I. Tổng quan pháp luật lưu trữ Việt Nam Giới thiệu và vai trò
Lưu trữ là hoạt động nhà nước quan trọng, liên quan đến việc thu thập, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu. Việc tạo lập, quản lý văn bản, hồ sơ gắn liền với quy trình thực thi nhiệm vụ, quản lý, điều hành của nhà nước. Tài liệu lưu trữ, với đặc trưng pháp lý và tính chất bằng chứng lịch sử, đóng vai trò quan trọng trong xây dựng thể chế nhà nước, nâng cao hiệu quả quản lý. Đây là nguồn sử liệu chính xác, phản ánh lịch sử hình thành, phát triển của quốc gia, địa phương. Chủ tịch Hồ Chí Minh đã nhấn mạnh giá trị đặc biệt của tài liệu lưu trữ đối với kiến thiết quốc gia. Ngày nay, tài liệu lưu trữ được khẳng định là di sản của dân tộc, và thể chế pháp lý về lưu trữ được chú trọng xây dựng và thực hiện. Việc thực hiện pháp luật lưu trữ cần được quan tâm đúng mức để phát huy tối đa giá trị của tài liệu lưu trữ. Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý hiện nay đặt ra yêu cầu cao hơn về an toàn thông tin và bảo đảm bí mật quốc gia.
1.1. Tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ quốc gia
Tài liệu lưu trữ không chỉ là bộ nhớ của quốc gia, dân tộc mà còn là tài nguyên thông tin chung, cấu thành nền tảng của xã hội thông tin. Việc bảo đảm các quy định của pháp luật được thực hiện nghiêm chỉnh trong lưu trữ không chỉ bảo đảm cung cấp thông tin cho hoạt động quản lý nhà nước, quản lý xã hội mà còn bảo đảm an toàn cho tài liệu lưu trữ, góp phần bảo đảm bí mật quốc gia và bảo đảm thực thi “Quyền tiếp cận thông tin”. Vì vậy, việc thực hiện pháp luật về lưu trữ là vô cùng quan trọng. Theo [145], “tài liệu lưu trữ là di sản của dân tộc”.
1.2. Pháp luật lưu trữ và xây dựng chính phủ điện tử
Trước tác động của cuộc Cách mạng công nghiệp 4.0 và đẩy mạnh xây dựng chính phủ điện tử, chính phủ số, đối tượng của lưu trữ không chỉ có văn bản, tài liệu giấy mà còn là văn bản, tài liệu điện tử. Cách mạng công nghiệp 4.0 tác động trực tiếp và tạo ra nhiều thay đổi mang tính “cách mạng” trong lưu trữ tài liệu. Nếu công tác lưu trữ không thay đổi để phù hợp sẽ bị lạc hậu, không đáp ứng được yêu cầu quản lý thông tin thông suốt phục vụ hoạt động quản lý nhà nước. Do đó, cần có những chính sách lưu trữ phù hợp với sự phát triển của công nghệ.
II. Thực trạng thực hiện pháp luật lưu trữ Vấn đề và thách thức
Mặc dù đã đạt được một số kết quả đáng khích lệ trong việc thực hiện pháp luật về lưu trữ, tình trạng tài liệu tích đống, bó gói vẫn phổ biến. Nhận thức về nội dung công tác lưu trữ chưa đầy đủ. Ý thức tuân thủ quy trình nghiệp vụ lưu trữ chưa nghiêm túc. Một số quy định pháp luật về lưu trữ còn mâu thuẫn, chồng chéo, chưa phù hợp, chưa được hướng dẫn thi hành. Luật Lưu trữ năm 2011, cơ sở pháp lý quan trọng, vẫn còn một số vướng mắc: một số quy định còn chung chung dẫn đến khó khăn trong việc thực hiện, nhiều quan hệ xã hội mới phát sinh chưa được điều chỉnh như quy trình nghiệp vụ lưu trữ điện tử, quản lý nhà nước đối lưu trữ tư, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử, xử lý vi phạm pháp luật về lưu trữ…
2.1. Nhận thức về công tác lưu trữ và trách nhiệm lưu trữ
Nội dung của công tác lưu trữ được pháp luật quy định rất chi tiết và cụ thể nhưng nhận thức của lãnh đạo cơ quan cũng như đội ngũ cán bộ, công chức… xem đó chỉ là công việc sự vụ, giấy tờ đơn thuần do bộ phận văn thư của cơ quan đảm nhiệm. Do đó, dẫn đến chưa nhận thức được giá trị của công tác lưu trữ, không nắm bắt được đầy đủ các quy định về lưu trữ nên dẫn đến việc thực hiện pháp luật về lưu trữ chưa đầy đủ. Tình trạng chất đống, bó, cột tài liệu, lưu văn bản tại bộ phận, cá nhân được giao giải quyết công việc ở các cơ quan, tổ chức khá phổ biến.
