CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY 1. Một số khái niệm cơ bản 1. Cơ cấu tổ chức bộ máy 1. Khái niệm cơ cấu tổ chức bộ máy “Tổ chức là một hệ thống gồm nhiều người cùng hoạt động vì mục đích chung(danh từ tổ chức)”.
Hay tổ chức là quá trình triển khai các kế hoạch (động từ tổ chức theo nghĩa rộng). Như vậy chúng ta có thể hiểu chức năng tổ chức là hoạt động của chủ thể quản lý nhằm thiết lập một cơ cấu, hệ thống các vị trí cho mỗi cá nhân và các bộ phận sao cho các cá nhân và bộ phận có thể phối hợp với nhau một cách tốt nhất để thực hiện mục tiêu của tổ chức. Có thể nói về bản chất tổ chức là việc phân công lao động một cách khoa học. Có nhiều hình thức của tổ chức như tổ chức kinh tế xã hội, tổ chức đoàn thể…phân loại tùy theo chức năng của tổ chức Cơ cấu tổ chức là hệ quả của quá trình xây dựng bộ máy tổ chức, mà trong quá trình đó các hoạt động của tổ chức được phân chia, các nguồn lực được sắp xếp, con người và các bộ phận được phối hợp nhằm thực hiện các mục tiêu kế hoạch.
Cơ cấu tổ chức là hình thức tồn tại của tổ chức, biểu thị việc sắp xếp theo trật tự nào đó của mỗi bộ phận của tổ chức cùng các mối quan hệ giữa chúng “Cơ cấu tổ chức bộ máy là sự tổng hợp các bộ phận khác nhau có mối liên hệ về quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên môn hóa, được giao những trách nhiệm, quyền hạn nhất định và được bố trí theo từng cấp nhằm thực hiện các chức năng quản lý và phục vụ mục đích chung đã xác định của tổ chức” [9, tr79] 9 1. Một số yếu tố cấu thành cơ cấu tổ chức bộ máy a) Các cấp quản trị Các cấp quản trị được hình thành theo chiều rộng, căn cứ theo quy mô và khối lượng thông tin cần được xử lý mà thành lập. Đặc điểm của các cấp quản trị là quan hệ chỉ đạo, cấp trên có quyền ra lệnh cho cấp dưới. Cấp quản trị là ra đời do yêu cầu về đặc điểm của các quyết định trong quản bộ máy, đó là quyết định ở các cấp chiến lược, cấp chiến thuật và cấp tác nghiệp b) Các khâu quản trị Các khâu quản trị được hình thành theo chiều ngang dưới hình thức thành lập các phòng ban chức năng nhằm mục đích hạn chế những trùng lặp, chồng chéo trong hoạt động của bộ máy.
Các bộ phận chức năng phối hợp với nhau trong hoạt động mà không có quyền ra lệnh cho nhau. c) Con người Con người là hệ thần kinh của cơ cấu tổ chức bộ máy, là nơi thu thập xử lý thông tin và đưa ra các quyết định quản lý. Về mặt bản chất, con người sẽ vận hành tổ chức dựa trên việc kết hợp và xử lý các mối quan hệ công việc được quy định bởi cơ cấu tổ chức nhằm đạt được các mục tiêu tổ chức một cách nhanh chóng và hiệu quả nhất. Các thuộc tính cơ bản của cơ cấu tổ chức bộ máy a) Chuyên môn hóa công việc Chuyên môn hóa công việc là quá trình nhận diện những công việc cụ thể và phân công các cá nhân hay nhóm làm việc đã được huấn luyện thích hợp đảm nhiệm chung.
Do đó, trong tổ chức, một cá nhân hay một nhóm làm việc có thể chuyên sâu vào một công việc hay công đoạn nào đó trong quá trình sản xuất. 10 Chuyên môn hóa công việc sẽ phát huy được lợi thế cơ bản nhất của nó, đó là làm tăng năng suất lao động của cả nhóm, tuy nhiên hạn chế của nó là làm giảm khả năng sáng tạo, khiến người lao động nhanh chóng cảm thấy công việc của mình là nhàm chán. Bên cạnh đó tình trạng xa lạ, đối địch giữa những người lao động sẽ có thể gia tăng. b) Phân chia tổ chức thành các bộ phận Việc hình thành các bộ phận của tổ chức phản ánh quá trình chuyên môn hóa và hợp nhóm hoạt động theo chiều ngang.
Hợp nhóm các hoạt động và con người để tạo nên các bộ phận tạo điều kiện mở rộng tổ chức đến mức độ không hạn chế và đó cũng là cách để có được nguồn nhân lực thực hiện các mục tiêu kế hoạch c) Tầm quản trị, phân cấp quản trị Tầm quản lý là số lượng thuộc cấp báo cáo trực tiếp với một nhà quản lý nhất định. Trong một cơ cấu của một tổ chức, tồn tại hai khái niệm cấp quản lý và tầm quản lý là do giới hạn số thuộc cấp mà một nhà quản lý có thể đảm đương. Nhà quản lý có tầm quản lý rộng thì sẽ cần ít cấp quản lý, còn tầm quản lý hẹp thì sẽ dẫn đến nhiều cấp. Căn cứ vào số cấp quản lý, tồn tại hai mô hình cơ cấu tổ chức là cơ cấu nằm ngang và cơ cấu hình tháp.
d) Mối quan hệ quyền hạn trong tổ chức Quyền hạn là chất kết dính trong cơ cấu tổ chức, là sợi dây liên kết các bộ phận với nhau, là phương tiện mà nhờ đó các nhóm hoạt động được đặt dưới sự chỉ huy của một nhà quản lý và sự phối hợp giữa các đơn vị có thể được nâng cấp dần. Nó chính là công cụ để nhà quản lý có thể thực hiện được quyền tự chủ và tạo ra một môi trường thuận lợi cho việc thực hiện nhiệm vụ của từng người. Trong một tổ chức, quyền hạn được chia làm ba loại: quyền hạn trực tuyến, quyền hạn tham mưu và quyền hạn chức năng, được phân biệt chủ yếu bằng mối quan hệ với quá trình quyết định. 11 e) Phối hợp các bộ phận Phối hợp là quá trình liên kết hoạt động của những người, bộ phận, phân hệ và hệ thống riêng rẽ nhằm thực hiện có hiệu lực và hiệu quả các mục tiêu chung của tổ chức.
