Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong xu thế hội nhập kinh tế quốc tế, các doanh nghiệp thương mại Việt Nam đứng trước nhiều cơ hội phát triển nhưng đồng thời phải đối mặt với áp lực cạnh tranh gay gắt về năng lực quản lý, chất lượng sản phẩm và nguồn lực vận hành. Để duy trì hiệu quả kinh doanh và phát triển bền vững, việc hoàn thiện hệ thống kiểm tra, giám sát và kiểm soát nội bộ (KSNB) trở thành yêu cầu cấp thiết.

Đối với các doanh nghiệp thương mại, bán hàng và thu tiền là chu trình kinh doanh trọng yếu nhất, trực tiếp tạo ra doanh thu và dòng tiền. Chu trình này có số lượng nghiệp vụ phát sinh lớn, tần suất giao dịch cao và liên quan đến nhiều bộ phận, do đó luôn tiềm ẩn rủi ro sai sót, gian lận hoặc thất thoát tài sản nếu không có cơ chế kiểm soát hữu hiệu.

Công ty Cổ phần Dược Mỹ phẩm Thái Hiếu (thành lập năm 2017, với cổ đông lớn là Công ty Cổ phần Y dược Trương Trọng Cảnh) hoạt động trong lĩnh vực sản xuất và phân phối dược phẩm, mỹ phẩm. Doanh nghiệp vận hành song song hai kênh: bán buôn cho hệ thống nhà thuốc trên toàn quốc và bán lẻ trực tuyến cho người tiêu dùng. Đặc thù này đặt ra yêu cầu phải thiết lập hệ thống KSNB chu trình bán hàng thu tiền chặt chẽ nhằm giảm thiểu rủi ro tín dụng, quản lý hàng tồn kho và kiểm soát dòng tiền thu về.

Mục tiêu nghiên cứu: Khóa luận hướng tới việc đánh giá thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng thu tiền tại Công ty Cổ phần Dược Mỹ phẩm Thái Hiếu, từ đó đề xuất hệ thống giải pháp khả thi nhằm khắc phục các tồn tại, tăng cường hiệu lực kiểm soát và tối ưu hóa hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.

Nhiệm vụ và câu hỏi nghiên cứu: Khóa luận giải quyết ba câu hỏi nghiên cứu cụ thể:

  1. Cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng thu tiền trong các doanh nghiệp được xác lập như thế nào?
  2. Thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng thu tiền tại Công ty Cổ phần Dược Mỹ phẩm Thái Hiếu diễn ra như thế nào?
  3. Những giải pháp nào giúp hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng thu tiền tại Công ty Cổ phần Dược Mỹ phẩm Thái Hiếu?

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng thu tiền tại doanh nghiệp.
  • Phạm vi không gian: Công ty Cổ phần Dược Mỹ phẩm Thái Hiếu (Địa chỉ: Số 2 dãy N1, tập thể BTL Cảnh Vệ, Phường Xuân La, Quận Tây Hồ, TP. Hà Nội).
  • Phạm vi thời gian: Số liệu và thông tin thực tế thu thập trong giai đoạn từ năm 2018 đến năm 2021.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận được xây dựng dựa trên các chuẩn mực, quy định pháp lý và khung lý thuyết quản trị kiểm soát chuẩn hóa:

  • Khung kiểm soát nội bộ COSO (2013): Tiếp cận KSNB như một quy trình do Hội đồng quản trị, Ban Giám đốc và nhân viên thực hiện nhằm cung cấp sự đảm bảo hợp lý về ba mục tiêu: sự tin cậy của Báo cáo tài chính (BCTC), sự tuân thủ pháp luật và quy định, hiệu quả và hiệu lực hoạt động.
  • Luật Kế toán Việt Nam 2015: Khái niệm và cơ chế thiết lập chính sách, quy trình KSNB trong đơn vị kế toán.
  • Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 315 (VSA 315): Khung phân tích 5 bộ phận cấu thành của KSNB, bao gồm:
    1. Môi trường kiểm soát;
    2. Quy trình đánh giá rủi ro;
    3. Hệ thống thông tin và trao đổi thông tin;
    4. Các hoạt động kiểm soát;
    5. Giám sát các kiểm soát.
  • Chế độ kế toán: Áp dụng theo Thông tư 200/2014/TT-BTC, hình thức kế toán Nhật ký chung.
  • Nguyên tắc thiết kế KSNB: Khóa luận viện dẫn 9 nguyên tắc cốt lõi gồm: nguyên tắc toàn diện, nguyên tắc "bốn mắt", cân nhắc lợi ích - chi phí, phân công phân nhiệm, bất kiêm nhiệm, thủ tục phê chuẩn đúng đắn, chứng từ sổ sách đầy đủ, bảo vệ tài sản vật chất và sổ sách, kiểm tra độc lập và phân tích rà soát.

