Chương 1: Tổng quan vấn đề nghiên cứu Chương 2: Cơ sở lý luận về quy trình giao nhận hàng hoá nhập khẩu bằng đường biển Chương 3: Phân tích thực trạng quy trình giao nhận hàng hoá nhập khẩu bằng đường biển của công ty TNHH Tiếp vận Rồng Việt Chương 4: Định hướng hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hoá nhập khẩu bằng đường biển của công ty TNHH Tiếp vận Rồng Việt 5 CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HOÁ NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN 2. Tổng quan về dịch vụ giao nhận hàng hoá nhập khẩu bằng đường biển 2. Khái niệm và vai trò về dịch vụ giao nhận hàng hoá quốc tế bằng đường biển Khái niệm Theo quy tắc mẫu của FIATA Liên đoàn các hiệp hội giao nhận quốc tế về dịch vụ giao nhận: “Dịch vụ giao nhận được định nghĩa như là bất kỳ loại dịch vụ nào liên quan đến vận chuyển, gom hàng, lưu kho, bốc xếp, đóng gói hay phân phối hàng hóa cũng như các dịch vụ tư vấn hay có liên quan đến các dịch vụ trên, kể cả các vấn đề hải quan, tài chính, mua bảo hiểm, thanh toán, nhập chứng từ liên quan đến hàng hóa”. Người giao nhận hay người kinh doanh dịch vụ giao nhận (Freight Forwarder/ Forwarder) có thể là chủ hàng, chủ tàu, công ty xếp dỡ, người giao nhận chuyên nghiệp hay bất kỳ người nào khác có đăng ký kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa.
Nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng biển là quá trình tiếp nhận hàng hóa từ quốc gia này đến quốc gia khác thông qua đường biển. Trong quá trình này, hàng hóa được vận chuyển bằng tàu biển và được kiểm tra tại cảng biển để đảm bảo tính an toàn và chất lượng của sản phẩm. Quá trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng biển bao gồm các bước: Tiếp nhận thông tin hàng hóa; chuẩn bị chứng từ; Thủ tục hải quan; Vận chuyển hàng hóa; Xử lý hàng hóa tại cảng biển; Thanh toán chi phí; Vận chuyển hàng hóa đến địa điểm nhận. Quá trình nhận hàng này là một phần quan trọng của hoạt động xuất nhập khẩu và đòi hỏi sự chuyên nghiệp, kỹ năng và kinh nghiệm của các đơn vị và cá nhân liên quan.
Vai trò dịch vụ giao nhận trong thương mại quốc tế Ngày nay, do sự phát triển của vận tải Container, vận tải đa phương thức, người giao nhận không chỉ làm đại lý, người ủy thác mà còn cung cấp dịch vụ vận tải đóng vai trò như một bên chính – Người chuyên chở (Carrier). Người giao nhận đã thể hiện vai trò của mình trong các hoạt động như: Môi giới Hải quan (Customs Broker) 6 Khi mới xuất hiện, người giao nhận chỉ hoạt động trong phạm vi trong nước. Nhiệm vụ của người giao nhận là làm thủ tục hải quan đối với hàng nhập khẩu. Sau đó mở rộng hoạt động dịch vụ ra cả hàng xuất khẩu và dành chỗ chở hàng trong thương mại quốc tế hoặc lưu cước với các hãng tàu theo sự ủy thác của người xuất khẩu hoặc người nhập khẩu tùy thuộc vào hợp đồng mua bán.
Trên cơ sở nhà nước cho phép, người giao nhận thay mặt người xuất hoặc người nhập khẩu để khai báo, làm thủ tục hải quan như một môi giới hải quan. Đại lý (Agent) Trước đây người giao nhận không đảm nhận vai trò của người chuyên chở. Anh ta chỉ hoạt động như một cầu nối giữa người gửi hàng và người chuyên chở như một đại lý của người gửi hàng hoặc người chuyên chở. Người giao nhận nhận ủy thác từ chủ hàng hoặc người chuyên chở để thực hiện các công việc khác nhau như: Nhận hàng, giao hàng, lập chứng từ, làm thủ tục HQ, lưu kho.
