mở đầu thời kỳ độc lập tự chủ của dân tộc. Tuy nhiên công tác tổ chức lưu trữ tài liệu còn tản mạn, cho đến khi vua Minh Mạng lên ngôi công tác lưu trữ mới được chính quyền trung ương quan tâm. Vua Minh Mạng đã đặt Văn Thư phòng giúp vua về công văn giấy tờ đồng thời ban hành các quy định về các loại văn bản sổ sách cần lưu trữ và nơi lưu trữ. Thứ hai, trong thời kỳ đất nước bị đô hộ bởi thực dân Pháp từ 1858 đến 1945, 16 chính quyền thực dân đã quan tâm ban hành các Sắc lệnh, Quyết định quy định về thực việc công tác lưu trữ tài liệu mặc dù trên thực tế việc thực hiện các quy đinh này chưa đạt được các kết quả như kỳ vọng.
Hoạt động này chỉ khởi sắc trong giai đoạn 1917 – 1945, khi Nghị định về cơ quan quản lý lưu trữ và kho lưu trữ được ban hành đặt nền móng pháp lý cho công tác lưu trữ với nhiều quy định được kết thừa sau này. Thứ ba, lưu trữ Việt Nam từ khi thành lập Nhà nước Việt Nam Dân chủ cộng hòa (nay là nước CHXHCN Việt Nam) cho đến khi hoàn toàn giải phóng đất nước được các tác giả chia làm 3 giai đoạn. Giai đoạn 1945 đến 1954: trong điều kiện kháng chiến khó khăn, công tác lưu trữ chưa được thực hiện tốt nhưng các quan điểm và nguyên tắc chỉ đạo xây dựng và phát triển lưu trữ bước đầu được xác định. Giai đoạn 1954 – 1975, công tác lưu trữ của Việt Nam được tổ chức trong điều kiện đất nước bị chia cắt mặc dù vẫn còn nhiều hạn chế như thể chế pháp lý còn quá thiếu, chưa chủ động trong việc thực hiện các quy định pháp luật về lưu trữ… Giai đoạn 1975 – 2010, sau khi đất nước thống nhất thành quả to lớn mang tính bước ngoặc cho công tác lưu trữ là Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia 1982 ra đời.
Đây chính là cơ sở pháp lý tiền đề bảo đảm cho công tác lưu trữ được tiến hành quy củ. Góp phần cho việc nhận thức một cách tổng quát về hoạt động lưu trữ của đảng cũng như vai trò của Văn phòng cấp ủy đảng các cấp trong lưu trữ tài liệu ở cấp tỉnh cấp huyện, sách: “Về công tác văn phòng cấp ủy Đảng” [149] do Văn phòng Trung ương Đảng xuất bản, tài liệu lưu hành nội bộ, dựa vào các quy định của Đảng, tài liệu này nêu khái quát một số nội dung về chức năng, nhiệm vụ, tổ chức và nghiệp vụ của văn phòng Tỉnh ủy, Thành ủy (gọi chung là tỉnh ủy), Xác định: Văn phòng tỉnh ủy, thành ủy là chủ thể chính trong quản lý bảo vệ và sử dụng hiệu quả các tài liệu Phông lưu trữ Đảng cộng sản Việt Nam. Bên cạnh đó tài liệu cũng dành một phần riêng để giới thiệu về nội dung của công tác lưu trữ, hình thức lưu trữ, nguyên tắc quản lý công tác lưu trữ của Đảng. Ý nghĩa và tác dụng của công tác văn thư – lưu trữ [88] bài nói chuyện của 17 ông A-lếch-xăng-dơ-rơ A-lếch-xê-i-ê-vích, là chuyên gia Liên Xô (cũ) về công tác văn thư – lưu trữ do Phòng Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng Lao động Việt Nam xuất bản.
