Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN 1. Các khái niệm cơ bản 1. Khái niệm sự kiện Ngày nay, hai từ “sự kiện” (event) đã quá quen thuộc với chúng ta. Thế nhưng trong quá khứ có lẽ không nhiều người biết đến hai từ này.
Điều này không có nghĩa là trước đây không có sự kiện, bởi trong lịch sử phát triển của nhân loại đã diễn ra biết bao nhiêu sự kiện lớn nhỏ khác nhau, đó là những lễ hội ăn mừng mùa màng bội thu ở các nước nông nghiệp, lễ tế thần rượu nho của người Hi Lạp cổ đại, sự kiện Cách mạng tháng Mười Nga năm 1917, sự kiện giải phóng miền Nam thống nhất đất nước Việt Nam (30/4/1975)… hay các sự kiện trọng đại của một đời người như: chào đời, cưới hỏi, tang ma… Để khẳng định rằng tổ chức sự kiện đã xuất hiện lâu đời, Trần Thị Hòa đã viết: “Hoạt động tổ chức sự kiện đã xuất hiện từ xa xưa và song hành cùng với sự phát triển của nền văn hóa, văn minh, kinh tế, xã hội của các quốc gia, dân tộc. Lễ hội là hình thức tổ chức sự kiện đã ra đời từ thời cổ đại, và vẫn tồn tại và phát triển cho đến tận ngày nay…” [5] Hiện nay, sự kiện được diễn ra ở khắp mọi nơi và trên nhiều lĩnh vực (kinh tế, văn hóa, chính trị, xã hội…) với nhiều hình thức vô cùng phong phú, đa dạng như: mít - tin, hội thảo, lễ hội, hội chợ, triển lãm, biểu diễn nghệ thuật, giao lưu, nghi lễ, hội thao, du lịch,. vì vậy có rất nhiều quan điểm, khái niệm về sự kiện và tùy vào khía cạnh nghiên cứu, cách nhìn của mỗi cá nhân mà các nhà nghiên cứu đã đưa ra những quan điểm khác nhau cho khái niệm sự kiện. 15 Trong Từ điển Tiếng Việt đã định nghĩa khá đơn giản: Sự kiện là sự việc có ý nghĩa ít nhiều quan trọng đã xảy ra [13, tr.
Phạm Duy Khuê cho rằng: “Sự kiện là sự việc xảy ra ở bất cứ lĩnh vực nào, vào thời điểm nào trong đời sống thường nhật (cả đời sống tự nhiên, xã hội và tư duy) của con người – của cộng đồng người, dù đem lại lợi ích to lớn hay tai hại – nguy nan cho cộng đồng; sự kiện có thể do thiên nhiên, hay con người gây ra” [6, tr. Nguyễn Vũ Hà khẳng định: “Sự kiện đó là các hoạt động xã hội trong lĩnh vực thương mại, kinh doanh, giải trí, thể thao, hội thảo, hội nghị, giao tiếp xã hội, các trò chơi cộng đồng, và các hoạt động khác liên quan đến lễ hội, văn hóa, phong tục tập quán…” [3, tr.12] Trong tác phẩm “Event management and event tourism” (tạm dịch: Quản lý sự kiện và du lịch sự kiện), Donal Getz cho rằng định nghĩa của sự kiện sẽ chuẩn nhất trong bối cảnh của nó và tác giả đã đưa ra hai định nghĩa với hai góc độ khác nhau, một ở góc độ của nhà tổ chức sự kiện và một ở góc độ khách hàng hoặc khán giả tham dự sự kiện. Cụ thể hai định nghĩa như sau: Định nghĩa 1: “Sự kiện là hoạt động xuất hiện không thường xuyên hoặc chỉ xuất hiện một lần ngoài những hoạt động hoặc chương trình bình thường của nhà tổ chức hoặc nhà tài trợ”. Định nghĩa 2: “Đối với khách hàng hoặc người tham dự, sự kiện là một cơ hội để giải trí, trải nghiệm văn hóa hoặc trải nghiệm xã hội ngoài những lựa chọn thông thường hằng ngày hoặc vượt qua những trải nghiệm hằng ngày” [30, tr.