trên cơ sở hợp đồng ủy thác. Người gom hàng (Cargo Consolidator) Ở Châu Âu, người giao nhận từ lâu đã cung cấp dịch vụ gom hàng để phục vụ cho vận tải đường sắt. Đặc biệt, trong ngành vận tải hàng hóa bằng Container dịch vụ gom hàng là không thể thiếu được nhằm biến lô hàng lẻ (LCL) thành lô hàng nguyên (FCL) để tận dụng sức chở của Container và giảm cước phí vận tải. Khi là người gom hàng, người giao nhận có thể đóng vai trò là người chuyển chở hoặc chỉ là đại lý.
Người chuyên chở (Carrier) Ngày nay, người giao nhận trong một vài trường hợp lại đóng vai trò là người chuyên chở, tức là người giao nhận trực tiếp ký hợp đồng vận tải với chủ hàng và chịu trách nhiệm chuyên chở hàng hóa từ nơi này đến nơi khác. Trong trường hợp anh ta ký hợp đồng mà không trực tiếp chuyên chở thì anh ta đóng vai trò là người thầu chuyên chở (Contracting Carrier), nếu anh ta trực tiếp chuyên chở thì anh ta là người chuyên chở thực tế (Actual Carrier). Người kinh doanh vận tải đa phương thức (MTO) Trong trường hợp người vận tải cung cấp dịch vụ đi suốt hoặc còn gọi là vận tải trọn gói từ cửa tới cửa “Door to Door”, thì người giao nhận đã đóng vai trò là MTO, MTO cũng là người chuyên chở và phải chịu trách nhiệm về hàng hóa trong suốt quá trình vận tải. Phân loại dịch vụ giao nhận hàng hóa quốc tế bằng đường biển Dịch vụ nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển thường được chia thành 4 loại: Nhận hàng nguyên container (FCL -Full container load) Thuật ngữ FCL - Full container load được hiểu là: Lô hàng đủ lớn để xếp nguyên trong một hoặc nhiều container, người gửi hàng và người nhận hàng chịu trách nhiệm xếp hàng vào và dỡ hàng ra khỏi container.
Trường hợp áp dụng: Khi người mua hàng có khối lượng hàng hóa lớn và đồng nhất đủ chứa đầy một hoặc nhiều container. Nhận hàng lẻ container (LCL - Less than container load) Thuật ngữ LCL - Less than container load được hiểu là: Những lô hàng lẻ đóng chung trong một container mà người gom hàng (người chuyên chở hoặc người giao nhận) phải chịu trách nhiệm đóng hàng và dỡ hàng vào - ra container. Trường hợp áp dụng: Khi gửi hàng, nếu hàng không đủ để đóng nguyên một container, chủ hàng có thể gửi hàng theo phương pháp hàng lẻ. Nhận hàng kết hợp (FCL/LCL - LCL/FCL) Phương pháp nhận hàng này là sự kết hợp của phương pháp FCL và LCL.
Tùy theo điều kiện cụ thể, chủ hàng có thể thỏa thuận với người chuyên chở để áp dụng phương pháp nhận hàng kết hợp. Phương pháp nhận hàng kết hợp có thể là: Nhận nguyên, giao lẻ (FCL/LCL) hoặc nhận lẻ, giao nguyên (LCL/FCL). Giao nhận hàng rời Hàng rời có thể hiểu là hàng chở xô, thường không có đóng thùng, đóng bao hay đóng gói. Những sản phẩm này sẽ được trực tiếp chứa thông qua các khoang hàng của tàu biển như vật liệu, đá, đất than, quặng, hạt rời,.
