Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu
Trung tâm Điều độ Hệ thống điện Quốc gia (A0) được thành lập ngày 30 tháng 9 năm 1992 theo Quyết định số 393/TCCB-LĐ của Bộ Năng lượng, giữ vai trò huyết mạch trong việc chỉ huy, điều hành hệ thống sản xuất, truyền tải, phân phối điện năng trên phạm vi toàn quốc và vận hành thị trường điện cạnh tranh. Cột mốc ngày 27 tháng 5 năm 1994, khi Thủ tướng Chính phủ Võ Văn Kiệt phát lệnh đóng điện vận hành đường dây 500 kV Bắc – Nam mạch 1, đánh dấu sự thống nhất hệ thống điện Việt Nam và đặt ra khối lượng công việc quản lý điều độ vận hành kỹ thuật rất lớn. Cùng với quá trình phát triển, khối tài liệu hình thành từ năm 1992 đến nay tại đơn vị bao gồm các văn bản quản lý hành chính, hồ sơ phương thức vận hành, kỹ thuật tự động hóa SCADA/EMS, hồ sơ sự cố và thị trường điện ngày càng gia tăng. Tuy nhiên, công tác thu thập, phân loại, chỉnh lý và bảo quản nguồn tài liệu này trong giai đoạn trước năm 2021 chưa đồng bộ, dẫn đến khối lượng tài liệu tồn đọng lớn, tiềm ẩn nguy cơ thất lạc dữ liệu lịch sử và kỹ thuật quan trọng của ngành điện lực.
Mục tiêu nghiên cứu của khóa luận được xác định cụ thể:
- Khảo sát, phân tích và đánh giá đúng thực trạng công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Điều độ Hệ thống điện Quốc gia.
- Đề xuất các nhóm giải pháp khoa học, khả thi nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại đơn vị.
Để đạt được mục tiêu trên, tác giả đặt ra 03 nhiệm vụ nghiên cứu:
- Nghiên cứu hệ thống cơ sở lý luận và các quy định pháp luật hiện hành về công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ.
- Khảo sát, thống kê và đánh giá thực trạng các khâu nghiệp vụ tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Điều độ Hệ thống điện Quốc gia giai đoạn 2021 – 2023.
- Đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ phù hợp với mô hình tổ chức và đặc thù tài liệu của Trung tâm.
Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:
- Đối tượng nghiên cứu: Công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Điều độ Hệ thống điện Quốc gia.
- Phạm vi nội dung: Các khâu nghiệp vụ chuyên môn bao gồm phân loại, xác định giá trị, chỉnh lý, thống kê và xây dựng công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ.
- Phạm vi không gian: Trung tâm Điều độ Hệ thống điện Quốc gia (địa chỉ: số 11 Cửa Bắc, phường Trúc Bạch, quận Ba Đình, thành phố Hà Nội).
- Phạm vi thời gian: Nghiên cứu khối tài liệu hình thành từ khi thành lập Trung tâm năm 1992 đến thời điểm năm 2023 – 2024, trong đó số liệu khảo sát thực trạng tập trung từ năm 2021 đến ngày 30 tháng 9 năm 2023.
Cơ sở lý thuyết và phương pháp
Khóa luận xây dựng hệ thống cơ sở lý luận dựa trên việc kế thừa các khái niệm chuyên ngành văn thư – lưu trữ. Thuật ngữ "Tài liệu lưu trữ" được tác giả xác định thống nhất theo khoản 3 Điều 2 Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13, đồng thời đối chiếu với quan điểm học thuật của Đào Xuân Chúc (1990) và Nguyễn Hữu Thời (2001). Khái niệm "Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ" được định nghĩa dựa trên các nghiên cứu của Vương Đình Quyền và Nguyễn Lệ Nhung: là tổng hợp các nghiệp vụ cơ bản (phân loại, xác định giá trị, chỉnh lý, thống kê, xây dựng công cụ tra cứu) nhằm quản lý, bảo vệ an toàn và phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu một cách chính xác, thuận tiện.
Hệ thống văn bản pháp lý và tiêu chuẩn nghiệp vụ làm căn cứ phân tích bao gồm:
- Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 (tập trung vào Điều 15 về chỉnh lý tài liệu, Điều 16 về xác định giá trị tài liệu, Điều 18 về Hội đồng xác định giá trị tài liệu và Điều 28 về hủy tài liệu hết giá trị).
- Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ (Điều 3, 7, 11).
- Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư.
