phần mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo và phần phụ lục, luận văn c 3 chƣơng: - Chƣơng 1: Cơ sở l luận và tổng quan về một số thƣ viện tỉnh, thành phố khu vực đồng bằng sông Cửu ong - Chƣơng 2: Thực trạng tổ chức sự kiện tại một số thƣ viện tỉnh, thành phố khu vực đồng bằng sông Cửu ong - Chƣơng 3: Giải pháp nâng cao hiệu quả tổ chức sự kiện tại một số thƣ viện tỉnh, thành phố khu vực đồng bằng sông Cửu ong 12 CHƢƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ TỔNG QUAN VỀ MỘT SỐ THƢ VIỆN TỈNH, THÀNH PHỐ KHU VỰC ĐỒNG BẰNG SÔNG CỬU LONG 1. Lý luận chung về tổ chức sự kiện 1. Các khái niệm * Sự kiện Theo T điển tiếng Việt: Sự kiện là sự việc c nghĩa, ít nhiều quan trọng đã xảy ra. Sự kiện là sự việc xảy ra ở mọi lĩnh vực, bất kỳ thời điểm trong cuộc sống của con ngƣời.
Sự kiện có thể xảy ra một cách tự nhiên hay do thiên nhiên (chiến tranh thế giới, thiên tai, bão lụt ) ho c do cá nhân hay tổ chức gây ra (tham nhũng, lễ khai trƣơng, k niệm ). Tuỳ theo tính chất mà sự kiện có quy mô lớn (cả tỉnh, cả nƣớc, đƣợc tất cả các báo, đài, phƣơng tiện truyền thông quay và đƣa tin) hay quy mô nhỏ gồm nh ng hoạt động thƣờng ngày mang nghĩa cá nhân, gia đình ho c cộng đồng hẹp trong đời sống xã hội nhƣ đám cƣới, sinh nhật Sự kiện có thể đem lại nhiều lợi ích nhƣng cũng c khi mang đến nhiều tác hại, có thể mang đến danh tiếng cho cá nhân hay tổ chức, nhƣng cũng c sự kiện s để lại tiếng xấu cho đến ngàn đời sau. Sự kiện thƣờng diễn ra trong một thời gian và không gian nhất định, có tác động tích cực ho c tiêu cực đối với cá nhân ho c tổ chức trong cộng đồngnên có rất nhiều ngƣời tham gia, có nh ng sự kiện càng đông ngƣời tham dự thì sự kiện s càng thành công và ngƣợc lại. Trong các hoạt động xã hội, sự kiện có thể xảy ra ở lĩnh vực kinh doanh, thƣơng mại, giải trí, thể thao, hội thảo, hội nghị, các tr chơi cộng đồng hay lễ hội, phong tục - tập quán Sự kiện là hoạt động đƣợc lên kế hoạch của cá nhân, tổ chức thu hút sự chú để tạo điều kiện tiếp cận công chúng nhằm đạt đƣợc nh ng mục tiêu nhất định,[14].
13 Tóm lại, có thể hiểu một cách đơn giản: “Sự kiện là những sự việc, hoạt động trong xã hội, diễn ra tại một địa điểm và thời gian nhất định nhằm quảng bá, truyền đạt thông điệp và thu hút các đối tượng phù hợp tham gia”. * “Sự kiện” trong hoạt động thông tin - thƣ viện: Trong lĩnh vực thông tin - thƣ viện, sự kiện là hoạt động do các cơ quan thông tin - thƣ viện tổ chức trong nh ng dịp đ c biệt, lễ k niệm hay sự kiện đột xuất. Để quảng bá đến ngƣời sử dụng, nh ng ngƣời quản l các cơ quan thông tin - thƣ viện, trực tiếp là cán bộ thƣ viện phải xác định đƣợc mục đích của sự kiện, hình thức tổ chức, thông điệp, thời gian, địa điểm, đối tƣợng tham dự T đ các cơ quan thông tin - thƣ viện chu n bị và lựa chọn cách thức tổ chức cho phù hợp, kết nối với ngƣời sử dụng để sự kiện đƣợc tổ chức thành công, thu hút nhiều ngƣời sử dụng tham gia giúp sự nghiệp thƣ viện phát triển, nâng cao nghiệp vụ cho cán bộ thƣ viện tạo bƣớc đột phá trong phát triển các sản ph m và dịch vụ mới của thƣ viện. Tóm lại, “Sự kiện trong hoạt động thông tin - thư viện là các hoạt động được tổ chức có mục đích, không diễn ra thường xuyên, để kết nối và thu hút người sử dụng đến thư viện”.