Mục tiêu của phối hợp là đạt được sự thống nhất hoạt động của các bộ phận bên trong và cả bên ngoài tổ chức. Phạm vi cần thiết của phối hợp phụ thuộc vào thuộc tính của các nhiệm vụ và mức độ độc lập của con người trong các bộ phận thực hiện nhiệm vụ. Khi các nhiệm vụ đòi hỏi sự tương tác giữa các đơn vị, mức độ phối hợp cao sẽ đem đến hiệu quả tốt nhất. Khái niệm Công ty, Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên Căn cứ vào mục tiêu lợi nhuận, tổ chức được phân chia thành hai nhóm tổ chức bao gồm: các tổ chức hoạt động vì mục tiêu lợi nhuận (Công ty, tổng công ty, tập đoàn kinh tế…) và các tổ chức không hoạt động vì mục tiêu lợi nhuận (cơ quan nhà nước, tổ chức hành chính, các hội, tổ chức phi chính phủ…).
Về bản chất, công ty là một loại hình tổ chức hoạt động vì lợi nhuận (doanh nghiệp) Theo khái niệm của Pháp “Công ty là một hợp đồng thông qua đó hai hay nhiều người thỏa thuận với nhau sử dụng tài sản hay khả năng của mình vào một hoạt động chung nhằm chia lợi nhuận thu được qua hoạt động đó”. Theo luật của bang Georgia – Mỹ “Một công ty là một pháp nhân được tạo ra bởi luật định nhằm một mục đích chung nào đó nhưng có thời hạn về thời gian tồn tại, về quyền hạn, về nghĩa vụ và các hoạt động được ấn định trong điều lệ”. Từ những đặc điểm chung, tổng hợp lại, khái niệm Công ty có thể định nghĩa như sau: 12 “Công ty là sự liên kết của hai hay nhiều người (cá nhân hay pháp nhân) bằng một sự kiện pháp lí trong đó các bên thoả thuận với nhau sử dụng tài sản hay khả năng của họ nhằm tiến hành các hoạt động để đạt mục tiêu chung” Về phân loại, tại Việt Nam có nhiều cách phân loại Công ty: Công ty đối vốn và Công ty đối nhân; Công ty nhà nước, Công ty tư nhân và Công ty hỗn hợp… Luật doanh nghiệp năm 2014 lại định nghĩa một số loại hình Công ty như: Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên, Công ty trách nhiệm hữu hạn từ hai thành viên trở lên, Công ty cổ phần… Đối với loại hình Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên, điều 73 của Luật Doanh nghiệp 2014 đã quy định rõ: “Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên là doanh nghiệp do một tổ chức hoặc một cá nhân làm chủ sở hữu.; chủ sở hữu công ty chịu trách nhiệm về các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản của công ty trong phạm vi số vốn điều lệ của công ty” 1. Chức năng của Công ty Chức năng và nhiệm vụ là những dấu hiệu đặc thù của tổ chức nói chung và của công ty nói riêng, bởi vì mỗi tổ chức, công ty đều có những chức năng và nhiệm vụ nhất định, không trùng lặp với các tổ chức, công ty khác tuy cùng loại hình.
Ví dụ: cùng loại hình công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên nhưng công ty TNHH MTV Xăng dầu Hàng không Việt Nam có chức năng kinh doanh xăng dầu cho máy bay, Công ty TNHH MTV Thủy sản Hà Nội có chức năng kinh doanh các sản phẩm chế biến từ thủy sản… Mặc dù có những điểm khác biệt giữa chức năng của các công ty, tuy nhiên, tựu trung lại, trong một nền kinh tế, các công ty thực đều hiện chức năng chung là lưu chuyển hàng hóa; tiếp tục quá trình sản xuất trong lưu thông; dự trữ hàng hóa, điều hòa cung cầu… 13 Bên cạnh đó, các Công ty khi được thành lập, đều có một chức năng nhất định. Những chức năng này là nhân tạo do đó có khả năng thay đổi, thu hẹp hoặc mở rộng, tăng cường thêm các chức năng mới. Ví dụ như đối với Công ty Xăng dầu Hàng không với chức năng ban đầu là cung cấp nhiên liệu cho máy bay; nhưng sau một thời gian hoạt động, Công ty có thêm các chức năng mới như cung cấp dịch vụ cho thuê bồn bể chứa, dịch vụ hóa nghiệm xăng dầu… 1. Một số xu hướng phát triển của các Công ty nhà nước Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên Xăng dầu Hàng không Việt Nam là một loại hình doanh nghiệp Nhà nước, do Nhà nước sở hữu toàn bộ vốn điều lệ.
Do đó, Công ty không thể tránh khỏi một số xu hướng chủ quan và khách quan đang tác động tới loại hình doanh nghiệp này. Thứ nhất, xu hướng xã hội hóa các doanh nghiệp Nhà nước.