- Thông tư số 10/2022/TT-BNV ngày 19 tháng 12 năm 2022 của Bộ Nội vụ quy định thời hạn bảo quản tài liệu.
- Các hướng dẫn của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước: Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19 tháng 5 năm 2004 về hướng dẫn chỉnh lý tài liệu phông lưu trữ cơ quan; Công văn số 879/VTLTNN-NVTW ngày 19 tháng 12 năm 2006 về hướng dẫn tiêu hủy tài liệu hết giá trị; Quyết định số 128/QĐ-VTLTNN ngày 01 tháng 6 năm 2009 ban hành Quy trình chỉnh lý tài liệu theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000.
- Các quy định nội bộ ngành: Quyết định số 1080/QĐ-EVN ngày 01 tháng 8 năm 2021 của Tập đoàn Điện lực Việt Nam ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ; Kế hoạch số 3436/ĐĐQG-VP ngày 28 tháng 10 năm 2022; Quyết định số 271/VP ngày 04 tháng 11 năm 2022; Quyết định số 39/QĐ-ĐĐQG ngày 08 tháng 02 năm 2023; Báo cáo số 3502/BC-ĐĐQG ngày 04 tháng 10 năm 2023 của Trung tâm Điều độ Hệ thống điện Quốc gia.
Phương pháp nghiên cứu thực tế được tác giả áp dụng gồm:
- Phương pháp phân tích và tổng hợp: Khảo cứu các văn bản pháp luật của Nhà nước, quy chế của EVN và các tài liệu chuyên ngành lưu trữ học để xây dựng khung lý thuyết.
- Phương pháp thống kê: Thu thập, tổng hợp số liệu về số lượng hồ sơ giấy đã lập, đã giao nộp, khối lượng mét giá tài liệu đã chỉnh lý và tài liệu tồn đọng tại Trung tâm giai đoạn 2021 – 2023.
- Phương pháp quan sát trực tiếp: Quan sát điều kiện bảo quản tại kho lưu trữ, tình trạng vật lý của tài liệu, quy trình lập danh mục hồ sơ, kỹ thuật đánh số tờ, làm nhãn hộp và vào sổ lưu trữ.
- Phương pháp so sánh, đối chiếu: So sánh quy trình nghiệp vụ thực tế tại Trung tâm với các quy định tiêu chuẩn của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước để phát hiện những điểm sai lệch hoặc chưa hoàn thiện.
- Phương pháp phỏng vấn: Phỏng vấn trực tiếp cán bộ phụ trách văn thư – lưu trữ tại Văn phòng Trung tâm và cán bộ chuyên môn tại các Phòng/Ban về khó khăn, vướng mắc trong khâu lập hồ sơ và giao nộp tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.
Nguồn dữ liệu nghiên cứu là các văn bản, hồ sơ thực tế, báo cáo nghiệp vụ nội bộ (đặc biệt là Báo cáo số 3502/BC-ĐĐQG ngày 04/10/2023) và kho tài liệu giấy đang được bảo quản tại số 11 Cửa Bắc, Ba Đình, Hà Nội.
Nội dung chính theo từng chương
Chương 1. Cơ sở khoa học về tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ
Chương này tập trung làm rõ 05 nội dung cốt lõi của công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ:
- Phân loại tài liệu lưu trữ: Phân tích cơ sở lý luận của việc nghiên cứu đơn vị hình thành phông, xác định đặc trưng phân loại (thời gian, cơ cấu tổ chức, mặt hoạt động, vấn đề) và hoàn chỉnh phương án phân loại.
- Xác định giá trị tài liệu lưu trữ: Nêu rõ 03 nguyên tắc (chính trị, lịch sử, toàn diện và tổng hợp), 04 phương pháp xác định giá trị và 08 tiêu chuẩn đánh giá giá trị tài liệu. Trình bày quy trình hoạt động của Hội đồng xác định giá trị tài liệu và quy định bắt buộc phải lưu giữ hồ sơ tiêu hủy tài liệu hết giá trị tối thiểu 20 năm theo quy định pháp luật.
- Chỉnh lý tài liệu lưu trữ: Trình bày quy trình 3 giai đoạn (chuẩn bị, thực hiện và kết thúc) theo Công văn số 283/VTLTNN-NVTW và tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000.
- Xây dựng công cụ tra cứu: Nêu các loại hình công cụ tra cứu chủ yếu gồm mục lục hồ sơ và cơ sở dữ liệu điện tử.
