CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ KHOẢN PHẢI THU CỦA DOANH NGHIỆP 1. Khái quát chung về khoản phải thu và quản trị khoản phải thu 1. Khái niệm khoản phải thu Khoản phải thu là một loại tài sản của công ty tính dựa trên tất cả các khoản nợ, các giao dịch chưa thanh toán hoặc bất cứ nghĩa vụ tiền tệ nào mà khách hàng chưa thanh toán cho công ty. Các khoản phải thu thường dưới dạng tín dụng và thường trong thời gian ngắn, từ vài tháng cho tới một năm.
Các khoản phải thu được ghi nhận như là tài sản của công ty vì chúng phản ánh các khoản tiền sẽ được thanh toán trong tương lai. Các khoản phải thu dài hạn (chỉ đáo hạn sau một khoản thời gian tương đối dài) sẽ được ghi nhận là tài sản dài hạn trên bảng cân đối kế toán. Hầu hết các khoản phải thu ngắn hạn được coi như là một phần của tài sản vãng lai của công ty. Khoản phải thu có liên quan đến các đối tác có quan hệ kinh tế đối với doanh nghiệp bao gồm các khoản: - Khoản phải thu từ khách hàng - Khoản ứng trước cho người bán - Khoản phải thu nội bộ - Khoản tạm ứng cho công nhân viên - Các khoản thế chấp, ký cược, ký quỹ - Các khoản phải thu khác Bản chất Khoản phải thu là những chỉ tiêu kinh tế phản ánh mối quan hệ so sánh giữa kết quả hoạt động kinh doanh với các chỉ tiêu vốn kinh doanh mà doanh nghiệp sử dụng trong kỳ kinh doanh.
Nói cách khác, Khoản phải thu của doanh nghiệp là phạm trù kinh tế phản ánh trình độ khai thác, quản lý tài sản trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp nhằm mục tiêu sinh lời tối đa với chi phí thấp nhất. Luan van 4 Vai trò Khoản phải thu là một vấn đề phức tạp có liên quan đến tất cả các yếu tố của quá trình SXKD cho nên doanh nghiệp chỉ có thể nâng cao hiệu quả trên cơ sở sử dụng các yếu tố cơ bản của quá trình kinh doanh một cách có hiệu quả. Để đạt được hiệu quả cao trong quá trình kinh doanh thì doanh nghiệp phải giải quyết được các vấn đề như: thu hồi khoản phải thu đúng hạn, kịp thời, huy động thêm để mở rộng hoạt động SXKD của mình và doanh nghiệp phải đạt được các mục tiêu đề ra trong quá trình quản trị các khoản phải thu.2 Khái niệm quản trị khoản phải thu Quản trị khoản phải thu là hoạt động nhằm mục tiêu cơ bản là tìm ra giới hạn hợp lý cho việc mở tín dụng và cách thức huy động các nguồn lực cho công tác thu nợ. Quyết định liên quan đến công tác quản trị khoản phải thu gồm: - Xác định các tiêu chuẩn tín dụng - Thời hạn tín dụng - Thủ thuật đánh giá tín dụng - Chính sách thu nợ Các quyết định này quan trọng với doanh số, lợi nhuận cũng như độ lớn của khoản phải thu trong công ty.
Như vậy, nhà quản trị tài chính cần hết sức thận trọng trong công tác quản trị khoản phải thu. Quản trị khoản phải thu là làm sao phải giảm tối đa được các khoản phải thu để có thể giảm thiểu ở mức thấp nhất các rủi ro có thể gặp phải. Khách hàng là những người đưa doanh nghiệp vào những tình huống và nguy cơ bị mất mát cao khi họ cố tình kéo dài thời hạn thanh toán hoặc là không chịu thanh toán. Khi đó buộc doanh nghiệp phải thêm các khoản phát sinh như: - Doanh nghiệp phải sử dụng nhiều nguồn lực hơn trong việc thu nợ - Doanh nghiệp phải đầu tư nhiều hơn vào tài sản lưu động Do đó quản trị khoản phải thu là doanh nghiệp phải đưa ra được công tác thu hồi nợ mềm dẻo, linh hoạt để tránh mất lòng tin với khách hàng nhưng làm sao cũng phải giảm thiểu được tỷ lệ mất mát ở mức có thể chấp nhận được.
