Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Đề tài "Xây dựng hệ thống chuỗi cung ứng cho Công ty TNHH Con Bò Cười" được nhóm sinh viên thuộc Khoa Kinh tế và Quản trị, Trường Đại học Hoa Sen thực hiện trong học kỳ HK181 A (tháng 12/2018), dưới sự hướng dẫn của giảng viên Phạm Thái Kỳ Trung.

Bối cảnh nghiên cứu xuất phát từ thực tiễn hoạt động của Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ và Sản xuất Con Bò Cười (thành lập vào tháng 12/2018), một doanh nghiệp sở hữu cơ sở sản xuất có diện tích hơn 3.000 m² cùng 4 dây chuyền sản xuất tự động trà sữa và sữa tươi tiệt trùng đóng chai tại Lô A4, Khu Công nghiệp Quang Trung, Tỉnh lộ 826, Phường Tân Hiệp Chánh, Quận 12, Thành phố Hồ Chí Minh, với quy mô hơn 200 cán bộ công nhân viên. Trước áp lực cạnh tranh gay gắt trong ngành hàng tiêu dùng nhanh (FMCG) và nước giải khát, doanh nghiệp đối mặt với bài toán quản lý, cân bằng giữa cung và cầu, kiểm soát chất lượng nguyên vật liệu đầu vào và duy trì mối quan hệ chặt chẽ với khách hàng.

Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu của đồ án bao gồm:

  1. Phân tích hiện trạng thị trường, mô hình tổ chức doanh nghiệp và định vị sản phẩm của Công ty TNHH Con Bò Cười.
  2. Xây dựng và chuẩn hóa mô hình dòng chảy chuỗi cung ứng tổng thể từ thượng nguồn (upstream) đến hạ nguồn (downstream) theo cấu trúc 3 tầng (3 tiers).
  3. Phân tích, thiết kế các quy trình nghiệp vụ (Use Case, Diagrams) và quy trình phụ (Sub-processes) trong nội bộ doanh nghiệp.
  4. Triển khai ánh xạ (mapping) và thử nghiệm mô hình quản lý chuỗi cung ứng (SCM) kết hợp quản trị quan hệ khách hàng (E-CRM) trên nền tảng phần mềm hoạch định tài nguyên doanh nghiệp mã nguồn mở Odoo.

Đối tượng nghiên cứu là hệ thống thông tin quản lý chuỗi cung ứng và quy trình vận hành sản xuất kinh doanh tại Công ty TNHH Con Bò Cười. Phạm vi nghiên cứu tập trung vào các hoạt động vận hành, nghiên cứu phát triển, mua hàng, sản xuất, phân phối và kế toán của doanh nghiệp trong giai đoạn năm 2018, hướng đến tầm nhìn phát triển giai đoạn 2020.

Họ và tên sinh viên Mã số sinh viên Phân công nhiệm vụ Mức độ hoàn thành
Nguyễn Thanh Phong 2152950 Tìm hiểu và phát triển tính năng Odoo trên ứng dụng 100%
Lê Ngọc Hiếu 2134972 Kết luận và báo cáo, thu thập thông tin 100%
Đinh Thị Cẩm Tú 2152948 Chiến lược tổng quan, phân tích thiết kế diagrams, use case 100%

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Đồ án ứng dụng khung lý thuyết về Quản trị chuỗi cung ứng (Supply Chain Management - SCM) và Quản trị quan hệ khách hàng điện tử (E-CRM) trong doanh nghiệp sản xuất thực phẩm - đồ uống. Mô hình phân tích chuỗi cung ứng 3 bậc (3 Tiers Upstream & Downstream) được dùng để làm rõ dòng lưu chuyển nguyên vật liệu, thành phẩm và thông tin. Bên cạnh đó, khung ma trận điểm mạnh - điểm yếu - cơ hội - thách thức (SWOT) và lý thuyết phân khúc thị trường theo địa lý, nhân khẩu học, tâm lý học được vận dụng để xác định chiến lược cạnh tranh.

Các phương pháp nghiên cứu được tác giả kết hợp bao gồm:

  • Phương pháp mô tả lý thuyết: Hệ thống hóa các khái niệm, quy trình vận hành SCM, CRM và mô hình quản trị doanh nghiệp.
  • Phương pháp phân tích thị trường: Đánh giá môi trường ngành bán lẻ nước giải khát, phân tích chân dung khách hàng và thị trường mục tiêu.
  • Phương pháp phân tích, so sánh - tổng hợp: Đánh giá dòng nguyên vật liệu, xác định nhu cầu quản trị để định hình các phân hệ chức năng.
  • Phương pháp thiết kế hệ thống và mô hình hóa: Xây dựng sơ đồ tổ chức, sơ đồ phân cấp luồng cung ứng 3 Tiers, bảng ánh xạ quy trình nghiệp vụ (Mapping Process).
  • Phương pháp thực nghiệm phần mềm: Cài đặt, cấu hình, thiết lập dữ liệu mẫu và chạy thử nghiệm (demo) các quy trình thực tế trên phần mềm Odoo.

