Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Sau khi Việt Nam gia nhập Tổ chức Thương mại Thế giới (WTO), hoạt động thương mại quốc tế và kim ngạch xuất nhập khẩu của cả nước ghi nhận sự tăng trưởng liên tục. Trong cơ cấu giá thành hàng hóa xuất khẩu, chi phí logistics (bao gồm vận tải nội địa, lưu kho, xếp dỡ, cước vận tải quốc tế và chi phí quản lý) chiếm một tỷ trọng đáng kể. Theo số liệu thống kê từ Hiệp hội Doanh nghiệp Dịch vụ Logistics Việt Nam được tác giả trích dẫn, cả nước có hơn 1.200 doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực logistics, tuy nhiên các công ty có vốn đầu tư nước ngoài chiếm khoảng 80% thị phần. Các doanh nghiệp trong nước chủ yếu hoạt động ở phân khúc đại lý trung gian, thực hiện các nghiệp vụ như giao nhận hàng hóa, cho thuê kho bãi, làm thủ tục hải quan và gom hàng lẻ (LCL). Trước bối cảnh cạnh tranh đó, việc nâng cao năng lực tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu bằng đường biển là yêu cầu cấp thiết đối với các doanh nghiệp giao nhận Việt Nam.

Đề tài khóa luận tập trung giải quyết các mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu sau:

  1. Hệ thống hóa cơ sở lý luận về hoạt động xuất khẩu và quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển.
  2. Khảo sát, phân tích thực trạng tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu bằng đường biển tại Công ty Cổ phần Giao nhận Thế Giới Toàn Cầu (Uni – Global), nhận diện các mắt xích nghiệp vụ từ chuẩn bị hàng, thuê tàu, mua bảo hiểm, khai báo hải quan đến lập bộ chứng từ thanh toán.
  3. Đánh giá kết quả kinh doanh, phân tích cơ cấu doanh thu dịch vụ giao nhận và chỉ ra các điểm mạnh, điểm yếu trong quy trình vận hành của doanh nghiệp.
  4. Đề xuất các nhóm giải pháp và kiến nghị nhằm khắc phục hạn chế, tối ưu hóa chi phí và nâng cao chất lượng dịch vụ giao nhận xuất khẩu của công ty.
  • Đối tượng nghiên cứu: Hoạt động tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển và chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban nghiệp vụ (Phòng Giao nhận, Phòng Chứng từ, Phòng Sales & Marketing, Phòng Dịch vụ khách hàng) tại Công ty Cổ phần Giao nhận Thế Giới Toàn Cầu.
  • Phạm vi nghiên cứu:
    • Không gian: Tại trụ sở và các phòng ban trực thuộc Công ty Cổ phần Giao nhận Thế Giới Toàn Cầu (Uni – Global), TP. Hồ Chí Minh.
    • Thời gian: Phân tích số liệu hoạt động sản xuất kinh doanh giai đoạn 2012–2016 và khảo sát dữ liệu nghiệp vụ thực tế trong đợt thực tập tốt nghiệp năm 2017.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận xây dựng nền tảng nghiên cứu dựa trên hệ thống lý luận về thương mại quốc tế và nghiệp vụ giao nhận vận tải ngoại thương:

  • Khung lý thuyết và quy định quản lý: Khái quát các quy định quản lý xuất nhập khẩu của Nhà nước đối với 3 nhóm hàng hóa (hàng cấm xuất nhập khẩu, hàng xuất nhập khẩu theo giấy phép của Bộ Thương mại, hàng thuộc diện quản lý chuyên ngành); các điều kiện thương mại quốc tế Incoterms (tập trung vào các điều kiện FOB, CIF, CNF); quy trình thanh toán quốc tế qua Thư tín dụng (Documentary L/C) và Điện chuyển tiền (T/T); nghiệp vụ bảo hiểm hàng hải và phân loại phương thức gửi hàng đường biển (hàng nguyên container - FCL, hàng lẻ - LCL).
  • Phương pháp nghiên cứu:
    • Phương pháp quan sát thực tế: Tác giả trực tiếp tham gia hỗ trợ các nghiệp vụ giao nhận hiện trường, lập bộ chứng từ xuất khẩu, theo dõi quy trình làm việc tại các phòng ban và phỏng vấn trực tiếp nhân viên phụ trách.
    • Phương pháp thống kê, tổng hợp dữ liệu: Thu thập, xử lý số liệu thứ cấp từ báo cáo tài chính, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh giai đoạn 2012–2016 và dữ liệu lưu trữ nội bộ của công ty.
    • Phương pháp phân tích chỉ số: So sánh tốc độ tăng trưởng doanh thu, cơ cấu chi phí/doanh thu, tỷ suất lợi nhuận/doanh thu qua các năm, đồng thời bóc tách doanh thu theo thị trường, loại hình và mặt hàng giao nhận.
  • Nguồn dữ liệu: Báo cáo tài chính và báo cáo kết quả kinh doanh nội bộ của Công ty Uni – Global (2012–2016); tài liệu quy trình từ Phòng Dịch vụ khách hàng, Phòng Xuất nhập khẩu; dữ liệu tờ khai hải quan điện tử trên hệ thống ECUS5 - VNACCS và các chứng từ lô hàng thực tế phát sinh tại doanh nghiệp.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Giới thiệu chung

