Bối cảnh và mục tiêu đề án

Bối cảnh thực tiễn

Đề án "BARISTATION MÙA VI: Hành Trình Tạo Dựng Sự Kiện" được thực hiện trong khuôn khổ học phần Đề án 2 - Quản lý dự án Du lịch (Mã môn học: TO304DV0I1 - 0100, Học kỳ 2431) thuộc Khoa Du lịch - Nhà hàng - Khách sạn, Trường Đại học Hoa Sen. Đây là đề án thực hành quản trị sự kiện định kỳ. Sau năm mùa tổ chức thành công (trong đó có ba mùa thi đấu và hai mùa triển lãm chuyên đề thức uống không cồn ở mùa III và IV), Baristation Mùa VI quay trở lại với hình thức cuộc thi chuyên nghiệp kết hợp chuỗi hoạt động trải nghiệm văn hóa ẩm thực đồ uống (F&B). Sự kiện nhằm tạo môi trường cọ xát thực tế cho sinh viên ngành du lịch, nhà hàng, khách sạn và các bạn trẻ đam mê nghệ thuật pha chế (Barista).

Mục đích và mục tiêu của đề án

  1. Mục đích:
    • Tổ chức cuộc thi pha chế thức uống không cồn nhằm tìm kiếm, công nhận và phát huy năng lực của các cá nhân đam mê nghệ thuật pha chế trên phạm vi toàn quốc.
    • Đề cao vai trò của người pha chế trong việc sáng tạo đồ uống và tôn vinh nét văn hóa thưởng thức trà, cà phê tại Việt Nam.
    • Tạo không gian kết nối, giao lưu học thuật và thực hành giữa sinh viên, nhà trường, chuyên gia (mentors/giám khảo) và doanh nghiệp F&B.
  2. Mục tiêu định lượng và định tính:
    • Quy mô sự kiện: Tổ chức thành công chuỗi sự kiện gồm Lễ ra mắt & Bán kết (Opening Day), Workshop chuyên môn, và Đêm Gala Chung kết.
    • Quy mô truyền thông: Tiếp cận 100.000 người quan tâm trên toàn quốc; đạt 4.000 lượt thích trang Fanpage; thu hút 100 thí sinh đăng ký dự thi; kết nối sinh viên từ 60 trường đại học, cao đẳng trên toàn quốc.
    • Chuyên môn: Tìm ra đội thi và cá nhân có kỹ năng pha chế sáng tạo, hoàn thiện kỹ năng làm việc nhóm và năng lực ứng xử nghề nghiệp cho thí sinh.

Đối tượng và phạm vi triển khai

  • Thời gian thực hiện: Tiến trình đề án kéo dài từ ngày 15/11/2024 đến ngày 11/01/2025.
  • Địa điểm tổ chức: Dự kiến tại Phòng 903, Trường Đại học Hoa Sen, số 9 Nguyễn Văn Tráng, Quận 1, TP.HCM (kèm danh sách 6 địa điểm dự phòng tại TP.HCM).
  • Đối tượng tham gia:
    • Thí sinh dự thi: Học sinh, sinh viên, người đi làm dưới 24 tuổi, có đam mê pha chế thức uống không cồn, kinh nghiệm thực tế dưới 1 năm và không giữ vị trí quản lý, điều hành tại các cơ sở kinh doanh F&B.
    • Doanh nghiệp: Các đơn vị cung cấp nguyên phụ liệu, máy móc, trang thiết bị pha chế, chuỗi cà phê - trà có nhu cầu quảng bá thương hiệu, tiếp cận khách hàng tiềm năng và tìm kiếm nhân lực.
    • Khách tham dự: Độ tuổi từ 15 trở lên tại khu vực TP.HCM, bao gồm học sinh, sinh viên các trường THPT/Đại học, các đối tác của Trường Đại học Hoa Sen và cộng đồng quan tâm đến văn hóa F&B.

