Tổng quan luận án

Công trình nghiên cứu "Thực hiện pháp luật về lưu trữ ở Việt Nam" của nghiên cứu sinh Lê Thị Thu Hiền được thực hiện tại Học viện Khoa học Xã hội thuộc Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam, dưới sự hướng dẫn khoa học của PGS. Nguyễn Tất Viễn. Luận án thuộc chuyên ngành Luật Hiến pháp và Luật Hành chính (mã số 9.02), bảo vệ năm 2024.

Tính cấp thiết và khoảng trống nghiên cứu

Lưu trữ là lĩnh vực hoạt động của nhà nước gắn liền với việc thu thập, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu nhằm phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành và quản lý xã hội. Tài liệu lưu trữ chứa đựng đặc trưng pháp lý và giá trị bằng chứng lịch sử, phản ánh toàn bộ tiến trình phát triển chính trị, kinh tế, văn hóa của quốc gia. Giá trị này đã được khẳng định ngay từ Thông đạt số 1CP/VP ngày 03/01/1946 của Chủ tịch Hồ Chí Minh: "tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt về phương diện kiến thiết quốc gia".

Trong bối cảnh cuộc Cách mạng công nghiệp 4.0 và tiến trình xây dựng Chính phủ điện tử, Chính phủ số, đối tượng lưu trữ đã chuyển dịch mạnh mẽ từ tài liệu giấy truyền thống sang tài liệu điện tử. Thực tiễn thi hành Luật Lưu trữ năm 2011 cho thấy công tác lưu trữ còn bộc lộ nhiều điểm nghẽn nghiêm trọng, đặc biệt là tình trạng tài liệu phục vụ hoạt động chỉ đạo, điều hành của các cơ quan, đơn vị vẫn bị "tích đống, bó gói", chưa được phân loại, lập hồ sơ và chỉnh lý để giao nộp vào lưu trữ lịch sử theo luật định.

Tác giả luận án chỉ ra bốn hạn chế cơ bản trong tổ chức thực hiện pháp luật về lưu trữ:

  1. Nhận thức của lãnh đạo và cán bộ, công chức còn coi công tác lưu trữ là công việc sự vụ, giấy tờ thuần túy do bộ phận văn thư đảm nhiệm, dẫn đến việc không nắm bắt và thực hiện không đầy đủ quy định.
  2. Ý thức tuân thủ quy trình nghiệp vụ lưu trữ chưa nghiêm túc; việc lập hồ sơ công việc, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử không đúng hạn; cơ sở vật chất và ứng dụng công nghệ thông tin chưa đồng bộ.
  3. Hệ thống văn bản quy phạm pháp luật về lưu trữ còn mâu thuẫn, chồng chéo, thiếu quy định điều chỉnh các quan hệ mới phát sinh (như quy trình lưu trữ điện tử, quản lý nhà nước đối với lưu trữ tư, cơ chế xử lý vi phạm pháp luật lưu trữ) và mâu thuẫn giữa Luật Lưu trữ với các luật chuyên ngành khác.
  4. Yêu cầu xây dựng và hoàn thiện Nhà nước pháp quyền xã hội chủ nghĩa đòi hỏi nguyên tắc thượng tôn Hiến pháp và pháp luật, gắn kết chặt chẽ giữa xây dựng pháp luật với thực hiện pháp luật về lưu trữ.

Khoảng trống nghiên cứu được xác định: Cho đến thời điểm tác giả thực hiện đề tài, chưa có công trình khoa học nào nghiên cứu một cách hệ thống, toàn diện và chuyên sâu về việc thực hiện pháp luật lưu trữ ở Việt Nam dưới góc độ khoa học luật hành chính và luật hiến pháp.

Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu

  • Mục đích nghiên cứu: Trên cơ sở làm rõ những vấn đề lý luận về thực hiện pháp luật trong lĩnh vực lưu trữ và đánh giá thực trạng thực hiện pháp luật về lưu trữ ở Việt Nam, luận án đề xuất hệ thống quan điểm và giải pháp bảo đảm thực hiện pháp luật về lưu trữ đáp ứng yêu cầu phát triển mới.
  • Nhiệm vụ nghiên cứu:
    1. Tổng quan tình hình nghiên cứu trong nước và quốc tế liên quan đến đề tài, chỉ ra các khoảng trống khoa học; xác định cơ sở lý luận, giả thuyết và câu hỏi nghiên cứu.
    2. Luận giải cơ sở lý luận về thực hiện pháp luật lưu trữ: khái niệm, đặc điểm, vai trò, nội dung, chủ thể, hình thức và các yếu tố bảo đảm.
    3. Phân tích, đánh giá thực trạng quy định pháp luật và thực tiễn thực hiện pháp luật lưu trữ tại Việt Nam, chỉ rõ các kết quả đạt được, hạn chế và nguyên nhân của hạn chế.
    4. Đề xuất hệ thống quan điểm, giải pháp bảo đảm thực hiện pháp luật về lưu trữ ở Việt Nam trong bối cảnh cải cách hành chính và chuyển đổi số.

