Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại công ty cổ phần quốc tế ZOMA

Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại công ty cổ phần quốc tế Zoma, khóa luận tốt nghiệp chuyên sâu và thực tiễn.

• Tác giả: Hà Thị Hạnh
• Người hướng dẫn: ThS. Nguyễn Hưng Long
• Trường học: Trường Đại Học Thương Mại
• Chuyên ngành: Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế Và Thương Mại Điện Tử
• Đề tài: Phân Tích Và Thiết Kế Hệ Thống Thông Tin Quản Lý Nhân Sự Tại Công Ty Cổ Phần Quốc Tế ZOMA
• Loại tài liệu: khóa luận tốt nghiệp
• Năm xuất bản: 2019
• Địa điểm: Hà Nội

Mục lục chi tiết

• PHẦN MỞ ĐẦU
• 1. Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ
• 1.1. NHỮNG KHÁI NIỆM CƠ BẢN
• 1.1.1. Khái niệm cơ bản về hệ thống thông tin
• 1.1.2. Khái niệm về hệ thống thông tin quản lý
• 1.2. MỘT SỐ LÝ THUYẾT VỀ HTTT QUẢN LÝ NHÂN SỰ
• 1.2.1. Lý thuyết về HTTT quản lý nhân sự và một số thuật ngữ
• 1.2.2. Các thành phần của hệ thống thông tin
• 1.2.3. Quy trình phân tích thiết kế HTTT
• 1.2.4. Phương pháp phân tích và thiết kế HTTT quản lý nhân sự
• 1.2.5. Phân tích thiết kế HTTT quản lý nhân sự bằng UML
• 1.3. Tổng quan về hệ thống thông tin quản lý nhân sự
• 1.3.1. Tình hình nghiên cứu trong nước
• 2. CHƯƠNG 2: KẾT QUẢ PHÂN TÍCH ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN QUỐC TẾ ZOMA
• 2.1. Tổng quan về công ty
• 2.1.1. Giới thiệu chung về công ty
• 2.1.2. Lịch sử phát triển của công ty
• 2.1.3. Website của công ty
• 2.1.4. Cơ cấu tổ chức và tình trạng hoạt động của doanh nghiệp
• 2.1.5. Cơ cấu tổ chức nhân sự
• 2.2. Thực trạng quản lý nhân sự tại công ty cổ phần quốc tế ZOMA
• 2.2.1. Cơ cấu về nhân sự của công ty
• 2.2.2. Tình hình quản lý nhân sự tại Công ty cổ phần quốc tế ZOMA
• 2.2.3. Thực trạng hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại Công ty cổ phần quốc tế ZOMA
• 2.3. ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG HTTT QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI CÔNG CỔ PHẦN QUỐC TẾ ZOMA
• 2.3.1. Những ưu điểm của công tác quản lý nhân sự tại Công ty
• 2.3.2. Những nhược điểm của công tác quản lý nhân sự hiện tại tại Công ty
• 3. CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HTTT QUẢN LÝ NHÂN SỰ CHO CÔNG TY CỔ PHẦN QUỐC TẾ ZOMA
• 3.1. Định hướng phát triển của HTTT quản lý nhân sự cho công ty cổ phần quốc tế ZOMA
• 3.1.1. Mục tiêu của hệ thống mới
• 3.1.2. Định hướng phát triển các chức năng quản lý cho hệ thống mới bao gồm:
• 3.2. HTTT quản lý nhân sự mới Công ty cổ phần quốc tế ZOMA
• 3.2.1. Mô tả bài toán
• 3.2.2. Đặc tả chức năng hệ thống
• 3.2.2.1. Biểu đồ use case
• 3.2.2.2. Biểu đồ trạng thái
• 3.2.2.3. Biểu đồ tuần tự
• 3.2.2.4. Biểu đồ hoạt động
• 3.3. Thiết kế HTTT quản lý nhân sự
• TÀI LIỆU THAM KHẢO
• PHỤ LỤC

Tóm tắt

I. Tổng quan về thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại ZOMA

Hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại công ty cổ phần quốc tế ZOMA đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa quy trình quản lý nhân sự. Việc thiết kế hệ thống này không chỉ giúp công ty quản lý thông tin nhân viên một cách hiệu quả mà còn nâng cao khả năng ra quyết định dựa trên dữ liệu chính xác. Hệ thống này sẽ tích hợp các chức năng như quản lý hồ sơ nhân viên, quản lý lương thưởng và báo cáo nhân sự, từ đó tạo ra một môi trường làm việc chuyên nghiệp và hiệu quả.

1.1. Khái niệm về hệ thống thông tin quản lý nhân sự

Hệ thống thông tin quản lý nhân sự là một tập hợp các công cụ và quy trình nhằm thu thập, xử lý và lưu trữ thông tin về nhân viên. Hệ thống này giúp doanh nghiệp theo dõi và quản lý các thông tin quan trọng như hồ sơ nhân viên, lương thưởng và các hoạt động đào tạo.

1.2. Lợi ích của hệ thống thông tin quản lý nhân sự

Việc áp dụng hệ thống thông tin quản lý nhân sự mang lại nhiều lợi ích cho công ty ZOMA, bao gồm giảm thiểu sai sót trong quản lý, tiết kiệm thời gian và chi phí, đồng thời nâng cao hiệu quả công việc của nhân viên.

II. Những thách thức trong quản lý nhân sự tại công ty ZOMA

Công ty ZOMA đang đối mặt với nhiều thách thức trong việc quản lý nhân sự, bao gồm việc thiếu thông tin chính xác và kịp thời về nhân viên. Điều này dẫn đến khó khăn trong việc ra quyết định và quản lý hiệu quả nguồn lực. Hệ thống thông tin hiện tại chưa đáp ứng được nhu cầu quản lý, gây ra sự chậm trễ trong các quy trình quan trọng.