Nguồn dữ liệu của báo cáo bao gồm tài liệu nội bộ về cơ cấu tổ chức, định mức sản xuất, danh mục sản phẩm của cơ sở sản xuất Con Bò Cười, cùng số liệu thống kê dân số từ Tổng cục Dân số - Kế hoạch hóa gia đình (mật độ dân số 274 người/km²).

Thiết kế và triển khai hệ thống Odoo

Nhóm tác giả đã chuyển đổi các quy trình vận hành chuỗi cung ứng thực tế thành các luồng xử lý trên nền tảng Odoo, liên kết các phân hệ: Dự án (Project), Khảo sát (Survey), Mua hàng (Purchasing), Tồn kho (Inventory), Sản xuất (Manufacturing), Bán hàng & CRM (Sales/CRM), và Kế toán (Accounting).

Tiểu quy trình (Sub-process) Hoạt động thực tế (Activities) Phân hệ Odoo tương ứng Chức năng chi tiết trên Odoo
Nghiên cứu & Phát triển (R&D) Nghiên cứu, phân tích theo dõi thị trường; Thiết kế và phát triển mẫu sản phẩm; Đánh giá chất lượng và phản hồi người dùng. Khảo sát, Dự án Tạo dự án R&D; phân chia nhân sự theo giai đoạn; thiết kế bảng khảo sát; thu thập và phân tích kết quả phản hồi khách hàng.
Xuất nhập nguyên vật liệu (Purchasing & Warehouse) Kiểm tra lượng nguyên vật liệu; Lập kế hoạch nhập nguyên vật liệu; Liên hệ và làm việc với nhà cung cấp. Mua hàng, Tồn kho Quản lý đơn hàng mua; kiểm soát báo cáo phân tích mua hàng; thiết lập quy tắc tái cung ứng tự động; kiểm kê và điều chỉnh tồn kho NVL.
Sản xuất (Manufacturing & Warehouse) Lập kế hoạch sản xuất; Xây dựng định mức nguyên vật liệu (BOM); Quản lý tiến độ sản xuất; Báo cáo thành phẩm, phế liệu, phế phẩm. Sản xuất, Tồn kho Kiểm soát lệnh sản xuất và tháo dỡ; quản lý tiến độ lệnh sản xuất; thiết lập định mức nguyên vật liệu; nhập kho thành phẩm.
Phân phối (Distribution & Sales) Lập kế hoạch phân phối; Lập kế hoạch xuất kho thành phẩm; Chăm sóc và quản trị thông tin khách hàng. Bán hàng, CRM, Website Quản lý đơn hàng và khách hàng; xây dựng bảng giá theo phân khúc; phân tích cơ hội bán hàng và đánh giá khách hàng tiềm năng.

Quy trình demo trên hệ thống Odoo được thiết lập theo chuỗi 5 bước khép kín:

  • Bước 1: Nghiên cứu thị trường và phát triển sản phẩm: Khởi tạo dự án, thiết kế bảng khảo sát thị trường qua 4 giai đoạn trạng thái (Bản thảo, Đang thực hiện, Đã đóng, Vĩnh viễn), gửi khảo sát qua email và trích xuất báo cáo phân tích tỷ lệ lựa chọn dạng biểu đồ.
  • Bước 2: Tạo sản phẩm kinh doanh: Định nghĩa các thuộc tính sản phẩm, cấu hình biến thể (dung tích 350ml, 500ml; phân loại nguyên vị, ít béo) và lập định mức nguyên vật liệu (BOM).
  • Bước 3: Tạo đơn đặt hàng: Tiếp nhận thông tin qua phân hệ CRM/Sales, tạo báo giá, chuyển thành đơn bán hàng chính thức (Sales Order).
  • Bước 4: Sản xuất và Giao hàng: Hệ thống tự động kích hoạt lệnh sản xuất dựa trên BOM và quy tắc tồn kho, xuất kho nguyên vật liệu, theo dõi tiến độ sản xuất, hoàn thành đóng gói thành phẩm và tạo lệnh điều chuyển giao hàng.
  • Bước 5: Tạo hóa đơn và thanh toán: Phân hệ Kế toán ghi nhận hóa đơn bán hàng, kiểm soát công nợ và hoàn tất thanh toán.

