Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Lý do chọn đề tài và bối cảnh thực tiễn

Ngành dịch vụ logistics đóng vai trò huyết mạch trong nền kinh tế hiện đại, đặc biệt dưới tác động của sự phát triển thương mại điện tử và xu thế kinh doanh bền vững. Theo số liệu từ Cổng thông tin điện tử Bộ Tài chính được tác giả trích dẫn, tổng giá trị ngành logistics tương đương từ 21% đến 25% GDP của Việt Nam, vượt qua quy mô của nhiều ngành công nghiệp chế biến, chế tạo. Tuy nhiên, điểm hạn chế lớn nhất của hệ thống logistics nội địa là phần lớn doanh nghiệp Việt Nam có quy mô nhỏ lẻ, thiếu tính cạnh tranh so với các tập đoàn giao nhận toàn cầu. Xuất phát từ bối cảnh đó, tác giả lựa chọn Công ty Cổ phần Bull Lines – một doanh nghiệp giao nhận vận tải tư nhân nội địa – làm đơn vị thực tập nhằm tiếp cận trực tiếp hoạt động nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu, phân tích quy trình vận hành thực tế và tìm kiếm giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh từ góc nhìn của một nhân sự mới gia nhập ngành.

Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu

Khóa luận xác định các mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu cụ thể gắn với hoạt động thực tiễn tại doanh nghiệp:

  1. Hệ thống hóa cơ cấu tổ chức, chức năng phòng ban và danh mục dịch vụ logistics đang được vận hành tại Công ty Cổ phần Bull Lines.
  2. Mô tả và phân tích chi tiết quy trình tác nghiệp của vị trí nhân viên kinh doanh quốc tế (Sale direct oversea), cách thức khai thác dữ liệu khách hàng, quy trình báo giá và các bước phối hợp liên phòng ban để hoàn thành một lô hàng xuất khẩu bằng đường biển/đường hàng không.
  3. Nhận diện hệ thống chứng từ ngoại thương, quy trình thanh toán và kiểm soát công nợ thực tế phát sinh trong chuỗi cung ứng dịch vụ của công ty.
  4. Đánh giá kết quả kinh doanh giai đoạn 2021 – 2023, phân tích điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức (SWOT), từ đó rút ra bài học kinh nghiệm cá nhân và đề xuất các giải pháp nâng cao chất lượng hoạt động cho doanh nghiệp cùng kiến nghị đối với công tác đào tạo tại nhà trường.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

  • Đối tượng nghiên cứu: Hoạt động giao nhận hàng hóa xuất khẩu và quy trình tác nghiệp kinh doanh dịch vụ logistics (Sale logistics) tại doanh nghiệp giao nhận vận tải.
  • Phạm vi không gian: Nghiên cứu thực tế tại Công ty Cổ phần Bull Lines (trụ sở chính tại Hà Nội cùng các chi nhánh tại Hải Phòng, TP. Hồ Chí Minh, Đà Nẵng, Quy Nhơn); trọng tâm tác nghiệp đặt tại thị trường xuất khẩu sang 5 quốc gia khu vực Châu Âu và mạng lưới đại lý thuộc Liên minh hàng hóa thế giới (WCA).
  • Phạm vi thời gian: Dữ liệu hoạt động kinh doanh, cơ cấu lô hàng và biểu phí được thu thập, phân tích trong giai đoạn từ năm 2021 đến năm 2023; khóa luận hoàn thành vào năm 2024.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khung lý luận, khái niệm và quy định áp dụng

Khóa luận vận dụng các khái niệm và chuẩn mực trong hoạt động thương mại và vận tải quốc tế:

  • Khái niệm đại lý giao nhận vận tải (Freight Forwarder / Shipping Agency): Phân tích vai trò trung gian đại diện cho chủ hàng (shipper) làm việc với các hãng vận tải đường biển, hãng hàng không, thực hiện đặt chỗ (booking), theo dõi vận chuyển và xử lý thủ tục thông quan.
  • Điều kiện thương mại quốc tế (Incoterms): Khóa luận tập trung sâu vào điều kiện FOB (Free on Board) – điều kiện giao hàng phổ biến nhất của các lô hàng xuất khẩu mà công ty đảm nhận; đồng thời đề cập đến các điều kiện giao hàng mở rộng như EXW, DAP, DDP trong các dịch vụ vận chuyển từ cảng đến kho (Port to Door) hoặc từ kho đến kho (Door to Door).
  • Quy định an toàn và hàng hải quốc tế: Công ước quốc tế về an toàn sinh mạng con người trên biển (SOLAS) với quy định bắt buộc về việc xác định khối lượng toàn bộ container chứa hàng (VGM – Verified Gross Mass) trước khi bốc xếp lên tàu.
  • Quy chuẩn cước hàng không của Hiệp hội Vận tải Hàng không Quốc tế (IATA): Phân loại hệ thống biểu cước hàng không bao gồm: cước bách hóa (GCR), cước tối thiểu (M), cước hàng đặc biệt (SCR), cước phân loại (Class rate), cước container/pallet (ULD), cước hàng tính chung (FAK), cước hàng chậm (Late cargo rate), cước hàng gửi nhanh (Priority rate) và cước hàng nhóm (Group rate).
  • Quy định khai báo an ninh và hải quan trước khi xếp hàng: Các khoản phí và thủ tục manifest đặc thù theo từng thị trường như AFR (vào Nhật Bản), AFS (vào Thượng Hải) và AMS (vào Hoa Kỳ).
  • Hệ thống phụ phí địa phương (Local charges): Bao gồm phí bốc dỡ tại cảng (THC), phí mất cân bằng vỏ container (CIC), phí chì niêm phong (Seal), phí phát hành chứng từ (Docs), phí điện giao hàng (Telex Release), phí lệnh giao hàng (D/O), phí vệ sinh container và phí làm hàng (Handling).

Phương pháp nghiên cứu thực tế

Tác giả kết hợp các phương pháp tiếp cận thực tiễn trong ngành kinh tế đối ngoại:

  • Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp: Kế thừa số liệu thống kê từ Cổng thông tin điện tử Bộ Tài chính, biểu mẫu nội bộ của Công ty Cổ phần Bull Lines, hợp đồng dịch vụ, dữ liệu manifest hải quan, bảng giá cước của các hãng tàu (COSCO, Evergreen...) và tài liệu đào tạo nội bộ của phòng kinh doanh.
  • Phương pháp quan sát và thực nghiệm tác nghiệp: Trực tiếp đảm nhận vị trí nhân viên Sale direct quốc tế; tham gia vào toàn bộ quy trình lọc dữ liệu qua các công cụ tìm kiếm điện tử (Email Hunter, Snovio), gửi thư chào giá, trao đổi đàm phán với khách hàng nước ngoài, gửi yêu cầu báo giá sang bộ phận Pricing và xử lý phát sinh vận đơn.
  • Phương pháp phân tích, tổng hợp và so sánh: Phân loại tệp khách hàng theo trạng thái tương tác; thống kê tỷ lệ phản hồi email; tổng hợp cơ cấu lô hàng xuất nhập khẩu theo phương thức vận tải (đường biển, đường hàng không) và theo thị trường địa lý; phân tích biến động kết quả kinh doanh qua các năm.
  • Phương pháp ma trận SWOT: Tổng hợp các yếu tố môi trường bên trong (điểm mạnh, điểm yếu) và môi trường bên ngoài (cơ hội, thách thức) tác động đến hoạt động kinh doanh dịch vụ giao nhận của doanh nghiệp.

Nguồn dữ liệu

Dữ liệu nghiên cứu được trích xuất trực tiếp từ hệ thống quản lý nội bộ của Công ty Cổ phần Bull Lines (dữ liệu phần mềm Job file, sổ theo dõi debit note, báo cáo doanh thu phòng tài chính kế toán), website của các hãng tàu đối tác, tài khoản dữ liệu thành viên mạng lưới WCA và số liệu công bố công khai từ cơ quan quản lý nhà nước.

