Hàng Hóa: Hướng Dẫn Chi Tiết (trọng tâm là Chương 2: Chứng từ giao nhận) thuộc khối kiến thức chuyên ngành của chương trình đào tạo Cử nhân và Thạc sĩ các ngành Logistics và Quản lý chuỗi cung ứng, Kinh tế đối ngoại, Kinh doanh quốc tế và Kinh tế vận tải biển. Trong cấu trúc đào tạo ngành giao nhận vận tải quốc tế, học phần này giữ vị trí cốt lõi, cung cấp cơ sở lý luận và nghiệp vụ về hệ thống văn bản pháp lý chi phối quan hệ giữa người bán, người mua, người vận chuyển, đơn vị bảo hiểm và cơ quan quản lý cảng.

Mục tiêu học tập của tài liệu tập trung vào việc trang bị cho người học khả năng nhận diện, phân tích bản chất pháp lý và lập các chứng từ phát sinh trong chuỗi giao nhận hàng hóa. Sau khi hoàn thành nội dung, người học có thể phân loại chính xác các chứng từ hàng hóa thương mại, chứng từ tác nghiệp với cảng biển và phương tiện vận tải, đồng thời nắm vững 3 chức năng cơ bản của vận đơn đường biển (Bill of Lading - B/L).

Cấu trúc nội dung bài giảng được tổ chức thành 3 hợp phần chính:

• Mục 2.1 – Các chứng từ hàng hóa: Bao gồm hợp đồng mua bán, hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, chứng nhận xuất xứ, đơn bảo hiểm, chứng nhận chất lượng/số lượng, chứng thư khử trùng và kiểm dịch thực vật.
• Mục 2.2 – Các chứng từ với cảng và tàu: Bao gồm đơn lưu khoang, lệnh cấp vỏ container, sơ đồ xếp hàng, bản lược khai hàng hóa, thông báo hàng đến, lệnh giao hàng, phiếu giao nhận container (EIR), phiếu kiểm đếm (Tally sheet), biên bản kết toán ROROC, phiếu thiếu hàng (SB), chứng nhận hàng hư hỏng (COR), thông báo sẵn sàng (NOR), giấy cam đoan bồi thường (LOI), biên bản sự kiện (SOF) và bảng tính thưởng phạt làm hàng (Time sheet).
• Mục 2.3 – Vận đơn đường biển (B/L): Phân tích khái niệm và 3 chức năng pháp lý cốt lõi của vận đơn trong vận tải biển quốc tế.

Tài liệu tiếp cận vấn đề theo trình tự nghiệp vụ thực tế: từ khâu xác lập quan hệ thương mại giữa hai bên mua bán quốc tế, chuyển giao chứng từ qua các khâu tác nghiệp vận chuyển bốc dỡ tại cảng, cho đến khi hoàn tất giải phóng hàng hóa và giải quyết các khiếu nại phát sinh.

---

Nội dung kiến thức cốt lõi

Các chương/chủ đề chính

Nội dung bài giảng được xây dựng bám sát 3 chuyên đề chuyên sâu:

1. Hệ thống chứng từ hàng hóa (Mục 2.1)

• Hợp đồng mua bán quốc tế (Sales Contract): Thỏa thuận giữa bên mua và bên bán ở hai quốc gia khác nhau, quy định nghĩa vụ cung cấp hàng hóa, chuyển giao chứng từ, chuyển giao quyền sở hữu và nghĩa vụ thanh toán tiền hàng.
• Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): Yêu cầu đòi tiền từ người bán đối với người mua; là trung tâm của bộ chứng từ thanh toán; căn cứ xác định trị giá tính thuế trong khai báo hải quan; cơ sở thống kê, đối chiếu và theo dõi thực hiện hợp đồng.
• Phiếu đóng gói (Packing List): Bản kê khai chi tiết các mặt hàng trong từng kiện hàng, thùng hàng hoặc container; thể hiện rõ số lượng kiện (Number of package), mô tả hàng hóa (Description of Goods), trọng lượng tịnh (Net Weight), trọng lượng cả bì (Gross Weight) và thể tích (Measurement), phục vụ công tác kiểm đếm tại hiện trường.
• Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin - C/O): Chứng từ do nhà sản xuất hoặc cơ quan có thẩm quyền (Phòng Thương mại và Công nghiệp - VCCI, cơ quan quản lý thương mại) cấp nhằm xác nhận nơi sản xuất hoặc khai thác hàng hóa, làm căn cứ áp dụng chế độ thuế quan ưu đãi theo các điều ước quốc tế.
• Chứng từ bảo hiểm (Insurance Policy): Văn bản do tổ chức bảo hiểm cấp nhằm hợp thức hóa hợp đồng bảo hiểm, điều tiết nghĩa vụ bồi thường rủi ro và đóng phí bảo hiểm. Theo Điều 28 UCP 600, chứng từ này phải do công ty bảo hiểm hoặc đại lý có thẩm quyền phát hành và ký tên.
• Các chứng thư kỹ thuật chuyên biệt: Giấy chứng nhận chất lượng (Certificate of Quality), Giấy chứng nhận số lượng (Certificate of Quantity), Giấy chứng thư khử trùng (Fumigation Certificate), Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật (Phytosanitary Certificate).

2. Hệ thống chứng từ tác nghiệp với cảng và tàu (Mục 2.2)

• Đơn lưu khoang (Booking Note) & Lệnh cấp vỏ container: Đơn đăng ký giữ chỗ vận chuyển hàng trên tàu chợ; lệnh do đại lý hãng tàu ký phát yêu cầu cảng cấp container rỗng sau khi người thuê ký lưu khoang và nộp tiền đặt cọc.
• Bản lược khai hàng hóa (Cargo Manifest): Bản liệt kê tóm tắt toàn bộ hàng hóa chuyên chở trên tàu do người vận chuyển lập sau khi hoàn tất xếp hàng, xuất trình cho cơ quan Hải quan khi làm thủ tục xuất cảnh/nhập cảnh, thanh toán chi phí cảng biển và lập biên bản kết toán.
• Lệnh giao hàng (Delivery Order - D/O) & Thông báo hàng đến (Arrival Notice): Thông báo thời gian/địa điểm tàu cập cảng; D/O do hãng tàu cấp để hướng dẫn cảng giao quyền chiếm giữ hàng hóa cho người nhập khẩu khi đã nộp vận đơn hợp lệ và thanh toán đủ cước phí.
• Phiếu giao nhận container (EIR) & Phiếu kiểm đếm (Tally Sheet): Phiếu EIR do Phòng thương vụ cảng/Depot cấp chứng minh đã nộp đủ phí dịch vụ bãi cảng và ghi nhận tình trạng container ra/vào bãi; Tally Sheet do nhân viên kiểm đếm ghi nhận số lượng thực tế tại cầu tàu.
• Nhóm chứng từ ghi nhận bất thường và kết toán:
  • Biên bản kết toán nhận hàng với tàu (ROROC): Đối chiếu số lượng thực nhận so với Cargo Manifest giữa cảng và thuyền trưởng.
  • Phiếu thiếu hàng (Shortage Bond - SB): Trích sao ROROC làm căn cứ khiếu nại hãng tàu khi thiếu hụt hàng hóa.
  • Giấy chứng nhận hàng hư hỏng (Cargo Outturn Report - COR): Phân định ranh giới trách nhiệm pháp lý giữa cảng và tàu khi phát hiện hư hại, đổ vỡ.
  • Biên bản đổ vỡ mất mát: Lập với sự tham gia của 4 bên (Hải quan, Bảo hiểm, Cảng, Chủ hàng) để làm căn cứ bồi thường.
• Nhóm chứng từ tính toán thời gian làm hàng (Laytime):
  • Thông báo sẵn sàng (Notice of Readiness - NOR): Thuyền trưởng phát hành để thông báo tàu đã đến cảng và sẵn sàng bốc/dỡ, là mốc bắt đầu tính Laytime.
  • Giấy cam đoan bồi thường (Letter of Indemnity - LOI): Chủ hàng cam đoan chịu trách nhiệm để được cấp B/L hoàn hảo (Clean B/L) khi hàng có ghi chú khiếm khuyết.
  • Biên bản sự kiện (Statement of Facts - SOF): Ghi chép diễn biến thời gian làm việc hàng ngày của tàu.
  • Bảng tính thưởng phạt xếp dỡ (Time Sheet): Tính toán thời gian tiết kiệm hoặc kéo dài so với thời gian cho phép để xác định số tiền thưởng (Despatch) hoặc phạt (Demurrage).