Giả thuyết nghiên cứu và câu hỏi nghiên cứu

  • Giả thuyết nghiên cứu chung: Thực hiện pháp luật về lưu trữ giữ vai trò bảo đảm thông tin cho hệ thống chính trị và bảo đảm quyền con người, quyền công dân. Thực tiễn thực hiện pháp luật lưu trữ tại Việt Nam hiện còn nhiều hạn chế xuất phát từ cả nguyên nhân khách quan và chủ quan. Do đó, việc hoàn thiện quy định pháp luật, nâng cao nhận thức, trách nhiệm, trình độ chuyên môn và đạo đức nghề nghiệp của chủ thể có thẩm quyền là điều kiện tất yếu để bảo đảm thực hiện pháp luật về lưu trữ.
  • Hệ thống câu hỏi và giả thuyết cụ thể:
    • Câu hỏi 1: Thực hiện pháp luật về lưu trữ được nhận thức như thế nào?
      • Giả thuyết: Khái niệm và đặc điểm thực hiện pháp luật lưu trữ chưa được xác định đầy đủ, ảnh hưởng đến việc nhận diện các yếu tố cấu thành hoạt động này.
      • Kết quả dự kiến: Xây dựng khái niệm, đặc điểm, vai trò, chủ thể, hình thức và nội dung thực hiện pháp luật về lưu trữ.
    • Câu hỏi 2: Những yếu tố, điều kiện nào tác động đến hiệu quả thực hiện pháp luật về lưu trữ và trạng thái hiện hành của các yếu tố này?
      • Giả thuyết: Các yếu tố chủ quan và khách quan tác động đến hiệu quả lưu trữ chưa được nhận diện đầy đủ, một số yếu tố bị vận dụng chưa chuẩn xác, gây ảnh hưởng bất lợi tới kết quả thực hiện pháp luật.
      • Kết quả dự kiến: Đánh giá và làm rõ mức độ tác động của các yếu tố chính trị, pháp luật, công nghệ và nhân lực đến hiệu quả thực hiện pháp luật.
    • Câu hỏi 3: Thực trạng thực hiện pháp luật về lưu trữ đang diễn biến như thế nào?
      • Giả thuyết: Bên cạnh các kết quả đạt được, việc điều chỉnh pháp luật và thực tiễn thực hiện còn nhiều hạn chế, vướng mắc do nguyên nhân thể chế và tổ chức thực hiện.
      • Kết quả dự kiến: Xác định rõ vướng mắc, hạn chế, nguyên nhân và bài học kinh nghiệm từ thực tiễn giai đoạn 2012–2022.
    • Câu hỏi 4: Bảo đảm thực hiện pháp luật về lưu trữ ở Việt Nam hiện nay cần xuất phát từ quan điểm nào và cần các biện pháp cụ thể nào?
      • Giả thuyết: Các quan điểm và giải pháp trước đây thiếu tính toàn diện và khả thi do chưa chuẩn bị đồng bộ các điều kiện bảo đảm.
      • Kết quả dự kiến: Luận chứng cơ sở khoa học, thực tiễn để đề xuất các quan điểm và giải pháp đồng bộ.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

  • Đối tượng nghiên cứu: Thực hiện pháp luật trong lĩnh vực lưu trữ, bao gồm: quan điểm khoa học về thực hiện pháp luật lưu trữ; quy định của Hiến pháp và pháp luật Việt Nam về lưu trữ; thực tiễn thực hiện pháp luật về lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức.
  • Phạm vi không gian: Tập trung khảo sát tại 06 địa phương đại diện: 03 thành phố trực thuộc Trung ương có kinh tế - xã hội phát triển (Hà Nội, TP. Hồ Chí Minh, Đà Nẵng) và 03 tỉnh có điều kiện tự nhiên, kinh tế - xã hội đặc thù ở các vùng miền (Điện Biên - Tây Bắc, Đắk Lắk - Tây Nguyên, Cần Thơ - Tây Nam Bộ).
  • Phạm vi thời gian: Từ năm 2012 (thời điểm Luật Lưu trữ năm 2011 có hiệu lực thi hành) đến năm 2022.

Tổng quan tài liệu và vị trí của luận án

Tác giả đã hồi cứu, phân loại và đánh giá hệ thống công trình nghiên cứu trong và ngoài nước liên quan đến đề tài theo hai nhóm chính.