Nội dung chính theo từng chương

Chương I: Tổng quan về Công ty Cổ phần Bull Lines

Chương I giới thiệu thông tin pháp lý, quá trình hình thành, danh mục dịch vụ và mô hình tổ chức của doanh nghiệp:

  • Thông tin pháp lý: Công ty Cổ phần Bull Lines (tên quốc tế: Bull Lines Joint Stock Company, mã số thuế: 0107976394) được thành lập và hoạt động từ ngày 25/08/2017 do ông Nguyễn Công Hưng làm người đại diện pháp luật; trụ sở chính đặt tại số 352 Đường Giải Phóng, Phường Phương Liệt, Quận Thanh Xuân, Hà Nội; quy mô nhân sự đạt gần 100 nhân viên với mạng lưới chi nhánh tại Hải Phòng, Đà Nẵng, Quy Nhơn và TP. Hồ Chí Minh. Sứ mệnh của công ty gắn với khẩu hiệu "Bull Your Biz".
  • Hệ thống dịch vụ cung cấp:
    1. Đại lý giao nhận hàng hóa (Shipping agency): Đại diện cho bên chủ hàng thực hiện đặt chỗ, bóc tách hàng hóa, lập chứng từ, theo dõi hành trình và xử lý tranh chấp với các đơn vị vận tải.
    2. Khai báo hải quan (Customs brokerage): Hỗ trợ doanh nghiệp kê khai các mặt hàng yêu cầu thủ tục phức tạp dựa trên tên hàng và mã HS.
    3. Cước vận tải đường biển (Sea Freight): Cung cấp dịch vụ hàng nguyên container (FCL) và hàng lẻ (LCL) theo các tuyến Port to Port, Port to Door, Door to Door; sở hữu hợp đồng với các hãng tàu quốc tế như Evergreen Marine (EMC - đối tác hỗ trợ giá tốt nhất), MSC, COSCO, Yang Ming (YML), ONE, Maersk, Hapag-Lloyd (HPL), CMA CGM.
    4. Cước vận tải hàng không (Air Freight): Mua giá cước cạnh tranh thông qua các tổng đại lý như Hoàng Hà International Logistics để kết nối với các hãng hàng không quốc tế: British Airways, European Air Transport, American Airlines... Áp dụng đầy đủ các khung cước chuẩn IATA.
    5. Vận chuyển nội địa (Trucking): Mua cước từ các đơn vị vận tải đường bộ chuyên nghiệp. Tuyến vận chuyển phổ biến từ Bắc Ninh, Bắc Giang đi cảng Lạch Huyện (Hải Phòng) có mức giá dao động từ 4,5 triệu đến 5 triệu VND (cộng 8% VAT) cho mỗi container loại 20'DC hoặc 40'HC.
    6. Kho lưu trữ hàng hóa (Warehouse): Hệ thống kho tại Hà Nội, Hải Phòng, Đà Nẵng, TP. Hồ Chí Minh cung cấp dịch vụ thuê theo tấn/tháng, m2/tháng, container/ngày, thuê nguyên kho, kho ngoại quan và lưu giữ hàng hóa thế chấp ngân hàng.
  • Cơ cấu tổ chức: Gồm Hội đồng quản trị, Ban Giám đốc và các phòng chức năng: Hành chính nhân sự - đào tạo, Marketing, Chăm sóc khách hàng, Kinh doanh (Sale), Chứng từ (Docs), Tài chính kế toán cùng các chi nhánh. Phân định hai mảng hoạt động: Mảng Nội địa phục vụ khách hàng trong nước; Mảng Oversea tiếp cận 100% đối tác và khách hàng quốc tế qua thư điện tử và tệp dữ liệu hải quan, thực hiện giao dịch ngoại tệ (USD) qua Vietcombank.