3. Vận đơn đường biển (Mục 2.3)

• Phân tích bản chất của Bill of Lading (B/L) là chứng từ chuyên chở do người vận chuyển cấp cho người gửi hàng sau khi nhận hàng hoặc xếp hàng xuống tàu, cam kết giao hàng cho người nhận hợp pháp tại cảng đích.
• Ba chức năng pháp lý độc lập của B/L:
  1. B/L as an evidence of Contract of carriage: Bằng chứng xác nhận việc ký kết hợp đồng vận tải đường biển.
  2. B/L as a receipt: Biên lai xác nhận người chuyên chở đã nhận số lượng, chủng loại hàng hóa ghi trên vận đơn.
  3. B/L as a document of title: Chứng từ xác nhận quyền sở hữu đối với hàng hóa ghi trên vận đơn, cho phép mua bán, chuyển nhượng hàng hóa bằng cách ký hậu chuyển nhượng vận đơn.

Kiến thức nền tảng được xây dựng

Tài liệu xây dựng hệ thống lý thuyết nền tảng dựa trên các chuẩn mực:

• Nguyên lý chuyển dịch rủi ro và trách nhiệm: Xác lập ranh giới trách nhiệm giữa các chủ thể (Người mua, người bán, người chuyên chở, cơ quan quản lý cảng biển, cơ quan bảo hiểm).
• Cơ sở pháp lý thương mại quốc tế: Ứng dụng quy chuẩn thanh toán quốc tế UCP 600 (tiêu biểu là Điều 28 về chứng từ bảo hiểm), các quy định pháp luật về nguồn gốc xuất xứ hàng hóa và thuế quan xuất nhập khẩu.
• Lý thuyết quản trị thời gian xếp dỡ tàu (Laytime calculation): Cấu trúc tính toán thời gian làm hàng dựa trên các cột mốc pháp lý từ thông báo sẵn sàng (NOR), nhật ký làm hàng (SOF) đến bảng quyết toán thưởng phạt (Time Sheet).

Kỹ năng phát triển

• Kỹ năng phân tích và thẩm định chứng từ: Đọc hiểu, kiểm tra tính hợp lệ và đối chiếu dữ liệu giữa các chứng từ trong bộ hồ sơ xuất nhập khẩu (Invoice, Packing List, C/O, B/L).
• Kỹ năng tác nghiệp hiện trường: Nắm bắt quy trình phát hành và sử dụng các chứng từ giao nhận chuyên biệt tại cảng như phiếu EIR, phiếu kiểm đếm (Tally sheet), lệnh giao hàng (D/O).
• Kỹ năng xử lý tranh chấp và rủi ro tổn thất: Thiết lập hồ sơ khiếu nại thông qua việc sử dụng đúng các biên bản hiện trường như ROROC, Shortage Bond (SB), Cargo Outturn Report (COR) và Biên bản đổ vỡ mất mát 4 bên.

---

Phương pháp giảng dạy và học tập

Phương pháp sư phạm (Pedagogical Approach)

Bài giảng áp dụng mô hình giảng dạy kết hợp giữa phân tích định nghĩa pháp lý và phân tích biểu mẫu trực quan (Form-based learning). Cấu trúc bài học dẫn dắt sinh viên đi từ khái niệm, mục đích sử dụng, chủ thể phát hành đến việc mổ xẻ cấu trúc chi tiết của từng loại mẫu chứng từ thực tế (như mẫu form chuẩn của Cargo Manifest, bảng mẫu Packing List, mẫu bảng biểu Time Sheet gồm 3 phần dữ liệu).

