Quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu đường biển bằng container của công ty cổ phần dịch vụ chuỗi cung ứng quốc tế hml

Tìm hiểu quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu đường biển bằng container tại HML. Nghiên cứu chuyên sâu về chuỗi cung ứng quốc tế và logistics.

• Tác giả: Đào Tố Hữu
• Người hướng dẫn: Ts. Đinh Thị Thanh Bình
• Trường học: Trường Đại học Ngoại Thương
• Chuyên ngành: Kinh tế quốc tế
• Đề tài: Quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu đường biển bằng container của công ty cổ phần dịch vụ chuỗi cung ứng quốc tế HML
• Loại tài liệu: Đề án tốt nghiệp
• Năm xuất bản: 2023
• Địa điểm: Hà Nội

Tóm tắt

I. Tổng Quan Quy Trình Giao Nhận Xuất Nhập Khẩu Hàng Hóa

Giao nhận vận tải đóng vai trò then chốt trong việc kết nối và phân phối hàng hóa, làm cầu nối giữa sản xuất và tiêu dùng. Đây là mắt xích quan trọng trong chuỗi cung ứng, đảm bảo sản phẩm từ nhà sản xuất đến tay người tiêu dùng một cách hiệu quả. Giao nhận vận tải không chỉ đơn thuần là vận chuyển mà còn bao gồm nhiều nghiệp vụ khác như xếp dỡ, lưu kho, đóng gói, và làm thủ tục chứng từ. Vai trò của người giao nhận là tính toán, sắp xếp các phương thức vận chuyển hợp lý và tiết kiệm, đảm bảo hàng hóa được vận chuyển quốc tế một cách suôn sẻ. Người giao nhận có thể hoạt động như môi giới hải quan, đại lý vận tải, người gom hàng, người chuyên chở, hoặc người kinh doanh vận tải đa phương thức (MTO).

1.1. Khái Niệm Giao Nhận Vận Tải Quốc Tế Hiện Đại

Giao nhận vận tải quốc tế bao gồm việc di chuyển hàng hóa từ người bán đến người mua, tuân thủ các quy định xuất nhập khẩu và sử dụng nhiều phương thức vận chuyển khác nhau. Người giao nhận tính toán, sắp xếp các phương thức vận chuyển hàng hóa một cách hợp lý và tiết kiệm. Người giao nhận đóng vai trò quan trọng như môi giới hải quan, đại lý vận tải, người gom hàng và người chuyên chở. Người giao nhận đảm bảo hàng hóa được giao đúng dẫn, mua bảo hiểm, thực hiện khai báo hải quan và giao hàng đúng địa điểm, cho đúng người nhận.

1.2. Vai Trò Người Giao Nhận Trong Chuỗi Cung Ứng Toàn Cầu

Người giao nhận có thể hoạt động như người gom hàng, chịu trách nhiệm gom hàng lẻ (LCL) thành hàng nguyên container (FCL). Người giao nhận cũng có thể là người chuyên chở, cung cấp dịch vụ vận chuyển độc lập và chịu trách nhiệm về các điều khoản trong hợp đồng vận tải. Người giao nhận có thể kinh doanh vận tải đa phương thức (MTO), cung cấp dịch vụ vận chuyển trọn gói từ cửa đến cửa (door-to-door). Người giao nhận cần tuân thủ các quy định của phương thức vận tải và thu phí dịch vụ theo quy định. Người giao nhận không chịu trách nhiệm về hàng hóa nếu lỗi do khách hàng, nhãn mác không phù hợp, tính chất hàng hóa, hoặc do các điều kiện bất khả kháng.

