Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong hoạt động sản xuất và kinh doanh hàng may mặc, đặc biệt là phân khúc thiết kế và sản xuất đồng phục theo yêu cầu, việc quản lý luồng thông tin từ tiếp nhận đơn hàng, thiết kế mẫu, triển khai sản xuất, kiểm soát hàng lỗi đến giao hàng và thu hồi công nợ đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa nhiều bộ phận. Nhằm tin học hóa và chuẩn hóa các quy trình vận hành thực tế tại doanh nghiệp, đề tài "Acceptance Criteria Xây Dựng Hệ Thống Quản Lý Bán Hàng Cho Công Ty Thiết Kế Đồng Phục Unidesign" được thực hiện bởi nhóm tác giả thuộc Khoa Công nghệ thông tin và Kinh tế số, Học viện Ngân hàng dưới sự hướng dẫn của ThS. An Phương Điệp (hoàn thành vào tháng 5/2024).

Mục tiêu và các nhiệm vụ nghiên cứu cụ thể của đề tài bao gồm:

  1. Phân tích và mô hình hóa chi tiết các quy trình nghiệp vụ quản lý bán hàng của Công ty Thiết kế đồng phục Unidesign bằng chuẩn ký hiệu BPMN (Business Process Model and Notation).
  2. Xây dựng tài liệu đặc tả yêu cầu phần mềm và hệ thống tiêu chí chấp nhận (Acceptance Criteria - AC) cho toàn bộ các chức năng của hệ thống.
  3. Thiết kế khung giao diện người dùng (Wireframe), xác định chi tiết các thành phần giao diện, kiểu dữ liệu, các ràng buộc hợp lệ (validation) và trạng thái tương tác của người dùng.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Quy trình nghiệp vụ bán hàng, quản lý đơn hàng, theo dõi tiến độ, kiểm soát sản phẩm lỗi, xử lý chứng từ thanh toán/đặt cọc/hoàn trả, quản lý danh mục sản phẩm, quản lý dữ liệu khách hàng và thống kê báo cáo tại Công ty Thiết kế đồng phục Unidesign.
  • Phạm vi nghiên cứu: Đặc tả kỹ thuật mức phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng nội bộ, phục vụ cho các bộ phận: Giám đốc, Thiết kế, Sản xuất, Bán hàng và Kế toán.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Đồ án áp dụng các phương pháp và công cụ chuẩn mực trong lĩnh vực Phân tích nghiệp vụ (Business Analysis) và Kỹ nghệ phần mềm (Software Engineering):

  • Mô hình hóa quy trình nghiệp vụ (BPMN): Sử dụng các bước tuần tự để mô tả luồng công việc giữa người dùng (User/Quản lý) và Hệ thống (System), bao gồm các điểm rẽ nhánh điều kiện và luồng xử lý ngoại lệ.
  • Phương pháp đặc tả Tiêu chí chấp nhận (Acceptance Criteria - AC): Xây dựng các điều kiện tiên quyết, mô tả luồng thao tác (Feature Description) và tập hợp các tiêu chí kiểm thử nghiệm thu cụ thể cho từng tác vụ nhằm phục vụ quá trình phát triển và kiểm thử phần mềm (QA/QC).
  • Thiết kế cấu trúc giao diện (Wireframe Specification): Định nghĩa chi tiết từng thành phần điều khiển (Component), kiểu điều khiển (Dropdown, Textbox, Button, Checkbox, Label), trạng thái bắt buộc (Required), trạng thái cho phép chỉnh sửa (Editable) và các quy tắc kiểm tra tính hợp lệ (Validation Rules).
  • Nguồn dữ liệu: Dữ liệu quy trình thực tế từ chuỗi vận hành bán hàng và gia công đồng phục của Unidesign.

Thiết kế và đặc tả hệ thống

Hệ thống quản lý bán hàng Unidesign được thiết kế hướng tới việc kiểm soát toàn diện luồng thông tin nghiệp vụ với sự phân cấp chặt chẽ giữa các vai trò người dùng trong doanh nghiệp.