Bài tập và tình huống thực hành

• Thực hành lập và kiểm tra chứng từ: Sinh viên thực hành điền các trường thông tin bắt buộc trên các mẫu chứng từ mô phỏng (Shipper, Consignee, Port of Loading, Port of Discharge, Gross Weight, Net Weight, Measurement).
• Xử lý tình huống phát sinh sai lệch: Giải quyết các bài tập tình huống đối chiếu giữa số lượng hàng trên Cargo Manifest và số lượng thực tế dỡ tại cầu tàu; xác định loại biên bản cần lập (ROROC, SB hoặc COR) tùy theo dạng bất thường (thiếu hàng hay hư hỏng).
• Bài toán tính Laytime: Dựa vào số liệu giờ tàu đến, giờ trao và chấp nhận NOR, nhật ký diễn biến từ Statement of Facts để lập bảng Time Sheet, xác định thời gian tiết kiệm/kéo dài và tính toán tiền thưởng/phạt xếp dỡ.

Phương pháp đánh giá và tự học

• Đánh giá năng lực: Thực hiện qua các bài kiểm tra trắc nghiệm nhận diện nghiệp vụ chứng từ, bài tập tình huống pháp lý và bài tập lớn lập bộ chứng từ giao nhận cho một lô hàng xuất nhập khẩu cụ thể.
• Hướng dẫn tự nghiên cứu: Sinh viên cần phân loại chứng từ theo từng giai đoạn tác nghiệp, lập bảng ma trận so sánh chủ thể phát hành, mục đích sử dụng và giá trị pháp lý của từng văn bản trong chương trình.

---

Điểm nổi bật và cập nhật

• Tính chuẩn hóa theo tập quán quốc tế: Bài giảng viện dẫn chính xác các điều khoản trong tập quán quốc tế hiện hành, cụ thể là Điều 28 của Bản Quy tắc Thực hành Thống nhất về Tín dụng Chứng từ (UCP 600) của Phòng Thương mại Quốc tế (ICC) liên quan đến điều kiện phát hành chứng từ bảo hiểm.
• Mô tả chi tiết hệ thống chứng từ bãi cảng và khiếu nại: Cung cấp định nghĩa và phân biệt rõ ràng chức năng của các chứng từ nội bộ cảng thường dễ nhầm lẫn như:
  • Sự khác biệt giữa ROROC (kết toán toàn bộ tàu dỡ) và SB (chứng nhận riêng cho phần thiếu hụt).
  • Phân định giá trị pháp lý của Biên bản COR (giữa cảng và tàu) với Biên bản đổ vỡ mất mát 4 bên (có thêm Hải quan và Bảo hiểm).
• Phản ánh đầy đủ quy trình tác nghiệp container: Tích hợp quy trình luân chuyển container thực tế tại hệ thống cảng biển và Depot thông qua Lệnh cấp vỏ container và Phiếu giao nhận container (EIR).

---

Đối tượng sử dụng giáo trình

Nhóm đối tượng	Mục đích sử dụng	Yêu cầu kiến thức nền tảng
Sinh viên Đại học ngành Logistics, Kinh tế đối ngoại, Kinh doanh quốc tế	Học phần chuyên ngành Giao nhận vận tải, Nghiệp vụ ngoại thương, Vận tải và Bảo hiểm.	Đã hoàn thành học phần Tổng quan Logistics, Kinh tế quốc tế, Pháp luật thương mại.
Học viên Cao học	Tài liệu tham khảo nghiên cứu về tối ưu hóa quy trình thủ tục giao nhận cảng biển và quản trị rủi ro chứng từ.	Kiến thức sâu về chuỗi cung ứng quốc tế và pháp luật hàng hải.
Giảng viên đại học & cao đẳng	Khung tham chiếu thiết kế bài giảng, xây dựng đề thi và tình huống mô phỏng nghiệp vụ giao nhận.	Chuyên môn sâu về thương mại quốc tế và vận tải biển.
Chuyên viên chứng từ (Doc staff), Forwarder, Logistics Ops	Tra cứu quy chuẩn lập hồ sơ, phân định trách nhiệm pháp lý của các biên bản tại cảng.	Nghiệp vụ giao nhận và khai báo hải quan thực tế.

---

Câu hỏi thường gặp

1. Giáo trình này phù hợp với ai?

Tài liệu được biên soạn cho sinh viên bậc đại học và học viên cao học thuộc các khối ngành Kinh tế quốc tế, Logistics, Kinh doanh quốc tế, Ngoại thương và Kinh tế vận tải biển; đồng thời là tài liệu tra cứu cho cán bộ nghiệp vụ chứng từ tại các công ty logistics, forwarder, hãng tàu và doanh nghiệp xuất nhập khẩu.

