Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong hệ thống quản trị hành chính của các cơ quan, doanh nghiệp, công tác văn thư, lưu trữ đóng vai trò bảo đảm thông tin bằng văn bản phục vụ kịp thời cho hoạt động lãnh đạo, quản lý và điều hành. Hoạt động này trực tiếp xác lập, lưu giữ các văn bản, tài liệu gốc có giá trị pháp lý làm căn cứ lịch sử và thực tiễn, đồng thời kết nối thông tin thông suốt giữa các đơn vị nội bộ và với cơ quan cấp trên, cấp dưới.

Đối với Tập đoàn Điện lực Việt Nam (EVN) — một tập đoàn kinh tế nhà nước có quy mô lớn, tổ chức phức tạp và khối lượng công văn, giấy tờ giao dịch hàng ngày rất lớn — việc tổ chức bộ máy và duy trì công tác kiểm tra nghiệp vụ văn thư, lưu trữ có ý nghĩa quyết định đến hiệu suất làm việc, việc tuân thủ pháp luật và công tác bảo mật thông tin. Xuất phát từ bối cảnh đó, tác giả Nguyễn Việt Chinh (Khoa Quản trị Văn phòng, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội) đã thực hiện khóa luận tốt nghiệp với đề tài “Tổ chức và kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ tại Tập đoàn Điện lực Việt Nam” dưới sự hướng dẫn của ThS. Lâm Thu Hằng (năm 2021).

Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu

Mục tiêu nghiên cứu: Hệ thống hóa các vấn đề lý luận chung về tổ chức, kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ và vai trò của hoạt động này đối với cơ quan, tổ chức; khảo sát, phân tích và đánh giá thực trạng công tác tổ chức, kiểm tra văn thư, lưu trữ tại Tập đoàn Điện lực Việt Nam; từ đó chỉ ra các ưu điểm, hạn chế và đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả tổ chức, kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ tại đơn vị.

Nhiệm vụ nghiên cứu (4 nhiệm vụ):

  1. Thứ nhất: Tìm hiểu cơ sở lý luận chung về tổ chức và kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ.
  2. Thứ hai: Khảo sát và trình bày thực trạng công tác tổ chức và kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ tại Tập đoàn Điện lực Việt Nam.
  3. Thứ ba: Phân tích, đánh giá tình hình tổ chức và kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ tại Tập đoàn Điện lực Việt Nam (chỉ rõ ưu điểm, hạn chế và nguyên nhân).
  4. Thứ tư: Xây dựng các giải pháp và đề xuất nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức và kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ tại Tập đoàn Điện lực Việt Nam.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

  • Đối tượng nghiên cứu: Công tác văn thư, lưu trữ; cụ thể là thực trạng tổ chức bộ máy, nhân sự, quy trình nghiệp vụ và hoạt động kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ tại Tập đoàn Điện lực Việt Nam, cùng các giải pháp nâng cao hiệu quả.
  • Phạm vi không gian: Cơ quan Văn phòng Tập đoàn Điện lực Việt Nam (địa chỉ: Số 11 Cửa Bắc, phường Trúc Bạch, quận Ba Đình, thành phố Hà Nội).
  • Phạm vi thời gian: Số liệu và thực tiễn hoạt động trong giai đoạn từ năm 2020 đến năm 2021.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khung lý thuyết và khái niệm sử dụng

Tác giả vận dụng các khái niệm và nguyên lý quản trị văn phòng, quản trị công sở và nghiệp vụ văn thư - lưu trữ từ các giáo trình chuyên ngành và văn bản quy phạm pháp luật:

  • Khái niệm "Tổ chức": Tiếp cận theo quan điểm quản trị học của Nguyễn Hữu Thân (Quản trị hành chánh văn phòng, 2011) về việc xác định rõ mối quan hệ, phân công nhiệm vụ người làm cái gì, báo cáo ai; quan điểm hệ thống của PGS. Nguyễn Văn Thâm (Tổ chức điều hành hoạt động công sở) coi tổ chức là chỉnh thể các thành phần hoạt động hướng tới mục tiêu nhất định; và quan điểm của PGS.TS. Văn Tất Thu (Giáo trình Quản trị Văn phòng, 2020) dưới góc độ cơ cấu tồn tại của sự vật.
  • Khái niệm "Kiểm tra": Dẫn xuất theo lý thuyết quản trị của Henri Fayol và PGS.TS. Văn Tất Thu (2020), xác định kiểm tra là việc kiểm chứng công việc thực tế so với kế hoạch, chỉ thị, nguyên tắc đã định nhằm phát hiện sai lầm, sửa chữa và ngăn ngừa vi phạm.
  • Khái niệm "Công tác văn thư": Phân tích sự phát triển qua Nghị định số 110/2004/NĐ-CP và Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ. So với quy định cũ, Nghị định 30/2020/NĐ-CP đã bổ sung việc quản lý, sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật và chứng thư số để ký số trên văn bản điện tử; kết hợp định nghĩa của PGS. Vương Đình Quyền (Lý luận và phương pháp công tác văn thư, 2016).
  • Khái niệm "Công tác lưu trữ": Dựa trên Khoản 1 Điều 2 Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 (gồm 6 khâu nghiệp vụ: thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê, sử dụng tài liệu) và Giáo trình của Chu Thị Hậu (2016) phân định rõ hai phương diện: quản lý nhà nước về lưu trữ và các hoạt động nghiệp vụ lưu trữ.

Hệ thống văn bản pháp luật và quy chế áp dụng

  • Luật Doanh nghiệp 2020 (Khoản 10 Điều 4 và Điểm a Khoản 1 Điều 88 về doanh nghiệp do Nhà nước nắm giữ 100% vốn điều lệ).
  • Nghị định số 26/2018/NĐ-CP của Chính phủ về Điều lệ tổ chức và hoạt động của Tập đoàn Điện lực Việt Nam.
  • Nghị định số 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư; Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 của Thủ tướng Chính phủ về công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử.
  • Các văn bản nội bộ của EVN: Quyết định số 508/QĐ-EVN (chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng và các Ban Cơ quan EVN), Quyết định số 333/QĐ-EVN, Chỉ thị số 5288/CT-EVN, Chỉ thị số 4342/CT-EVN, Văn bản số 2881/EVN-VP, Văn bản số 948/EVN-VP, Văn bản số 1400/EVN-VP, Văn bản số 425/EVN-VP.

Phương pháp nghiên cứu và nguồn dữ liệu

Khóa luận sử dụng 5 phương pháp nghiên cứu chính:

  1. Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Thu thập, hệ thống hóa giáo trình, sách chuyên khảo, văn bản quy phạm pháp luật và hệ thống quy chế nội bộ của EVN.
  2. Phương pháp điều tra, khảo sát thực tế: Khảo sát hoạt động thực tế tại Văn phòng và Phòng Văn thư lưu trữ EVN nhằm nắm bắt chức năng, nhiệm vụ và tình hình xử lý văn bản, tài liệu.
  3. Phương pháp quan sát: Quan sát quy trình phối hợp, luân chuyển văn bản, công tác lập hồ sơ và bảo quản tài liệu của cán bộ, nhân viên.
  4. Phương pháp so sánh: Đối chiếu giữa quy định lý thuyết, khung pháp lý nhà nước với thực tiễn triển khai nghiệp vụ tại EVN.
  5. Phương pháp phân tích, tổng hợp: Phân tích dữ liệu khảo sát, báo cáo kiểm tra định kỳ của cơ quan để tổng hợp đánh giá ưu - nhược điểm và xây dựng giải pháp.

Nguồn dữ liệu của đề tài gồm các báo cáo kiểm tra thực tế, số liệu thống kê công tác lập hồ sơ, văn bản chỉ đạo điều hành và tài liệu quy chế được cung cấp bởi Văn phòng Tập đoàn Điện lực Việt Nam.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Cơ sở lý luận và vai trò của tổ chức và kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ

Chương 1 hệ thống hóa các vấn đề lý luận nền tảng:

  • Phân tích vai trò của tổ chức và kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ: tạo công cụ kiểm soát việc thực thi quyền lực quản trị; bảo vệ bí mật thông tin nội bộ và bí mật nhà nước; bảo đảm thông tin chính xác, kịp thời phục vụ quản lý điều hành; tạo lập chứng cứ pháp lý và nâng cao năng suất làm việc của cán bộ, công chức, viên chức.
  • Làm rõ 4 nội dung trọng tâm của tổ chức, kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ:
    1. Tổ chức, kiểm tra bộ máy: Thiết lập cơ cấu tổ chức phù hợp, phân định rõ chức năng, quyền hạn giữa các bộ phận.
    2. Tổ chức, kiểm tra nhân sự: Tuyển dụng đúng tiêu chuẩn, bố trí đúng người đúng việc, đào tạo bồi dưỡng và thực hiện chế độ đãi ngộ, thi đua khen thưởng.
    3. Tổ chức, kiểm tra việc xây dựng nội quy, quy chế: Ban hành và giám sát việc thực hiện các quy chế, quy trình xử lý văn bản và quản lý hồ sơ.
    4. Tổ chức, kiểm tra các khâu nghiệp vụ:
      • Nghiệp vụ văn thư: Soạn thảo và ban hành văn bản (4 bước); quản lý văn bản đến (4 bước); quản lý văn bản đi (5 bước); lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan (4 bước: mở hồ sơ, thu thập tài liệu, phân chia sắp xếp, kết thúc và biên mục); quản lý con dấu và thiết bị lưu khóa bí mật/chữ ký số.
      • Nghiệp vụ lưu trữ: Thu thập, bổ sung tài liệu (theo nguyên tắc thời kỳ lịch sử, phông, khối phông, thẩm quyền); xác định giá trị tài liệu; chỉnh lý tài liệu; xây dựng công cụ tra tìm và tổ chức phục vụ khai thác, bảo quản an toàn tài liệu.

Chương 2: Thực trạng về tổ chức và kiểm tra công tác văn thư lưu trữ Tập đoàn Điện lực Việt Nam

Chương 2 tập trung phân tích thực tiễn tại Văn phòng EVN:

  • Tổng quan về EVN: Quá trình chuyển đổi từ Tổng công ty thành Tập đoàn (Quyết định 147/QĐ-TTg, 148/2006/QĐ-TTg, 975/QĐ-TTg) và hoạt động theo mô hình Công ty TNHH MTV do Nhà nước nắm giữ 100% vốn điều lệ theo Nghị định số 26/2018/NĐ-CP. Cơ cấu gồm 3 Tổng công ty Phát điện (GENCO 1, 2, 3), 5 Tổng công ty Điện lực (EVNNPC, EVNCPC, EVNSPC, EVNHANOI, EVNHCMC), Tổng công ty Truyền tải điện Quốc gia (EVNNPT) cùng các đơn vị trực thuộc.
  • Cơ cấu tổ chức Văn phòng EVN (theo Quyết định 508/QĐ-EVN): Gồm Lãnh đạo Văn phòng (Chánh Văn phòng, các Phó Chánh Văn phòng) và các đơn vị chuyên môn: Phòng Tổng hợp, Phòng Tài chính - Kế toán, Phòng Kế hoạch - Kỹ thuật, Phòng Văn thư lưu trữ, Phòng Quản trị, Phòng Y tế, Đội xe.
  • Bộ máy Phòng Văn thư lưu trữ EVN:
    • Lãnh đạo phụ trách: Chánh Văn phòng (ông Bùi Công Luận) chịu trách nhiệm chung; 01 Phó Chánh Văn phòng (ông Đoàn Văn Huy) trực tiếp phụ trách, chỉ đạo chuyên môn nghiệp vụ VTLT.
    • Nhân sự phòng: Gồm 01 Trưởng phòng, 01 Phó Trưởng phòng (giúp Trưởng phòng đôn đốc/chỉ đạo/tham mưu), 01 nhân viên Bộ phận photo, 03 Chuyên viên Văn thư, 02 Chuyên viên Lưu trữ, 02 Chuyên viên Văn phòng Điện tử.
  • Quy trình tuyển dụng và bố trí nhân sự: Quy trình tuyển dụng gồm 5 bước (Đề đạt xin ý kiến -> Xây dựng kế hoạch -> Thông báo tuyển dụng công khai với thời hạn nhận hồ sơ ít nhất 30 ngày -> Tổ chức thi tuyển chuyên môn và phỏng vấn -> Thông báo kết quả). Tiêu chuẩn tuyển dụng áp dụng ngạch văn thư chính, văn thư, văn thư trung cấp và tiêu chuẩn viên chức lưu trữ (yêu cầu ngoại ngữ Bậc 3 theo Thông tư 01/2014/TT-BGDĐT, chuẩn CNTT theo Thông tư 03/2014/TT-BTTTT).
  • Quy trình công việc nghiệp vụ: Triển khai quản lý văn bản đi/đến, quản lý văn bản trên hệ thống văn phòng điện tử (E-Office/D-Office), lập hồ sơ số, quản lý thiết bị lưu khóa bí mật, chứng thư số và thực hiện các khâu thu thập, chỉnh lý, bảo quản tài liệu lưu trữ.
  • Công tác kiểm tra, đánh giá:
    • Thành lập Đoàn kiểm tra liên ngành: Lãnh đạo Văn phòng (Trưởng đoàn), Lãnh đạo Ban Pháp chế (Phó trưởng đoàn), Phó Chánh Văn phòng (Thành viên), Đại diện EVNICT phụ trách D-Office (01 người).
    • Nội dung kiểm tra: Kiểm tra việc thực hiện Nghị định 30/2020/NĐ-CP, Luật Lưu trữ 2011, Quyết định 333/QĐ-EVN, Chỉ thị 5288/CT-EVN, Văn bản 948/EVN-VP; kiểm tra công tác bảo vệ bí mật nhà nước, cải cách hành chính, ứng dụng CNTT (chữ ký số, lập hồ sơ số, xử lý văn bản trên mạng) và đào tạo nhân sự theo Chỉ thị 4342/CT-EVN.
Tiêu chí Cơ cấu / Quy định tại Văn phòng Tập đoàn EVN
Cơ cấu nhân sự Phòng VTLT 01 Trưởng phòng, 01 Phó Trưởng phòng, 03 CV Văn thư, 02 CV Lưu trữ, 02 CV Văn phòng Điện tử, 01 CV Photo
Lãnh đạo phụ trách trực tiếp Chánh Văn phòng (Bùi Công Luận), Phó Chánh Văn phòng phụ trách VTLT (Đoàn Văn Huy)
Quy trình tuyển dụng VTLT 5 bước (Tờ trình -> Kế hoạch -> Thông báo nhận hồ sơ ≥30 ngày -> Thi chuyên môn + Phỏng vấn -> Kết quả)
Thành phần Đoàn kiểm tra VTLT Lãnh đạo Văn phòng (Trưởng đoàn), Lãnh đạo Ban Pháp chế (Phó đoàn), Phó Chánh VP (Thành viên), Cán bộ EVNICT (01 người)
Hệ thống phần mềm ứng dụng E-Office, D-Office ("Hồ sơ công việc EVN"), hệ thống chữ ký số
Tỷ lệ lập và nộp lưu hồ sơ (2020) Đạt trên 90%

