chương 1 trình bày tính cấp thiết của đề tài nghiên cứu, đặc biệt tác giả đã tổng hợp một số nghiên cứu trong và ngoài nước về vấn đề kiểm soát nội bộ các khoản chi phí tại công ty. Qua đó, tác giả đã đưa ra sự khác biệt giữa các nghiên cứu để tìm ra khoảng trống cho đề tài nghiên cứu. Ngoài ra, tác giả cũng đưa ra mục tiêu nghiên cứu, đối tượng nghiên cứu, phạm vi nghiên cứu và những đóng góp mà đề tài đem tới. 17 CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ TRONG DOANH NGHIỆP 2.
Khái quát chung về kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp 2. (2010), kiểm soát là một công việc với mục tiêu đảm bảo tính có thực, sự phê chuẩn, tính đầy đủ để kiểm soát công việc đó được thực hiện theo quá trình, quy định được được đề ra. Qua đó, kiểm soát được hiểu là quá trình xác định thành quả đạt được trên thực tế và so sánh với những tiêu chuẩn nhằm phát hiện sự sai lệch và nguyên nhân sự sai lệch, trên cơ sở đó đưa ra biện pháp điều chỉnh sự sai lệch để đảm bảo tổ chức đạt được mục tiêu.2Kiểm soát nội bộ 2. (2018) đưa ra khái niệm về kiểm soát nội bộ thông qua khái niệm của COSO là “Kiểm soát nội bộ là một quá trình do người quản lý, hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị chi phối, nó được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện các mục tiêu liên quan đến hoạt động, báo cáo và tuân thủ sau đây (1) Sự hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động (2) Sự tin cậy của báo cáo tài chính (3) Sự tuân thủ pháp luật và các quy định” 2.2Qua định nghĩa trên thì kiểm soát nội bộ là một đơn vị bên trong doanh nghiệp, tại đó đơn vị kiểm soát xem nhân viên làm đúng hay sai so với quy định đã được đề ra.
Ngoài ra, kiểm soát có thể được hiểu là công việc rà soát để điều hành toàn bộ hoạt động, đảm bảo doanh nghiệp làm việc hiệu quả, tuân thủ pháp luật.2Hệ thống kiểm soát nội bộ 2. (2015) định nghĩa kiểm soát dưới góc nhìn của nhà quản trị thì kiểm soát là quy trình, chính sách do nhà quản lý thiết lập nhằm mục đích giúp đơn vị kiểm soát các rủi ro mà đơn vị có thể gặp phải. Từ đó, phát triển lên hệ thống kiểm soát 18 sẽ được xây dựng dựa trên 3 nguyên tắc cơ bản: nguyên tắc phân công phân nhiệm, nguyên tắc bất kiêm nhiệm, nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn.2Thông qua khái niệm kiểm soát nội bộ, tác giả rút ra rằng hệ thống kiểm soát nội bộ là các hoạt động, kế hoạch hay nội quy được ban lãnh đạo đề ra. Mục đích là để các thành viên của đơn vị, doanh nghiệp tuân thủ thực hiện nhằm đảm bảo cho hoạt động quản lý hiệu quả, đặc biểu là đạt được mục đích một cách hợp lý.
Hệ thống kiểm soát nội bộ sẽ hỗ trợ doanh nghiệp trong việc giám sát cách vận hành của nhân sự, hệ thống, chính sách và các phòng ban để có thể xác định được các vấn đề tiềm ẩn và đề xuất giải pháp đó.2Chi phí - chi phí sản xuất - chi phí sản xuất kinh doanh 2. (2017) dưới góc nhìn của kế toán tài chính nói rằng chi phí là toàn bộ các chi phí liên quan tới việc sản xuất, chế tạo sản phẩm phát sinh trong quá trình sản xuất hoặc điều này có thể được biểu thị bằng số tiền phải trả để có được hàng hóa và dịch vụ.2Còn đối với Thảo, T. Thông qua khái niệm trên, tác giả rút ra chi phí dưới góc độ kế toán là toàn bộ các khoản mà doanh nghiệp cần phải chi trả để có thể đạt được mục tiêu kinh doanh cuối cùng. Chi phí sản xuất được hiểu là số tiền mà doanh nghiệp cần phải bỏ ra để chi trả cho những yếu tố đầu vào với mục đích phục vụ cho việc sản xuất tạo ra sản phẩm mang về lợi nhuận.
