I. Toàn cảnh Hệ thống thông tin kế toán tại Dược phẩm LQT
Báo cáo đồ án này thực hiện phân tích sâu về thực trạng và đề xuất giải pháp cho hệ thống thông tin kế toán tại Công ty Cổ phần Dược phẩm LQT. Trong bối cảnh ngành dược cạnh tranh, một hệ thống thông tin kế toán hiệu quả không chỉ là công cụ ghi nhận sổ sách. Nó là nền tảng cho việc ra quyết định chiến lược, quản lý chi phí và tối ưu hóa nguồn lực. Nghiên cứu này tập trung vào việc thẩm định hệ thống hiện tại, từ cơ cấu tổ chức đến các quy trình nghiệp vụ cốt lõi, nhằm xác định những điểm cần cải tiến. Việc tổ chức công tác kế toán và áp dụng công nghệ được xem là hai trụ cột chính để nâng cao năng lực cạnh tranh cho doanh nghiệp.
1.1. Phân tích mô hình tổ chức và công tác kế toán hiện hữu
Công ty CP Dược phẩm LQT có cơ cấu tổ chức phân cấp rõ ràng, đứng đầu là Hội đồng quản trị và Ban giám đốc. Các phòng ban chức năng chính bao gồm: Phòng kinh doanh, Phòng nghiên cứu phát triển, Phòng sản xuất, Phòng tài chính kế toán, Phòng hành chính nhân sự và Phòng giao hàng quản lý kho. Mỗi phòng ban đảm nhận vai trò chuyên biệt nhưng có sự liên kết chặt chẽ. Phòng tài chính kế toán là trung tâm xử lý thông tin, chịu trách nhiệm ghi nhận các giao dịch phát sinh từ hoạt động sản xuất kinh doanh. Việc tổ chức công tác kế toán hiện tại dựa trên một bộ máy nhân sự có chuyên môn, tuy nhiên luồng thông tin giữa các phòng ban đôi khi còn thủ công, dẫn đến độ trễ trong việc cập nhật dữ liệu. Tài liệu nghiên cứu cho thấy sơ đồ luồng thông tin vẫn còn nhiều bước trung gian, tiềm ẩn nguy cơ sai sót.
1.2. Hạ tầng công nghệ và phần mềm kế toán đang áp dụng
Hạ tầng công nghệ thông tin tại LQT bao gồm hệ thống máy tính cá nhân cho các phòng ban, được kết nối qua mạng nội bộ và một máy chủ cơ sở dữ liệu trung tâm. Hiện tại, công ty đang sử dụng một hệ thống phần mềm kế toán để quản lý các nghiệp vụ cơ bản. Tuy nhiên, hệ thống này hoạt động tương đối độc lập, chưa tích hợp sâu với các phân hệ quản lý khác như quản lý kho, quản lý sản xuất hay quản lý quan hệ khách hàng (CRM). Việc thiếu một hệ thống ERP cho ngành dược đồng bộ khiến việc tổng hợp báo cáo quản trị gặp nhiều khó khăn. Dữ liệu phải được xuất và nhập thủ công giữa các phần mềm, làm tăng khối lượng công việc và giảm độ tin cậy của thông tin.
II. Thách thức lớn của Hệ thống thông tin kế toán tại LQT
Qua quá trình thẩm định, báo cáo đã chỉ ra nhiều điểm yếu tồn tại trong hệ thống thông tin kế toán hiện tại của Công ty CP Dược phẩm LQT. Các vấn đề này không chỉ ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc của phòng kế toán mà còn tác động trực tiếp đến khả năng quản trị và kiểm soát rủi ro của toàn doanh nghiệp. Các thách thức chính tập trung vào bốn khía cạnh: hiệu suất xử lý, tính nhất quán của dữ liệu, bảo mật thông tin và khả năng kiểm soát. Nếu không có giải pháp hoàn thiện hệ thống kế toán, doanh nghiệp sẽ đối mặt với rủi ro sai lệch trong báo cáo tài chính doanh nghiệp dược và các quyết định kinh doanh thiếu cơ sở.
