Luận Văn Tốt Nghiệp: Cải Tiến Quy Trình Cung Cấp Dịch Vụ Khai Báo Hải Quan

Khóa luận tốt nghiệp nghiên cứu Luận văn tốt nghiệp cải tiến quy trình cung cấp dịch vụ khai báo hải quan, vận dụng lý thuyết vào thực tế, đề xuất giải pháp cụ thể cho vấn đề .

• Tác giả: Nguyễn Quang Sáng
• Người hướng dẫn: PGS.TS Đỗ Thị Đông
• Trường học: Trường Đại học Kinh tế Quốc dân
• Chuyên ngành: Quản trị Kinh doanh
• Đề tài: Cải tiến quy trình cung cấp dịch vụ khai báo hải quan tại Công ty TNHH Forward Việt Nam
• Loại tài liệu: chuyên đề thực tập
• Năm xuất bản: 2019
• Địa điểm: Hà Nội

Mục lục chi tiết

• DANH MỤC SƠ ĐỒ BẢNG BIỂU
• DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
• LỜI NÓI ĐẦU
• 1. CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH FORWARD VIỆT NAM
• 1.1. Giới thiệu về Công ty TNHH Forward Việt Nam
• 1.1.1. Thông tin chung về Công ty TNHH Forward Việt Nam
• 1.1.2. Quá trình hình thành và phát triển của công ty
• 1.1.3. Chức năng và nhiệm vụ của công ty
• 1.2. CÁC ĐẶC ĐIỂM CƠ BẢN CỦA CÔNG TY TNHH FORWARD VIỆT NAM
• 1.2.1. Dịch vụ và thị trường
• 1.2.1.1. Dịch vụ
• 1.2.1.2. Thị trường
• 1.2.2. Cơ cấu tổ chức
• 1.2.3. Nguồn nhân lực
• 1.2.4. Giới thiệu về dịch vụ khai báo hải quan tại công ty TNHH Forward Việt Nam
• 1.2.5. Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH Forward Việt Nam giai đoạn 2016- 2019
• 2. CHƯƠNG 2: PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU CẢI TIẾN QUY TRÌNH CUNG CẤP DỊCH VỤ KHAI BÁO HẢI QUAN TẠI CÔNG TY TNHH FORWARD VIỆT NAM
• 2.1. Quy trình nghiên cứu
• 2.2. Mẫu nghiên cứu
• 2.3. Thu thập và xử lý dữ liệu
• 3. CHƯƠNG 3: THỰC TRẠNG QUY TRÌNH CUNG CẤP DỊCH VỤ KHAI BÁO HẢI QUAN TẠI CÔNG TY TNHH FORWARD VIỆT NAM
• 3.1. Quy trình cung cấp dịch vụ khai báo hải quan tại Công ty TNHH Forward Việt Nam
• 3.2. Kết quả thực hiện quy trình hoạt động khai báo hải quan tại Công ty TNHH Forward Việt Nam
• 3.2.1. Phương pháp đánh giá việc thực hiện quy trình hoạt động tại Công ty TNHH Forward Việt Nam
• 3.2.2. Kết quả thực hiện quy trình
• 3.3. Đánh giá về việc thực hiện quy trình khai báo hải quan tại công ty TNHH Forward Việt Nam
• 3.3.1. Những kết quả đạt được
• 3.3.2. Những hạn chế và nguyên nhân
• 3.3.3. Những cơ hội cải tiến quy trình
• 4. CHƯƠNG 4: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM CẢI TIẾN QUY TRÌNH CUNG CẤP DỊCH VỤ KHAI BÁO HẢI QUAN TẠI CÔNG TY TNHH FORWARD VIỆT NAM
• 4.1. Phương hướng hoạt động của Công ty trong thời gian tới
• 4.2. Một số giải pháp chủ yếu nhằm cải tiến quy trình hoạt động của Công ty TNHH Forward Việt Nam
• 4.2.1. Nâng cao chất lượng nguồn nhân lực
• 4.2.2. Hoàn thiện cơ sở hạ tầng, máy móc trang thiết bị
• 4.2.3. Cung cấp đầy đủ thông tin cho khách hàng
• 4.2.4. Thực hiện triển khai cơ chế tham vấn trong chương trình đối thoại giữa Hải quan - Doanh nghiệp của Tổng cục Hải quan
• 4.2.5. Áp dụng chu trình PDCA trong việc cải tiến quy trình cung cấp dịch vụ khai báo hải quan tại công ty TNHH Forward Việt Nam
• TÀI LIỆU THAM KHẢO

Tóm tắt

I. Cải tiến quy trình khai báo hải quan

Luận văn tốt nghiệp tập trung vào việc cải tiến quy trình khai báo hải quan tại Công ty TNHH Forward Việt Nam. Nghiên cứu nhấn mạnh tầm quan trọng của việc tối ưu hóa quy trình hải quan để nâng cao hiệu quả và giảm thiểu chi phí. Các vấn đề chính được đề cập bao gồm sự lãng phí nguồn lực, thời gian và chi phí trong quy trình khai báo hiện tại. Luận văn cũng phân tích các nguyên nhân dẫn đến những hạn chế này và đề xuất các giải pháp cụ thể để cải thiện.

1.1. Quy trình hải quan hiện tại

Luận văn mô tả chi tiết quy trình hải quan hiện tại tại Công ty TNHH Forward Việt Nam. Quy trình bao gồm các bước từ nhận thông tin từ khách hàng, khai báo trên phần mềm ECUSS-VNASS 2015, đến việc thông quan hàng hóa. Tuy nhiên, quy trình này còn nhiều bất cập như sự chậm trễ trong việc xử lý thông tin và thiếu sự phối hợp giữa các bộ phận. Những hạn chế này làm giảm hiệu quả của quy trình khai báo và ảnh hưởng đến sự hài lòng của khách hàng.

