CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI CHU TRÌNH BÁN HÀNG THU TIỀN TRONG CÁC DOANH NGHIỆP 1. Khái quát về kiểm soát nội bộ 1. Khái niệm và mục tiêu của kiểm soát nội bộ 1. Khái niệm của KSNB Hiện nay có nhiều định nghĩa về khái niệm của kiểm soát nội bộ.
Theo COSO 2013 (The Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission), KSNB là một quá trình, chịu ảnh hưởng bởi hội đồng quản trị, nhà quản lý và các thành viên khác trong đơn vị, được thiết kế để cung cấp sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện được các mục tiêu: Sự tin cậy của BCTC; Sự tuân thủ các quy định và pháp luật; Hiệu quả và hiệu lực của hoạt động. Theo Luật Kế toán 2015, “Kiểm soát nội bộ là việc thiết lập và tổ chức thực hiện trong nội bộ đơn vị kế toán các cơ chế, chính sách, quy trình, quy định nội bộ phù hợp với quy định của pháp luật nhằm bảo đảm phòng ngừa, phát hiện, xử lý kịp thời rủi ro và đạt được yêu cầu đề ra.” Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam (VSA) số 315, “Kiểm soát nội bộ: Là quy trình do Ban quản trị, Ban Giám đốc và các cá nhân khác trong đơn vị thiết kế, thực hiện và duy trì để tạo ra sự đảm bảo hợp lý về khả năng đạt được mục tiêu của đơn vị trong việc đảm bảo độ tin cậy của báo cáo tài chính, đảm bảo hiệu quả, hiệu suất hoạt động, tuân thủ pháp luật và các quy định có liên quan. Thuật ngữ “kiểm soát” được hiểu là bất cứ khía cạnh nào của một hoặc nhiều thành phần của kiểm soát nội bộ. Mục tiêu của KSNB Các mục tiêu của KSNB: - Đảm bảo hiệu quả, hiệu năng hoạt động: KSNB giúp doanh nghiệp sử dụng có hiệu quả các nguồn lực, tránh được các chi phí không cần thiết, giảm thiểu rủi ro, đảm bảo sự phối hợp, nhất quán trong quá trình làm việc của nhân viên nhằm đạt được mục tiêu chung của doanh nghiệp.
- Đảm bảo về hệ thống thông tin tài chính: KSNB phải đảm bảo về tính trung thực và độ tin cậy của các thông tin gửi đến ban Giám đốc, HĐQT, các cổ đông; Trịnh Thị Kim Duyên 5 Lớp K20KTG Khóa luận tốt nghiệp Học viện Ngân hàng BCTC phải được lập đúng hạn, được trình bày phù hợp với chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành. - Đảm bảo tính tuân thủ pháp luật và các quy định: KSNB cần đảm bảo mọi hoạt động của doanh nghiệp đều tuân thủ pháp luật và các quy định của Nhà nước, tuân thủ các chính sách, quy định nội bộ của doanh nghiệp để đạt được mục tiêu doanh nghiệp đề ra. Các bộ phận cấu thành của kiểm soát nội bộ Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam (VSA) số 315, KSNB bao gồm năm thành phần: - Môi trường kiểm soát - Quy trình đánh giá rủi ro - Hệ thống thông tin và trao đổi thông tin - Các hoạt động kiểm soát - Giám sát các kiểm soát 1. Môi trường kiểm soát Theo VSA 315, “Môi trường kiểm soát bao gồm các chức năng quản trị và quản lý, các quan điểm, nhận thức và hành động của Ban quản trị và Ban Giám đốc liên quan đến kiểm soát nội bộ và tầm quan trọng của kiểm soát nội bộ đối với hoạt động của đơn vị.