II. Đặc Điểm Quy Trình Giao Nhận Đường Biển Hướng Dẫn

Vận chuyển hàng hóa qua đường biển là hoạt động then chốt, kết nối giao thương giữa các quốc gia. Hoạt động này chịu tác động lớn từ yếu tố bên ngoài như chuẩn bị hàng hóa, phương tiện vận tải, quy định hải quan, và điều kiện thời tiết. Việc kiểm soát và quản lý quy trình không hoàn toàn nằm trong tay một bên. Vận chuyển đường biển phụ thuộc vào tình hình xuất nhập khẩu, tính thời vụ, và biến động thị trường. Do đó, các doanh nghiệp cần có sự linh hoạt và khả năng thích ứng cao để đảm bảo hiệu quả.

2.1. Tính Thời Vụ Trong Giao Nhận Hàng Hóa Đường Biển

Vận chuyển hàng hóa qua đường biển phụ thuộc nhiều vào tình hình xuất nhập khẩu, mang tính thời vụ. Vận chuyển hàng hóa qua đường biển có tính thời vụ, liên quan trực tiếp đến quá trình xuất nhập khẩu và phụ thuộc vào tình hình hoạt động xuất nhập khẩu: Xuất nhập khẩu tăng mạnh thì dịch vụ giao nhận cũng phát triển, hoạt động xuất nhập khẩu thường biến động theo từng thời kỳ.

2.2. Quy Trình Giao Nhận Hàng Hóa Xuất Khẩu Đường Biển

Phương pháp gửi hàng nguyên container (FCL) yêu cầu người gửi và người nhận chịu trách nhiệm đóng và dỡ hàng khỏi container. Khi người gửi có đủ hàng để lấp đầy container, họ thuê container để gửi hàng. Trách nhiệm của các bên liên quan thay đổi tùy theo điều kiện Incoterms. Người gửi hàng chịu trách nhiệm vận chuyển container rỗng, đóng hàng, làm thủ tục hải quan, và giao container cho người chuyên chở. Người chuyên chở phát hành vận đơn (B/L), quản lý hàng hóa, bốc xếp, dỡ hàng, và giao container cho người nhận.

2.3. Quy Trình Giao Nhận Hàng Hóa Nhập Khẩu Đường Biển

Người nhận hàng chịu trách nhiệm thu xếp giấy phép nhập khẩu, làm thủ tục hải quan, xuất trình vận đơn hợp lệ, và vận chuyển container về kho. Quy trình giao nhận hàng hóa bằng đường biển bao gồm các bên liên quan như khách hàng, phòng giao nhận, nhân viên giao nhận, hải quan, hãng tàu, và quốc gia liên quan. Các bước chính bao gồm nhận yêu cầu, liên hệ hãng tàu, chuẩn bị chứng từ, thông quan, và giao hàng.

III. Phân Tích Thực Trạng Giao Nhận Hàng Hóa Tại HML Case Study

Công ty Cổ phần Dịch vụ Chuỗi Cung ứng Quốc tế HML (HML Logistics) đã nhận thức được tầm quan trọng của giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu đường biển bằng container. Dịch vụ này chiếm phần lớn doanh thu của công ty. Nghiên cứu sâu về quy trình giao nhận tại HML cho thấy còn tồn tại một số hạn chế về cơ sở vật chất, ứng dụng công nghệ thông tin, và nguồn nhân lực. Đề tài nghiên cứu này hướng đến việc đưa ra các giải pháp giúp HML hoàn thiện quy trình, nâng cao hiệu quả hoạt động, và tăng cường khả năng cạnh tranh.

3.1. Quy Trình Giao Nhận Hàng Xuất Khẩu Thực Tế Tại HML

Quy trình giao nhận hàng hóa bằng đường biển bao gồm nhân viên cơ bản khách hàng, phòng giao nhận và nhân viên giao nhận. Ngoài ra còn có các yếu bên ngoài như hải quan, hãng tàu và quốc gia các yếu tố này tương hỗ nhau để hình thành quá trình vận chuyển khi đầu đến khi hoàn thành quy trình vận chuyển. Bươc Nhận yêu cầu khách hàng. Bước Liên hệ với hãng tàu đẻ đặt chỗ và chuẩn bị bộ chứng từ. Chuân bộ chứng xuất khẩu theo yêu cầu của bên mua co quan HQ hợp đồng thương mại, hóa đơn thương mại, phiếu đóng hàng hóa, booking note, giấy chứng nhận nguồn gốc xuất khẩu.