1.2. Nguyên nhân hạn chế

Nghiên cứu chỉ ra các nguyên nhân chính dẫn đến sự kém hiệu quả trong quy trình hải quan. Đó là sự thiếu hụt nguồn nhân lực có chuyên môn, cơ sở hạ tầng công nghệ chưa đáp ứng được yêu cầu, và sự thiếu đồng bộ trong quy trình làm việc. Những nguyên nhân này không chỉ làm tăng chi phí mà còn kéo dài thời gian thực hiện quy trình khai báo, gây bất lợi cho cả công ty và khách hàng.

II. Nghiên cứu hải quan và cải tiến quy trình

Luận văn đưa ra các phương pháp nghiên cứu hải quan để đánh giá thực trạng và đề xuất quy trình cải tiến. Các phương pháp bao gồm thu thập dữ liệu từ các bộ phận liên quan, phân tích quy trình hiện tại, và so sánh với các mô hình tiên tiến khác. Kết quả nghiên cứu cho thấy sự cần thiết của việc áp dụng công nghệ mới và đào tạo nguồn nhân lực để nâng cao hiệu quả quy trình làm việc.

2.1. Phương pháp nghiên cứu

Luận văn sử dụng phương pháp nghiên cứu định tính và định lượng để đánh giá quy trình hải quan. Dữ liệu được thu thập từ các nhân viên, khách hàng, và đối tác của Công ty TNHH Forward Việt Nam. Các công cụ phân tích như SWOT và PDCA được áp dụng để xác định điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức trong quy trình khai báo. Kết quả nghiên cứu là cơ sở để đề xuất các giải pháp cải tiến.

2.2. Đề xuất cải tiến

Dựa trên kết quả nghiên cứu, luận văn đề xuất các giải pháp cụ thể để cải tiến quy trình. Bao gồm việc nâng cao chất lượng nguồn nhân lực, hoàn thiện cơ sở hạ tầng công nghệ, và áp dụng chu trình PDCA để liên tục cải thiện quy trình làm việc. Các giải pháp này không chỉ giúp tối ưu hóa quy trình khai báo mà còn tăng cường sự hài lòng của khách hàng và nâng cao hiệu quả kinh doanh của công ty.

III. Giải pháp và thực tiễn áp dụng

Luận văn đưa ra các giải pháp cụ thể để cải thiện quy trình khai báo hải quan tại Công ty TNHH Forward Việt Nam. Các giải pháp bao gồm việc đào tạo nhân viên, cải thiện hệ thống công nghệ, và tăng cường sự phối hợp giữa các bộ phận. Những giải pháp này được đánh giá cao về tính khả thi và hiệu quả trong việc nâng cao chất lượng dịch vụ hải quan.

3.1. Nâng cao chất lượng nhân lực

Một trong những giải pháp quan trọng là nâng cao chất lượng nguồn nhân lực. Luận văn đề xuất việc tổ chức các khóa đào tạo chuyên sâu về quy trình hải quan và kỹ năng sử dụng công nghệ mới. Điều này giúp nhân viên nắm vững quy trình và thực hiện công việc một cách hiệu quả hơn, từ đó cải thiện chất lượng dịch vụ khai báo.

3.2. Áp dụng công nghệ mới

Luận văn cũng nhấn mạnh việc áp dụng công nghệ mới để tối ưu hóa quy trình khai báo. Các giải pháp công nghệ như phần mềm quản lý hải quan tiên tiến và hệ thống tự động hóa sẽ giúp giảm thiểu sai sót và tăng tốc độ xử lý thông tin. Điều này không chỉ cải thiện hiệu quả quy trình làm việc mà còn nâng cao sự hài lòng của khách hàng.

Nội dung chính

Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Ngành dịch vụ Logistics tại Việt Nam đóng vai trò then chốt trong việc thúc đẩy lưu thông hàng hóa và hội nhập kinh tế quốc tế. Theo số liệu của Hiệp hội Doanh nghiệp dịch vụ Logistics Việt Nam (VLA) được trích dẫn trong văn bản, tốc độ phát triển của ngành đạt khoảng 14% – 16%/năm với quy mô thị trường ước tính từ 40 đến 42 tỷ USD/năm, quy tụ khoảng 3.000 doanh nghiệp nội địa cùng 25 tập đoàn giao nhận hàng đầu thế giới. Tại tỉnh Bắc Ninh – địa bàn tập trung nhiều khu công nghiệp trọng điểm (KCN Yên Phong, KCN Tiên Sơn, KCN Quế Võ...) và thu hút nguồn vốn đầu tư trực tiếp nước ngoài (FDI) lớn, nhu cầu về giao nhận vận tải và làm thủ tục hải quan xuất nhập khẩu diễn ra rất sôi động.

Công ty TNHH Forward Việt Nam (thành lập năm 2016) lựa chọn cung cấp dịch vụ khai báo hải quan là hoạt động kinh doanh cốt lõi trong chuỗi logistics của mình. Mặc dù doanh nghiệp ghi nhận sự tăng trưởng về tài chính và nhân sự qua các năm, quy trình cung cấp dịch vụ khai báo hải quan thực tế vẫn bộc lộ nhiều điểm hạn chế: lãng phí thời gian, phát sinh chi phí do sai sót chứng từ, tốc độ xử lý nghiệp vụ giữa các nhân viên thiếu đồng đều và tình trạng phụ thuộc lớn vào sự điều hành trực tiếp của ban giám đốc. Nhằm tháo gỡ các điểm nghẽn này, đề tài "Cải tiến quy trình cung cấp dịch vụ khai báo hải quan tại Công ty TNHH Forward Việt Nam" được thực hiện.

Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài bao gồm:

1. Hệ thống hóa cơ sở lý luận về quy trình dịch vụ và phương pháp quản lý chất lượng (chu trình PDCA, 7 công cụ quản lý chất lượng).
2. Khảo sát, mô tả và phân tích thực trạng quy trình cung cấp dịch vụ khai báo hải quan điện tử tại Công ty TNHH Forward Việt Nam.
3. Xác định các hạn chế, nguyên nhân gốc rễ và cơ hội cải tiến trong quá trình xử lý chứng từ, kê khai và thông quan hàng hóa.
4. Đề xuất các nhóm giải pháp nhằm chuẩn hóa, rút ngắn thời gian xử lý và nâng cao hiệu quả vận hành quy trình giai đoạn 2020 – 2023.

Đối tượng nghiên cứu là quy trình cung cấp dịch vụ khai báo hải quan tại Công ty TNHH Forward Việt Nam. Phạm vi không gian được thực hiện tại trụ sở công ty (Phòng 303, Tầng 3, Số 10 Nguyễn Đăng Đạo, Phường Tiền An, TP. Bắc Ninh, tỉnh Bắc Ninh) và các chi cục hải quan liên quan (Chi cục Hải quan TP. Bắc Ninh, Chi cục Hải quan Cảng Hải Phòng KV III, CTY DVHH Nội Bài...). Phạm vi thời gian thu thập dữ liệu thứ cấp từ năm 2016 đến quý 2 năm 2019; dữ liệu sơ cấp được thu thập từ tháng 10/2019 đến tháng 12/2019; các giải pháp định hướng áp dụng cho giai đoạn 2020 – 2023.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khung lý thuyết quản trị chất lượng được tác giả ứng dụng làm nền tảng phân tích bao gồm:

• Chu trình PDCA (Plan – Do – Check – Act): Chu trình cải tiến liên tục do Tiến sĩ Walter A. Shewhart khởi xướng và được Tiến sĩ W. Edwards Deming hoàn thiện, bao gồm 4 giai đoạn: Lập kế hoạch (Plan), Thực hiện (Do), Kiểm tra (Check) và Hành động/Cải tiến (Act).
• Công cụ quản lý chất lượng (Seven Tools): Nghiên cứu tập trung ứng dụng công cụ Phiếu kiểm tra (Checksheet) thông qua thiết kế bảng câu hỏi điều tra nhằm thu thập dữ liệu về các yếu tố ảnh hưởng và lỗi sai hỏng trong quá trình cung cấp dịch vụ.
• Hệ thống văn bản quy phạm pháp luật: Luật Thương mại 2005 (Điều 233 quy định về dịch vụ logistics), Luật Hải quan 2014, Nghị định 08/2015/NĐ-CP, Nghị định 01/2015/NĐ-CP, Thông tư 39/2018/TT-BTC (sửa đổi, bổ sung Thông tư 38/2015/TT-BTC), Nghị định 127/2013/NĐ-CP, Luật Doanh nghiệp 2014, Bộ luật Hàng hải Việt Nam 2015, Luật Thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu 2015 và Luật Chất lượng sản phẩm, hàng hóa 2017.

Phương pháp nghiên cứu thực tế được triển khai kết hợp giữa nghiên cứu định tính và định lượng mô tả:

• Quan sát và đo đạc trực tiếp: Tác giả theo dõi thời gian thao tác từng bước nghiệp vụ của nhân viên chứng từ và nhân viên hiện trường (đo thời gian kiểm tra chứng từ, thời gian phản hồi, thời gian lên tờ khai nháp và truyền dữ liệu).
• Phương pháp điều tra bằng bảng câu hỏi phỏng vấn sâu: Khảo sát trực tiếp toàn bộ 8 nhân sự trực tiếp tham gia vào quy trình dịch vụ tại công ty (4 nhân viên kê khai tờ khai, 2 nhân viên hiện trường hải quan, 2 nhân viên kế toán) dựa trên 4 nhóm tiêu chí đánh giá.
• Nguồn dữ liệu: Dữ liệu thứ cấp gồm báo cáo kết quả kinh doanh, hồ sơ nhân sự của công ty giai đoạn 2016 – 2019; dữ liệu sơ cấp trích xuất từ 257 tờ khai hải quan điện tử được xử lý và lưu trữ trên hệ thống phần mềm ECUSS-VNACCS 2018 trong tháng 10/2019.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Tổng quan về Công ty TNHH Forward Việt Nam

Chương 1 trình bày lịch sử hình thành, cơ cấu tổ chức, nguồn nhân lực và kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Công ty TNHH Forward Việt Nam (mã số thuế 2300936241) được cấp phép hoạt động ngày 20/04/2016 do ông Đỗ Văn Thơ làm Giám đốc. Ban đầu công ty đặt trụ sở tại Thị xã Từ Sơn, đến ngày 19/10/2018 chuyển trụ sở chính về TP. Bắc Ninh. Doanh nghiệp cung cấp các dịch vụ chính gồm: khai báo hải quan (tư vấn và làm thủ tục thông quan), dịch vụ giao nhận hàng hóa (nội địa, gom hàng, chuyển cửa khẩu liên kết với cảng Hải Phòng, kho Tiên Du, Phú Lâm, sân bay Nội Bài...) và dịch vụ báo cáo tài chính.

Cơ cấu tổ chức vận hành tinh gọn dưới sự chỉ đạo trực tiếp từ Giám đốc, gồm: Bộ phận xử lý chứng từ (nhân viên tờ khai và nhân viên hiện trường), Bộ phận giao nhận và Bộ phận kế toán. Quy mô nhân sự tăng trưởng qua các năm: 6 người (2016), 8 người (2017 – 2018) và 9 – 10 người (2019). Tác giả cũng phân tích tương quan cạnh tranh với các đối thủ lớn trên địa bàn như Công ty Cổ phần Đầu tư Bắc Kỳ (thành lập 2005, sở hữu ICD Tiên Sơn quy mô 72.000 m2 kho, 67 đầu xe, 150 rơ-moóc, 69 nhân sự) và Công ty TNHH Nam Phát Bắc Ninh (thành lập 2013).