Chương II: Hoạt động Sale Logistic tại Bull Lines

Chương II tập trung phản ánh chi tiết vị trí công việc thực tế, quy trình khai thác khách hàng và chu trình 10 bước xử lý lô hàng xuất khẩu:

  • Vị trí và nhiệm vụ Sale direct quốc tế: Tiếp cận đối tượng người nhận hàng trực tiếp tại nước ngoài (direct consignee) nhập khẩu hàng từ Việt Nam theo điều kiện mua cước biển tại 5 thị trường được phân công ở khu vực Châu Âu.
  • Kỹ thuật xử lý tệp dữ liệu và tiếp cận khách hàng:
    • Sử dụng các công cụ Email Hunter, Snovio để tìm kiếm địa chỉ thư điện tử doanh nghiệp từ website và mạng xã hội.
    • Phân loại dữ liệu thành các nhóm quản lý riêng biệt: Khách hàng cá nhân (lọc riêng, không chào giá do công ty tập trung phục vụ khách hàng tổ chức); Khách hàng chưa có thông tin; Khách hàng không có nhu cầu (Unsubscribe - đánh dấu để ngừng gửi mail); Khách hàng có Inquiry (hỏi giá cụ thể, cần theo dõi cập nhật báo giá liên tục); Khách hàng có Booking (đã chốt đơn hàng, lưu trữ lịch sử để chăm sóc và xét duyệt chính sách công nợ).
    • Tần suất gửi email tiếp cận đạt từ 500 đến 600 thư/ngày chia đều theo các thị trường; khung giờ gửi thư tối ưu là buổi chiều giờ Việt Nam nhằm trùng khớp với đầu giờ làm việc buổi sáng tại Châu Âu.
  • Quy trình hoàn thành một lô hàng xuất khẩu (Forwarder xử lý từ bước 3 đến bước 10):
    1. Lựa chọn đối tượng và chào giá: Chào giá cước biển (Ocean Freight - O/F) và Local charges đối với điều kiện FOB; phối hợp kiểm tra giá với bộ phận Pricing qua email nội bộ (bắt buộc cc trưởng nhóm của cả hai bộ phận) hoặc qua nhóm cập nhật Skype. Khi khách yêu cầu dịch vụ Door to Door, nhân viên Sale lấy thông tin kho nhận để liên hệ đối tác đại lý nước ngoài qua mạng lưới WCA và liên hệ các đơn vị xe tải nội địa qua Zalo/Skype để tổng hợp báo giá trọn gói.
    2. Hỗ trợ thông tin vận chuyển: Cung cấp lịch tàu từ hệ thống tra cứu hãng tàu (như COSCO Schedule), thời gian vận chuyển (Transit Time - TT), thời hạn lưu cont/lưu bãi miễn phí (Free DEM/DET) và đặc biệt lưu ý thời hạn cắt máng (Cut-off time).
    3. Xác nhận đơn hàng: Khi khách đồng ý, Sale chốt lại thông tin chi tiết lô hàng (cảng đi, cảng đến, tên hàng, trọng lượng, kích thước, ngày hàng sẵn sàng) với Shipper, Agent và Pricing.
    4. Lập File hướng dẫn (SI nội bộ): Sale lập bản tính toán chi phí và doanh thu. Quy định nội bộ bắt buộc mức lợi nhuận của lô hàng phải đạt tối thiểu từ 5% trở lên mới được Ban Giám đốc (Phó Giám đốc) ký phê duyệt để tiến hành đặt chỗ.
    5. Lấy và gửi Booking Confirmation: Pricing chịu trách nhiệm 100% việc đặt chỗ với hãng tàu và nhận lệnh cấp container rỗng. Bộ phận Docs kiểm tra tính chuẩn xác và gửi bản mềm Booking Confirmation cùng hướng dẫn thủ tục lấy vỏ cont cho khách hàng.
    6. Thu thập thông tin vận đơn và khối lượng: Docs yêu cầu Shipper nộp Packing list, Hướng dẫn phát hành vận đơn (SI) và Phiếu xác nhận khối lượng toàn bộ (VGM). Hạn chót nộp thông tin cho hãng tàu là 2 giờ trước giờ Cut-off.
    7. Mở File Job: Docs nhận mã File Job từ phòng Kế toán (mã số đại diện cho thứ tự lô hàng trong tháng/năm), lập bìa hồ sơ cứng màu hồng ghi đầy đủ thông tin bên ngoài và tạo thư mục điện tử tương ứng trên máy tính để lưu trữ toàn bộ chứng từ phát sinh.
    8. Phát hành vận đơn: Docs soạn bản nháp House Bill of Lading (HBL draft) gửi Shipper/Consignee; đồng thời kiểm tra bản nháp Master Bill of Lading (MBL draft) từ hãng tàu gửi cho Agent. Thống nhất hình thức phát hành vận đơn (vận đơn gốc Original, vận đơn điện giao hàng Telex Release hay Seaway Bill).
    9. Theo dõi hành trình và gửi Pre-Alert: Xác nhận ngày xếp hàng lên tàu (On Board) và ngày khởi hành thực tế (ATD). Docs gửi bộ hồ sơ thông báo trước (Pre-Alert bao gồm MBL, HBL, Debit/Credit Note) cho đại lý Agent tại nước nhập khẩu sau khi các bên đã thanh toán.
    10. Thanh toán và bàn giao chứng từ:
      • Thanh toán đầu vào: Hãng tàu gửi Debit note, Docs kiểm tra lập Giấy đề nghị thanh toán (ĐNTT), chuyển Sale và Quản lý ký duyệt, sau đó Kế toán thực hiện chi trả qua Vietcombank. Sáng thứ Bảy hàng tuần, kế toán rà soát danh sách hóa đơn hãng tàu còn thiếu để Sale đôn đốc thu hồi.
      • Thu tiền đầu ra: Docs phát hành Debit note cho khách hàng; Sale kiểm tra, xin thông tin xuất hóa đơn điện tử từ Kế toán để gửi khách hàng.
      • Quy định nộp thuế XNK: Đối với lô hàng của Agent nước ngoài, Bull Lines chỉ nộp thuế hộ nếu số tiền dưới 10.000.000 VND; nếu vượt quá 10.000.000 VND hoặc là khách hàng Việt Nam, công ty yêu cầu khách hàng phải chuyển đủ tiền trước khi nộp vào Kho bạc Nhà nước.
      • Điều kiện phát hành Telex Release: Chỉ nhả hàng qua điện giao hàng khi thỏa mãn đủ 3 điều kiện: (1) Nhận đủ thanh toán từ Shipper; (2) Có email đồng ý của cả Shipper và Agent; (3) Đã thu hồi toàn bộ HBL gốc (nếu trước đó đã phát hành).
  • Hệ thống 11 loại chứng từ tác nghiệp: Phân tích chi tiết chức năng của File hướng dẫn nội bộ, Booking Confirmation (BC), Shipping Instruction (SI), Packing List, Phiếu VGM (theo công ước SOLAS), Debit Note, House Bill (HBL), Master Bill (MBL), Vận đơn Telex, Giấy đề nghị thanh toán (Payment request), Giấy báo hàng đến (Arrival Notice - AN) và Hóa đơn thương mại/hóa đơn dịch vụ (Invoice).
  • Kết quả kinh doanh: Khóa luận ghi nhận kết quả sản lượng qua Bảng 2.1 (Số lô hàng XNK đường biển và đường hàng không), Bảng 2.2 (Số lô hàng theo khu vực địa lý) và Bảng 2.3 (Kết quả kinh doanh giai đoạn 2021 – 2023). Tác giả chỉ ra giai đoạn 2022 – 2023 là thời kỳ doanh nghiệp bị suy giảm lợi nhuận do biến động chung của thị trường logistics sau đại dịch.