- Thống kê tài liệu: Xác định các nguyên tắc thống kê định kỳ, đột xuất và hệ thống sổ sách thống kê chuyên dụng.
Bên cạnh đó, chương 1 khái quát lịch sử hình thành Trung tâm Điều độ Hệ thống điện Quốc gia (từ Quyết định 393/TCCB-LĐ năm 1992, Quyết định 180 NL/TCCB-LĐ năm 1994 đến Quyết định 559 NL/TCCB-LĐ năm 1995) và cơ cấu tổ chức gồm Ban Giám đốc, 09 Phòng chức năng (Văn phòng, Phòng Phương thức, Phòng Điều độ, Phòng SCADA, Phòng Điều độ thị trường điện, Phòng Kỹ thuật, Phòng Tổ chức cán bộ, Phòng Tài chính kế toán, Phòng Kế hoạch) cùng 03 Trung tâm Điều độ miền (A1, A2, A3). Tác giả phân tích giá trị của phông tài liệu Trung tâm trên 04 phương diện: chính trị, kinh tế (điều hành thị trường điện cạnh tranh, sản xuất kinh doanh điện), văn hóa – xã hội và nghiên cứu lịch sử ngành năng lượng quốc gia.
Chương 2. Thực trạng tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Điều độ Hệ thống điện Quốc gia
Chương 2 phản ánh chi tiết hiện trạng khối tài liệu và quá trình triển khai các khâu nghiệp vụ tại đơn vị:
- Thành phần và khối lượng: Kho lưu trữ cơ quan bảo quản trên 100 mét giá tài liệu giấy (Văn phòng: 61m, Phòng SCADA: 25m, Phòng Tài chính: 12m, Phòng Điều độ: 10m, Phòng Tổng hợp: 5m). Tài liệu chứa đựng các nội dung chỉ huy hệ thống điện, bản vẽ kỹ thuật SCADA/EMS, hồ sơ quản trị nhân sự, kế hoạch sản xuất kinh doanh từ năm 1992 đến nay.
- Tổ chức nhân sự: Theo Quyết định số 271/VP ngày 04 tháng 11 năm 2022, Trung tâm thành lập "Tổ phân loại, sàng lọc, chỉnh lý tài liệu nộp vào lưu trữ" gồm 07 người: 01 Phó Chánh Văn phòng làm Tổ trưởng, 01 chuyên viên phụ trách văn thư lưu trữ chuyên trách, 05 cán bộ kiêm nhiệm.
| STT | Họ và tên | Chức danh trong Tổ |
|---|---|---|
| 1 | Trần Mạnh Hùng | Tổ trưởng |
| 2 | Nguyễn Thị Hồng | Tổ phó |
| 3 | Đào Thị Nga | Thành viên |
| 4 | Lưu Văn Đoan | Thành viên |
| 5 | Giang Thị Hằng | Thành viên |
| 6 | Hoàng Thị Tuyết | Thành viên |
| 7 | Phạm Thị Phương Thảo | Thành viên |
- Tình hình lập và giao nộp hồ sơ giấy: Khảo sát giai đoạn 2021 – 2023 cho thấy số lượng hồ sơ lập tăng dần qua từng năm, thể hiện qua số liệu tại Báo cáo số 3502/BC-ĐĐQG:
| Năm | Tổng số hồ sơ đã lập | Tổng số hồ sơ đã kết thúc | Tổng số hồ sơ đã giao nộp | Tổng số hồ sơ đã tiếp nhận | Tổng số hồ sơ bị trả lại | Tổng số hồ sơ đang thực hiện |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 2021 | 178 | 178 | 178 | 0 | 0 | 0 |
| 2022 | 421 | 421 | 421 | 0 | 0 | 0 |
| 2023 | 1.157 | 1.157 | 953 | 953 | 0 | 204 |
| Tổng cộng | 1.756 | 1.756 | 1.552 | 953 | 0 | 204 |
- Tình hình thực hiện các khâu nghiệp vụ:
- Phân loại tài liệu: Đơn vị lựa chọn phương án phân loại hỗn hợp: Thời gian – Cơ cấu tổ chức – Chức năng nhiệm vụ (Bước 1: Chia theo năm; Bước 2: Chia theo từng Phòng/Ban; Bước 3: Phân theo mặt hoạt động chức năng của từng đơn vị).
