Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ 1. Khái niệm Tổ chức - Theo Từ điển Bách khoa Việt Nam: Tổ chức là “hình thức tập hợp, liên kết các thành viên trong xã hội (cá nhân, tập thể) nhằm đáp ứng yêu cầu, nguyện vọng, lợi ích của các thành viên, cùng nhau hành động vì mục tiêu chung”. - Tổ chức là việc sắp xếp công việc cần phải làm định rõ chức trách nhiệm vụ quyền hạn của mỗi bộ phận cá nhân cũng như mối liên hệ giữa các bộ phận và cá nhân nhằm thiết lập môi trường thuận lợi để hoạt động và đạt được mục tiêu đã định trước. - Tổ chức tài liệu là tập hợp, liên kết tài liệu với nhau về một vấn đề cụ thể.
Theo các nội hàm trên đây, từ tổ chức được hiểu theo nghĩa là một động từ hành động. Nó đòi hỏi phải có bổ ngữ, nhiều trường hợp có cả trạng ngữ, ví dụ: tổ chức làm việc gì, tổ chức cái gì, tổ chức như thế nào, có hợp lý không? có khoa học không? có đáp ứng được yêu cầu đề ra không? v.Theo ý nghĩa như vậy, một câu có dùng từ tổ chức sẽ có hình thứ biểu đạt như sau: Lễ kỷ niệm ngày 20/11 năm nay đã được tổ chức trang trọng và tiết kiệm; Phòng Hành chính –Tổ chức của cơ quan đã được tổ chức lại hợp lý. Trong luận văn này từ tổ chức được dùng theo nghĩa trên. Khi gắn với các hành vi cụ thể việc tổ chức sẽ cần theo những yêu cầu nhất định.
Ví dụ tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ thì cần theo các yêu cầu được đặt ra trong thực tế mà các đơn vị quản lý tài liệu đòi hỏi. Ví như phải bảo đảm rằng sau khi được tổ chức lại tài liệu để có thể khai thác sử dụng tài liệu dẽ dàng, có thể thuận lợi cho bảo quản, thống kê khi cần thiết, phát huy giá trị của tài liệu. Như vậy tổ chức công việc nào đó (như chỉnh lý tài liệu, làm công cụ tra cứu, đánh giá tài liệu.) thì phải có mục tiêu cụ thể, phải có kế hoạch để thực hiện mục tiêu đó. Mục tiêu công việc cụ thể là trước mắt và mục tiêu lâu dài, theo đó cần có kế hoạch phù hợp, có sự chuẩn bị về phương 7 Luan van tiện, con người v.Thiếu mục tiêu việc tổ chức công việc nào cũng sẽ mất phương hướng, còn thiếu kế hoạch thì tổ chức công việc sẽ khó thành công.
Nhân đây cũng xin nói thêm rằng từ “Tổ chức” trong nhiều trường hợp còn được hiểu theo ý nghĩa một danh từ. Khi đó “Tổ chức” là một tập hợp các thành phần có quan hệ chặt chẽ với nhau, có cấu trúc bên trong, cùng hỗ trợ và thúc đẩy lẫn nhau nhằm thực hiện một hay một số nhiệm vụ chung. Khi ghép với một đối tượng nhất định chúng ta sẽ có một loại hình tổ chức cụ thể, có chức năng và nhiệm vụ cụ thể, ví dụ: Tổ chức Đảng; Tổ chức Nhà nước; Tổ chức chính trị - xã hội; Tổ chức kinh tế, Tổ chức giáo dục; Tổ chức quốc tế; Tổ chức công; Tổ chức tư v. Tổ chức bao giờ cũng hoạt động trong một môi trường nhất định và chịu tác động của môi trường đó.
Theo quan điểm của lý thuyết hệ thống, hoạt động của một tổ chức được xem là hoạt động của một hệ thống cơ cấu có thứ bậc. Trong đó, mỗi bộ phận từ thấp đến cao đều có trách nhiệm đóng góp vào việc hoàn thành nhiệm vụ chung của tổ chức. Đến lượt mình, mỗi đơn vị tổ chức, mỗi nhánh hệ thống đều có chức năng nhiệm vụ và quyền hạn riêng theo sự phân công của tổ chức chung. Chẳng hạn, hệ thống có chức năng thu thập, xử lý và khai thác dữ liệu gọi là hệ thống thông tin.
Trong luận văn này học viên không dùng từ tổ chức theo nghĩa thứ hai đang nói ở đây. Khái niệm Quản lý Trong cuốn sách “Khoa học Tổ chức và Quản lý”,1 tác giả Đặng Quốc Bảo quan niệm: “Quản lý là một quá trình lập kế hoạch, tổ chức, hướng dẫn và kiểm tra những nỗ lực của các thành viên trong một tổ chức và sử dụng các nguồn lực của tổ chức để đạt được những mục tiêu cụ thể”. Tác giả này hiểu quản lý như là một hoạt động Còn theo GS Nguyễn Ngọc Quang, “Quản lý là tác động có mục đích, có kế hoạch của chủ thể quản lý đến tập thể của những người lao động khách thể quản lý nhằm thực hiện được những mục tiêu dự kiến”2 1 Nhà xuất bản Thống kê Hà Nội, năm xuất bản 1999 [Nguyễn Ngọc Quang 31, tr. 14] 2 8 Luan van Như vậy, muốn đạt được hiệu quả công việc đòi hỏi người lãnh đạo phải biết cách tổ chức và quản lý, quy tụ sức mạnh của tập thể; không biết cách quản lý lãnh đạo sẽ không hiệu quả.