Từ đó, tác giả phát triển lên định nghĩa chi phí sản xuất kinh doanh là biểu hiện bằng tiền của toàn bộ hao phí mà doanh nghiệp phải tiêu dùng trong một kỳ để thực hiện quá trình sản xuất tiêu thụ sản phẩm.2Hệ thống kiểm soát nội bộ chi phí 2.2Hệ thống được hiểu là một tập hợp các phần tử, sắp xếp, liên hệ với nhau theo một quy luật nào đó và thực hiện một chức năng, nhiệm vụ nhất định. (2013) chỉ ra rằng kiểm soát chi phí là liên quan đến một yếu tố của chi 19 phí cận biên bao gồm việc xác định chi phí đơn vị, đo lường và điều chỉnh hiệu suất của cấp dưới để đảm bảo rằng mục tiêu của doanh nghiệp và phương tiện để đạt được chúng được thực hiện một cách hiệu quả và tiết kiệm. Qua đó, hệ thống kiểm soát nội bộ chi phí chính là công việc kiểm soát chi phí của toàn doanh nghiệp thay vì chỉ thuộc về một bộ phận. Tất cả phòng ban, nhân viên sẽ kết hợp theo quy định, tuân thủ nhất định để đảm bảo mục tiêu chi phí được tối đa hoá.2 Vai trò của hệ thống kiểm soát nội bộ chi phí trong doanh nghiệp Về cơ bản, kiểm soát nội bộ có vai trò quan trọng trong quản lý doanh nghiệp, đặc biệt trong việc ra quyết định của nhà quản lý, là một trong năm chức năng của quản lý bao gồm: (1) Xác định mục tiêu; (2) Lập kế hoạch; (3) Tổ chức thực hiện; (4) Phối hợp và (5) Kiểm soát.
Thông qua kiểm soát nội bộ, nhà quản lý có thể nhìn nhận được những thiếu sót trong hệ thống tổ chức để đề ra các biện pháp điều chỉnh kịp thời. Khi có kiểm soát, nhà quản lý sẽ có đầy đủ thông tin để ra quyết định thích hợp nhằm thích ứng với môi trường, đạt được mục tiêu đề ra. Như chúng ta đã biết, hoạt động của một doanh nghiệp luôn phải đối mặt với các vấn đề như hoạt động không hiệu quả, lãng phí nguồn lực, thiếu giám sát hiệu quả, tổ chức và chức năng kém, thiếu tầm nhìn, chiến lược rời rạc, thiếu liên kết, kiểm soát phức tạp, chi phí cao, thông tin thiếu tính toàn vẹn, phức tạp một cách không cần thiết. Kiểm soát nội bộ thực chất là sự tích hợp các hoạt động, biện pháp, cơ chế kiểm soát bên trong doanh nghiệp nhằm giảm thiểu và ngăn ngừa những rủi ro có thể xảy ra cho doanh nghiệp.
Hệ thống này thường được lồng ghép trong hệ thống quản lý và quản trị doanh nghiệp gồm 03 khía cạnh đó là hoạt động, quản lý và công tác tổ chức. Đầu tiên, ở khía cạnh hoạt động, kiểm soát nội bộ hữu hiệu giúp DN Thứ nhất, tăng hiệu quả hoạt động kinh doanh: Kiểm soát nội bộ hữu hiệu đòi hỏi phải tích hợp và chuẩn hóa các quy trình hoạt động của doanh nghiệp, từ đó giúp doanh nghiệp giảm thời gian hao phí, tăng khối lượng công việc được xử lý trong một khoảng thời gian và giảm thời gian không hiệu quả. 20 Thứ hai, gia tăng chất lượng hoạt động kinh doanh: Kiểm soát nội bộ hữu hiệu sẽ giúp các nhà quản lý hạn chế và ngăn ngừa những rủi ro không cần thiết hoặc những thiệt hại không đáng có, giúp doanh nghiệp có thể giảm tỷ lệ sai sót, gia tăng tính chính xác của dữ liệu. Thứ ba, đảm bảo tính liên hoàn, chính xác của các số liệu tài chính, kế toán, thống kê cho hoạt động sản xuất, kinh doanh hay đầu tư.
