LỜI MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài Trong bối cảnh Việt Nam đang từng bước tăng trưởng, phát triển kinh tế và từng bước hội nhập kinh tế toàn cầu một cách sâu rộng, những cơ hội đồng thời cũng là thách thức mở ra trước mắt các doanh nghiệp Việt Nam không hề nhỏ. Sức ép cạnh tranh đến từ các doanh nghiệp nước ngoài quá lớn, các doanh nghiệp Việt Nam có thể không giành được ưu thế ngay trên sân nhà nếu không tự thay đổi để thích nghi với bối cảnh hiện tại, đòi hỏi mỗi doanh nghiệp trong nước cần phải tạo dựng vị thế cạnh tranh. Để có được điều này, doanh nghiệp cần phải có năng lực tổng thể đảm bảo các hoạt động sản xuất kinh doanh tốt nhất, đặc biệt trong bối cảnh nền kinh tế tri thức và bùng nổ công nghệ thông tin hiện nay.
Do đó, nhu cầu tất yếu và cần thiết có một giải pháp tích hợp công nghệ thông tin hoàn thiện, ứng dụng quản lý tổng thể mọi nguồn lực hiện tại để doanh nghiệp có thể sử dụng và phối hợp một cách hiệu quả nhất các nguồn lực đó phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của mình. Việc chuẩn hóa quy trình quản lý của một doanh nghiệp là rất quan trọng, từ kiểm soát việc cung ứng nguyên liệu đầu vào, định mức sản xuất,mức độ tiêu hao trong quá trình sản xuất, tính giá thành sản phẩm, cho đến việc xuất kho bán hàng, doanh thu từng mặt hàng, báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh theo kỳ đòi hỏi có sự chính xác, nhanh chóng. Từ những năm 2000 trở lại đây, cùng với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin, giải pháp dịch vụ ERP (Enterprise Resources Planning – hoạch định nguồn lực doanh nghiệp) đã được các doanh nghiệp Việt Nam tiếp cận và đầu tư thích đáng do những lợi ích mà ERP có thể đem lại. Hiểu một cách đơn giản, ERP là hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp, là giải pháp công nghệ thông tin có khả năng tích hợp toàn bộ ứng dụng quản lí sản xuất kinh doanh vào một hệ thống duy nhất, tự động hoá các quy trình quản lý, giúp doanh nghiệp có thể quản lý các hoạt động quan trọng như: kế toán, phân tích tài chính, quản lý mua hàng, quản lý tồn kho, hoạch định và quản lý sản xuất, quản lý quan hệ với khách hàng, quản lý nhân sự, theo dõi đơn hàng, quản lý bán hàng, v…v…Hệ thống ERP mang tới một phong cách quản 2 lý hoàn toàn mới khi kết hợp giữa công nghệ thông tin với các nghiệp vụ quản lý và điều hành hoạt động sản xuất một cách hiệu quả, chính xác và nhanh chóng.
Nhận thức được tính tất yếu của việc ứng dụng ERP vào công tác quản lý theo tiêu chuẩn quốc tế, Tập đoàn điện lực Việt Nam (EVN) sau một thời gian chuẩn bị các điều kiện hạ tầng, tổ chức nhân sự, đã đưa vào triển khai dự án xây dựng hệ thống thông tin quản lý tài chính và vật tư hàng hóa tích hợp. Việc triển khai ERP của EVN đã được chính thức khởi động vào tháng 6/2008 với tên gọi “Dự án FMIS/MMIS” và chính thức nghiệm thu dự án, kết thúc giai đoạn một “Triển khai thí điểm 32 đơn vị đầu tiên” vào tháng 8/2015. Tuy nhiên, bên cạnh những lợi ích đạt được, việc ứng dụng hệ thống ERP vào 32 đơn vị thí điểm đã và đang gặp phải nhiềukhó khăn, những vấn đề bất cập xuất phát từ nhiều khía cạnh, trong đó từ chính nhân tố nội bộ đơn vị. EVN đã kết thúc việc triển khai thí điểm hệ thống ERP tại 32 đơn vị, tuy nhiên tiến độ của giai đoạn này có độ trễ lên tới 10 tháng nhưng chưa có một nghiên cứu nào đánh giá cụ thể về tiến độ dự án ERP trong giai đoạn một và những nguyên nhân về việc chậm tiến độ này.