Chương III: Kinh nghiệm bản thân và đề xuất giải pháp

  • Đánh giá cá nhân: Đúc kết các bài học về kỹ năng giao tiếp qua thư tín thương mại, phản xạ xử lý chênh lệch múi giờ, kỹ năng tính toán chi phí cước và nhận diện các thiếu sót về kiến thức biểu phí vận tải quốc tế.
  • Giải pháp khuyến nghị đối với Công ty Cổ phần Bull Lines:
    • Phát triển mạng lưới đối tác: Tận dụng hiệu quả hơn tư cách thành viên trong Liên minh hàng hóa thế giới WCA để tìm kiếm các Agent có năng lực xử lý thủ tục nội địa tại các thị trường ngách ở Châu Âu; củng cố thỏa thuận hợp đồng dài hạn với các hãng tàu trọng điểm (đặc biệt là Evergreen).
    • Tăng cường nhân lực cho bộ phận Pricing: Bổ sung nhân sự có kinh nghiệm đàm phán giá cước nhằm rút ngắn thời gian phản hồi cho Sale, nâng cao độ chính xác của báo giá spot rate và mở rộng các tuyến vận chuyển đi các cảng phụ.
    • Chuẩn hóa công tác đào tạo nội bộ: Xây dựng quy trình tập huấn nghiệp vụ chuyên sâu cho nhân viên kinh doanh mới, tập trung vào kỹ năng tra cứu lịch tàu, kiểm soát phụ phí cảng và phòng ngừa rủi ro tranh chấp chứng từ.
  • Khuyến nghị đối với cơ sở đào tạo (Học viện Chính sách và Phát triển): Tăng cường thời lượng thực hành xử lý chứng từ thực tế (HBL, MBL, VGM, SI), cập nhật quy trình làm việc trên các phần mềm logistics chuyên dụng vào chương trình giảng dạy chuyên ngành Kinh tế đối ngoại.