Phương pháp nghiên cứu: Tác giả sử dụng phương pháp nghiên cứu định tính, kết hợp các kỹ thuật thu thập và xử lý thông tin:

  • Phương pháp phân tích - tổng hợp tài liệu: Hệ thống hóa lý thuyết KSNB và quy chế nội bộ.
  • Phương pháp so sánh, đối chiếu: Đánh giá số liệu thực tế trên chứng từ, sổ kế toán và báo cáo doanh thu, công nợ.
  • Phương pháp quan sát và phỏng vấn trực tiếp: Ghi nhận thực tế các thao tác nghiệp vụ của nhân viên kinh doanh, kế toán, thủ kho và thảo luận với các cấp quản lý của công ty.

Nguồn dữ liệu:

  • Dữ liệu thứ cấp: Báo cáo tài chính, bảng cân đối kế toán, sổ chi tiết bán hàng, sổ theo dõi công nợ, quy chế quản lý nội bộ và các chứng từ nghiệp vụ (đơn đặt hàng, phiếu xuất kho, hóa đơn) từ năm 2018 đến năm 2021.
  • Dữ liệu sơ cấp: Thu thập qua phỏng vấn nhân viên các phòng ban và quan sát trực tiếp chu trình vận hành tại công ty trong thời gian thực tập.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng thu tiền trong các doanh nghiệp

Chương 1 hệ thống hóa toàn diện cơ sở lý luận về KSNB nói chung và KSNB trong chu trình bán hàng thu tiền nói riêng. Tác giả phân tích cụ thể 5 thành phần KSNB theo chuẩn mực VSA 315, chỉ rõ các hạn chế cố hữu của KSNB (yếu tố chi phí - lợi ích, sự thông đồng giữa các cá nhân, gian lận từ cấp quản lý hoặc sai sót trong xét đoán của nhân viên).

Về mặt nghiệp vụ, chương này làm rõ 9 chức năng cơ bản của chu trình bán hàng thu tiền trong doanh nghiệp:

  1. Tiếp nhận và xử lý đơn đặt hàng (ĐĐH);
  2. Xét duyệt bán chịu;
  3. Vận chuyển hàng hóa;
  4. Lập và gửi hóa đơn cho khách hàng;
  5. Ghi sổ thương vụ (sổ bán hàng);
  6. Xử lý và ghi sổ các khoản thu tiền;
  7. Xử lý giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại;
  8. Trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi;
  9. Xóa sổ các khoản nợ phải thu không thể thu hồi.

Tác giả đã tổng hợp 13 rủi ro, sai sót tiềm tàng phổ biến trong chu trình (như duyệt đơn khi thiếu hàng, lập trùng hóa đơn, nhân viên chiếm dụng tiền hàng, nhầm lẫn đối tượng công nợ, đánh giá sai tỷ giá ngoại tệ) và thiết lập các thủ tục kiểm soát tương ứng trong từng khâu bán hàng, giao vận, lập hóa đơn, thu tiền và theo dõi công nợ.

Chương 2: Thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng thu tiền tại Công ty Cổ phần Dược Mỹ phẩm Thái Hiếu

Chương 2 tập trung phân tích thực tế tổ chức KSNB tại Công ty Cổ phần Dược Mỹ phẩm Thái Hiếu. Về cơ cấu tổ chức, công ty do Tổng giám đốc Lưu Thanh Hiếu điều hành, gồm 4 phòng ban chức năng (Phòng Kinh doanh, Phòng Tài chính Kế toán, Phòng Hành chính Nhân sự, Nhà máy). Danh mục sản phẩm bao gồm dược phẩm (viên uống thảo dược trị mụn, trị nám, tăng sức đề kháng...), mỹ phẩm tự sản xuất (sữa rửa mặt, kem dưỡng, mặt nạ) và mỹ phẩm phân phối từ các thương hiệu quốc tế (Innisfree, La Roche-Posay, Some By Mi, DHC).