2. Cần kiến thức nền nào để học?

Người học cần trang bị kiến thức cơ bản về Thương mại quốc tế, Địa lý vận tải biển, Khái niệm về các điều kiện thương mại quốc tế (Incoterms) và Cơ sở pháp luật hợp đồng kinh tế.

3. Điểm khác biệt của tài liệu này so với các tài liệu lý thuyết thuần túy?

Tài liệu không chỉ dừng lại ở các chứng từ thương mại cơ bản (Invoice, Packing List) mà đi sâu vào chi tiết hệ thống chứng từ tác nghiệp kỹ thuật tại cảng biển (EIR, Tally Sheet, ROROC, COR, NOR, SOF, Time Sheet), gắn liền trực tiếp với việc phân định ranh giới trách nhiệm pháp lý và quản trị rủi ro bồi thường.

4. Làm sao để tự học nội dung này hiệu quả?

Người học nên học theo quy trình luân chuyển hàng hóa thực tế: Bắt đầu từ nhóm chứng từ thương mại (2.1), chuyển sang nhóm chứng từ tác nghiệp với tàu và cảng (2.2) và kết thúc bằng việc phân tích chuyên sâu 3 chức năng của vận đơn đường biển (2.3). Khi học mỗi chứng từ, cần xác định rõ: Ai lập? Cấp cho ai? Dùng để làm gì? Giá trị pháp lý như thế nào?

5. Có tài liệu bổ trợ nào kèm theo?

Tài liệu đề cập trực tiếp đến các nguồn quy chuẩn cần tham khảo bổ trợ gồm: Quy tắc UCP 600 (đặc biệt là Điều 28 về bảo hiểm), Luật Hải quan, Luật Thuế xuất khẩu, nhập khẩu, các mẫu biểu thực tế của VCCI, Form mẫu vận đơn đường biển (B/L) và các biểu mẫu quy định tại bến cảng.

---

Kết luận

Chương 2 Chứng Từ Giao Nhận là tài liệu học thuật có cấu trúc logic chặt chẽ, hệ thống hóa toàn bộ các văn bản nghiệp vụ then chốt trong chuỗi giao nhận vận tải đường biển quốc tế. Giá trị cốt lõi của tài liệu nằm ở tính chuẩn xác về mặt pháp lý, phản ánh đúng thực tế tác nghiệp tại các cảng biển và chuẩn mực thương mại quốc tế.

Lộ trình học tập đề xuất cho người học là nghiên cứu tuần tự từ bản chất các chứng từ hàng hóa thương mại, nắm vững quy trình lập và xử lý các biên bản tác nghiệp tại cảng, tiến tới làm chủ nghiệp vụ phát hành và lưu chuyển vận đơn đường biển. Để mở rộng kiến thức, người học nên đối chiếu nội dung bài giảng với các văn bản pháp quy hàng hải, quy tắc UCP 600 và biểu mẫu thực tế tại các doanh nghiệp cảng biển.