Chương này trình bày tổng quan về đề tài khóa luận tốt nghiệp ngành Kinh tế đối ngoại, bao gồm tính cấp thiết của việc nghiên cứu nghiệp vụ logistics đường biển trong bối cảnh hội nhập kinh tế quốc tế. Tác giả xác định rõ mục đích nghiên cứu, nhiệm vụ của đợt thực tập tốt nghiệp, đối tượng nghiên cứu là hoạt động xuất nhập khẩu tại Uni – Global, phương pháp tiếp cận (quan sát, thống kê, phân tích chỉ số), phạm vi giới hạn về không gian/thời gian và kết cấu 5 chương chính của toàn bộ khóa luận.

Chương 2: Cơ sở lý luận

Chương 2 hệ thống hóa trình tự các bước thực hiện hợp đồng xuất khẩu ngoại thương theo chuẩn mực lý thuyết:

  • Giấy phép xuất khẩu: Trình bày hồ sơ xin cấp phép và thời gian giải quyết (3 ngày đối với hồ sơ cần sửa đổi/bổ sung, 7 ngày cấp phép cho hồ sơ hợp lệ).
  • Thanh toán và L/C: Quy trình đôn đốc người mua mở L/C, các nội dung kiểm tra L/C (tính chất, số tiền, đơn vị tiền tệ, quy cách phẩm chất bao bì, thời gian bốc xếp, hạn hiệu lực và chứng từ quy định) cùng phương thức xử lý tu chỉnh L/C.
  • Chuẩn bị hàng hóa và kiểm tra chất lượng: Quy trình thu gom lô hàng, đóng gói bao bì, kẻ ký mã hiệu; công tác kiểm nghiệm, kiểm dịch thực hiện ở hai cấp (tại cơ sở sản xuất và tại cửa khẩu).
  • Thuê phương tiện vận tải và mua bảo hiểm: Tiêu chí lựa chọn hãng tàu (cước phí, an toàn, lịch trình); các trường hợp bắt buộc mua bảo hiểm hàng hải (điều kiện CIF, CIP) và căn cứ chọn điều kiện bảo hiểm.
  • Thủ tục hải quan và giao hàng: Khai báo tờ khai hải quan, đưa hàng đến địa điểm kiểm tra (cửa khẩu cảng biển, cảng sông, ICD); quy trình giao nhận hàng chuyên chở bằng tàu chợ không dùng container và bằng container (FCL/LCL).
  • Lập bộ chứng từ và thanh lý: Soạn thảo hối phiếu, hóa đơn thương mại, vận đơn đường biển sạch (Clean B/L), phiếu đóng gói (Packing List), chứng nhận xuất xứ (C/O), chứng nhận kiểm dịch; quy trình tiếp nhận và xử lý khiếu nại thương mại trước khi thanh lý hợp đồng.

Chương 3: Giới thiệu công ty

Chương 3 tập trung phân tích lịch sử hình thành, cơ cấu tổ chức và năng lực hoạt động của đơn vị thực tập:

  • Lịch sử hình thành: Tiền thân là Công ty TNHH Giao nhận Dịch vụ Vân Long. Ngày 08/07/2010, Công ty Cổ phần Giao nhận Thế Giới Toàn Cầu chính thức thành lập theo Giấy phép kinh doanh do Sở Kế hoạch và Đầu tư TP.HCM cấp (Mã số thuế: 0310140222, đại diện pháp luật: Nguyễn Minh Tú, địa chỉ: Lầu 3, Cao ốc Đinh Lễ, số 1 Đinh Lễ, Phường 12, Quận 4, TP.HCM). Ngày 31/05/2012, công ty mở chi nhánh tại Hải An - Hải Phòng; năm 2013 mở rộng hệ thống đại lý sang Châu Âu và Châu Phi; năm 2015 mở rộng mạng lưới khách hàng tại miền Trung, Tây Nam Bộ và nhận giao nhận hàng nguy hiểm (hóa chất, thuốc trừ sâu). Quy mô nhân sự tăng từ 10 nhân viên ban đầu lên gần 40 nhân viên.
  • Cơ cấu tổ chức: Vận hành theo chế độ thủ trưởng do Giám đốc đứng đầu, Phó Giám đốc hỗ trợ điều hành và 5 phòng ban chức năng: Phòng Giao Nhận, Phòng Chứng Từ, Phòng Sales & Marketing, Phòng Kế Toán, Phòng Dịch vụ khách hàng (DVKH).
  • Dịch vụ và công nghệ: Cung cấp dịch vụ vận chuyển quốc tế đường biển (FCL, LCL), đường hàng không, dịch vụ kết hợp SEA – AIR, khai thuê hải quan, kho bãi đóng gói. Doanh nghiệp ứng dụng "Phần mềm quản lý xuất nhập khẩu lapro exim 3.4" nhằm chuẩn hóa biểu mẫu và tăng tốc độ xử lý dữ liệu.
  • Kết quả hoạt động kinh doanh (2012–2016):
Chỉ tiêu 2012 2013 2014 2015 2016
Doanh thu (Triệu đồng) 30.783 - - - 33.987
Lợi nhuận trước thuế (Triệu đồng) 5.431 - - - -
Lợi nhuận sau thuế (Triệu đồng) 3.987 - - - -
Tỷ lệ Lợi nhuận / Doanh thu (%) 10,92% 11,88% 12,41% 12,74% 14,58%
Tỷ lệ Chi phí / Doanh thu (%) 82,58% 81,62% 80,79% 80,69% 78,31%

Chương 4: Tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu bằng đường biển tại Công ty Uni – Global

Chương này đi sâu vào quy trình nghiệp vụ thực tế và bóc tách dữ liệu hoạt động của công ty:

  • Quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu thực tế: Lựa chọn phương thức thanh toán L/C đối với khách hàng mới và T/T đối với khách quen; áp dụng điều kiện Incoterms (chủ yếu là FOB, từng bước nghiên cứu vận dụng CIF, CNF).
  • Ví dụ thực tế nghiệp vụ thuê tàu xuất khẩu ớt đỏ đi cảng Incheon (Hàn Quốc):
    • Khách hàng: Newgreen Co., Ltd / Người gửi hàng: Hanh Vinh Dien Co., Ltd.
    • Lô hàng: Ớt đỏ, Gross Weight 20.850,00 kg, Thể tích 2.058 CTNS. Tuyến vận chuyển: Cảng TP.HCM (POL) đến Cảng Incheon (POD).
    • Tàu chuyên chở: DONGJIN VOYAGER V.0005N, Số Booking: SGSG382600, Hãng tàu: Hyundai Line, Giờ cắt máng (Closing time): 24:00 ngày 05/06/2017, Ngày tàu chạy: 08/06/2017.
    • Bảng cước và phụ phí chào khách hàng: Cước biển (Ocean Freight): 40 USD/cont; Phụ phí xếp dỡ (THC): 90 USD/cont; Phụ phí xăng dầu (EBS): 37 USD/cont; Phí chì (Seal): 7 USD/cont; Phí chứng từ (Docfee): 35 USD/set; Phí khai manifest cảng đến (AFSfee): 30 USD/set; Phí điện giao hàng (Telex): 35 USD/set; Phí thủ tục hải quan: 2.000 VNĐ; Phí lấy C/O: 200.000 VNĐ.
  • Bảo hiểm hàng hóa: Hợp tác với Công ty Bảo Minh, gửi Invoice kiểm tra bản nháp trước khi phát hành bộ bảo hiểm gốc.
  • Khai báo hải quan và xuất xứ hàng hóa: Sử dụng phần mềm ECUS5 - VNACCS để truyền tờ khai điện tử và phân luồng hàng hóa (luồng xanh, vàng, đỏ). Khảo sát lô hàng lều du lịch đi Nhật Bản của khách hàng Mex Global Sài Gòn (Hợp đồng số 4050455956/4050454156/4050459497/4050459488, Hóa đơn thương mại số YV170416(CM), Vận đơn HDMUHMWB0245587) được phân luồng xanh; thực hiện nộp hồ sơ xin cấp Giấy chứng nhận xuất xứ C/O Mẫu AJ tại Phòng Quản lý Xuất nhập khẩu khu vực TP.HCM (Bộ Công Thương tại số 12 Nguyễn Thị Minh Khai, Quận 1).
  • Đánh giá chung: Doanh nghiệp có quy trình quản lý chứng từ chặt chẽ, đội ngũ nhân sự nắm vững nghiệp vụ giao nhận nhưng còn gặp điểm yếu về tiến độ luân chuyển bộ chứng từ và sự phụ thuộc vào cước phí của các hãng tàu quốc tế.