2.1. Vấn đề về hiệu suất tính nhất quán và bảo mật dữ liệu
Hệ thống hiện tại bộc lộ nhiều hạn chế về hiệu suất. Thời gian phản hồi chậm và quy trình xử lý dữ liệu còn rườm rà. Quan trọng hơn, tính nhất quán dữ liệu giữa các bộ phận không được đảm bảo. Ví dụ, số liệu tồn kho trên phần mềm kế toán có thể không khớp với số liệu thực tế tại kho do quy trình cập nhật thủ công. Về mặt bảo mật, việc phân quyền truy cập và chỉnh sửa dữ liệu chưa chặt chẽ, tạo ra lỗ hổng an ninh thông tin. Đây là những rủi ro cần được ưu tiên xử lý để đảm bảo hệ thống vận hành ổn định và an toàn.
2.2. Lỗ hổng kiểm soát nội bộ và thiếu dấu vết kiểm toán
Một trong những nhược điểm nghiêm trọng nhất được đề tài chỉ ra là hệ thống không lưu lại dấu vết kiểm toán (audit trail) khi có sự chỉnh sửa dữ liệu trực tiếp. Điều này gây khó khăn cực lớn cho công tác kiểm soát nội bộ hệ thống thông tin kế toán. Khi xảy ra sai sót hoặc gian lận, việc truy vết để tìm ra nguyên nhân và người chịu trách nhiệm gần như là không thể. Sự thiếu vắng cơ chế kiểm soát này làm giảm tính minh bạch và độ tin cậy của toàn bộ hệ thống kế toán, là một rủi ro tiềm tàng mà ban lãnh đạo cần giải quyết triệt để.
III. Phương pháp tối ưu chu trình kế toán cốt lõi tại LQT
Để khắc phục các nhược điểm đã nêu, giải pháp trọng tâm là tái cấu trúc và tối ưu hóa các quy trình nghiệp vụ cốt lõi. Báo cáo đề xuất cải tiến toàn diện hai chu trình quan trọng nhất: chu trình doanh thu và chu trình chi phí. Việc chuẩn hóa các quy trình này là bước đi nền tảng trước khi ứng dụng công nghệ thông tin trong kế toán một cách hiệu quả. Mục tiêu là tạo ra một luồng dữ liệu liền mạch, tự động và được kiểm soát chặt chẽ từ khi phát sinh giao dịch cho đến khi được ghi nhận vào sổ sách và lập báo cáo, đảm bảo tính chính xác và kịp thời của thông tin.
3.1. Thiết kế lại quy trình chu trình doanh thu tự động hóa
Đối với chu trình doanh thu, giải pháp đề xuất tập trung vào việc tự động hóa các bước từ nhận đơn hàng, giao hàng, xuất hóa đơn đến ghi nhận thanh toán. Thay vì xử lý thủ công, hệ thống mới sẽ cho phép phòng kinh doanh tạo đơn hàng trực tiếp, thông tin này sẽ tự động chuyển đến phòng kho để chuẩn bị và giao hàng. Khi hàng hóa được xác nhận đã giao, hệ thống tự động tạo hóa đơn và gửi cho khách hàng, đồng thời ghi nhận công nợ. Khi khách hàng thanh toán, bộ phận kế toán chỉ cần xác nhận giao dịch, hệ thống sẽ tự động hạch toán kế toán tương ứng. Quy trình này giảm thiểu sai sót do nhập liệu và tăng tốc độ xử lý đơn hàng.
3.2. Chuẩn hóa quy trình chu trình chi phí và mua hàng
Tương tự, chu trình chi phí cũng được thiết kế lại theo hướng chuẩn hóa và kiểm soát. Quy trình bắt đầu từ việc lập yêu cầu mua hàng trên hệ thống, được phê duyệt theo cấp bậc. Đơn đặt hàng sau đó được gửi tự động đến nhà cung cấp. Khi nhận hàng, phòng kho sẽ xác nhận số lượng và chất lượng trực tiếp trên hệ thống, thông tin này được đối chiếu tự động với đơn đặt hàng và hóa đơn của nhà cung cấp. Phòng kế toán dựa trên các dữ liệu đã được xác thực để thực hiện thanh toán. Quy trình này giúp kiểm soát chi tiêu tốt hơn, tránh thất thoát và đảm bảo nghĩa vụ thanh toán được thực hiện đúng hạn.