Nội dung chính theo từng chương

1 Giới thiệu chung về đề tài (Nhập đề)

Chương này trình bày tổng quan về Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ và Sản xuất Con Bò Cười, thành lập vào tháng 12/2018 tại Quận 12, TP.HCM với cơ sở rộng trên 3.000 m², 4 dây chuyền tự động và hơn 200 lao động. Tầm nhìn chiến lược đến năm 2020 là mở rộng kinh doanh sang Lào, Myanmar, Campuchia và trở thành doanh nghiệp dẫn đầu thị trường trong nước. Sứ mệnh của công ty xác định khách hàng là trọng tâm, đề cao sự công bằng với nhân viên, minh bạch với đối tác và đóng góp ngân sách nhà nước. Các giá trị cốt lõi của nhân viên bao gồm: đặt khách hàng làm trọng tâm, trung thực, toàn vẹn, biết nhận trách nhiệm, hỗ trợ đồng nghiệp và hăng hái trong công việc.

2 Tổng quan tình hình thị trường

Chương 2 phân tích môi trường kinh doanh và cấu trúc tổ chức của doanh nghiệp:

  • Phân tích SWOT:
    • Điểm mạnh: Nhận diện thương hiệu tốt thông qua marketing dài hạn; hệ thống phân phối đa kênh phủ sóng toàn quốc; sản phẩm phù hợp khẩu vị người tiêu dùng Việt Nam.
    • Điểm yếu: Chi phí quảng cáo cao dễ gây rủi ro tài chính nếu thiếu chiến lược; mô hình điểm bán nhỏ gây hạn chế không gian trải nghiệm và khó tiếp cận khách hàng đi ô tô.
    • Cơ hội: Nền kinh tế phục hồi thúc đẩy sức mua ngành đồ uống/FMCG; cơ cấu dân số trẻ ưa chuộng sản phẩm mới lạ.
    • Thách thức: Sức ép cạnh tranh và nguy cơ bị thâu tóm bởi các nhà đầu tư nước ngoài thâm nhập thị trường.
  • Thị trường mục tiêu: Độ tuổi từ 18-30 (cả nam và nữ), quy mô gia đình từ hai thế hệ trở lên, thu nhập từ 3 triệu đồng/tháng, tập trung tại các đô thị và tỉnh thành trên toàn quốc (mật độ 274 người/km²). Khách hàng thuộc tầng lớp trung lưu, có lối sống hiện đại, tìm kiếm sự thư giãn và khẳng định bản thân.
  • Cơ cấu tổ chức: Bao gồm Hội đồng quản trị (Board of Directors), Ban kiểm soát (Controllers), Ban giám đốc (CEO, COO, CFO) và 8 phòng ban chức năng: Sales & Marketing, Accounting & Finance, Purchasing, Manufacturing, Warehouse, IT, HR, Planning, kèm theo các đội ngũ kỹ sư vận hành, tự động hóa, kiểm soát tồn kho và quản trị nhân tài.

3 Danh mục sản phẩm

Chương 3 chi tiết hóa danh mục đồ uống chủ lực của công ty, phân loại theo hai kích thước dung tích (Size nhỏ 350ml và Size lớn 500ml) cùng hai lựa chọn hương vị (Nguyên vị và Ít béo):

  • Milk tea (Trà sữa): Dòng sản phẩm đồ uống truyền thống có nguồn gốc từ Đài Loan.
  • Peach tea (Trà đào): Biến thể trà trái cây hướng đến đối tượng học sinh, sinh viên và nhân viên văn phòng (độ tuổi 16-40).
  • Milkshake (Sữa lắc): Đồ uống dinh dưỡng chế biến từ sữa tươi, có hàm lượng protein cao.
  • Caramel Milktea (Trà sữa caramel): Sản phẩm kết hợp giữa trà sữa và sốt caramel.

4 Quy trình sản xuất và vận hành của chuỗi cung ứng Con Bò Cười

Chương này mô tả chi tiết mô hình chuỗi cung ứng 3 bậc:

  • External supply chain (Chuỗi cung ứng bên ngoài):
    • Tier 3 (Nguyên liệu thô sơ cấp): Trang trại bò sữa, vườn trồng đào, vùng trồng mía, đồi trà, nhà cung cấp hóa chất hương liệu, nguồn khai thác nhựa và gỗ.
    • Tier 2 (Chế biến thứ cấp): Nhà máy sữa bột/sữa tươi, thương lái thu mua nông sản, nhà máy đường, công ty phụ gia thực phẩm, công ty sản xuất hạt nhựa và phôi giấy.
    • Tier 1 (Nhà cung ứng trực tiếp): Công ty sữa, nhà máy chế biến thực phẩm, công ty nông sản, nhà máy sản xuất chai nhựa và in ấn bao bì tem nhãn.
  • Internal process (Quy trình nội bộ): Gồm 4 phân đoạn chính: Nghiên cứu & Phát triển (R&D) $\rightarrow$ Xuất nhập nguyên vật liệu (Purchasing & Warehouse) $\rightarrow$ Sản xuất (Manufacturing & Warehouse) $\rightarrow$ Phân phối và Kế toán.
  • External distribution (Phân phối bên ngoài): Dòng sản phẩm qua Tier 2 (siêu thị, đại lý phân phối lớn, cửa hàng tiện lợi) và Tier 1 (đại lý bán lẻ, ki-ốt nhỏ) trước khi đến tay người tiêu dùng cuối (End Customers).

5 Áp dụng mô hình kinh doanh vào Odoo và Demo quy trình

Chương 5 trình bày bảng ánh xạ các hoạt động nội bộ vào phần mềm Odoo và tiến hành chạy thử nghiệm qua 5 bước liên hoàn từ khâu khảo sát R&D, tạo sản phẩm mẫu, lên đơn hàng bán lẻ/đại lý, tạo lệnh sản xuất định mức cho đến xuất kho và xuất hóa đơn tài chính.

6 Nhật ký triển khai phân hệ

Chương này ghi lại chi tiết các bước thiết lập cấu hình trên Odoo:

  • Phân hệ Survey (Khảo sát): Thiết lập cấu trúc trang khảo sát, quản lý câu hỏi nhiều lựa chọn (multiple answers), cài đặt tùy chọn bắt buộc, quản lý 4 trạng thái vòng đời khảo sát, cấu hình gửi thư mời khảo sát tự động và trực quan hóa dữ liệu thống kê phản hồi.
  • Phân hệ CRM & Sales: Thiết lập phễu bán hàng, lưu trữ hồ sơ liên lạc khách hàng, ghi nhận lịch sử tương tác và tạo luồng báo giá tự động.

Kết quả và đóng góp

Đồ án đã đạt được các kết quả cụ thể theo tính toán và thiết kế của nhóm tác giả:

  • Chuẩn hóa thành công mô hình chuỗi cung ứng 3 Tiers, bao quát từ khâu khai thác nguyên liệu thô sơ cấp đến mạng lưới phân phối đa tầng tại thị trường Việt Nam.
  • Thiết lập hoàn chỉnh ma trận ánh xạ quy trình nghiệp vụ vào các phân hệ cốt lõi của phần mềm ERP Odoo, chứng minh tính khả thi qua kịch bản demo 5 bước khép kín.
  • Xác định rõ các chỉ số định lượng về lợi ích khi ứng dụng hệ thống SCM và CRM vào doanh nghiệp Con Bò Cười:
    • Cải thiện thời gian chu kỳ vòng cung ứng từ 25% đến 30%.
    • Giúp doanh nghiệp đạt mức lợi nhuận cao hơn từ 4% đến 6% so với các đối thủ cạnh tranh trên thị trường.
    • Giảm thiểu đáng kể lượng hàng tồn kho và chi phí quản lý vận hành nhờ cơ chế dự báo nhu cầu đầu vào và quy tắc tái cung ứng tự động.
    • Đảm bảo độ tươi mới của nguyên liệu và thành phẩm thông qua quản lý hậu cần logistics đồng bộ.

Về mặt đóng góp thực tiễn, đề tài cung cấp một tài liệu phân tích thiết kế hệ thống hoàn chỉnh cho doanh nghiệp sản xuất - chế biến nước giải khát quy mô vừa, kết nối chặt chẽ giữa chiến lược kinh doanh và công cụ thực thi công nghệ thông tin.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Báo cáo nghiên cứu còn tồn tại một số hạn chế gắn liền với phạm vi đề tài:

  • Hệ thống mới dừng lại ở mức độ xây dựng kịch bản mô phỏng và chạy demo dữ liệu mẫu trên phần mềm Odoo, chưa tiến hành đo lường hiệu năng thực tế trên quy mô vận hành của 4 dây chuyền nhà máy.
  • Các phân hệ nâng cao như quản lý bảo trì máy móc thiết bị tự động hóa (Automation Engineering) và tích hợp sâu với sàn thương mại điện tử/kênh bán hàng tự động chưa được triển khai chi tiết trong nhật ký hệ thống.