Chương 5: Giải pháp và kết luận

Tác giả đề xuất 5 nhóm giải pháp cụ thể:

  1. Khắc phục chậm trễ trong tiếp nhận và xử lý bộ chứng từ: Phân tích nguyên nhân chậm trễ từ các bên liên quan và chuẩn hóa quy trình kiểm tra chéo chứng từ xuất nhập khẩu.
  2. Hoàn thiện công tác vận chuyển hàng hóa: Nghiên cứu kỹ đặc tính kỹ thuật của từng loại hàng (hàng nông sản, may mặc, hàng nguy hiểm); chuẩn bị tốt nhân công, kho bãi, phương tiện kéo container; tổ chức kiểm soát quá trình vận chuyển và giao nhận an toàn.
  3. Hoàn thiện công tác khai báo hải quan: Cập nhật thường xuyên các thông tư, quy định mã HS và nâng cao kỹ năng xử lý tờ khai trên hệ thống ECUS5 - VNACCS.
  4. Tối thiểu hóa các chi phí logistics: Thương lượng biểu giá cước tốt với các hãng tàu đối tác, tối ưu hóa cung đường vận chuyển nội địa để hạ giá thành dịch vụ.
  5. Nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng: Tăng cường tư vấn nghiệp vụ, giải quyết nhanh các vướng mắc phát sinh trước, trong và sau khi giao hàng.

Kết quả và đóng góp

  • Kết quả hoạt động kinh doanh: Khóa luận ghi nhận sự tăng trưởng ổn định của Công ty Uni – Global qua 5 năm (2012–2016). Tỷ suất Lợi nhuận/Doanh thu tăng đều từ 10,92% (năm 2012) lên 11,88% (2013), 12,41% (2014), 12,74% (2015) và đạt 14,58% (năm 2016). Đồng thời, tỷ trọng Chi phí/Doanh thu được kiểm soát và giảm dần từ 82,58% (năm 2012) xuống 78,31% (năm 2016).
  • Chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ: Khóa luận đã mô tả chi tiết quy trình thực tế từ việc xử lý Booking Request, phát hành Booking Profile, cấp container rỗng, kiểm tra chứng từ bảo hiểm Bảo Minh, khai báo hải quan điện tử luồng xanh/vàng/đỏ qua ECUS5 - VNACCS đến hồ sơ xin cấp C/O Mẫu AJ tại cơ quan quản lý.
  • Đóng góp thực tiễn: Hệ thống hóa các bảng chào giá cước chi tiết (Ocean Freight, THC, EBS, Seal, Docfee, AFSfee, Telex fee) và minh họa bằng các bộ hồ sơ chứng từ thực tế (lô hàng ớt đỏ đi Hàn Quốc, lô hàng lều du lịch đi Nhật Bản), giúp làm rõ các mắt xích tác nghiệp của một forwarder vừa và nhỏ tại Việt Nam.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế: Phạm vi khảo sát thực địa bị giới hạn trong khuôn khổ thời gian thực tập 3 tháng tại một doanh nghiệp cụ thể (Công ty Uni – Global). Các số liệu và tình huống nghiệp vụ tập trung vào phương thức giao nhận đường biển trên một số tuyến vận tải trọng điểm (Hàn Quốc, Nhật Bản) và chưa mở rộng khảo sát chuyên sâu đối với toàn bộ các phương thức vận tải đa phương thức khác.
  • Hướng nghiên cứu tiếp: Mở rộng nghiên cứu quy trình tổ chức dịch vụ logistics tích hợp chuỗi cung ứng, phân tích sâu hơn về vận tải đa phương thức kết hợp (SEA – AIR), cũng như đánh giá tác động của việc chuyển đổi các phiên bản Incoterms mới và ứng dụng các giải pháp phần mềm quản trị logistics chuyên sâu trong dài hạn.

Giá trị tham khảo

  • Đối tượng sử dụng: Sinh viên chuyên ngành Kinh tế đối ngoại, Kinh doanh quốc tế, Thương mại quốc tế, Logistics và Quản lý chuỗi cung ứng; nhân viên mới gia nhập bộ phận chứng từ (Documentation), nhân viên hiện trường (Operations) và nhân viên kinh doanh cước (Sales Logistics) tại các công ty dịch vụ giao nhận.
  • Phần nội dung có giá trị tham khảo cao:
    • Toàn bộ quy trình tác nghiệp thực tế từng bước tại Chương 4, đặc biệt là bảng chi tiết các thành phần cước và phụ phí đường biển.
    • Danh mục thành phần hồ sơ và quy trình xin cấp Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa C/O Mẫu AJ tại Phòng Quản lý Xuất nhập khẩu khu vực TP.HCM.
    • Các bước phân luồng và quy trình thủ tục hải quan điện tử qua hệ thống ECUS5 - VNACCS kết hợp thanh lý tờ khai tại cảng.