Phân hệ nghiệp vụ Các chức năng chính Vai trò tương tác chính
1. Quản lý tài khoản & Đăng nhập Tạo tài khoản, Đổi mật khẩu, Xóa tài khoản, Phân quyền theo chức năng, Đăng nhập hệ thống Quản lý, Người dùng các bộ phận
2. Quản lý đơn hàng Thêm mới, Sửa, Xóa đơn hàng; Lọc đa điều kiện, Tìm kiếm theo mã đơn / mã khách hàng Bán hàng, Quản lý
3. Quản lý tiến độ đơn hàng Lập lịch tiến độ theo từng giai đoạn (Design, Sản xuất, Vận chuyển, Bù lỗi); Tìm kiếm, Lọc lịch tiến độ Bán hàng, Thiết kế, Sản xuất
4. Quản lý sản phẩm lỗi & Đổi trả Quản lý file hàng lỗi của đơn hàng (Thêm, Sửa, Xóa file hàng lỗi) Sản xuất, Bán hàng
5. Quản lý phiếu Lập và chỉnh sửa Phiếu đặt cọc, Phiếu thanh toán, Phiếu hoàn trả Kế toán, Bán hàng
6. Quản lý danh mục sản phẩm Thêm mới, Sửa, Xóa sản phẩm; Tìm kiếm, Lọc, Xuất dữ liệu ra file Excel Quản lý, Bán hàng
7. Quản lý khách hàng Thêm, Sửa, Xóa khách hàng; Tìm kiếm, Lọc; Thiết lập quy tắc xếp hạng khách hàng Bán hàng, Quản lý
8. Quản lý báo cáo thống kê Xem và truy xuất các báo cáo thống kê tổng hợp Giám đốc, Quản lý

Nội dung chính theo từng chương

Theme 1. Quản lý tài khoản và đăng nhập

Phân hệ quản lý tài khoản và bảo mật tập trung vào việc cấp phát, kiểm soát danh tính và phân bổ quyền hạn cho nhân sự thuộc 5 bộ phận: Giám đốc, Thiết kế, Sản xuất, Bán hàng, Kế toán.

  • Tạo tài khoản:
    • Quyền thực hiện: Chỉ có tài khoản Quản lý được phân quyền.
    • Ràng buộc dữ liệu: Trường ID được hệ thống tự động sinh (Disable, tối đa 10 ký tự); Mật khẩu tối đa 50 ký tự, yêu cầu tối thiểu 6 ký tự gồm ít nhất 1 chữ hoa, 1 chữ thường, 1 số hoặc ký tự đặc biệt; Họ tên (Text, tối đa 50 ký tự); Gmail công ty (định dạng …@.); Số điện thoại (dạng số, tối đa 10 chữ số); Bộ phận chọn từ danh sách Dropdown.
    • Xử lý ngoại lệ: Hệ thống tự động báo lỗi, bôi đỏ các trường thông tin bị bỏ trống hoặc không đúng định dạng và ngăn chặn lưu khi email/ID đã tồn tại.
  • Đổi mật khẩu: Yêu cầu người dùng nhập mật khẩu hiện tại để xác thực. Mật khẩu mới phải tuân thủ chuẩn an toàn (tối thiểu 6 ký tự, có ký tự hoa, thường, số/ký tự đặc biệt) và không được trùng với mật khẩu hiện tại.
  • Xóa tài khoản: Cung cấp hộp thoại cảnh báo xác nhận trước khi xóa vĩnh viễn, cho phép hủy bỏ thao tác nhằm hạn chế rủi ro mất dữ liệu.
  • Phân quyền chức năng: Quản lý thực hiện cấp phát quyền thông qua giao diện bảng Checkbox trực quan. Mỗi lĩnh vực chức năng (Tài khoản, Đơn hàng, Lịch tiến độ, Hàng lỗi/đổi trả, Phiếu, Sản phẩm, Khách hàng, Báo cáo) đều có các tùy chọn quyền cụ thể: Xem, Thêm, Sửa, Xóa, Xuất. Thay đổi có hiệu lực tức thì sau khi lưu.
  • Đăng nhập hệ thống: Kiểm tra tính hợp lệ của cặp ID và Mật khẩu trước khi cho phép người dùng truy cập giao diện chính.
+-----------------------------------------------------------------------------------+
| MA TRẬN RÀNG BUỘC THÔNG TIN TÀI KHOẢN NGƯỜI DÙNG                                  |
+-------------------+-----------------+---------------------------------------------+
| Trường thông tin  | Kiểu dữ liệu    | Quy tắc hợp lệ (Validation Rules)           |
+-------------------+-----------------+---------------------------------------------+
| ID Tài khoản      | Textbox (Auto)  | Tối đa 10 ký tự, tự sinh, không cho sửa     |
| Mật khẩu          | Textbox         | >= 6 ký tự; gồm chữ hoa, thường, số/ký tự ĐB|
| Họ và tên         | Textbox         | Tối đa 50 ký tự, bắt buộc nhập              |
| Gmail             | Textbox         | Định dạng chuẩn email công ty, không trùng  |
| Số điện thoại     | Textbox (Number)| Tối đa 10 chữ số                            |
| Bộ phận           | Dropdown        | Giám đốc, Thiết kế, Sản xuất, Bán hàng, KT  |
+-------------------+-----------------+---------------------------------------------+