Chỉ tiêu tài chính (Đơn vị: Triệu đồng)	Năm 2016	Năm 2017	Năm 2018	6 tháng đầu năm 2019 (01/01 - 30/06/2019)
Lợi nhuận trước thuế	234	860	1.512	1.303
Thuế Thu nhập doanh nghiệp	25	66	90	73
Lợi nhuận sau thuế	209	794	1.421	1.229

Chương 2: Phương pháp nghiên cứu cải tiến quy trình cung cấp dịch vụ khai báo hải quan tại Công ty TNHH Forward Việt Nam

Chương 2 thiết lập khung quy trình nghiên cứu gồm các bước: quan sát và mô tả quy trình thực tế; xác định các tiêu chí đo lường; xây dựng bảng câu hỏi khảo sát; thu thập dữ liệu sơ cấp từ 8 nhân sự trực tiếp tham gia chuỗi dịch vụ và tổng hợp dữ liệu thứ cấp từ phần mềm ECUSS-VNACCS; phân tích nguyên nhân và đề xuất phương án cải tiến theo chu trình PDCA.

Toàn bộ 8 nhân viên được khảo sát đều có trình độ chuyên môn, trong đó có 6 nhân sự làm việc trên 1 năm và 2 nhân sự làm việc gần 1 năm, đảm bảo tính đại diện và độ tin cậy của thông tin. Tác giả kết hợp phân tích mẫu dữ liệu 257 tờ khai thông quan phát sinh trong tháng 10/2019 để lượng hóa thời gian xử lý và tần suất sai sót.

Chương 3: Thực trạng quy trình cung cấp dịch vụ khai báo hải quan tại Công ty TNHH Forward Việt Nam

Chương 3 mô tả chi tiết 7 bước trong quy trình cung cấp dịch vụ khai báo hải quan tại doanh nghiệp:

• Bước 1: Giao dịch hợp đồng thương mại: Thỏa thuận điều khoản dịch vụ và ký kết hợp đồng giữa Forward VN và khách hàng.
• Bước 2: Tiếp nhận và kiểm tra chứng từ: Tiếp nhận hóa đơn VAT, invoice (yêu cầu định dạng Excel), packing list, hợp đồng, PO, chứng nhận xuất xứ (C/O)... Thời gian kiểm tra trung bình 5 phút/lô hàng; thời gian khách hàng phản hồi chỉnh sửa trung bình mất 10 phút. Thống kê tháng 10/2019 cho thấy Công ty TNHH Sản xuất bao bì thực nghiệp Thành Hòa có 6 chứng từ sai sót phải sửa (lệch số hóa đơn, lệch ngày, thiếu quy cách kích thước, gửi nhầm packing list) và Công ty TNHH Kim khí Bảo hộ Lao động Vikosun có 5 chứng từ phải chỉnh sửa (thiếu số VAT, invoice để dạng PDF, thiếu xuất xứ).
• Bước 3: Kê khai tờ khai điện tử: Thiết lập thông số kết nối hệ thống VNACCS trên phần mềm ECUSS-VNACCS 2018 của Công ty Thái Sơn; thực hiện các nghiệp vụ EDB (lấy thông tin), EDA (khai trước), EDC, HYS (đính kèm hồ sơ điện tử), EDE (khai chính thức). Xử lý chi tiết các mã loại hình (E62, B11, E13, E41...), mã chi cục hải quan (18A2, 03TG...) và mã kho cảng (01B1A02...).
• Bước 4: Truyền tờ khai và nhận kết quả phân luồng: Hệ thống trả kết quả phân vào 3 luồng: Luồng Xanh (miễn kiểm tra, thông quan ngay), Luồng Vàng (kiểm tra hồ sơ giấy) hoặc Luồng Đỏ (kiểm tra thực tế hàng hóa).
• Bước 5: Thông quan tờ khai: Nhân viên hiện trường nộp hồ sơ giấy đối với tờ khai Luồng Vàng (xử lý trung bình khoảng 30 phút nếu hồ sơ chuẩn chỉnh) hoặc phối hợp với khách hàng kiểm hóa đối với tờ khai Luồng Đỏ (có thể kéo dài vài ngày). Cơ quan Hải quan ưu tiên xử lý trước hàng air và hàng sea, hàng xuất nhập khẩu tại chỗ xử lý sau.
• Bước 6: Trả tờ khai, thanh toán hóa đơn: Tra cứu trạng thái, in tờ khai thông quan có mã vạch và bàn giao cho khách hàng làm thủ tục nhận hàng, thanh toán.
• Bước 7: Lưu hồ sơ: Lưu trữ dữ liệu điện tử trên hệ thống ECUSS và lưu hồ sơ kế toán để phục vụ báo cáo thuế.

Đánh giá thực trạng từ kết quả phỏng vấn 8 nhân viên chỉ ra các hạn chế: nhân viên phụ thuộc nhiều vào sự giám sát của Giám đốc; năng lực ngoại ngữ (tiếng Anh, tiếng Trung, tiếng Hàn) còn yếu nên phải dùng Google Dịch dẫn đến tra nhầm mã HS; máy tính văn phòng cấu hình cũ hay đầy bộ nhớ; đường truyền mạng đôi lúc bị nghẽn; diện tích phòng làm việc chật hẹp (khoảng 35 m2 bố trí 6 bàn làm việc, máy in, máy scan gây cảm giác ngột ngạt); khách hàng có tâm lý ỷ lại, nhờ làm hộ invoice/packing list.