Hướng nghiên cứu tiếp theo được đề xuất là tiếp tục mở rộng tích hợp phân hệ Kế toán tài chính chuyên sâu, cấu hình module quản lý tuyến vận tải logistics ngoài và kết nối API hệ thống ERP với chuỗi cửa hàng bán lẻ đa kênh.

Giá trị tham khảo

Đồ án là tài liệu tham khảo hữu ích cho sinh viên các chuyên ngành Hệ thống thông tin quản lý (MIS), Quản trị kinh doanh, Quản trị chuỗi cung ứng & Logistics, và Công nghệ phần mềm:

  • Phần phân tích chuỗi cung ứng 3 Tiers (Chương 4): Là mô hình trực quan chuẩn xác cho sinh viên học tập cách phân rã các lớp cung ứng thượng nguồn và hạ nguồn trong ngành F&B.
  • Bảng ánh xạ quy trình và Nhật ký Odoo (Chương 5 & 6): Cung cấp tài liệu hướng dẫn thực hành từng bước cấu hình các module Survey, CRM, Sales, Manufacturing và Inventory trên nền tảng Odoo, hỗ trợ tốt cho các đồ án môn học phân tích thiết kế hệ thống thông tin doanh nghiệp.

Câu hỏi thường gặp

1. Công ty TNHH Con Bò Cười trong đề tài có quy mô cơ sở vật chất và nhân sự như thế nào?
Doanh nghiệp được thành lập vào tháng 12/2018, sở hữu cơ sở sản xuất rộng hơn 3.000 m² tại Lô A4, Khu Công nghiệp Quang Trung, Quận 12, TP.HCM với 4 dây chuyền sản xuất tự động và hơn 200 cán bộ công nhân viên.

2. Hệ thống chuỗi cung ứng của Con Bò Cười được phân chia theo cấu trúc nào?
Hệ thống được thiết kế theo mô hình 3 bậc (3 Tiers Upstream & Downstream), gồm: Chuỗi cung ứng bên ngoài (Tier 3: nguyên liệu thô sơ cấp, Tier 2: chế biến thứ cấp, Tier 1: nhà cung ứng trực tiếp); Quy trình nội bộ (R&D, Mua hàng, Sản xuất, Kho, Kế toán); và Mạng lưới phân phối bên ngoài (Tier 2: siêu thị/tiện lợi, Tier 1: đại lý nhỏ lẻ, chuyển giao đến người tiêu dùng cuối).

3. Danh mục sản phẩm chính của doanh nghiệp gồm những loại nào và có các thuộc tính gì?
Sản phẩm gồm 4 nhóm đồ uống: Trà sữa (Milk tea), Trà đào (Peach tea), Sữa lắc (Milkshake) và Trà sữa caramel (Caramel Milktea). Mỗi nhóm được cấu hình theo 2 loại dung tích (Size nhỏ 350ml, Size lớn 500ml) và 2 thuộc tính hương vị (Nguyên vị, Ít béo).

4. Việc ứng dụng hệ thống SCM mang lại những chỉ số cải thiện định lượng nào cho doanh nghiệp?
Theo kết quả nghiên cứu trong văn bản, hệ thống SCM giúp doanh nghiệp cải thiện thời gian vòng cung ứng từ 25% đến 30%, đồng thời đạt mức lợi nhuận cao hơn đối thủ cạnh tranh từ 4% đến 6% nhờ tối ưu chi phí tồn kho và nâng cao hiệu quả quản trị quan hệ nhà cung cấp.

5. Vòng đời một bảng khảo sát (Survey) trên hệ thống Odoo của đề tài trải qua những giai đoạn nào?
Phân hệ khảo sát nghiên cứu thị trường trên Odoo được quản lý qua 4 giai đoạn trạng thái tuần tự: Bản thảo $\rightarrow$ Đang thực hiện $\rightarrow$ Đã đóng $\rightarrow$ Vĩnh viễn.

Kết luận

Báo cáo đồ án "Xây dựng hệ thống chuỗi cung ứng cho Công ty TNHH Con Bò Cười" đã hoàn thành việc phân tích hiện trạng, thiết kế chuỗi cung ứng 3 Tiers và mô hình hóa thành công các quy trình nghiệp vụ cốt lõi vào hệ thống ERP Odoo. Nghiên cứu chứng minh tính khả thi của giải pháp trong việc đồng bộ hóa dữ liệu từ khâu R&D, thu mua, sản xuất đến phân phối và quản trị quan hệ khách hàng. Đề tài đóng góp một kịch bản ứng dụng CNTT hoàn chỉnh, mang lại giá trị tham khảo thiết thực cho công tác đào tạo và triển khai hệ thống thông tin chuỗi cung ứng trong ngành sản xuất đồ uống.