CHƯƠNG 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN Ơ BẢN VỀ HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN TRONG KINH DOANH KHÁCH SẠN 6 1.1 Khái luận về hoạt động tổ chức sự kiện trong kinh doanh khách sạn 1.1 Một số khái niệm cơ bản 1.1 Khách sạn và kinh doanh khách sạn Khách sạn Khái niệm khách sạn ra đời từ rất lâu, từ “ hotel” có nguồn gốc từ Pháp. Tùy từng thời điểm và đặc điểm của từng quốc gia người ta sử dụng khái niệm khách sạn khác nhau. Theo thông tư số 01/2002 TT-TCDL ngày 27/04/2001 của Tổng cục du lịch ghi rõ: Khách sạn “hotel” là công trình kiến trúc được xây dựng độc lập có quy mô 10 buồng trở lên đảm bảo chất lượng về cơ sở vật chất, trang thiết bị, dịch vụ cần thiết phục vụ khách du lịch. Khách sạn là cơ sở kinh doanh lưu trú, các dịch vụ, hoạt động nhằm mục đích sinh lợi bằng việc cho thuê các phòng ở đã được chuẩn bị sẵn tiện nghi cho các khách hàng ghé lại qua đêm hay thực hiện một kỳ nghỉ (có thê kéo dài vài tháng nhưng ngoại trừ việc lưu trú thường xuyên).
Cơ sở đó bao gồm các dịch vụ phục vụ ăn uống, vui chơi giải trí, các dịch vụ cần thiết khác.[6, tr25] Kinh doanh khách sạn Cùng với sự ra đời của khách sạn, ngành kinh doanh khách sạn cũng phát triển và trở thành ngành công nghiệp không khói mang lại nhiều lợi ích cho các quốc gia hằng năm. Kinh doanh khách sạn là hoạt động kinh doanh các dịch vụ lưu trú, dịch vụ ăn uống, dịch vụ bổ sung cho khách nhằm mục đích lợi nhuận.2 Tổ chức sự kiện trong kinh doanh khách sạn Tổ chức sự kiện là một ngành dịch vụ khá phổ biến trên thế giới. Tại Việt Nam, lĩnh vực này cũng đang dần thu hút được sự quan tâm của các các nhân, tổ chức và xã hội; là một công cụ quan trọng trong hoạt động truyền thông. Đề tài nghiên cứu tiếp cận khái niệm tổ chức sự kiện trong kinh doanh khách sạn dựa trên các quan điểm sau: Theo văn bản Thông tin liên quan đến lĩnh vực tổ chức sự kiện, Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch: Tổ chức sự kiện là một quá trình hoạnh định việc thực hiện và giám sát các hoạt động liên quan đến các lĩnh vực sau: văn hóa, nghệ thuật, tuyên truyền, công bố tại một thời điểm, một địa điểm nhất định và tuân thủ quy định của pháp luật sao cho sự kiện diễn ra đúng mục đích của nhà tổ chức.
Tổ chức sự kiện là một quá trình bao gồm sự kết hợp các hoạt động lao động với các tư liệu lao động cùng với việc sử dụng máy móc, thiết bị, công cụ lao động thực hiện các dịch vụ đảm bảo toàn bộ các công việc chuẩn bị và các hoạt động sự kiện cụ thể nào đó trong một thời gian và không gian cụ thể nhằm chuyển tới đối tượng tham 7 dự sự kiện những thông điệp truyền thông theo yêu cầu của chủ sở hữu sự kiện và thỏa mãn nhu cầu của khách tham dự sự kiện.2 Vai trò của hoạt động tổ chức sự kiện trong kinh doanh khách sạn Các doanh nghiệp kinh doanh khách sạn, du lịch không những phải có các mối quan hệ tốt với các đối tác của mình mà còn phải có mối quan hệ tốt với đông đảo công chúng có quan tâm. Quan hệ công chúng tốt hay xấu có ảnh hưởng đến kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Tổ chức sự kiện là một công cụ quan hệ công chúng, vì vậy hoạt động tổ chức sự kiện trong kinh doanh khách sạn cũng có những vai trò quan trọng. Một số vai trò thiết yếu của việc tổ chức sự kiện đối với doanh nghiệp như sau: Khuyến khích sự hài hòa cùng có lợi giữa quần chúng và doanh nghiệp Công chúng biết đến sự kiện của doanh nghiệp Đáp ứng nhu cầu về thông tin của công chúng Khẳng định thương hiệu của doanh nghiệp.
