CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ KHÁCH HÀNG 1. TỔNG QUAN VỀ PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ 1. Khái niệm chung Hệ thống là một tập hợp có tổ chức gồm nhiều phần tử có mối quan hệ tương tác, ràng buộc lẫn nhau, cùng phối hợp hoạt động để đạt được một mục tiêu chung. Các phần tử trong một hệ thống có thể là vật chất hoặc phi vật chất như con người, máy móc, thông tin, dữ liệu, phương pháp xử lý, qui tắc hoạt động, quy trình xử lý,… ( Đàm Gia Mạnh, 2017, Giáo trình hệ thống thông tin quản lý, Nhà xuất bản Thống Kê, Hà Nội) Hệ thống thông tin là tập hợp phần cứng, phần mềm, cơ sở dữ liệu, mạng viễn thông, con người và các quy trình thủ tục khác nhằm thu thập, xử lý, lưu trữ và truyền phát thông tin trong một tổ chức, doanh nghiệp.
Hệ thống thông tin có thể là thủ công nếu dựa vào các công cụ thủ công như giấy, bút, thước, tủ hồ sơ,…còn hệ thống thông tin hiện đại là hệ thống tự động hóa dựa vào mạng máy tính và các thiết bị công nghệ khác. Hệ thống thống tin phát triển qua bốn loại hình: + Hệ xử lý dữ liệu: Lưu trữ, cập nhật dữ liệu hàng ngày, ra các báo cáo theo định kỳ. + Hệ thống thông tin quản lý (Management Information System – MIS): Một hệ thống thông tin gồm cơ sở dữ liệu hợp nhất và các dòng thông tin giúp con người trong sản xuất, quản lý và ra quyết định. + Hệ hỗ trợ ra quyết định: Hỗ trợ cho việc ra quyết định.
+ Hệ chuyên gia: Hỗ trợ nhà quản lý giải quyết các vấn đề và làm quyết định một cách thông minh. Các thành phần của hệ thống thông tin - Phần cứng: là các bộ phận (vật lý) cụ thể của máy tính hoặc hệ thống máy tính, hệ thống mạng sử dụng làm thiết bị kỹ thuật hỗ trợ hoạt động trong hệ thống thống thông tin. Phần cứng là các thiết bị hữu hình, có thể nhìn thấy, cầm nắm được. - Phần mềm: là một tập hợp những câu lệnh được việt bằng một hoặc nhiều ngôn ngữ lập trình theo thứ tự nào đó để thực hiện chức năng hoặc giải quyết một bài toán nào đó.
Phần mềm có thể là những ý tưởng trừu tượng, các thuật toán, các chỉ thị… - Hệ thống mạng: mạng máy tính là tập hợp những máy tính độc lập được kết nối với nhau thông qua các đường truyền vật lý và tuân theo các quy ước truyền thông nào đó, hệ thống mạng là một phần của hệ thống thông tin, các thông tin giữa các máy tính, 4 Luan van các thông tin mà người dùng muốn chuyển từ nơi này qua nơi khác, từ người này đến người khác được thực hiện nhờ hệ thống mạng. - Con người: là chủ thể điều hành và sử dụng hệ thống thông tin. Gồm hai nhóm chính là: những người sử dụng hệ thống thông tin trong công việc và những người xây dựng, bảo trì hệ thống thông tin - Cơ sở dữ liệu: là một hệ thống các thông tin có cấu trúc được lưu trữ trên các thiết bị lưu trữ thông tin thứ cấp (như băng đĩa, đĩa từ,…) để có thể thỏa mãn yêu cầu khai thác thông tin đồng thời của nhiều người sử dụng hay nhiều chương trình ứng dụng với nhiều mục đích khác nhau. Hệ quản trị CSDL là một phần mềm chuyên dụng giải quyết tốt tất cả các vấn đề đặt ra cho một CSDL: tính chủ quyền, cơ chế bảo mật hay phân quyền hạn khai thác CSDL, giải quyết tranh chấp trong quá trình truy nhập dữ liệu… Hệ thống thông tin quản lý là hệ thống cung cấp thông tin cho công tác quản lý của tổ chức.
