Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong xu thế phát triển của ngành du lịch và lưu trú hiện đại, hoạt động kinh doanh khách sạn không còn giới hạn ở các dịch vụ cơ bản như buồng phòng hay ăn uống, mà ngày càng mở rộng sang các dịch vụ bổ trợ có tỷ suất lợi nhuận cao, tiêu biểu là hoạt động tổ chức sự kiện. Tổ chức sự kiện đóng vai trò như một công cụ quan hệ công chúng và xúc tiến hỗn hợp, giúp doanh nghiệp củng cố nhận diện thương hiệu, thu hút phân khúc khách hàng mục tiêu và gia tăng doanh thu. Khách sạn Thái Bình Dương là cơ sở lưu trú đạt chuẩn 3 sao tại thị xã Sầm Sơn, tỉnh Thanh Hóa, do các thương gia Việt kiều Canada đầu tư và thuộc quyền quản lý của Công ty Cổ phần Thái Bình Dương T-H. Mặc dù sở hữu hạ tầng kỹ thuật tương đối đồng bộ, hoạt động tổ chức sự kiện tại đây bộc lộ nhiều điểm nghẽn: số lượng sự kiện tự tổ chức còn khiêm tốn (từ 4 đến 6 sự kiện mỗi năm), ngân sách dành cho hoạt động sự kiện hạn chế (chiếm dưới 1% tổng doanh thu), các khâu lập kế hoạch và thiết kế chủ đề còn mang tính rập khuôn, chưa khai thác hết tiềm năng thị trường địa phương. Từ thực tiễn đó, tác giả Lê Thị Hoa đã thực hiện khóa luận tốt nghiệp nhằm nghiên cứu và hoàn thiện hoạt động này.

Mục tiêu chung của đề tài là xây dựng hệ thống giải pháp có tính khả thi nhằm hoàn thiện hoạt động tổ chức sự kiện tại Khách sạn Thái Bình Dương trong giai đoạn tiếp theo. Để đạt được mục tiêu này, tác giả xác định ba nhiệm vụ nghiên cứu cụ thể:

  1. Hệ thống hóa cơ sở lý luận cơ bản về hoạt động tổ chức sự kiện trong kinh doanh khách sạn.
  2. Tìm hiểu, phân tích và đánh giá thực trạng hoạt động tổ chức sự kiện tại Khách sạn Thái Bình Dương giai đoạn 2014 - 2015.
  3. Đề xuất các giải pháp quản trị và hệ thống kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức sự kiện tại khách sạn đến năm 2020.

Đối tượng nghiên cứu của khóa luận là hoạt động tổ chức sự kiện trong kinh doanh khách sạn, tập trung trọng tâm vào quy trình lập kế hoạch sự kiện. Phạm vi nghiên cứu về không gian được giới hạn tại Khách sạn Thái Bình Dương, Sầm Sơn, Thanh Hóa. Phạm vi nghiên cứu về thời gian tập trung vào dữ liệu hoạt động thực tế trong 2 năm 2014 và 2015, đồng thời đưa ra các định hướng triển vọng và giải pháp đến năm 2020.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận tiếp cận cơ sở lý luận thông qua hệ thống các văn bản quản lý nhà nước và giáo trình chuyên ngành du lịch - khách sạn:

  • Khái niệm khách sạn và kinh doanh khách sạn được trích dẫn theo Thông tư số 01/2002/TT-TCDL ngày 27/04/2001 của Tổng cục Du lịch, xác định khách sạn là công trình kiến trúc độc lập có quy mô từ 10 buồng trở lên, đảm bảo tiêu chuẩn phục vụ lưu trú, ăn uống và dịch vụ bổ sung.
  • Khái niệm tổ chức sự kiện được chuẩn hóa theo tài liệu của Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch, định nghĩa đây là quá trình hoạch định, thực hiện và giám sát các hoạt động văn hóa, nghệ thuật, thương mại tại một địa điểm và thời gian cụ thể nhằm truyền tải thông điệp truyền thông.
  • Khung lý thuyết về tiến trình tổ chức sự kiện được tổng hợp từ các tài liệu học thuật: Bài giảng tổ chức sự kiện (Nguyễn Vũ Hà, 2009), Tổ chức sự kiện (Lưu Văn Nghiêm, 2012), Quản trị Marketing (Philip Kotler, 2005), cùng các công trình nghiên cứu quốc tế của Judy Allen (2009), Lym Van Der Wagen và Brenda R. Carlos (2004). Trên cơ sở đó, tác giả chuẩn hóa quy trình lập kế hoạch tổ chức sự kiện trong khách sạn gồm 7 bước: (1) Xác định mục tiêu sự kiện; (2) Xác định chủ đề (theme); (3) Xác định đối tượng và lập danh sách đại biểu (danh sách chính thức A, danh sách dự bị B, hồ sơ khách mời); (4) Xây dựng chương trình, kế hoạch triển khai (sử dụng công cụ điều phối tiến độ như Microsoft Project); (5) Lập thời gian biểu và lựa chọn địa điểm (đánh giá sức chứa, phân luồng giao thông, bãi đỗ xe, tiện ích âm thanh, ánh sáng, an ninh); (6) Xác định ngân sách sự kiện; (7) Quản trị và vận động tài trợ sự kiện.
  • Khung phân tích môi trường gồm 3 tầng tác động: môi trường vĩ mô (tự nhiên, kinh tế, văn hóa - xã hội, chính trị - pháp luật, khoa học - công nghệ), môi trường ngành (đối thủ cạnh tranh, công chúng trực tiếp, nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ) và môi trường nội tại (nguồn nhân lực, cơ sở vật chất kỹ thuật).

Về phương pháp nghiên cứu, tác giả kết hợp hai nhóm phương pháp thu thập dữ liệu:

  • Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp: Sử dụng kỹ thuật điều tra bằng bảng hỏi cấu trúc gồm 10 câu hỏi trắc nghiệm. Khảo sát được thực hiện từ ngày 01/04/2016 đến ngày 03/04/2016 tại Khách sạn Thái Bình Dương. Đối tượng khảo sát bao gồm trưởng các bộ phận (Lễ tân, Nhà hàng, Kinh doanh & Marketing, Nhân sự, Bếp), trưởng nhóm, trưởng ca và nhân viên nghiệp vụ. Tổng số phiếu phát ra là 30 phiếu, thu về 29 phiếu, trong đó có 27 phiếu hợp lệ (tỷ lệ hợp lệ đạt 90%). Dữ liệu sơ cấp được xử lý bằng phương pháp thống kê mô tả, tính toán tỷ lệ phần trăm (%).
  • Phương pháp thu thập và phân tích dữ liệu thứ cấp: Dữ liệu được trích xuất từ các báo cáo hoạt động kinh doanh của phòng Kinh doanh Khách sạn Thái Bình Dương (giai đoạn 2014 - 2015), số liệu thống kê du lịch địa phương, thông tin sự kiện Năm Du lịch Quốc gia 2015 tại Thanh Hóa, kết hợp tài liệu chuyên khảo và các khóa luận tốt nghiệp tiền nhiệm tại Trường Đại học Thương Mại. Phương pháp phân tích bao gồm tổng hợp dữ liệu, so sánh đối chiếu số liệu tuyệt đối và tương đối.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Một số vấn đề lý luận cơ bản về hoạt động tổ chức sự kiện trong kinh doanh khách sạn

Chương này trình bày hệ thống khái niệm cốt lõi về khách sạn, kinh doanh khách sạn và định nghĩa chuyên ngành về dịch vụ tổ chức sự kiện. Tác giả phân tích tính chất đặc thù của sản phẩm sự kiện: tính tổng hợp cao giữa hàng hóa và dịch vụ, tính không lưu kho, đòi hỏi sự phối hợp nhịp nhàng giữa nhiều bộ phận phục vụ và mức độ chuyên môn hóa cao của nhân lực phục vụ. Về phân loại, sự kiện được chia theo quy mô (lớn, nhỏ), theo thời gian (ngắn ngày, dài ngày, thường niên, không thường niên) và theo mục đích (sự kiện kinh doanh, văn hóa, giáo dục - khoa học, thể thao, nghệ thuật, truyền thông).