- Xác định giá trị tài liệu: Trung tâm chưa thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu theo Điều 18 Luật Lưu trữ 2011 và Điều 42 Quyết định số 1080/QĐ-EVN. Từ năm 2012 đến thời điểm nghiên cứu, hồ sơ, tài liệu loại ra chưa được tổ chức tiêu hủy theo đúng quy định pháp luật mà đang được xếp dồn ứ trong các hòm tôn tại kho lưu trữ.
- Chỉnh lý tài liệu: Thực hiện quy định của Quyết định số 1080/QĐ-EVN cấm thuê dịch vụ chỉnh lý, số hóa bên ngoài đối với hồ sơ tài liệu sản xuất kinh doanh, đơn vị phải tự thực hiện bằng nhân lực nội bộ. Tiến độ chỉnh lý và khối lượng tồn đọng tính đến ngày 30 tháng 9 năm 2023 được tác giả tổng hợp cụ thể:
| STT | Đơn vị | Số tài liệu đã chỉnh lý xong năm 2022 | Số tài liệu đã chỉnh lý xong năm 2023 | Số tài liệu còn tồn đọng | Kế hoạch thực hiện chỉnh lý năm 2024 |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Văn phòng | 10m | 51m | 19m | 19m |
| 2 | Phòng Điều độ | 3m | 7m | 5m | 5m |
| 3 | Phòng CNTT & SCADA | 20m | 5m | 15m | 10m |
| 4 | Phòng Phương thức | 0m | 0m | 300m | 300m |
| 5 | Phòng Tổng hợp | 2m | 3m | 0m | 0m |
| 6 | Phòng Tài chính | 7m | 5m | 5m | 5m |
| Tổng số | 42m | 71m | 344m | 339m |
- Hạn chế và nguyên nhân: Khối lượng tài liệu tồn đọng chưa chỉnh lý còn rất lớn (344 mét giá, riêng Phòng Phương thức chiếm tới 300 mét giá); công tác lập hồ sơ công việc tại các phòng chuyên môn chưa đúng hạn (nhiều đơn vị giữ lại tài liệu quá 02 năm thay vì nộp trước 30/11 hàng năm); hồ sơ còn lẫn nhiều bản photocopy, trùng lặp; công cụ tra cứu chủ yếu là sổ sách viết tay và bảng tính đơn giản; kho lưu trữ chật hẹp, trang thiết bị bảo quản còn thô sơ.
Chương 3. Giải pháp nâng cao chất lượng công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Điều độ Hệ thống điện Quốc gia
Chương 3 đề xuất 02 nhóm giải pháp trực tiếp khắc phục các tồn tại đã chỉ ra ở chương 2:
- Nhóm giải pháp về tổ chức quản lý:
- Ban hành đầy đủ hệ thống văn bản quản lý, quy chế công tác lưu trữ nội bộ và danh mục hồ sơ cơ quan hằng năm.
- Thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu của Trung tâm theo đúng quy định tại Điều 18 Luật Lưu trữ và Điều 42 Quyết định 1080/QĐ-EVN để xem xét, thẩm tra tài liệu lưu trữ vĩnh viễn và tài liệu hết giá trị.
- Bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ lưu trữ cho mạng lưới cán bộ kiêm nhiệm tại các Phòng/Ban chuyên môn.
- Đưa tiêu chí lập hồ sơ và nộp lưu tài liệu đúng hạn vào chỉ tiêu đánh giá thi đua, khen thưởng định kỳ hằng năm của Trung tâm.
- Mở rộng diện tích kho lưu trữ, bổ sung trang thiết bị bảo quản (giá sắt, máy hút ẩm, điều hòa nhiệt độ, cặp hộp chuyên dụng) và bố trí nguồn kinh phí thích đáng cho công tác chỉnh lý.
- Nhóm giải pháp về chuyên môn nghiệp vụ:
- Chuẩn hóa quy trình thu thập và kiểm soát thời hạn giao nộp hồ sơ, kiên quyết từ chối tiếp nhận tài liệu rời lẻ chưa được lập thành hồ sơ hoàn chỉnh.
- Áp dụng triệt để phương án phân loại "Thời gian – Cơ cấu tổ chức – Chức năng" trên toàn bộ phông lưu trữ.
- Thực hiện quy trình chỉnh lý dứt điểm 344 mét giá tài liệu tồn đọng theo lộ trình kế hoạch năm 2024 (xử lý 339 mét giá).
- Triển khai quy trình tiêu hủy hợp pháp đối với khối tài liệu loại ra đang chứa trong các hòm tôn từ năm 2012 theo hướng dẫn của Công văn số 879/VTLTNN-NVTW, hoàn thiện hồ sơ tiêu hủy lưu giữ 20 năm.