Chương 3: Một số giải pháp và đề xuất nhằm nâng cao hiệu quả công tác tổ chức kiểm tra công tác văn thư lưu trữ Tập đoàn Điện lực Việt Nam

Dựa trên kết quả khảo sát và các tồn tại thực tế, tác giả đề xuất 6 nhóm giải pháp:

  1. Xây dựng vị trí làm việc cho bộ phận văn thư lưu trữ: Xác định rõ bản mô tả công việc và khung năng lực cho từng chức danh chuyên viên trong phòng.
  2. Thiết kế lại bộ máy làm công tác văn thư lưu trữ: Tinh gọn, tối ưu hóa các mối quan hệ phối hợp giữa các chuyên viên văn thư, lưu trữ và văn phòng điện tử.
  3. Xây dựng tiêu chí thi đua khen thưởng trong công tác văn thư lưu trữ: Gắn kết quả chấp hành kỷ luật công văn, nộp lưu hồ sơ đúng hạn với bình xét thi đua của từng Ban/Phòng.
  4. Hoàn thiện văn bản chỉ đạo về công tác văn thư lưu trữ: Rà soát, sửa đổi và ban hành mới Quy chế công tác VTLT tại EVN phù hợp với Nghị định 30/2020/NĐ-CP; ban hành Danh mục hồ sơ cơ quan hàng năm.
  5. Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư lưu trữ: Phối hợp cùng EVNICT nâng cấp các tính năng lập hồ sơ điện tử trên phần mềm D-Office/E-Office và phát triển công cụ thống kê, theo dõi tự động.
  6. Xây dựng chỉ số KPI trong quản lý và kiểm tra công tác văn thư lưu trữ: Thiết lập bộ chỉ số đo lường hiệu quả công việc định lượng đối với việc xử lý văn bản, tỷ lệ lập hồ sơ công việc và thời hạn luân chuyển tài liệu.