Chương 4: Một số giải pháp nhằm cải tiến quy trình cung cấp dịch vụ khai báo hải quan tại Công ty TNHH Forward Việt Nam

Chương 4 đề xuất định hướng phát triển và các nhóm giải pháp cải tiến quy trình cụ thể cho giai đoạn 2020 – 2023:

1. Nâng cao chất lượng nguồn nhân lực:
   • Tổ chức các lớp bồi dưỡng ngắn hạn cho cán bộ quản lý về công nghệ và văn bản pháp luật mới; nâng cao kỹ năng sử dụng thiết bị văn phòng và phần mềm nghiệp vụ.
   • Phân chia 4 nhân viên kê khai thành 2 nhóm chuyên biệt: Nhóm 1 gồm 2 nhân viên giàu kinh nghiệm phụ trách doanh nghiệp chế xuất và hàng hóa quốc tế phức tạp; Nhóm 2 gồm 2 nhân viên phụ trách tờ khai hàng xuất nhập khẩu tại chỗ đơn giản hơn.
   • Đào tạo ngoại ngữ chuyên ngành (tiếng Anh, tiếng Trung), khuyến khích tự học bằng chính sách thưởng khi có chứng chỉ; chủ động tra cứu mã HS trước khi lên tờ khai chính thức.
   • Đào tạo chéo giữa nhân viên hiện trường và nhân viên chứng từ; phân công nhân viên giàu kinh nghiệm hướng dẫn kèm cặp thực tập sinh (kèm chính sách phụ cấp 20% lương), rút ngắn thời gian đào tạo học việc từ 3 tháng xuống dưới 1 tháng.
2. Hoàn thiện cơ sở hạ tầng, máy móc trang thiết bị:
   • Nâng cấp phần cứng máy tính để bàn, thanh lý thiết bị cũ; lắp đặt gói mạng Internet tốc độ cao để đảm bảo đường truyền VNACCS không bị gián đoạn; lắp đặt thêm hệ thống ổ cắm điện an toàn tránh quá tải cháy nổ.
   • Tái sắp xếp không gian phòng làm việc 35 m2: bố trí các bàn làm việc của nhân viên kê khai ngồi cạnh nhau để tiện trao đổi; chuyển máy in, máy scan về góc phía sau; bố trí nhân viên kế toán ngồi gần Giám đốc để thuận tiện trình ký và đóng dấu hồ sơ.
3. Cung cấp đầy đủ thông tin cho khách hàng: Ban hành bảng hướng dẫn chi tiết về quy chuẩn chuẩn bị chứng từ (invoice Excel, packing list, mô tả hàng hóa) cho khách hàng mới nhằm giảm thiểu thời gian phản hồi, chỉnh sửa.
4. Tham gia cơ chế tham vấn Hải quan – Doanh nghiệp: Tận dụng các chương trình đối thoại trực tiếp của Tổng cục Hải quan để giải quyết vướng mắc về áp mã HS và chính sách thuế.
5. Áp dụng chu trình PDCA: Thiết lập chu trình PDCA trong việc giám sát, đánh giá định kỳ các bước thực hiện tờ khai, phát hiện lỗi sai hỏng và liên tục tối ưu hóa quy trình dịch vụ.

Kết quả và đóng góp

Nghiên cứu mang lại những kết quả và đóng góp thực tiễn cụ thể:

• Lượng hóa kết quả vận hành và tài chính: Ghi nhận sự tăng trưởng lợi nhuận sau thuế của công ty từ 209 triệu đồng (năm 2016) lên 794 triệu đồng (năm 2017), đạt 1.421 triệu đồng (năm 2018) và 1.229 triệu đồng chỉ trong 6 tháng đầu năm 2019.
• Chuẩn hóa sơ đồ và định mức thời gian quy trình: Hệ thống hóa chi tiết quy trình 7 bước cung cấp dịch vụ khai báo hải quan điện tử qua phần mềm ECUSS-VNACCS 2018; lượng hóa thời gian kiểm tra chứng từ (5 phút), thời gian phản hồi (10 phút) và thời gian thông quan luồng vàng (~30 phút).
• Phát hiện các điểm nghẽn thực tế: Xác định cụ thể các lỗi sai sót phổ biến của khách hàng (lệch số hóa đơn, sai định dạng file, thiếu thông tin xuất xứ) dựa trên mẫu 257 tờ khai thực tế tháng 10/2019.
• Đóng góp giải pháp quản trị thực nghiệm: Đưa ra phương án phân công lao động theo chuyên môn hóa (mô hình nhóm 2-2), giải pháp đào tạo chéo hiện trường – chứng từ và cơ chế rút ngắn thời gian đào tạo thực tập sinh từ 3 tháng xuống dưới 1 tháng gắn liền với cơ chế khuyến khích phụ cấp 20%.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

• Hạn chế: Nghiên cứu được thực hiện tại một doanh nghiệp logistics quy mô vừa và nhỏ (quy mô 8 – 10 nhân sự), mẫu khảo sát phỏng vấn sâu chỉ giới hạn ở phạm vi nội bộ (N = 8 nhân viên), chưa mở rộng thu thập dữ liệu định lượng về mức độ hài lòng từ phía khách hàng bên ngoài và cán bộ công chức hải quan.
• Hướng nghiên cứu tiếp: Mở rộng nghiên cứu đánh giá sự hài lòng của khách hàng sử dụng dịch vụ khai báo hải quan bằng thang đo định lượng (như SERVQUAL hoặc CSAT); nghiên cứu ứng dụng sâu hơn các công cụ quản lý chất lượng nâng cao (Lean, Six Sigma hoặc TQM) nhằm giảm thiểu triệt để lãng phí trong các chuỗi cung ứng dịch vụ logistics đa phương thức.