2.1. Thiếu thông tin và dữ liệu không chính xác

Một trong những vấn đề lớn nhất là việc thiếu thông tin chính xác về nhân viên, dẫn đến khó khăn trong việc quản lý và ra quyết định. Dữ liệu không chính xác có thể gây ra những sai sót nghiêm trọng trong công tác quản lý nhân sự.

2.2. Quy trình quản lý nhân sự chưa hiệu quả

Quy trình quản lý nhân sự hiện tại tại ZOMA còn nhiều bất cập, từ việc tuyển dụng đến quản lý lương thưởng. Điều này không chỉ ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc mà còn làm giảm sự hài lòng của nhân viên.

III. Phương pháp thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự hiệu quả

Để thiết kế một hệ thống thông tin quản lý nhân sự hiệu quả, công ty ZOMA cần áp dụng các phương pháp phân tích và thiết kế hiện đại. Việc sử dụng các công cụ như UML sẽ giúp xác định rõ các yêu cầu và chức năng cần thiết cho hệ thống mới. Hệ thống cần được thiết kế để dễ dàng mở rộng và tích hợp với các hệ thống khác trong tương lai.

3.1. Phân tích yêu cầu hệ thống

Phân tích yêu cầu là bước đầu tiên trong quá trình thiết kế hệ thống. Công ty cần xác định rõ các chức năng cần thiết và các yêu cầu của người dùng để đảm bảo hệ thống đáp ứng được nhu cầu thực tế.

3.2. Thiết kế giao diện người dùng thân thiện

Giao diện người dùng cần được thiết kế đơn giản và dễ sử dụng, giúp nhân viên dễ dàng truy cập và quản lý thông tin. Một giao diện thân thiện sẽ nâng cao trải nghiệm người dùng và tăng cường hiệu quả làm việc.

IV. Ứng dụng thực tiễn của hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại ZOMA

Hệ thống thông tin quản lý nhân sự mới sẽ được áp dụng tại công ty ZOMA nhằm cải thiện quy trình quản lý nhân sự. Việc tích hợp công nghệ thông tin vào quản lý nhân sự sẽ giúp công ty nâng cao hiệu quả làm việc và giảm thiểu sai sót. Hệ thống sẽ cho phép theo dõi và quản lý thông tin nhân viên một cách chính xác và kịp thời.

4.1. Cải thiện quy trình tuyển dụng

Hệ thống mới sẽ giúp công ty ZOMA cải thiện quy trình tuyển dụng bằng cách tự động hóa các bước từ đăng tuyển đến phỏng vấn và lựa chọn ứng viên. Điều này sẽ tiết kiệm thời gian và nguồn lực cho công ty.

4.2. Quản lý lương thưởng hiệu quả

Hệ thống sẽ cho phép quản lý lương thưởng một cách chính xác và minh bạch, giúp nhân viên cảm thấy công bằng và hài lòng hơn với công việc của mình.

V. Kết luận và tương lai của hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại ZOMA

Hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại công ty ZOMA sẽ đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả quản lý và phát triển bền vững. Việc áp dụng công nghệ thông tin vào quản lý nhân sự không chỉ giúp công ty tiết kiệm thời gian và chi phí mà còn nâng cao chất lượng công việc. Tương lai của hệ thống này sẽ tiếp tục được cải tiến và mở rộng để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của công ty.

5.1. Định hướng phát triển hệ thống

Công ty ZOMA sẽ tiếp tục đầu tư vào việc phát triển hệ thống thông tin quản lý nhân sự, nhằm đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của thị trường và nâng cao hiệu quả quản lý.

5.2. Tích hợp công nghệ mới

Việc tích hợp các công nghệ mới như trí tuệ nhân tạo và phân tích dữ liệu sẽ giúp hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại ZOMA trở nên thông minh hơn, từ đó nâng cao khả năng ra quyết định và quản lý.

Nội dung chính

Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong bối cảnh đẩy mạnh công nghiệp hóa, hiện đại hóa và hội nhập kinh tế quốc tế, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý, điều hành doanh nghiệp trở thành nhu cầu thiết yếu nhằm xử lý thông tin chính xác, kịp thời và nâng cao năng lực cạnh tranh. Tại Công ty Cổ phần quốc tế ZOMA – một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực đào tạo, kết nối nhân sự và kinh doanh thương mại điện tử các sản phẩm chăm sóc tóc, mỹ phẩm, thuốc đông y – công tác quản trị nhân sự đóng vai trò then chốt trong việc duy trì và phát triển nguồn lực. Tuy nhiên, các hoạt động quản lý nhân sự tại đơn vị vẫn phụ thuộc chủ yếu vào phương pháp thủ công trên sổ sách kết hợp phần mềm bảng tính Excel, bộc lộ nhiều bất cập khi quy mô nhân sự và hoạt động kinh doanh mở rộng.

Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài được xác định cụ thể như sau:

1. Mục tiêu tổng quát: Nghiên cứu lý thuyết về hệ thống thông tin quản lý, phương pháp phân tích thiết kế hệ thống hướng đối tượng với ngôn ngữ UML; khảo sát, đánh giá thực trạng công tác quản lý nhân sự tại Công ty Cổ phần quốc tế ZOMA; từ đó đề xuất giải pháp và thực hiện phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự phù hợp, đáp ứng yêu cầu quản lý lao động, đào tạo, khen thưởng, kỷ luật và tiền lương.
2. Mục tiêu cụ thể:
   • Đáp ứng đầy đủ các quy trình nghiệp vụ quản lý nhân sự của công ty.
   • Xây dựng hệ thống có tính dễ sử dụng, thuận tiện trong bảo hành và bảo trì.
   • Đảm bảo khả năng mở rộng, tích hợp với các hệ thống khác trong tương lai.
   • Hỗ trợ xuất dữ liệu đưa lên môi trường web.
   • Đạt độ bảo mật cao, ngăn chặn sự xâm nhập trái phép.
3. Nhiệm vụ nghiên cứu: Dựa trên tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh và dữ liệu nhân sự của công ty trong giai đoạn 3 năm (2016 – 2018) để tiến hành khảo sát hiện trạng, mô hình hóa bài toán và thiết kế hoàn chỉnh hệ thống thông tin quản lý nhân sự đáp ứng yêu cầu của ban lãnh đạo.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