Thực trạng tổ chức bán hàng và KSNB tại công ty được thể hiện qua hai kênh phân phối chính:

Tiêu chí Kênh Bán buôn (B2B) Kênh Bán lẻ (B2C)
Đối tượng khách hàng Các nhà thuốc, đại lý trên toàn quốc Người tiêu dùng cá nhân
Sản phẩm chủ yếu Dược phẩm số lượng lớn Mỹ phẩm, thực phẩm chăm sóc da
Quy trình thực hiện 5 bước: Tiếp nhận ĐĐH & duyệt bán chịu $\rightarrow$ Xuất kho, vận chuyển $\rightarrow$ Lập hóa đơn $\rightarrow$ Thu tiền $\rightarrow$ Theo dõi công nợ 4 bước: Tiếp cận khách hàng & chốt ĐĐH $\rightarrow$ Xử lý đơn & lập hóa đơn kiêm phiếu xuất kho $\rightarrow$ Vận chuyển $\rightarrow$ Thu tiền
Hình thức giao nhận Xuất kho trực tiếp, vận chuyển qua đối tác Giao hàng qua đơn vị chuyển phát bên thứ ba
Phương thức thanh toán Chuyển khoản ngân hàng hoặc tiền mặt Thu tiền khi nhận hàng (COD) hoặc chuyển khoản

Đánh giá thực trạng KSNB theo 5 bộ phận cấu thành tại công ty:

  • Môi trường kiểm soát: Đề cao triết lý kinh doanh "lấy y đức làm trọng", ban hành nội quy ứng xử. Tuy nhiên, quy chế tuyển dụng còn bị động (chỉ tuyển khi thiếu người), chính sách đào tạo chỉ tập trung vào nhân viên mới, chưa có thang bảng lương thưởng và lộ trình thăng tiến minh bạch.
  • Quy trình đánh giá rủi ro: Công ty mới dừng lại ở việc nhận diện rủi ro sau khi sự cố phát sinh dựa trên kinh nghiệm của Ban Giám đốc; chưa có quy trình định lượng mức độ thiệt hại và xác suất xảy ra rủi ro.
  • Hệ thống thông tin và trao đổi thông tin: Ứng dụng phần mềm kế toán MISA để quản lý bán hàng, công nợ và hợp đồng. Mặc dù vậy, hệ thống MISA thường xuyên bảo trì, nâng cấp gây gián đoạn công việc; luồng thông tin nội bộ chủ yếu qua Zalo và trao đổi miệng, thiếu tính minh bạch và lưu trữ văn bản chính thức.
  • Các hoạt động kiểm soát: Thực hiện kiểm tra chéo đơn hàng và lập phiếu xuất kho (3 liên). Tuy nhiên, quyền xét duyệt bán chịu tập trung hoàn toàn vào Giám đốc gây chậm trễ khi vắng mặt; khâu bán lẻ online dễ bị sót đơn hàng; việc giao hàng phụ thuộc bên thứ ba tiềm ẩn nguy cơ thất lạc sản phẩm.
  • Giám sát các kiểm soát: Kết hợp giám sát thường xuyên (trưởng phòng, nhân viên kiểm tra chéo) và giám sát tách biệt (Ban Giám đốc họp hàng tháng), nhưng khâu kiểm tra chéo còn mang tính hình thức.

Chương 3: Giải pháp tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng thu tiền tại Công ty Cổ phần Dược Mỹ phẩm Thái Hiếu

Dựa trên định hướng phát triển giai đoạn 2021 - 2025, tác giả đề xuất hệ thống giải pháp hoàn thiện KSNB theo 5 thành phần:

  1. Hoàn thiện Môi trường kiểm soát: Xây dựng quy định rõ ràng về chế tài xử phạt hành vi vi phạm đạo đức nghề nghiệp; phân tách rõ nhiệm vụ trong phòng kế toán để chấm dứt tình trạng chồng chéo công việc; ban hành tiêu chuẩn tuyển dụng và kế hoạch đào tạo định kỳ.
  2. Xây dựng Quy trình đánh giá rủi ro: Thiết lập bảng Ma trận rủi ro (Bảng 3) nhằm lượng hóa rủi ro theo hai trục: khả năng xảy ra và mức độ ảnh hưởng, giúp doanh nghiệp chủ động xây dựng phương án dự phòng.
  3. Nâng cấp Hệ thống thông tin và trao đổi thông tin: Thiết lập hệ thống lưu trữ tập trung trên Google Drive; tích hợp phần mềm quản lý bán hàng VNP (Hình 3) và liên kết dữ liệu thời gian thực với hệ sinh thái giao vận của Giao Hàng Nhanh (Hình 3) để quản lý tự động tình trạng đơn hàng và dòng tiền COD.
  4. Tăng cường Hoạt động kiểm soát: Phân quyền và quy định hạn mức bán chịu cụ thể cho từng cấp quản lý; chuẩn hóa quy trình đóng gói và kiểm soát chứng từ giao nhận; lắp đặt hệ thống camera giám sát tại khu vực thu tiền mặt và kho hàng.
  5. Nâng cao hiệu lực Giám sát: Yêu cầu các trưởng bộ phận lập báo cáo giám sát định kỳ kèm kiến nghị cải tiến quy trình; đẩy mạnh cơ chế kiểm tra độc lập, đột xuất đối với số dư công nợ và tiền mặt tồn quỹ.