2.2. Tuân thủ quy trình nghiệp vụ lưu trữ chưa nghiêm
Ý thức tuân thủ các quy trình nghiệp vụ lưu trữ do pháp luật quy định chưa được cơ quan, tổ chức, người làm lưu trữ thực hiện nghiêm túc. Cụ thể là trong việc lập hồ sơ công việc và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan chưa được chú trọng; tài liệu chưa được chỉnh lý tồn đọng với số lượng lớn; việc đầu tư cơ sở vật chất kinh phí chưa đáp ứng cho hoạt động nghiệp vụ lưu trữ; ứng dụng công nghệ tin học vào công tác lưu trữ chưa đồng bộ; giao nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử chưa bảo đảm thời hạn.
2.3. Mâu thuẫn chồng chéo của văn bản quy phạm pháp luật
Một số quy định trong hệ thống văn bản quy phạm pháp luật về lưu trữ còn mâu thuẫn, chồng chéo, chưa phù hợp, chưa được hướng dẫn thi hành. Luật Lưu trữ năm 2011 cơ sở pháp lý quan trọng trong việc thực hiện nghiệp vụ về lưu trữ, tuy nhiên trong quá trình thực hiện còn một số vướng mắc: một số quy định còn chung chung dẫn đến khó khăn trong việc thực hiện, nhiều quan hệ xã hội mới phát sinh chưa được điều chỉnh như quy trình nghiệp vụ lưu trữ điện tử, quản lý nhà nước đối lưu trữ tư, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử, xử lý vi phạm pháp luật về lưu trữ…
III. Giải pháp nâng cao hiệu quả thực hiện pháp luật lưu trữ
Để nâng cao hiệu quả thực hiện pháp luật về lưu trữ, cần nâng cao nhận thức về tầm quan trọng của công tác lưu trữ. Tiếp tục hoàn thiện pháp luật về lưu trữ, đặc biệt là các quy định liên quan đến lưu trữ điện tử và quản lý tài liệu lưu trữ. Kiện toàn cơ cấu, tổ chức và nhân sự thực hiện pháp luật về lưu trữ. Đầu tư cơ sở vật chất, đẩy mạnh ứng dụng thành tựu của cách mạng công nghiệp 4.0 trong thực hiện pháp luật về lưu trữ. Tăng cường công tác thanh tra, kiểm tra và xử lý vi phạm trong thực hiện pháp luật về lưu trữ.
3.1. Nâng cao nhận thức về tầm quan trọng lưu trữ
Cần đẩy mạnh công tác tuyên truyền, phổ biến pháp luật về lưu trữ để nâng cao nhận thức của các cấp lãnh đạo, cán bộ, công chức, viên chức và người dân về vai trò, ý nghĩa của công tác lưu trữ trong hoạt động quản lý nhà nước và đời sống xã hội. Công tác này cần được thực hiện thường xuyên, liên tục, với nhiều hình thức đa dạng, phong phú, phù hợp với từng đối tượng.
3.2. Hoàn thiện hệ thống pháp luật về lưu trữ hiện hành
Cần rà soát, sửa đổi, bổ sung các quy định của pháp luật về lưu trữ để đảm bảo tính đồng bộ, thống nhất, khả thi. Đặc biệt, cần tập trung hoàn thiện các quy định về lưu trữ điện tử, quản lý tài liệu lưu trữ có giá trị vĩnh viễn, xử lý vi phạm pháp luật về lưu trữ. Việc sửa đổi, bổ sung pháp luật cần dựa trên cơ sở tổng kết thực tiễn, nghiên cứu kinh nghiệm quốc tế, đảm bảo phù hợp với điều kiện kinh tế - xã hội của Việt Nam.
3.3. Tăng cường cơ sở vật chất và ứng dụng công nghệ
Cần tăng cường đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị cho các cơ quan lưu trữ, đảm bảo điều kiện bảo quản tài liệu lưu trữ tốt nhất. Đồng thời, cần đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong các hoạt động nghiệp vụ lưu trữ, từ thu thập, chỉnh lý, bảo quản đến khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ. Ứng dụng công nghệ sẽ giúp nâng cao hiệu quả, năng suất lao động, giảm chi phí và đảm bảo an toàn cho tài liệu lưu trữ.
IV. Ứng dụng công nghệ 4
Cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 tác động mạnh mẽ đến công tác lưu trữ, đòi hỏi sự thay đổi về tư duy và phương pháp làm việc. Việc ứng dụng các công nghệ như trí tuệ nhân tạo (AI), Internet of Things (IoT), blockchain vào quản lý tài liệu lưu trữ sẽ giúp tự động hóa các quy trình, nâng cao độ chính xác và bảo mật, đồng thời tạo ra các dịch vụ lưu trữ thông minh, đáp ứng nhu cầu của người sử dụng. Cần có chính sách khuyến khích và hỗ trợ các cơ quan, tổ chức ứng dụng công nghệ vào công tác lưu trữ.