Giá trị tham khảo

Báo cáo chuyên đề thực tập là tài liệu tham khảo thiết thực cho sinh viên các ngành Quản trị Kinh doanh, Quản trị Chất lượng, Logistics và Quản lý Chuỗi cung ứng, Kinh doanh Quốc tế. Tài liệu đặc biệt hữu ích ở các nội dung:

• Hướng dẫn chi tiết các thao tác nghiệp vụ khai báo hải quan điện tử trên phần mềm ECUSS-VNACCS (các bước EDB, EDA, EDC, HYS, xử lý luồng tờ khai, tra cứu mã vạch).
• Cách thức áp dụng công cụ quản trị chất lượng (chu trình PDCA, phiếu kiểm tra Checksheet) vào phân tích và tối ưu hóa một quy trình dịch vụ cụ thể tại doanh nghiệp vừa và nhỏ.

Câu hỏi thường gặp

1. Công ty TNHH Forward Việt Nam sử dụng phần mềm nào để thực hiện kê khai hải quan điện tử?
Doanh nghiệp sử dụng phần mềm ECUSS-VNACCS 2018 do Công ty Thái Sơn phát triển và cung cấp bản quyền để truyền dữ liệu tờ khai đến hệ thống của Tổng cục Hải quan.

2. Kết quả phân tích 257 tờ khai trong tháng 10/2019 ghi nhận những doanh nghiệp nào có nhiều sai sót chứng từ nhất?
Công ty TNHH Sản xuất bao bì thực nghiệp Thành Hòa có 6 chứng từ sai sót (lệch số hóa đơn VAT và invoice, sai lệch ngày, hàng chưa rõ kích thước, gửi nhầm packing list) và Công ty TNHH Kim khí Bảo hộ Lao động Vikosun có 5 chứng từ sai sót (thiếu số hóa đơn VAT, invoice để dạng PDF chưa chuyển sang Excel, thiếu xuất xứ hàng hóa).

3. Kết quả kinh doanh của Forward Việt Nam trong giai đoạn 2016 – giữa năm 2019 biến động như thế nào?
Lợi nhuận sau thuế của công ty tăng trưởng liên tục qua các năm: năm 2016 đạt 209 triệu đồng, năm 2017 đạt 794 triệu đồng, năm 2018 đạt 1.421 triệu đồng và 6 tháng đầu năm 2019 đạt 1.229 triệu đồng.

4. Tác giả đề xuất giải pháp gì để tối ưu hóa việc phân công công việc cho nhân viên kê khai tờ khai?
Tác giả đề xuất chia 4 nhân viên kê khai thành 2 nhóm: Nhóm 1 gồm 2 nhân viên giàu kinh nghiệm chuyên trách xử lý tờ khai cho các doanh nghiệp chế xuất và hàng hóa quốc tế phức tạp (hàng air, sea); Nhóm 2 gồm 2 nhân viên ít kinh nghiệm hơn phụ trách các tờ khai hàng xuất nhập khẩu tại chỗ có lượng dữ liệu ít và tính chất ít gấp hơn.

5. Cơ cấu nhân sự của Forward Việt Nam tính đến cuối năm 2019 gồm những vị trí nào?
Tính đến năm 2019, công ty có cơ cấu nhân sự gồm 10 người (trong đó có 9 nhân viên chính thức thuộc danh mục thống kê), bao gồm: 1 Giám đốc, 4 nhân viên kê khai tờ khai hải quan, 2 nhân viên làm hiện trường hải quan, 2 nhân viên kế toán (kế toán trưởng và kế toán tổng hợp) và 1 nhân viên giao nhận.

Kết luận

Chuyên đề thực tập đã phản ánh chi tiết thực trạng quy trình cung cấp dịch vụ khai báo hải quan tại Công ty TNHH Forward Việt Nam, đồng thời chỉ ra các điểm hạn chế về trình độ ngoại ngữ, thiết bị kỹ thuật và sự phối hợp chứng từ với khách hàng. Bằng việc ứng dụng khung lý thuyết chu trình PDCA và công cụ phiếu kiểm tra, tác giả đã đề xuất hệ thống giải pháp đồng bộ từ tái cấu trúc nhân sự, nâng cấp cơ sở vật chất đến chuẩn hóa quy trình xử lý thông tin. Các đề xuất này mang tính ứng dụng cao, góp phần giúp doanh nghiệp nâng cao năng suất, cắt giảm thời gian xử lý tờ khai và nâng cao năng lực cạnh tranh trong lĩnh vực dịch vụ logistics tại địa bàn tỉnh Bắc Ninh.

Trích đoạn nội dung tài liệu

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH FORWARD VIỆT NAM 1.Giới thiệu về Công ty TNHH Forward Việt Nam 1.1 Thông tin chung về Công ty TNHH Forward Việt Nam Công ty TNHH FORWARD VIỆT NAM có mã số thuế 2300936241 được cấp vào ngày 15/04/2016, cơ quan Thuế đang quản lý: Chi cục Thuế Thành phố Bắc Ninh Địa chỉ trụ sở công ty đặt tại P.303, tầng 3, số 10 Nguyễn Đăng Đạo, Phường Tiền An, Thành phố Bắc Ninh, Bắc Ninh Tên chính thức: CÔNG TY TNHH FORWARD VIỆT NAM Tên giao dịch: FORWARD VIETNAM CO., LTD Mã doanh nghiệp: 2300936241 Ngày cấp: 20/04/2016 Công ty hiện tại NNT đang hoạt động (đã được cấp GCN ĐKT) 1.2 Quá trình hình thành và phát triển của công ty Trong bối cảnh Việt Nam ngày càng hội nhập sâu rộng vào nền kinh tế thế giới. Sự giao thương giữa Việt Nam với các nước ngày càng phát triển mạnh dẫn đến nhu cầu về dịch vụ khai báo hải quan và giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu cũng không ngừng phát triển. Đồng thời, dịch vụ kê khai tờ khai và giao nhận vận tải ngày càng thể hiện và chứng minh vai trò quan trọng của mình trong quá trình thực hiện các hợp đồng kinh tế ngoại thương. Bắc Ninh là một trong những tỉnh có vốn đầu từ nước ngoài cao nhất, có giao thông và cơ sở hạ tầng thuận tiện, tập trung rất nhiều khu công nghiệp, doanh nghiệp, công ty như KCN Yên Phong, KCN Tiên Du, Nhà máy gạch,… tạo ra cơ hội cho dịch vụ kê khai hải quan và vận chuyển hàng hóa được phát triển.