• Đối tượng nghiên cứu: Hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại Công ty Cổ phần quốc tế ZOMA.
• Phạm vi nghiên cứu:
  • Về mặt lý luận: Các tài liệu, công trình nghiên cứu về thông tin, hệ thống thông tin, hệ thống thông tin quản lý và phương pháp phân tích thiết kế hệ thống hướng đối tượng.
  • Về mặt thực tiễn: Toàn bộ hoạt động, nghiệp vụ quản lý nhân sự thực tế diễn ra tại Công ty Cổ phần quốc tế ZOMA.
  • Về mặt thời gian: Dữ liệu khảo sát hoạt động và tài chính giai đoạn 2016 – 2018.

---

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận dựa trên hệ thống cơ sở lý thuyết về hệ thống thông tin quản lý và kỹ thuật phân tích thiết kế hướng đối tượng:

• Khung lý thuyết và khái niệm:
  • Khái niệm hệ thống thông tin theo giáo trình của PGS.TS. Đàm Gia Mạnh (2017), xác định hệ thống là tập hợp 5 thành phần chính: phần cứng, phần mềm, cơ sở dữ liệu, mạng viễn thông và con người.
  • Khái niệm hệ thống thông tin quản lý theo tài liệu của Nguyễn Văn Ba (2003), nhấn mạnh hạt nhân là cơ sở dữ liệu phản ánh hiện trạng doanh nghiệp để hỗ trợ ra quyết định.
  • Quy trình xử lý thông tin gồm các công đoạn: nhập dữ liệu đầu vào, xử lý dữ liệu, lưu trữ dữ liệu, xuất thông tin đầu ra và điều khiển phản hồi hệ thống.
  • Phương pháp phân tích thiết kế hướng đối tượng (OOAD) và ngôn ngữ mô hình hóa thống nhất (UML) dựa trên tài liệu của Đặng Văn Đức, sử dụng các khái niệm thực thể, lớp (Class), đối tượng (Object), gói (Package), kế thừa và hệ thống các biểu đồ đặc tả.
• Phương pháp thu thập dữ liệu:
  • Thu thập dữ liệu thứ cấp: Nghiên cứu tài liệu học thuật, giáo trình chuyên ngành, báo cáo nội bộ công ty, dữ liệu quản lý nhân sự và báo cáo tài chính giai đoạn 2016 – 2018 của Công ty Cổ phần quốc tế ZOMA; thông tin giới thiệu và tin tức trên website zoma.vn.
  • Thu thập dữ liệu sơ cấp: Phát 40 phiếu điều tra, khảo sát trực tiếp cán bộ nhân viên trong công ty về thực trạng và nhu cầu hệ thống mới; phỏng vấn trực tiếp ban lãnh đạo và các nhân viên phụ trách; quan sát trực tiếp cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin và môi trường làm việc.
• Phương pháp xử lý dữ liệu: Sử dụng phương pháp thống kê mô tả, tổng hợp, phân tích định lượng từ kết quả phiếu điều tra và so sánh số liệu kinh doanh qua các năm để rút ra đánh giá thực trạng, làm cơ sở định hình các yêu cầu chức năng cho hệ thống mới.

---

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Cơ sở lý luận của phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự

Chương 1 hệ thống hóa toàn bộ lý thuyết nền tảng phục vụ đề tài. Tác giả trình bày khái niệm về hệ thống thông tin, hệ thống thông tin quản lý và phân tích vai trò của 5 thành phần cốt lõi (con người, phần cứng, phần mềm, cơ sở dữ liệu, mạng). Quy trình phát triển hệ thống được phân chia thành các giai đoạn: khảo sát hiện trạng và xác lập dự án (4 bước: đánh giá hệ thống cũ, đề xuất mục tiêu mới, đề xuất giải pháp khả thi, lập kế hoạch), phân tích hệ thống và thiết kế hệ thống.

Tác giả luận giải việc lựa chọn phương pháp tiếp cận hướng đối tượng thay vì hướng chức năng truyền thống nhờ ưu điểm ánh xạ sát thực tế, tính module hóa cao, dễ tái sử dụng và mở rộng chức năng. UML được sử dụng xuyên suốt qua các giai đoạn: mô hình hóa yêu cầu người dùng bằng biểu đồ Use Case, mô hình hóa cấu trúc tĩnh bằng biểu đồ lớp (Class Diagram), mô hình hóa hành vi động bằng biểu đồ tuần tự (Sequence Diagram), biểu đồ hoạt động (Activity Diagram) và biểu đồ trạng thái (State Diagram). Ngoài ra, chương này tổng thuật tình hình nghiên cứu trong nước (các giáo trình của PGS.TS. Đàm Gia Mạnh, TS. Trần Thị Song Minh, tác giả Nguyễn Văn Ba, Đặng Văn Đức và các khóa luận tốt nghiệp tiền nhiệm tại Đại học Thương Mại) và thế giới (tài liệu của Indrajit Chatterjee, John M., nghiên cứu của Lei Xiong năm 2015).