Kết quả và đóng góp

Kết quả khảo sát thực tế tại đơn vị

  • Kết quả tích cực:
    • Tập đoàn EVN đã kịp thời ban hành và quán triệt các văn bản quy phạm pháp luật mới (đặc biệt là Nghị định số 30/2020/NĐ-CP và Quyết định số 333/QĐ-EVN).
    • Tỷ lệ lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan tại Cơ quan Tập đoàn năm 2020 đạt trên 90%.
    • Triển khai đồng bộ việc xử lý văn bản điện tử và lập hồ sơ số trên môi trường mạng thông qua mục “Hồ sơ công việc EVN” trên hệ thống E-Office/D-Office.
    • Thiết lập cơ chế kiểm tra định kỳ liên ngành chặt chẽ với sự tham gia của Lãnh đạo Văn phòng, Ban Pháp chế và bộ phận CNTT (EVNICT).
  • Hạn chế được ghi nhận qua kiểm tra:
    • Vẫn còn khối lượng tài liệu tồn đọng từ năm 2015 trở về trước chưa được xử lý dứt điểm theo Chỉ thị số 35/CT-TTg của Thủ tướng Chính phủ.
    • Diện tích kho lưu trữ và các trang thiết bị kỹ thuật phục vụ bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử cần tiếp tục hoàn thiện để đáp ứng đầy đủ tiêu chuẩn tại Phụ lục VI Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.
    • Việc ban hành Danh mục hồ sơ hàng năm và sửa đổi Quy chế VTLT nội bộ tại một số khâu còn chậm so với yêu cầu thực tế.

Đóng góp của đề tài

  • Hệ thống hóa toàn diện lý luận về chức năng tổ chức và chức năng kiểm tra trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ, áp dụng trực tiếp vào mô hình tập đoàn kinh tế nhà nước quy mô lớn.
  • Khảo sát, cung cấp bức tranh chi tiết về cơ cấu nhân sự, quy trình công việc và phương thức tổ chức các đợt kiểm tra nghiệp vụ VTLT tại Tập đoàn Điện lực Việt Nam trong giai đoạn chuyển đổi số (2020-2021).
  • Đề xuất các giải pháp mang tính quản trị hiện đại, tiêu biểu là việc áp dụng chỉ số KPI và tích hợp sâu công nghệ thông tin thông qua đơn vị chuyên trách EVNICT.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế:
    • Khóa luận giới hạn phạm vi khảo sát chủ yếu tại Cơ quan Văn phòng Tập đoàn Điện lực Việt Nam (cơ quan đầu não) trong mốc thời gian 2020 - 2021, chưa mở rộng khảo sát chuyên sâu tại các Tổng công ty phát điện (GENCO), Tổng công ty truyền tải (EVNNPT) hay các Tổng công ty điện lực phân phối khu vực (EVNNPC, EVNCPC, EVNSPC, EVNHANOI, EVNHCMC).
  • Hướng nghiên cứu tiếp:
    • Mở rộng phạm vi nghiên cứu sang việc kiểm tra, giám sát công tác văn thư, lưu trữ điện tử đồng bộ trong toàn bộ Tập đoàn và các đơn vị thành viên cấp dưới.
    • Nghiên cứu sâu hơn về giải pháp xử lý, số hóa triệt để khối tài liệu tồn đọng giai đoạn trước năm 2015 và xây dựng kho lưu trữ số an toàn thông tin chuyên dụng cho ngành điện lực.

Giá trị tham khảo

  • Đối tượng tham khảo:
    • Sinh viên, học viên chuyên ngành Quản trị văn phòng, Lưu trữ học, Quản lý hành chính nhà nước tham khảo phương pháp khảo sát thực tế và khung phân tích chức năng kiểm tra văn thư lưu trữ.
    • Cán bộ, chuyên viên làm công tác văn thư, lưu trữ và quản trị văn phòng tại các tập đoàn, tổng công ty nhà nước có quy mô lớn.
  • Nội dung giá trị:
    • Mô hình phân công trách nhiệm bộ máy Phòng Văn thư lưu trữ (gồm đầy đủ các mảng văn thư, lưu trữ, photo và văn phòng điện tử).
    • Quy trình 5 bước tuyển dụng nhân sự chuyên môn kèm tiêu chuẩn ngạch cụ thể.
    • Phương thức tổ chức Đoàn kiểm tra liên ngành và nội dung các tiêu chí kiểm tra định kỳ công tác VTLT kết hợp bảo vệ bí mật nhà nước và ứng dụng phần mềm D-Office/E-Office.