Công ty TNHH FORWARD VN đứng đầu là giám đốc Đỗ Văn Thơ thành lập và bắt đầu hoạt động vào ngày 20/04/2016 với hoạt động chính của công ty là cung cấp dịch vụ hỗ trợ khác liên quan đến vận tải. Công ty là cầu nối trung gian giúp vận chuyển hàng hóa, làm thủ tục hải quan, tất cả những giấy tờ cần thiết để hàng hóa của doanh nghiệp A(doanh nghiệp xuất khẩu trong hoặc ngoài nước) đến đúng nơi doanh nghiệp B (doanh nghiệp nhập khẩu trong hoặc ngoài nước) yêu cầu (đúng thủ tục, pháp luật yêu cầu). Hay nói cách khác công ty hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ logistics (Theo “Luật Thương mại Việt Nam năm 3 2005 (Điều 233)” thì Dịch vụ logistics là hoạt động thương mại, theo đó thương nhân tổ chức thực hiện một hoặc nhiều công đoạn bao gồm nhận hàng, vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, làm thủ tục hải quan, các thủ tục giấy tờ khác, tư vấn khách hàng, đóng gói bao bì, ghi ký mã hiệu, giao hạng hoặc các dịch vụ khác có liên quan tới hàng hóa theo thỏa thuận với khách hàng để hưởng thù lao). Từ 20/04/2016 đến 19/10/2018 công ty có trụ sở tại: Số 5B, Ngõ Liên Thông, Phù Lưu - Phường Đông Ngàn - Thị xã Từ Sơn - Bắc Ninh.

Từ 19/10/2018 đến nay công ty có trụ sở chính tại: P.303, tầng 3, số 10 Nguyễn Đăng Đạo, Phường Tiền An, Thành phố Bắc Ninh, Bắc Ninh  Năm 2016 Ngày 20/04/2016 công ty chính thức đi vào hoạt động chuyên cung cấp dịch vụ Hải quan bao gồm dịch vụ tư vấn hải quan và dịch vụ thông quan hải quan. Dịch vụ vận chuyển hàng hóa, dịch vụ báo cáo tài chính. Do vừa mới thành lập nên dịch vụ của công ty còn hạn chế và ít doanh nghiệp, công ty khác biết đến hay thi trường hoạt động còn nhỏ chủ yếu hoạt động cung cấp dịch vụ cho các doanh nghiệp bên trong tỉnh.  Năm 2017 Sang năm 2017 Doanh nghiệp đã tích cực mở rông thị trường hơn với việc tiếp cận được với các doanh nghiệp không chỉ bên trong mà còn có khu vực bên ngoài tỉnh gồm các khu vực lân cận như Hà Nội, Hải Dương, Bắc Giang,…bên cạnh đó doanh nghiệp đã hợp tác với các doanh nghiệp chuyên vận tải, lưu kho trong khu vực bên trong tỉnh như Quế Võ, Tiên Sơn,… để cung cấp thêm dịch vụ lưu kho hàng hóa.

 Năm 2018 Đến năm 2018, Doanh nghiệp tiếp tục mở rộng thị trường ra toàn miền Bắc bằng liên kết, hợp tác với các doanh nghiệp khác bên trong và ngoài tỉnh thông qua giới thiệu của các doanh nghiệp đã sử dụng dịch vụ của công ty ( có bên xuất sẽ có bên nhập vì vậy nếu bên A sử dụng dịch vụ của công ty thì bên A có thể giới thiệu cho bên B sử dụng dịch vụ của công ty), bên cạnh đó cải thiện, nâng cao chất lượng dịch vụ mà công ty đã cung cấp. Năm 2018 cũng đánh dấu một sự kiện của công ty là ngày 19/10/2018 công ty chính thức chuyển trụ sở chính đến: P.303, tầng 3, số 10 Nguyễn Đăng Đạo, Phường Tiền An, Thành phố Bắc Ninh, Bắc Ninh.  Năm 2019 4 Công ty đã mở rộng hoạt động với thị trường trên toàn quốc và công ty cung cấp các dịch vụ Dịch vụ báo cáo tài chính, dịch vụ giao nhận hàng hóa, dịch vụ khai hải quan, Dịch vụ vận chuyển hàng hóa, dịch vụ kho bãi và phân phối hàng hóa. Tuy nhiên dịch vụ chính mà công ty cung cấp đó là dịch vụ khai hải quan.1Bảng thống kê số thành viên thuộc các bộ phận trong công ty TNHH Forward VN qua từng năm.