Là một chuyên gia về văn thư – lưu trữ, ông đã giới thiệu sơ lược về vị trí của công tác văn thư – lưu trữ trong công cuộc xây dựng xã hội mới xã hội chủ nghĩa, ý nghĩa, tính chất, nội dung, tác dụng của công tác văn thư – lưu trữ và mối quan hệ của chúng. Từ việc trình bày kinh nghiệm lưu trữ của Liên Xô, ông đã đề cập một số hạn chế trong công tác lưu trữ ở Việt Nam “…việc sắp xếp tài liệu chưa thật sự được chú ý”, “nhiều đồng chí chưa thấy rõ trách nhiệm của mình, đặc biệt nhiều đồng chí còn coi tài liệu là của riêng mình chưa thấy đó là tài sản chung của nhân dân. Cho nên có một số đồng chí giải quyết công việc xong là tài liệu cũng xong, tức là xé hoặc vất tài liệu bừa bãi hoặc cho đem bán hàng giấy vụn; ở xã còn có tình trạng để cho con đem làm diều chơi…” “Một số vấn đề về văn bản quản lý nhà nước, lưu trữ - lịch sử và quản lý hành hành chính nhà nước” [110] là một công trình do GS.TSKH Nguyễn Văn Thâm tuyển chọn các bài viết về hoạt động lưu trữ đã đăng trên các tạp chí. Dựa trên lập trường quan điểm chính trị về lưu trữ trong bài “Mấy vấn đề về lý luận và thực tiễn của công tác lưu trữ ở nước ta trong giai đoạn hiện nay” tác giả đã khẳng định sự phát triển của công tác lưu trữ luôn gắn với nhu cầu và bị tác động của xu thế chính trị do đó lưu trữ Việt Nam khác với các quốc gia khác.
“Chính nhu cầu xã hội, xu thế chính trị và tính chất đặc thù của từng thời kỳ lịch sử…Đó là cơ sở để giải thích vì sao hình thức tính chất công tác lưu trữ ở các nước có chế độ chính trị khác nhau lại không thể như nhau.” Đây cũng là cơ sở để tác giả giải thích tài liệu lưu trữ là tài sản của toàn thể nhân dân và được quản lý theo nguyên tắc tập trung thống nhất “Nguyên tắc quản lý tập trung thống nhất công tác lưu trữ chỉ có thể thực hiện được dưới chế độ xã hội chủ nghĩa trong đó tư liệu sản xuất thuộc quyền sở hữu toàn dân. Điều đó cắt nghĩa tại sao từ sau Cách mạng xã hội chủ nghĩa Tháng Mười vĩ đại nguyên tắc trên mới được xác lập trên thực tế”. Giáo trình “Lưu trữ học đại cương” [84] là tài liệu phục vụ cho công tác đào 18 tạo chuyên ngành Lưu trữ học. Giáo trình này trình bày 02 vấn đề cơ bản là những vấn đề lý luận về lưu trữ và nghiệp vụ lưu trữ, cung cấp cho người học tri thức lý luận về lưu trữ, vai trò, giá trị tài liệu lưu trữ, các hoạt động nghiệp vụ về lưu trữ… nâng cao nhận thức và góp phần thực thi một cách nghiêm túc các quy định của pháp luật về lưu trữ.
“Một số văn kiện của Đảng và Chính phủ về công tác công văn giấy tờ và công tác lưu trữ” Cục lưu trữ Phủ Thủ tướng [39], “Những văn kiện chủ yếu của Đảng và Nhà nước về công văn, giấy tờ và công tác lưu trữ” [37], Nghiêm Hồng Kỳ và Hà Quang Thanh (tuyển chọn) “Quy định pháp luật về soạn thảo văn bản và công tác văn thư - lưu trữ” [75] Nhà xuất bản Lao động 2006. Trong các tài liệu này đã hệ thống hóa toàn bộ các văn kiện của đảng, cũng như văn bản của nhà nước quy định về công tác lưu trữ từ năm 1945 đến năm 2006. Hệ thống các văn bản này cho thấy dù trong điều kiện đất nước còn chiến tranh hay hòa bình đảng và nhà nước luôn xem tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt về phương diện kiến thiết quốc gia. Đây là tài liệu tác giả có thể tham khảo so sánh đối chiếu các quy định của pháp luật ở mỗi giai đoạn lịch sử khác nhau về công tác lưu trữ.