Hay Anton shone và Bryn Parry trong tác phẩm “Successful event management” (tạm dịch: Để quản trị sự kiện thành công) đã cho rằng: sự kiện là “hiện tượng nổi lên từ sự xuất hiện khác thường và mang tính giải trí, văn 16 hóa, sự xuất hiện vừa khách quan vừa chủ quan. Sự kiện có thể xuất hiện bất kỳ nơi đâu và bất kỳ lúc nào trong cuộc sống của con người và chúng có thể xuất hiện một cách hoàn toàn tự phát hoặc được tổ chức, hoạch định một cách chu đáo” [34, tr. Từ việc kế thừa những thành tựu khoa học trong các công trình nghiên cứu của các tác giả nói trên, trong luận văn này chúng tôi xin mạn phép đưa ra một khái niệm mới về sự kiện, hi vọng có thể góp phần làm rõ hơn cho khái niệm này. Khái niệm về sự kiện của chúng tôi như sau: “Sự kiện là những hoạt động đặc biệt, độc đáo do con người tạo ra trong một khoảng thời gian, không gian nhất định nhằm thỏa mãn nguyện vọng của con người”.
Sự kiện phải là hoạt động đặc biệt, độc đáo bởi nếu sự kiện không có yếu tố đặc biệt thì nó sẽ trở thành một hoạt động bình thường hằng ngày của con người và nếu không có điểm độc đáo thì không có cái riêng để phân biệt sự kiện này với sự kiện khác. Dĩ nhiên, sự kiện thì có sự kiện mang tính tích cực và sự kiện mang tính tiêu cực, sự kiện do con người tạo ra và sự kiện do tự nhiên tạo ra. Tuy nhiên thiết nghĩ, sự kiện do tự nhiên tạo ra sẽ không có tính tổ chức. Chính vì vậy, trong luận văn này chúng tôi chỉ đề cập đến sự kiện tích cực do con người tạo ra và khái niệm mà chúng tôi đưa ra cũng nằm trong phạm vi đó.
Khái niệm tổ chức sự kiện Có một số ý kiến cho rằng, hoạt động tổ chức sự kiện là một phần nhỏ của lĩnh vực PR (quan hệ công chúng). Ý kiến này có thể xuất phát từ việc hiện nay có rất nhiều cá nhân, đơn vị đã dùng các sự kiện vào mục đích quảng bá, đánh bóng tên tuổi, hình ảnh của mình. Nhưng trên thực tế, chúng ta thấy với tính chất đặc thù của mình, hoạt động tổ chức sự kiện đã trở thành một 17 ngành nghề độc lập và nó ngày càng khẳng định vị thế là một ngành công nghiệp mới, góp phần phát triển kinh tế, văn hóa, xã hội và nhiều lĩnh vực khác của mỗi quốc gia. Vậy tổ chức sự kiện là gì? Cũng giống như khái niệm về sự kiện, hiện nay có rất nhiều quan điểm khác nhau cho khái niệm tổ chức sự kiện.
Sự khác nhau đó bắt nguồn từ hướng tiếp cận của mỗi tác giả. Để trả lời cho câu hỏi “Tổ chức sự kiện là gì?” vừa được đặt ra ở trên, dưới đây chúng tôi sẽ giới thiệu một số khái niệm tiêu biểu mà chúng tôi đã thu thập được trong quá trình thực hiện luận văn. Đầu tiên có thể kể đến là khái niệm của Nguyễn Vũ Hà trong tập “Bài giảng Tổ chức sự kiện” (Trường Cao đẳng Du lịch Hà Nội – năm 2009). Theo chúng tôi, đây có thể xem là một khái niệm bao hàm nhất, khái niệm được nêu như sau: “Tổ chức sự kiện là một quá trình bao gồm một số hoặc toàn bộ các công việc: nghiên cứu các yếu tố ảnh hưởng; lập chương trình, kế hoạch; chuẩn bị các yếu tố cần thiết; và tổ chức tiến hành diễn biến của sự kiện trong một thời gian và không gian cụ thể để truyền đạt những thông điệp nhất định đến những người tham gia sự kiện và xã hội; nhằm đáp ứng các mục đích khác nhau của các chủ thể tham gia vào sự kiện” [3, tr.