- Đẩy mạnh tin học hóa, chuyển đổi từ sổ mục lục giấy sang phần mềm quản lý văn bản điều hành, xây dựng cơ sở dữ liệu tra cứu tích hợp và từng bước số hóa hồ sơ kỹ thuật điều độ hệ thống điện.
Kết quả và đóng góp
Khóa luận đã khảo cứu và lượng hóa chi tiết toàn bộ thực trạng công tác lưu trữ tại Trung tâm Điều độ Hệ thống điện Quốc gia tính đến hết tháng 9 năm 2023:
- Thống kê chính xác dữ liệu giao nhận hồ sơ giai đoạn 2021 – 2023 với 1.756 hồ sơ đã lập, trong đó đã tiếp nhận 953 hồ sơ vào lưu trữ cơ quan và còn 204 hồ sơ đang trong quá trình thực hiện tại các phòng chuyên môn.
- Chỉ rõ số liệu tài liệu tồn đọng nghiệp vụ lên tới 344 mét giá tại các đơn vị (trong đó Phòng Phương thức tồn đọng lớn nhất với 300 mét giá, Văn phòng tồn 19 mét giá, Phòng SCADA tồn 15 mét giá).
- Phát hiện các sai lệch so với quy định pháp luật: Trung tâm chưa thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu, tồn đọng tài liệu loại chứa trong hòm tôn từ năm 2012 chưa được thanh lý tiêu hủy theo quy định của Luật Lưu trữ 2011 và Thông tư số 10/2022/TT-BNV.
- Đóng góp thực tiễn của đề tài là việc cụ thể hóa phương án phân loại tài liệu 3 bước phù hợp với khối tài liệu kỹ thuật ngành điện và xây dựng lộ trình giải quyết 339 mét giá tài liệu tồn đọng trong năm 2024, tạo tiền đề để Trung tâm tự thực hiện chỉnh lý nội bộ đúng theo quy định cấm thuê ngoài của Quyết định số 1080/QĐ-EVN.
Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp
Khóa luận có một số giới hạn xuất phát từ phạm vi tiếp cận tư liệu:
- Đề tài chỉ tập trung khảo sát khối tài liệu giấy tại trụ sở cơ quan Trung tâm (số 11 Cửa Bắc, Hà Nội); chưa mở rộng khảo sát thực tế tình hình tổ chức khoa học tài liệu tại 03 đơn vị trực thuộc là Trung tâm Điều độ hệ thống điện miền Bắc (A1), miền Trung (A3) và miền Nam (A2).
- Khóa luận mới khảo sát sâu mảng tài liệu truyền thống (tài liệu giấy và bản vẽ kỹ thuật), chưa đi sâu phân tích nghiệp vụ quản lý tài liệu lưu trữ điện tử, cơ sở dữ liệu số hóa SCADA/EMS và dữ liệu giao dịch thị trường điện do quy chế bảo mật thông tin vận hành điện lực.
Hướng nghiên cứu tiếp theo có thể mở rộng:
- Nghiên cứu quy trình tích hợp và quản lý tài liệu lưu trữ điện tử hình thành từ hệ thống điều khiển tự động SCADA/EMS và hệ thống quản lý thị trường điện.
- Xây dựng mô hình quản lý tập trung và phân cấp lưu trữ tài liệu giữa Trung tâm Điều độ Hệ thống điện Quốc gia và các Trung tâm Điều độ hệ thống điện miền.
Giá trị tham khảo
Nội dung khóa luận là tài liệu tham khảo thiết thực cho:
- Giảng viên và sinh viên chuyên ngành Văn thư – Lưu trữ, Quản trị văn phòng tại các cơ sở đào tạo đại học, cao đẳng khi nghiên cứu chuyên đề về tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại doanh nghiệp nhà nước và đơn vị kỹ thuật hạ tầng.
- Cán bộ phụ trách công tác văn thư, lưu trữ tại các đơn vị thành viên trực thuộc Tập đoàn Điện lực Việt Nam (EVN), Tổng công ty Truyền tải điện Quốc gia và các đơn vị quản lý vận hành lưới điện.
- Các phần có giá trị thực hành cao nhất gồm: Bảng tổng hợp thực trạng tài liệu chỉnh lý và tồn đọng (Bảng 3), cơ cấu và nhiệm vụ của Tổ phân loại, sàng lọc hồ sơ nội bộ (Bảng 1), cùng phương án phân loại hồ sơ nghiệp vụ điều độ điện lực.