Cơ sở lý luận và phương pháp triển khai dự án

Khung khái niệm và chủ đề tích hợp

Đề án ứng dụng khung lý thuyết về quản trị sự kiện đặc thù (Special Event Management), tích hợp yếu tố biểu tượng học văn hóa thông qua concept "Tinh tú hệ cà phê" (Cosmos Coffee) với slogan "Brewed To Be Bright". Chủ đề được xây dựng dựa trên sự kết hợp giữa triết lý Ngũ hành phương Đông và tiến trình chế biến cà phê:

  • Thổ (Terra): Biểu trưng cho đất mẹ nuôi dưỡng hạt mầm, gắn liền với canh tác bền vững.
  • Mộc (Sprout): Tượng trưng cho sự sinh trưởng, đâm chồi nảy lộc của cây cà phê.
  • Hỏa (Ember): Đại diện cho nhiệt độ trong khâu rang xay, chuyển hóa hương vị.
  • Thủy (Aqua): Biểu trưng cho dung môi chiết xuất và sự cân bằng vị giác trong pha chế.
  • Kim (Aura): Thể hiện nghệ thuật tạo hình (Latte Art), tính thẩm mỹ và giá trị đỉnh cao của sản phẩm hoàn thiện.

Phương pháp quản trị và tổ chức

Đề án áp dụng mô hình phân rã cấu trúc công việc (WBS) và phân công trách nhiệm thông qua bộ máy điều hành gồm 10 nhân sự thuộc 5 tiểu ban chuyên trách:

  • Ban Nội dung (Performance): Chịu trách nhiệm ý tưởng, kịch bản chương trình, thể lệ thi và MC Script.
  • Ban Hậu cần (Production): Khảo sát giá, điều phối cơ sở vật chất, thiết kế không gian, quản lý kỹ thuật sân khấu (âm thanh, ánh sáng).
  • Ban Truyền thông (Media): Quản trị nội dung số (Fanpage, TikTok), thiết kế bộ nhận diện thương hiệu, phát triển kênh thông tin và điều phối truyền thông trực tiếp.
  • Ban Tài chính (Finance): Lập dự toán ngân sách, kiểm soát dòng tiền thu - chi, quản trị quỹ nội bộ.
  • Ban Tài trợ (Sponsor): Xây dựng hồ sơ tài trợ, phát triển mạng lưới đối tác, đàm phán quyền lợi và quản trị hiện vật/hiện kim.

Phương pháp thu thập và phân tích dữ liệu

  • Khảo sát thị trường và đối tác: Dữ liệu được tổng hợp từ lịch sử tổ chức 5 mùa Baristation trước đó, kết hợp khảo sát báo giá thực tế từ các nhà cung ứng vật tư F&B, in ấn, âm thanh - ánh sáng và địa điểm tại TP.HCM.
  • Phân tích công chúng mục tiêu (Demographics): Sử dụng phương pháp phân khúc thị trường dựa trên biến số nhân khẩu học và lối sống, tham chiếu nền tảng phân tích hành vi người tiêu dùng để phân loại 4 nhóm đối tượng chính (15-17 tuổi, 18-22 tuổi, 23-30 tuổi, và 30-45 tuổi).

Nội dung chính theo từng chương

1. Tổng quan cuộc thi Baristation VI

Chương này phác thảo toàn bộ cơ cấu vận hành, thông điệp cốt lõi và hệ thống nhận diện của sự kiện. Cơ cấu nhân sự Ban Tổ chức gồm 10 thành viên được phân định nhiệm vụ rõ ràng:

STT Họ và Tên MSSV Tiểu ban phụ trách Chức vụ
1 Đinh Thị Mỹ Linh 22013195 Nội dung Trưởng Ban Tổ chức
2 Võ Đăng Khoa 22111805 Nội dung Thành viên
3 Lý Quế Như 22103825 Truyền thông Thành viên
4 Nguyễn Phương Tường Linh 22114598 Truyền thông Trưởng nhóm (Leader)
5 Nguyễn Đào Minh Khôi 22102954 Hậu cần Trưởng nhóm (Leader)
6 Nguyễn Minh Ngọc 22140220 Hậu cần Thành viên
7 Lê Trần Phúc Nguyên 2190193 Hậu cần Thành viên
8 Phạm Hồng Quang Minh 22100259 Hậu cần Thành viên
9 Dương Hoàng Bảo Nghi 22105725 Tài trợ Trưởng nhóm (Leader)
10 Đỗ Quốc Đăng Khoa 2190805 Tài chính Trưởng nhóm (Leader)

Hệ thống màu sắc chủ đạo được chuẩn hóa theo concept Ngũ hành kết hợp hai gam màu không gian vũ trụ:

  • Xanh dương: Hành Thủy, sự tinh khiết, nước chiết xuất.
  • Cam/Vàng: Hành Kim, ánh sáng, nhiệt huyết của Barista.
  • Xanh lá: Hành Mộc, vùng trồng và tính bền vững sinh thái.
  • Đỏ/Cam: Hành Hỏa, nhiệt độ chuyển hóa trong quá trình rang xay.
  • Nâu: Hành Thổ, cội nguồn đất mẹ nuôi dưỡng hạt cà phê.
  • Trắng & Đen: Đại diện cho bọt sữa hoàn mỹ và chiều sâu không gian vũ trụ cà phê nguyên bản.

2. Kế hoạch tổ chức cuộc thi Baristation VI

Kế hoạch tổ chức được chia thành các mốc thời gian cụ thể với kịch bản vận hành chi tiết:

  • Opening Day & Vòng Bán kết ("Cosmic Coffee Flavor Fusion"):
    • Quy mô: Dự kiến 80 - 100 người tham dự tại Phòng 903, số 9 Nguyễn Văn Tráng.
    • Tiến trình: Check-in gian hàng, phát biểu khai mạc của giảng viên hướng dẫn (Cô Đậu Thị Ngọc Phụng hoặc Thầy Đặng Bá Hoài), tri ân nhà tài trợ.
    • Thể lệ Bán kết: 8 đội thi bốc thăm, có 20 phút chuẩn bị ý tưởng pha chế set menu cà phê và 5 phút thuyết trình trước Hội đồng Giám khảo. Ban Giám khảo chấm điểm chọn 3 đội có điểm số cao nhất tích lũy vào vòng chung kết và loại 2 đội có điểm thấp nhất.
  • Workshop chuyên môn ("Flavor Circle"): Cung cấp kiến thức chuyên sâu về cảm quan hương vị cho các thí sinh.
  • Gala Chung kết ("Coffee In The Cosmic Way"):
    • Quy mô: Dự kiến 100 người tham dự.
    • Thể lệ Chung kết: TOP 14 thí sinh/các đội thi thực hiện phần thi kỹ thuật pha chế và Latte Art trong thời lượng 10 phút, kết hợp 5 phút thuyết trình câu chuyện sản phẩm.
    • Cơ cấu trao giải: Giải Nhất, Nhì, Ba, giải Media và giải Best Mentor.

3. Kế hoạch truyền thông

Chiến lược truyền thông tích hợp (IMC) được triển khai đa nền tảng nhằm gia tăng độ nhận diện đề án:

  • Phân kỳ 4 giai đoạn truyền thông:
    1. Giai đoạn 1 (Khởi động - 23/10 đến 02/11/2023): Công bố bộ nhận diện, avatar/cover fanpage, video clip thông báo mùa thi mới, đặt booth truyền thông tại các cơ sở Thành Thái và Quang Trung 2.
    2. Giai đoạn 2 (Mở đăng ký): Truyền thông chuyên sâu về thể lệ, quyền lợi thí sinh, giới thiệu dàn Mentor, Giám khảo và các Nhà tài trợ; đếm ngược đóng cổng đơn đăng ký.
    3. Giai đoạn 3 (Trong sự kiện): Livestream trực tiếp các vòng thi, đăng tải các video clip ngắn (recap) ghi lại khoảnh khắc nổi bật trên Facebook và TikTok.
    4. Giai đoạn 4 (Tổng kết & Hậu sự kiện): Tri ân Nhà tài trợ, gửi thư cảm ơn đối tác, recap toàn bộ hành trình mùa VI và mở đợt tuyển dụng Ban Tổ chức mùa tiếp theo.
  • Phân khúc công chúng mục tiêu:
Nhóm tuổi Đặc điểm nghề nghiệp Hành vi & Lối sống Nhu cầu tiếp cận sự kiện
15 - 17 Học sinh THPT Dùng mạng xã hội thường xuyên, thích khám phá thức uống không cồn, định hướng nghề nghiệp sớm. Tìm kiếm sân chơi kỹ năng, trải nghiệm định hướng nghề nghiệp F&B.
18 - 22 Sinh viên ĐH/CĐ/Trung cấp Thích sáng tạo đồ uống, tham gia các hội nhóm pha chế, tìm kiếm cuộc thi thực tế vừa sức. Thử sức thi đấu chuyên nghiệp, giao lưu học hỏi, tích lũy hồ sơ năng lực.
23 - 30 Người đi làm, công chức Có xu hướng sống lành mạnh, tự pha chế tại nhà, quan tâm công thức và xu hướng mới. Tham gia workshop, học hỏi kỹ thuật pha chế chuyên sâu, mở rộng mối quan hệ.
30 - 45 Chủ doanh nghiệp, nhà tài trợ Tìm kiếm cơ hội hợp tác kinh doanh, quan sát biến động thị trường F&B. Tiếp cận khách hàng trẻ, quảng bá thương hiệu, tìm kiếm nhân sự tiềm năng.

4. Kế hoạch tài trợ và quyền lợi đối tác

Chính sách vận động tài trợ quy định rõ hình thức tiếp nhận qua hiện kim (thanh toán trong 5-7 ngày sau ký kết) và hiện vật (quy đổi bằng 50% giá trị hiện kim tương ứng, bàn giao trong 1 tuần).

  • Định mức các gói tài trợ:
Hạng mức tài trợ Giá trị hiện kim (VND)
Nhà Tài trợ Kim Cương 60.000.000
Nhà Tài trợ Bạch Kim 40.000.000
Nhà Tài trợ Vàng 25.000.000
Nhà Tài trợ Bạc 15.000.000
Nhà Tài trợ Đồng hành 10.000.000
  • Danh mục quyền lợi: Được phân tầng chặt chẽ theo từng hạng mức gồm: số lượng thư mời tham dự (từ 3 đến 10 thư); vị trí và tỷ lệ hiển thị logo trên ấn phẩm (Kim Cương: 100%, Bạch Kim: 80%, Vàng: 70%, Bạc: 50%, Đồng hành: 40%); quyền phát biểu và trao giải tại Đêm Gala; thời lượng phát video clip giới thiệu thương hiệu trước giờ khai mạc (Kim Cương: 3 phút, Bạch Kim: 2 phút, Vàng: 1 phút); số lượng bài viết tri ân và clip quảng bá chuyên biệt.
  • Mạng lưới đối tác liên kết: Ghi nhận sự đồng hành từ các thương hiệu trong ngành F&B như Tân Nhất Hương, Lý Gia Viên, Xuân Đức, Goodfood, Tart Saigon, Potato Clothing, Bloomia Flower & Coffee, Behonex, Bụi Coffee Supply, Silvi Coffee Roasters, The Little Bean Coffee, Mozanio...
  • Danh mục địa điểm dự phòng:
Tên địa điểm Địa chỉ Sức chứa (Khách) Chi phí dự kiến (Triệu VND)
Đại học Hoa Sen (P.903) Số 9 Nguyễn Văn Tráng, Q.1 < 200 0 (Địa điểm chính)
Bụi Coffee Supply Số 22 Đường số 4, P. Tân Phú, Q.7 50 - 70 8 - 10
Tòa nhà Lottery (Iced Hot) Số 77 Trần Nhân Tôn, Q.5 100 - 150 8 - 10
Nhà Rang Cà Phê 160/22/7 Vườn Lài, P. Tân Thành, Q. Tân Phú < 200 8 - 10
Vườn Trong Phố Số 34 Đường số 11, P. Thảo Điền, TP. Thủ Đức 80 - 100 10 - 20 (Có thể tài trợ miễn phí)
Tart Saigon 12E Đường CNI, P. Sơn Kỳ, Q. Tân Phú < 50 5
Epic Coffee Roaster 49 Ngô Thời Nhiệm, P.6, Q.3 < 100 8 - 10