Đơn vị: Người 2016 2017 2018 2019 Giám đốc 1 1 1 1 Nhân viên làm tờ 2 3 4 4 khai hải quan Nhân viên làm hiện 1 1 1 2 trường hải quan Kế toán 1 1 1 2 Nhân viên giao 0 1 1 0 nhận Tổng 6 8 8 9 Nguồn: Tài liệu hồ sơ nhân sự công ty do Kế toán cung cấp Những ngày đầu thành lập công ty chỉ bao gồm giám đốc, 2 nhân viên làm tờ khai và một kế toán dần dần khi đã lớn mạnh hơn theo năm tháng thì số lượng nhân viên tăng theo các năm và cho đến năm 2019 thì công ty có giám đốc, bốn nhân viên làm tờ khai hải quan, hai nhân viên làm hiện trường hải quan, hai nhân viên kế toán và 1 nhân viên giao nhận. Các thành viên trong công ty đã có kinh nghiệm sau những năm làm việc ở các công ty khác giúp công ty đảm bảo chất lượng dịch vụ trong quá trình hỗ trợ khách hàng và thực hiện công việc của mình một cách tốt nhất. Nhận xét: Qua Bảng 1.2 Thông tin chung về các thành viên trong công ty TNHH Forward VN năm 2019 (trang 44) ta thấy được các nhân viên trong công ty đều có bằng cấp sau đại học, họ có trình độ nhất định và có những nhân viên đã có những 5 năm kinh nghiệm trong ngành nhất định. Nhân viên làm hiện trường HQ đều là nam vì họ năng động, có thể làm những công việc chân tay còn nhân viên kê khai hải quan và kế toán đều là nữ vì họ cẩn thận, chăm chỉ ít phải di chuyển.

Dù mới thành lập được vài năm nhưng Công ty TNHH FORWARD VIỆT NAM đã thu hút được rất nhiều khách hàng thân thiết gắn bó và sử dụng các dịch vụ của công ty đặc biệt các doanh nghiệp đang hoạt động trong và xung quanh tỉnh Bắc Ninh như Công ty TNHH DAE MYUNG Việt Nam, Công ty TNHH Thiết bị và Xây dựng Hồng Quân, … Bên cạnh đó các doanh nghiệp xung quanh tỉnh cũng biết đến và sử dụng dịch vụ như công ty. Đến nay Công ty TNHH FORWARD VIỆT NAM đã đi vào ổn định và hoạt động có hiệu quả và trong thời gian tới công ty sẽ còn thu hút thêm được nhiều khách hàng mới hơn nữa.3 Chức năng và nhiệm vụ của công ty Chức năng Công ty TNHH Forward Việt Nam với phương châm hoạt động kinh doanh nhằm đáp ứng tốt nhất sự hài lòng của khách hàng và bảo vệ quyền lợi của khách hàng. Là bên trung gian giải quyết các vấn đề thủ tục với hải quan để hàng hóa của doanh nghiệp A bán cho doanh nghiệp B một cách thuận lợi và có đầy đủ chứng từ. Giúp doanh nghiệp vận chuyển hàng hóa từ nơi giao hàng đến đúng nơi nhận hàng mà khách hàng yêu cầu.

Ngoài ra công ty cũng tư vấn cho các doanh nghiệp những giấy tờ và thủ tục cần thiết để xuất nhập khẩu hàng hóa. Nhiệm vụ của công ty Thực hiện đúng pháp luật về kinh doanh, hoạt động các ngành nghề kinh doanh đã đăng ký, đúng mục đích của công ty, phù hợp với khả năng đáp ứng được nhu cầu của thị trường. Làm đúng theo các chính sách thuế, chế độ quản lí tài chính, tiền lương cho lao động, làm tốt công tác đào tạo lao động để họ có kiến thức, hiểu biết và trinh độ cao hơn về xuất nhập khẩu hàng hóa. Giải quyết , thực hiện đúng các cam kết về hợp đồng về hàng hóa xuất nhập khẩu của công ty với khách hàng theo quy định của phấp luật.

6 Không ngừng mở rộng thị trường giúp nhiều doanh nghiệp thực hiện xuất nhập khẩu, mua bán hàng hóa thuận tiện hơn Tạo môi trường làm việc năng động, sáng tạo lành mạnh và nâng cao tinh thần cho các nhân viên giúp công ty đạt hiệu quả hơn. Nộp thuế, báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh hàng năm đúng theo quy định của pháp luật.2 CÁC ĐẶC ĐIỂM CƠ BẢN CỦA CÔNG TY TNHH FORWARD VIỆT NAM 1.1 Dịch vụ và thị trường 1.1 Dịch vụ Công ty TNHH Forward Việt Nam luôn hoạt động theo xu hướng chiều lòng khách hàng và đáp ứng các yêu cầu của khách hàng mọi lúc, mọi nơi. Công ty luôn hướng tới mục tiêu là cung cấp cho khách hàng những dịch vụ với chất lượng tốt nhất, không làm khách hàng phải bận tâm với dịch vụ báo cáo tài chính, giao nhận và khai báo hải quan hoản chỉnh. Dịch vụ khai báo hải quan: Để hàng hóa được lưu thông thuận tiện và đúng quy định về giấy tờ thủ tục thì dịch vụ hải quan gia đời nhằm giúp các doanh nghiệp giải quyết việc khai báo hàng hóa xuất nhập khẩu với hải quan, giúp thông quan hàng hóa, …Cung ty TNHH Forward Việt Nam cung cấp dịch vụ khai báo hải quan là chính và chia dịch vụ hải quan làm hai bao gồm dịch vụ tư vấn hải quan và dịch vụ thông quan hải quan.

Khách hàng có thể gọi điện trực tiếp đến số điện thoại đăng kí của công ty để nhận được sự hỗ trợ về các vấn đề, thủ tục, giấy tờ với hải quan. Nếu khách hàng sử dụng dịch vụ hải quan của công ty thì công ty sẽ là bên trung gian giải quyết những vấn đề, sự cố mà bên khách hàng gặp phải với hải quan về giấy tờ và hàng hóa giúp khách hàng xuất nhập khẩu hàng hóa từ nơi cung cấp đến đúng nơi yêu cầu.