3.2. Các Vấn Đề Tồn Đọng Trong Quy Trình Tại HML

Cơ sở vật chất còn hạn chế, chưa áp dụng được công nghệ thông tin cũng như các phần mềm vào kiểm soát quy trình. Các bước thực hiện vẫn còn nhiều dẫn đến chưa ưu được và nguồn nhân vậy. Nghiên cứu này đưa ra các pháp giúp Công hoàn thiện quy cao hiệu quả hoạt động tăng cạnh tranh trong cảnh trường cạnh tranh khốc liệt như hiện nay.

IV. Giải Pháp Hoàn Thiện Quy Trình Tại HML Cách Thực Hiện

Để hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa tại HML, cần tập trung vào giải quyết các hạn chế về cơ sở vật chất, ứng dụng công nghệ thông tin, và nguồn nhân lực. Các giải pháp cụ thể bao gồm đầu tư vào cơ sở vật chất hiện đại, ứng dụng các phần mềm quản lý logistics, và nâng cao trình độ chuyên môn của đội ngũ nhân viên. Ngoài ra, cần có sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận liên quan và sự hỗ trợ từ các cơ quan ban ngành.

4.1. Nâng Cấp Cơ Sở Vật Chất Và Ứng Dụng Công Nghệ

Đầu tư vào cơ sở vật chất, ứng dụng công nghệ thông tin, và nâng cao trình độ chuyên môn của đội ngũ nhân viên. Ngoài ra, cần có sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận liên quan và sự hỗ trợ từ các cơ quan ban ngành.

4.2. Phát Triển Nguồn Nhân Lực Chuyên Nghiệp

Đầu tư vào cơ sở vật chất, ứng dụng công nghệ thông tin, và nâng cao trình độ chuyên môn của đội ngũ nhân viên. Ngoài ra, cần có sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận liên quan và sự hỗ trợ từ các cơ quan ban ngành.

V. Đề Xuất Và Kiến Nghị Để Phát Triển Giao Nhận Tại HML

Để HML phát triển và nâng cao hiệu quả trong lĩnh vực giao nhận hàng hóa, cần có sự hỗ trợ từ các cơ quan ban ngành. Các kiến nghị bao gồm việc tạo điều kiện thuận lợi về thủ tục hải quan, hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận các nguồn vốn ưu đãi, và tạo môi trường cạnh tranh lành mạnh. Đồng thời, HML cần chủ động nắm bắt các cơ hội từ hội nhập kinh tế quốc tế và không ngừng đổi mới để đáp ứng yêu cầu của thị trường.

5.1. Kiến Nghị Với Cơ Quan Ban Ngành Để Tạo Thuận Lợi

Cần có sự hỗ trợ từ các cơ quan ban ngành. Các kiến nghị bao gồm việc tạo điều kiện thuận lợi về thủ tục hải quan, hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận các nguồn vốn ưu đãi, và tạo môi trường cạnh tranh lành mạnh.

5.2. Nắm Bắt Cơ Hội Và Đổi Mới Để Phát Triển Bền Vững

HML cần chủ động nắm bắt các cơ hội từ hội nhập kinh tế quốc tế và không ngừng đổi mới để đáp ứng yêu cầu của thị trường.