Nó bao gồm con người, thiết bị và quy trình thu thập, phân tích, đánh giá và phân phối những thông tin cần thiết, kịp thời, chính xác cho những người soạn thảo các quyết định trong tổ chức. Một số lý thuyết về phân tích thiết kế hệ thống thông tin a. Quy trình phân tích thiết kế hệ thống thông tin Giai đoạn 1: Khảo sát hiện trạng và xác lập dự án. Thu thập thông tin, tài liệu, nghiên cứu hiện trạng nhằm làm rõ tình trạng hoạt động của hệ thông tin cũ trong hệ thống thực, từ đó đưa ra giải pháp xây dựng hệ thông tin mới.
Công việc thực hiện: + Khảo sát hệ thống đang làm gì. + Đưa ra đánh giá về hiện trạng. + Xác định nhu cầu của tổ chức kinh tế, yêu cầu về sản phẩm. + Xác định những gì sẽ thực hiện và khẳng định những lợi ích kèm theo.
+ Tìm giải pháp tối ưu trong các giới hạn về kỹ thuật, tài chính, thời gian và những ràng buộc khác. Có nhiều phương pháp phân tích hiện trạng: + Phỏng vấn trực tiếp hoặc gián tiếp các đối tượng liên quan (giám đốc, nhân viên, vị trí làm việc…) + Lập phiếu điều tra, thăm dò. + Quan sát, thu nhập mẫu biểu. Mỗi phương pháp đều có ưu điểm, nhược điểm riêng và được áp dụng sao cho phù hợp với tình hình thực tế.
Mục đích: Nắm được các thông tin của hệ thống, qua đó đề xuất được các phương án tối ưu để dự án mang tính khả thi cao nhất. 5 Luan van Giai đoạn 2: Phân tích hệ thống Phân tích sâu hơn các chức năng và dữ liệu của hệ thống cũ để đưa ra mô tả của hệ thống mới (giai đoạn thiết kế logic). Công việc thực hiện: + Phân tích hệ thống về xử lý: xây dựng được các biểu đồ mô tả logic chức năng xử lý của hệ thống. + Phân tích hệ thống về dữ liệu: xây dựng được lược đồ cơ sở dữ liệu mức logic của hệ thống giúp lưu trữ lâu dài các dữ liệu được sử dụng trong hệ thống.
+ Phân tích khả thi về kỹ thuật: xem xét khả năng kỹ thuật hiện đại có để đề xuất giải pháp kỹ thuật áp dụng cho HTTT mới. + Phân tích khả năng kinh tế: xem xét khả năng tài chính để chi trả cho việc xây dựng HTTT mới cũng như chỉ ra những lợi ích mà hệ thống sẽ đem lại. + Phân tích khả thi hoạt động: khả năng vận hành hệ thống trong điều kiện khuôn khổ, điều kiện tổ chức và quản lý cho phép của tổ chức. Giai đoạn này có vai trò quyết định vì nó sẽ dẫn đến các lựa chọn quyết định HTTT tương lai cùng các bảo đảm tài chính.
Mục đích: Nắm được tính khả thi của HTTT định triển khai, ước lượng được chi phí triển khai hệ thống để có thể tiến hành xây dựng HTTT. Giai đoạn 3: Thiết kế hệ thống Thiết kế hệ thống nhằm đưa ra các quyết định về cài đặt hệ thống, để sao cho hệ thống thỏa mãn được các yêu cầu mà giai đoạn phân tích đã đưa ra, đồng thời lại thích ứng với các điều kiện ràng buộc trong thực tế. Thiết kế là công đoạn cuối cùng của quá trình khảo sát, phân tích, thiết kế. Tại thời điểm này đã có mô tả logic của hệ thống mới với tập các biểu đồ lược đồ thu được ở công đoạn phân tích.