Tiếp đến là khía cạnh quản lý, kiểm soát nội bộ có những vai trò sau: Thứ nhất, là giúp DN quản trị nguồn lực tốt hơn: Đảm bảo doanh nghiệp hoạt động hiệu quả, sử dụng tối ưu các nguồn lực và đạt được mục tiêu đặt ra; bảo vệ tài sản khỏi bị hư hỏng; ngăn chặn sớm các gian lận, trộm cắp, tham nhũng, lợi dụng sử dụng nguồn lực của doanh nghiệp. Thứ hai, kiểm soát nội bộ là công cụ hỗ trợ cho việc lập kế hoạch và ra quyết định: Nhờ việc được cung cấp thông tin kịp thời và phong phú về tất cả các mảng hoạt động của doanh nghiệp cũng như việc kiểm soát chi phí chặt chẽ hơn, việc đưa ra các quyết định sẽ nhanh chóng và dễ dàng hơn; giúp việc ứng phó với các thay đổi môi trường kinh doanh tốt hơn và nhanh chóng, hiệu quả hơn. Thứ ba là gia tăng hiệu quả quản lý ở tất cả các cấp quản lý: Kiểm soát nội bộ đòi hỏi được thực hiện ở mọi khâu hoạt động, mọi cấp quản lý đều hình thành các chốt chặn kiểm soát để thực hiện việc kiểm tra, giám sát và cung cấp các thông tin hữu ích giúp người quản lý thực hiện hoạt động tốt hơn, hiệu quả hơn. Thứ tư là tạo ra cơ chế vận hành trơn chu, minh bạch và hiệu quả trong công tác quản lý điều hành của đơn vị.
Thứ năm là bảo vệ quyền lợi của nhà đầu tư, cổ đông và gây dựng lòng tin đối với họ (trường hợp công ty cổ phần). Cuối cùng là ở khía cạnh công tác tổ chức, kiểm soát nội bộ hiệu quả sẽ mang đến những lợi ích sau: Thứ nhất, mọi thành viên tuân thủ nội quy, quy chế, quy trình hoạt động của doanh nghiệp cũng như các quy định của luật pháp, yêu cầu mỗi cá nhân, thể hiện qua 21 quan điểm, đạo đức và động lực mỗi cá nhân cũng như sự phối hợp, hợp tác giữa các nhân viên trong doanh nghiệp. Điều này tạo nên văn hóa chung toàn doanh nghiệp là tất cả đều cùng hướng tới mục tiêu chung của doanh nghiệp, hướng tới phong cách làm việc: chuyên nghiệp, kỷ luật, hợp tác và chịu trách nhiệm. Thứ hai, trong quá trình phát triển và hội nhập ngày nay, tham nhũng đã và đang được nhận diện ngày càng rõ ràng cả về tính chất, đặc điểm và tính nguy hiểm trên bình diện quốc tế nói chung và Việt Nam nói riêng, không chỉ trong khu vực công mà cả trong khu vực tư, làm suy yếu sức cạnh tranh và tạo ra những bất bình đẳng, cũng như làm giảm lòng tin đối với doanh nghiệp, xói mòn niềm tin của các nhà đầu tư - những yếu tố quan trọng để duy trì và phát triển các quan hệ xã hội và kinh tế.
Điều này đòi hỏi cần sớm có các biện pháp hữu hiệu để phòng chống tham nhũng góp phần tạo dựng môi trường cạnh tranh lành mạnh, tạo tiền đề cho phát triển kinh tế bền vững.