Trích đoạn nội dung tài liệu

CHƯƠNG 1 TONG QUAN VE GIAO NHAN HANG HOA XUAT NHAP KHAU DUONG BIEN 1.1 Khái niệm giao nhận vận tải và người giao nhận 1. Khái niệm giao nhận vận tải Giao nhận vận tải đóng vai trò quan trọng trong việc lưu thông và phân phối hàng hóa, là cầu nối giữa quá trình sản xuất và tiêu thụ - hai yếu tố quan trọng nhất của chu trình tái sản xuất trong xã hội Đảm nhiệm chức năng phân phối sản phẩm từ nơi sản xuất đến nơi tiêu thụ sau khi các thủ tục thương mại đã hình thành. Giao nhận và vận tải là hai khái niệm gắn liền và song hành cùng nhau, quá trình vận tải luôn đi kèm với giao nhận và thông qua giao nhận các nghiệp vụ vận tải sẽ được thực hiện: tập kết hàng hoá, vận chuyền, xép dỡ, lưu kho, chuyển tải, đóng, gói, thủ tục, chứng từ.2 Khái niệm người giao nhận Việc giao hàng từ người bán đến người mua thông qua rất nhiều quy trình, thủ tục liên quan đến các quy định về XK, NK và thông qua nhiều phương thức vận tải để thực hiện, do đó các nhà giao nhận vận tải phải tính toán, sắp xếp đề hoàn thiện các thủ tục, phương thức vận chuyên hàng hóa từ quốc gia này sang quốc gia khác một cách hợp lý và tiết kiệm chỉ phí Những vai trò người giao nhận có thể đảm đương như sau: ~ Môi giới hải quan: Người giao nhận chịu trách nhiệm làm thủ tục thông quan hàng hóa nhập khâu, sau này dựa trên các quy định cho phép các công ty giao nhận vận tải có thể thực hiện thủ tục khai báo hải quan thay cho nhà xuất khẩu hoặc nhà nhập khâu, mở rộng dịch vụ của mình sang xuất khâu hàng hóa, đặt chỗ chở hàng, có. thể đại diện cho nhà xuất khâu, nhập khâu giao hàng cho các hãng tàu.

~ Đại lý: Đóng vai trò trung gian giữa bên gửi hàng và bên chuyên chở, được chủ hàng hoặc người chuyên chở ủy thác thực hiện các nhiệm vụ như giao nhận, chuẩn bị chứng từ, thực hiện các thủ tục hải quan và lưu kho hàng hóa dựa trên các hợp đồng uỷ thác đã ký giữa các bên và chịu trách nhiệm các nội dung sau: + Đảm bảo hàng được giao theo đúng chỉ dẫn + _ Thực hiện mua bảo hiểm hàng hóa theo quy định +_ Sai sót trong quá trình khai báo thủ tục hải quan + Giao hang sai địa điểm + Giao sai người nhận + Không thu tiền từ người nhận hàng. + Lam thi tuc tái xuất nhưng không tuân thủ các quy định hoặc không hoàn lại thuế. + Gây tôn thất về người và tài sản ~ Người gom hàng: Chịu trách nhiệm gom những lô hàng lẻ (LCL) từ nhiều người ở các địa điểm gần nhau thành những lô hàng nguyên container (FCL) để giao. cho một hoặc nhiều người nhận ở cùng một điểm.

~ Người chuyên chở: Chính là người giao nhận thực hiện vai trò như một nhà cung cấp độc lập. Chịu trách nhiệm về những người vận chuyển do họ thuê ngoài. Họ có trách nhiệm thực hiện đúng những điều khoản trong hợp đồng vận tải và phải chịu trách nhiệm với những vi phạm hợp đồng. Có quyền lợi, nghĩa vụ và trách nhiệm phải tuân theo các quy định của phương thức vận tải mả mình thực hiện.

Họ thu phí từ khách hàng theo theo giá cả của dịch vụ cung cấp. Không chịu trách nhiệm về hàng hoá trong những trường hợp sau: +_ Lỗi do khách hàng hoặc người được khách hàng ủy quyền + Nhãn mác hàng hóa không phù hợp + _ Tính chất của hàng hóa + _ Do những điều bất khả kháng (thiên tai, chiến tranh, đình công) Miễn trừ trách nhiệm về các khoản lợi ích của khách hàng trong trường hợp chậm. trễ hoặc giao nhận sai địa chỉ mà không phải do lỗi của mình. + Người kinh doanh vận tải đa phương thức (MTO): Trong trường hợp người chuyên chở cung cấp dịch vụ đi suốt hoặc còn gọi là vận tải trọn gói từ cửa tới cửa.