Chương 2: Kết quả phân tích đánh giá thực trạng của hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại công ty cổ phần quốc tế ZOMA

Chương 2 tập trung khảo sát tổng quan và đánh giá chi tiết tình hình thực tế tại doanh nghiệp:

• Tổng quan doanh nghiệp: Công ty Cổ phần quốc tế ZOMA (thành lập ngày 20/06/2015, người đại diện pháp luật: Nguyễn Văn Khiêm; địa chỉ: 35A Ngõ 102 Trường Chinh, Đống Đa, Hà Nội) là công ty con của Công ty Cổ phần Butaba Việt Nam.
• Cơ cấu tổ chức và nhân sự: Bộ máy quản lý gồm Giám đốc, Phó giám đốc và 4 phòng ban chuyên môn: Phòng Kinh doanh, Phòng Marketing, Phòng Hành chính - Nhân sự, Phòng Tài chính - Kế toán.

STT	Bộ phận / Phòng ban	Số nhân viên (năm 2018)	Ghi chú
1	Giám đốc	1	Điều hành chung
2	Phòng Hành chính - Nhân sự	2	1 Trưởng phòng, 1 nhân viên
3	Phòng Kinh doanh	13	1 Trưởng phòng, 3 Trưởng nhóm, các nhân viên
4	Phòng Marketing	21	1 Trưởng phòng, 4 Trưởng nhóm, các nhân viên MKT
5	Phòng Tài chính - Kế toán	3	1 Trưởng phòng, 1 Trợ lý, 1 nhân viên
Tổng	Toàn công ty	40

Quy mô nhân sự tăng trưởng liên tục: năm 2016 có 20 người, năm 2017 có 32 người và năm 2018 đạt 40 người. Về trình độ năm 2018, công ty có 2 người trình độ Trên đại học, 22 người trình độ Đại học và 16 người trình độ Cao đẳng - Trung cấp.

• Kết quả hoạt động kinh doanh (2016 – 2018):

STT	Chỉ tiêu (Đơn vị: VNĐ)	Năm 2016	Năm 2017	Năm 2018
1	Doanh thu	13.325.632.000	19.437.326.000	32.266.432.000
2	Tổng chi phí	7.836.255.000	9.213.427.000	13.912.305.000
3	Lợi nhuận trước thuế	5.489.377.000	10.223.899.000	18.354.127.000
4	Thuế TNDN	428.364.000	2.513.472.000	971.382.000
5	Lợi nhuận sau thuế	5.061.013.000	9.710.427.000	17.382.745.000

• Thực trạng và đánh giá hệ thống quản lý nhân sự: Quy trình tuyển dụng, theo dõi khen thưởng kỷ luật, chấm công, tính lương, cập nhật và lưu trữ hồ sơ hiện thực hiện thủ công trên giấy tờ và Excel. Kết quả khảo sát 40 nhân viên cho thấy:
  • Mức độ hài lòng về hệ thống hiện tại: 70% không hài lòng, 10% bình thường, 20% hài lòng.
  • Nhu cầu xây dựng hệ thống mới: 80% đánh giá rất cần thiết, 15% chưa cần lắm, 5% không cần thiết.
• Ưu nhược điểm và nguyên nhân: Công ty có ưu thế về hạ tầng phần cứng sẵn có và nhân sự trẻ, tiếp thu nhanh; tuy nhiên nhược điểm là xử lý chậm, dễ sai sót, mất an toàn dữ liệu, tra cứu phức tạp. Nguyên nhân do chưa có cơ sở dữ liệu tập trung, chưa có bộ phận chuyên trách công nghệ thông tin và cán bộ quản lý phải kiêm nhiệm công tác quản trị hệ thống.

Chương 3: Phân tích thiết kế HTTT quản lý nhân sự cho Công ty cổ phần quốc tế ZOMA

Chương 3 trình bày chi tiết giải pháp kỹ thuật xây dựng hệ thống mới. Tác giả xác định mục tiêu tin học hóa toàn diện, kiểm soát lỗi nhập liệu và định hướng 9 phân hệ chức năng: Quản lý tuyển dụng, Quản lý hồ sơ nhân sự, Quản lý hợp đồng, Quản lý bảo hiểm, Quản lý đánh giá, Quản lý đào tạo, Quản lý chấm công, Quản lý bảng lương và Quản lý báo cáo.

Dựa trên việc mô tả bài toán thực tế, tác giả đặc tả các ca sử dụng (Use Case) chính cho hai tác nhân: Nhân viên nhân sự (NVNS) và Nhân viên kế toán (NVKT). Tác giả xây dựng biểu đồ Use Case tổng quát và 8 biểu đồ phân rã chi tiết, thiết kế biểu đồ lớp thực thể gồm 8 bảng dữ liệu, biểu đồ trạng thái cho lớp Nhanvien, 3 biểu đồ tuần tự cho các tác vụ quan trọng và 2 biểu đồ hoạt động mô tả luồng xử lý nghiệp vụ, đồng thời định hình các giao diện tương tác chính của phần mềm.

---

Thiết kế và triển khai

Hệ thống thông tin quản lý nhân sự mới được thiết kế chi tiết thông qua các mô hình hướng đối tượng:

1. Phân quyền và ca sử dụng (Use Case)

Hệ thống phân định rõ ràng quyền hạn của 2 tác nhân chính thông qua biểu đồ Use Case:

• Nhân viên nhân sự (NVNS): Thực hiện cập nhật hồ sơ nhân viên (thêm, sửa, xóa), cập nhật danh mục phòng ban, cập nhật hợp đồng lao động, cập nhật thông tin bằng cấp, quản lý quá trình khen thưởng - kỷ luật.
• Nhân viên kế toán (NVKT): Thực hiện cập nhật bảng lương, lập chi tiết bảng lương và thực hiện kết xuất báo cáo thông tin lương định kỳ (tháng, quý, năm) gửi Giám đốc.
• Quan hệ hệ thống: Các chức năng quản lý đều có quan hệ phụ thuộc hoặc liên kết với chức năng Đăng nhập để xác thực người dùng (tên đăng nhập định dạng: tên nhân viên + chữ cái đầu của họ + chữ cái đầu của tên đệm) và chức năng Tìm kiếm (quan hệ <<include>>).