4.1. Lưu trữ điện tử và bảo mật thông tin lưu trữ
Lưu trữ điện tử đặt ra yêu cầu cao về bảo mật thông tin. Cần áp dụng các biện pháp kỹ thuật và quản lý để đảm bảo an toàn cho tài liệu lưu trữ, phòng chống truy cập trái phép, mất mát hoặc thay đổi dữ liệu. Cần xây dựng các tiêu chuẩn lưu trữ điện tử và quy trình kiểm tra, đánh giá định kỳ để đảm bảo tính tin cậy và an toàn của hệ thống.
4.2. Số hóa tài liệu và chia sẻ thông tin
Số hóa tài liệu lưu trữ là xu hướng tất yếu, giúp bảo tồn tài liệu gốc, tạo điều kiện thuận lợi cho việc khai thác, sử dụng. Tuy nhiên, cần đảm bảo chất lượng số hóa, tuân thủ các tiêu chuẩn về hình ảnh, âm thanh. Đồng thời, cần xây dựng cơ chế chia sẻ thông tin giữa các cơ quan, tổ chức, đảm bảo quyền tiếp cận thông tin của người dân, đồng thời bảo vệ bí mật nhà nước.
V. Thanh tra kiểm tra và xử lý vi phạm pháp luật lưu trữ
Cần tăng cường công tác thanh tra, kiểm tra việc thực hiện pháp luật về lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức. Phát hiện và xử lý kịp thời các hành vi vi phạm, đảm bảo tính nghiêm minh của pháp luật. Cần xây dựng cơ chế phối hợp giữa các cơ quan chức năng trong công tác thanh tra, kiểm tra, đảm bảo hiệu quả và tránh chồng chéo. Đồng thời, cần nâng cao năng lực cho đội ngũ thanh tra viên, kiểm tra viên, trang bị kiến thức chuyên môn và kỹ năng nghiệp vụ cần thiết.
5.1. Xây dựng quy trình thanh tra kiểm tra lưu trữ hiệu quả
Cần xây dựng quy trình lưu trữ thanh tra, kiểm tra rõ ràng, minh bạch, tuân thủ các quy định của pháp luật. Quy trình cần quy định rõ về thẩm quyền, trách nhiệm của các bên liên quan, nội dung thanh tra, kiểm tra, phương pháp tiến hành, trình tự xử lý vi phạm. Quy trình cần được công khai, minh bạch để các cơ quan, tổ chức nắm bắt và thực hiện.
5.2. Nâng cao năng lực đội ngũ thanh tra lưu trữ
Đội ngũ thanh tra viên, kiểm tra viên cần được đào tạo, bồi dưỡng thường xuyên để nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ. Cần trang bị cho họ những kiến thức mới về pháp luật về lưu trữ, công nghệ thông tin, quản lý rủi ro, kỹ năng giao tiếp, giải quyết khiếu nại, tố cáo. Đồng thời, cần đảm bảo điều kiện làm việc tốt cho đội ngũ thanh tra viên, kiểm tra viên, tạo động lực để họ hoàn thành tốt nhiệm vụ.
VI. Hướng tới tương lai Hoàn thiện hệ thống pháp luật về lưu trữ
Trong bối cảnh hội nhập quốc tế và phát triển khoa học - công nghệ, việc hoàn thiện hệ thống pháp luật về lưu trữ là yêu cầu cấp thiết. Cần nghiên cứu kinh nghiệm quốc tế, tham khảo các tiêu chuẩn quốc tế về lưu trữ để xây dựng các quy định phù hợp với điều kiện của Việt Nam. Đồng thời, cần tăng cường hợp tác quốc tế trong lĩnh vực lưu trữ, trao đổi kinh nghiệm, học hỏi các mô hình quản lý tiên tiến.
6.1. Xây dựng chính sách lưu trữ quốc gia đồng bộ
Cần xây dựng chính sách lưu trữ quốc gia đồng bộ, thống nhất, bao quát các lĩnh vực lưu trữ khác nhau, từ lưu trữ nhà nước đến lưu trữ tư nhân, từ lưu trữ truyền thống đến lưu trữ điện tử. Chính sách cần xác định rõ mục tiêu, nguyên tắc, giải pháp, nguồn lực để phát triển công tác lưu trữ trong dài hạn.
6.2. Thúc đẩy sự tham gia của xã hội vào công tác lưu trữ
Cần khuyến khích sự tham gia của các tổ chức xã hội, doanh nghiệp, cá nhân vào công tác lưu trữ. Tạo điều kiện cho họ đóng góp vào việc bảo tồn, phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ. Đồng thời, cần tăng cường vai trò giám sát của xã hội đối với hoạt động lưu trữ, đảm bảo tính minh bạch và trách nhiệm giải trình.