Trích đoạn nội dung tài liệu

CHƯƠNG 2: CHỨNG TỪ GIAO NHẬN 23/02/2023 1 NỘI DUNG CHÍNH 2.1 – Các chứng từ hàng hóa 2.2 - Các chứng từ với cảng và tàu 2.3 - Vận đơn đường biển (B/L) 23/02/2023 2 2.1 Các chứng từ hàng hóa - Sales contract - Commercial invoice - Packing list - Certificate of origin - Insurance policy - Certificate of quality, quantity - Fumigation certificate - Phytosanitary certificate 23/02/2023 3 SALES CONTRACT Là sự thỏa thuận của bên mua và bên bán giữa hai nước khác nhau, trong đó quy định bên bán phải cung cấp hàng hóa và chuyển giao các chứng từ có liên quan đến hàng hóa và quyền sở hữu đối với hàng hóa cho bên mua và bên mua phải thanh toán tiền hàng. 23/02/2023 4 SALES CONTRACT 23/02/2023 5 SALES CONTRACT 23/02/2023 6 Commercial invoice (Hóa đơn thương mại) ✓ Là yêu cầu của người bán đòi người mua phải trả số tiền hàng ghi trên hóa đơn. ✓ Hóa đơn thường có những tác dụng sau: ✓ Nó là trung tâm của bộ chứng từ thanh toán ✓ Trong việc khai báo hải quan, hóa đơn nói lên giá trị của hàng hóa và là bằng chứng của sự mua bán ✓ Hóa đơn cung cấp những chi tiết về hàng hóa cần thiết cho việc thống kê, đối chiếu hàng hóa với hợp đồng và theo dõi thực hiện 23/02/2023 hợp đồng. ✓ Là bản kê khai PACKING LIST tất cả hàng hóa Shipper/Exporter: Invoice No: đựng trong một Date: Consigne e: L/C No: kiện hàng (thùng Date: hàng, container) Port of loading: Port of discharge: Carrier: Sailing on or about: ✓ Phiếu đóng gói Number Net Measurem of package Description of Goods Weight Gross Weight ent tạo điều kiện cho (…….) việc kiểm hàng Total: hóa trong mỗi ………………………………………………… kiện.

………………………………………………… 23/02/2023 9 Packing list 23/02/2023 10 23/02/2023 11 Certificate of origin ❖ Là chứng từ do nhà sản xuất hoặc cơ quan có thẩm quyền (phòng công thương hoặc VCCI) cấp để xác nhận nơi sản xuất hoặc khai thác ra hàng hóa. ❖ Yêu cầu phải có C/O: ✓ Hàng hóa xuất nhập khẩu để được hưởng chế độ ưu đãi về thuế quan ✓ Hàng hóa có xuất xứ từ các nước được hưởng thuế suất ưu đãi theo các quy định của luật thuế xuất khẩu, nhập khẩu hoặc điều ước quốc tế khác mà Việt Nam tham gia. 23/02/2023 12 Certificate of origin 23/02/2023 13 Insurance policy 23/02/2023 14 Insurance policy ✓ Chứng từ bảo hiểm là chứng từ do người bảo hiểm cấp cho người được bảo hiểm nhằm hợp thức hóa hợp đồng bảo hiểm và dùng để điều tiết quan hệ giữa tổ chức bảo hiểm và người được bảo hiểm. Trong mối quan hệ này, tổ chức bảo hiểm nhận bồi thường cho những tổn thất xảy ra vì những rủi ro mà hai bên đã thảo thuận trong hợp đồng bảo hiểm, còn người được bảo hiểm phải nộp cho người bảo hiểm một số tiền nhất định gọi là phí bảo hiểm.

✓ Sự cam kết này do hai bên tự nguyện, không có sự cưỡng chế của pháp luật hay của một bên nào. Trừ bảo hiểm bắt buộc do pháp luật quy định nhằm mục đích bảo vệ lợi ích công cộng và an toàn xã hội ✓ Về hiệu lực pháp lý, chứng từ bảo hiểm không có giá trị bằng hợp đồng bảo hiểm. Trong trường hợp xuất nhập khẩu theo CIF hay CIP thì phải có hợp đồng bảo hiểm. ✓ Theo điều 28 UCP 600, chứng từ vận tải phải thể hiện trên bề mặt là được công ty bảo hiểm hoặc đại lý của công ty bảo hiểm phát hành và ký tên.

Các chứng từ do người môi giới bảo hiểm cấp sẽ không được chấp nhận trừ khi quy định rõ trong L/C. 23/02/2023 15 Certificate of quality ✓ Là chứng từ xác nhận chất lượng và số lượng của hàng thực giao và chứng minh phẩm chất số lượng hàng phù hợp các điều khoản của hợp đồng. ✓ Giấy chứng nhận phẩm chất có thể do người cung cấp hàng, cũng có thể do cơ quan kiểm nghiệm hàng xuất nhập khẩu cấp, tùy theo sự thỏa thuận giữa hai bên mua bán. 23/02/2023 16 Certificate of quantity 23/02/2023 17 Fumigation certificate 23/02/2023 18 Phytosanitary certificate 23/02/2023 19 2.2 CHỨNG TỪ CẢNG VÀ TÀU - Booking note - Cargo list - Biên lai thuyền phó - Vận đơn đường biển - Bản lược khai hàng hóa - Phiếu kiểm đếm - Sơ đồ xếp hàng - …… 23/02/2023 20 Booking note Thuê tàu chợ để vận chuyển hàng gọi là lưu khoang.