2. Thiết kế cơ sở dữ liệu (Biểu đồ lớp thực thể)

Cơ sở dữ liệu của hệ thống được mô hình hóa thành 8 lớp thực thể với các trường thông tin cụ thể:

Tên lớp	Thuộc tính (Attributes)	Quan hệ liên kết
Nhanvien	MaNV, TenNV, Gioitinh, SDT, Diachi, SoCMT, MaPB, MaBC, MaHD	Kết hợp với Hopdong, Bangluong, Bangcap, Phongban, Khenthuongkyluat
Bangluong	MaBL, MaNV, TenNV, LuongCB	Kết hợp với Nhanvien; Quan hệ phụ thuộc với Chitietbangluong
Chitietbangluong	MaCTBL, MaNV, MaBL, Thang, Nam, Songaytangca, Luongtangca, Baohiem, Thuclinh	Phụ thuộc vào Bangluong
Hopdong	MaHD, TenHD, MaNV, MaLHD, Nagybatdau, Ngayketthuc	Kết hợp với Nhanvien; Quan hệ phụ thuộc với Loaihopdong
Loaihopdong	MaLHD, TenLHD	Phụ thuộc vào Hopdong
Bangcap	MaBC, LoaiBC, Ngaycap, Truong	Kết hợp với Nhanvien
Phongban	MaPB, TenPB	Kết hợp với Nhanvien
Khenthuongkyluat	MaKTKL, TenKTKL, Lydo, MaNV	Kết hợp với Nhanvien

3. Thiết kế tương tác và hành vi động

• Biểu đồ trạng thái: Xây dựng cho lớp Nhanvien, kiểm soát trạng thái từ khi tiếp nhận tác động cập nhật, kiểm tra ràng buộc dữ liệu theo cấu trúc CSDL, xác thực đăng nhập trước khi lưu trữ hoặc xóa dữ liệu khỏi hệ thống.
• Biểu đồ tuần tự (Sequence Diagram): Đặc tả luồng thông điệp giữa đối tượng giao diện, đối tượng điều khiển và đối tượng dữ liệu cho 3 nghiệp vụ:
  1. Thêm Khen thưởng kỷ luật: NVNS gửi yêu cầu -> Form giao diện kiểm tra -> Controller xử lý -> Cập nhật vào bảng Khenthuongkyluat.
  2. Thêm nhân viên: NVNS nhập dữ liệu trên form -> Hệ thống kiểm tra hợp lệ -> Lưu thông tin vào CSDL.
  3. Cập nhật bảng lương: NVKT gửi thông tin điều chỉnh -> Hệ thống tính toán -> Cập nhật bảng Bangluong và Chitietbangluong.
• Biểu đồ hoạt động (Activity Diagram):
  • Hoạt động đăng nhập: Gồm 6 bước từ khi người dùng truy cập giao diện, nhập username/password, hệ thống tiếp nhận, kiểm tra tính hợp lệ, trả thông báo đăng nhập thành công và kết thúc luồng.
  • Hoạt động thêm vào danh sách nhân viên: Gồm 5 bước từ đăng nhập, hiển thị form nhập liệu, người dùng điền thông tin, hệ thống kiểm tra dữ liệu và lưu vào CSDL.

4. Thiết kế giao diện (Form)

Đề tài xác định danh mục các form giao diện chính gồm: Form đăng nhập tài khoản, Form giao diện chính (Main), Form quản lý nhân sự, Form quản lý khen thưởng kỷ luật, Form quản lý bảng lương và Form quản lý phòng ban.

---

Kết quả và đóng góp

• Kết quả chính:
  • Phân tích và chỉ rõ các điểm nghẽn của quy trình quản lý nhân sự thủ công tại Công ty ZOMA, chứng minh qua số liệu khảo sát thực tế (70% nhân viên không hài lòng với cách thức quản lý cũ; 80% nhân viên khẳng định tính cấp bách của việc xây dựng hệ thống mới).
  • Hoàn thiện mô hình phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự theo phương pháp hướng đối tượng với đầy đủ hệ thống biểu đồ UML (Use Case tổng quát, 8 Use Case phân rã, biểu đồ lớp 8 thực thể, biểu đồ trạng thái, 3 biểu đồ tuần tự, 2 biểu đồ hoạt động).
  • Thiết kế cấu trúc cơ sở dữ liệu quan hệ đồng bộ và xác định bố cục các màn hình giao diện phục vụ quá trình tin học hóa.
• Giải pháp và kiến nghị:
  • Chuyển đổi toàn diện phương thức quản lý nhân sự từ sổ sách và file Excel rời rạc sang vận hành trên phần mềm quản lý chuyên dụng có cơ sở dữ liệu tập trung.
  • Thiết lập cơ chế phân quyền chặt chẽ giữa bộ phận nhân sự và bộ phận kế toán nhằm đảm bảo an toàn thông tin và tính chuyên môn hóa.
  • Tự động hóa các tác vụ tính toán lương, theo dõi bảo hiểm, nhắc hạn hợp đồng lao động và hỗ trợ chức năng kết xuất dữ liệu ra file Excel phục vụ báo cáo lãnh đạo.
• Đóng góp của đề tài: Khóa luận đã xây dựng được bộ tài liệu phân tích thiết kế hệ thống hoàn chỉnh, bám sát các nghiệp vụ đặc thù của một doanh nghiệp thương mại điện tử quy mô vừa và nhỏ; cung cấp các đặc tả kỹ thuật chi tiết làm căn cứ trực tiếp cho giai đoạn lập trình và cài đặt ứng dụng.