Thông qua ngƣời sử dụng, cán bộ thƣ viện s có nh ng thông tin, phát triển nhiều sản ph m và dịch vụ mới, nâng cao kỹ năng trong phục vụ đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của ngƣời sử dụng. *Tổ chức sự kiện Tổ chức sự kiện là thực hiện các công việc cho sự kiện diễn ra, t khi ý tƣởng đƣợc hình thành cho đến khi kết thúc. Tổ chức sự kiện gồm các hoạt động nhƣ lên kế hoạch về nội dung,ngân sách, nhân sự, triển khai, kiểm soát các hoạt động diễn ra đ ng theo quy trình trong một thời gian, không gian cụ thể để truyền đạt thông điệp đến một đối tƣợng nhất định.Tùy vào g c độ nhìn nhận, có thể hiểu tổ chức sự kiện theo nhiều cách khác nhau. Theo quan điểm nh ng ngƣời làm marketing thì tổ chức sự kiện là công cụ h u ích, hiệu quả gi p thƣơng hiệu đƣợc giao tiếp” với khách hàng một cách nhanh chóng, chính xác.
14 Tổ chức sự kiện là một quá trình bao gồm sự kết hợp các hoạt động với các tƣ liệu lao động cùng với việc sử dụng máy móc thiết bị, công cụ lao động thực hiện các dịch vụ đảm bảo toàn bộ các công việc chu n bị và các hoạt động sự kiện cụ thể nào đ trong một thời gian và không gian cụ thể nhằm chuyển tới đối tƣợng tham dự sự kiện nh ng thông điệp truyền thông theo yêu cầu của chủ sở h u sự kiện và thỏa mãn nhu cầu của khách tham dự sự kiện”, [27]. Đây là khái niệm tổ chức sự kiện có tính khái quát với các công đoạn để tổ chức một sự kiện, trong trƣờng hợp này tổ chức sự kiện chỉ áp dụng cho hoạt động kinh tế, gi a chủ sở h u sự kiện” và khách tham dự sự kiện”. Tổ chức sự kiện là một hoạt động tổng hợp t nhiều ngành, nhiều lĩnh vực với các loại hình nghệ thuật t tổ chức, quản l cho đến khi thực hiện và tổng kết sự kiện. Vì vậy, đối với ngƣời làm tổ chức sự kiện đ i hỏi phải có kiến thức, sự hiểu biết rộng, có khả năng tƣ duy, phán đoán và tổng hợp giỏi, khả năng điều hành, tổ chức và chỉ đạo thực hiện chƣơng trình.
Ngƣời làm sự kiện nếu đƣợc đào tạo qua lớp tổ chức sự kiện thì công việc s khoa học và chuyên nghiệp hơn. Dƣới góc nhìn quản l văn hoá Tổ chức sự kiện” chính là thực hiện công tác quản l Nhà nƣớc về văn hoá. Thể hiện thông qua việc sử dụng các công cụ quản l nhƣ chính sách, pháp luật, bộ máy và các nguồn lực khác để kiểm soát hay can thiệp vào các hoạt động sự kiện, nhằm duy trì hệ thống chính sách và pháp luật hiện hành có liên quan do Nhà nƣớc ban hành,[15]. Tóm lại, có thể khái niệm “Tổ chức sự kiện là quá trình xác định mục đích của sự kiện để chọn ý tưởng, lập kế hoạch chi tiết, triển khai thực hiện, tổng kết, rút kinh nghiệm trong quá trình tổ chức để lần sau tổ chức tốt hơn”.