Theme 2. Quản lý đơn hàng

Phân hệ đơn hàng là hạt nhân trong quy trình vận hành của Unidesign, kết nối dữ liệu từ danh mục sản phẩm, dữ liệu khách hàng và tài khoản nhân viên phụ trách.

  • Thao tác thêm mới và chỉnh sửa đơn hàng:
    • Mã đơn hàng: Hệ thống tự sinh theo định dạng DH… (tối đa 10 ký tự).
    • Tên đơn hàng: Text, giới hạn từ 50 đến 100 ký tự.
    • Cấu trúc sản phẩm: Người dùng chọn Loại sản phẩm chính từ danh mục sản phẩm. Sau khi chọn sản phẩm chính, hệ thống kích hoạt (Enable) trường Loại sản phẩm đi kèm. Số lượng sản phẩm và số lượng sản phẩm đi kèm phải là số nguyên $\ge 1$ (tối đa 10 ký tự).
    • Ngày giao hàng: Định dạng dd/mm/yyyy, không cho phép nhập ngày trước ngày tạo đơn.
    • Giá trị đơn hàng: Được hệ thống tính toán tự động theo công thức: $$\text{Tổng giá trị} = \sum (\text{Số lượng sản phẩm} \times \text{Đơn giá})$$ (Đơn giá được truy xuất trực tiếp từ danh mục sản phẩm).
    • Liên kết thực thể: Mã khách hàng được chọn từ danh sách khách hàng có sẵn; Mã người tạo tự động lấy từ ID tài khoản đăng nhập.
  • Vòng đời trạng thái đơn hàng:
    1. Đang chờ thực hiện: Thỏa thuận đã hoàn tất nhưng khách hàng chưa đặt cọc.
    2. Đang thực hiện: Khách hàng đã đặt cọc, đơn hàng bắt đầu được triển khai. Hệ thống tự động đẩy lịch trả hàng lên Calendar chung ở phân hệ quản lý tiến độ.
    3. Đã giao hàng: Đơn hàng hoàn thiện và xuất kho giao cho khách.
    4. Đã Hoàn thành: Khách hàng đã thanh toán toàn bộ chi phí cho công ty.
    5. Đã Hủy: Trạng thái hủy đơn, chỉ được phép kích hoạt khi đơn hàng chưa chuyển sang giai đoạn "Đã Hoàn thành".
  • Xóa đơn hàng: Yêu cầu xác nhận qua hộp thoại và tự động ghi vết hành động vào lịch sử đơn hàng để đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu.
  • Truy vấn, tìm kiếm và lọc đơn hàng: Cho phép lọc đa điều kiện đồng thời theo: Mức giá, Ngày tạo đơn, Ngày giao hàng, Khách hàng, Trạng thái đơn hàng. Chức năng tìm kiếm hỗ trợ tra cứu chính xác theo Mã đơn hàng hoặc Mã khách hàng.

Theme 3. Quản lý tiến độ đơn hàng

Phân hệ quản lý tiến độ thiết lập cơ chế giám sát thực hiện đơn hàng theo mốc thời gian và phân công nhân sự chịu trách nhiệm.

  • Thao tác với lịch quản lý tiến độ:
    • Điều kiện tạo lịch: Lịch tiến độ chỉ được phép tạo cho các đơn hàng đang ở trạng thái "Đang thực hiện" hoặc "Đã giao hàng".
    • Phân loại lịch theo trạng thái đơn hàng:
      • Đơn hàng Đang thực hiện: Cho phép lập lịch cho Giai đoạn design và Giai đoạn sản xuất.
      • Đơn hàng Đã giao hàng: Cho phép lập lịch cho Giai đoạn vận chuyển và Giai đoạn bù lỗi.
    • Ràng buộc dữ liệu lịch: Tên lịch (tối đa 100 ký tự); Thời gian thực hiện dạng khoảng ngày dd/mm/yyyy - dd/mm/yyyy (ngày kết thúc phải $\ge$ ngày hiện tại); Trạng thái lịch gồm Đã hoàn thành hoặc Chưa hoàn thành; Người nhận lịch phải trùng khớp với ID trong danh sách tài khoản nhân viên; Người lập lịch được hệ thống tự động gán theo ID tài khoản thao tác.
  • Truy vấn và điều phối tiến độ: Hỗ trợ lọc lịch quản lý tiến độ theo thời gian, trạng thái thực hiện và tìm kiếm theo tên lịch, mã đơn hàng.