Nội dung trọng tâm của chương là việc mô hình hóa quy trình 7 bước lập kế hoạch sự kiện. Tác giả phân tích chi tiết tiêu chí lựa chọn địa điểm tổ chức (trong nhà và ngoài trời), an toàn kỹ thuật, kiểm soát tiếng ồn, phân bổ thời gian biểu và quy trình thiết lập dự toán chi phí. Đối với hoạt động tài trợ, tác giả làm rõ bản chất của tài trợ thương mại và tài trợ bảo trợ, chỉ ra quy trình 6 bước thực hiện tài trợ và các bước vận động nhà tài trợ tham gia đồng hành. Chương 1 cũng thiết lập khung phân tích các nhân tố môi trường ảnh hưởng đến hoạt động tổ chức sự kiện, làm căn cứ lý thuyết cho việc đánh giá thực trạng ở chương kế tiếp.

Chương 2: Thực trạng hoạt động tổ chức sự kiện của Khách sạn Thái Bình Dương, Thanh Hóa

Chương 2 phân tích chi tiết môi trường kinh doanh và thực trạng triển khai các khâu tổ chức sự kiện tại khách sạn thông qua dữ liệu thống kê từ 27 phiếu khảo sát cán bộ, nhân viên:

  • Xác định mục tiêu sự kiện: Có 81% ý kiến đánh giá mục tiêu sự kiện được xác định rõ ràng, tập trung vào hai nhóm: sự kiện thường niên (Đại hội cổ đông, Hội nghị tổng kết năm) nhằm tổng kết sản xuất kinh doanh; sự kiện không thường niên (tri ân khách hàng, kỷ niệm ngày lễ) nhằm xây dựng thương hiệu và gắn kết nội bộ.
  • Xác định chủ đề sự kiện: Đa số ý kiến đánh giá công tác xây dựng chủ đề còn đơn điệu, thiếu tính sáng tạo. Tỷ lệ đánh giá chủ đề ở mức bình thường là 70,4%, mức chưa nổi bật là 11,1% (tổng mức chưa đạt yêu cầu sáng tạo chiếm 81,5%), chỉ có 18,5% đánh giá độc đáo, sáng tạo.
  • Xác định đối tượng và công chúng nhận tin: Khách mời chủ yếu là đại diện chính quyền địa phương, khách hàng truyền thống, phóng viên báo đài và nhân viên nội bộ. Kênh truyền thông tiếp cận chủ yếu là phát thiệp mời trực tiếp, kế đến là các phương tiện truyền thông đại chúng.
Phương tiện truyền thông tin Số phiếu lựa chọn Tỷ lệ (%)
Tài liệu 22 81,48
Thuyết diễn (diễn giả, video trình chiếu) 19 70,37
Sử dụng hình ảnh, âm thanh, trang trí 10 37,04
Hình thức khác 2 7,40

Bảng: Các phương tiện truyền thông tin được sử dụng trong sự kiện tại Khách sạn Thái Bình Dương (Nguồn: Tổng hợp từ dữ liệu khảo sát của tác giả)

  • Xây dựng chương trình và kế hoạch sự kiện: Hoạt động lập kế hoạch chi tiết bị đánh giá ở mức rất thấp do thói quen sao chép các kịch bản cũ, thiếu sự điều chỉnh tương thích với tính chất từng sự kiện mới.
Mức độ đánh giá kế hoạch sự kiện Số phiếu Tỷ lệ (%)
Rất tốt 0 0,00
Tốt 4 14,81
Trung bình 21 77,78
Kém 2 7,41
Rất kém 0 0,00

Bảng: Đánh giá của nhân viên về hoạt động xây dựng chương trình kế hoạch sự kiện (Nguồn: Tổng hợp từ dữ liệu khảo sát của tác giả)