3.3. Tối ưu hóa việc quản lý hàng tồn kho ngành dược
Đặc thù ngành dược đòi hỏi việc quản lý hàng tồn kho ngành dược phải cực kỳ chính xác về số lượng, lô sản xuất và hạn sử dụng. Giải pháp đề xuất tích hợp hệ thống quản lý kho vào hệ thống kế toán chung. Mỗi giao dịch nhập, xuất kho đều được ghi nhận theo thời gian thực bằng mã vạch. Hệ thống có khả năng cảnh báo tự động khi hàng tồn kho xuống dưới mức tối thiểu hoặc gần hết hạn sử dụng. Điều này không chỉ giúp tối ưu hóa lượng vốn lưu động mà còn đảm bảo chất lượng sản phẩm và tuân thủ các quy định của ngành.
IV. Giải pháp công nghệ và kiểm soát hệ thống thông tin mới
Công nghệ là xương sống của một hệ thống thông tin kế toán hiện đại. Giải pháp không chỉ dừng lại ở việc cải tiến quy trình mà còn đề xuất một mô hình công nghệ toàn diện để hỗ trợ. Trọng tâm của giải pháp này là triển khai một hệ thống tích hợp và thiết lập các cơ chế kiểm soát mạnh mẽ. Việc này đảm bảo dữ liệu được thu thập, xử lý và lưu trữ một cách an toàn, chính xác và hiệu quả. Một hệ thống ERP cho ngành dược là lựa chọn được cân nhắc để đáp ứng yêu cầu tích hợp toàn diện, từ kế toán, bán hàng, mua hàng đến quản lý kho và sản xuất.
4.1. Xây dựng hệ thống tích hợp và mô hình lưu trữ dữ liệu
Thay vì các phần mềm rời rạc, báo cáo đề xuất xây dựng một hệ thống thông tin kế toán tích hợp. Dữ liệu từ các phòng ban như kinh doanh, kho, sản xuất sẽ được cập nhật vào một cơ sở dữ liệu duy nhất theo thời gian thực. Mô hình lưu trữ dữ liệu (Database Diagram) được thiết kế lại để đảm bảo tính toàn vẹn và nhất quán. Các sơ đồ lưu trữ cho quá trình bán hàng, nghiên cứu phát triển, quản lý nhân viên, và kiểm soát chất lượng được chuẩn hóa để loại bỏ sự trùng lặp và mâu thuẫn dữ liệu, tạo nền tảng vững chắc cho việc phân tích và báo cáo.
4.2. Tăng cường giải pháp kiểm soát nội bộ và phân quyền
Để giải quyết lỗ hổng bảo mật, hệ thống mới phải có cơ chế kiểm soát nội bộ hệ thống thông tin kế toán chặt chẽ. Giải pháp bao gồm việc thiết lập hệ thống phân quyền chi tiết dựa trên vai trò và trách nhiệm của từng nhân viên. Mọi hành vi truy cập, thêm, xóa, sửa dữ liệu đều phải được ghi nhận lại trong nhật ký hệ thống (system log), tạo ra dấu vết kiểm toán rõ ràng. Các quy trình kiểm soát tự động, như đối chiếu số liệu ngân hàng, kiểm tra giới hạn công nợ, sẽ được tích hợp để giảm thiểu rủi ro gian lận và sai sót.
V. Ứng dụng thực tiễn Giao diện và hệ thống báo cáo mới
Một hệ thống mạnh mẽ cần đi kèm với một giao diện thân thiện và khả năng cung cấp thông tin hữu ích. Báo cáo đồ án đã xây dựng các mô hình giao diện trực quan và hệ thống chứng từ, báo cáo tài chính theo chuẩn mực. Những cải tiến này không chỉ giúp nhân viên thao tác dễ dàng, giảm thời gian đào tạo, mà còn cung cấp cho ban lãnh đạo những báo cáo tài chính doanh nghiệp dược chính xác, kịp thời để phục vụ công tác quản trị. Đây là kết quả đầu ra trực tiếp, thể hiện hiệu quả của việc phân tích thực trạng hệ thống thông tin kế toán và áp dụng các giải pháp đề xuất.