Môi trường kiểm soát tạo nên đặc điểm chung của một đơn vị, có tác động trực tiếp đến ý thức của từng thành viên trong đơn vị về công tác kiểm soát.” Môi trường kiểm soát là nền tảng của KSNB hiệu quả, là điều kiện cần để thiết kế và xây dựng KSNB. Các yếu tố của môi trường kiểm soát: a. Truyền đạt thông tin và yêu cầu thực thi tính chính trực và các giá trị đạo đức: “Đây là những yếu tố then chốt ảnh hưởng đến hiệu quả của việc thiết kế, vận hành và giám sát các kiểm soát”. Tính chính trực và các giá trị đạo đức là sản phẩm của các giá trị đạo đức của đơn vị.
Để thực thi tính chính trực và các giá trị đạo đức trong đơn vị, các nhà quản lý cần cần loại bỏ hoặc giảm động cơ khiến nhân viên có hành động không trung thực, trái pháp luật hay phi đạo đức. Cùng với đó, các nhà quản lý cũng cần nêu gương trong các hành vi, ban hành các quy định về đạo đức trong đơn vị. Trịnh Thị Kim Duyên 6 Lớp K20KTG Khóa luận tốt nghiệp Học viện Ngân hàng b. Cam kết về năng lực: Mỗi vị trí, nhiệm vụ trong đơn vị cần có các mức độ năng lực, kỹ năng và kiến thức phù hợp.
Để đảm bảo hiệu quả hoạt động, nhà quản lý nên tuyển dụng những nhân viên có trình độ và kinh nghiệm phù hợp với từng vị trí công việc, cần kiểm tra giám sát, đào tạo năng lực cho nhân viên đầy đủ và thường xuyên. Sự tham gia của Ban quản trị: Ban quản trị có trách nhiệm quan trọng đối với đơn vị, có ảnh hưởng đáng kể đến nhận thức của nhân viên về KSNB. Trách nhiệm của ban quản trị được đề cập trong các chuẩn mực đạo đức nghề nghiệp, pháp luật và các quy định khác. Ngoài ra, Ban quản trị cũng có trách nhiệm giám sát việc thiết kế, xây dựng và vận hành của quy trình báo cáo sai phạm và thủ tục đánh giá KSNB.
Triết lý và phong cách điều hành của ban giám đốc: Đó là quan điểm, thái độ và hành động của ban giám đốc trong việc chấp nhận các rủi ro kinh doanh, trong việc lập và trình bày BCTC, sự thận trọng trong việc xử lý thông tin, công việc kế toán và nhân sự, xây dựng các ước tính kế toán… e. Cơ cấu tổ chức: Cơ cấu tổ chức là sự phân chia trách nhiệm và quyền hạn giữa các bộ phận trong đơn vị. Cơ cấu tổ chức cũng phản ánh mối quan hệ hợp tác, phối hợp, kiểm soát, soát xét và chia sẻ thông tin lẫn nhau giữa các bộ phận trong đơn vị. Sự phù hợp của cơ cấu tổ chức phụ thuộc vào quy mô và đặc thù hoạt động của đơn vị.
Cơ cấu tổ chức được xây dựng hợp lý sẽ đảm bảo cho việc kiểm soát trong đơn vị hoạt động có hiệu quả. Phân công quyền hạn và trách nhiệm: Gồm cách thức phân công quyền hạn và trách nhiệm đối với các hoạt động trong đơn vị, cách thiết lập hệ thống báo cáo, quyền hạn và trách nhiệm của các bộ phận. Đơn vị cần có chính sách quy định quyền hạn, trách nhiệm và nghĩa vụ của các cá nhân, bộ phận. Đảm bảo tất cả nhân viên hiểu được mục tiêu của đơn vị cũng như trách nhiệm và nghĩa vụ của mình trong việc thực hiện mục tiêu đó.
Các chính sách và thông lệ về nhân sự: Các chính sách và thông lệ về việc tuyển dụng, định hướng, đào tạo, đánh giá, hướng dẫn, thăng tiến nhân viên, lương, thưởng và các biện pháp khắc phục sai sót. Con người là yếu tố quan trọng nhất trong mọi hoạt động của đơn vị, vậy nên các chính sách nhân sự có ảnh hưởng lớn Trịnh Thị Kim Duyên 7 Lớp K20KTG Khóa luận tốt nghiệp Học viện Ngân hàng đến hiệu lực của các kiểm soát của đơn vị. Để có một đội ngũ nhân viên tốt, đơn vị phải có chính sách nhân sự tốt, rõ ràng, hợp lý, đạt được các mục tiêu công bằng, khuyến khích người có năng lực, có trình độ, có phẩm chất tốt, phấn đấu vươn lên và kỷ luật thích đáng với những sai phạm. Quy trình đánh giá rủi ro Rủi ro luôn tồn tại cùng với doanh nghiệp.