Nhóm công trình nghiên cứu nước ngoài

  1. Nghiên cứu về lý luận và tổ chức công tác lưu trữ:
    • Tuyển tập "V. Lê-nin và công tác lưu trữ của đảng" làm rõ quan điểm quản lý tập trung thống nhất thông qua sắc lệnh "Về bảo quản và tiêu hủy các hồ sơ lưu trữ".
    • Sách "Những nguyên tắc cơ bản về tổ chức phần văn kiện của bộ môn văn thư và công tác của phòng lưu trữ cơ quan đoàn thể và xí nghiệp ở Liên Xô" xác lập các nguyên tắc nghiệp vụ, xác định thời hạn bảo quản và trách nhiệm bảo vệ tài liệu lưu trữ khi thay đổi tổ chức bộ máy.
    • Giáo trình "Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ ở Liên – Xô" của G. Bêlốp và các giáo sư Đại học Lưu trữ Liên Xô phân tích khái niệm tài liệu lưu trữ, phông lưu trữ và các nghiệp vụ thu thập, bảo quản, sử dụng, chỉ ra điểm khác biệt trong cơ cấu phông lưu trữ của Liên Xô so với Việt Nam.
    • Tài liệu nghiệp vụ của Tổng cục Lưu trữ thuộc Bộ Nội vụ Liên Xô do Lê Văn In dịch: "Chỉ dẫn phương pháp đánh giá giá trị khoa học và thực tiễn của tài liệu văn kiện kỹ thuật, Bảng mẫu thời hạn bảo quản và nơi bảo quản tài liệu văn kiện kỹ thuật".
    • Cuốn sách "Les archives" (Thực tiễn lưu trữ Pháp - Presses universitaires de France) phân tích tiêu chuẩn phân loại phông, ranh giới tài liệu công - tư, nguy cơ tài liệu tích đống bị hủy bỏ tùy tiện ở giai đoạn tiền lưu trữ và yêu cầu tin học hóa nghiệp vụ.
    • Giáo trình "Lưu trữ và văn thư lưu trữ ở nước ngoài (lịch sử và tổ chức hiện đại)" của Brzhostovskaya N. phân tích lịch sử lưu trữ của Cộng hòa Pháp từ năm 1790 và kinh nghiệm cải cách khắc phục mất mát tài liệu sau Chiến tranh thế giới thứ hai tại Vương quốc Anh.
  2. Nghiên cứu về pháp luật và thể chế lưu trữ:
    • Cuốn "Sơ lược về pháp chế lưu trữ" (Võ Văn Đàng dịch từ tiếng Trung Quốc) và giáo trình "Hướng dẫn cơ bản về quy chế lưu trữ" (Dang’an Fagui Jichu Jijiaocheng) luận giải cấu trúc pháp chế lưu trữ (lập pháp và thi hành), chế độ trách nhiệm chấp pháp và xử lý vi phạm pháp luật lưu trữ tại Trung Quốc.
    • Luận án Phó tiến sĩ "Điều chỉnh của pháp luật hành chính về lưu trữ ở Liên bang Nga" của Belikova C. (2000) phân tích các quy chế hành chính và cơ chế thực thi pháp luật lưu trữ Nga.
    • Luận án tiến sĩ của Wang Shu Ping về sự kế thừa và tiến hóa của lưu trữ Trung Quốc nửa sau thế kỷ XX.
    • Bài viết của Duncan Birrell ("The Future of Archives and Recordkeeping: A Reader") tiếp cận thách thức số hóa và tính toàn vẹn của lưu trữ trực tuyến thế kỷ 21.
    • Bài viết của Hoàng Canh trên tạp chí Lan Đài Thế Giới về xây dựng nguồn nhân lực lưu trữ và bài viết của Wang Zipeng, Wang Xiaoyuan (2019) trên Tạp chí Nghiên cứu Lưu trữ học về sách lược pháp luật lưu trữ bảo đảm tính xác thực, an toàn dữ liệu mạng và quy chế trách nhiệm pháp lý trong kỷ nguyên số.

Nhóm công trình nghiên cứu trong nước

  1. Nghiên cứu chung về khoa học lưu trữ và lịch sử lưu trữ Việt Nam:
    • Sách "Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ" (1990) của Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm đặt nền tảng định nghĩa lưu trữ và nghiệp vụ lưu trữ cơ quan.
    • Sách "Công tác lưu trữ Việt Nam" do Vũ Dương Hoan chủ biên tiếp cận công tác lưu trữ dưới góc độ khoa học quản lý hành chính nhà nước và xác định cơ cấu Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam.
    • Tác phẩm "Lưu trữ Việt Nam những chặng đường phát triển" và chuyên khảo "Lịch sử lưu trữ Việt Nam" của Nguyễn Văn Thâm, Vương Đình Quyền, Đào Thị Diến, Nghiêm Hồng Kỳ phân kỳ lịch sử lưu trữ Việt Nam qua các thời kỳ: phong kiến (từ thời Ngô Quyền đến thời vua Minh Mạng thành lập Văn Thư phòng), thời kỳ Pháp thuộc (1858–1945), và thời kỳ từ 1945 đến nay qua các mốc Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia 1982, Pháp lệnh 2001, Luật Lưu trữ 2011.
    • Giáo trình "Lưu trữ học đại cương" của Phan Đình Nham và Bùi Loan Thùy; sách chuyên khảo "Về công tác văn phòng cấp ủy Đảng" của Văn phòng Trung ương Đảng; bài nói chuyện của chuyên gia Liên Xô A-lếch-xăng-dơ-rơ A-lếch-xê-i-ê-vích; các tuyển tập văn kiện của Cục Lưu trữ Phủ Thủ tướng, Nghiêm Hồng Kỳ, Hà Quang Thanh.
    • Các luận án chuyên ngành: Luận án tiến sĩ sử học của Chu Thị Hậu về công cụ tra cứu tại kho lưu trữ Trung ương Đảng; luận án tiến sĩ của Nguyễn Lệ Nhung về xác định giá trị sử liệu phông lưu trữ Đảng.
    • Đề tài cấp Bộ của ThS. Vũ Thị Thanh Thủy về mô hình tổ chức, quản lý tài liệu lưu trữ ở địa phương theo Luật Lưu trữ; bài viết của Văn Tất Thu về ý nghĩa tài liệu lưu trữ; bài viết của Đoàn Thị Hòa so sánh quyền sở hữu tài liệu lưu trữ trong luật của Pháp và Nga.
  2. Nghiên cứu về lý luận thực hiện pháp luật và thực hiện pháp luật lưu trữ:
    • Sách chuyên khảo "Thực hiện pháp luật – những vấn đề lý luận và thực tiễn" do Nguyễn Văn Mạnh chủ biên; "Thực hiện và áp dụng pháp luật ở Việt Nam" và "Thực hiện, áp dụng và giải thích pháp luật ở Việt Nam" của Nguyễn Minh Đoan, Nguyễn Minh Đức luận giải bốn hình thức thực hiện pháp luật (tuân thủ, chấp hành/thi hành, sử dụng, áp dụng).
    • Bài viết của Vũ Viết Thiệu, GS. Trần Ngọc Đường về mối quan hệ giữa xây dựng pháp luật và tổ chức thi hành pháp luật theo Hiến pháp năm 2013.
    • Các công trình chuyên sâu theo mảng: Đề tài cấp Bộ của Lã Thị Duyên về quản lý nhà nước đối với tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ; đề tài của Đỗ Thị Huyền về thời hạn bảo quản tài liệu; luận án tiến sĩ của Lê Thị Hải Nam về quản lý tài liệu khoa học; luận án tiến sĩ của Trần Việt Hoa về quản lý nhà nước về lưu trữ; luận án của Nguyễn Thị Lan Anh về sử dụng tài liệu lưu trữ trong cơ quan hành chính; luận văn thạc sĩ của Lê Thị Thu Hằng, Phạm Văn Năm, Đào Ngọc Quang.
    • Các bài báo chuyên đề: Phan Hải Hồ và Nguyễn Duy Vĩnh về quản lý tài liệu điện tử trong bối cảnh CMCN 4.0; Lã Thị Duyên và Trần Việt Hà về lưu trữ tư; Nguyễn Thị Thu Hòa về lưu trữ tài liệu mật; Trần Việt Hoa về chế tài xử lý vi phạm pháp luật lưu trữ; Vũ Thị Thanh Thủy về sửa đổi quy định lưu trữ tư; Đặng Thị Thu Trang về thực tiễn thi hành Luật Lưu trữ tại Văn phòng Quốc hội.