Kết quả và đóng góp

Kết quả chính và các thông số thực tế

Khóa luận đã trích xuất và tổng hợp được các thông số nghiệp vụ và quy định quản trị cụ thể đang vận hành tại Công ty Cổ phần Bull Lines:

Hạng mục quản trị / Nghiệp vụ Thông số và quy định thực tế tại doanh nghiệp
Quy mô tổ chức và nhân sự Hoạt động từ 25/08/2017; quy mô gần 100 nhân viên; 01 trụ sở chính tại Hà Nội và 04 văn phòng/chi nhánh (Hải Phòng, Đà Nẵng, Quy Nhơn, TP.HCM).
Định mức tác nghiệp Sale direct Gửi từ 500 – 600 email tiếp cận/ngày; tập trung vào 5 thị trường trọng điểm tại Châu Âu; phản hồi yêu cầu Inquiry trong tối đa 01 ngày làm việc.
Quy chuẩn phê duyệt File hướng dẫn Mức biên lợi nhuận tính toán trên mỗi lô hàng bắt buộc phải đạt từ 5% trở lên mới được Ban Giám đốc ký duyệt đặt chỗ với hãng tàu.
Mức giá cước vận tải bộ tham chiếu Tuyến Bắc Ninh, Bắc Giang đi cảng Lạch Huyện: 4.500.000 – 5.000.000 VND (+ 8% VAT) cho container loại 20'DC hoặc 40'HC.
Hạn mức ứng chi nộp thuế XNK Nộp hộ Agent tối đa không quá 10.000.000 VND; vượt mức này hoặc khách hàng Việt Nam bắt buộc phải nộp đủ tiền trước 100%.
Điều kiện phát hành Telex Release Phải đáp ứng đủ 03 tiêu chí: Shipper thanh toán đủ, có xác nhận đồng ý của Shipper + Agent, đã thu hồi toàn bộ HBL gốc.
Đối tác cung cấp dịch vụ trọng điểm Hãng tàu đường biển: Evergreen (EMC - đối tác hỗ trợ giá tốt nhất), COSCO, MSC, ONE, Maersk, HPL, CMA CGM; Đại lý hàng không: Hoàng Hà International Logistics.
Kiểm soát hóa đơn đầu vào Kế toán thực hiện tổng rà soát và gửi email xác minh các hóa đơn hãng tàu/hàng lẻ còn thiếu vào sáng thứ Bảy hàng tuần.

Đóng góp thực tiễn của đề tài

  1. Hệ thống hóa quy trình liên phòng ban: Khóa luận làm rõ cơ chế phối hợp tác nghiệp giữa 4 bộ phận then chốt trong một Forwarder (Kinh doanh - Báo giá - Chứng từ - Kế toán) để hoàn thành một lô hàng xuất FOB, chỉ ra chính xác trách nhiệm chuyển giao công việc tại từng thời điểm (trước booking, khi có booking và sau ngày tàu chạy ATD).
  2. Cung cấp góc nhìn thực tiễn về kiểm soát rủi ro: Văn bản phản ánh chân thực các rào cản tác nghiệp như việc xử lý lệch múi giờ, rủi ro công nợ thuế xuất nhập khẩu, quy tắc quản lý chứng từ bằng bìa File Job cứng kết hợp thư mục máy tính và điều kiện ràng buộc giải phóng hàng bằng điện báo nhằm tránh rủi ro mất hàng.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Hạn chế của khóa luận