Câu hỏi thường gặp
1. Khối lượng tài liệu lưu trữ giấy còn tồn đọng chưa được chỉnh lý tính đến ngày 30 tháng 9 năm 2023 tại Trung tâm là bao nhiêu mét giá và nằm chủ yếu ở đơn vị nào?
Theo Báo cáo số 3502/BC-ĐĐQG ngày 04/10/2023 được trích xuất trong khóa luận, tổng khối lượng tài liệu giấy còn tồn đọng chưa chỉnh lý đúng nghiệp vụ tại Trung tâm là 344 mét giá. Trong đó, khối lượng tồn đọng lớn nhất thuộc về Phòng Phương thức với 300 mét giá (chiếm hơn 87% tổng lượng tồn đọng), tiếp theo là Văn phòng với 19 mét giá và Phòng CNTT & SCADA với 15 mét giá.
2. Tổ phân loại, sàng lọc, chỉnh lý tài liệu nộp vào lưu trữ của Trung tâm được thành lập theo quyết định nào và cơ cấu nhân sự ra sao?
Tổ được thành lập theo Quyết định số 271/VP ngày 04 tháng 11 năm 2022 của Trung tâm Điều độ Hệ thống điện Quốc gia, bao gồm 07 thành viên do ông Trần Mạnh Hùng (Phó Chánh Văn phòng) làm Tổ trưởng, bà Nguyễn Thị Hồng làm Tổ phó và 05 thành viên khác. Trong cơ cấu này, chỉ có 01 chuyên viên chuyên trách làm công tác văn thư – lưu trữ, các vị trí còn lại đều là cán bộ kiêm nhiệm.
3. Vì sao Trung tâm Điều độ Hệ thống điện Quốc gia không thuê các công ty dịch vụ lưu trữ bên ngoài vào chỉnh lý tài liệu tồn đọng?
Theo quy định tại Quyết định số 1080/QĐ-EVN ngày 01 tháng 8 năm 2021 của Tập đoàn Điện lực Việt Nam, các đơn vị trực thuộc không được phép thuê bên ngoài thực hiện phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị và số hóa đối với các hồ sơ tài liệu hình thành trong quá trình sản xuất kinh doanh và dự án chuyên ngành. Do đó, Trung tâm bắt buộc phải huy động lực lượng cán bộ nội bộ tự thực hiện.
4. Khâu xác định giá trị tài liệu tại Trung tâm đang gặp vướng mắc lớn nhất ở điểm nào?
Vướng mắc lớn nhất là Trung tâm chưa thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu theo Điều 18 Luật Lưu trữ 2011 và Điều 42 Quyết định 1080/QĐ-EVN. Hậu quả là từ năm 2012 đến nay, toàn bộ khối tài liệu hết giá trị hoặc tài liệu loại ra sau chỉnh lý không thể thực hiện thủ tục tiêu hủy theo đúng quy định pháp luật mà phải lưu tạm trong các hòm tôn tại kho lưu trữ.
5. Phương án phân loại tài liệu lưu trữ tại Trung tâm được xây dựng theo những bước nào?
Đơn vị áp dụng phương án phân loại kết hợp gồm 3 bước: Bước 1 là phân loại tài liệu theo các năm; Bước 2 là phân loại tài liệu của từng năm theo từng Phòng/Ban chức năng (Văn phòng, Phòng Phương thức, Phòng Điều độ, Phòng SCADA...); Bước 3 là phân loại tài liệu của từng Phòng/Ban theo chức năng, nhiệm vụ và mảng công tác chuyên môn chi tiết.
Kết luận
Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Nguyễn Văn Hiệp đã phản ánh chân thực, có căn cứ số liệu rõ ràng về thực trạng công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Điều độ Hệ thống điện Quốc gia từ năm 1992 đến hết năm 2023. Công trình chỉ rõ những nút thắt nghiệp vụ cơ bản như 344 mét giá tài liệu tồn đọng, sự thiếu vắng Hội đồng xác định giá trị tài liệu và khó khăn về nhân sự tự chỉnh lý theo quy chế nội bộ ngành điện. Hệ thống giải pháp được đề xuất mang tính đồng bộ về mặt quản lý và nghiệp vụ kỹ thuật, có tính ứng dụng cao giúp cơ quan giải quyết dứt điểm tài liệu tồn đọng và nâng cao hiệu quả quản trị thông tin điều độ hệ thống điện quốc gia.