Theme 4. Quản lý sản phẩm lỗi, đổi trả và Quản lý phiếu

  • Quản lý sản phẩm lỗi: Cho phép đính kèm, chỉnh sửa và xóa các file ghi nhận hàng lỗi phát sinh trong quá trình sản xuất hoặc sau khi giao hàng, phục vụ cho việc lập lịch tiến độ giai đoạn "bù lỗi".
  • Quản lý hệ thống phiếu:
    • Phiếu đặt cọc: Ghi nhận khoản tiền cọc để kích hoạt trạng thái "Đang thực hiện" cho đơn hàng.
    • Phiếu thanh toán: Ghi nhận thanh toán phần còn lại để đưa đơn hàng về trạng thái "Đã Hoàn thành".
    • Phiếu hoàn trả: Xử lý các khoản tiền hoàn trả lại khách hàng trong trường hợp đơn hàng có sự cố, phát sinh đền bù hoặc bị hủy theo chính sách.

Theme 5. Quản lý danh mục sản phẩm, Khách hàng và Báo cáo

  • Quản lý danh mục sản phẩm: Thực hiện các chức năng Thêm, Sửa, Xóa các mẫu đồng phục và sản phẩm phụ kiện đi kèm; Tìm kiếm, Lọc danh mục và cung cấp tính năng Xuất dữ liệu ra file Excel.
  • Quản lý khách hàng: Theo dõi hồ sơ khách hàng đối tác (Thêm, Sửa, Xóa, Tìm kiếm, Lọc). Đặc biệt, hệ thống tích hợp chức năng Thiết lập quy tắc xếp hạng khách hàng nhằm tự động phân loại đối tác theo doanh số hoặc số lượng đơn hàng.
  • Quản lý báo cáo thống kê: Cung cấp giao diện trực quan cho Ban Giám đốc và Quản lý để xem các báo cáo tổng hợp về doanh thu, số lượng đơn hàng và hiệu suất thực hiện tiến độ.

Kết quả và đóng góp

  1. Chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ: Đồ án đã mô hình hóa chi tiết và nhất quán toàn bộ chuỗi vận hành bán hàng của Unidesign bằng sơ đồ BPMN, từ khâu quản lý tài khoản, tạo đơn, theo dõi tiến độ đến xử lý hàng lỗi và chứng từ thu chi.
  2. Hệ thống Tiêu chí chấp nhận (Acceptance Criteria) chặt chẽ: Xây dựng được bộ tiêu chí kiểm thử nghiệm thu chi tiết cho từng trường thông tin, xác định rõ các điều kiện bắt buộc (Required), khả năng chỉnh sửa (Editable), định dạng dữ liệu (Validation rules) và các thông báo lỗi trực quan.
  3. Logic liên kết trạng thái tự động: Thiết lập mối quan hệ phụ thuộc logic giữa trạng thái đơn hàng và các phân hệ khác (ví dụ: chuyển sang "Đang thực hiện" sẽ tự cập nhật lịch lên Calendar; phân loại loại lịch tiến độ theo trạng thái đơn hàng; tự động tính tổng tiền theo công thức số lượng và đơn giá).
  4. Đóng góp thực tiễn: Tài liệu đóng vai trò là bản đặc tả yêu cầu nghiệp vụ hoàn chỉnh, sẵn sàng làm đầu vào trực tiếp cho đội ngũ lập trình viên (Developers) xây dựng hệ thống và đội ngũ kiểm thử (Testers) viết kịch bản kiểm thử (Test cases).

