Chương 1. Cơ sở lý luận của đề tài 15 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Chương 2. Thực trạng tổ chức hoạt động tham quan hƣớng dẫn tại các chùa: Dâu, Đậu, Tƣớng, Dàn Chương 3. Một số đề xuất nâng cao hiệu quả hoạt động tổ chức tham quan – hƣớng dẫn khách du lịch tại các chùa: Dâu, Đậu, Tƣớng, Dàn 16 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Chƣơng 1.
CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA ĐỀ TÀI 1. Lý luận về tổ chức 1. Khái niệm Về khái niệm “tổ chức”, đây không phải là một khái niệm mới trong nghiên cứu khoa học. Song đối với khoa học du lịch và với vấn đề mà luận văn tập trung nghiên cứu thì cần phải có cách nhìn nhận đúng hƣớng trong nội hàm của khái niệm này.
Tác giả đã thu thập, nghiên cứu các quan niệm có nghĩa khá gần trong khoa học du lịch. Bên cạnh đó tác giả cũng có sự tiếp cận khái niệm, trên cơ sở dùng phƣơng pháp nghiên cứu liên ngành, mà ở đây là khoa học quản lý. Khái niệm “tổ chức” thƣờng đƣợc nhắc tới trong quản lý và là một phần quan trọng của khoa học quản lý. Với ý nghĩa thông thƣờng “tổ chức” là một khái niệm dùng để chỉ một đơn vị trong xã hội: hành chính sự nghiệp, đơn vị kinh doanh, cơ quan, trƣờng học…là những kết cấu phân cấp của xã hội trong đó các thành viên bắt buộc phải có những hoạt động hợp tác, sự tƣơng tác với nhau.
Trên phƣơng diện quản lý học đi sâu vào phƣơng diện chức năng, thì tổ chức để chỉ việc nghiên cứu xem làm thế nào để tiến hành phân công, sắp xếp trình tự hợp lý để đạt đƣợc mục tiêu và mục đích đã đƣợc đề ra trong quá trình thực hiện một công việc nhất định. Cùng nghĩa này trong trích dẫn của viện nghiên cứu và đào tạo về quản lý có đƣa ra một số khái niệm về “tổ chức”: “tổ chức là một kết cấu đƣợc xây dựng theo mục tiêu chung và tiến hành phân công nhiệm vụ, xác định chức trách, trao đổi thông tin, kết hợp hỗ trợ làm việc đối với toàn bộ nhân viên trong tổ chức một cách hợp lý sao cho có thể thu đƣợc hiệu quả cao nhất khi thực hiện mục tiêu…tổ chức là cả một quá trình hay hoạt động hình thành kết cấu tổ chức nhằm thực hiện mục tiêu chung một cách hiệu quả”[41, tr. Theo những quan điểm này thì vấn đề quá trình sắp xếp và việc thực hiện những nội dung đã đƣợc đƣa ra theo một trình tự nhằm đạt hiệu quả tối ƣu trong công việc chính là những yếu tố quan trọng nhất của khái niệm “tổ chức”. 17 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Trong hoạt động dịch vụ, du lịch, khái niệm “tổ chức” đƣợc sử dụng phổ biến, song để khái quát vấn đề này thành những khái niệm tổng quát thì có rất ít tài liệu nhắc tới.
Tác giả Lƣu Văn Nghiêm trong cuốn “tổ chức sự kiện” đã đƣa ra khái niệm tổng quát: “Tổ chức sự kiện là một quá trình bao gồm sự kết hợp các hoạt động lao động với tƣ liệu lao động cùng với việc sử dụng máy móc thiết bị, công cụ lao động thực hiện các dịch vụ đảm bảo toàn bộ các công việc chuẩn bị và các hoạt động sự kiện cụ thể nào đó trong thời gian và không gian cụ thể nhằm chuyển tới đối tƣợng tham dự sự kiện những thông điệp truyền thông theo yêu cầu của khách hàng mục tiêu” [25, tr. Qua khái niệm này, tổ chức sự kiện đƣợc coi là một quá trình hoạt động. Quá trình này có sự xác định về các yếu tố: thời gian, tƣ liệu lao động, các công việc chuẩn bị tới các hoạt động sự kiện, không gian cụ thể diễn ra các hoạt động. Trong quá trình đó, các hoạt động đƣợc thực hiện theo một kịch bản, kế hoạch đã đƣợc chuẩn bị trƣớc.
