Tổng quan nghiên cứu

Trong bối cảnh xã hội hiện đại với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin và truyền thông, các thư viện công cộng đang đối mặt với thách thức trong việc thu hút và giữ chân người sử dụng. Theo ước tính, tại khu vực Đồng bằng sông Cửu Long (ĐBSCL), các thư viện tỉnh, thành phố đã tổ chức hàng trăm sự kiện nhằm quảng bá sản phẩm và dịch vụ thông tin, tuy nhiên hiệu quả chưa đạt kỳ vọng do nhiều nguyên nhân khách quan và chủ quan. Vấn đề nghiên cứu tập trung vào việc tổ chức sự kiện tại một số thư viện tỉnh, thành phố trong khu vực ĐBSCL nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động, thu hút người sử dụng và phát triển các sản phẩm, dịch vụ mới.

Mục tiêu nghiên cứu là phân tích thực trạng tổ chức sự kiện tại bốn thư viện tiêu biểu gồm Thư viện Nguyễn Đình Chiểu (Bến Tre), Thư viện Thành phố Cần Thơ, Thư viện tỉnh Đồng Tháp và Thư viện tỉnh Hậu Giang trong giai đoạn 2017-2019, từ đó đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả tổ chức sự kiện. Nghiên cứu có phạm vi không gian tại bốn thư viện trên và thời gian khảo sát trong ba năm liên tiếp, nhằm đánh giá toàn diện các hoạt động sự kiện và truyền thông đi kèm.

Ý nghĩa của nghiên cứu được thể hiện qua việc cung cấp cơ sở khoa học và thực tiễn cho các thư viện công cộng trong việc tổ chức sự kiện, góp phần xây dựng thương hiệu, tăng cường mối quan hệ với người sử dụng, đồng thời nâng cao năng lực chuyên môn cho đội ngũ cán bộ thư viện. Các chỉ số như số lượng sự kiện tăng trung bình 10-15% mỗi năm, tỷ lệ người sử dụng tham gia sự kiện đạt khoảng 16-20% cho thấy tiềm năng phát triển của hoạt động này trong khu vực.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Nghiên cứu dựa trên hai khung lý thuyết chính: lý thuyết tổ chức sự kiện và lý thuyết truyền thông trong hoạt động thư viện. Lý thuyết tổ chức sự kiện được hiểu là quá trình từ ý tưởng, lập kế hoạch, triển khai đến tổng kết và rút kinh nghiệm nhằm truyền tải thông điệp đến đối tượng mục tiêu trong một không gian và thời gian xác định. Trong lĩnh vực thư viện, sự kiện được định nghĩa là các hoạt động có mục đích không thường xuyên nhằm kết nối và thu hút người sử dụng, quảng bá sản phẩm và dịch vụ thông tin.

Các khái niệm chính bao gồm:

  • Sự kiện: Hoạt động có ý nghĩa xã hội, diễn ra tại thời điểm và địa điểm cụ thể, nhằm quảng bá và truyền đạt thông điệp.
  • Tổ chức sự kiện trong thư viện: Quá trình kết hợp nguồn lực nội bộ và bên ngoài để lập kế hoạch, thực hiện và đánh giá sự kiện hướng tới người sử dụng.
  • Truyền thông sự kiện: Bao gồm truyền thông trước, trong và sau sự kiện nhằm thu hút và duy trì sự quan tâm của cộng đồng.

Ngoài ra, nghiên cứu áp dụng mô hình quy trình tổ chức sự kiện gồm bốn bước: ý tưởng, lập kế hoạch, tổ chức thực hiện và tổng kết rút kinh nghiệm. Các nguyên tắc cơ bản được tuân thủ gồm xác định mục tiêu rõ ràng, lựa chọn đúng đối tượng tham dự, thông điệp phù hợp, kế hoạch chi tiết, nguồn nhân lực chất lượng và đảm bảo kinh phí.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng phương pháp hỗn hợp kết hợp phân tích tài liệu, điều tra xã hội học, quan sát và phỏng vấn sâu. Cỡ mẫu khảo sát là 400 phiếu điều tra ngẫu nhiên tại bốn thư viện, thu về 396 phiếu, trong đó 388 phiếu hợp lệ, đảm bảo tính đại diện và độ tin cậy cao. Phương pháp chọn mẫu ngẫu nhiên nhằm thu thập ý kiến đa dạng từ người sử dụng.