5. Dự trù kinh phí

Bảng dự toán kinh phí được xây dựng chi tiết theo từng giai đoạn và khu vực chức năng:

  • Hạng mục trước sự kiện: Chi phí in ấn bộ nhận diện, áo thun polo Ban Tổ chức, dây đeo thẻ, bảng tên Y307, ruột thẻ C300, thiết kế ấn phẩm và thư mời C300.
  • Hạng mục trong sự kiện (Bán kết và Chung kết):
    • Khu vực Check-in: Backdrop bạt Hiflex khung sắt (kích thước 3m x 4m), thảm đỏ photobooth (1m x 4m), đèn chiếu sáng kino, standee chữ X, bàn ghế và hashtag cầm tay.
    • Khu vực Teabreak: Suất ăn nhẹ cho 80 - 100 khách (30.000 VND/pax), bình nước thủy tinh chân đế 5L, ly giấy Vietcup 4oz, găng tay y tế, khay bánh và đá viên.
    • Khu vực Sân khấu & Nghi lễ: Bảng tên đại biểu A4, hoa tươi tri ân giảng viên và nhà tài trợ, bảng trao giải formex bồi decal, mâm trao giải khăn nhung đỏ, kỷ niệm chương, gói âm thanh - ánh sáng và chi phí bồi dưỡng MC, ban nhạc biểu diễn.
    • Hậu cần & Vận hành: Nước suối bình 5L và chai 355ml, suất ăn trưa Ban Tổ chức (cơm sườn 40.000 VND/phần), văn phòng phẩm Tân Tiến, dụng cụ sơ cứu và đồ cúng lễ.
    • Nguyên vật liệu & Dụng cụ thi đấu: Phin pha cà phê, ca đong nhựa 100ml/250ml, máy tạo bọt cầm tay, shaker 550ml, bình rót cổ ngỗng 600ml, cân điện tử, nhiệt kế, bình đun siêu tốc 1.7L, ly Latte 280ml, bút vẽ Latte Art, cà phê Robusta rang xay, sữa đặc Nam Dương, sữa tươi thanh trùng không đường, muối hồng Himalaya, whipping cream, mật ong Behonex, siro Monin, chanh, bạc hà và cam thảo.
  • Tổng dự toán ngân sách: Chi phí dự trù toàn bộ chương trình được cộng dồn theo thực tế các gói mua sắm/thuê mướn, cộng thêm 10% kinh phí dự phòng phát sinh.