Nội dung quy trình giao nhận hàng hoá nhập khẩu bằng đường biển Sơ đồ 2. Nội dung quy trình giao nhận hàng hoá nhập khẩu bằng đường biển Thỏa thuận dịch vụ giao nhận với khách hàng Nhận, kiểm tra bộ chứng từ nhập khẩu từ khách hàng Chuẩn bị hồ sơ khai báo hải quan Nhận thông báo hàng đến, lấy lệnh giao hàng Làm thủ tục hải quan hàng nhập khẩu Nhận hàng tại cảng và giao hàng cho khách Lập chứng từ kế toán và lưu hồ sơ Nguồn: Bài giảng Bộ môn Quản trị giao nhận và vận chuyển hàng hoá quốc tế - ĐHTM 2. Thỏa thuận dịch vụ giao nhận với khách hàng Trước hết, nhân viên bán hàng ở phòng kinh doanh sẽ có nhiệm vụ cực kỳ quan trọng là thực hiện tìm kiếm thông tin, nhu cầu khách hàng, các doanh nghiệp nhập khẩu có nhu cầu thuê dịch vụ để hoàn thành thủ tục nhập hàng hoá. Lúc này, nhân viên phòng kinh doanh sẽ đưa ra những điều khoản thỏa thuận về quyền lợi và nghĩa vụ các bên, thông qua giám đốc để đàm phán và ký kết hợp đồng dịch vụ với khách hàng.
Trong hợp đồng dịch vụ, cần phải nêu rõ các điều kiện có thoả thuận về khu vực vận chuyển, cước phí vận chuyển, phí dịch vụ giao nhận, phí kiểm hoá hàng hoá, phí nâng hạ, lệ phí hải quan,. và các chi phí có liên quan như phí cầu đường, phí D/O (lệnh giao hàng), phí lưu container, phí lưu bãi… Các điều kiện về phương thức thanh toán giữa công ty khách hàng và công ty dịch vụ, về trách nhiệm của mỗi bên trong hợp đồng; điều khoản khiếu nại tranh chấp, hiệu lực hợp đồng… 9 Các điều khoản sẽ được thoả thuận rõ ràng và được hai bên ký kết qua hợp đồng dịch vụ này. Nhận, kiểm tra bộ chứng từ nhập khẩu từ khách hàng Công ty nhận pre-alert từ đại lý nước ngoài về lô hàng, sau đó dựa vào MBL để thông báo ETA cho khách. Nếu là hàng lẻ, công ty sẽ liên lạc với người gom hàng lẻ (Co-loader) để kiểm tra ETA.
Đối với hàng nhập khẩu, nhằm tránh những sai sót trong quá trình làm chứng từ gây khó khăn cho việc làm thủ tục thông quan lô hàng, nhà xuất khẩu sẽ fax hoặc email bộ chứng từ cho nhà nhập khẩu kiểm tra trước khi gửi bộ chứng từ gốc. Để công việc giao nhận được tiến hành nhanh chóng và thuận lợi thì ngay sau khi nhận được bộ chứng từ, nhân viên giao nhận cần kiểm tra kỹ lưỡng tính chính xác, đồng nhất và hợp lệ của mỗi chứng từ, nhằm giải quyết nhanh chóng các thủ tục thông quan cho lô hàng. Kiểm tra hợp đồng ngoại thương - Số và ngày hợp đồng - Tên và địa chỉ các bên mua bán - Mô tả hàng hóa (tên hàng, số lượng, đơn giá, tổng trị giá.) - Điều kiện cơ sở giao hàng (FOB, CIF, CFR.) - Phương thức thanh toán - Thời điểm và địa điểm giao hàng Kiểm tra hóa đơn thương mại - Số và ngày của hợp đồng trên hóa đơn (nếu có) - Số và ngày của hóa đơn - Tên và địa chỉ các bên mua bán - Mô tả hàng hóa (tên hàng, số lượng, trọng lượng, đơn giá, tổng trị giá) - Điều kiện cơ sở giao hàng (FOB, CIF, CFR.) - Phương thức thanh toán (nếu có) Kiểm tra Bill Of Lading - Số và ngày B/L 10 - Những thông tin của ô shipper, consignee và notify. Đặc biệt ô Consignee phải thể hiện tên và địa chỉ chính xác của Công ty nhập khẩu vì chỉ có người trong mục này mới được nhận hàng.
- Tên tàu, cảng bốc, cảng dỡ - Tên hàng, số lượng, trọng lượng tịnh, trọng lượng cả bì.