---

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

• Hạn chế: Đề tài chủ yếu dừng lại ở giai đoạn phân tích và thiết kế hệ thống trên mô hình lý thuyết và biểu đồ UML, chưa triển khai lập trình thành phần mềm hoàn chỉnh và chưa tiến hành cài đặt thử nghiệm, kiểm thử thực tế trên hạ tầng máy chủ của doanh nghiệp. Nguồn số liệu hoạt động và nhân sự khảo sát giới hạn trong phạm vi 3 năm (2016 – 2018) tại Công ty Cổ phần quốc tế ZOMA.
• Hướng phát triển: Trong giai đoạn tiếp theo, cần tiến hành viết mã nguồn (coding) xây dựng phần mềm hoàn chỉnh dựa trên các bản đặc tả thiết kế; thực hiện kiểm thử đơn vị, kiểm thử tích hợp và kiểm thử hệ thống; xây dựng giao diện tương thích nền tảng web và tích hợp hệ thống quản lý nhân sự với các hệ thống quản trị khác trong doanh nghiệp.

---

Giá trị tham khảo

Khóa luận là tài liệu tham khảo hữu ích đối với:

• Sinh viên các ngành Hệ thống thông tin quản lý, Hệ thống thông tin kinh tế, Công nghệ thông tin và Thương mại điện tử đang thực hiện đồ án, khóa luận tốt nghiệp về đề tài phân tích thiết kế hệ thống.
• Cán bộ quản lý nhân sự hoặc chuyên viên phân tích nghiệp vụ tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ có nhu cầu chuẩn hóa quy trình quản trị nhân lực.
• Phần đáng tham khảo nhất: Quy trình mô hình hóa bài toán thực tế bằng hệ thống biểu đồ UML chuẩn (Chương 3), phương pháp thiết kế cấu trúc dữ liệu gồm 8 bảng thực thể liên kết và bộ câu hỏi khảo sát thực trạng công tác quản lý nhân sự trong doanh nghiệp.

---

Câu hỏi thường gặp

1. Thực trạng công tác quản lý nhân sự tại Công ty Cổ phần quốc tế ZOMA trước khi nghiên cứu diễn ra như thế nào?
Trước khi nghiên cứu, công tác quản lý nhân sự tại công ty được thực hiện hoàn toàn thủ công trên sổ sách giấy tờ kết hợp sử dụng bảng tính Excel. Các thao tác thêm, sửa, xóa hồ sơ nhân viên, theo dõi khen thưởng kỷ luật, tính lương và tìm kiếm thông tin đều làm thủ công, dẫn đến tình trạng xử lý chậm, dễ nhầm lẫn số liệu, tốn nhân lực và khó khăn khi lập báo cáo đột xuất cho ban giám đốc.

2. Kết quả khảo sát 40 nhân viên tại Công ty ZOMA về hệ thống nhân sự cũ cho thấy những số liệu cụ thể nào?
Kết quả điều tra 40 phiếu khảo sát ghi nhận: về mức độ hài lòng với hệ thống cũ, có 70% nhân viên không hài lòng, 10% đánh giá bình thường và 20% cảm thấy hài lòng. Về nhu cầu xây dựng hệ thống thông tin quản lý nhân sự mới, có 80% nhân viên cho rằng rất cần thiết, 15% cho rằng chưa cần lắm và 5% cho rằng không cần thiết.

3. Hệ thống mới phân chia quyền hạn và tác vụ cho các tác nhân như thế nào?
Hệ thống xác định hai tác nhân chính: Nhân viên nhân sự (NVNS) chịu trách nhiệm cập nhật hồ sơ nhân viên, danh mục phòng ban, hợp đồng lao động, thông tin bằng cấp và khen thưởng kỷ luật; Nhân viên kế toán (NVKT) chịu trách nhiệm cập nhật bảng lương nhân viên và lập báo cáo thông tin lương định kỳ (tháng, quý, năm) gửi Giám đốc.

4. Biểu đồ lớp của hệ thống quản lý nhân sự ZOMA gồm những thực thể nào và lớp Nhanvien chứa các thuộc tính gì?
Biểu đồ lớp bao gồm 8 lớp thực thể: Nhanvien, Bangluong, Chitietbangluong, Hopdong, Loaihopdong, Bangcap, Phongban, và Khenthuongkyluat. Trong đó, lớp Nhanvien có các thuộc tính: MaNV, TenNV, Gioitinh, SDT, Diachi, SoCMT, MaPB, MaBC, MaHD.

5. Quy mô nhân sự và doanh thu của Công ty ZOMA biến động ra sao trong giai đoạn 2016 – 2018?
Giai đoạn 2016 – 2018, nhân sự công ty tăng gấp đôi từ 20 người (năm 2016) lên 32 người (năm 2017) và đạt 40 người (năm 2018). Doanh thu công ty tăng trưởng từ 13.325.632.000 VNĐ (năm 2016) lên 19.437.326.000 VNĐ (năm 2017, tăng 45,86%) và đạt 32.266.432.000 VNĐ (năm 2018, tăng 66% so với 2017).

---

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của sinh viên Hà Thị Hạnh đã phản ánh toàn diện thực trạng công tác quản lý nhân sự thủ công nhiều bất cập tại Công ty Cổ phần quốc tế ZOMA giai đoạn 2016 – 2018. Dựa trên phương pháp luận hướng đối tượng và ngôn ngữ mô hình hóa UML, tác giả đã xây dựng hoàn chỉnh bản thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự mới với đầy đủ các đặc tả chức năng, biểu đồ ca sử dụng, cấu trúc cơ sở dữ liệu 8 lớp thực thể và các biểu đồ tương tác động. Đề tài cung cấp tài liệu kỹ thuật có giá trị thực tiễn cao, tạo tiền đề cho việc lập trình, triển khai phần mềm quản lý nhân sự nhằm nâng cao hiệu quả vận hành tại doanh nghiệp.