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế: Văn bản tập trung hoàn toàn vào pha phân tích yêu cầu, mô hình hóa quy trình (BPMN), đặc tả tiêu chí chấp nhận (AC) và thiết kế Wireframe; chưa trình bày mã nguồn triển khai thực tế, kiến trúc hạ tầng triển khai (deployment architecture) cũng như mô hình cơ sở dữ liệu vật lý chi tiết.
  • Hướng phát triển:
    1. Triển khai lập trình hệ thống phần mềm dựa trên nền tảng công nghệ phù hợp.
    2. Xây dựng cơ sở dữ liệu quan hệ hoàn chỉnh theo đúng các thực thể và ràng buộc đã định nghĩa trong tài liệu AC.
    3. Tiến hành kiểm thử chấp nhận của người dùng (UAT - User Acceptance Testing) đối chiếu với bộ tiêu chí nghiệm thu đã lập.

Giá trị tham khảo

Tài liệu là nguồn tham khảo hữu ích cho:

  • Sinh viên ngành Hệ thống thông tin quản lý, Công nghệ thông tin, Kinh tế số: Tham khảo cấu trúc của một tài liệu phân tích nghiệp vụ chuyên nghiệp, cách kết hợp giữa sơ đồ quy trình BPMN, đặc tả Acceptance Criteria và thiết kế thành phần Wireframe.
  • Chuyên viên phân tích nghiệp vụ (BA) và Kiểm thử phần mềm (Tester): Ứng dụng mẫu đặc tả chi tiết các ràng buộc form nhập liệu, logic kiểm tra tính hợp lệ và xử lý trạng thái đơn hàng trong các hệ thống quản lý bán hàng (B2B/B2C) tương tự.

Câu hỏi thường gặp

1. Hệ thống hỗ trợ phân quyền tài khoản người dùng cho những bộ phận nào?
Hệ thống hỗ trợ phân quyền cho 5 bộ phận chuyên trách trong công ty: Giám đốc, Thiết kế, Sản xuất, Bán hàng và Kế toán.

2. Điều kiện hợp lệ của mật khẩu khi tạo mới hoặc thay đổi là gì?
Mật khẩu phải có độ dài tối đa 50 ký tự, tối thiểu 6 ký tự và bắt buộc phải chứa ít nhất 1 ký tự viết hoa, 1 ký tự viết thường cùng 1 chữ số hoặc ký tự đặc biệt. Khi đổi mật khẩu, mật khẩu mới không được trùng với mật khẩu hiện tại.

3. Công thức tính tổng giá trị đơn hàng được hệ thống thực hiện như thế nào?
Tổng giá trị đơn hàng được hệ thống tự động tính bằng cách nhân số lượng từng loại sản phẩm trong đơn hàng với đơn giá tương ứng lấy từ danh mục sản phẩm, sau đó cộng tổng giá trị của sản phẩm chính và tất cả các sản phẩm đi kèm.

4. Khi nào một đơn hàng được phép tạo các loại lịch quản lý tiến độ cụ thể?
Lịch tiến độ chỉ được tạo cho đơn hàng ở 2 trạng thái:

  • Trạng thái Đang thực hiện: Cho phép tạo lịch "Giai đoạn design" và "Giai đoạn sản xuất".
  • Trạng thái Đã giao hàng: Cho phép tạo lịch "Giai đoạn vận chuyển" và "Giai đoạn bù lỗi".

5. Cơ chế phân quyền chức năng trong hệ thống được quản trị viên thực hiện như thế nào?
Quản trị viên vào màn hình quản lý tài khoản, chọn tính năng phân quyền và tích/bỏ tích các ô checkbox đại diện cho các quyền cụ thể (Xem, Thêm, Sửa, Xóa, Xuất) tương ứng với từng lĩnh vực chức năng. Các thay đổi quyền truy cập có hiệu lực ngay lập tức sau khi lưu.

Kết luận

Đồ án "Acceptance Criteria Xây Dựng Hệ Thống Quản Lý Bán Hàng Cho Công Ty Thiết Kế Đồng Phục Unidesign" của nhóm sinh viên Khoa Công nghệ thông tin và Kinh tế số - Học viện Ngân hàng đã chuẩn hóa toàn bộ quy trình nghiệp vụ bán hàng may mặc thành tài liệu kỹ thuật hoàn chỉnh. Thông qua việc kết hợp chặt chẽ giữa mô hình hóa BPMN, đặc tả Acceptance Criteria chi tiết và thiết kế Wireframe có tính khả thi cao, tài liệu đã cung cấp đầy đủ các quy tắc nghiệp vụ và ràng buộc kỹ thuật phục vụ cho quá trình hiện thực hóa phần mềm. Đây là cơ sở vững chắc để phát triển một hệ thống thông tin quản lý đồng bộ, nâng cao hiệu quả vận hành cho doanh nghiệp.