Vị trí và điểm tiếp cận của luận án

Các công trình trên chủ yếu tiếp cận lưu trữ dưới góc độ lịch sử học, nghiệp vụ văn thư - lưu trữ hoặc quản lý hành chính nhà nước đơn thuần; các nghiên cứu về thực hiện pháp luật thường dừng ở lý luận chung. Luận án của Lê Thị Thu Hiền chọn vị trí tiếp cận chuyên ngành Luật Hiến pháp và Luật Hành chính, giải quyết mối liên hệ biện chứng giữa xây dựng và tổ chức thực hiện pháp luật lưu trữ, xem xét hành vi chấp pháp của đa dạng chủ thể và đánh giá thực chứng dựa trên số liệu khảo sát thực tế giai đoạn 2012–2022.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Cơ sở lý luận và khung khái niệm

  • Hệ tư tưởng chỉ đạo: Luận án dựa trên học thuyết Mác - Lênin, tư tưởng Hồ Chí Minh và quan điểm của Đảng Cộng sản Việt Nam về xây dựng Nhà nước pháp quyền xã hội chủ nghĩa, cải cách hành chính và hoàn thiện hệ thống pháp luật.
  • Nguyên lý và quy luật triết học vận dụng:
    • Nguyên lý về mối liên hệ phổ biến: Phân tích mối quan hệ hữu cơ giữa công tác xây dựng thể chế và tổ chức thực hiện pháp luật lưu trữ.
    • Quy luật lượng - chất: Phân tích quá trình hoàn thiện, pháp điển hóa các quy phạm lưu trữ dẫn đến chuyển biến chất lượng trong thực tiễn thi hành.
    • Cặp phạm trù nội dung - hình thức: Luận giải các hình thức thực hiện pháp luật lưu trữ tương ứng với nội dung nghiệp vụ.
    • Cặp phạm trù cái chung - cái riêng: Xác định mối tương quan giữa lý luận thực hiện pháp luật nói chung và thực hiện pháp luật trong lĩnh vực lưu trữ nói riêng.
    • Cặp phạm trù nguyên nhân - kết quả: Bóc tách các yếu tố dẫn đến thành tựu và tồn tại trong thực tiễn.
  • Khung định nghĩa của luận án:
    • Lưu trữ: Là lĩnh vực hoạt động của đời sống xã hội, bao gồm các vấn đề lý luận, pháp luật và thực tiễn liên quan đến việc thực hiện hoạt động lưu trữ và quản lý nhà nước về lưu trữ, do cơ quan, tổ chức, cá nhân tiến hành theo luật định nhằm lưu giữ và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ.
    • Pháp luật về lưu trữ: Tổng hợp các quy phạm pháp luật do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành theo trình tự, thủ tục luật định nhằm điều chỉnh các quan hệ xã hội phát sinh trong quản lý nhà nước và hoạt động nghiệp vụ lưu trữ (thu thập, bảo quản, thống kê, hủy tài liệu hết giá trị, sử dụng tài liệu).
    • Thực hiện pháp luật về lưu trữ: Hành vi thực tế hợp pháp, có ý thức, có mục đích của các chủ thể nhằm hiện thực hóa các quy định pháp luật lưu trữ trong đời sống thực tiễn.