Hỗ trợ cho hoạt động marketing Thu hút được công chúng. Đặc biệt chú trọng là công chúng mục tiêu Giúp tạo dựng, duy trì và phát triển hình ảnh của doanh nghiệp Giúp xây dựng, cải tạo và duy trì mối quan hệ của doanh nghiệp với các nhóm đối tượng công chúng như: truyền thông, nhân viên, khách hàng, nhà đầu tư… Thực hiện nhu cầu sở thích của công chúng Khuyến khích sự hài hòa giữa toàn thể nhân viên với nhau và doanh nghiệp với công chúng Tổ chức sự kiện là cầu nối giữa doanh nghiệp với công chúng bên ngoài cũng như nội bộ doanh nghiệp. Tổ chức sự kiện giúp cho doanh nghiệp truyền tải thông tin đến cho khách hàng và công chúng của họ. Với nhóm công chúng trong nội bộ doanh nghiệp, thông điệp này là các ý kiến chỉ đạo, tầm nhìn của lãnh đạo truyền tải đến nhân viên của doanh nghiệp cũng như xoa dịu các bất đồng trong doanh nghiệp.
Tổ chức sự kiện giúp cho doanh nghiệp chuẩn bị, tạo các dư luận tốt trong xã hội, công chúng thông qua sự giúp đỡ ủng hộ của giới truyền thông và các chuyên gia phân tích thương mại. Tạo mối quan hệ với báo chí qua đó cung cấp các thông tin về các dịch vụ sẵn có cũng như thông tin về khách sạn đối với công chúng. Thu hút sự chú ý của công chúng đến dịch vụ mới, các hoạt đông nổi bật của khách sạn qua đó đánh bóng tên tuổi, nâng cao vị thế, uy tín cho khách sạn. Trực tiếp cung cấp các thông tin hướng dẫn khách hàng tiếp cận và sử dụng các sản phẩm dịch vụ của doanh nghiệp, doanh nghiệp có thể tổ chức các dạng sự kiện như: hội thảo, hội nghị khách hàng, giới thiệu và trưng bày sản phẩm… 8 Xây dựng mối liên hệ với khách hàng, làm cho họ có lòng tin với doanh nghiệp và sản phẩm dịch vụ của doanh nghiệp cung cấp.3 Đặc điểm của tổ chức sự kiện và các loại hình sự kiện 1.1 Đặc điểm của tổ chức sự kiện Tổ chức sự kiện là một loại hình kinh doanh dịch vụ rất đa dạng, phong phú do đó nó vừa chịu sự chi phối của đặc điểm kinh doanh dịch vụ nói chung vừa mang đặc điểm riêng của lĩnh vực tổ chức sự kiện.
Đặc điểm về sản phẩm của dịch vụ tổ chức sự kiện Có thể khẳng định rằng, đặc điểm cơ bản nhất về sản phẩm của dịch vụ tổ chức sự kiện là mang tính tổng hợp cao, là sự kết hợp giữa hàng hóa và dịch vụ, trong đó dịch vụ chiếm tỷ trọng lớn. Tính tổng hợp thể hiện ở chỗ: Tổ chức sự kiện cần đến dịch vụ của rất nhiều ngành nghề khác nhau như: vận chuyển, lưu trú, ăn uống, giải trí, thiết kế, in ấn. Đặc điểm về lao động Lao động trong tổ chức sự kiện có các đặc điểm cơ bản sau: - Lao động trong tổ chức sự kiện đòi hỏi tính chuyên môn hóa cao và đa dạng về ngành nghề, công việc, máy móc khó có thể thay thế con người. Lao động trong tổ chức sự kiện là lao động dịch vụ đặc thù, rất khó tự động hóa và cơ giới hóa.