“door to door” thì người giao nhận đã đóng vai trò là người chuyên chở đa phương.2 Đặc điểm giao nhận vận tải hàng hóa xuất nhập khẩu đường biển ~ Vận chuyển hàng hóa qua đường biển là hoạt động hỗ trợ việc di chuyển hàng hoá giữa các quốc gia, từ nơi XK đến nơi NK. Là khâu quan trọng trong quá trình giao. nhận hàng hóa quốc tế và chịu tác động của các yếu tố bên ngoài như: - Sự chuẩn bị của người gửi hàng trước khi XK, sự sẵn có của các phương tiện vận tải quốc tế từ các nhà cung ứng dịch vụ, tuân thủ các luật lệ, đặc biệt là các quy. định hàng hải và HQ tại các quốc gia liên quan, cùng với các điều kiện thời tiết tự nhiên và các yếu tố khác.

Điều này cho thấy việc kiểm soát và quản lý không thê hoàn toàn nằm trong tầm kiểm soát của một bên duy nhất. - Việc vận chuyển hàng hóa qua đường biển phụ thuộc nhiều vào tình hình thị trường XNK và thường có tính thời vụ. ~ _ Tính thời vụ là một đặc điểm đặc trưng của dịch vụ giao nhận hàng hoá qua đường biên, vì nó liên quan trực tiếp đến quá trình XNK, phụ thuộc vào tình hình hoạt động XNK: khi XNK tăng mạnh, dịch vụ giao nhận cũng phát triển và tăng theo, hoạt động XNK thường biến đổi theo từng thời kỳ, có thời kỳ sôi động và thời kỳ kém sôi động.3 Quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu đường biển 1.1 Quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu đường biển ~ Khái niệm về giao hàng đường biển bằng container: Phương pháp gửi hàng nguyên container là xếp hàng nguyên container, người gửi hàng và người nhận hàng chịu trách nhiệm đóng gói hàng và dỡ hàng khỏi container. Khi người gửi hàng có khối lượng hàng đồng nhất đủ để chứa đầy một container hoặc nhiều container người ta thuê một hoặc nhiều container để gửi hàng.

- Trách nhiệm của các bên trong quy trình: Trach nhiệm của các bên có thể thay đổi tùy theo điều kiện giao dịch thương. mại quốc tế như: EXW, FOB, CIF. Dưới đây là trách nhiệm của các bên theo điều kiện giao dịch thương mại quốc. ® Trách nhiệm của người gửi hang: ~ Vận chuyển container rỗng về kho hoặc nơi chứa hàng của mình để đóng hàng - Đóng hàng vào container kể cả việc chất xếp và chèn lót hàng trong container - Đánh mã ký hiệu hàng và ký hiệu chuyên chở - Làm thủ tục hải quan niêm phong kẹp chì theo quy chế xuất khâu ~ Vận chuyển và giao container cho người chuyên chở tại bãi container (CY) đồng thời nhận B/L do người chuyên chở cấp ~ Chịu các chỉ phí liên quan đến thao tác nói trên « Trách nhiệm của người chuyên chớ: - Phát hành B/L cho người gửi hàng ~ Quản lý hàng trong container từ khi nhận được container tại bãi container cảng gửi đến khi giao hàng cho người nhận hàng tại bãi container cảng đích - Bốc container từ bãi gửi và chất xếp lên tàu chuyển chở ~ Dỡ container từ tàu lên bãi container cảng đích ~ Giao container cho người nhận có B/L hợp lệ tại bãi container cảng đích - Chịu mọi chỉ phí về thao tác nói trên s Trách nhiệm của người n ing: - Thu xếp giấy tờ NK và làm thủ tục hải quan cho lô hàng.