Tất cả các yếu tố nêu trên đều nhằm vào việc truyền tải thông điệp đến đối tƣợng tham dự. Trong khoa học du lịch khái niệm “tổ chức” cũng đƣợc sử dụng với cả hai nghĩa đã đƣa ra trên đây. “Tổ chức” chỉ những đơn vị thực hiện các hoạt động có liên quan tới ngành dịch vụ du lịch. “Tổ chức” với nghĩa thứ hai đƣợc sử dụng nhƣ là một quá trình sắp xếp và thực hiện các hoạt động nhƣ: ăn, lƣu trú, tham quan, hƣớng dẫn… mà những vấn đề này là những hợp phần tạo nên hoạt động du lịch nói chung.
Với đề tài luận văn “Tổ chức hoạt động tham quan – hƣớng dẫn khách du lịch tại các chùa thờ Tứ Pháp. Nghiên cứu trƣờng hợp bốn chùa: Dâu, Đậu, Tƣớng, Dàn” thì khái niệm về “tổ chức” theo nghĩa thứ hai phản ánh đúng hƣớng và sát với nội hàm của đề tài. Nguyên tắc của vấn đề tổ chức - Nguyên tắc mục tiêu nhất quán Trong quá trình tổ chức thực hiện một công việc mà mục tiêu đã đƣợc đƣa ra thì sự phân định và liệt kê toàn bộ công việc cần thiết phải tuân thủ theo nguyên tắc nhất quán giữa công việc và mục tiêu. Những công việc đƣợc đƣa ra phải hỗ trợ và nhằm 18 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com kết quả là việc hoàn thành mục tiêu mà thực hiện.
Đối với những phần việc không hoặc ít liên quan tới mục tiêu cần loại bỏ hoặc giảm thiểu tới mức tối đa. Trong hoạt động du lịch nói chung và hoạt động tham quan, hƣớng dẫn khách du lịch nói riêng các tổ chức du lịch, công ty du lịch, khách du lịch và những ngƣời có liên quan cần phải thực hiện đến mức cao nhất nguyên tắc nhất quán trong mục tiêu đạt tới, từ đó mới tạo đƣợc sự chuyên nghiệp trong toàn bộ chƣơng trình du lịch. - Nguyên tắc hiệu quả Trong quá trình thực hiện bất kì một công việc, nhiệm vụ nào thì vấn đề hiệu quả sau quá trình làm việc đƣợc đặt lên hàng đầu. Để có thể đạt đƣợc mục tiêu đƣợc đƣa ra có nhiều cách thực hiện khác nhau, song quá trình thực hiện công việc để đạt đến mục tiêu đó một cách tối ƣu nhất mới đƣợc coi là hiệu quả.
Nguyên tắc hiệu quả chính là cơ sở cho sự sáng tạo trong quá trình thực hiện nhiệm vụ. Những yếu tố tác động đến vấn đề tổ chức - Tính phức tạp của công việc Đối với những công việc mà để đạt đến mục tiêu cần phải trải qua nhiều công đoạn, cần nhiều sự phối hợp giữa các bộ phận, nguồn lực. Vấn đề tổ chức, sắp xếp, phân định các phần việc, các nguồn lực cho từng khâu đƣợc thực hiện cũng phức tạp hơn rất nhiều. Mỗi một công đoạn, phần việc đƣợc thực hiện theo một trình tự, có thể là diễn ra độc lập, đồng thời hoặc đan xen với nhau.