Phương pháp nghiên cứu

  1. Phương pháp thống kê: Sử dụng xuyên suốt các chương nhằm tổng hợp tài liệu, xử lý các nguồn dữ liệu khảo sát, số liệu báo cáo thực tế từ các bộ, ngành, địa phương.
  2. Phương pháp điều tra xã hội học: Tác giả xây dựng mẫu phiếu điều tra lấy ý kiến của cán bộ, công chức thuộc 3 cấp chính quyền (tỉnh, huyện, xã) tại 05 địa phương đại diện (Hà Nội, TP. Hồ Chí Minh, Đà Nẵng, Cần Thơ, Đắk Lắk). Tổng số phiếu phát ra là 1.000 phiếu (mỗi địa phương 200 phiếu), thu về 844 phiếu hợp lệ. Kết quả điều tra dùng để đánh giá thực trạng (Chương 3) và luận chứng giải pháp (Chương 4).
  3. Phương pháp phân tích và tổng hợp: Phân tích các văn bản quy phạm pháp luật, đối chiếu lý luận với số liệu thực tế nhằm đánh giá khách quan thực trạng và nguyên nhân của những bất cập.
  4. Phương pháp lôgíc - lịch sử: Trình bày sự phát triển của thể chế lưu trữ qua các mốc thời gian lịch sử, làm nổi bật tính hệ thống và kế thừa của pháp luật lưu trữ Việt Nam.
Phương pháp Quy mô / Cách thức áp dụng Mục đích trong luận án
Điều tra xã hội học Phát 1.000 phiếu tại Hà Nội, TP.HCM, Đà Nẵng, Cần Thơ, Đắk Lắk; thu về 844 phiếu hợp lệ Thu thập dữ liệu thực chứng về ý thức chấp hành, thực trạng nghiệp vụ và tìm kiếm tài liệu
Thống kê Xử lý số liệu báo cáo hành chính và số liệu phiếu điều tra Minh chứng cho các luận điểm, bảng số liệu tại Chương 3
Phân tích - Tổng hợp Rà soát hệ thống văn bản từ Luật Lưu trữ 2011 và văn bản hướng dẫn Nhận diện khoảng trống pháp lý và mâu thuẫn văn bản
Lôgíc - Lịch sử Phân kỳ các giai đoạn phát triển từ 1945 đến 2022 Làm rõ tiến trình hoàn thiện thể chế lưu trữ Việt Nam

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Tổng quan tình hình nghiên cứu

Chương 1 tổng thuật chi tiết tình hình nghiên cứu trong nước và quốc tế liên quan đến công tác lưu trữ và thực hiện pháp luật về lưu trữ. Tác giả phân tích các kết quả đã đạt được của các học giả đi trước về khái niệm, vai trò tài liệu lưu trữ, lịch sử phát triển ngành lưu trữ, cũng như các tiếp cận dưới góc độ khoa học quản lý hành chính. Từ đó, chương 1 khẳng định khoảng trống nghiên cứu về "thực hiện pháp luật lưu trữ" dưới góc độ khoa học pháp lý, đồng thời xác lập hệ thống mục đích, nhiệm vụ, 4 câu hỏi nghiên cứu và 4 giả thuyết khoa học làm cơ sở triển khai cho toàn bộ công trình.

Chương 2: Cơ sở lý luận của thực hiện pháp luật về lưu trữ

Chương 2 tập trung xây dựng hệ thống khái niệm và cơ sở lý luận nền tảng:

  • Khái niệm và đặc điểm pháp luật lưu trữ: Pháp luật lưu trữ gồm hai bộ phận hợp thành: (1) Pháp luật quản lý nhà nước về lưu trữ và (2) Pháp luật về hoạt động nghiệp vụ lưu trữ. Pháp luật lưu trữ có đặc điểm: tính quy phạm và hệ thống chặt chẽ; mang tính mệnh lệnh quyền lực nhà nước; điều chỉnh mối quan hệ quản lý bất bình đẳng kết hợp hài hòa lợi ích của nhà nước với quyền tiếp cận thông tin của công dân.
  • Khái niệm và đặc điểm thực hiện pháp luật lưu trữ: Là hành vi thực tế hợp pháp của các chủ thể nhằm hiện thực hóa quy định pháp luật lưu trữ. Đặc điểm cơ bản:
    • Chủ yếu là hoạt động có tính nội bộ trong các cơ quan, tổ chức (quy trình tạo lập hồ sơ, nộp lưu từ cá nhân, đơn vị vào lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử).
    • Là hành vi cụ thể của các chủ thể được tiến hành theo cơ chế luật định.
    • Nội dung thực hiện đa dạng, phức tạp với sự tham gia của nhiều nhóm chủ thể (cơ quan nhà nước, tổ chức kinh tế, xã hội và cá nhân).
  • Chủ thể, hình thức và nội dung thực hiện:
    • Chủ thể: Cơ quan nhà nước có thẩm quyền, người đứng đầu cơ quan, người làm công tác lưu trữ, cán bộ công chức trực tiếp giải quyết công việc, và các tổ chức, cá nhân khai thác tài liệu.
    • Hình thức thực hiện: Tuân thủ pháp luật (không thực hiện hành vi bị cấm như tiêu hủy trái phép, làm lộ tài liệu mật); Chấp hành pháp luật (thực hiện nghĩa vụ lập hồ sơ, nộp lưu tài liệu đúng thời hạn); Sử dụng pháp luật (thực hiện quyền tiếp cận, khai thác, công bố tài liệu lưu trữ); Áp dụng pháp luật (hoạt động của cơ quan có thẩm quyền ban hành quyết định hành chính, thanh tra, xử lý vi phạm trong lĩnh vực lưu trữ).
  • Các yếu tố bảo đảm: Yếu tố chính trị; mức độ hoàn thiện của hệ thống pháp luật; sự phát triển của khoa học - công nghệ; và trình độ, năng lực, phẩm chất của đội ngũ nhân lực lưu trữ.