Trích đoạn nội dung tài liệu

Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ 1. NHỮNG KHÁI NIỆM CƠ BẢN 1.Khái niệm cơ bản về hệ thống thông tin. Hệ thống thông tin: Là một tập hợp phần cứng, phần mềm, cơ sở dữ liệu, mạng viễn thông, con người và các quy trình thủ tục khác nhằm thu thập, xử lý, lưu trữ và truyền phát thông tin trong một tổ chức, doanh nghiệp.TS Đàm Gia Mạnh(2017), Giáo trình hệ thống thông tin quản lý, Trường Đại học Thương Mại) Các thành phần của hệ thống thông tin: - Phần cứng: Là các công cụ kỹ thuật dùng để thu thập, xử lý truyền đạt thông tin. - Phần mềm: Là các chương trình của hệ thống bao gồm các phần mềm hệ thống và phần mềm ứng dụng.

- Con người: Là những người điều hành và sử dụng HTTT trong công việc hàng ngày và những người xây dựng và bảo trì HTTT. - Dữ liệu: Gồm các cơ sở dữ liệu quản lý, các mô hình thông qua các quyết định quản lý. - Mạng: Là tâp hợp các máy tính độc lập được kết nối với nhau thông qua các đường truyền vật lí và tuân theo các quy ước truyền thông nào đó. Các thành phần của HTTT được biểu diễn dưới sơ đồ sau: Sơ đồ 1.

Các thành phần của hệ thống thông tin 5 (Bài giảng môn quản trị hệ thống thông tin, Bộ môn công nghệ thông tin, Đại học Thương mại) 1. Khái niệm về hệ thống thông tin quản lý Hệ thống thông tin quản lý: Là hệ thống nhằm cung cấp các thông tin cần thiết cho sự quản lý, điều hành của một doanh nghiệp (hay nói rộng hơn là của một tổ chức). Hạt nhân của hệ thống thông tin quản lý là một cơ sở dữ liệu chứa các thông tin phản ánh tình trạng hiện thời của doanh nghiệp. Hệ thống thông tin thu thập các thông tin đến từ môi trường của doanh nghiệp, phối hợp với các thông tin có trong cơ sở dữ liệu để kết xuất các thông tin mà nhà quản lý cần, đồng thời thường xuyên cập nhật cơ sở dữ liệu để giữ cho các thông tin ở đó luôn phản ảnh đúng thực trạng hiện thời của doanh nghiệp (Nguyễn Văn Ba(2003), Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin , Trường Đại học quốc gia) 1.

MỘT SỐ LÝ THUYẾT VỀ HTTT QUẢN LÝ NHÂN SỰ 1. Lý thuyết về HTTT quản lý nhân sự và một số thuật ngữ Nhân lực được xem là “Tổng hợp các khả năng về thể lực và trí lực của con người sử dụng trong quá trình loa động sản xuất.” Các doanh nghiệp đều có các nguồn lực, bao gồm tiền bạc, vật chất, thiết bị và con người cần thiết để tạo ra hàng hóa và dịch vụ mà doanh nghiệp đưa ra thị trường. Hầu hết các doanh nghiệp đều xây dựng các thủ tục và quy trình về cung cấp nguyên vật liệu và thiết bị nhằm đảm bảo việc cung cấp đầy đủ chúng khi cần thiết. Tương tự như vậy, các doanh nghiệp cần phải quan tâm đến quy trình quản lý con người, một nguồn lực quan trọng của họ.

Quản trị nhân sự bao gồm tất cả những quyết định và hoạt động quản lý có ảnh hưởng đến mối quan hệ giữa doanh nghiệp và đội ngũ nhân viên của doanh nghiệp. Mục tiêu chủ yếu của quản trị nhân sự là nhằm đảm bảo đủ số lượng người lao động với mức trình độ và kỹ năng phù hợp, bố trí họ vào đúng công việc, và vào đúng thời điểm để đạt được các mục tiêu của doanh nghiệp. Như vậy, một câu hỏi đặt ra: Ai phụ trách quản trị nhân sự trong quản lý doanh nghiệp? Rõ ràng câu trả lời sẽ là: mọi nhà quản lý trong doanh nghiệp. Quản trị nhân sự là đảm bảo có đúng người với kỹ năng và trình độ phù hợp, vào đúng công việc và vào đúng thời điểm thích hợp để thực hiện mục tiêu của công ty.

Nhưng dù ở bất cứ xã hội nào vấn đề mấu chốt của quản trị vẫn là quản trị nhân sự. Một doanh nghiệp dù có nguồn tài chính dồi dào, nguồn tài nguyên vật tư phong phú, hệ thống máy móc thiết bị hiện đại 6 đi chăng nữa cũng sẽ trở nên vô ích, nếu không biết hoặc quản trị kém nguồn tài nguyên nhân sự. Các thành phần của hệ thống thông tin Mỗi hệ thống thông tin có 5 bộ phần chính: con người, phần cứng, phần mềm, cơ sở dữ liệu và hệ thống mạng. - Con người: Con người là chủ thể điều hành và sử dụng hệ thống thông tin.

Trong một HTTT phần cứng và phần mềm được coi là đối tượng trung tâm còn con người đóng vai trò quyết định. Nguồn lực con người ở đây được chia thành hai nhóm chính: + Người xây dựng và bảo trì hệ thống: Là nhóm người làm nhiệm vụ phân tích, lập trình, khảo sát, bảo trì. + Nhóm sử dụng hệ thống: Là các cấp quản lý, người thiết lập các mục tiêu, xác định nhiệm vụ, tạo quyết định. - Phần cứng máy tính (Computer Hardware): Gồm các thiết bị chủ yếu là thiết bị vật lý, được sử dụng trong quy trình sử lý thông tin.

Phần cứng trong HTTT là công cụ kỹ thuật để thu thập, xử lý và truyền thông tin. - Phần mềm máy tính (Computer Software): Là tập hợp các chỉ lệnh theo một trật tự nhất định nhằm điều khiển thiết bị phần cứng tự động thực hiện một công việc nào đó. Phần mềm được viết thông qua ngôn ngữ lập trình. - Cơ sở dữ liệu: Cơ sở dữ liệu là thành phần rất quan trọng của nguồn lực dữ liệu.