Câu hỏi thường gặp

1. Cơ cấu nhân sự của Phòng Văn thư lưu trữ thuộc Văn phòng Tập đoàn Điện lực Việt Nam gồm những vị trí nào?
Phòng Văn thư lưu trữ thuộc Văn phòng EVN được cơ cấu gồm: 01 Trưởng phòng, 01 Phó Trưởng phòng (phụ trách đôn đốc, chỉ đạo, tham mưu), 01 Chuyên viên phụ trách Bộ phận photo, 03 Chuyên viên Văn thư, 02 Chuyên viên Lưu trữ và 02 Chuyên viên Văn phòng Điện tử. Phòng chịu sự chỉ đạo trực tiếp từ Chánh Văn phòng và 01 Phó Chánh Văn phòng phụ trách.

2. Đoàn kiểm tra công tác văn thư lưu trữ tại EVN gồm những thành phần nào?
Đoàn kiểm tra định kỳ công tác VTLT tại EVN gồm 4 thành phần chính: Lãnh đạo Văn phòng làm Trưởng đoàn; Lãnh đạo Ban Pháp chế làm Phó Trưởng đoàn; Phó Chánh Văn phòng làm Thành viên; và 01 đại diện từ Công ty Viễn thông Điện lực và Công nghệ thông tin (EVNICT) phụ trách bộ phận triển khai phần mềm D-Office.

3. Kết quả nổi bật trong công tác lập hồ sơ công việc tại EVN năm 2020 được ghi nhận là gì?
Qua kết quả kiểm tra thực tế năm 2020, công tác lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan tại Văn phòng Tập đoàn được quan tâm thực hiện đạt tỷ lệ trên 90%. Bên cạnh đó, việc lập hồ sơ điện tử đã được tích hợp và thực hiện trong mục “Hồ sơ công việc EVN” trên hệ thống phần mềm E-Office.

4. Tồn tại lớn nhất trong công tác lưu trữ tại EVN được Đoàn kiểm tra chỉ ra là gì?
Tồn tại đáng chú ý là tình trạng hồ sơ, tài liệu tồn đọng từ năm 2015 trở về trước vẫn chưa được bố trí kinh phí để xử lý dứt điểm theo tinh thần chỉ đạo tại Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 của Thủ tướng Chính phủ; đồng thời diện tích kho và trang thiết bị bảo quản an toàn tài liệu điện tử cần tiếp tục nâng cấp theo Phụ lục VI Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.

5. Tác giả đề xuất các nhóm giải pháp chính nào trong Chương 3?
Tác giả đề xuất 6 nhóm giải pháp: Xây dựng vị trí làm việc cho bộ phận VTLT; thiết kế lại bộ máy làm công tác VTLT; xây dựng tiêu chí thi đua khen thưởng; hoàn thiện văn bản chỉ đạo (ban hành Quy chế và Danh mục hồ sơ); tăng cường ứng dụng CNTT (nâng cấp D-Office/E-Office cùng EVNICT); và xây dựng chỉ số KPI trong quản lý, kiểm tra công tác VTLT.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Nguyễn Việt Chinh đã hệ thống hóa toàn diện cơ sở lý luận về tổ chức và kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ, đồng thời phản ánh chân thực thực trạng hoạt động này tại Tập đoàn Điện lực Việt Nam giai đoạn 2020–2021. Đề tài đã phân tích rõ nét cơ cấu bộ máy, quy trình tuyển dụng, phân công nghiệp vụ và cơ chế kiểm tra liên ngành với tỷ lệ lập hồ sơ đạt trên 90% gắn liền với hệ thống phần mềm E-Office/D-Office, đồng thời chỉ ra các điểm nghẽn về tài liệu tồn đọng trước năm 2015. Các giải pháp được đề xuất—đặc biệt là việc áp dụng chỉ số KPI và hoàn thiện hạ tầng lưu trữ số theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP—mang tính thực tiễn cao, đóng góp tài liệu tham khảo hữu ích cho công tác quản trị văn phòng tại các tập đoàn kinh tế nhà nước.