Nội dung của quản trị khoản phải thu 1. Hoạch định chính sách tín dụng tại doanh nghiệp 1. Xây dựng tiêu chuẩn tín dụng Tiêu chuẩn bán chịu là tiêu chuẩn tối thiểu về mặt uy tín tín dụng của khách hàng để được doanh nghiệp chấp nhận bán chịu hàng hóa và dịch vụ. Tiêu chuẩn bán chịu là một bộ phận cấu thành chính sách bán chịu của doanh nghiệp và mỗi doanh nghiệp đều thiết lập chính sách bán chịu của mình chính thức hoặc không chính thức.
Những tiêu chuẩn của tín dụng khách hàng được cân nhắc trên các khiá cạnh như: uy tín thanh toán, khả năng tài chính, khả năng thế chấp của khách hàng. Cụ thể trong những trường hợp này hoạch định chính sách tín dụng của doanh nghiệp có nhiệm vụ như: đánh giá thẩm định giá trị tài sản của những doanh nghiệp đi vay, những khách hàng nợ đọng vốn… thẩm định tình hình tài sản – nguồn vốn của họ, tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh, quy mô, đối tác, thị trường, mục tiêu dài hạn, ngắn hạn của doanh nghiệp đó… Trên cơ sở những dữ liệu quan trọng đã thu thập và điều tra được đó doanh nghiệp có phương án để tiếp tục cho đối tác nợ đọng, hoặc lên những phương án thu hồi những khoản phải thu hoặc xa hơn là đưa ra những phương án giải quyết trong từng trường hợp cụ thể. Xuất phát từ những thực tế trên doanh nghiệp phần nào hạn chế được những rủi ro không đáng có và nâng cao hơn được công tác quản trị khoản phải thu của doanh nghiệp mình. Doanh nghiệp phải xét đến các điều kiện tín dụng như: - Điều kiện doanh nghiệp: Đặc điểm về sản phẩm, ngành nghề kinh doanh và tiềm lực tài chính là những yếu tố tác động trực tiếp đến chính sách tín dụng của doanh nghiệp.
Doanh nghiệp có quy mô lớn, có tiềm lực tài chính mạnh, sản phẩm có thời gian sử dụng lâu bền thường cho phép mở rộng chính sách tín dụng hơn các doanh nghiệp ít vốn, sản phẩm dễ bị hư hỏng, mất phẩm chất, khó bảo quản. Đối với những doanh nghiệp sản xuất kinh doanh có tính thời vụ, trong thời kỳ cần sản phẩm có nhu cầu tiêu thụ lớn cần khuyến khích tiêu thụ để thu hồi vốn. - Điều kiện khách hàng: Luan van 6 Điều kiện của khách hàng được đánh giá dựa vào các phán đoán sau: (1)Vốn hay sức mạnh tài chính: là thước đo về tình hình tài chính của một doanh nghiệp, nó ảnh hưởng đến rủi ro thanh toán. Yếu tố này được xác định dựa vào quy mô vốn chủ sở hữu, tổng giá trị tài sản của doanh nghiệp, khả năng sinh lợi từ hoạt động kinh doanh.
(2)Khả năng thanh toán: được đánh giá qua hệ số thanh toán chung, hệ số thanh toán nhanh, hệ số thanh toán lãi vay …của khách hàng. (3)Tư cách tín dụng: là thái độ tự giác đối với việc thanh toán nợ của khách hàng. Yếu tố này được coi là rất quan trọng vì mỗi giao dịch tín dụng được ngầm hiểu là một sự hứa hẹn thanh toán. (4)Vật thế chấp: là tài sản khách hàng dùng đảm bảo cho món nợ của mình.