6. Quản lý rủi ro sự kiện

Đề án lập ma trận ứng phó toàn diện cho 7 nhóm rủi ro vận hành:

Nhóm rủi ro Tình huống rủi ro Biện pháp xử lý dự phòng
Thời gian Tiến độ bị chậm so với timeline; sự kiện bị dời ngày. Cắt giảm phần thừa trong MC script; báo cáo khẩn cấp GVHD và đối tác; tổ chức rehearsal nghiêm ngặt.
Địa điểm & Kỹ thuật Mất điện; cháy nổ; sự cố âm thanh, ánh sáng; thiếu chỗ gửi xe. Bố trí máy phát/thiết bị tích điện dự phòng; phối hợp BQL tòa nhà trang bị PCCC; khảo sát bãi xe dự phòng lân cận.
Tài chính & Tài trợ Nhà tài trợ hủy thỏa thuận; thâm hụt kinh phí. Ký hợp đồng pháp lý chặt chẽ; chuẩn bị danh sách nhà tài trợ dự phòng; cắt giảm chi phí in ấn; đẩy mạnh gây quỹ.
Nhân sự & BTC Thành viên rút lui đột xuất; mâu thuẫn nội bộ. Áp dụng chế tài nội quy; bàn giao công việc cho trưởng nhóm; tăng cường họp giao ban gắn kết.
Khách mời & Thí sinh Thí sinh gặp sự cố tai nạn khi pha chế; khách mời đến trễ. Bố trí nhân viên y tế túc trực sơ cứu; cộng bù thời gian xử lý sự cố cho thí sinh; MC linh hoạt lấp thời gian trống.
Teabreak & Vệ sinh Thực phẩm teabreak không đảm bảo an toàn; mất mát tài sản. Lựa chọn đơn vị cung cấp có chứng nhận ATTP; cử nhân sự thường trực bảo vệ khu vực đồ uống/tài sản.
Diễn giả & In ấn Diễn giả hủy lịch sát giờ; ấn phẩm in sai quy cách/màu sắc. Thỏa thuận hợp đồng sớm; cập nhật tiến độ trước 3 ngày; yêu cầu nhà in duyệt bản mẫu (proof) trước khi in hàng loạt.

Kết quả và đóng góp của đề án

Kết quả hoạch định

  • Xây dựng thành công bộ hồ sơ dự án tổ chức sự kiện chuyên nghiệp với đầy đủ cấu phần: Masterplan truyền thông, kế hoạch tài chính, kịch bản điều hành chi tiết và ma trận quản trị rủi ro.
  • Thiết lập hệ thống nhận diện thương hiệu hoàn chỉnh cho mùa VI với chủ đề "Cosmos Coffee", tích hợp văn hóa Ngũ hành vào 100% tài liệu truyền thông và thiết kế không gian.
  • Hoàn thiện kế hoạch vận động tài trợ với 5 phân hạng rõ ràng, liên kết thành công mạng lưới đối tác cung ứng vật tư và địa điểm chuyên ngành F&B tại TP.HCM.

Đóng góp đối với các bên liên quan

  • Đối với Nhà trường (Trường Đại học Hoa Sen): Góp phần nâng cao uy tín đào tạo thực tiễn của Khoa Du lịch - Nhà hàng - Khách sạn; quảng bá hình ảnh trường đến học sinh THPT và sinh viên các trường đại học, cao đẳng liên kết.
  • Đối với Sinh viên thực hiện: Giúp nhóm sinh viên trực tiếp vận dụng kiến thức môn Quản lý dự án Du lịch vào thực tế; rèn luyện kỹ năng đàm phán tài trợ, quản trị tài chính, điều phối sự kiện và kỹ năng xử lý khủng hoảng.
  • Đối với Doanh nghiệp và Cộng đồng Barista: Cung cấp sân chơi chuyên môn lành mạnh cho các nhân tố trẻ dưới 24 tuổi; tạo cầu nối thương mại giúp doanh nghiệp quảng bá sản phẩm máy móc, nguyên liệu pha chế trực tiếp đến người tiêu dùng và nhân sự tiềm năng.