Chương 3: Thực trạng pháp luật lưu trữ và thực hiện pháp luật lưu trữ ở Việt Nam

Chương 3 phân tích thực trạng văn bản và kết quả điều tra thực tế giai đoạn 2012–2022:

  • Thực trạng quy định pháp luật: Hệ thống văn bản quy phạm pháp luật đã tạo hành lang pháp lý cơ bản nhưng còn bộc lộ bất cập: thiếu cơ chế điều chỉnh tài liệu lưu trữ điện tử; quy định về lưu trữ tư còn mang tính nguyên tắc; thiếu các quy định chế tài xử phạt vi phạm hành chính trực tiếp trong lĩnh vực lưu trữ; mâu thuẫn giữa Luật Lưu trữ với Luật Tiếp cận thông tin và Luật Bảo vệ bí mật nhà nước.
  • Thực trạng tổ chức thực hiện pháp luật:
    • Quản lý nhà nước: Công tác tuyên truyền, phổ biến pháp luật lưu trữ chưa sâu rộng; tổ chức bộ máy quản lý còn phân tán, thiếu đồng bộ giữa các cấp.
    • Hoạt động nghiệp vụ lưu trữ: Việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan chưa trở thành nền nếp; tình trạng tài liệu tồn đọng chưa chỉnh lý tích tụ qua nhiều năm ở mức độ lớn; việc nộp lưu vào lưu trữ lịch sử tỉnh chưa bảo đảm đúng thời hạn luật định.

Dữ liệu khảo sát xã hội học và số liệu thực tế được tổng hợp qua các bảng thống kê:

  • Bảng 3.1: Nhân sự làm lưu trữ ở một số địa phương: Phản ánh thực trạng đội ngũ cán bộ lưu trữ tại địa phương còn thiếu về số lượng, phần lớn làm việc kiêm nhiệm, trình độ đào tạo đúng chuyên ngành lưu trữ còn chiếm tỷ lệ thấp.
  • Bảng 3.2: Kết quả khảo sát công tác thanh tra, kiểm tra việc thực hiện pháp luật về lưu trữ (trích trang 89): Cho thấy tần suất thanh tra, kiểm tra định kỳ chưa cao; việc xử lý các vi phạm sau thanh tra chủ yếu dừng lại ở mức độ nhắc nhở, thiếu chế tài xử phạt nghiêm minh.
  • Bảng 3.3: Kết quả chỉnh lý tài liệu của một số địa phương: Thể hiện khối lượng tài liệu tồn đọng, "bó gói, tích đống" chưa được phân loại, chỉnh lý tại các cơ quan, đơn vị vẫn chiếm tỷ lệ lớn so với tổng khối lượng tài liệu hình thành.
  • Bảng 3.4: Kết quả khảo sát kênh tìm kiếm tài liệu (trích trang 97): Khi được hỏi "Khi cần tìm tài liệu để hoàn thành công việc anh (chị) thường tìm ở đâu?", phần lớn cán bộ, công chức tìm kiếm tại tủ tài liệu cá nhân hoặc hỏi đồng nghiệp trực tiếp giải quyết, tỷ lệ tìm kiếm qua hệ thống lưu trữ cơ quan hoặc phần mềm quản lý lưu trữ còn hạn chế.
  • Đánh giá nguyên nhân của hạn chế: Nhận thức của thủ trưởng cơ quan chưa đúng mức; kinh phí đầu tư cho kho tàng, trang thiết bị và chuyển đổi số lưu trữ chưa đáp ứng yêu cầu; năng lực cán bộ hạn chế; thiếu chế tài xử lý vi phạm pháp luật nghiêm khắc.

Chương 4: Quan điểm và giải pháp bảo đảm thực hiện pháp luật về lưu trữ ở Việt Nam

Chương 4 đề xuất định hướng và giải pháp cụ thể:

  • Hệ thống quan điểm bảo đảm:
    1. Bảo đảm tính hợp hiến, tính thống nhất, đồng bộ của Luật Lưu trữ với toàn bộ hệ thống pháp luật Việt Nam.
    2. Bảo đảm tính công khai, minh bạch và quyền tiếp cận thông tin của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
    3. Bảo đảm an toàn thông tin và an ninh tài liệu lưu trữ dưới tác động của cuộc Cách mạng công nghiệp 4.0.
  • Năm nhóm giải pháp cụ thể:
    1. Nâng cao nhận thức: Đổi mới tuyên truyền, giáo dục pháp luật lưu trữ nhằm chuyển biến nhận thức của người đứng đầu cơ quan và đội ngũ cán bộ, công chức về giá trị của tài liệu lưu trữ.
    2. Tiếp tục hoàn thiện pháp luật về lưu trữ: Sửa đổi toàn diện Luật Lưu trữ năm 2011; bổ sung quy định về quản lý lưu trữ điện tử, nghiệp vụ thu thập, bảo quản, sử dụng tài liệu số; hoàn thiện khung pháp lý về lưu trữ tư nhân; bổ sung quy định xử lý vi phạm pháp luật lưu trữ.
    3. Kiện toàn cơ cấu tổ chức và nhân sự: Chuẩn hóa chức danh nghề nghiệp; tăng cường đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ và đạo đức nghề nghiệp cho đội ngũ công chức, viên chức lưu trữ; bố trí cán bộ chuyên trách phù hợp.
    4. Đầu tư cơ sở vật chất và đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin: Hiện đại hóa kho lưu trữ; xây dựng cơ sở dữ liệu lưu trữ số; ứng dụng thành tựu của CMCN 4.0 trong tích hợp, chia sẻ và khai thác tài liệu lưu trữ trực tuyến an toàn.
    5. Tăng cường thanh tra, kiểm tra và xử lý vi phạm: Thiết lập cơ chế thanh tra chuyên ngành lưu trữ thường xuyên; ban hành chế tài xử lý hành chính rõ ràng đối với hành vi làm mất mát, hư hỏng, tích đống tài liệu hoặc cản trở quyền tiếp cận thông tin lưu trữ hợp pháp.