Chủ hàng tiếp xúc với hãng tàu hoặc đại diện của hãng và lập đơn lưu khoang (Booking note) giữ chỗ trên tàu để vận chuyển hàng. 23/02/2023 21 Biên lai thuyền phó 23/02/2023 23 23/02/2023 24 23/02/2023 25 LỆNH CẤP CONTAINER RỖNG - Lệnh cấp container rỗng hay còn gọi là lệnh giao vỏ container là một chứng từ do đại lý hãng tàu ký phát yêu cầu cảng cấp container rỗng cho chủ hàng để đóng hàng. - Để có được lệnh cấp container rỗng, chủ hàng phải ký với đại lý hãng tàu một bản hợp đồng lưu khoang – tức là đăng ký chỗ trên tàu (Booking Note), và nộp một khoản 23/02/2023 tiền 26 đặt cọc. SƠ ĐỒ XẾP HÀNG Là bản vẽ miêu tả sơ đồ sắp xếp hàng hóa trên tàu.

Gồm các ký hiệu khác nhau để đánh dấu từng mặt hàng khác nhau, hàng giao từng cảng 23/02/2023 khác nhau. 27 BẢN LƯỢC KHAI HÀNG HÓA …………………………………………………… …………………………………………… CARGO MANIFEST VESSL: FLAG : MASTER : DATE : PORT OF LOADING : PORT OF DISCHARGE : B/L No shipper Consignee/Notif Number of Description of Gross Weight y package goods Net weight TOTAL : NET GROSS PACKAGES: WEIGHT : WEIGHT : THE MASTER OR AGENT OF M/V …………………………………………. 23/02/2023 28 BẢN LƯỢC KHAI HÀNG HÓA K/N: Là bản liệt kê tóm tắt về hàng vận chuyển trên tàu, do người vận chuyển lập khi đã hoàn thành việc xếp hàng xuống tàu. Công dụng: -Làm giấy thông báo của tàu cho người nhận hàng biết về những hàng hóa xếp trên tàu -Khi làm thủ tục rời cảng, trình cho cơ quan hữu trách của địa phương (hải quan).

Nó cung cấp số liệu thống kê về hàng hóa xuất khẩu. -Khi làm thủ tục tàu đến, xuất trình cho cơ quan hữu trách của địa phương. Nó cung cấp số liệu thống kê về hàng nhập khẩu. -Làm cơ sở để thanh toán với cảng hoặc với đại lý tàu biển các chi phí liên quan đến hàng hóa như phí xếp dỡ, phí kiểm kiện.

-Làm căn cứ để lập biên bản kết toán hàng hóa giao nhận giữa tàu và cảng 23/02/2023 29 THÔNG BÁO HÀNG ĐẾN Do người chuyên chở gửi cho chủ hàng để thông báo về chi tiết lô hàng cũng như thời gian, địa điểm mà hàng sẽ về đến cảng, để chủ hàng có thể lên hãng tàu nhận lệnh giao hàng (Delivery Order) 23/02/2023 30 LỆNH GIAO HÀNG ✓ Do người chuyên chở hoặc đại lý của họ ký phát với mục đích hướng dẫn (yêu cầu) cảng hoặc bộ phận quản lý hàng hóa chuyển giao quyền cầm giữ hàng hóa cho bên được định danh (giao hàng cho người nhập khẩu). ✓ Lệnh giao hàng được người chuyên chở ký phát sau khi người nhận hàng xuất trình vận đơn hợp lệ và thanh toán đủ những khoản chi phí liên quan đến vận chuyển hàng hóa như tiền cước (nếu cước chưa trả), phí lưu container quá hạn (nếu có). 23/02/2023 31 PHIẾU GIAO NHẬN CONTAINER (Phiếu EIR) 23/02/2023 32 PHIẾU GIAO NHẬN CONTAINER (Phiếu EIR) ✓ Đây là giấy tờ do Phòng thương vụ của Cảng hoặc Depot in phát hành cho người làm dịch vụ giao nhận container tại cảng; theo chiều hàng xuất lẫn hàng nhập. ✓ Đây là giấy tờ thể hiện rằng người làm dịch vụ giao nhận đã đóng đủ các khoản phí dịch vụ đã sử dụng tại cảng; để lấy container ra khỏi cảng hoặc đưa container vào cảng.