  • Lập thời gian biểu và lựa chọn địa điểm: Khách sạn sở hữu 2 phòng hội nghị đa chức năng (phòng tầng 1 có sức chứa 200 khách, phòng tầng 8 có sức chứa trên 300 khách, trang bị đầy đủ máy chiếu, màn chiếu, âm thanh, ánh sáng), cùng khu vực bể bơi ngoài trời và nhà hàng phục vụ tiệc. Thời gian biểu của các sự kiện thường niên được ấn định ổn định (Đại hội Đảng vào đầu tháng 3, Hội nghị tổng kết vào đầu tháng 1).
  • Ngân sách và tài trợ sự kiện: Khách sạn trích ngân sách tổ chức sự kiện từ doanh thu nhưng tỷ lệ dưới 1%. Cụ thể, ngân sách sự kiện năm 2014 là gần 328 triệu đồng và năm 2015 là 367 triệu đồng. Nguồn kinh phí hạn hẹp khiến khách sạn chỉ tự tổ chức từ 4 đến 6 sự kiện mỗi năm và hoàn toàn chưa thực hiện hoạt động vận động tài trợ từ bên ngoài.
Tiêu chí Năm 2014 Năm 2015
Ngân sách chi cho tổ chức sự kiện (triệu đồng) Gần 328 367
Tỷ trọng ngân sách sự kiện trên tổng doanh thu Dưới 1% Dưới 1%
Số lượng sự kiện tự tổ chức (sự kiện) 4 - 6 4 - 6
Hoạt động vận động tài trợ Không thực hiện Không thực hiện

Bảng: Ngân sách và quy mô sự kiện tự tổ chức giai đoạn 2014 - 2015 (Nguồn: Trích xuất từ số liệu báo cáo của khách sạn)

Đánh giá chung của chương chỉ ra rằng, bên cạnh ưu điểm về cơ sở vật chất sẵn có và đội ngũ nhân viên nghiệp vụ ổn định, hạn chế lớn nhất là bộ phận Marketing & Sales chưa có nhân sự chuyên trách sự kiện, ngân sách eo hẹp và kịch bản tổ chức thiếu tính đổi mới.

Chương 3: Đề xuất giải pháp và kiến nghị nhằm hoàn thiện hoạt động tổ chức sự kiện của Khách sạn Thái Bình Dương, Thanh Hóa

Trên cơ sở phân tích xu hướng thị trường sự kiện Việt Nam và các cơ hội từ du lịch Thanh Hóa (đặc biệt sau tác động lan tỏa của Năm Du lịch Quốc gia 2015 với 44 sự kiện quy mô lớn), tác giả xây dựng 5 nhóm giải pháp hoàn thiện quy trình tổ chức sự kiện:

  1. Đổi mới khâu xác định chủ đề: Nghiên cứu kỹ văn hóa vùng miền và đối tượng tiếp nhận thông điệp; tạo cơ chế khuyến khích nhân viên đóng góp ý kiến; tổ chức các cuộc thi sáng tạo ý tưởng sự kiện nội bộ; học hỏi kinh nghiệm từ các đơn vị tổ chức chuyên nghiệp.
  2. Nâng cao chất lượng xác định đối tượng khách mời: Phân loại danh sách khách mời theo nhóm A (chính thức) và B (dự bị), thiết lập hồ sơ chi tiết về đặc điểm khách mời (độ tuổi, phương tiện đi lại, thói quen tiêu dùng) để thiết kế hoạt động phù hợp, gửi thiệp mời trước từ 6 đến 7 tuần và đa dạng hóa hình thức truyền thông.
  3. Hoàn thiện công tác xây dựng chương trình, kế hoạch: Ứng dụng phần mềm chuyên dụng (như Microsoft Project) để giám sát tiến độ thực hiện; phân công trách nhiệm rõ ràng cho từng cá nhân, từng ca kíp; loại bỏ hoàn toàn việc sao chép kịch bản cũ; xây dựng phương án dự phòng cho các rủi ro kỹ thuật, thời tiết và an ninh.
  4. Quản trị ngân sách: Dự toán danh mục hàng hóa, dịch vụ theo phương pháp loại trừ; kiểm soát chặt chẽ các khoản chi phí phát sinh; linh hoạt phân bổ định mức tài chính cho các sự kiện mang tính xúc tiến bán hàng.
  5. Triển khai vận động tài trợ sự kiện: Xây dựng hồ sơ tài trợ chuyên nghiệp để tiếp cận các nhà cung ứng và đối tác liên kết thương mại, giảm bớt áp lực tài chính lên dòng tiền của khách sạn.