Trong khi, EVN tiến hành đã và đang bắt đầu chuẩn bị đưa dự án chuyển sang giai đoạn nhân rộng 300 đơn vị. Để tránh tình trạng trượt tiến độ như giai đoạn thí điểm, đồng thời đảm bảo khả năng thành công cho giai đoạn nhân rộng, cùng với kiến thức và kinh nghiệm là tư vấn triển khai ERP cho dự án EVN giai đoạn đầu. Do đó, việc đánh giá thực trạng triển khai hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) vào công tác quản lý của Tập đoàn điện lực Việt Nam trong giai đoạn thí điểm có vai trò quan trọng nhằm quyết định xem có nên tiếp tục triển khai mở rộng hệ thống này trong toàn EVN hay không và làm thể nào đề triển khai hiệu quả hơn trong giai đoạn hai “Giai đoạn triển khai nhân rộng cho 300 đơn vị trực thuộc EVN, đồng thời hiệu chỉnh hệ thống phần tài chính kế toán đã triển khai thí điểm cho 32 đơn vị theo Thông tư 200 của Bộ Tài chính”. Bên cạnh đó, đứng trên góc độ bản thân là một tư vấn triển khai nghiệp vụ ERP, tôi chọn đề tài “Triển khai hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) vào công tác quản lý của Tập đoàn điện lực Việt Nam (EVN).”cho luận văn tốt nghiệp của mình.
Tổng quan nghiên cứu 2.1 Các tài liệu nghiên cứu có liên quan Nội dung về đề tài ứng dụng hệ thống ERP vào công tác quản lý của doanh nghiệp Việt Nam nói chung và Tập đoàn điện lực Việt Nam nói riêng là một đề tài còn khá mới, không có nhiều nghiên cứu trước đó về vấn đề này. Tuy nhiên, một số tài liệu nghiên cứu điển hình mà tác giả vận dụng, kế thừa vào trong luận văn của mình được tổng quan sau đây. Tổng quan về đánh giá tiến độ dự án Giáo trình “Quản lý dự án” của PGS.TS Từ Quang Phương làm chủ biên, được nhà xuất bản Đại học kinh tế quốc dân phát hành, tái bản lần thứ 6 vào năm 2014. Trong giáo trình này, nhóm tác giả đã trình bày tổng quan về quản lý dự án đầu tư là gồm những vấn đề nào; đặc biệt là nội dungliên quan đến đánh giá dự án.
Do dự án triển khai hệ thống ERP của EVN mới kết thúc ở giai đoạn thí điểm nên hình thức đánh giá dự án sẽ được tác giả sử dụng là lý thuyết về đánh giá giữa kỳ. Tác giả xin được phép sử dụng lý thuyết về đánh giá dự án, đặc biệt là hình thức đánh giá giữa kỳ trong giáo trình để làm cơ sở lý thuyết để đánh giá dự án ERP là như thế nào trong luận văn này. Tổng quan về hệ thống ERP Cuốn sách “Enterprise Resource Planning” của tác giả Alexis Leon, được nhà xuất bản Tata McGraw – Hill phát hành từ những năm 2000 đến nay có nhiều lần tái bản thay đổi phù hợp với việc triển khai ERP hiện tại. Trong tác phẩm này, tác giả đã viết rất rõ để người đọc có thể hiểu được một cách tương đối đầy đủ về mọi khía cạnh của ERP.