  • Phạm vi tác nghiệp chuyên biệt: Khóa luận chủ yếu tập trung nghiên cứu hoạt động của bộ phận Sale direct quốc tế phụ trách hàng xuất khẩu bằng đường biển theo điều kiện FOB sang thị trường Châu Âu; chưa đi sâu phân tích toàn diện mảng kinh doanh cước nhập khẩu, các tuyến thị trường Châu Á/Châu Mỹ cũng như dịch vụ gom hàng lẻ (LCL).
  • Tính bảo mật của số liệu tài chính: Do quy định bảo mật của doanh nghiệp, các phân tích về sự suy giảm lợi nhuận trong giai đoạn 2022 – 2023 và bảng cơ cấu doanh thu chi tiết chỉ dừng lại ở mức mô tả xu hướng và tỷ trọng cơ cấu, chưa thể hiện đầy đủ các báo cáo tài chính kiểm toán chi tiết.

Hướng mở rộng nghiên cứu

  • Mở rộng khảo sát quy trình tác nghiệp đối với các tuyến vận chuyển đi các thị trường đòi hỏi kiểm soát an ninh nghiêm ngặt như Bắc Mỹ (thủ tục AMS) hoặc Nhật Bản (thủ tục AFR).
  • Nghiên cứu giải pháp tự động hóa quy trình báo giá giữa bộ phận Pricing và nhân viên Sale thông qua việc tích hợp hệ thống phần mềm quản lý logistics chuyên dụng (Logistics ERP) thay cho hình thức trao đổi thủ công qua email nội bộ và nhóm Skype.

Giá trị tham khảo

Đối tượng thụ hưởng tài liệu

  • Sinh viên chuyên ngành: Là tài liệu tham khảo thực tiễn cho sinh viên các ngành Kinh tế đối ngoại, Kinh doanh quốc tế, Thương mại quốc tế, Logistics và Quản lý chuỗi cung ứng khi thực hiện báo cáo thực tập hoặc khóa luận tốt nghiệp.
  • Nhân sự mới gia nhập ngành Logistics: Cung cấp tài liệu đào tạo cơ sở cho các thực tập sinh, nhân viên kinh doanh dịch vụ logistics (Freight Forwarder Sales) và nhân viên chứng từ (Docs) mới bắt đầu tiếp cận công việc thực tế.

Các nội dung có giá trị tham khảo cao

  • Bản mô tả chi tiết quy trình 10 bước tác nghiệp của một công ty giao nhận từ khâu tiếp cận dữ liệu khách hàng đến khâu tất toán công nợ và thu hồi hóa đơn.
  • Bộ quy tắc kiểm soát nghiệp vụ: Tiêu chuẩn xét duyệt lợi nhuận tối thiểu 5% trong File hướng dẫn (SI nội bộ), 3 điều kiện giải phóng hàng qua Telex Release và quy chế ứng tiền thuế xuất nhập khẩu.
  • Danh mục tổng hợp hệ thống chứng từ ngoại thương và cách phân loại cước hàng không chuẩn IATA cùng các phụ phí địa phương (Local charges) tại cảng xuất (POL) và cảng dỡ hàng (POD).

Câu hỏi thường gặp

1. File hướng dẫn (SI nội bộ) tại Bull Lines có vai trò gì và điều kiện nào để được cấp trên phê duyệt?

File hướng dẫn là chứng từ nội bộ xuất hiện đầu tiên sau khi chốt phương án đơn hàng, dùng để liệt kê toàn bộ các chi phí phải trả cho hãng tàu và các khoản thu từ khách hàng nhằm tính toán lợi nhuận của lô hàng. Ban Giám đốc (Phó Giám đốc) chỉ phê duyệt File hướng dẫn nếu mức lợi nhuận tính toán đạt tối thiểu từ 5% trở lên so với chi phí bỏ ra. Nếu không đạt ngưỡng này, File hướng dẫn sẽ bị từ chối và nhân viên Sale buộc phải đàm phán lại giá với khách hàng.