Cải tiến so với các mùa trước

Sau giai đoạn mùa III và IV tổ chức dưới dạng triển lãm, Mùa VI đã tái cấu trúc format thành cuộc thi kết hợp giữa làm việc nhóm (vòng Bán kết) và năng lực cá nhân (vòng Chung kết). Sự đổi mới này vừa nâng cao tính tương tác chuyên môn, vừa tạo không gian để từng thí sinh thể hiện bản sắc cá nhân trong nghệ thuật pha chế.

Hạn chế và hướng phát triển

Hạn chế của đề án

  • Tính linh hoạt của địa điểm: Đề án phụ thuộc lớn vào việc sử dụng phòng 903 tại trụ sở Nguyễn Văn Tráng; trong trường hợp có sự thay đổi lịch học/sự kiện của nhà trường, chi phí thuê địa điểm dự phòng bên ngoài (từ 5 đến 20 triệu VND) sẽ gây áp lực lên quỹ dự trù tài chính.
  • Phụ thuộc thuật toán số: Kế hoạch truyền thông đặt mục tiêu 100.000 lượt quan tâm và 4.000 lượt thích nhưng chủ yếu dựa vào nền tảng mạng xã hội (Facebook, TikTok) mà chưa có ngân sách quảng cáo trả phí (Paid Ads), dễ chịu rủi ro bóp tương tác từ thuật toán nền tảng.
  • Quy mô thí sinh bị giới hạn: Giới hạn độ tuổi dưới 24 và dưới 1 năm kinh nghiệm nhằm bảo đảm tính công bằng cho sân chơi sinh viên, nhưng đồng thời làm giảm cơ hội tiếp cận nhóm barista bán chuyên có tay nghề cao.

Hướng phát triển cho các mùa sau

  • Mở rộng quy mô cuộc thi liên kết với các hiệp hội pha chế chuyên nghiệp và các trường đại học trong khu vực Đông Nam Á.
  • Tăng cường hợp tác dài hạn với các nhà tài trợ kim cương để ổn định nguồn quỹ hiện kim, chủ động đặt địa điểm tại các trung tâm hội nghị chuyên nghiệp.
  • Ứng dụng cổng đăng ký và bình chọn trực tuyến tự động nhằm chuẩn hóa việc chấm điểm và quản trị dữ liệu thí sinh.

Giá trị tham khảo

Tài liệu đề án là nguồn tham khảo có giá trị học thuật và thực tiễn cao đối với:

  • Sinh viên ngành Quản trị Du lịch, Quản trị Nhà hàng - Khách sạn và Quản trị Sự kiện: Cung cấp khung tài liệu mẫu chuẩn mực về việc lập kế hoạch tổ chức sự kiện từ A-Z, đặc biệt là cách phân bổ công việc theo 5 ban chức năng.
  • Các nhóm sinh viên làm đề án/khóa luận tốt nghiệp: Cung cấp biểu mẫu thực tế về Bảng dự trù kinh phí chi tiết từng đơn vị vật tư, Ma trận phân tích quyền lợi nhà tài trợ theo 5 hạng mức và Bảng kế hoạch quản lý rủi ro 7 nhóm.
  • Các câu lạc bộ, đơn vị tổ chức sự kiện F&B: Cung cấp ý tưởng kết hợp văn hóa ngũ hành vào đồ uống và kịch bản tổ chức cuộc thi pha chế thức uống không cồn.

Câu hỏi thường gặp

1. Đề án Baristation Mùa VI lựa chọn chủ đề gì và dựa trên cơ sở triết lý nào?

Đề án xây dựng chủ đề "Tinh tú hệ cà phê" (tên tiếng Anh: Cosmos Coffee) với slogan "Brewed To Be Bright". Ý tưởng được phát triển từ sự vận hành của vũ trụ và Ngũ hành (Kim, Mộc, Thủy, Hỏa, Thổ), trong đó mỗi yếu tố tương ứng với một giai đoạn tạo nên ly cà phê: Thổ (đất trồng nuôi dưỡng), Mộc (mầm cây sinh trưởng), Hỏa (nhiệt độ rang xay), Thủy (nước chiết xuất cân bằng) và Kim (nghệ thuật trang trí và thẩm mỹ hoàn thiện).