Cơ sở dữ liệu (Database) là một tập hợp gồm một hoặc nhiều bảng có liên quan với nhau được tổ chức và lưu trữ trên các thiết bị tin học, chịu sự quản lý của một thệ thống chương trình máy tính nhằm cung cấp thông tin cho nhiều người sử dụng khác nhau với những mục đích khác nhau. -Hệ thống mạng: là một tập hợp các máy tính và thiết bị được nối với nhau bằng các đường truyền vật lý theo một kiến trúc nào đó nhằm chia sẻ các tiềm năng của mạng. - Các thành phần của hệ thống thông tin có các mối liên hệ với nhau. Việc liên kết giữa các thiết bị trong một hệ thống thông tin bằng các dây dẫn là những mối liên hệ của hệ thống có thể nhìn thấy được.

Ngược lại, các mối liên kết phần lớn các yếu tố cấu thành nên hệ thống thông tin là không thể nhìn thấy được. Chúng được hình thành và diễn ra khi hệ thống hoạt động. Chẳng hạn, như việc lấy dữ liệu từ các cơ sở dữ 7 liệu, và việc truyền dữ liệu đi xa hàng trăm cây số, việc lưu trữ dữ liệu trên các thiết bị từ. - Các doanh nghiệp cần phải có sự đầu tư thích đáng vào cả năm nguồn lực này đặc biệt là nguồn lực con người để đảm bảo HTTT trong doanh nghiệp vận hành tốt và đáp ứng được các yêu cầu trong hoạt động sản xuất kinh doanh mình.

Quy trình xử lý dữ liệu thành thông tin trong hệ thống thông tin - Nhập dữ liệu đầu vào: là công đoạn đầu tiên trong quy trình, dữ liệu đầu vào có đầy đủ, chính xác thì việc xử lý thông tin mới có ý nghĩa. - Xử lý dữ liệu thành thông tin: là công đoạn trung tâm và có vai trò quyết định trong quy trình. - Lưu trữ dữ liệu: phục vụ cho việc xử lý và tái sử dụng trong tương lai. - Xuất thông tin đầu ra: gồm bảng biểu, số liệu, biểu đồ, các con số đánh giá (hiện trạng và quá trình kinh tế), cung cấp đến các đối tượng trong và ngoài tổ chức.

- Điều kiện hệ thống: đánh giá các phản hồi để xác định liệu hệ thống có thực hiện được mục đích của nó không, sau đó tạo nên những chỉnh sửa cần thiết đối với các thành phần nhập và xử lý của hệ thống để đảm bảo rằng kết quả đúng được thực hiện. Quy trình phân tích thiết kế HTTT Các phương pháp phân tích và thiết kế hệ thống dù được phát triển bởi nhiều tác giả khác nhau, có nhiều điểm, thuật ngữ, quy ước khác nhau, nhưng tựu trung lại các phương pháp luận này đều định ra các giai đoạn cơ bản cho quá trình phát triển dự án: a) Khảo sát hiện trạng và xác lập dự án. Qua quá trình khảo sát từ sơ bộ đến chi tiết hệ thống hiện tại ta phải có được các thông tin về hệ thống qua đó đề xuất được các phương án tối ưu để dự án mang tính khả thi cao nhất. Khảo sát thường được tiến hành qua bốn bước: - Bước 1: Khảo sát và đánh giá hiện trạng hoạt động của hệ thống cũ.

Tìm hiểu các hoạt động của hệ thống hiện tại nhằm xác định các thế mạnh và các yếu kém của nó. - Bước 2: Đề xuất mục tiêu cho hệ thống mới. Xác định phạm vi ứng dụng và các ưu, nhược điểm của hệ thống dự kiến. Cần xác định rõ lĩnh vực mà hệ thống mới sẽ làm, những thuận lợi và những khó khăn khi cải tiến hệ thống.

8 - Bước 3: Đề xuất ý tưởng cho giải pháp mới có cân nhắc tính khả thi. Phác hoạ các giải pháp thoả mãn các yêu cầu của hệ thống mới đồng thời đưa ra các đánh giá về mọi mặt (Kinh tế, xã hội, thuận tiện.) để có thể đưa ra quyết định lựa chọn cuối cùng. - Bước 4: Vạch kế hoạch cho dự án cùng với dự trù tổng quát. Xây dựng kế hoạch triển khai cho các giai đoạn tiếp theo.

Dự trù các nguồn tài nguyên (Tài chính, nhân sự, trang thiết bị.) để triển khai dự án. b) Phân tích hệ thống: Xác định chức năng nghiệp vụ là bước đầu tiên của phân tích hệ thống. Để phân tích yêu cầu thông tin của tổ chức ta phải biết được tổ chức thực hiện những nhiệm vụ, chức năng gì. Từ đó tìm ra các dữ liệu, các thông tin được sử dụng và tạo ra trong các chức năng cũng như những hạn chế, các ràng buộc đặt lên các chức năng đó.

Tất cả mọi hệ thống đều phải sử dụng một cơ sở dữ liệu của mình, đó có thể là một cơ sở dữ liệu đã có hoặc một cơ sở dữ liệu được xây dựng mới. Cũng có những hệ thống sử dụng cả cơ sở dữ liệu cũ và mới. Việc phân tích và thiết kế cơ sở dữ liệu cho một hệ thống có thể tiến hành đồng thời với việc phân tích và thiết kế hệ thống hoặc có thể tiến hành riêng. Vấn đề đặt ra là cần xây dựng một cơ sở dữ liệu giảm được tối đa sự dư thừa dữ liệu đồng thời phải dễ khôi phục và bảo trì.