Nó ảnh hưởng đến hình ảnh, khả năng cạnh tranh và sự sống còn của doanh nghiệp. Quy trình đánh giá rủi ro giúp cho doanh nghiệp hạn chế rủi ro xuống mức thấp nhất có thể. Quy trình đánh giá rủi ro là một bộ phận quan trọng của KSNB. Quy trình đánh giá rủi ro của doanh nghiệp: a.
Xác định mục tiêu của đơn vị: Đơn vị cần xác định những mục tiêu cụ thể, rõ ràng để có thể xác định và đánh giá những rủi ro liên quan. Nhận diện rủi ro: Với mỗi mục tiêu các rủi ro nên được nhận diện, cần nhận diện cả rủi ro bên trong và bên ngoài. Rủi ro có thể tác động đến đơn vị ở mức độ toàn đơn vị như chính sách của Nhà nước, sự đổi mới kỹ thuật, nhu cầu khách hàng thay đổi, sự cải tiến sản phẩm,… hay chỉ ảnh hưởng đến từng hoạt động cụ thể như hoạt động bán hàng, thu tiền. Nhà quản lý có thể sử dụng nhiều phương pháp khác nhau để nhận diện rủi ro: phương tiện dự báo, phân tích dữ liệu, rà soát hoạt động thường xuyên.
Đánh giá khả năng xảy ra rủi ro: Đây là công việc khá phức tạp vì rủi ro rất khó định lượng và có rất nhiều phương pháp khác nhau. Việc đánh giá rủi ro giúp đơn vị xác định được những rủi ro nên tập trung giải quyết. Quyết định các hành động thích hợp đối với các rủi ro: Đưa ra những biện pháp thích hợp nhằm ngăn chặn, giảm thiểu các rủi ro. Mỗi doanh nghiệp phải đối mặt với rất nhiều rủi ro từ bên trong và bên ngoài.
Vậy nên, quy trình đánh giá rủi ro phải phân tích, kiểm tra và điều chỉnh để phù hợp với tình hình thực tế. Có rất nhiều tình huống dẫn đến sự phát sinh hay thay đổi rủi ro như: - Những thay đổi trong môi trường hoạt động - Nhân sự mới - Hệ thống thông tin mới hoặc được chỉnh sửa Trịnh Thị Kim Duyên 8 Lớp K20KTG Khóa luận tốt nghiệp Học viện Ngân hàng - Tăng trưởng nhanh - Công nghệ mới - Các hoạt động, sản phẩm, mô hình kinh doanh mới - Tái cơ cấu đơn vị - Mở rộng các hoạt động ở nước ngoài - Áp dụng các quy định kế toán mới 1. Hệ thống thông tin và trao đổi thông tin a. Hệ thống thông tin Hệ thống thông tin liên quan đến hệ thống BCTC bao gồm chu trình kinh doanh và hệ thống kế toán.
Chu trình kinh doanh (Mua hàng, Bán hàng, Nhân sự, …) gồm các hành động thiết kế để tạo ra kết quả nhất định. Chúng tạo ra các giao dịch được ghi chép, xử lý và báo cáo bởi hệ thống thông tin của doanh nghiệp. Hệ thống kế toán gồm phần mềm kế toán, bảng tính điện tử và các chính sách, thủ tục được sử dụng trong quá trình lập và trình bày BCTC. Hệ thống thông tin kế toán có mối liên hệ với mọi hệ thống thông tin của các bộ phận khác nên nó giữ vai trò quan trọng trong việc kiểm soát các hoạt động của đơn vị.