2. Tiêu chuẩn đối với thí sinh đăng ký tham gia cuộc thi Baristation VI là gì?

Thí sinh dự thi phải là học sinh, sinh viên hoặc người đi làm có độ tuổi dưới 24 tuổi, có đam mê với nghệ thuật pha chế thức uống không cồn, có kinh nghiệm làm việc thực tế trong ngành dưới 1 năm và tuyệt đối không đảm nhận các vị trí quản lý hay điều hành tại các cơ sở kinh doanh đồ uống.

3. Cơ cấu các gói tài trợ của chương trình được quy định như thế nào?

Chương trình triển khai 5 hạng mức tài trợ hiện kim dự kiến: Nhà Tài trợ Kim Cương (60.000.000 VND), Bạch Kim (40.000.000 VND), Vàng (25.000.000 VND), Bạc (15.000.000 VND) và Đồng hành (10.000.000 VND). Đối với các khoản tài trợ bằng hiện vật (máy móc, syrup, sữa, vật tư), giá trị sẽ được quy đổi tương đương 50% mức hiện kim để xác định quyền lợi tương ứng.

4. Quy trình thi đấu tại vòng Bán kết và Chung kết diễn ra ra sao?

Tại vòng Bán kết ("Cosmic Coffee Flavor Fusion"), 8 đội thi có 20 phút chuẩn bị ý tưởng set menu và 5 phút thuyết trình trước Ban Giám khảo; 3 đội có điểm số cao nhất sẽ được tích lũy điểm vào Chung kết và 2 đội thấp điểm nhất bị loại. Tại vòng Chung kết ("Coffee In The Cosmic Way"), TOP 14 thí sinh/đội thi tiến hành pha chế và thực hiện kỹ thuật Latte Art trong 10 phút, sau đó có 5 phút thuyết trình để chọn ra các giải Nhất, Nhì, Ba, giải Media và Best Mentor.

5. Ban Tổ chức dự phòng những phương án nào để ứng phó với rủi ro địa điểm và kỹ thuật?

Nếu địa điểm chính (Phòng 903 HSU) gặp sự cố, Ban Tổ chức đã chuẩn bị danh sách 6 địa điểm dự phòng có sức chứa từ 50 đến 200 khách (như Bụi Coffee Supply, Tòa nhà Lottery, Vườn Trong Phố, Tart Saigon...). Đối với rủi ro kỹ thuật (mất điện, hỏng thiết bị, cháy nổ), nhóm chuẩn bị máy phát điện dự phòng, loa cầm tay, micro không dây, phối hợp với ban quản lý tòa nhà kiểm tra hệ thống PCCC và bố trí nhân viên kỹ thuật trực tiếp xử lý trong các buổi diễn tập (Rehearsal).

Kết luận

Đề án "BARISTATION MÙA VI: Hành Trình Tạo Dựng Sự Kiện" là một bản kế hoạch quản trị sự kiện hoàn chỉnh, kết hợp hài hòa giữa lý thuyết quản lý dự án du lịch và thực tiễn ngành dịch vụ ẩm thực (F&B). Thông qua chủ đề sáng tạo "Cosmos Coffee", đề án không chỉ định hình một sân chơi kỹ năng chuyên nghiệp cho sinh viên và giới trẻ yêu thích pha chế mà còn thiết lập mô hình hợp tác hiệu quả giữa Nhà trường, sinh viên và doanh nghiệp. Toàn bộ hệ thống kế hoạch từ nhân sự, truyền thông, vận động tài trợ, dự toán ngân sách đến kiểm soát rủi ro đều được xây dựng khoa học, có tính khả thi và ứng dụng thực tiễn cao.