Việc quản lý tài liệu ở đây cũng vậy, muốn quản lý tốt phải xây dựng và ban hành các nội quy, quy chế về quản lý tài liệu lưu trữ một cách chặt chẽ, khoa học. Khái niệm Tổ chức tài liệu lưu trữ Tổ chức tài liệu lưu trữ là tập hợp, sắp xếp, liên kết tài liệu với nhau theo một vấn đề hoặc theo một đặc trưng vốn có của tài liệu như thời gian và địa điểm hình thành tài liệu, vật liệu chế tác v. Tổ chức tài liệu là công việc của ngành lưu trữ. Khái niệm Quản lý tài liệu lưu trữ Quản lý tài liệu lưu trữ là giữ gìn, bảo quản tài liệu theo một số quy đinh nhằm đảm bảo sự toàn vẹn của tài liệu, tránh tình trạng bị phân tán, mất mát, khó tra tìm, sử dụng.
Quản lý cần có nguyên tắc phương pháp thích hợp. Nội dung tổ chức và Quản lý tài liệu lưu trữ Luật Lưu trữ năm 2011 quy định: “hoạt động lưu trữ là hoạt động thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê, sử dụng tài liệu lưu trữ” [18]. Đó cũng là nhiệm vụ tổ chức tài liệu, nguyên tắc chung là: Quản lý thống nhất. - Hoạt động quản lý: Thứ nhất, xây dựng và chỉ đạo thực hiện quy hoạch, kế hoạch phát triển lưu trữ.
Xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát triển lưu trữ là việc xác định những nội dung cụ thể, các chỉ tiêu cần đạt được, những biện pháp cần thực hiện, khoảng thời gian cần thiết để thực hiện các nội dung công việc nhằm bảo đảm sự phát triển của ngành lưu trữ theo định hướng chung. Việc xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát triển có tác dụng to lớn trong trong việc giúp các cơ quan, tổ chức chủ động thực hiện các công việc trong quá trình hoạt động, trên cơ sở đó có những biện pháp kịp thời giúp các cơ quan, đơn vị thực hiện đúng, đầy đủ các nội dung, chỉ tiêu đề ra. Thứ hai, xây dựng, ban hành và tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật và các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ. 9 Luan van Việc xây dựng, ban hành các văn bản quy phạm pháp luật về công tác lưu trữ là nhằm tạo hành lang pháp lý quan trọng để các cơ quan, tổ chức quản lý công tác lưu trữ một cách có hiệu quả.
Nó là cơ sở pháp lý để các cơ quan quản lý nhà nước thực hiện hoạt động điều hành, quản lý công tác lưu trữ một cách thống nhất, thuận lợi và chính xác theo pháp luật của Nhà nước. Việc hướng dẫn thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật về lưu trữ có thể thực hiện bằng những văn bản đã cụ thể hóa các vấn đề được nêu ra trong các văn bản quy phạm pháp luật hoặc có thể thông qua hội nghị, các lớp tập huấn, nhằm giúp các cơ quan, tổ chức, cán bộ công chức, viên chức nắm và thực hiện một cách có hiệu quả những nội dung đã được đề cập trong các văn bản quy phạm pháp luật về lưu trữ. Thứ ba, quản lý thống nhất tài liệu thuộc phông lưu trữ. Quản lý thống nhất tài liệu thuộc phông lưu trữ quốc gia là yêu cầu và nội dung cơ bản của công tác lưu trữ, chiếm vị trí quan trọng, xuyên suốt trong hoạt động quản lý nhà nước về lưu trữ, nhằm đảm bảo sự toàn vẹn của tài liệu, quản lý chặt chẽ tài liệu, tránh tình trạng bị phân tán, mất mát, khó tra tìm, sử dụng.
Nếu không thực hiện tốt công tác này thì nó sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến sự toàn ven của Phông Lưu trữ Quốc gia, quá trình khai thác, sử dụng thông tin trong tài liệu, ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng tài liệu lưu trữ. Thứ tư, thống kê nhà nước về lưu trữ. Thống kê nhà nước về lưu trữ nhằm bảo đảm sự quản lý chặt chẽ của nhà nước đối với công tác lưu trữ. Nội dung công tác này bao gồm: thống kê về tài liệu lưu trữ, tình hình kho tàng, trang thiết bị lưu trữ, tình hình công cụ tra cứu tài liệu, tình hình tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ, tình hình bố trí sử dụng cán bộ lưu trữ.
Thông qua đó, giúp cho các cơ quan có cái nhìn tổng quát về công tác lưu trữ tại cơ quan mình, có định hướng cụ thể trong việc xây dựng kế hoạch thực hiện công tác lưu trữ, chỉ đạo thực hiện các khâu nghiệp vụ lưu trữ tài liệu cho phù hợp, đồng thời khắc phục những mặt tồn tại, hạn chế, góp phần tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại cơ quan mình. Thứ năm, quản lý thống nhất chuyên môn nghiệp vụ về lưu trữ. 10 Luan van Việc quản lý thống nhất nghiệp vụ về lưu trữ được thể hiện trong việc xây dựng và ban hành các quy định cụ thể hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ và những nội dung này phải được áp dụng thực hiện trong phạm vi cả nước nhằm bảo đảm nguyên tắc tập trung thống nhất trong quản lý tài liệu và công tác lưu trữ. Nội dung này được thể hiện ở những quy định liên quan đến thực hiện các quy trình nghiệp vụ lưu trữ, liên quan đến sổ sách biểu mẫu chuyên môn áp dụng trong lưu trữ, liên quan đến việc ứng dụng khoa học công nghệ trong bảo quản, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ.
Nếu thiếu sự thống nhất trong công tác lưu trữ sẽ gây khó khăn cho các cơ quan chức năng quản lý lưu trữ, ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng công tác lưu trữ tại cơ quan, tổ chức. Thứ sáu, tổ chức chỉ đạo việc nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu khoa học và công nghệ trong công tác lưu trữ.