- Công việc đòi hỏi phải có kĩ năng cao Quá trình hoạt động, làm việc có những phần, công việc đòi hỏi ngƣời thực hiện, gọi chung là nhân lực phải đạt đƣợc một trình độ nhất định mới có thể hoàn thành tốt, đạt hiệu quả cao khi làm việc. Điều này có thể lấy công việc của một HDV du lịch làm ví dụ. Để có thể đáp ứng đƣợc nhu cầu vô cùng đa dạng, làm cho khách du lịch thuộc mọi đối tƣợng khác nhau có thể thỏa mãn đƣợc những nhu cầu chính đáng trong quá trình thực hiện chuyến du lịch, chuyến tham quan đòi hỏi ngƣời HDV phải là những ngƣời có kinh nghiệm trong hoạt động hƣớng dẫn, có kĩ năng trong hoạt động 19 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com giao tiếp, ứng xử… Nhƣ vậy yếu tố đòi hỏi kĩ năng trong công việc khiến công tác tổ chức cũng phải có sự chuẩn bị, sắp xếp một cách chính xác nguồn lực để thực hiện tốt phần việc, công việc đƣợc định ra. - Phương pháp thực hiện công việc Trong quá trình tổ chức, cách thức và phƣơng pháp thực hiện công việc cũng là yếu tố quan trọng để đạt đến mục tiêu.
Đề ra các nội dung phần việc, thứ tự tiến hành chỉ là bƣớc đầu của công tác tổ chức. Phần việc tiếp theo mang tính định hƣớng, có tính xuyên suốt quá trình thực hiện, đến khi kết thúc công việc chính là phƣơng pháp thực hiện công việc. Đây chính là kim chỉ nam để đạt đƣợc tính hiệu quả trong công việc. Nội dung của công tác tổ chức - Xây dựng và đưa ra một lịch trình thực hiện cụ thể Tính hiệu quả, sự hoàn thành nhiệm vụ là mục tiêu của một hoạt động, công việc.
Để đạt đƣợc mục tiêu chủ thể thực hiện cần lập nên một lịch trình thực hiện các hoạt động, nhằm xử lý từng bƣớc những vấn đề gặp phải trên lộ trình tới mục tiêu. Một lịch trình làm việc phải đƣợc liệt kê cụ thể các vấn đề về: thời gian, địa điểm, nhân lực thực hiện, cơ sở cho việc thực hiện. Dựa vào những thông tin đã đƣợc định hình rõ nhƣ vậy, việc thực hiện các hoạt động sẽ tạo nên tính logic, khoa học. - Xác định các lưu ý trong quá trình thực hiện Trong quá trình thực hiện các hoạt động, công việc, vấn đề tổ chức cũng đã lƣờng trƣớc những yếu tố cần tránh, yếu tố phải thực hiện đúng hƣớng và đầy đủ, hoặc những yếu tố có thể là tác động ngoại cảnh đến quá trình thực hiện.
Xác định, nắm bắt đƣợc đầy đủ và chi tiết những yếu tố này sẽ tạo cho việc thực hiện đúng hƣớng, không có nhiều trở ngại. - Công tác chuẩn bị Trong công tác tổ chức, sự chuẩn bị về toàn bộ các mặt tác động đến quá trình diễn ra các hoạt động hƣớng tới mục tiêu đƣợc hoạch định. Thông thƣờng là sự xác 20 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com định các yếu tố: về nguồn nhân lực - là các chủ thể thực hiện, yếu tố hỗ trợ trong quá trình thực hiện, thời gian và không gian, đối tƣợng tác động chính trong toàn bộ quá trình diễn ra nhiệm vụ. - Xác định nội dung trong quá trình thực hiện Các yếu tố trên đây chỉ là những phần khung cho quá trình thực hiện một hoạt động, công việc nhất định.
Xác định và đƣa ra đƣợc các nội dung, gọi tên đƣợc các công việc, phần việc cần phải thực hiện là vấn đề chính của công tác tổ chức. Trong quá trình thực hiện nhiệm vụ, dựa vào các nội dung đã đƣợc xác định theo một trình tự sắp xếp giúp cho chủ thể thực hiện đầy đủ và đúng định hƣớng đạt tới hiệu quả khi kết thúc công việc. Quan niệm về khách du lịch Tại các điểm tham quan du lịch, đặc biệt là điểm du lịch tâm linh đối tƣợng khách rất đa dạng.