(5)Điều kiện kinh tế: là sự phát triển của nền kinh tế nói chung và mức độ phát triển của từng vùng địa lý nói riêng có ảnh hưởng đến việc thanh toán của khách hàng đối với món nợ. Thiết lập điều khoản tín dụng Điều khoản tín dụng là điều khoản xác định độ dài thời gian hay thời hạn bán chịu và tỷ lệ chiết khấu áp dụng nếu khách hàng trả sớm hơn thời gian bán chịu cho phép. - Thời hạn bán chịu (thời hạn tín dụng) Là việc quy định độ dài thời gian của các khoản tín dụng đồng thời chỉ rõ hình thức của khoản tín dụng. Ví dụ trong hợp đồng mua bán hàng hoá có quy định thời hạn tín dụng là 3/10 net 60, điều này có nghĩa là doanh nghiệp áp dụng tỷ lệ chiết khấu 3% nếu hoá đơn bán hàng được thanh toán trong vòng 10 ngày kể từ ngày kí hợp đồng, hoặc khách hàng sẽ phải thanh toán 100% tiền hàng trong vòng 60 ngày.
- Chiết khấu thanh toán Là biện pháp khuyến khích khách hàng trả tiền sớm bằng cách thực hiện việc giảm giá đối với các trường hợp mua hàng trả tiền trước thời hạn. Hiện nay, biện pháp này đang được sử dụng khá phổ biến do nó có thể mang lại lợi ích cho cả hai bên. Xây dựng chính sách thu nợ Là những quy định của công ty trong việc thu hồi các hợp đồng trả chậm. Các quy định này có thể chặt chẽ hoặc lỏng lẻo.
Các biện pháp xử lý đối với những khoản nợ quá hạn. Khi khách hàng chậm thanh toán, thủ tục thông thường là gửi một bản sao kê tài khoản và tiếp theo đó sử dụng thư tín dụng hay điện thoại nhắc nợ càng ngày càng thúc bách hơn. Nếu các biện pháp này không có hiệu lực thì các doanh nghiệp sẽ nhờ đến các công ty thu hồi nợ và thậm chí kiện khách hàng ra tòa. Phân tích, đánh giá các khoản phải thu Để công tác quản lý khoản phải thu dễ dàng và thuận tiện cho việc theo dõi đạt hiệu quả cao, doanh nghiệp nên phân loại, phân tích và đánh giá các khoản phải thu một cách chi tiết, cụ thể.
Một số phương pháp phân tích các khoản phải thu gồm: Xếp hạng nhóm nợ của doanh nghiệp - Nhóm 1 (nợ loại A): là các khoản nợ có độ tin cậy cao hay đủ tiêu chuẩn thường bao gồm các khoản nợ trong hạn mà doanh nghiệp đánh giá có khả năng thu hồi đúng hạn. Các khách nợ này thường là những doanh nghiệp vững chắc về tài chính, về tổ chức và có uy tín cao. - Nhóm 2 (nợ loại B): là những loại nợ có mức độ rủi ro thấp hay nợ cần chú ý. Nhóm này thường bao gồm các khoản nợ quá hạn dưới 90 ngày và các khoản nợ đã cơ cấu lại thời hạn nợ.
Các khách nợ thường là những doanh nghiệp có tình hình tài chính khá tốt, là khách nợ truyền thống, có độ tin cậy. - Nhóm 3 (nợ loại C): là những khoản nợ quá hạn có thể thu hồi được hay nợ dưới tiêu chuẩn thường bao gồm những khoản nợ đã quá hạn từ 90 ngày đến 180 ngày và các khoản nợ đã cơ cấu lại nhưng lại quá hạn dưới 90 ngày theo thời hạn cơ cấu lại. Những khách nợ này thường là những khách hàng có tình hình tài chính không ổn định, hiện tại có khó khăn nhưng có triển vọng phát triển hoặc cải thiện.