Kết quả và đóng góp

Khóa luận đã khái quát và phản ánh trung thực bức tranh thực tế về KSNB tại Công ty Cổ phần Dược Mỹ phẩm Thái Hiếu qua bảng đối chiếu tổng hợp:

Thành phần KSNB Kết quả đạt được Hạn chế tồn tại
Môi trường kiểm soát Triết lý kinh doanh rõ ràng; cơ cấu tổ chức tương đối hoàn chỉnh; có chính sách thưởng doanh số bán hàng. Chưa có quy định mức phạt vi phạm đạo đức; phòng kế toán ít người dẫn đến kiêm nhiệm; chế độ đãi ngộ còn cảm tính.
Đánh giá rủi ro Nhận diện được các rủi ro căn bản trong chu trình bán buôn và bán lẻ. Mang tính bị động, chỉ khắc phục khi rủi ro đã xảy ra; chưa ước tính được mức độ và tần suất rủi ro.
Hệ thống thông tin Áp dụng phần mềm kế toán MISA; luồng trao đổi thông tin giữa các phòng ban diễn ra nhanh. Phần mềm MISA hay bị chậm/lỗi khi bảo trì; trao đổi qua Zalo/điện thoại chiếm ưu thế, thiếu văn bản lưu trữ chuẩn hóa.
Hoạt động kiểm soát Quy trình lập chứng từ (ĐĐH, phiếu xuất kho 3 liên) chặt chẽ; khuyến khích khách hàng chuyển khoản. Xét duyệt bán chịu dồn hết về Giám đốc; bán lẻ online dễ sót đơn; rủi ro thất lạc hàng khi thuê bên thứ ba vận chuyển.
Giám sát kiểm soát Duy trì giám sát thường xuyên và kiểm tra định kỳ hàng tháng từ Ban Giám đốc. Kiểm tra chéo giữa các nhân viên còn hình thức; báo cáo giám sát của trưởng phòng chưa đề xuất cải tiến cụ thể.

Giải pháp đóng góp: Tác giả đã đề xuất các giải pháp mang tính ứng dụng thực tế: xây dựng công cụ Ma trận rủi ro phân loại mức độ tổn thất, thiết lập hạn mức tín dụng phân tầng trong xét duyệt bán chịu, và tích hợp các nền tảng công nghệ (Google Drive, phần mềm VNP, cổng đối soát Giao Hàng Nhanh) vào quy trình kiểm soát chu trình kinh doanh.

Đóng góp về mặt học thuật và thực tiễn: Khóa luận đã vận dụng thành công khung lý thuyết KSNB hiện đại (COSO 2013 và VSA 315) vào mô hình doanh nghiệp thương mại dược mỹ phẩm có quy mô vừa và nhỏ tại Việt Nam. Nghiên cứu chỉ ra những đặc thù kiểm soát riêng biệt khi doanh nghiệp kết hợp đồng thời mô hình phân phối truyền thống qua kênh nhà thuốc và mô hình thương mại điện tử B2C, đóng góp thêm cứ liệu thực tiễn cho mảng nghiên cứu KSNB trong ngành dược mỹ phẩm.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế của nghiên cứu: Khóa luận tập trung khảo sát phạm vi một doanh nghiệp đơn lẻ (Công ty Cổ phần Dược Mỹ phẩm Thái Hiếu) trong khoảng thời gian từ năm 2018 đến 2021. Phương pháp thu thập dữ liệu chủ yếu dựa trên quan sát, phỏng vấn và số liệu kế toán nội bộ mang tính chất mô tả định tính, chưa sử dụng các mô hình kinh tế lượng hoặc kiểm định thống kê trên tập mẫu lớn.
  • Hướng nghiên cứu tiếp theo: Mở rộng nghiên cứu so sánh thực trạng KSNB chu trình bán hàng thu tiền trên nhóm các doanh nghiệp thương mại dược mỹ phẩm có quy mô khác nhau; hoặc nghiên cứu chuyên sâu về cơ chế kiểm soát rủi ro dòng tiền và bảo mật thông tin trong mô hình kinh doanh đa kênh (Omnichannel) kết hợp các sàn thương mại điện tử.