Đồng thời, khóa luận đưa ra các kiến nghị vĩ mô: đề nghị Tổng cục Du lịch ban hành quy chuẩn hướng dẫn dịch vụ sự kiện MICE trong khách sạn; đề nghị UBND Tỉnh và Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch tỉnh Thanh Hóa tiếp tục đầu tư hạ tầng du lịch Sầm Sơn và tạo điều kiện về thủ tục cấp phép sự kiện.

Kết quả và đóng góp

Về mặt khoa học và thực tiễn, khóa luận đạt được các kết quả cụ thể:

  • Lượng hóa chính xác thực trạng công tác tổ chức sự kiện tại Khách sạn Thái Bình Dương bằng dữ liệu điều tra thực tế, làm rõ sự chênh lệch giữa tỷ lệ nhận thức về mục tiêu (81% rõ ràng) và chất lượng xây dựng chương trình thực tế (85,19% xếp loại trung bình và kém).
  • Khái quát bức tranh tài chính phục vụ sự kiện của đơn vị, chỉ ra hạn chế của mức trích ngân sách dưới 1% doanh thu (gần 328 triệu đồng năm 2014 và 367 triệu đồng năm 2015), từ đó lý giải nguyên nhân quy mô sự kiện bị bó hẹp trong khoảng 4 đến 6 sự kiện mỗi năm.
  • Khác với các nghiên cứu trước đây vốn tập trung vào các công ty truyền thông độc lập (như nghiên cứu của Nguyễn Thị Hằng, 2012) hoặc các đơn vị hành chính sự nghiệp (bệnh viện của Lê Lan Linh, 2015; nhà khách của Lê Thị Lý, 2014), khóa luận này đi sâu vào tính chất đặc thù của hoạt động tổ chức sự kiện tại một doanh nghiệp kinh doanh khách sạn 3 sao ở đô thị du lịch biển có tính mùa vụ cao (Sầm Sơn, Thanh Hóa).

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Khóa luận còn tồn tại một số giới hạn do điều kiện nghiên cứu:

  • Phạm vi khảo sát sơ cấp mới chỉ dừng lại ở quy mô mẫu nội bộ nhỏ (N = 27 phiếu hợp lệ) dành cho cán bộ quản lý và nhân viên khách sạn, chưa mở rộng điều tra lấy ý kiến đánh giá trực tiếp từ phía khách hàng và đại biểu tham dự sự kiện.
  • Dữ liệu tài chính và hoạt động chỉ giới hạn trong phạm vi 2 năm (2014 - 2015), chưa lượng hóa được tỷ suất sinh lời cụ thể hoặc doanh thu gián tiếp do dịch vụ sự kiện mang lại cho các mảng kinh doanh buồng phòng và ăn uống của khách sạn.
  • Hướng nghiên cứu tiếp theo cần tập trung mở rộng quy mô mẫu khảo sát đến công chúng mục tiêu ngoài doanh nghiệp, xây dựng mô hình đánh giá sự hài lòng của khách hàng đối với dịch vụ sự kiện MICE và nghiên cứu các giải pháp khắc phục tính mùa vụ du lịch biển tại thị trường Sầm Sơn.