Phương pháp phân tích dữ liệu bao gồm thống kê mô tả, so sánh tỷ lệ phần trăm và phân tích định tính từ phỏng vấn lãnh đạo, cán bộ thư viện và người sử dụng. Timeline nghiên cứu kéo dài từ năm 2017 đến 2019, tập trung đánh giá các hoạt động tổ chức sự kiện và truyền thông tại các thư viện khảo sát.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

  1. Số lượng và loại hình sự kiện tăng đều qua các năm:

    • Tuyên truyền, trưng bày, triển lãm sách tại các thư viện tăng từ 20 đến 34 cuộc mỗi năm.
    • Số cuộc phục vụ lưu động tăng từ 18 đến 33 cuộc, trong đó Thư viện Đồng Tháp có số lượng cao nhất với 30-33 cuộc/năm.
    • Hội thảo chuyên đề được tổ chức 9 lần trong 3 năm, tập trung vào các chủ đề phát triển văn hóa đọc và ứng dụng công nghệ thông tin.

  2. Mức độ tham gia và đánh giá của người sử dụng:

    • Khoảng 16.45% người sử dụng tham gia Ngày sách Việt Nam, trong đó Thư viện Bến Tre đạt tỷ lệ cao nhất 20.45%.
    • 59% người sử dụng đánh giá các sự kiện có ý nghĩa, 22.33% cho rằng sự kiện hấp dẫn và thiết thực.
    • 8.59% người sử dụng tham gia các cuộc thi do thư viện tổ chức, với nhu cầu tham gia các cuộc thi trong tương lai đạt 47%.

  3. Hoạt động truyền thông sự kiện được chú trọng:

    • Truyền thông trước sự kiện sử dụng đa dạng kênh như pa nô, tờ rơi, website, mạng xã hội và truyền hình địa phương.
    • Truyền thông trong sự kiện áp dụng live stream, truyền thanh và truyền hình trực tiếp để tăng cường lan tỏa.
    • Truyền thông sau sự kiện nhằm nhắc nhớ và kích thích sự quan tâm của cộng đồng.

  4. Đội ngũ cán bộ và nguồn lực thư viện:

    • Số lượng cán bộ thư viện dao động từ 12 đến 40 người, trình độ chuyên môn từ cao đẳng trở lên.
    • Vốn tài liệu phong phú với hơn 100.000 bản sách và hàng trăm loại báo, tạp chí, cùng các tài liệu số hóa phục vụ người sử dụng.

Thảo luận kết quả

Kết quả cho thấy các thư viện tỉnh, thành phố khu vực ĐBSCL đã tổ chức đa dạng các loại hình sự kiện nhằm quảng bá sản phẩm, dịch vụ và thu hút người sử dụng. Sự gia tăng số lượng sự kiện và mức độ tham gia phản ánh nỗ lực cải tiến hoạt động tổ chức sự kiện. Tuy nhiên, tỷ lệ người sử dụng tham gia sự kiện còn khiêm tốn so với tổng số người dùng thư viện, cho thấy cần tăng cường truyền thông và đổi mới hình thức tổ chức.

So sánh với các nghiên cứu trong lĩnh vực thư viện tại các thành phố lớn như Hà Nội và TP. Hồ Chí Minh, các thư viện ĐBSCL còn hạn chế về quy mô và sự phối hợp liên ngành trong tổ chức sự kiện. Việc tổ chức các hội thảo chuyên đề và cuộc thi dành cho người khuyết tật, phạm nhân là điểm sáng, góp phần mở rộng đối tượng phục vụ và nâng cao trách nhiệm xã hội của thư viện.

Dữ liệu có thể được trình bày qua biểu đồ thể hiện số lượng sự kiện theo năm, tỷ lệ người tham gia các loại hình sự kiện, và bảng so sánh mức độ đánh giá của người sử dụng về chất lượng sự kiện. Điều này giúp minh họa rõ nét hiệu quả và xu hướng phát triển hoạt động tổ chức sự kiện tại các thư viện.

Đề xuất và khuyến nghị

  1. Tăng cường truyền thông đa kênh và sáng tạo nội dung

    • Áp dụng các hình thức truyền thông hiện đại như livestream, video giới thiệu sự kiện trên mạng xã hội.
    • Mục tiêu tăng tỷ lệ người tham gia sự kiện lên ít nhất 30% trong vòng 2 năm.
    • Chủ thể thực hiện: Ban truyền thông thư viện phối hợp với các đơn vị truyền thông địa phương.

  2. Đa dạng hóa loại hình sự kiện và mở rộng đối tượng tham gia

    • Phát triển thêm các câu lạc bộ, tọa đàm chuyên đề phù hợp với nhiều nhóm đối tượng, đặc biệt là thanh thiếu niên và người khuyết tật.
    • Mục tiêu tổ chức ít nhất 10 câu lạc bộ hoạt động thường xuyên trong 3 năm tới.
    • Chủ thể thực hiện: Ban tổ chức sự kiện thư viện phối hợp với các tổ chức xã hội.

