CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP Kiểm soát luôn là một khâu quan trọng trong mọi quy trình quản trị, do đó các nhà quản lý thường chú tâm đến việc hình thành và duy trì các hoạt động kiểm soát để đạt được các mục tiêu của tổ chức. Bất cứ mọi hoạt động kinh doanh nào muốn đạt được sự hữu hiệu và hiệu quả đều phải thực hiện công tác tự kiểm tra trên tất cả các khâu: xem xét các dự báo, các mục tiêu định mức, soát xét lại các thông tin thực hiện để điều chỉnh kịp thời nhằm đảm bảo hiệu quả kinh tế cuối cùng của hoạt động.Công việc trên được gọi là Kiểm Soát Nội Bộ (KSNB).1 Những vấn đề cơ bản về kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp.1 Khái niệm hệ thống kiểm soát nội bộ. Trong mọi hoạt động của doanh nghiệp, chức năng kiểm tra kiểm soát luôn giữ vai trò quan trọng trong quá trình quản lý và được thực hiện bởi Hệ thống Kiểm Soát Nội Bộ của doanh nghiệp. * Theo COSO (committee of sponsoring oranization) vào năm 1992: Kiểm soát nội bộ là một quá trình chịu ảnh hưởng bởi các nhà quản lý và các nhân viên của một tổ chức, được thiết kế để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện các mục tiêu sau: + Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả.
+ Thông tin báo cáo tài chính đáng tin cậy. + Sự tuân thủ các luật lệ và qui định. ° Đối với mục tiêu về sự hữu hiệu và hiệu quả các hoạt động, KSNB cần thực hiện việc bảo vệ và sử dụng hiệu quả các nguồn lực, bảo mật thông tin, nâng cao uy tín, thị phần và thực hiện các chiến lược kinh doanh của đơn vị. Luan van 6 ° Đối với báo cáo tài chính, KSNB phải đảm bảo về tính trung thực và đáng tin cậy, bởi vì người quản lý đơn vị phải có trách nhiệm lập báo cáo tài chính phù hợp với chuẩn mực và chế độ hiện hành.
° Đối với tính tuân thủ, KSNB trước hết phải đảm bảo hợp lý việc chấp hành luật pháp và các quy định. Điều này xuất phát từ trách nhiệm của người quản lý đối với những hành vi không tuân thủ trong đơn vị. Bên cạnh đó, KSNB còn phải hướng mọi thành viên trong đơn vị vào việc tuân thủ các chính sách, quy định nội bộ của đơn vị, qua đó bảo đảm đạt được những mục tiêu của đơn vị. * Theo Liên đoàn Kế toán Quốc Tế (IAFC): Hệ thống KSNB là một hệ thống chính sách và thủ tục nhằm giúp công ty thỏa mãn các mục tiêu sau: + Bảo vệ tài sản của đơn vị.
+ Bảo đảm độ tin cậy của các thông tin. + Bảo đảm thực hiện các chế độ pháp lý. + Bảo đảm hiệu quả của hoạt động và hiệu năng quản lý. ° Bảo vệ tài sản của đơn vị: Tài sản của đơn vị gồm tài sản hữu hình và tài sản vô hình, chúng có thể bị đánh cắp, lạm dụng vào những mục đích khác nhau hoặc bị hư hại nếu không được bảo vệ bởi các hệ thống kiểm soát thích hợp.
Đối với các tài sản phi vật chất khác như sổ sách kế toán, các tài liệu quan trọng cũng có thể xảy ra tương tự. ° Bảo đảm độ tin cậy của các thông tin: Thông tin kinh tế tài chính do bộ máy kế toán xử lý, và tổng hợp là căn cứ quan trọng cho việc hình thành các quyết định của nhà quản lý. Như vậy, các thông tin cung cấp phải đảm bảo tính kịp thời về thời gian, tính chính xác và tin cậy về thực trạng hoạt động và phản ánh đầy đủ, khách quan các nội dung chủ yếu của mọi hoạt động kinh tế tài chính. Luan van 7 ° Bảo đảm thực hiện các chế độ pháp lý: Hệ thống KSNB được thiết kế trong doanh nghiệp phải đảm bảo các quyết định và chế độ pháp lý liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp phải được tuân thủ đúng mức.
Cụ thể hệ thống KSNB cần: ٭Duy trì và kiểm tra việc tuân thủ các chính sách có liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp. ٭Ngăn chặn và phát hiện kịp thời cũng như xử lý các sai phạm và gian lận trong mọi hoạt động của doanh nghiệp. ٭Đảm bảo việc ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác cũng như việc lập báo cáo tài chính trung thực và khách quan. ° Bảo đảm hiệu quả của hoạt động và hiệu năng quản lý: Các quá trình kiểm soát trong một đơn vị được thực hiện nhằm ngăn ngừa sự lặp lại không cần thiết các tác nghiệp, gây ra sự lãng phí trong hoạt động và sử dụng kém hiệu quả các nguồn lực trong doanh nghiệp.
Bên cạnh đó, định kỳ các nhà quản lý thường đánh giá hiệu quả hoạt động trong doanh nghiệp được thực hiện bởi cơ chế giám sát của hệ thống kiểm soát nội bộ nhằm nâng cao khả năng quản lý điều hành của bộ máy quản lý. KSNB được chia thành: * Kiểm soát kế toán: Là các chính sách và quá trình nhằm đạt được hai mục tiêu, đầu tiên là bảo vệ tài sản và đảm bảo thông tin kế toán chính xác và tin cậy. * Kiểm soát quản lý: Là để thúc đẩy hiệu quả hoạt động kinh doanh và khuyến khích sự tham gia của công nhân viên đối với chính sách quản lý. Theo quan điểm tổ chức, kiểm soát quản lý cũng như kiểm soát kế toán đều quan trọng như nhau.