✓ Là bằng chứng xác nhận container đã được hạ tại bãi của cảng hoặc đã được lấy ra khỏi cảng. 23/02/2023 33 PHIẾU KIỂM ĐẾM (Tally sheet) ✓ Là một loại phiếu kiểm đếm tại cầu tàu, trên đó ghi rõ số lượng hàng hóa đã được giao nhận tại cầu, do nhân viên kiểm đếm chịu trách nhiệm ghi chép. ✓ Công việc kiểm đếm tại cầu tùy theo quy định của từng cảng còn có một số chứng từ khác như Phiếu ghi số lượng hàng, Báo cáo hàng ngày…Phiếu kiểm đếm cần thiết cho những khiếu nại tổn thất về hàng hóa sau này. 23/02/2023 34 Biên bản kết toán nhận hàng với tàu (report on receipt of cargo – roroc) • Sau khi hoàn tất việc dỡ hàng nhập khẩu từ tàu lên bờ, cảng (đại diện cho chủ hàng) phải cùng với thuyền trưởng ký một văn bản xác nhận số lượng kiện hàng đã giao và đã nhận gọi là ROROC.

Công dụng: • Dù là ROROC hay bản kết toán cuối cùng (Final report) đều có tác dụng chứng minh sự thừa thiếu giữa hàng thực nhận ở cảng đến, so với số lượng hàng ghi trên manifest của tàu. • ROROC là một trong các căn cứ để khiếu nại hãng tàu hay người bán hàng, đồng thời dựa vào đó để cảng giao hàng cho chủ hàng nhập. • Nội dung của ROROC gồm có các cột: Số liệu căn cứ theo manifest; số liệu hàng thực nhận; chênh lệch giữa hai số liệu đó. 23/02/2023 35 23/02/2023 36 Phiếu thiếu hàng (shortage bond-sb) Khi dỡ xong hàng nhập, nếu phát hiện thấy thiếu hàng, đại lý tàu biển, căn cứ vào biên bản kết toán ROROC, cấp cho chủ hàng một giấy chứng nhận việc thiếu hàng là : Shortage Bond (SB) hay certificate of shortlanded cargo.

Công dụng: Về mặt pháp lý, SB có giá trị như một bản trích sao của ROROC, nên dùng làm chứng từ khiếu nại hãng tàu về trách nhiệm bảo quản của tàu đối với số lượng hàng đã nhận để vận chuyển. Nội dung: Tên tàu, số vận đơn, số lượng hàng đã ghi trên B/L, ký mã hiệu hàng, số lượng được dùng làm căn cứ để lập SB. 23/02/2023 37 Giấy chứng nhận hàng hư hỏng (cargo outturn report – cor) Khi dỡ kiện hàng từ trên tàu xuống, nếu thấy hàng bị hư, đổ vỡ, cảng và tàu phải cùng lập một biên bản về tình trạng đó của hàng gọi tắt là COR. Công dụng: Phân rõ ranh giới trách nhiệm pháp lý giữa cảng với tàu trong việc bảo quản sắp xếp hàng.

Nội dung: Bao gồm: Tên tàu, số hiệu hành trình, bến tàu đậu, ngày đến, ngày đi, số vận đơn, tên hàng, số lượng, ký mã hiệu, hiện tượng hàng hóa. 23/02/2023 38 23/02/2023 39 THÔNG BÁO SẴN SÀNG NOTICE OF READINESS KN: Là một văn bản do thuyền trưởng gửi cho người gửi hàng hoặc người nhận hàng để thông báo là tàu đã đến cảng và sẵn sàng để làm hàng. Công dụng: ✓ Thông báo cho người gửi hàng biết tàu đã đến cảng để người gửi hàng chuẩn bị phương tiện tập kết hàng, cung cấp hàng kịp thời cho tàu.