5.1. Thiết kế giao diện người dùng trực quan và dễ sử dụng
Dựa trên tài liệu gốc, các giao diện cho những tác vụ quan trọng như lập hóa đơn bán hàng, quản lý lịch sử nhập kho, thanh toán, và kiểm kê được thiết kế lại hoàn toàn. Giao diện mới (Hình 11 đến Hình 18 trong báo cáo) có bố cục rõ ràng, các chức năng được sắp xếp logic. Người dùng có thể dễ dàng tìm kiếm sản phẩm, điều chỉnh số lượng, và hoàn tất giao dịch chỉ với vài cú nhấp chuột. Sự cải tiến này giúp giảm đáng kể thời gian xử lý nghiệp vụ và hạn chế các lỗi thao tác của người dùng.
5.2. Hệ thống chứng từ và báo cáo tài chính theo thời gian thực
Hệ thống mới cho phép tự động hóa việc lập các chứng từ kế toán như phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, và các nhật ký thu chi. Quan trọng hơn, nhờ vào cơ sở dữ liệu tích hợp, hệ thống có thể tạo ra các báo cáo tài chính doanh nghiệp dược (bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh, báo cáo lưu chuyển tiền tệ) theo thời gian thực. Nhà quản lý có thể truy cập các báo cáo này bất cứ lúc nào để nắm bắt tình hình tài chính của công ty, thay vì phải chờ đến cuối kỳ kế toán như trước đây. Điều này nâng cao đáng kể tính linh hoạt trong quản trị doanh nghiệp.
VI. Kết luận và hướng phát triển cho hệ thống thông tin LQT
Báo cáo đồ án đã thành công trong việc phân tích thực trạng hệ thống thông tin kế toán tại Công ty CP Dược phẩm LQT, chỉ ra các nhược điểm cốt lõi và đề xuất một lộ trình cải tiến khả thi. Các giải pháp hoàn thiện hệ thống kế toán được đưa ra không chỉ giải quyết các vấn đề hiện tại mà còn mở ra hướng phát triển bền vững trong tương lai. Việc đầu tư vào một hệ thống thông tin kế toán hiện đại, tích hợp là một quyết định chiến lược, giúp nâng cao hiệu quả vận hành và tạo lợi thế cạnh tranh cho LQT trong dài hạn.
6.1. Tổng kết ưu điểm của hệ thống thông tin kế toán đề xuất
Hệ thống mới mang lại nhiều lợi ích vượt trội: tăng hiệu suất xử lý giao dịch, đảm bảo tính chính xác và nhất quán của dữ liệu trên toàn công ty. Hệ thống kiểm soát nội bộ hệ thống thông tin kế toán được tăng cường giúp giảm thiểu rủi ro, gian lận. Khả năng cung cấp báo cáo quản trị theo thời gian thực hỗ trợ ban lãnh đạo ra quyết định nhanh chóng và chính xác hơn. Cuối cùng, việc tự động hóa các quy trình kế toán tại doanh nghiệp giúp giải phóng nguồn nhân lực khỏi các công việc thủ công, để họ tập trung vào các nhiệm vụ phân tích và tư vấn có giá trị cao hơn.
6.2. Định hướng phát triển hệ thống trong tương lai
Hướng phát triển trong tương lai cho hệ thống là tích hợp các công nghệ tiên tiến hơn như Trí tuệ nhân tạo (AI) và Phân tích dữ liệu lớn (Big Data). Hệ thống có thể học hỏi từ dữ liệu lịch sử để đưa ra các dự báo về doanh thu, chi phí, và dòng tiền với độ chính xác cao. Việc phân tích hành vi mua hàng của khách hàng từ dữ liệu bán hàng có thể hỗ trợ phòng marketing xây dựng các chiến lược hiệu quả. Về lâu dài, hệ thống thông tin kế toán sẽ trở thành một hệ thống thông tin quản trị thông minh, là công cụ đắc lực cho sự phát triển của Dược phẩm LQT.