Câu hỏi thường gặp

1. Công ty Uni – Global sử dụng những phần mềm công nghệ nào để phục vụ công tác quản lý và khai báo xuất nhập khẩu?
Công ty sử dụng "Phần mềm quản lý xuất nhập khẩu lapro exim 3.4" phục vụ quản trị dữ liệu, thiết kế biểu mẫu và bảo mật thông tin nội bộ. Đối với thủ tục thông quan hàng hóa, nhân viên giao nhận sử dụng phần mềm khai báo hải quan điện tử ECUS5 - VNACCS để truyền số liệu tờ khai lên hệ thống hải quan.

2. Tỷ suất Lợi nhuận/Doanh thu và Chi phí/Doanh thu của Uni – Global thay đổi như thế nào trong giai đoạn 2012–2016?
Trong giai đoạn 2012–2016, tỷ suất Lợi nhuận/Doanh thu tăng trưởng liên tục: đạt 10,92% (2012), 11,88% (2013), 12,41% (2014), 12,74% (2015) và 14,58% (2016). Ngược lại, tỷ lệ Chi phí/Doanh thu giảm dần từ 82,58% (2012) xuống 81,62% (2013), 80,79% (2014), 80,69% (2015) và còn 78,31% (2016).

3. Thành phần hồ sơ đề nghị cấp C/O Mẫu AJ cho lô hàng xuất khẩu sang Nhật Bản tại công ty gồm những giấy tờ gì?
Hồ sơ gồm: Đơn đề nghị cấp C/O Mẫu AJ; Bộ C/O Mẫu AJ (1 bản chính, 2 bản sao); Tờ khai hải quan đã hoàn tất thủ tục (1 bản sao y có dấu đỏ); Hóa đơn thương mại Commercial Invoice (1 bản gốc); Hóa đơn GTGT mua hàng trong nước (1 gốc, 1 sao y); Packing List (1 bản gốc); Vận đơn đường biển Bill of Lading (1 bản); Bộ hồ sơ thương nhân và hợp đồng mua bán kèm theo.

4. Bảng chào giá chi tiết cho lô hàng xuất khẩu ớt đỏ đi cảng Incheon (Hàn Quốc) gồm các khoản phí nào?
Bảng chào giá bao gồm: Phí vận chuyển nội địa từ kho đến cảng TP.HCM; Phí đóng hàng tại cảng Incheon; Phí thủ tục hải quan (2.000 VNĐ); Phí lấy C/O (200.000 VNĐ); Cước biển Ocean Freight (40 USD/cont); Phụ phí xếp dỡ THC (90 USD/cont); Phụ phí xăng dầu EBS (37 USD/cont); Phí niêm phong Seal (7 USD/cont); Phí chứng từ Docfee (35 USD/set); Phí khai Manifest cảng đến AFSfee (30 USD/set); và Phí điện giao hàng Telex fee (35 USD/set).

5. Cơ cấu tổ chức bộ máy nhân sự tại Công ty Uni – Global gồm những phòng ban nào?
Doanh nghiệp vận hành theo chế độ thủ trưởng do Giám đốc điều hành chung, hỗ trợ bởi Phó Giám đốc và 5 phòng ban chức năng: Phòng Giao Nhận, Phòng Chứng Từ, Phòng Sales & Marketing, Phòng Kế Toán và Phòng Dịch vụ khách hàng (DVKH).

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của sinh viên Trang Võ Minh Trang đã phản ánh chi tiết thực trạng tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu bằng đường biển tại Công ty Cổ phần Giao nhận Thế Giới Toàn Cầu (Uni – Global). Tác giả đã kết hợp giữa khung lý luận ngoại thương với số liệu kinh doanh giai đoạn 2012–2016 và các hồ sơ tác nghiệp thực tế trên các tuyến vận tải đi Hàn Quốc, Nhật Bản. Các phân tích về nghiệp vụ chứng từ, thủ tục hải quan ECUS5 - VNACCS và 5 nhóm giải pháp đề xuất mang tính ứng dụng cụ thể đối với hoạt động của các doanh nghiệp logistics vừa và nhỏ trong nước.