Kết quả và những đóng góp mới

Đóng góp về mặt lý luận

  • Hệ thống hóa toàn diện các công trình nghiên cứu trong và ngoài nước, làm rõ vị trí của vấn đề thực hiện pháp luật lưu trữ dưới góc độ luật học.
  • Xây dựng hệ thống khái niệm khoa học hoàn chỉnh về: lưu trữ, pháp luật lưu trữ, thực hiện pháp luật về lưu trữ; phân tích cấu trúc chủ thể, nội dung và bốn hình thức thực hiện pháp luật lưu trữ (tuân thủ, chấp hành, sử dụng, áp dụng).
  • Luận giải rõ các đặc điểm mang tính nội bộ, tính quy trình và tính đa chủ thể trong thực hiện pháp luật lưu trữ; làm rõ bốn nhóm yếu tố bảo đảm thực hiện pháp luật lưu trữ trong nhà nước pháp quyền.

Đóng góp về mặt thực tiễn

  • Cung cấp bức tranh thực chứng toàn diện về thực trạng thực hiện pháp luật lưu trữ tại Việt Nam giai đoạn 2012–2022 thông qua số liệu khảo sát xã hội học tại 06 địa phương đại diện (844 phiếu điều tra hợp lệ) và số liệu báo cáo quản lý nhà nước.
  • Bóc tách nguyên nhân thực tế của tình trạng tài liệu "tích đống, bó gói", thiếu chỉnh lý và các điểm nghẽn trong phân cấp quản lý lưu trữ lịch sử và lưu trữ cơ quan.
  • Đề xuất hệ thống 3 quan điểm chỉ đạo và 5 nhóm giải pháp đồng bộ có tính khả thi, phục vụ trực tiếp cho quá trình sửa đổi Luật Lưu trữ năm 2011 và nâng cao hiệu quả thi hành pháp luật lưu trữ trong kỷ nguyên số.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Hạn chế của luận án

  • Khảo sát thực tế mới chỉ tập trung tại 06 địa phương đại diện (Hà Nội, TP. Hồ Chí Minh, Đà Nẵng, Điện Biên, Đắk Lắk, Cần Thơ) với 844 phiếu khảo sát thu về, chưa bao quát toàn bộ 63 tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.
  • Phạm vi thời gian nghiên cứu dừng lại ở giai đoạn 2012–2022, bám sát quá trình thực thi Luật Lưu trữ năm 2011 và các văn bản hướng dẫn có hiệu lực trong giai đoạn này.
  • Các khảo sát chuyên sâu về tài liệu lưu trữ chuyên ngành đặc thù (như lưu trữ ngoại giao, quốc phòng, an ninh) và tài liệu lưu trữ tư nhân quy mô hộ gia đình, dòng họ chưa được phân tích sâu do hạn chế về nguồn tài liệu tiếp cận.

Hướng nghiên cứu tiếp

  • Mở rộng phạm vi đánh giá việc tổ chức thực hiện pháp luật lưu trữ sau khi Luật Lưu trữ sửa đổi được Quốc hội thông qua và có hiệu lực thi hành.
  • Nghiên cứu sâu cơ chế pháp lý quản lý và bảo đảm an toàn thông tin, an ninh mạng đối với tài liệu lưu trữ điện tử, dữ liệu số trong môi trường lưu trữ đám mây và nền tảng số quốc gia.
  • Nghiên cứu thể chế xã hội hóa hoạt động lưu trữ và cơ chế hỗ trợ bảo tồn, phát huy giá trị tài liệu lưu trữ tư nhân, dòng họ tại Việt Nam.

Giá trị tham khảo

Luận án "Thực hiện pháp luật về lưu trữ ở Việt Nam" là tài liệu học thuật có giá trị tham khảo đối với nhiều đối tượng:

  • Cơ quan lập pháp và cơ quan quản lý nhà nước (Bộ Nội vụ, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, Sở Nội vụ các tỉnh, thành phố): Tham khảo trực tiếp Chương 3 và Chương 4 để xây dựng, sửa đổi văn bản quy phạm pháp luật về lưu trữ, hoàn thiện các quy định về lưu trữ điện tử và xây dựng quy chế xử lý vi phạm hành chính trong lĩnh vực lưu trữ.
  • Người đứng đầu cơ quan, tổ chức và cán bộ làm công tác lưu trữ: Tham khảo khung phân tích nghiệp vụ, cơ chế lập hồ sơ, nộp lưu và quản lý tài liệu lưu trữ cơ quan tại Chương 2 và Chương 3 để khắc phục tình trạng tài liệu tích đống, chậm giao nộp.
  • Cơ sở đào tạo, giảng viên, học viên cao học và nghiên cứu sinh: Sử dụng làm tài liệu tham khảo trong giảng dạy, học tập các chuyên đề về Luật Hành chính, Luật Hiến pháp, Quản lý công, và Lưu trữ học đại cương; tham khảo phương pháp kết hợp nghiên cứu pháp lý với điều tra xã hội học.