Giá trị tham khảo

Tài liệu này là nguồn tài liệu tham khảo hữu ích cho:

  • Sinh viên ngành Kế toán, Kiểm toán, Quản trị kinh doanh: Tham khảo phương pháp phân tích thực trạng KSNB theo chuẩn mực VSA 315, cấu trúc trình bày một khóa luận tốt nghiệp chuyên ngành Kiểm toán, và cách tiếp cận chu trình bán hàng - thu tiền trong doanh nghiệp thương mại.
  • Nhà quản lý, kế toán trưởng tại các doanh nghiệp thương mại dược mỹ phẩm: Tham khảo quy trình phân tách chứng từ, biểu mẫu theo dõi bán buôn - bán lẻ, phương pháp xây dựng ma trận rủi ro và các giải pháp tích hợp công nghệ vận chuyển nhằm kiểm soát thất thoát tiền COD và hàng tồn kho.

Câu hỏi thường gặp

1. Khóa luận sử dụng khuôn khổ lý thuyết và văn bản pháp lý nào để đánh giá KSNB?
Tác giả sử dụng Báo cáo COSO 2013, Luật Kế toán 2015, Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 315 (VSA 315) về 5 bộ phận cấu thành của KSNB và Thông tư 200/2014/TT-BTC về chế độ kế toán doanh nghiệp.

2. Công ty Cổ phần Dược Mỹ phẩm Thái Hiếu kinh doanh những mặt hàng nào và theo các kênh nào?
Công ty sản xuất và kinh doanh các sản phẩm dược phẩm (viên uống trị mụn, trị nám, tăng đề kháng, nước súc miệng...), mỹ phẩm chăm sóc da (sữa rửa mặt, kem dưỡng, mặt nạ) và phân phối sản phẩm ngoại nhập (Innisfree, La Roche-Posay, Some By Mi, DHC). Hàng hóa được phân phối qua kênh bán buôn trực tiếp từ kho cho các nhà thuốc và kênh bán lẻ online đến người tiêu dùng qua website, Facebook và Zalo.

3. Quy trình bán buôn tại Công ty Thái Hiếu gồm những bước nào?
Quy trình bán buôn gồm 5 bước: (1) Tiếp nhận, xử lý đơn đặt hàng của khách hàng và xét duyệt bán chịu; (2) Vận chuyển hàng hóa cho khách hàng; (3) Lập và gửi hóa đơn cho khách hàng; (4) Thu tiền bán hàng từ khách hàng; (5) Theo dõi công nợ.

4. Những hạn chế lớn nhất trong hoạt động kiểm soát bán hàng và giao nhận tại công ty là gì?
Việc xét duyệt bán chịu phụ thuộc hoàn toàn vào quyết định của Giám đốc nên dễ bị chậm trễ khi Giám đốc vắng mặt; kênh bán lẻ online dễ bị sót đơn hàng do số lượng đơn lớn; công ty chưa có đội xe vận chuyển riêng mà thuê bên thứ ba nên khó kiểm soát tiến độ và dễ xảy ra thất lạc hàng hóa.

5. Tác giả đề xuất những công cụ và phần mềm nào để nâng cấp hệ thống thông tin kiểm soát?
Tác giả kiến nghị lưu trữ dữ liệu tập trung qua Google Drive, sử dụng phần mềm quản lý bán hàng VNP và kết nối hệ thống với đối tác chuyển phát Giao Hàng Nhanh để theo dõi trạng thái đơn hàng và kiểm soát tiền thu hộ.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Trịnh Thị Kim Duyên đã hệ thống hóa đầy đủ cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng thu tiền theo chuẩn mực VSA 315 và COSO 2013. Bằng việc phân tích sâu sắc dữ liệu thực tế giai đoạn 2018 - 2021 tại Công ty Cổ phần Dược Mỹ phẩm Thái Hiếu, tác giả đã làm rõ thực trạng vận hành song song hai kênh bán buôn và bán lẻ, đồng thời chỉ ra các điểm nghẽn trong đánh giá rủi ro, phân quyền xét duyệt và giao nhận hàng hóa. Hệ thống giải pháp đề xuất gắn liền với ma trận rủi ro và công cụ số hóa mang tính khả thi cao, góp phần hoàn thiện công tác quản trị và nâng cao hiệu quả kinh doanh cho doanh nghiệp thương mại dược mỹ phẩm.