Nhiệm vụ: Chuyển các biểu đồ, lược đồ mức logic sang mức vật lý. Công việc thực hiện: + Thiết kế tổng thể. + Thiết kế giao diện. + Thiết kế cơ sở dữ liệu.
+ Thiết kế các kiểm soát. + Thiết kế phần mềm. Giai đoạn 4: Cài đặt hệ thống Cài đặt hệ thống bao gồm 2 công việc chính là lập trình và kiểm định nhằm chuyển các kết quả phân tích và thiết kế trên giấy thành một hệ thống chạy được. - Giai đoạn thực hiện: Xây dựng hệ thống bao gồm xây dựng các file cơ bản.
Viết các chương trình thực hiện các chức năng của hệ thống mới tương ứng với các 6 Luan van kiểu khai thác đã đặt ra. Làm tài liệu sử dụng để hướng dẫn cho người sử dụng. Làm tài kiệu kỹ thuật cho các chuyên gia tin học phát triển hệ thống sau này. - Giai đoạn chuyển giao hệ thống: Hiệu chỉnh hệ thống, vận hành thử bằng số liệu giả để phát hiện sai sót, đưa hệ thống vào khai thác thử nghiệm, đào tạo người sử dụng tại mỗi vị trí trong hệ thống, chuyển giao hệ thống.
- Giai đoạn bảo trì hệ thống: Sửa đổi, khắc phục những thiếu sót của hệ thống. Làm cho hệ thống thích nghi hơn, thuận tiện hơn trong sử dụng. Các phương pháp phân tích thiết kế hệ thống thông tin Có hai phương pháp pháp phân tích thiết kế HTTT: Phương pháp hướng cấu trúc và phương pháp hướng đối tượng Phương pháp hướng cấu trúc Đặc trưng của phương pháp hướng cấu trúc là phân chia chương trình chính thành nhiều chương trình con, mỗi chương trình con nhằm đến thực hiện một công việc xác định. Trong phương pháp hướng cấu trúc, phần mềm được thiết kế dựa trên một trong hai hướng: hướng dữ liệu và hướng hành động.
Cách tiếp cận hướng dữ liệu xây dựng phần mềm dựa trên việc phân rã phần mềm theo các chức năng cần đáp ứng và dữ liệu cho các chức năng đó. Cách tiếp cận hướng dữ liệu sẽ giúp cho những người phát triển hệ thống dễ dàng xây dựng ngân hàng dữ liệu. Cách tiếp cận hướng hành động lại tập trung phân tích hệ phần mềm dựa trên các hoạt động thực thi các chức năng của phần mềm đó. Phương pháp hướng cấu trúc tiến hành phân rã bài toán thành các bài toán nhỏ hơn, rồi tiếp tục phân rã các bài toán con cho đến khi nhận được bài toán có thể cài đặt được ngay, sử dụng các hàm ngôn ngữ lập trình hướng cấu trúc.
Phương pháp này có ưu điểm là tư duy phân tích thiết kế rõ ràng, chương trình sáng sủa dễ hiểu. Tuy nhiên, phương pháp này có một số nhược điểm sau: - Không hỗ trợ việc sử dụng lại. Các chương trình hướng cấu trúc phụ thuộc chặt chẽ vào cấu trúc dữ liệu và bài toán cụ thể, do đó không thể dùng lại một modul nào đó trong phần mềm này cho phần mềm mới với các yêu cầu về dữ liệu khác. - Không phù hợp cho phát triển các phần mềm lớn.
Nếu hệ thống thông tin lớn, việc phân ra thành các bài toán con cũng như phân các bài toán con thành các modul và quản lý mối quan hệ giữa các modul đó sẽ là không phải là dễ dàng và dễ gây ra các lỗi trong phân tích và thiết kế hệ thống, cũng như khó kiểm thử và bảo trì. Phương pháp hướng đối tượng Phương pháp hướng đối tượng tập trung vào cả hai khía cạnh của hệ thống là dữ liệu và hành động.