- Tính tổ chức, khả năng phối hợp công việc của các bộ phận trong một sự kiện đòi hỏi phải đồng bộ, nhịp nhàng nhằm đảm bảo các mục tiêu của sự kiện. Tất cả các bộ phận quản lý và nhân viên tham gia tổ chức sự kiện đều phải cùng mục tiêu mang lại thành công chung cho sự kiện. Do vậy, cần phải có sự hợp tác một cách nhịp nhàng và đồng bộ giữa các bộ phận. - Cường độ làm việc tương đối nặng, phụ thuộc nhiều vào tiến độ, kế hoạch của sự kiện.
- Lao động trong tổ chức sự kiện tiếp xúc với nhiều đối tượng khác nhau, yêu cầu luôn phải có thái độ vui vẻ, chuẩn mực trong công việc. Đặc điểm về cơ sở vật chất kỹ thuật trong tổ chức sự kiện Cơ sở vật chất trong tổ chức sự kiện rất đa dạng, phong phú, chúng có những yêu cầu đặc thù cho từng loại hình và quy mô của các sự kiện cụ thể. Đặc điểm về hoạt động Tính tổ chức, khả năng phối hợp công việc của các bộ phận trong tổ chức sự kiện đòi hỏi phải đồng bộ, nhịp nhàng với mục tiêu phục vụ khách hàng với chất lượng cao nhất nhằm đáp ứng những yêu cầu, đòi hỏi của khách.2 Các loại hình sự kiện Theo quy mô của sự kiện 9 - Sự kiện lớn: Là những sự kiện có mức độ ảnh hưởng lớn ở phạm vi quốc gia, quốc tế, thường có sự tham gia của nhiều người, thời gian tổ chức sự kiện dài, nội dùn hoạt động đa dạng, phong phú. - Sự kiên nhỏ: Là những sự kiện có mức độ ảnh hưởng hẹp, thường có sự tham gia của ít người, thời gian tổ chức sự kiện thường ngắn, nội dung hoạt động ít,… Theo thời gian Căn cứ theo độ dài thời gian hoặc tính thời vụ: - Theo độ dài thời gian: Căn cứ vào thời gian diễn ra sự kiện có thể chia thành sự kiện dài ngày và sự kiện ngắn ngày.
- Theo tính mùa vụ có thể chia thành: Sự kiện thường niên – diễn ra vào những thời điểm nhất định ( Hội nghị tổng kết, hội nghị khách hàng thường niên, các lễ hội thường niên,…); Sự kiện không thường niên – không mang tính quy luật, không có hiện tượng lặp lại ở các năm ( Lễ khai trương cửa hàng, hội thảo du học,…) Theo hình thức và mục đích Đây là cách phân loại phổ biến có ý nghĩa trong nghiệp vụ tổ chức sự kiện. Vì hình thức tổ chức sự kiện phụ thuộc vào mục đích sự kiện nên nó thường đi liền với nhau. Có thể chia thành các nhóm sau: - Sự kiện kinh doanh: Là những sự kiện có liên quan đến hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp như Sự kiện kinh doanh (Business event), Các ngày lễ của doanh nghệp (Corporate events), Sự kiện gây quỹ (Fundraising events), Triển lãm (Exhibitions), Hội chợ thương mại (Trasde fairs), Sự kiện liên quan đến bán hàng (Workshops), kiện liên quan tới marketing (Marketing events), Sự kiện tung thương hiệu, sản phẩm (Brand and product launches), Hội nghị khách hàng, giao lưu, gặp gỡ, Lễ khai trương, khánh thành,… - Sự kiện văn hóa: Là những sự kiện liên quan đến truyền thống, tôn giáo, tín ngưỡng, phong tục tập quán, văn hóa,…Một số sự kiện văn hóa như Lễ hội, Giao lưu văn hóa, Sinh nhật, Các ngày lễ kỷ niệm truyền thống… - Sự kiện giáo dục, khoa học: Là các sự kiện liên quan đến giáo dục, khoa học như + Hội thảo, hội nghị về văn hóa giáo dục: diễn thuyết, chuyên đề, hội thảo du học,.