Tuy nhiên kiểm soát quản lý ít có quan hệ trực tiếp hơn đối với sự chính xác của thông tin kế toán. Mặc dù vậy kiểm soát quản lý cũng có một tác động đáng kể đến sự chính xác của thông tin kế toán. Ví dụ: Luan van 8 một hoạt động của kiểm soát quản lý là đào tạo nhân viên. Nhân viên kế toán được đào tạo tốt sẽ làm việc có hiệu quả hơn và tuân thủ các chính sách quản lý chặt chẽ hơn, do đó sẽ hạn chế rủi ro.
Chức năng của hệ thống kiểm soát nội bộ. - Giúp cho việc quản lý hoạt động của doanh nghiệp một cách hiệu quả. - Bảo đảm rằng các chế độ và quyết định quản lý được thực hiện đúng thể thức và giám sát mức hiệu quả của các chế độ và quyết định đó. - Phát hiện kịp thời những vấn đề trong kinh doanh để đề ra biện pháp giải quyết.
- Ngăn chặn, phát hiện kịp thời các sai phạm và gian lận trong các hoạt động, các bộ phận doanh nghiệp. - Ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác và đúng thể thức về nghiệp vụ và hoạt động kinh doanh. - Đảm bảo việc lập các báo cáo tài chính kịp thời, hợp lệ và tuân theo các yêu cầu pháp định có liên quan. - Bảo vệ tài sản và thông tin không bị lạm dụng và sử dụng sai mục đích.
Sự cần thiết phải xây dựng hệ thống KSNB trong doanh nghiệp. Tại Việt Nam, KSNB nói chung, hoạt động KSNB nói riêng không phải là một hoạt động hoàn toàn mới mẽ. Thuật ngữ KSNB chính thức được đưa ra vào 3/10/1996 với nghị định 59/CP ban hành quy chế quản lý tài chính hạch toán kinh doanh đối với doanh nghiệp Nhà nước. Tuy nhiên, hệ thống KSNB chưa có được một quy chế tổ chức và họat động sao cho hiệu quả và thường xuyên, chưa tách ra thành một hệ thống độc lập.
Thực tiễn cho thấy, hầu hết các doanh nghiệp Nhà nước cũng như các công ty cổ phần, kế toán trưởng thực hiện hai nhiệm vụ chính là tổ chức, chỉ đạo công tác kế toán tại đơn vị và nhiệm vụ kiểm tra kiểm soát về mặt tài chính kinh tế của cấp trên đối với đơn vị. Hai nhiệm vụ đó đối lập nhau song Luan van 9 lại cùng được đặt vào nhiệm vụ của một người. Vì vậy mà nó sẽ ảnh hưởng đến niềm tin của người quan tâm, tạo môi trường cho việc thao túng các thông tin tài chính và che đậy các hành vi gian lận. Hoạt động kiểm tra, kiểm soát tại các doanh nghiệp hầu hết được đặt ra mang tính chất hình thức song chưa có quy chế hoạt động và chưa có trình độ nhân viên tương xứng, bộ máy kiểm toán chưa được xây dựng hoặc đã được xây dựng nhưng lại không có tính độc lập, chưa có quy trình và phương pháp kỹ thuật tiến hành riêng, chưa quan tâm đào tạo và bồi dưỡng cho đội ngũ thực hiện.
Nền kinh tế nước ta đang mở cửa hội nhập với nền kinh tế thế giới và đặc biệt đã trở thành thành viên của WTO. Cơ hội và thách thức đối với các doanh nghiệp trong nước ngày càng lớn. Các doanh nghiệp muốn đứng vững trong nền kinh tế thị trường phải nâng cao sức cạnh tranh, phải sử dụng một cách tiết kiệm, có hiệu quả các nguồn lực kinh tế. Và đó là mục tiêu chung của bất kỳ một doanh nghiệp nào dù quy mô ra sao.
Những đòi hỏi, hạn chế đó chỉ có thể được đáp ứng, được khắc phục nhờ hệ thống KSNB khoa học và hữu hiệu. Chính vì vậy, việc thiết lập hệ thống KSNB đang trở thành nhu cầu cấp thiết trong quản lý tại mỗi doanh nghiệp. Các yếu tố cơ bản của hệ thống kiểm soát nội bộ Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 400, hệ thống KSNB được cấu thành bởi các yếu tố cơ bản sau: môi trường kiểm soát, hệ thống kế toán, và các thủ tục kiểm soát. Môi trường kiểm soát Môi trường kểm soát phản ảnh sắc thái chung của đơn vị, nó chi phối ý thức kiểm soát của mọi thành viên trong đơn vị và là nền tảng đối với các bộ phận khác của kiểm toán nội bộ.
Các nhân tố chính thuộc môi trường kiểm soát là: - Quan điểm, phong cách điều hành và tư tưởng của nhà quản lý Luan van 10 Các nhà quản lý là người ra quyết định cũng như điều hành mọi hoạt động trong đơn vị, là tấm gương để mọi người noi theo. Nếu các nhà quản lý không tỏ ra quyết tâm đúng mức đối với việc kiểm tra nội bộ thì những người cấp dưới sẽ không thể xem nó thật sự quan trọng nhất. Tuy nhiên, nếu một nhà quản lý cho rằng cần phải đạt mục tiêu bằng mọi giá, các thuộc cấp của ông ta có thể có các hành vi gian lận để hoàn thành kế hoạch của mỗi cá nhân. Do vậy, quan điểm, đường lối quản trị, tư cách đạo đức của họ luôn là một vấn đề trung tâm trong môi trường kiểm soát.