Các nội dung chính trong cuốn sách này bao gồm: tổng quan về ERP như khái niệm, tại sao thị trường ERP ngày nay lại phát triển, lợi ích của việc triển khai ERP; tại sao doanh nghiệp lại triển khai ERP; ERP và các công nghệ liên quan, cấu trúc của một hệ thống ERP; quy trình triển khai một dự án ERP; thị trường triển khai ERP và định hướng tương lai của ERP. Cuốn sách này là nguồn cung cấp chính khung lý thuyết, là tác phẩm để tác giả có thể kế thừa và trình bày một cách tương đối đầy đủ và chi tiết hệ thống hoạch định nguồn lực cho doanh nghiệp (ERP). 4 Luận án tiến sĩ “Xác định và kiểm soát các nhân tố ảnh hưởng chất lượng thông tin quản lý trong môi trường ứng dụng hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) tại các doanh nghiệp Việt Nam.” của tác giả Nguyễn Thị Bích Liên, trường Đại học kinh tế Thành phố Hồ Chí Minh. Luận án này đã phân tích rất chi tiết các nhân tố ảnh hưởng đến việc triển khai ERP trong doanh nghiệp Việt Nam và ảnh hưởng đến chất lượng thông tin quản lý như thế nào.
Từ luận án trên tác giả có thể rút ra được các nhân tố ảnh hưởng đến triển khai ERP trong doanh nghiệp, để từ đó có thể phân tích từng nhân tố cụ thể vào triển khai ERP vào Tập đoàn điện lực Việt Nam (EVN).2 Xác định khoảng trống nghiên cứu Như vậy, toàn bộ những tài liệu mà tác giả nêu chủ yếu mang tính chất nghiên cứu chung về triển khai ERP trong doanh nghiệp Việt Nam. Các nghiên cứu này đóng vai trò quan trọng trong việc hệ thống hóa những vấn đề lý luận cơ bản về hệ thống ERP và quy trình triển khai hệ thống ERP. Cũng có nghiên cứu đưa ra lý thuyết và tiêu chí đánh giá thực hiện dự án giữa kỳ nói chung. Tuy nhiên, hiện tại ERP là vấn đề còn rất mới mẻ, nên hiện chưa có một nghiên cứu nào đánh giá về hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) vào công tác quản lý của bất kỳ doanh nghiệp nào nói chung và Tập đoàn điện lực Việt Nam (EVN) nói riêng.
Hiện nay mới chỉ có nghiên cứu của tác giả Nguyễn Thị Bích Liên về lĩnh vực này. Tuy nhiên, phạm vi nghiên cứu của tác giả là đối với các doanh nghiệp Việt Nam và nội dung nghiên cứu không phải là đánh giá các bước trong quy trình triển khai ERP mà là các nhân tố ảnh hưởng chất lượng thông tin quản lý trong môi trường ứng dụng hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp. Việc đánh giá quá trình triển khai ERP trong giai đoạn thí điểm của EVN là đánh giá giữa kỳ, tuy lý thuyết về đánh giá giữa kỳ đã có nhưng đánh giá dự án ERP có những đặc trưng khác biệt, đặc biệt là trong trường hợp triển khai trên phạm vi rộng, quy mô doanh nghiệp lớn, công việc, quy trình phức tạp như Tập đoàn điện lực Việt Nam nên việc nghiên cứu “Triển khai hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) vào công tác quản lý của Tập đoàn điện lực Việt Nam 5 (EVN)”là hoàn toàn cần thiết và hoàn toàn không trùng lặp với các công trình nghiên cứu khác. Nghiên cứu này nhằm trả lời các câu hỏi nghiên cứu sau: Quy trình triển khai hệ thống ERP? Tiêu chí và phương pháp đánh giá triển khai dự án ERP như thế nào? Các điều kiện cần và đủ để có thể triển khai thành công ERP trong doanh nghiệp là gì? Đánh giá quá trình triển khai hệ thống ERP vào EVN giai đoạn thí điểm cụ thể như thế nào? Có những hạn chế gì? Nguyên nhân của những hạn chế là gì?