* “Tổ chức sự kiện” trong hoạt động thông tin - thƣ viện: Dựa vào nh ng đ c trƣng riêng của sự kiện trong hoạt động thƣ viện Tổ chức sự kiện trong hoạt động thƣ viện là một quá trình kết hợp các nguồn lực trong và ngoài thƣ viện để lên tƣởng, lập kế hoạch, triển khai thực hiện, báo cáo vàđánh giá kết quả thực hiện sự kiện hƣớng tới đối tƣợng là ngƣời sử dụng thƣ viện, nh ng ngƣời đang hoạt động trong lĩnh vực thông tin - thƣ viện ho c nh ng ngƣời quan 15 tâm tới lĩnh vực này để truyền tải thông tin, tri thức ho c thông điệp, nhằm kết nối ngƣời sử dụng và nâng cao nghiệp vụ cho cán bộ thƣ viện”, [48]. Điều này cho thấy, trong các cơ quan thông tin - thƣ viện, tổ chức sự kiện là một chuỗi hoạt động đƣợc tiến hành thông qua sự kết hợp gi a các nguồn lực con ngƣời (cán bộ thƣ viện) và vật lực của thƣ viện nhằm tổ chức sự kiện cụ thể tại thƣ viện trong một thời gian nhất định nhằm hƣớng tới đối tƣợng ngƣời sử dụng với các mục đích khác nhau. Tổ chức sự kiện bắt đầu t việc xác định tƣởng sự kiện, lập kế hoạch, thực hiện, kiểm tra và đánh giá, tổ chức sự kiện có vai trò quan trọng giúp thƣ viện nâng cao hiệu quả hoạt động, khuyến khích đội ngũ nhân viên thƣ viện tiếp cận và truyền cảm hứng cho ngƣời sử dụng, tăng cƣờng khả năng hợp tác, duy trì và nâng cao vị thế của thƣ viện trong cộng đồng thƣ viện phục vụ. Tổ chức sự kiện trong hoạt động thông tin - thƣ viện phải luôn đổi mới, sáng tạo, không rập khuôn, tạo không gian và địa điểm tổ chức phù hợp cho đối tƣợng mình muốn truyền đạt về nh ng nội dung phù hợp nhằm phục vụ đáp ứng nhu ngƣời sử dụng và nâng cao hình ảnh hoạt động của thƣ viện.
Có rất ít công trình nghiên cứu đƣa ra khái niệm về tổ chức sự kiện trong hoạt động thƣ viện, đa số các công trình nghiên cứu đều đang mƣợn nh ng khái niệm tổ chức sự kiện của Marketing, kinh tế, quan hệ công chúng. Dựa vào nh ng hoạt động thực tế tại thƣ viện, có thể định nghĩa khái quát: “Tổ chức sự kiện trong hoạt động thông tin - thư viện là việc tổ chức các hoạt động liên quan đến thư viện trên cơ sở những ý tưởng của quá trình kết hợp các nguồn lực bên trong và bên ngoài thư viện để lập kế hoạch, triển khai thực hiện, báo cáo và đánh giá kết quả thực hiện trong thời gian cụ thể, hướng đến người sử dụng với mục đích khác nhau”. Thông qua tổ chức sự kiện, các cơ quan thông tin - thƣ viện quảng bá hình ảnh, thƣơng hiệu cũng nhƣ các sản ph m và dịch vụ, kích thích nhu cầu ngƣời sử dụng, lôi cuốn họ tham gia và tạo điều kiện cho cán bộ thƣ viện nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ. Vai trò của tổ chức sự kiện: 16 Tổ chức sự kiện g p phần nâng cao hiệu quả hoạt động của các cơ quan thông tin - thƣ viện.
Cụ thể là : - Quảng bá hình ảnh và xây dựng thƣơng hiệu - Tạo sự liên kếtvới ngƣời sử dụng và phát triển các mối quan hệ - Phát triển các sản ph m và dịch vụ mới - Tạo cơ hội phát triển và nâng cao kỹ năng, chuyên môn nghiệp vụ * Quảng bá hình ảnh và xây dựng thƣơng hiệu Xây dựng thƣơng hiệu để kh ng định và phát triển bền v ng, lâu dài của đơn vị.Ngày nay, thƣơng hiệu đã trở thành vấn đề quan trọng không chỉ với các doanh nghiệp, khách hàng mà c n đối với cả cơ quan nhà nƣớc.