Câu hỏi thường gặp

1. Luận án định nghĩa "thực hiện pháp luật về lưu trữ" như thế nào?

Luận án xác định: Thực hiện pháp luật về lưu trữ là hành vi thực tế hợp pháp, có ý thức, có mục đích của các chủ thể nhằm bảo đảm cho các quy định của pháp luật lưu trữ về quản lý, thu thập tài liệu lưu trữ, bảo quản, sử dụng tài liệu lưu trữ được hiện thực hóa có hiệu quả trong thực tiễn nhằm đáp ứng yêu cầu quản lý nhà nước, bảo đảm quyền và lợi ích hợp pháp của tổ chức, cá nhân.

2. Quy mô và địa bàn điều tra xã hội học của luận án được tiến hành ra sao?

Tác giả đã phát ra 1.000 phiếu điều tra tại 05 địa phương đại diện cho các vùng miền và cấp đô thị: Hà Nội, TP. Hồ Chí Minh, Đà Nẵng, Cần Thơ, Đắk Lắk (mỗi địa phương 200 phiếu), thu về 844 phiếu hợp lệ từ đối tượng là cán bộ, công chức đang công tác tại các cơ quan nhà nước ở cả 3 cấp chính quyền (tỉnh, huyện, xã). Ngoài ra phạm vi khảo sát thực tế còn bao gồm tỉnh Điện Biên.

3. Tình trạng "tích đống, bó gói" tài liệu lưu trữ xuất phát từ những nguyên nhân chủ yếu nào?

Luận án chỉ ra các nguyên nhân chính gồm: nhận thức của lãnh đạo cơ quan và cán bộ công chức xem lưu trữ là việc sự vụ đơn thuần; ý thức chấp hành quy trình nghiệp vụ (lập hồ sơ công việc, nộp lưu đúng hạn) chưa nghiêm; thiếu kinh phí và cơ sở vật chất dành cho chỉnh lý; nhân sự làm lưu trữ phần lớn là kiêm nhiệm, thiếu chuyên môn nghiệp vụ; và hệ thống pháp luật thiếu chế tài xử phạt nghiêm minh đối với các hành vi vi phạm.

4. Tại sao luận án kiến nghị phải bổ sung quy định chế tài xử phạt vi phạm trực tiếp trong pháp luật lưu trữ?

Luật Lưu trữ năm 2011 và các văn bản hướng dẫn chưa có quy định chế tài xử lý vi phạm hành chính cụ thể và trực tiếp trong lĩnh vực lưu trữ. Khi phát hiện sai phạm, cơ quan chức năng phải viện dẫn tản mạn sang các quy định pháp luật hình sự, dân sự hoặc kỷ luật cán bộ, dẫn đến việc thanh tra, kiểm tra chủ yếu chỉ dừng lại ở mức nhắc nhở, làm giảm tính nghiêm minh và hiệu lực thực thi pháp luật.

5. Những quan điểm chỉ đạo cốt lõi nào được luận án đề xuất để bảo đảm thực hiện pháp luật lưu trữ trong bối cảnh mới?

Luận án đề xuất 3 quan điểm: (1) Bảo đảm tính hợp hiến, thống nhất và đồng bộ của Luật Lưu trữ với toàn bộ hệ thống pháp luật; (2) Bảo đảm tính công khai, minh bạch và quyền tiếp cận thông tin của tổ chức, cá nhân; (3) Bảo đảm an toàn thông tin và an ninh tài liệu lưu trữ dưới tác động của cuộc Cách mạng công nghiệp 4.0 và chuyển đổi số.

Kết luận

Luận án tiến sĩ "Thực hiện pháp luật về lưu trữ ở Việt Nam" của tác giả Lê Thị Thu Hiền là công trình nghiên cứu chuyên khảo toàn diện về cơ sở lý luận và thực tiễn thực hiện pháp luật lưu trữ dưới góc độ chuyên ngành Luật Hiến pháp và Luật Hành chính. Tác giả đã làm rõ bản chất, đặc điểm, các hình thức và yếu tố bảo đảm thực hiện pháp luật lưu trữ, đồng thời đánh giá thực chứng giai đoạn 2012–2022 thông qua điều tra xã hội học với 844 phiếu khảo sát tại các địa phương đại diện. Các giải pháp được đề xuất trong luận án mang tính hệ thống, từ hoàn thiện thể chế Luật Lưu trữ, quy định về lưu trữ điện tử và chế tài xử lý vi phạm, đến kiện toàn tổ chức bộ máy, phát triển nhân lực và đầu tư hạ tầng công nghệ số, góp phần nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý nhà nước và bảo vệ di sản tài liệu lưu trữ quốc gia.