2. Nhân viên Sale direct quốc tế tại Bull Lines cần tuân thủ những điều kiện nào trước khi thực hiện nhả vận đơn điện giao hàng (Telex Release Bill)?

Vận đơn Telex chỉ được phép phát hành để giải phóng hàng cho người nhận (consignee) khi đáp ứng đầy đủ 3 điều kiện bắt buộc:

  1. Đã nhận được đầy đủ tiền thanh toán cước và phí từ phía người gửi hàng (Shipper).
  2. Có văn bản/thư điện tử xác nhận đồng ý phát hành Telex Bill từ cả hai bên: Shipper và đại lý nước ngoài (Agent).
  3. Đã thu hồi toàn bộ bộ vận đơn House Bill (HBL) gốc (trong trường hợp trước đó đã phát hành bản gốc).

3. Quy định về việc nộp thuế xuất nhập khẩu hộ khách hàng tại Bull Lines được thực hiện như thế nào?

Công ty phân định rõ theo đối tượng khách hàng:

  • Đối với lô hàng của đại lý nước ngoài (Agent): Công ty chỉ nộp thuế hộ nếu tổng số tiền thuế dưới 10.000.000 VND. Nếu số tiền thuế từ 10.000.000 VND trở lên, công ty yêu cầu khách hàng phải thanh toán đầy đủ tiền thuế trước khi tiến hành nộp vào Kho bạc Nhà nước.
  • Đối với khách hàng Việt Nam: Công ty tuyệt đối không ứng tiền nộp thuế hộ trong mọi trường hợp; khách hàng bắt buộc phải chuyển đủ 100% tiền thuế trước khi công ty làm thủ tục nộp thuế.

4. Nhân viên kinh doanh khai thác khách hàng bằng công cụ nào và định mức gửi email hàng ngày là bao nhiêu?

Nhân viên Sale direct quốc tế tìm kiếm địa chỉ thư điện tử của các doanh nghiệp nhập khẩu thông qua website, LinkedIn, Facebook bằng các công cụ hỗ trợ như Email Hunter và Snovio. Định mức công việc hàng ngày của mỗi nhân viên là gửi từ 500 đến 600 email chào giá chia đều theo 5 thị trường Châu Âu được phân công, đồng thời thời điểm gửi thư được ưu tiên vào buổi chiều giờ Việt Nam để đón đầu giờ làm việc buổi sáng tại Châu Âu.

5. Hồ sơ File Job được quản lý bằng hình thức nào tại bộ phận Chứng từ của công ty?

Sau khi có số File Job do phòng Kế toán cấp (thể hiện thứ tự lô hàng phát sinh theo tháng và năm), nhân viên chứng từ sử dụng một bìa hồ sơ cứng màu hồng ghi đầy đủ các thông tin lô hàng ra mặt ngoài (tên khách hàng, số job, số bill, ETD, ETA, POL, POD, thể tích, hãng tàu...). Đồng thời, nhân viên tạo một thư mục điện tử trên máy tính mang tên số Job để lưu trữ toàn bộ các file chứng từ mềm (Booking, VGM, SI, Bill, Debit note) phục vụ quản lý và thanh toán.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Hoàng Thị Thủy đã phản ánh một cách toàn diện và chân thực bức tranh tác nghiệp của dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu tại Công ty Cổ phần Bull Lines. Thông qua việc phân tích chu trình 10 bước xử lý lô hàng FOB và cơ chế phối hợp giữa bốn bộ phận chuyên môn, công trình làm sáng tỏ các nghiệp vụ thực tế từ chào giá, kiểm soát chứng từ đến quản trị dòng tiền thanh toán. Các giải pháp về phát triển đối tác mạng lưới WCA, kiện toàn bộ phận Pricing và chuẩn hóa đào tạo nội bộ được đề xuất bám sát vào kết quả phân tích SWOT và diễn biến suy giảm lợi nhuận của doanh nghiệp trong giai đoạn 2022 – 2023. Đây là tài liệu tham khảo có giá trị ứng dụng cao cho sinh viên chuyên ngành Kinh tế đối ngoại và nhân sự mới bước vào ngành dịch vụ giao nhận vận tải quốc tế.