  3. Nâng cao năng lực đội ngũ cán bộ thư viện

    • Tổ chức các lớp tập huấn kỹ năng tổ chức sự kiện, truyền thông và kỹ năng mềm cho cán bộ thư viện.
    • Mục tiêu 100% cán bộ thư viện được đào tạo chuyên sâu trong vòng 1 năm.
    • Chủ thể thực hiện: Ban giám đốc thư viện phối hợp với các trung tâm đào tạo chuyên ngành.

  4. Hoàn thiện quy trình tổ chức sự kiện và quản lý kinh phí

    • Xây dựng quy trình chuẩn hóa từ khâu lập kế hoạch đến tổng kết, rút kinh nghiệm.
    • Dự trù kinh phí chi tiết, đảm bảo hiệu quả sử dụng ngân sách, tránh lãng phí.
    • Mục tiêu giảm thiểu chi phí phát sinh không cần thiết xuống dưới 10% tổng ngân sách sự kiện.
    • Chủ thể thực hiện: Ban quản lý thư viện và phòng tài chính kế toán.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  1. Lãnh đạo và cán bộ thư viện công cộng

    • Hưởng lợi từ các giải pháp nâng cao hiệu quả tổ chức sự kiện, phát triển sản phẩm dịch vụ, tăng cường mối quan hệ với người sử dụng.

  2. Nhà quản lý văn hóa và thông tin địa phương

    • Áp dụng các đề xuất để xây dựng chính sách hỗ trợ hoạt động thư viện, phát triển văn hóa đọc trong cộng đồng.

  3. Giảng viên và sinh viên ngành Thông tin - Thư viện

    • Tài liệu tham khảo quý giá cho nghiên cứu, học tập về tổ chức sự kiện và truyền thông trong thư viện.

  4. Các tổ chức xã hội và doanh nghiệp tài trợ

    • Hiểu rõ vai trò và tiềm năng hợp tác với thư viện trong các hoạt động sự kiện, góp phần phát triển cộng đồng.

Câu hỏi thường gặp

  1. Tổ chức sự kiện trong thư viện có vai trò gì quan trọng?
    Tổ chức sự kiện giúp quảng bá hình ảnh, xây dựng thương hiệu thư viện, thu hút người sử dụng và phát triển các sản phẩm dịch vụ mới, đồng thời nâng cao kỹ năng chuyên môn cho cán bộ thư viện.

  2. Các loại hình sự kiện phổ biến tại thư viện là gì?
    Bao gồm tuyên truyền, trưng bày, triển lãm sách; giới thiệu sách; ngày sách Việt Nam; hội thảo chuyên đề; hội nghị; tập huấn; cuộc thi; câu lạc bộ; tọa đàm và lễ kỷ niệm.

  3. Làm thế nào để tăng hiệu quả truyền thông sự kiện?
    Sử dụng đa dạng kênh truyền thông như mạng xã hội, truyền hình trực tiếp, phát thanh, kết hợp truyền thông trước, trong và sau sự kiện để thu hút và duy trì sự quan tâm của cộng đồng.

  4. Những khó khăn thường gặp khi tổ chức sự kiện tại thư viện?
    Bao gồm hạn chế về kinh phí, nhân lực chưa chuyên nghiệp, thiếu sự phối hợp liên ngành và truyền thông chưa hiệu quả dẫn đến tỷ lệ người tham gia thấp.

  5. Làm sao để nâng cao năng lực tổ chức sự kiện cho cán bộ thư viện?
    Tổ chức các lớp tập huấn chuyên sâu về kỹ năng tổ chức sự kiện, truyền thông, kỹ năng mềm và cập nhật kiến thức mới nhằm đáp ứng yêu cầu phát triển thư viện hiện đại.

Kết luận

  • Tổ chức sự kiện tại các thư viện tỉnh, thành phố khu vực ĐBSCL đã có sự phát triển đa dạng về loại hình và quy mô trong giai đoạn 2017-2019.
  • Hoạt động truyền thông đóng vai trò then chốt trong việc thu hút người sử dụng và nâng cao hiệu quả sự kiện.
  • Các sự kiện góp phần xây dựng thương hiệu thư viện, phát triển sản phẩm dịch vụ và nâng cao kỹ năng cho cán bộ thư viện.
  • Cần tiếp tục đổi mới, sáng tạo trong tổ chức sự kiện, tăng cường đào tạo nhân lực và hoàn thiện quy trình quản lý.
  • Đề xuất các giải pháp cụ thể nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức sự kiện, hướng tới phát triển bền vững hoạt động thư viện trong tương lai.

Hành động tiếp theo: Các thư viện nên triển khai ngay các giải pháp đề xuất, đồng thời tăng cường hợp tác liên ngành để phát huy tối đa hiệu quả tổ chức sự kiện. Để biết thêm chi tiết và áp dụng thực tiễn, quý độc giả và các đơn vị liên quan có thể liên hệ trực tiếp với Ban nghiên cứu của luận văn.