Ngoài ra còn có nhiều giáo trình, tài liệu học tập của các cơ sở giáo dục đào tạo chuyên ngành về văn thư, lưu trữ khác trong đó giới thiệu chuyên sâu về nghiệp vụ của công tác văn thư, lưu trữ nói chung giúp cho người học, người nghiên cứu tiếp cận từ những khái niệm cơ bản nhất để hình thành nhận thức bước đầu về công tác lưu trữ. Liên quan đến từng hoạt động lưu trữ cụ thể còn có nhiều công trình nghiên cứu đã được thực hiện có thể kể đến: Luận án tiến sĩ sử học: “Xây dựng công cụ tra tìm thông tin sử liệu kho lưu trữ trung ương Đảng cộng sản Việt Nam” [64] của Chu Thị Hậu nghiên cứu, đánh giá phân loại các tài liệu lưu trữ xác định vai trò của tài liệu được lưu trữ tại kho lưu trữ của Văn phòng trung ương đảng. Đồng thời, tác giả luận án đánh giá thực trạng công cụ phục vụ cho công tác tra cứu các tài liệu, trên cơ sở đó xây dựng các công cụ để tra cứu tài liệu nhằm mục đích khai thác hiệu quả tài liệu lưu trữ. 19 Luận án tiến sĩ: “Xác định giá trị sử liệu của tài liệu phông lưu trữ Đảng cộng sản Việt Nam” [85] của tác giả Nguyễn Lệ Nhung.
Dựa trên các quy định của pháp luật về lưu trữ, tác giả luận án đã xây dựng được quy trình nghiệp vụ về lưu trữ làm cơ sở cho phần đánh giá thực trạng thực hiện các khâu nghiệp vụ về lưu trữ tương đối đầy đủ, toàn diện. Tuy nhiên, các quy định pháp luật làm cơ sở pháp lý cho việc xây dựng và đánh giá thực trạng thực hiện các khâu nghiệp vụ lưu trữ đã hết hiệu lực nên các nội dung trên chỉ có giá trị tham khảo cho tác giả trong quá trình hoàn thiện luận án. Đánh giá về vai trò cũng như ý nghĩa thực tiễn của công tác lưu trữ cũng có nhiều công trình nghiên cứu như: Bài viết: Vai trò của công tác văn thư, lưu trữ đối với việc ban hành quyết định hành chính [65] của tác giả Trần Thị Thúy Hiền, Vai trò của công tác lưu trữ trong nền hành chính nhà nước [153] của tác giả Lã Thị Duyên đều nhận định rằng: Tài liệu lưu trữ là một nguồn cung cấp thông tin chính xác và có giá trị pháp lý nhất trong việc nghiên cứu thực trạng vấn đề theo một quá trình để có căn cứ thực tiễn ban hành quyết định, vì toàn bộ thông tin trong tài liệu lưu trữ đã qua các khâu xử lý nghiệp vụ của công tác lưu trữ: thu thập, xác định giá trị, chỉnh lý, tổ chức khai thác sử dụng… nên việc tra cứu tài liệu lưu trữ rất dễ dàng, nhanh chóng, tiết kiệm. Vì vậy, công tác lưu trữ làm tốt sẽ tạo điều kiện cho các cơ quan hành chính nhà nước rút ngắn thời gian ban hành quyết định, giải quyết kịp thời, đúng đắn các yêu cầu của tổ chức và công dân.
Mặc dù không được đề cập trực tiếp nhưng kết quả nêu trên là thành tựu của thực hiện pháp luật về lưu trữ. Đề tài nghiên cứu khoa học cấp Bộ: “Nghiên cứu đề xuất mô hình tổ chức, quản lý tài liệu lưu trữ ở địa phương để thực hiện quy định của Luật Lưu trữ” [118] do ThS. Vũ Thị Thanh Thủy làm chủ nhiệm. Nội dung của đề tài tập trung nghiên cứu và đánh giá thực trạng hệ thống tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ địa phương.