~ Xuất trình B/L hợp lệ với người chuyên chở để nhận hàng tại bãi container - Van chuyên container về kho bãi của mình, nhanh chóng rút hàng và hoàn trả container rỗng cho người chuyên chở ~ Chịu mọi chỉ phí liên quan đến các thao tác nói trên.1 Quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu đường biển PHÒNG GIÁO |_| 'Nhân viên giao nhân. NHAN > ——Ừ_———— 'Nhân yêu câu từ khách hàng —— (J) 1 Liên hệ với hãng tàu để đặt chỗ vàchuẩn bị bộ. @) KHACH HANG ——————Ừ—————m ‘Thong quan hàng xuất khẩu — (3) ——— `. Kiếm hóa 4) Giao hing Len tina () { Giửi chứng từ cho đãi lý nước ngoài.

(6) ‡ 'Thanh toàn và lưu hỗ sơ (7) (Nguồn: Giáo trình quản trị logistics_Hà Minh Hiếu) Mô tả quy trình Quy trình giao nhận hàng hóa bằng đường biển bao gồm 3 nhân tổ cơ bản là: khách hàng, phòng giao nhận và nhân viên giao nhận. Ngoài ra còn có các yếu tố bên ngoài như HQ, hãng tàu và đại lý quốc tế, các yếu tố này tương tác, hỗ trợ nhau để hình thành quá trình vận chuyển từ khi bắt đầu đến khi hoàn thành quy trình vận chuyển. Bước (1): Nhận yêu cầu từ khách hàng. ~ Cảng đi 1I - Cảng đến ~ Đi qua hãng tầu nào.

- Thời gian xuất hàng dự kiến ~ Loại hing Bước (2): Liên hệ với hãng tàu dé dat chỗ và chuẩn bị bộ chứng từ + Dat chd (booking) - Cảng đi - Cảng đến ~ Ngày khởi hành ~ Ngày cắt máng ~ Loại container ~ Số lượng container s*- Chuân bị bộ chứng từ xuất khâu theo yêu cầu của bên mua va co quan HQ - Hợp đồng thương mại (Contract) - Hóa đơn thương mại (Invoice) - Phiếu đóng gói hàng hóa chỉ tiết (Packing List) - Booking Note - Giấy chứng nhan nguén géc xuat xit (C/O). Bước (3): Thông quan hang xuất khẩu - Sau khi nhận được Booking từ hãng tàu, tiến hành mở tờ khai hải quan hàng xuất, các chứng từ quan trọng cần thiết cần phải có tại bước (2): ~ Cơ quan hải quan sau khi kiểm tra thông tin về lô hàng mà bộ phận khai hai quan của công ty Logistic khai báo sẽ gửi trả kết quả phân luồng: - Luỗng xanh: Thông quan - Luỗng vàng: Kiểm tra lại hồ sơ - Luỗng đỏ: Kiểm hóa Bước (4); Kiểm hóa nếu tờ khai luồng đỏ mở container hàng kiểm tra hàng hóa thực tế 12 - Cung cấp bộ hỗ sơ giấy cho cán bộ hải quan kiểm tra, tương tự như khi tờ khai hải quan được phân vào luồng Vàng. Sau khi hồ sơ được kiểm tra và phê duyệt, nó sẽ được chuyển giao cho đội kiêm hóa. Khi đó, bạn sẽ chuyên sang bước tiếp theo.

- Chuẩn bị sẵn hàng hoá đề cán bộ hải quan thực hiện quá trình kiểm tra thực tế Bước (5): Giao hàng lên tàu - Công việc tiếp theo sau khi kết thúc việc thông quan cho lô hàng là bạn phải cung cấp chỉ tiết bill dé hang tau lam vận đơn. Bước này phải được thực hiện trước. giờ cắt máng (closing time) và trước bước thực xuất.