Giá trị tham khảo

Bản khóa luận là tài liệu tham khảo hữu ích cho sinh viên chuyên ngành Quản trị Khách sạn, Quản trị Dịch vụ Du lịch và Lữ hành, Quản trị Sự kiện khi tìm kiếm mô hình phân tích thực trạng hoạt động bổ trợ trong cơ sở lưu trú. Nội dung chương 1 cung cấp khung lý thuyết tương đối toàn diện về 7 bước lập kế hoạch sự kiện và các tiêu chí khảo sát địa điểm, an toàn, âm thanh, tiếng ồn. Đối với các nhà quản trị khách sạn quy mô 3 sao tại các địa phương ven biển, hệ thống bảng hỏi khảo sát và các giải pháp phân bổ ngân sách, vận động tài trợ trong chương 2 và chương 3 là tư liệu thực tế có thể tham khảo để chuẩn hóa quy trình dịch vụ.

Câu hỏi thường gặp

1. Khách sạn Thái Bình Dương thuộc phân khúc nào và do đơn vị nào đầu tư?
Khách sạn Thái Bình Dương là khách sạn đạt tiêu chuẩn 3 sao tại Sầm Sơn, tỉnh Thanh Hóa, do các thương gia Việt kiều Canada đầu tư và thuộc quyền quản lý, điều hành của Công ty Cổ phần Thái Bình Dương T-H.

2. Ngân sách dành cho hoạt động tổ chức sự kiện của Khách sạn Thái Bình Dương trong giai đoạn 2014 - 2015 là bao nhiêu?
Ngân sách dành cho tổ chức sự kiện được trích từ doanh thu kinh doanh nhưng chiếm tỷ lệ dưới 1%. Cụ thể, kinh phí thực hiện sự kiện của khách sạn năm 2014 là gần 328 triệu đồng và năm 2015 là 367 triệu đồng.

3. Khách sạn Thái Bình Dương sở hữu cơ sở hạ tầng nào phục vụ cho hoạt động tổ chức sự kiện?
Khách sạn có 2 phòng hội nghị đa chức năng (phòng tầng 1 có sức chứa 200 khách, phòng tầng 8 có sức chứa trên 300 khách được trang bị máy chiếu, màn chiếu, âm thanh, ánh sáng), cùng với khu vực bể bơi ngoài trời và nhà hàng phục vụ tiệc cưới, sinh nhật.

4. Khảo sát nội bộ về khâu xây dựng chương trình, kế hoạch sự kiện tại khách sạn cho kết quả ra sao?
Kết quả khảo sát 27 cán bộ, nhân viên cho thấy: 0% đánh giá rất tốt, 14,81% đánh giá tốt, 77,78% đánh giá trung bình và 7,41% đánh giá kém (tổng tỷ lệ đánh giá trung bình và kém lên tới 85,19%). Nguyên nhân do khách sạn chủ yếu sao chép lại các kịch bản cũ mà không điều chỉnh cho phù hợp với sự kiện mới.

5. Khách sạn Thái Bình Dương tự tổ chức bao nhiêu sự kiện mỗi năm và có huy động tài trợ không?
Mỗi năm khách sạn chỉ tự tổ chức từ 4 đến 6 sự kiện (tiêu biểu như Đại hội cổ đông, Hội nghị tổng kết năm, tri ân khách hàng, kỷ niệm ngày thành lập) và hoàn toàn không thực hiện hoạt động vận động tài trợ cho các sự kiện này.

Kết luận

Khóa luận của tác giả Lê Thị Hoa đã hệ thống hóa toàn diện cơ sở lý luận về quy trình lập kế hoạch tổ chức sự kiện trong kinh doanh khách sạn và phản ánh sát thực thực trạng tại Khách sạn Thái Bình Dương, Thanh Hóa giai đoạn 2014 - 2015. Thông qua các dữ liệu điều tra sơ cấp và thứ cấp, công trình đã chỉ rõ những điểm nghẽn về tính sáng tạo của chủ đề, chất lượng xây dựng kế hoạch và mức trần ngân sách hạn hẹp dưới 1% doanh thu. Hệ thống giải pháp 5 nhóm trọng tâm cùng các kiến nghị đối với cơ quan quản lý ngành du lịch mang tính ứng dụng thực tiễn cao, hỗ trợ đơn vị từng bước chuẩn hóa và chuyên nghiệp hóa dịch vụ sự kiện trong chiến lược phát triển dài hạn.