Hay một khái niệm mà chúng tôi đã đọc được trên internet (đề tài tốt nghiệp của sinh viên Hồ Thị Thanh Thủy): “Tổ chức sự kiện là một quá trình hoạch định việc thực hiện và giám sát những hoạt động liên quan đến các lĩnh vực: văn hóa – nghệ thuật – tuyên truyền – công bố tại một thời điểm, một địa điểm nhất định và tuân thủ quy định pháp luật, sao cho sự kiện diễn ra đúng mục đích của nhà tổ chức”. Mặc dù nghiên cứu hoạt động tổ chức sự kiện dưới góc nhìn văn hóa nhưng PGS. TS Nguyễn Tri Nguyên đã đưa ra một khái niệm rất thuyết phục: 18 “Tổ chức sự kiện văn hóa là một hoạt động mang tính tổng hợp và liên ngành cao giữa sự chính xác cao độ của khoa học và tính sáng tạo của nghệ thuật. Tổ chức sự kiện văn hóa luôn có vai trò quan trọng trong đời sống xã hội.
Chúng chạm vào hầu hết các khía cạnh của đời sống con người từ văn hoá, xã hội, môi trường … đến chính trị hay kinh tế.” [11] Trong tác phẩm “Events design and experience” (Thiết kế sự kiện và kinh nghiệm), tác giả Graham Berridge đã đưa ra quan niệm của mình về sự kiện: “Tổ chức sự kiện là quá trình mà qua đó một sự kiện được lên kế hoạch, được chuẩn bị và tạo ra. Cùng với những hình thức khác của tổ chức, nó bao gồm sự đánh giá, xác định, sự phân phối, định hướng, kiểm soát và phân tích về thời gian, tài chính, con người, sản phẩm, dịch vụ và những nguồn khác để đạt đến những mục tiêu…”[29, tr.10] Còn tác giả Joe Goldblatt trong tác phẩm “Special evets” (Sự kiện đặc biệt) thì cho rằng: “Tổ chức sự kiện là một nghề đòi hỏi sự tập họp chung vì mục đích tổ chức, giáo dục, tiếp thị và hội họp. Mỗi hoạt động trong số những hoạt động ở trên được bao gồm bởi nghề tổ chức sự kiện. Nhiều người cho rằng, cũng như du lịch, tổ chức sự kiện là một ngành công nghệ dịch vụ và nó ngày càng phát triển.
Tổ chức sự kiện, tự bản thân của vấn đề đã khẳng định rằng nó là sự thể hiện hoàn hảo của sự kết hợp giữa năng lực tổ chức và óc tư duy của con người.8] Tuy các khái niệm nêu trên không hoàn toàn giống nhau nhưng cũng phần nào giúp chúng ta hình dung được tổ chức sự kiện là gì. Riêng chúng tôi lại có sự đồng nhất với quan điểm của tác giả Nguyễn Vũ Hà bởi đây là một khái niệm mà chúng tôi cho rằng rất đầy đủ và cụ thể. Nhà tổ chức sự kiện “Nhà tổ chức sự kiện là những tổ chức, doanh nghiệp, những người được nhà đầu tư sự kiện thuê và được ủy quyền thực hiện quá trình tổ chức sự kiện có những ràng buộc, quyền lợi và nghĩa vụ nhất định trong quá trình tổ chức sự kiện. Cùng với nhà đầu tư sự kiện, nhà tổ chức sự kiện phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về các vấn đề có liên quan đến sự kiện.
Nhà tổ chức sự kiện ngoại việc chịu trách nhiệm chuẩn bị, tiến hành và kết thúc các nội dung của sự kiện còn đóng vai trò trung gian giữa các nhà cung ứng dịch vụ với khách hàng của mình [3, tr.